SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT

MASUK BARANG PADA GUDANG

PT PLN (Persero) AREA JAYAPURA

Oleh
MUHAMMAD MURDANI

PROGRAM SARJANA TEKNIK INFORMATIKA

STIMIK SEPULUH NOPEMBER
JAYAPURA
2019
 SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT MASUK BARANG PADA GUDANG
PT PLN (Persero) AREA JAYAPURA

Oleh
Muhammad Murdani
201511068

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan
Matakuliah kerja praktek pada Program Sarjana Teknik Informatika
STIMIK Sepuluh Nopember Jayapura

PROGRAM SARJANA TEKNIK INFORMATIKA

STIMIK SEPULUH NOPEMBER
JAYAPURA
2019

i
 HALAMAN PENGESAHAN

Judul Laporan KP : Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Barang Pada

Gudang PT PLN (Persero) Area Jayapura
Nama Mahasiswa : Muhammad Murdani
NPM : 201511068
Tanggal Ujian : 27 Maret 2019

Menyetujui,
Dosen Pembimbing

(Heru Sutejo, M.Kom. )

NIDN. 1219028401

Tim Penguji,

Penguji I, Penguji II,

( Rahmat H. Kiswanto, ST,MT. ) (Jim Lahallo, M.M.S.I. )

NIDN. 1225127403 NIDN. 1418058001

Mengetahui,
Program Sarjana Teknik Informatika
Ketua,

( Jim Lahallo, M.M.S.I. )

NIDN. 1418058001

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
atas rahmat, hidayat dan ridhoNya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja
Praktek ini.

Kerja Praktek ini merupakan salah satu mata kuliah yang wajib ditempuh
di STIMIK Sepuluh Nopember Jayapura. Laporan Kerja Praktek ini disusun
sebagai pelengkap yang telah dilaksanakan kurang lebih satu setengah bulan pada
Gudang PT PLN (Persero) Area Jayapura.

Dengan selesainya Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan
banyak pihak yang telah memberikan masukan-masukan kepada penulis dalam
memperoleh data dan sumber informasi. Untuk itu penulis mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Ibu Dr. Rosiyati M.H. Tamrin, SE, MM. sebagai Ketua STIMIK Sepuluh
Nopember Jayapura
2. Bapak Heru Sutejo, M.Kom. sebagai dosen pembimbing.
3. Bapak Jim Lahallo, M.Kom. sebagai Ketua Program Studi Teknik
Informatika di STIMIK Sepuluh Nopember Jayapura.
4. Orang tua, istriku, dan teman-teman yang telah memberikan motivasi baik
berupa materi maupun moral selama penulis melaksanakan kerja praktek dan
penyusunan Laporan Kerja Praktek.
Penulis menyadari bahwa semua ini tidak terlepas dari dukungan semua
pihak bimbingan, motivasi, sehingga laporan ini dapat diselesaikan.

Penulis tidak bisa membalas budi baik terhadap semua yang diberikan
selain ucapan terima kasih dan doa restu semoga Tuhan memberikan kasih
karuniaNya yang setimpal.

` Jayapura, Maret 2019

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... ii
KATA PENGANTAR.................................................................................... iii
DAFTAR ISI................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL ......................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.2 Identifikasi Masalah .................................................................................. 2
1.3 Rumusan Masalah ..................................................................................... 2
1.4 Batasan Masalah ....................................................................................... 2
1.5 Tujuan Penelitian ..................................................................................... 2
1.6 Kegunaan Penilitian ................................................................................. 3
BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................... 4
2.1 Pengertian Sistem Informasi ..................................................................... 4
2.2 Pengertian Arsip ........................................................................................ 4
2.3 Pengertian Flowchart ................................................................................ 4
2.4 Data Flow Diagram ................................................................................... 7
2.5 ERD (Entity Relationship Diagram) .......................................................... 9
2.6 Model Pengembangan Sistem (waterfall).................................................. 11
2.7 Pengertian MySQL ..................................................................................... 12
2.8 Konsep Basis data ...................................................................................... 13
BAB III METODE PENELITIAN .............................................................. 14
3.1 Objek Penelitian ........................................................................................ 14
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................... 14
3.2.1 Tempat................................................................................................ 14
3.2.2 Waktu Penelitian ................................................................................ 15

iv
Lanjutan Daftar Isi
3.3 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 15
3.4 Tahapan Pengembangan ............................................................................ 16
3.4.1 Requirements analysis and definition ................................................. 17
3.4.2 System and software design ................................................................ 18
3.4.3 Implementation and unit testing .......................................................... 18
3.4.4 Integration and system testing ............................................................. 19
3.4.5 Operation and maintenance................................................................. 19
BAB IV PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI ................................ 20
4.1 Sistem Berjalan .......................................................................................... 20
4.2 Sistem Usulan ............................................................................................ 21
4.2.1 Flowchart Sistem Baru ..................................................................... 21
4.2.2 Diagram Konteks .............................................................................. 22
4.2.3 Diagram Flow Diagram .................................................................... 22
4.2.4 Diagram Rinci ................................................................................... 23
4.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ................................................. 24
4.2.6 Struktur Tabel Dari Sistem Baru ....................................................... 24
4.3 Hirarki Menu Sistem ................................................................................. 26
4.4 Perancangan Interface................................................................................ 27
4.5 Implementasi .............................................................................................. 29
4.5.1 Tampilan Interface ............................................................................ 29
4.2.2 Pengujian Sistem (Black Box) ........................................................... 32
BAB V PENUTUP ......................................................................................... 36
5.1 Kesimpulan ............................................................................................... 36
5.2 Saran .......................................................................................................... 36
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 37
LAMPIRAN ................................................................................................... 38
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...................................................... 44
BIMBINGAN PENULISAN LAPORAN KERJA PRAKTEK ................ 45

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Flow direction symbols ................................................................... 4

Tabel 2.2 Processing symbols ......................................................................... 5

Tabel 2.3 Symbols I/O .................................................................................... 6

Tabel 2.4 Symbols printing ............................................................................. 7

Tabel 2.5 Simbol – simbol DFD ..................................................................... 8

Tabel 2.6 Simbol – simbol ERD ..................................................................... 9

Tabel 3.1 Waktu Penelitian ............................................................................. 15

Tabel 4.1 Tabel User ....................................................................................... 24

Tabel 4.2 Tabel Surat Masuk .......................................................................... 25

Tabel 4.3 Pengujian Sistem (Black Box) ......................................................... 32

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Relasi satu-ke-satu ....................................................................... 10

Gambar 2.2 Relasi satu-ke-banyak ................................................................. 10

