SOFOM, E.N.R.
Manual de Contabilidad
Versión 01 05/05/2008
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Manual de Contabilidad
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Capítulo e inciso al que se aplicó el cambio Versión
del cambio
FIRCAFE
Manual de Contabilidad
INDICE
1. Introducción............................................................................................... 1
1.1 Antecedentes.............................................................................................. 11
1.2 Presentación............................................................................................... 12
2. Objetivos del Manual................................................................................. 2
3. Marco Conceptual...................................................................................... 3
3.1 Aspectos Generales del Manual................................................................ 31
3.2 Funciones Generales de Contabilidad…………………….......................... 32
3.3 Identificación de las Operaciones para Efectos Contables……………….. 33
4. Marco Normativo....................................................................................... 4
4.1 Entidades Rectoras................................................................................... 41
4.2 Regulación Externa................................................................................... 42
4.3 Regulación Interna.................................................................................... 43
5. Facultades…………................................................................................... 5
6. Políticas Operativas.................................................................................. 6
7. Normas de Información Financiera......................................................... 7
7.1 Normatividad Emitida por el CINIF.......................................…….............. 71
8. Guía Contable............................................................................................ 8
8.1 Clasificación y Estructura de las Cuentas.........................……….............. 81
8.2 Procedimiento: Actualización de la Guía Contable...........……….............. 82
9. Catálogo de Cuentas Contables............................................................... 9
9.1 Definición del Catálogo de Cuentas……...........................……….............. 91
9.2 Procedimiento: Mantenimiento al Catálogo de Cuentas...……….............. 92
10. Registro Contable de Operaciones.......................................................... 10
10.1 Procedimiento: Registro Contable de Operaciones...………….................. 101
1 INTRODUCCIÓN
1.1 ANTECEDENTES
1.2 PRESENTACIÓN
Capítulo once, Estados Indica y describe los estados financieros que debe elaborar
Financieros FIRCAFE
Capítulo doce, Conservación Detalla las reglas para el archivo y resguardo de la información
de la Información Contable contable generada en el Proceso Contable
Capítulo trece, Glosario Define los principales conceptos o términos utilizados en este
manual, con el propósito de lograr un mejor entendimiento del
documento
Capítulo catorce, Anexos Relaciona los documentos que complementan el manual
3 MARCO CONCEPTUAL
3.1 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
Operaciones
Aplicaciones
operativas
Generación de
Movimiento movimiento
transaccional contable
Explotación de
Pólizas información
contables contable
Reportes
contables y
financieros
3.3.1 ACTIVAS
3.3.2 PASIVAS
3.3.3 DE CAPITAL
3.3.4 DE RESULTADOS
4 MARCO NORMATIVO
4.1. ENTIDADES RECTORAS
Autoridades Autoridades
SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP)
BM
CNBV Banco de México (BM)
CINIF Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV)
FIRA Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de
Normas de Información Financiera (CINIF)
Fideicomisos Instituidos en Relación con la Agricultura (FIRA)
5 FACULTADES
La normatividad que rige al Proceso Contable de FIRCAFE, dota de
las siguientes facultades al personal involucrado en su ejecución.
Facultades del responsable Es facultad del Gerente de Administración y Finanzas:
del área de Administración,
y Finanzas Autorizar la apertura de cuentas o subcuentas que se requieran
para el registro contable de las operaciones
Solicitar a las áreas operativas efectúen, en un lapso no mayor
a 24 horas, el traspaso a las cuentas de origen de partidas en
aclaración
Autorizar, de manera expresa mediante firma autógrafa, sea
proporcionada a las entidades externas la información financiera
relacionada con las operaciones de FIRCAFE, requerida por
éstas
Proporcionar la información y facilidades necesarias al Auditor
Externo para que pueda emitir su opinión y formulación del
dictamen contable
Facultades del Contralor Es facultad del Contralor vigilar y supervisar que el proceso de
registro contable, se realice conforme a las políticas y
procedimientos establecidos en este manual, apegándose a lo
señalado en el Manual de Control Interno de FIRCAFE.
