A.

Drug Management Cycle Apotek

Manajemen obat merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu
siklus yang saling terkait, pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu seleksi dan perencanaan,
pengadaan, distribusi serta penggunaan. Pada dasarnya, manajemen obat di apotek adalah
bagaimana cara mengelola tahap-tahap dan kegiatan tersebut agar dapat berjalan dengan baik dan
saling mengisi sehingga dapat tercapai tujuan pengelolaan obat yang efektif dan efisien agar obat
yang diperlukan oleh dokter dan pasien selalu tersedia setiap saat dibutuhkan dalam jumlah
cukup dan mutu terjamin untuk mendukung pelayanan yang bermutu.
Siklus manajemen obat didukung oleh faktor-faktor pendukung
manajemen (management support) yang meliputi organisasi, keuangan atau finansial, sumber
daya manusia (SDM), dan sistem informasi manajemen (SIM). Setiap tahap siklus manajemen
obat yang baik harus didukung oleh keempat faktor tersebut sehingga pengelolaan obat dapat
berlangsung secara efektif dan efisien. Siklus pengelolaan obat tersebut dapat digambarkan
sebagai berikut:  

1. Seleksi (Selection) dan Perencanaan
Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah
kesehatan yang ada di apotek, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan
kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan
memperbaharui standar obat. Untuk dapat menyeleksi suatu perbekalan farmasi yang nantinya
akan direncanakan harus terlebih dahulu dilakukan pengumpulan data yang dapat memberikan
gambaran tentang kebutuhan perbekalan farmasi apotek. Adanya proses seleksi obat mengurangi
obat yang tidak memiliki nilai terapeutik, mengurangi jumlah jenis obat dan meningkatkan
efisiensi obat yang tersedia.
Menurut WHO, tahap-tahap seleksi obat pertama kali harus membuat daftar masalah
kesehatan yang umum dialami. Setelah itu menentukan terapi standar untuk memilih obat standar
 yang digunakan dan terapi non obatnya. Tahap ketiga melihat daftar obat esensial yang ada
untuk kemudian dibuat daftar obat yang berguna. Semua ini bertujuan untuk mendapatkan
ketersediaan dan penggunaan obat yang lebih rasional.
Proses penyeleksian perbekalan farmasi menurut WHO dapat didasarkan pada kriteria
berikut:
1.  Berdasarkan pola penyakit dan prevalensi penyakit (10 penyakit terbesar).
2. Obat-obat yang telah diketahui penggunaannya (well-known), dengan profil farmakokinetik yang
baik dan diproduksi oleh industri lokal.
3.  Efektif dan aman berdasarkan bukti latar belakang penggunaan obat
4. Memberikan manfaat yang maksimal dengan resiko yang minimal, termasuk manfaat secara
financial.
5. Jaminan kualitas termasuk bioavaibilitas dan stabilitas.
6. Sedapat mungkin sediaan tunggal.
Sedangkan menurut DOEN ada tambahan kriteria seleksi obat yaitu menguntungkan
dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien, memiliki rasio resikomanfaat yang paling
menguntungkan, praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan, obat mudah diperoleh.
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga
perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk mehindari kekosongan
obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar
perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam
rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep
kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang
telah ditetapkan.
Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan
menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara
efektif dan efisien. Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun
kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau
kelebihan persediaan obat serta meningkatkan penggunaan persediaan obat secara efektif dan
efisien.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat,
yaitu :
1.   Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan
sasaran.
2.   Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk
jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
3.   Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
4.   Pertimbangan anggaran dan prioritas.
Dalam pengelolaan obat yang baik perencanaan idealnya dilakukan dengan berdasarkan
atas data yang diperoleh dari tahap akhir pengelolaan, yaitu penggunaan obat periode yang lalu.
Perencanaan merupakan tahap yang penting dalam pengadaan obat di apotek, apabila lemah