Gambar 2.3 Relasi banyak-ke-banyak ............................................................ 10

Gambar 2.4 Model Waterfall .......................................................................... 12

Gambar 3.1 Denah Lokasi Tempat penelitian ................................................. 14

Gambar 4.1 Sistem yang sedang berjalan ....................................................... 20

Gambar 4.2 Sistem usulan yang baru .............................................................. 21

Gambar 4.3 Diagram konteks ......................................................................... 22

Gambar 4.4 Data Flow Diagram .................................................................... 22

Gambar 4.5 Diagram rinci ............................................................................... 23

Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................... 24

Gambar 4.7 Hirarki menu sistem .................................................................... 26

Gambar 4.8 Halaman Login ............................................................................ 27

Gambar 4.9 Tampilan Beranda ....................................................................... 27

Gambar 4.10 Tampilan Menu Surat Masuk .................................................... 28

Gambar 4.11 Tampilan Tambah Surat Masuk ................................................ 28

Gambar 4.12 Halaman Login .......................................................................... 29

Gambar 4.13 Tampilan Beranda ..................................................................... 30

Gambar 4.14 Tampilan Menu Surat Masuk .................................................... 30

Gambar 4.15 Tampilan Tambah Surat Masuk ................................................ 31

Gambar 4.16 Tampilan Edit Surat Masuk ....................................................... 32

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A Kegiatan Kerja Praktek ............................................................... 38

Lampiran B Inventaris Permasalahan Kerja Praktek ...................................... 39

Lampiran C Berita Acara Pemilihan Kerja Praktek ........................................ 40

Lampiran D Identifikasi Permasalahan Kerja Praktek .................................... 41

Lampiran E Hasil wawancara ......................................................................... 43

viii
BAB I
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan terutama di bidang teknologi dan
informasi mengakibatkan perubahan yang sangat besar dalam hal penerapan
sistem informasi dalam berbagai bidang, perubahan-perubahan yang terjadi ini
lebih pada kebutuhan manusia yang menginginkan kecepatan dan ketepatan dalam
memperoleh informasi–informasi yang dibutuhkan. Melalui aplikasi, informasi
dapat diperoleh lebih mudah dan cepat sehingga perusahaan siap bersaing dan
dapat meningkatkan mutu di berbagai bidang, salah satu contohnya yaitu dalam
bidang pengarsipan data pelanggan, sistem informasi pada pengeloaan
pengarsipan di sebuah perusahaan juga dapat memberikan informasi berupada
data arsip.
Pengarsipan di lingkungan Gudang PT. PLN (Persero) Area Jayapura
merupakan suatu proses yang mendukung kinerja PLN dalam bidang pencarian
surat masuk barang, dimana proses tersebut dimulai dari pencatatan sampai surat
diarsipkan. Proses pengarsipan akan memudahkan pegawai dalam mencari data
arsip surat masuk barang. Pencarian data surat masuk barang di lingkungan
Gudang PT. PLN (Persero) Area Jayapura masih dilakukan secara manual yaitu
ketika pegawai tersebut memerlukan satu data barang, maka pegawai tersebut
harus mencari satu persatu data barang yang diarsipkan berdasarkan tanggal
masuk barang dengan memerlurkan waktu yang sangat lama dan belum
terkomputerisasi, sedangkan data yang berhubungan dengan proses tersebut
sangat banyak. Kondisi yang ada saat ini kurang efektif dalam proses pencarian
karena akan memerlukan waktu pegawai yang cukup lama hanya untuk mencari
arsip surat masuk untuk jenis barang tertentu.

1
 2

Berdasarkan permasalahan yang ada di PT. PLN (Persero) Area Jayapura

maka dibuatlah “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Barang Pada
Gudang PT PLN (Persero) Area Jayapura”. Sistem Informasi ini
menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySql sebagai database. Melalui
Sistem Informasi ini admin difasilitasi dalam pencarian data hanya dengan
mengklik tombol-tombol yang disediakan tanpa harus mencari data di lemari
pengarsipan.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka dapat diidentifikasi
masalah pokok yang akan dipilih sebagai topik penelitian ini adalah:
a. Pencarian surat masuk berdasarkan nama material.
b. Pencarian surat masuk berdasarkan bulan masuk barang.
c. Pencatatan nomor surat masuk barang pada buku agenda surat masuk

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah diatas maka rumusan masalah yang
dapat diangkat yaitu “Bagaimana merangcang dan membangun sistem informasi
pengarsipan surat masuk barang pada gudang PT PLN (Persero) Area Jayapura?”.

1.4 Batasan Masalah

Sistem informasi pengarsipan surat masuk yang dibangun memiliki
beberapa batasan masalah diantaranya sebagai berikut :
a. Perancangan sistem di lakukan pada gudang PT PLN (Persero) Area
Jayapura.
b. Pembangunan sistem informasi pengarsipan surat masuk berbasis web ini
menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
c. Metode analisa menggunakan Data Flow Diagram (DFD)

1.5 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun
sistem informasi pengarsipan surat masuk barang.
 3

1.6 Kegunaan Penelitian

Sistem informasi pengarsipan surat masuk barang memiliki beberapa
kegunaan penelitian diantaranya sebagai berikut :
a. Memberikan sarana yang dapat dipergunakan oleh PT PLN (Persero) Area
Jayapura, sebagai bahan pertimbangan untuk mengadakan perbaikan yang ada
dalam sistem pengarsipan surat.
b. Menyediakan sistem yang dapat menyimpan data surat masuk barang
sehingga data-data tersebut dapat tersimpan dengan baik
c. Dapat mengunggah atau mengunduh file sebagai arsip softcopy data surat
masuk barang.
BAB II
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas-
fasilitas, tehnologi, media, Prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan
untuk mendapat jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,
memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian
internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk
mengambil suatu keputusan yang cerdik(1).

2.2. Pengertian Arsip

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan
berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun
perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat,
warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih
untuk suatu tindakan dan keputusan(2).

2.3. Pengertian Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan
langkah-langkah penyelesaian suatu masalah atau cara penyajian dari suatu
algoritma(3).
Dalam sistem flowchart Simbol yang di pakai dibagi menjadi 3 kelompok yaitu :
a. Flow direction symbols menghubungkan simbol satu dengan yang lain atau
disebut juga connecting line.

Tabel 2.1 Flow direction symbols(3)

Simbol Keterangan

Simbol arus / flow, yaitu menyatakan

jalannya arus suatu proses

4
 5

Lanjutan Tabel 2.1

Simbol Keterangan
Simbol comminication link, yaitu
menyatakan transmisi data dari satu lokasi
ke lokasi lain

Simbol connector , berfungsi menyatakan

sambungan dari proses ke proses lainnya
dalam halaman yang sama

Simbol offline connector, menyatakan

sambungan dari proses ke proses
lainnyadalam halaman yang berbeda

b. Processing symbols menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses

flowchart.