Personal facultado para En todos los casos, los estados financieros serán suscritos por los
suscribir estados siguientes funcionarios:
financieros
Gerente General
Gerente de Administración y Finanzas
Comisario
Contralor
Responsable de Contabilidad y Tesorería
6 POLÍTICAS OPERATIVAS
El personal de FIRCAFE observará las siguientes políticas operativas
para el registro de las operaciones contables:
Base para determinar Para determinar las reservas preventivas FIRCAFE calificará la
reservas preventivas totalidad de la cartera fondeada y/o garantizada con FIRA.
La metodología para calificar la cartera de crédito de FIRCAFE será
la establecida por FIRA.
Las reservas preventivas se crearán considerando el saldo insoluto
registrado en el último día del mes y la calificación obtenida.
Registro de las reservas Las reservas preventivas deben ser registradas en la contabilidad de
preventivas en la FIRCAFE al cierre de cada mes.
contabilidad
Entrega del reporte de Mensualmente, a más tardar el último día hábil, FIRCAFE entregará a
calificación de cartera a FIRA el reporte de calificación de cartera, mismo que es elaborado
FIRA
con base en la información correspondiente al cierre del mes
inmediato anterior.
Operación y base de datos Deberán existir herramientas automatizadas que aseguren la correcta
de las herramientas aplicación de las operaciones contables, en términos de la captura,
automatizadas de
contabilidad procesamiento y emisión de la información de registro y financiera de
FIRCAFE.
La administración, mantenimiento de la información y aplicación del
movimiento contable en la herramienta automatizada en materia de
contabilidad, estará bajo la responsabilidad del Gerente de
Administración y Finanzas.
La integridad y administración de la base de datos donde se
almacena la información contable, será responsabilidad del área de
Sistemas de conformidad con los procedimientos de administración
de bases de datos y operación del sistema establecidos en el Manual
de Sistemas de FIRCAFE.
Serie NIF A
Marco Conceptual NIF
Serie NIF B
Normas aplicables a los estados financieros en su conjunto NIF/
Boletín
Serie NIF C
Normas aplicables a conceptos específicos de los estados Boletín
financieros
Efectivo C-1
Inventarios C-4
Serie NIF D
Normas aplicables a problemas de determinación de resultados Boletines
Arrendamientos D-5
Serie NIF E
Normas aplicables a las actividades especializadas de distintos
Boletín
sectores
Circulares Número
8 GUÍA CONTABLE
8.1 CLASIFICACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS
Movimientos
Menciona los movimientos que afectan a la cuenta durante el
ejercicio.
Cuentas afectadas
Menciona las cuentas que son afectadas al registrar la transacción.
Objetivo de la cuenta
Describe la finalidad del registro de la cuenta (para que se usa).
Naturaleza del saldo
Especifica el saldo que en situación normal la cuenta debe tener
(deudor o acreedor).
Significado del saldo
Describe lo que representa el saldo de la cuenta en los estados
financieros.
Presentación en los estados financieros
Precisa la presentación de la cuenta en los diferentes rubros de los
estados financieros (Balance General y Estado de Resultados).
Responsable
Indica el área responsable de la generación de este movimiento.
INICIO DE PROCEDIMIENTO
CATÁLOGO DE CUENTAS
Definición de cuentas El Catálogo de Cuentas (Anexo 2) representa la estructura de la
contables contabilidad de la SOFOM, y está definido por las cuentas de
registro final (auxiliares contables) y las cuentas de consolidación a
diferentes niveles de acuerdo a lo definido en la Guía Contable.
Es una relación secuencial y ordenada de las cuentas contables que
conforman la contabilidad cuya clasificación básica comprende
cuentas de Activo, de Pasivo, de Capital, de Resultados y de Orden.
INICIO DE PROCEDIMIENTO
INICIO DE PROCEDIMIENTO
Área Operativa 1. Determina los movimientos sujetos a registro contable, producto de
la operación diaria de su función.
¿La operación se efectuará automáticamente en sistemas?
NO
2. Elabora una Póliza Contable Manual (Anexo 4) por la operación
a realizar, obteniendo las cuentas y subcuentas del catálogo de
cuentas
Captura la póliza en el sistema de contabilidad, conforme a lo
especificado en el Manual de usuario del sistema de
contabilidad
Continúa en el punto 4
SI
3. Realiza transferencia electrónica de archivo contable de enlace,
generado automáticamente por la aplicación operativa.