 dalam perencanaan maka akan mengakibatkan kekacauan dalam siklus manajemen secara
keseluruhan, mulai dari pemborosan pengadaan dan dalam penganggaran, membengkaknya
biaya penyimpanan, tidak tersalurkannya obat sehingga obat bisa rusak atau kadaluarsa.
Perencanaan merupakan tahap awal pada siklus pengelolaan obat.
Ada beberapa macam metode perencanaan, metode konsumsi, metode epidemiologi,
serta kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi. Pemilihan metode disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
1.   Metode konsumsi
Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil obat
pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun
sebelumnya. Metode ini banyak digunakan di Apotek. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu:
a) Pastikan beberapa kondisi berikut:
1. Dapatkah diasumsikan pola pengobatan periode yang lalu baik atau rasional?
2. Apakah suplai obat periode itu cukup dan lancar?
3. Apakah data stok, distribusi, dan penggunaan obat lengkap dan akurat?
4. Apakah banyak terjadi kecelakaan (obat rusak, tumpah, kadaluarsa) dan kehilangan obat?
5. Apakah jenis obat yang akan digunakan sama?
b) Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan datang
1. Hitung kunjungan pasien pada periode yang lalu.
2. Lakukan estimasi periode yang akan datang dengan memperhatikan:
a. Perubahan populasi daerah cakupan pelayanan, perubahan cakupan pelayanan,
b. Pola morbiditas, kecenderungan perubahan insidensi,
c. Penambahan fasilitas pelayanan.
c) Perhitungan
1. Tentukan metode konsumsi
2. Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu
3. Koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan
obat
4. Koreksi langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap
kecelakaan dan kehilangan obat) terhadap stock out
5. Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah1 dan 2
6. Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis obat
Perencanaan obat dengan metode konsumsi akan memakan waktu lebih banyak tetapi lebih
mudah dilakukan, namun aspek medik penggunaan obat kurang dapat dipantau. Kelemahannya
yaitu kebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah-olah ditolerir.
2.   Metode morbiditas/ epidemiologi
Metode morbiditas yaitu berdasarkan pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah
kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada
penyakit yang ada atau yang paling sering muncul dimasyarakat. Metode ini paling banyak
digunakan di rumah sakit. Tahap-tahap yang dilakukan yaitu:
a)   Menentukan beban penyakit
1.   Tentukan beban penyakit periode yang lalu, perkirakan penyakit yang akan dihadapi pada
periode mendatang.
2.   Lakukan stratifikasi/pengelompokkan masing-masing jenis, misalnya anak atau dewasa, penyakit
ringan, sedang, atau berat, utama atau alternatif.
3.   Tentukan prediksi jumlah kasus tiap penyakit dan persentase (prevalensi) tiap penyakit
b)   Menentukan pedoman pengobatan
1.   Tentukan pengobatan tiap-tiap penyakit, meliputi nama obat, bentuk sediaan, dosis, frekuensi,
dan durasi pengobatan.
2.   Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit untuk masing-masing kelompok penyakit.
c)   Menentukan obat dan jumlahnya
1.   Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit.
2.   Jumlahkan obat sejenis menurut nama obat, dosis, bentuk sediaan, dan lain-lain.
Perencanaan dengan menggunakan metode morbiditas ini lebih ideal, namun prasyarat lebih sulit
dipenuhi. Sementara kelemahannya yaitu seringkali standar pengobatan belum tersedia atau
belum disepakati dan data morbiditas tidak akurat.
3.  Metode gabungan (kombinasi)
Metode ini untuk menutupi kelemahan kedua metode diatas. Metode kombinasi berupa
perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang mana telah mempunyai data konsumsi yang mantap
namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau turun). Metode kombinasi digunakan untuk
mengikuti perkembangan perubahan pola penyakit dan perubahan-perubahan terkait dan secara
terus menerus melakukan analisis data.
Upaya   pengelolaan   seleksi dan perencanaan obat di apotek dapat dilakukan dengan
perbaikan system suplai yakni dalam proses seleksi obat, misalnya seleksi terhadap pabrik obat, 
pemasok (PBF), harga,   dan cara   pembelian / pembayaran.