Tabel 2.2 Processing symbols(3)

Simbol Keterangan

Simbol process, yaitu menyatakan suatu tindakan

(proses) yang dilakukan oleh komputer

Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan

(proses) yang tidak dilakukan oleh komputer

Simbol decision, yaitu menunjukkan suatu kondisi

tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan
jawaban : ya / tidak

Simbol predefined, yaitu menyatakan penyediaan

tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi
harga awal
 6

Lanjutan Tabel 2.2

Simbol Keterangan

Simbol terminal, yaitu menyatakan permulaan atau

akhir suatu program

Simbol keying operation, yaitu menyatakan segala jenis

operasi yang diproses dengan menggunakan suatu
mesin yang mempunyai keyboard

Simbol offline-storage, menunjukkan bahwa data dalam

simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu

Simbol manual input, memasukkan data secara manual

dengan menggunakan keyboard

c. Symbols I/O menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input
atau output.

Tabel 2.3 Symbols I/O (3)

Simbol Keterangan

Simbol input/output, menyatakan proses input atau

output tanpa tergantung jenis peralatannya

Simbol punched card, menyatakan input berasal dari

kartu atau output ditulis ke kartu

Simbol magnetic tape, menyatakan input berasal

dari pita magnetis atau output disimpan ke pita
magnetis
 7

Lanjutan Tabel 2.3

Simbol Keterangan

Simbol disk storage, menyatakan inptu berasal dari

disk atau output disimpan ke disk

d. Symbols printing menunjukkan dokumen yang akan tercetak dari keluaran atau
output suatu dokumen.

Tabel 2.4 Symbols printing(3)

Simbol Keterangan

Simbol document, mencetak keluaran dalam bentuk

dokumen (melalui printer)

Simbol display, mencetak keluaran dalam layar

monitor

2.4. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah suatu network yang mengambarkan suatu sistem
automatis/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya(1).
Terdapat beberapa ahli yang pernah mendefinisikan simbol-simbol DFD,
diantaranya adalah Gane/Serson dan Yourdon/De Marco yang mendefinisikan
simbol DFD sebagai berikut.
 8

Tabel 2.5 Simbol-simbol DFD (1)

Notasi Yourdon Notasi Gane &
Deskripsi
DeMarco Sarson
Simbol Entitas Eksternal / Terminator
menggambarkan asal atau tujuan data di
luar sistem

Simbol aliran data

menggambarkan aliran data
Simbol lingkaran
menggambarkan entitas atau proses
dimana aliran data masuk
ditransformasikan ke aliran data keluar

Simbol file
menggambarkan tempat data disimpan

Dalam pembuatan data flow diagram atau DFD terdapat 3 level, yaitu:
a. Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili
seluruhh proses yang terdapat didalam suatu sistem. Diagram konteks sering
dikatakan sebagai diagram nomol 0 (nol), karena diagram ini merupakan
tingkatan tertinggi dalam DFD. Diagram ini sangat sederhana untuk
diciptakan karena pada diagram konteks sama sekali tidak memuat
penyimpanan. Hal itu dilakukan karena semua entitas eksternal yang
ditujukan pada diagram konteks yang berisii aliran-aliran data utama menuju
dan dari sistem.
b. Diagram Nol
Diagram level nol merupakan pemecahan dari diagram konteks, diagram ini
memuat penyimpanan data.
c. Diagram Rinci
Merupakan diagram yang digunakan untuk menguraikan atau pemecahanan
proses yang ada dalam diagram nol.
 9

2.5. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan
untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh Sistem
Analis dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan sistem. Adapun
tabel di bawah ini yang merupakan simbol-simbol dalam penggambaran ERD
yang telah ditentukan (5).

Tabel 2.6 Simbol-simbol ERD

Simbol Deskripsi

Entitas, yaitu kumpulan dari objek yang dapat

didefinisikan secara unik

Hubungan antara entitas dengan atributnya dan

himpunan entitas dengan himpunan relasinya entitas

Atribut, yaitu karakteristik dalam entitas atau relasi yang

merupakan penjelasan detail tentang entitas

Relasi, yaitu hubungan yang terjadi antara satu entitas

atau lebih

Relasi menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang

berasal dari sejumlah himpunan entitas yang berbeda. Kumpulan semua relasi di
antara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas membentuk suatu
himpunan relasi. Kardinalitas merupakan spesifikasi dari sejumlah entitas dari
satu himpunan entitas yang dapat dihubungkan ke sejumlah entitas dari himpunan
entitas yang lain. Kardinanlitas biasanya diekspresikan secara sederhana dengan
‘satu’ atau ‘banyak’. Dengan mempertimbangkan semua kombinasi ‘satu’ atau
‘banyak’, dua himpunan entitas dapat dihubungkan sebagai satu-ke-satu (1:1),
satu-ke-banyak(1:M), dan banyak -ke-banyak (M:M).
 10

a. Satu-ke-satu (1:1)

User 1 relasi 1 Surat_masuk

Gambar 2.1. Relasi satu-ke-satu(5)

Suatu entitas dari himpunan entitas A dapat berhubungan dengan satu dan
hanya satu entitas dari himpunan entitas B, dan sebuah entitas dari himpunan
entitas B hanya dapat berhubungan dengan satu entitas dari himpunan
entitas A.
b. Satu-ke-banyak (1:M)

User 1 relasi M Surat_masuk

Gambar 2.2 Relasi satu-ke-banyak (5)

Suatu entitas dari himpunan entitas A dapat berhubungan dengan satu atau
lebih entitas dari himpunan entitas B, tetapi sebuah entitas dari himpunan
entitas B dapat berhubungan dengan hanya satu entitas dari himpunan
entitas A.
c. Banyak-ke-banyak (M:M)

Entitas A M relasi M Entitas B

Gambar 2.3 Relasi banyak-ke-banyak (5)

Suatu entitas dari himpunan entitas A dapat berhubungan dengan satu atau
lebih entitas dari himpunan entitas B, sementara sebuah entitas dari himpunan
entitas B dapat berhubungan dengan satu atau lebih entitas dari himpunan
entitas A.
 11

