Organisasi Proyek

Organisasi Ideal
Menurut Max Weber, terdapat 7 prinsip dasar yang
perlu diterapkan dalam membangun organisasi agar
dapat mencapai tujuannya.
1.Pembagian Kerja. Pekerjaan dipecah-pecah sehingga
jelas pembagian masing-masing anggota.
2.Hirarki kewenangan yang jelas. Struktur organisasi
disusun bertingkat dan memastikan jabatan yang lebih
rendah berada di bawah supervisi dan kontrol dari yang
lebih tinggi.
Garis komando dan garis koordinasi diciptakan untuk
meperjelas alur pelaporan diantara anggota organisasi.
3. Formalisasi yang tinggi. Untuk mengatur perilaku
anggota organisasi, perlu disusun peraturan dan
prosedur formal sebagai sebuah sistem agar
semua hal berjalan standar.
4. Impersonal. Tindakan dan keputusan yang
berlaku di dalam organisasi tidak melibatkan
perasaan pribadi. Tidak diperbolehkan konflik
kepentingan berperan dalam pengambilan
keputusan
5. Keputusan personalia berdasarkan kemampuan.
Keputusan tentang promosi, seleksi, didasarkan
atas kualifikasi, keberhasilan atau prestasi.
6. Jenjang karir bagi anggota organisasi. Dengan
jenjang karir diharapkan anggota dapat mengejar
karir dan menjaga komitmen terhadap organisasi.
7. Pemisahan Kepentingan. Harus ada aturan yang
jelas tentang pemisahan kepentingan pribadi dan
organisasi. Dalam organisasi ideal, pengambilan
keputusan dilakukan semaksimal mugkin berjalan
rasional.
Organisasi Efektif

• Harus dapat memahami tujuan proyek

• Mengetahui keberadaan orang-orang yang akan
terlibat dalam proyek
• Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek
secepat mungkin
• Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang
• Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya
dalam proyek
Efektivitas dan Efisiensi

• Efektivitas menyatakan tingkat keberhasilan

organisasi mengelola sumber daya untuk
mencapai tujuannya.
• Efisiensi menyatakan tingkat keberhasilan
organisasi mengelola biaya untuk
menyelesaian proyek.
Dasar Penyusunan Organisasi
Secara umum terdapat beberapa dasar
penyusunan struktur organisasi, yakni:

– Berdasar kan produk

– Berdasarkan lokasi
– Berdasarkan proses
– Berdasarkan pelanggan
– Berdasarkan waktu
Jenis Organisasi Proyek

1. Organisasi Individual
2. Organisasi Fungsional
3. Organisasi Proyek Murni
4. Organisasi Matriks
1. Organisasi Individual

• Proyek yang hanya membutuhkan seorang

personel saja sebagai penanggungjawab
dan pelaksana proyek.
• Biasanya MP merangkap sebagai fungsi-
fungsi lain dalam proyek
• Digunakan dalam proyek dengan skala kecil
2. Organisasi Fungsional
Anggota staf di kelompokkan berdasarkan
spesialisasi atau fungsinya

Struktur Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional
Keuntungan penggunaan organisasi fungsional :
– Adanva fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/
karvawan.
– Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan
di banvak proyek yang berbeda.
– Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat
dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi
pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat
bagi pemecahan masalah teknis.
– Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi
kelangsungan teknologi bila para personel keluar dan
proyek atau organisasi induk.
– Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi
mereka yang mempunvai keahlian tertentu.
Kerugian penggunaan organisasi fungsional :

– Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas

yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.
– Divisi fungsional cenderung berorientasi pada
aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan
fungsinya.
– Kadang-kadang tidak ada individu yang diberi
tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.
– Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek
cenderung lemah
3. Organisasi Proyek

• Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek

• Organisasi proyek terpisah dari organisasi induk.
• Administrasi yang terpisah dari ikatan dengan
organisasi induk,
• Adanya laporan kemajuan atau kegagalan secara
periodik mengenai proyek.
• Manajer proyek bisa melakukan pengadaan
sumber daya dari luar berupa sub kontraktor
atau supplier selama sumberdaya itu tidak
tersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam
organisasi.
Struktur Organisasi Proyek
Kelebihan

• Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang

penuh untuk mengelola proyek.
• Semua anggota tim proyek secara langsung
bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
• Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara
manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
• Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut,
organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang
sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam
penguasaan teknologi tertentu.
• Karena kewenangan terpusat, kemampuan
untuk membuat keputusan bisa cepat
dilakukan.
• Adanya kesatuan komando.
• Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah
dilaksanakan.
• Adanya dukungan secara menyeluruh
terhadap proyek.
Kelemahan
• Bila organisasi induk mempunyai banyak
proyek yang harus dikerjakan, biasanya
setiap proyek akan mengusahakan sendiri
sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi
usaha dan fasilitas.
• Struktur ini akan menambah biaya yang
cukup mahal bagi organisasi induk, karena
biasanya akan berdiri sendiri dengan staf
yang penuh.
• Sering kali manajer proyek menumpuk
sumberdaya secara berlebihan untuk
mendapatkan dukungan teknis dan teknologi
sewaktu-waktu diperlukan.
• Bila proyek selesai akan terjadi masalah
tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang
ada.
• Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering
terjadi dengan memakai alasan memenuhi
permintaan klien.
4. Organisasi Matriks

• Organisasi matriks adalah organisasi proyek yang

melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.
• Menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional
dengan organisasi proyek.
Struktur Organisasi Matrik
Kelebihan
• Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
• Karena organisasi matriks melekat pada unit
fungsionai organisasi induk maka mudah untuk
mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dan
setiap unit fungsional.
• Jika suatu proyek selesai, maka pekerja proyek
dapat dipindahkan ke proyek lain.
• Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh
klien bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi
proyek murni.
• Mempunyai akses perwakilan dengan divisi
administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensi,
kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk bisa
dijaga.

• Bila ada beberapa proyek yang bersamaan, maka

organisasi matrik memungkinkan melakukan
distribusi sumberdaya agar Iebih seimbang untuk
mencapai berbagai target beberapa proyek yang
berbeda-beda.
Kelemahan
• Kekuatan antara manajer fungsional dan
Manajer Proyek yang seimbang, sehingga bila
terdapat masalah tanggung jawab, pekerjaan
proyek bisa jadi terganggu atau terbengkalai.
• Perpindahan sumberdaya dan satu proyek ke
proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal
proyek bisa meningkatkan persaingan antar
masing-masing Manajer Proyek karena tiap MP
ingin memastikan proyeknyalah yang akan
sukses bukan target organisasi secara
keseluruhan.
Pertimbangan Memilih Bentuk Organisasi
• Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering
suatu perusahaan mendapat proyek dan
sejauh mana perusahaan induk tersebut
terlibat dengan aktivitas proyek.
• Berapa lama proyek berlangsung
• Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga
kerja, modal dan sumberdaya yang
dibutuhkan.
• Kompleksitas hubungan : jumlah bidang
fungsional yang terlibat dalam proyek dan
bagaimana hubungan ketergantungannya.
• Organisasi Matriks dan organisasi proyek
murni cocok untuk proyek berskala
menengah dan besar, kompleksitas tinggi,
beresiko tinggi, dan batasan waktu ketat
• Organisasi individual dan fungsional cocok
untuk proyek dengan skala relatif kecil,
resiko kecil, waktu fleksibel
Sekian