2. Pengadaan (Procerement)
Pengadaan adalah suatu pelaksanaan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang
telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan, penentuan sistem
pengadaan/tender, menjaga kestabilan penganggaran, menjamin kualitas obat, mengadakan
penganggaran. Pengadaan dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dilakukan berdasarkan
epidemiologi, konsumsi atau gabungan keduanya dan disesuaikan dana/budget yang ada untuk
menghindari stock out yang menumpuk.
Pengadaan obat merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan dibutuhkan melalui:
1. Pembelian, secara tender/secara langsung dari pabrik.
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi.
3. Donasi/hibah.
Tujuan pengadaan adalah memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak, mutu
baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan
tenaga yang berlebihan. Pengadaan memegang peranan yang penting, karena dengan pengadaan
 akan mendapatkan obat dengan harga, mutu dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan Apotek.
Prinsip pengadaan barang/jasa yaitu efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil,
akuntabel.
Adapun metode-metode pembelian obat di apotek diantaranya:
1.   Kredit, yaitu pembayaran pembelian yang biasanya dilakukan 21 hari setelah barang datang.
2.   COD (Cash On Delivery), yaitu pembayaran secara langsung. Biasanya dilakukan pada
pembelian obat narkotik/psikotropik ataupun pembelian obat-obatan yang memberikan bonus.
3.   Konsinyasi, yaitu obat yang dititip jual oleh distributor dan pembayaran dilakukan setelah
barang sudah laku di jual di apotek.
Pembelian dengan penawaran yang kompetitif merupakan suatu metode penting untuk
mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau lebih pemasok
yang memenuhi syarat memasarkan suatu produk tertentu yang memenuhi spesifikasi yang
ditetapkan apoteker. Dalam memilih pemasok, apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut:
harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan, dapat dipercaya, kebijakan
tentang barang yang dikembalikan, dan pengemasan. Akan tetapi, kriteria yang paling utama
harus selalu ditempatkan pada mutu obat dan reputasi pemanufaktur. Selain dengan pembelian,
pengadaan obat di apotek dapat pula dilakukan dengan cara produksi (contoh produksi apotek
babarsari: Alkohol dan Rivanol).

3. Distribusi (Distribution)
Merupakan kegiatan mendistribusikan obat untuk pelayanan individu dalam proses
terapi bagi pasien serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar
kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas
sumber daya yang ada, pabrik yang memproduksi dan menurut khasiat.
Distribusi obat adalah tanggung jawab Apoteker dengan bantuan AA (Asisten
Apoteker) atau tenaga teknis kefarmasian untuk memberikan kebijakan dan prosedur yang
lengkap, untuk distribusi yang aman dari semua obat. Distribusi obat bertujuan agar ketersediaan
obat tetap terpelihara dan mutu obat tetap stabil. Sistem distribusi obat di apotek yaitu:
1.   Distribusi langsung (Individual Praescription (IP), yaitu resep individu perorangan).
2.   Distribusi panel

4. Penggunaan (Use)
Penggunaan obat merupakan proses yang meliputi peresepan oleh dokter, pelayanan
obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Penggunaan obat dikatakan rasional apabila
memenuhi kriteria obat yang benar, indikasi yang tepat, obat yang manjur, aman, cocok untuk
pasien dan biaya terjangkau, ketepatan dosis, cara pemakaian dan lama yang sesuai, sesuai
dengan kondisi pasien, tepat pelayanan, serta ditaati oleh pasien. Penggunaan obat rasional
diharapkan dapat mengurangi angka kejadian medication error (ME) dan dapat membuat biaya
yang harus ditanggung pasien jadi seminimal mungkin khususnya terkait dengan biaya obat.
 Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan
mutu pengelolaan perbekalan farmasi. Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan
pengambilan keputusan serta kolekting data untuk bahan evaluasi. Administrasi Perbekalan
Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi
serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin
dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Pelaporan adalah kumpulan catatan
dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan
yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan. Tujuannya yaitu agar tersedia data yang
akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, arsip yang memudahkan
penelusuran surat dan laporan, mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat
perencanaan, dan agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat
dikelola secara efisien dan efektif.
Pengelolaan obat di apotek tersebut juga tidak lepas dari manajemen pendukung yang
meliputi organisasi, finansial, sistem informasi dan manusia bersumber daya yang bekerja
dengan baik hingga tercipta pengelolaan obat yang efektif, efisien dan saling mendukung.