2.6. Model Pengembangan Sistem (waterfall)

Model air terjun atau yang sering disebut waterfall merupakan model
pengembangan sistem informasi yang sistematik dan sekuensial (4). Model
Waterfall memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Requirements analysis and definition
Layanan sistem, kendala, dan tujuan ditetapkan oleh hasil konsultasi dengan
pengguna yang kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai
spesifikasi sistem.
2. System and software design
Tahapan perancangan sistem mengalokasikan kebutuhan-kebutuhan sistem
baik perangkat keras maupun perangkat lunak dengan membentuk arsitektur
sistem secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak melibatkan
identifikasi dan penggambaran abstraksi sistem dasar perangkat lunak dan
hubungannya.
3. Implementation and unit testing
Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai
serangkaian program atau unit program. Pengujian melibatkan verifikasi
bahwa setiap unit memenuhi spesifikasinya.
4. Integration and system testing
Unit-unit individu program atau program digabung dan diuji sebagai sebuah
sistem lengkap untuk memastikan apakah sesuai dengan kebutuhan perangkat
lunak atau tidak. Setelah pengujian, perangkat lunak dapat dikirimkan ke
customer.
5. Operation and maintenance
Biasanya (walaupun tidak selalu), tahapan ini merupakan tahapan yang paling
panjang. Sistem dipasang dan digunakan secara nyata. Maintenance
melibatkan pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada tahapan-
tahapan sebelumnya, meningkatkan implementasi dari unit sistem, dan
meningkatkan layanan sistem sebagai kebutuhan baru. (4)
 12

Requirements
definition

System and
software design

Implementation
and unit testing

Integration and
system testing

Operation and
maintenance
Gambar 2.4 Model waterfall(4)

2.7. Pengertian MySQL

My Structured Query Languange atau disingkat MySQL merupakan software
RDBMS (software database) yang dapat mengelola database dengan sangat
cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh
banyak user (multi-user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau
multi-treaded(1).
SQL merupakan bahasa yang komprehensif yang berisi statement-statement
untuk data definitions, queries dan updates karenanya SQL terdiri dari dua
bentuk(3), yaitu :
a. Data Definition Language (DDL)
DDL digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis
data dan objek-objek yang dibutuhkan dalam basis data, seperti tabel, view,
user, dan sebagainya,
1. Create adalah sebuah perintah untuk membuat database atau membuat
tabel baru. Misalkan : Create Table User ( Nama Varchar(15) not null,
Username Char not null, Password Char not null, Primary
key(Username));
 13

2. Modify structure ini bisa dilakukan dengan beberapa cara seperti alter table
(menambahkan, menganti field dll) atau drop table (menghapus tabel)
Misalkan : Alter table User add Email char(15); Atau Drop table User;
b. Data Manipulation Language (DML)
DML digunakan untuk memanipulasi data yang ada dalam suatu tabel.
Perintah yang umum dilakukan yaitu:
1. SELECT untuk menampilkan data misalkan : select * from User;
2. INSERT untuk menambahkan data baru misalkan : insert into
user(Nama,Username,Password) values (‘John’,’70hn’,’sip’);
3. UPDATE untuk mengubah data yang sudah ada misalkan : update User set
Nama=’alip’ where username = ‘70hn’

2.8. Konsep Basis data

Basis data adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling
terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi(8).
Basis data terdiri dari 2 kata yaitu basis data. Basis data diartikan sebagai
markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah
representasi faktor dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia
(pegawai, mahasiswa, pembeli, pelanggan, barang, peristiwa dll) yang direkam
dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya(9).
Basis data didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti:
a. Himpunan kelompok data (arsip yang saling berhubungan yang diorganisasi
sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan
mudah).
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu untuk
memenuhi berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file atau tabel arsip yang saling berhubungan yang di simpan
dalam media penyimpanan elektronik.
BAB III
 BAB III
METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian adalah awal (suatu permasalahan) yang harus ditentukan
dalam kegiatan penelitian sehingga penelitian dapat dialkukan secara efektif dan
efisien sesuai dengan tujuan penelitian. Pemilihan dan penentuan objek penelitian
yang tepat diharapkan dapat menunjang kegiatan selama penelitian, sehingga hal-
hal yang diperlukan dalam penelitian akan mudah dicapai.
Objek penelitian merupakan tempat dilakukannya penelitian yakni pada
Gudang PT PLN (Persero) Area Jayapura, tepatnya peneliti memilih pada
pengarsipan surat masuk barang dimana permasalahan yang didapat pada
pengarsipannya yang masih dilakukan manual hingga saat ini. Oleh karena itu
penting adanya sistem informasi yang tepat dalam pengolahan pengarsiapn surat.

3.2. Tempat dan Waktu penelitian

3.2.1. Tempat
Tempat pelaksana penelitian berada di Gudang PT PLN (Persero) Area
Jayapura yang beralamat di Jalan Sosial Padang bulan Perumnas IV. Dengan titk
koordinat sebagai berikut : -2.602452, 140.651129

Gambar 3.1 Denah Lokasi Tempat penelitian

14
 15

3.2.2. Waktu penelitian

Waktu penelitian ini berlangsung selama kurang lebih satu bulan lebih dari
tanggal 03 Juli 2018 sampai dengan 23 Agustus 2018.

Tabel 3.1 Waktu penelitian

3.3. Metode Pengumpulan Data

Untuk mencapai maksud dan tujuan pada penelitian ini penulis
menggunakan beberapa metode dengan sumber data penelitian terdiri atas sumber
data primer dan data sekunder yang berkaitan dengan pembuatan Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Masuk Barang Pada Gudang PT PLN (Persero) Area
Jayapura
1. Data Primer
Data primer merupakan sumber data yang diperoleh langsung dari
sumber asli (tidak melalui media perantara). Metode yang digunakan dan
termasuk dalam data primer adalah sebagai berikut :
a. Metode pengamatan langsung (Observasi)
Pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan terhadap gejala
atau peristiwa yang diselidik pada objek penelitain secara langsung.
Misalnya : mengamati pegawai saat melayani vendor dalam menerima
barang dan melakukan pengarsipan surat masuk pada lemari rak
dokumen
 16

b. Wawancara (Interview)
Pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung dengan
sumber data atau pihak–pihak yang berkepentingan dan berhubungan
langsung dengan penelitian.

Tanggal : 20 Juli 2018

Narasumber : Bagus Baru Irianto
Jabatan : Junior Officer Logistic
Hasil Wawancara :
pengarsipan surat masuk barang di lingkungan Gudang PT. PLN
(Persero) Area Jayapura masih manual, seperti pendataan surat masuk
barang yang ditulis kedalam buku agenda surat masuk berdasarkan
tanggal penerimaan barang, kemudian pengarsipannya pun di simpan
pada lemari rak dokumen dan apabila ada permintaan data surat masuk
barang, maka kami harus membuka atau mencari-cari dokumen yang
sudah diarsipkan dan proses pencariannya membutuhkan waktu,
sehingga perlu adanya suatu sistem yang bisa membantu kami dalam
pengarsipan dokumen.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti
secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh
pihak lain) dan juga sebagai data pendukung dari data primer. Metode
yang digunakan dalam data sekunder adalah sebagai berikut :
a. Studi Pustaka
Pengumpulan data dengan mengadakan studi penelahan terhadap buku-
buku, catatan-catatan, laporan-laporan yang ada hubungan dengan
permasalahan yang menjadi objek penelitian

3.4. Tahapan Pengembangan

Penelitian ini dilakukan dalam 5(lima) tahapan sesuai dengan model
pengembangan waterfall, mulai dari requirements analysis and definition, system
 17

and software design, implementation and unit testing, integration and system
testing, operation and maintenance.

3.4.1. Requirements analysis and definition

Tahapan ini dimaksudkan untuk menganalisa kebutuhan yang akan
digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk
barang pada gudang PT PLN (Persero) Area Jayapura. Kebutuhan fungsionalitas
dan non fungsionalitas, adapun kebutuhan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kebutuhan Fungsionalitas
Kebutuhan fungsional adalah pernyataan layanan sistem yang harus
disediakan, bagaimana sistem bereaksi pada input tertentu dan bagaimana
perilaku sistem pada situasi tertentu. Berikut ini adalah kebutuhan
fungsional dari sistem yang akan dibangun :
a. Data yang dikelola adalah: data mengenai surat masuk seperti tanggal
surat, nomor surat, material yang datang, dll.
b. Informasi yang dihasilkan oleh sistem antara lain : Laporan surat
masuk, pencarian berdasarkan tanggal masuk dan nomor surat
2. Kebutuhan Non Fungsionalitas
a. Operasional Sistem
Aplikasi harus dapat di akses dari beberapa sistem operasi yang
berbeda bahkan dari platform yang berbeda sekalipun
b. Keamanan Sistem
Untuk hak akses data oleh pengguna adalah admin.
c. Kinerja Sistem
Sedapat mungkin waktu yang dibutuhkan untuk berpindah dari menu
satu ke menu yang lain tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama,
sehingga pengguna tidak menghabiskan waktu menunggu proses.
3. Kebutuhan Perangkat Keras
Proses pembangunan sistem ini membutuhkan beberapa kebutuhan
perangkat keras yang dapat menunjang proses pembangunan sistem,
diantaranya sebagai berikut:
 18

a. Seperangkat laptop / PC
b. Processor Intel Core 2 Duo 2.20 GHz
c. RAM 4 Gb
d. Penyimpanan Harddisk 500 Gb
e. Monitor atau LCD
f. Mouse dan Keyboard
g. Scanner
4. Kebutuhan Perangkat Lunak
Seperti halnya perangkat keras, perangkat luna juga sangat berperan
penting dalam menunjang proses pembangunan sistem ini. Kebutuhan
perangkat lunak diantaranya sebagai berikut :
a. Sistem Operasi Minimum Requirement Windows 7
b. Bahasa Pemrograman PHP (PHP Hypertext Preprocessor)
c. Basis data MySQL
d. XAMPP
e. Mozilla firefox dan Google Chrome

3.4.2. System and software design

Pada tahapan ini, dilakukan penganalisaan dan pengumpulan kebutuhan
sistem yang meliputi domain informasi, fungsi yang dibutuhkan untuk
kerja/perfomansi dan antarmuka. Yang diantaranya adalah menggambarkan
Diagram Konteks, Data Flow Diagram(DFD), Entity diagram relationship
(ERD), dan perangcangan antarmuka. Menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah
perancangan lunak sebelum dibuatnya proses pengkodean (coding).

3.4.3. Implementation and unit testing

Pada tahap ini, dimana keseluruhan desain sistem yang telah disusun
sebelumnya akan diubah menjadi kode-kode program yang dapat dipahami oleh
bahasa komputer. Sistem informasi ini dilakukan menggunakan bahasa dan
lingkungan pemrograman PHP, dengan basis data yang digunakan adalah
MYSQL.
 19

3.4.4. Integration and system testing

Pada tahap ini unit-unit yang dikembangkan dalam implementasi
diintegarsikan ke sistem dan dilakukan uji coba terhadap aplikasi sistem informasi
ini sebagai sebuah sistem yang lengkap untuk memastikan apakah sesuai dengan
kebutuhan perangkat lunak atau tidak dan mengecek setiap kegagalan maupun
kesalahan pada sistem.

3.4.5. Operation and maintenance

Pada tahap ini pengembangan yang terakhir ini, sistem yang sudah jadi dan
telah melewati tahap-tahap sebelumnya akan dijalankjan serta dilakukan
pemeliharaan (maintenance). Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki
kesalahan-kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya.
BAB IV
 BAB IV
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI

4.1. Sistem Berjalan

Sistem Proses pengarsipan masuk yang saat ini sedang berjalan pada
Gudang PT PLN (Persero) Area Jayapura dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

VENDOR / PIMPINAN /
STAFF / PEGAWAI
PENGIRIM BARANG KEPALA GUDANG

MULAI

SURAT MASUK SURAT MASUK

BARANG BARANG

MENULIS
KETERANGAN SURAT
MASUK KE BUKU
AGENDA

CEK KELENGKAPAN
BARANG

JHVDXJA
DOKUMEN PIMPINAN
DIKEMBALIKAN / TIDAK MENANDATANGANI
TIDAK LENGKAP YA BERKAS SURAT
DITANDA TANGANI
MASUK

SURAT MASUK
YANG SUDAH DI
TANDATANGANI

MENGARSIPKAN
SURAT MASUK KE RAK
DOKUMEN

LAPORAN
SELESAI SURAT MASUK

Gambar 4.1 Sistem yang sedang berjalan

20
 21

4.2. Sistem Usulan

4.2.1. Flowchart Sistem Baru
Adapun sistem baru yang akan dibuat dalam penelitian adalah sebagai
berikut :

VENDOR / PIMPINAN /
STAFF / PEGAWAI
PENGIRIM BARANG KEPALA GUDANG

MULAI

SURAT MASUK SURAT MASUK

BARANG BARANG

MENGINPUT
DATA
SURAT
MASUK

CEK
KELENGKAPAN
BARANG

DOKUMEN PIMPINAN
DIKEMBALIKAN / TIDAK DI MENANDATANGANI
TANDATANGANI TIDAK LENGKAP YA BERKAS SURAT
MASUK

SCAN BERKAS
SURAT MASUK

DATABASE

MENCETAK LAPORAN
SURAT MASUK

LAPORAN SURAT MASUK

BARANG

SELESAI

Gambar 4.2 Sistem usulan yang baru

 22

4.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan model uraian rancangan sistem secara umum
yang akan digunakan sebagai konsep dan cara kerja dari sistem yang diusulkan.

LAPORAN SURAT MASUK

ADMIN
INFORMASI USER

SISTEM
DATA SURAT MASUK INFORMASI
PENGARSIPAN
DATA USER
SURAT MASUK
BARANG

Gambar 4.3 Diagram konteks

4.2.3. Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil
yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram
nol, di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

Data user
1.
Informasi user
PENGELOLAAN User
DATA USER

ADMIN

Data surat masuk 2.

Informasi surat masuk PENGELOLAAN Surat_masuk
DATA SURAT
MASUK

Gambar 4.4 Data Flow Diagram

 23

4.2.4. Diagram Rinci Proses Pengelolaan Data Surat Masuk

1. P
CARI DATA
ADMIN SURAT Informasi surat masuk
MASUK

Data surat masuk

2. TAMBAH Data surat masuk
Informasi surat masuk
DATA SURAT Informasi surat masuk
MASUK

Data surat masuk 3. EDIT DATA Data surat masuk

Informasi surat masuk SURAT Informasi surat masuk

MASUK

Surat_masuk
Data surat masuk 4. P
Data surat masuk
Informasi surat masuk HAPUS DATA
Informasi surat masuk
SURAT
MASUK

Data surat masuk 5. P UPLOAD Data surat masuk

Informasi surat masuk DATA SURAT
Informasi surat masuk
MASUK

Data surat masuk 6. P Data surat masuk

DOWNLOAD
Informasi surat masuk SURAT
Informasi surat masuk
MASUK

Gambar 4.5 Diagram rinci

 24

4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

jabatan no_surat_masuk
email tgl_kirim
Id_user Id_surat_masuk perusahaan

username nama_file
User memiliki Surat_masuk

password keterangan
nomor_PO
nama_material
nama_lengkap tgl_terima

Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

4.2.6. Struktur Tabel Dari Sistem Baru

1. Tabel User
Nama tabel : User
Primary Key : id_user
Foreign Key :-
Fungsi : Menyimpan data user

Tabel 4.1. Tabel user

Nama Type

id_user int(10)
username varchar(30)
password varchar(25)
nama_lengkap varchar(50)
jabatan varchar(30)
email varchar(50)
 25

2. Tabel Surat_masuk
Nama tabel : Surat_masuk
Primary Key : id_surat_masuk
Foreign Key :-
Fungsi : Menyimpan data surat masuk

Tabel 4.2. Tabel surat_masuk

Nama Type

id_surat_masuk int(10)
no_surat_masuk varchar(30)
tgl_kirim date
perusahaan varchar(50)
nama_file varchar(30)
nomor_po int(15)
tgl_terima date
nama_material varchar(30)
keterangan varchar(15)
 26

4.3. Hirarki Menu Sistem

Hirarki menu sangat berguna dalam proses pembangunan aplikasi
dikarenakan bagian ini merupakan bagian yang menggambarkan secara umum
mengenai menu-menu yang ada pada aplikasi.

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK BARANG

LOGIN

BERANDA SURAT MASUK SETTING

TAMPIL USER

TAMBAH LOG OUT

HAPUS

EDIT

Gambar 4.7 Hirarki Menu Sistem

 27

4.4. Perancangan Interface

1. Halaman Login
Gambar 4.8 ini digunakan pada saat akan mengakses halaman, User harus
menginputkan username dan password. apabila username dan pasword benar
maka akan masuk ke form menu selanjutnya dan apabila salah maka sistem tidak
akan menuju ke form selanjutnya.

SIGN IN
Username :

Password :

Login

Gambar 4.8 Halaman Login

2. Tampilan Beranda
Gambar 4.9 muncul apabila user memasukan username dan password dengan
benar.

LOGO Beranda Surat Masuk Setting

Gambar 4.9 Tampilan Beranda

 28

3. Tampilan Menu Surat Masuk

Gambar 4.10 rancangan tampilan interface menu transaksi surat masuk pada
sistem informasi pengarsipan surat masuk barang yang akan di bangun.

LOGO Beranda Surat Masuk Setting

SURAT MASUK

Tambah Surat Mas uk

Tampilkan 10 Data Pencarian :

Tanggal
No No Surat Perus ahaan Nama Material Aksi
Terima

Gambar 4.10 Tampilan Menu Surat Masuk

4. Tampilan Tambah Surat Masuk

Gambar 4.11 merupakan rancangan tampilan interface menu tambah data
surat masuk pada sistem informasi pengarsipan surat masuk barang yang akan di
bangun.

LOGO Beranda Surat Masuk Setting

Tambah Data Surat Masuk

No Surat Masukkan Nomor Surat

Tanggal Surat

Nomor PO Masukkan Nomor PO

Tanggal Terima

Nama Material

Keterangan

Arsip Surat Cho ose File

Simpan Batal
 29

Gambar 4.11 Tampilan Tambah Surat Masuk

4.5. Implementasi
4.5.1. Tampilan Interface
1. Halaman Login
Gambar 4.12 digunakan pada saat akan mengakses halaman, User harus
menginputkan username dan password. apabila username dan pasword benar
maka akan masuk ke form menu selanjutnya dan apabila salah maka sistem
tidak akan menuju ke form selanjutnya.

Gambar 4.12 Halaman Login

2. Tampilan Beranda
Gambar 4.13 muncul apabila user memasukan username dan password
dengan benar. Pada halaman ini terdapat beberapa banner dan penunjukkan
waktu akses halaman beranda.
 30

Gambar 4.13 Tampilan Beranda

3. Tampilan Menu Surat Masuk

Gambar 4.14 merupakan inti dari aplikasi yang dibuat, karena terdapat
menu untuk menambah, merubah, menghapus, menampilkan data-data surat
masuk yang sudah dibuat dan mengunduh file surat sebagai lampiran jika di
perlukan.

Gambar 4.14 Tampilan Menu Surat Masuk

 31

4. Tampilan Tambah Surat Masuk

Gambar 4.15 terdapat beberapa menu menu yang harus diisi agar dapat
ditampilkan pada menu surat masuk. Di halaman ini ada kolom file yang
disediakan untuk mengunggah berkas surat masuk, sehingga jika suatu saat
diperlukan langsung download berkas pada menu surat masuk.

Gambar 4.15 Tampilan Tambah Surat Masuk

5. Tampilan Edit Surat Masuk

Gambar 4.16 berfungsi untuk mengubah data atau keterangan pada surat
masuk yang sebelumnya sudah dibuat, dan apabila berkas tidak diganti, tidak
usah mengunggah berkas surat lagi.
 32

Gambar 4.16 Tampilan edit surat masuk

4.5.2. Pengujian Sistem (Black Box)

Tabel 4.3 Pengujian Sistem (Black Box)
Prosedur Hasil yang Valid /
No Butir Uji Hasil Pengujian
Pengujian Diharapkan Invalid
1. Menu Login Mengisi Login Valid
username dan berhasil dan
password akan masuk
dengan benar ke menu
beranda
Berhasil menampilkan
menu beranda
Mengisi Login gagal
username dan dan muncul
password pesan error
yang salah Valid

Berhasil menampilkan
pesan error
 33

Lanjutan Tabel 4.3 Pengujian Sistem (Black Box)

Prosedur Hasil yang Valid /

No Butir Uji Hasil Pengujian
Pengujian Diharapkan Invalid
2. Menu Surat Meng-click Akan masuk Valid
masuk surat masuk pada halaman
yang
menampilkan
daftar surat
masuk Berhasil menampilkan
menu beranda
Meng-click Akan masuk Valid
button pada halaman
tambah surat tambah surat
masuk masuk

Berhasil menampilkan
menu tambah surat
masuk
Meng-click Akan masuk Valid
button edit pada halaman
edit surat
masuk

Berhasil menampilkan
halaman edit surat
masuk
Meng-click Akan muncul Valid
button hapus peringatan
menghapus
data surat
masuk
Berhasil menampilkan
peringatan menghapus
data surat masuk
 34

Lanjutan Tabel 4.3 Pengujian Sistem (Black Box)

Prosedur Hasil yang Valid /
No Butir Uji Hasil Pengujian
Pengujian Diharapkan Invalid
2. Menu surat Meng-click Akan Valid
masuk button mengunduh
download berkas data
berkas surat masuk

Berhasil mengunduh
berkas data surat
masuk
Meng-click Akan Valid
button choose mengunduh
file berkas data
surat masuk

Berhasil mengunggah
berkas data surat
masuk
Menu User Meng-click Akan masuk Valid
3. setting user pada halaman
yang
menampilkan
daftar user
Berhasil masuk pada
halaman yang
menampilkan daftar
user
Meng-click Akan masuk Valid
button pada halaman
tambah user tambah user

Berhasil menampilkan
menu tambah user
 35

Lanjutan Tabel 4.3 Pengujian Sistem (Black Box)

Prosedur Hasil yang Valid /
No Butir Uji Hasil Pengujian
Pengujian Diharapkan Invalid
3. Menu User Meng-click Akan masuk Valid
button edit pada halaman
user edit user

Berhasil menampilkan
halaman edit surat
masuk
Menu Meng-click Muncul Valid
4. Log Out peringatan
Logout
log out

Berhasil log out

BAB V
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari sistem yang telah dibangun, maka diperoleh
kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem yang dihasilkan berupa sistem informasi pengarsipan surat masuk
barang.
2. Terdapat keamanan akses pada sistem informasi yang dibangun, yaitu berupa
username dan password untuk pegawai yang mengelola data surat masuk
barang.
3. Pada sistem informasi ini terdapat fitur upload dan download data surat
masuk barang.

5.2. Saran
Adapun saran mengenai sistem yang telah dibangun, yaitu sebagai berikut:
1. Meningkatkan kualitas aplikasi dengan dilakukannya pembaharuan dari
kekurangan sistem yang telah ada.
2. Pentingnya file cadangan (backup) untuk menghindari kehilangan data yang
tersimpan karena beberapa faktor penyebab.
3. Dengan adanya sistem informasi ini dapat membantu kegiatan pengarsipan
surat masuk barang sehingga pencarian dapat dilakukan dengan efektif dan
efisien

36
 DAFTAR PUSTAKA

(1) Drs. Katen Lumbanbatu,M.Kom., dan Novriyeni, S.Kom.,M.Kom.. Volume

7, Nomor 1, Juli 2013.”Perancangan sistem informasi penyebaran penduduk
menggunakan php my sql pada kecamatan Binjai selatan”.[online] Tersedia
di : http://www.jurnalmsi.stikom-db.ac.id/index.php/jurnalmsi/article/view/63
[diakses 10 Oktober 2018].

(2) Bri Rahayu Ningsih., dan Wan Yuliyanti. Volume 3, Nomor 1, Juni 2017.
“Aplikasi arsip induk langganan (AIL) PT. PLN (Persero) Rayon Pelaihari
Cabang Banjarmasin berbasis web”. [online], Tersedia di :
http://www.jurnalmsi.stikom-db.ac.id/index.php/jurnalmsi/article/view/63
[diakses 10 Oktober 2018].

(3) Dwiky Andika. 2017. “Pengertian Flowchart” [online]. tersedia di :

https://www.it-jurnal.com/pengertian-flowchart/ [diakses 11 Oktober 2018].
####https://www.pro.co.id/pengertian-dan-contoh-data-flow-diagram-dfd/
(4) Sasmito, Ginanjar Wiro. 2017. “Penerapan Metode Waterfall Pada Desain
Sistem Informasi Geografis Industri Kabupaten Tegal”. Jurnal Pengembangan
IT (JPIT), 2(1). [Online]. Tersedia di : http://ejournal.poltektegal.ac.id/index
.php/informatika/article/view/435/401[diakses 12 Oktober 2018].

(5) I Wayan Aryadhi., dan Luh Putu Putrini Mahadewi., 2015. “Pengembangan e-
learning dengan model waterfal”

(6) Tim EMS. 2014. “Teori dan Praktik PHP-MySQL untuk Pemula”. Jakarta: PT
Elex Media Komputindo.

37
(7) Faithly Kevin Ridge Sumantri., Hans F. Wowor., Arie S. M. Lumenta.
Volume 5 Nomor 4, Januari 2016. Sistem Informasi Anggota Jemaat GMIM
Bethesda Ranotana Menggunakan Framework CodeIgniter. [online],
Tersedia di :
http://download.portalgaruda.org/article.php?article=432543&val=1028&title
=Sistem%20Informasi%20Anggota%20Jemaat%20GMIM%20Bethesda%20
Ranotana%20Menggunakan%20Framework%20CodeIgniter [diakses 15
Oktober 2018].

(8) Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

38
KEGIATAN KERJA PRAKTEK

38
 INVENTARIS PERMASALAHAN KERJA PRAKTEK
STIMIK SEPULUH NOPEMBER JAYAPURA

NPM : 201511068
Nama Mahasiswa : Muhammad Murdani
Nama Instansi : PT PLN (Persero) Area Jayapura Bidang Logistik

Hari, Tanggal
No Judul Latarbelakang Masalah Sumber Data
Pengamatan
1. Rabu,18 Juli Pengarsipan Pencarian dan pengarsipan Pengamatan dan
2018 surat masuk surat masuk barang masih wawancara
dilakukan secara manual kepada Bapak
Bagus Irianto,
Selaku pegawai
Kondisi saat ini kurang efektif
Bidang Logistik
dalam proses pencarian karena
memerlukan waktu untuk
mencari arsip surat masuk
untuk jenis barang tertentu

NB.
1. Permasalahan yang didata adalah permasalahan yang NYATA ditemukan di
lingkungan instansi/perusahaan
2. Permasalahan yang memang menjadi kebutuhan instansi/perusahaan untuk
diselesaikan.

Jayapura, ……………………… 2018

Mahasiswa, Supervisor / Pembimbing Lapangan,

(Muhammad Murdani) (Bagus Irianto)

NIM.201511068 NIP. 9212008-SY

39
 BERITA ACARA
PEMILIHAN KERJA PRAKTEK
STIMIK SEPULUH NOPEMBER JAYAPURA

NPM : 201511068
Nama Mahasiswa : Muhammad murdani
Nama Instansi : PT PLN (Persero) Area Jayapura Bidang Logistik

dengan ini memilih permasalahan dibawah ini dari daftar yang sudah dibuat,
sebagai laporan Kerja Praktek mahasiswa STIMIK Sepuluh Nopember Jayapura.

Hari, Tanggal Tanda Tangan

No Judul Latarbelakang Masalah
Pengamatan Mahasiswa
1. Rabu,18 Juli Pengarsipan Pencarian dan pengarsipan
2018 surat masuk surat masuk barang masih
dilakukan secara manual

Kondisi saat ini kurang efektif

dalam proses pencarian karena
memerlukan waktu untuk
mencari arsip surat masuk
untuk jenis barang tertentu

Jayapura, ………………………… 2018

Mengetahui,
Dosen Pembimbing, Supervisor / Pembimbing Lapangan,

(Heru Sutejo, M.Kom) (Bagus Irianto)

NIDN. 1219028401 NIP. 9212008-SY

40
 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN KERJA PRAKTEK
STIMIK SEPULUH NOPEMBER JAYAPURA

NPM : 201511068
Nama Mahasiswa : Muhammad murdani
Nama Instansi : PT PLN (Persero) Area Jayapura Bidang Logistik

PERMASALAHAN YANG DIANGKAT :

Hari, Tanggal
Judul Latarbelakang Masalah
Pengamatan
Rabu,18 Juli Pengarsipan Pencarian dan pengarsipan surat masuk barang
2018 surat masuk masih dilakukan secara manual

Kondisi saat ini kurang efektif dalam proses

pencarian karena memerlukan waktu untuk mencari
arsip surat masuk untuk jenis barang tertentu

PERMASALAHAN YANG DIANGKAT :

Hari, Tanggal
No Identifikasi Masalah Sumber data
Pengamatan
1. Kamis, 1. Pencarian surat masuk berdasarkan Pengamatan
19 Juli 2018 nama material

2. Pencarian surat masuk berdasarkan

bulan masuk barang

3. Pengarsipan surat masuk pada filling

cabinet sesuai dengan tanggal terima
surat

4. Pencatatan nomor surat masuk barang

pada buku agenda surat masuk

41
 Jayapura, ………………………… 2018

Mengetahui,
Dosen Pembimbing, Supervisor / Pembimbing Lapangan,

(Heru Sutejo, M.Kom) (Bagus Irianto)

NIDN. 1219028401 NIP. 9212008-SY

42
 TRANSKRIP HASIL WAWANCARA

P : Sudah berapa lama bapak kerja di gudang PT PLN (Persero) ?

N : Saya diangkat jadi pegawai PLN tahun 2012 penempatan awal di Rayon Wamena, dan di
tahun 2016 saya baru di mutasi ke gudang PT PLN (Persero)
P : Apakah barang masuk di gudang PT PLN (Persero) banyak ?
N : tidak begitu banyak, namun jika ada yang datang kita kewalahan dalam penempatan barang-
barang karena gudang kita tidak begitu luas
P : Apakah ada dokumen dari barang yang masuk ?
N : Tentu saja ada
P : Bagaimana proses pengarsipan dari dokumen surat masuknya ?
N : Jadi pertama jika ada dokumen barang masuk menulis data-data surat masuk ke buku
agenda, kemudian cek kelengkapan barang jika tidak lengkap maka dokumen kita tahan
sampai barang lengkap, jika lengkap maka pimpinan akan menandatangani berkas surat
masuk, setelah itu kita arsipkan di lemari arsip dokumen
P : Bagaimana proses pencarian datanya ?
N : Kita akan mencari satu persatu data barang yang diarsipkan berdasarkan tanggal masuk
barang dengan memerlurkan waktu yang sangat lama karena data ini belum
terkomputerisasi. Kondisi yang ada saat ini kurang efektif dalam proses pencarian karena
akan memerlukan waktu yang cukup lama hanya untuk mencari arsip surat masuk untuk
jenis barang tertentu.
P : Baik pak , terimakasih atas waktunya
N : Iya sama-sama pak

43
 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di

Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang
bergerak di bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik
untuk keperluan sendiri.Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan
pengelolaan perusahaan- perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah
Belanda menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.
Dalam menjalankan kegiatannya PLN memiliki visi dan misi serta motto
yang menjadi pegangan dalam menjalankan usahanya yaitu:
Visi : Diakui sebagai perusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh-kembang Unggul
dan Terpercaya, dengan bertumpu pada potensi Insani.
Misi :
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait.
2. Berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan
pemegang saham.
3. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan
kualitas kehidupan masyaraka
4. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan
ekonomi.
5. .Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan

.Motto : “Listrik untuk kehidupan yang lebih baik”

44
 BIMBINGAN PENULISAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK

Nama mahasiswa : Muhammad murdani

NIM/Program studi : 201511068 / Teknik Informatika
Nama Perusahaan/Instansi : PT. PLN (Persero) Area Jayapura
Judul Laporan KP : Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk
Barang Pada Gudang PT PLN (Persero) Area
Jayapura

NO Tanggal Uraian Keterangan Paraf DP

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.
10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

*DP = Dosen Pebimbing

Jayapura,............................ 2018
Mahasiswa,

(..........................................................)
NPM. ...........................