4. Informa al área de Contabilidad que ha finalizado el registro
contable de su movimiento y que puede proceder al cierre contable.
Responsable de 5. Procesa el cierre del sistema de contabilidad
Contabilidad y
Tesorería
6. Realiza la validación de los movimientos.
¿Existen diferencias?
NO
Continúa en el punto 11.
SI
7. Puntea el movimiento
Una vez detectada la diferencia, aplica desviación contable a
las cuentas transitorias establecidas
Informa al área origen de los movimientos desviados y las
causas que originó el desvío
Área Operativa 8. Recibe notificación de desviación de movimientos por parte del
Responsable de Contabilidad y Tesorería.
11 ESTADOS FINANCIEROS
La información financiera que FIRCAFE deberá emitir mensualmente,
será la siguiente:
En Pasivo:
Pasivos bursátiles
Préstamos bancarios y de otros organismos
Otras cuentas por pagar
Obligaciones subordinadas en circulación
Impuestos diferidos (neto)
Créditos diferidos
En Capital contable:
Capital contribuido
Capital ganado
Los rubros descritos anteriormente corresponden a los mínimos
requeridos para la presentación del Balance General de acuerdo a
lo establecido por la CNBV.
La SOFOM desglosará, ya sea en el citado estado financiero o
mediante notas, el contenido de los conceptos que consideren más
relevantes para el usuario de la información financiera.
Los siguientes rubros cumplirán las reglas de presentación que se
especifican:
La cartera vigente y la vencida se desagregarán en el Balance
General según el tipo de crédito
Los préstamos bancarios y de otros organismos se agruparán a
corto plazo (cuyo plazo por vencer sea menor a un año) y de
largo plazo (cuyo plazo por vencer sea mayor a un año)
Las líneas de crédito ejercidas y los redescuentos se
presentarán dentro del rubro de préstamos bancarios y de otros
organismos
Los sobregiros en cuenta de cheques formarán parte de otras
cuentas por pagar, de acuerdo a lo establecido en la norma
NIF B-1.
Los créditos diferidos están integrados, entre otros, por
comisiones cobradas por anticipado
En el capital contable, al calce, se revelará el monto del capital
social histórico
Actividades de operación
Son aquellas transacciones no clasificadas como de inversión o
de financiamiento, que por lo general involucran a las
operaciones principales de FIRCAFE
Actividades de financiamiento
Son aquellas transacciones que FIRCAFE realiza con el
propósito de obtener recursos de largo plazo, tales como la
emisión de capital u obligaciones subordinadas de conversión
obligatoria
Actividades de inversión
Son aquellas transacciones que realiza FIRCAFE, las cuales
afectan su inversión en activos
Efectivo y equivalentes
Aquellas partidas consideradas como disponibles en el Balance
General
Por generación o uso de recursos deberá entenderse el cambio
en pesos constantes en las diferentes partidas del Balance
General, que deriva del efectivo o incide en el mismo. En el caso
de partidas monetarias este cambio comprende la variación en
pesos nominales, más o menos su efecto monetario
Las características de los rubros que comprende la estructura del
Estado de Cambios en la Situación Financiera son los siguientes:
Recursos generados o utilizados por la operación
Estos recursos resultan de adicionar o disminuir al resultado
neto del periodo, los siguientes conceptos:
• Las partidas del Estado de Resultados que no hayan
generado o requerido el uso de recursos o cuyo resultado
neto esté asociado a actividades de financiamiento o
inversión (depreciaciones, amortizaciones, cambios netos en
los impuestos diferidos, etc)
• El efecto monetario y las fluctuaciones cambiarias modifican
la capacidad adquisitiva de FIRCAFE, por lo tanto, no
deberán ser consideradas como partidas virtuales
• Los aumentos o disminuciones en pesos constantes de las
diferentes partidas relacionadas directamente con FIRCAFE
(variaciones con pasivos bursátiles, cartera de crédito,
operaciones con valores, préstamos bancarios, etc.)
12 CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE
Por sanas prácticas FIRCAFE conservará la documentación generada a través del
bancarias se aplicarán las Proceso Contable, en sus archivos, recomendándose lo dispuesto por
disposiciones de la CNBV
para la conservación de la CNBV y lo señalado en el Código Fiscal de la Federación.
documentación
En caso de que estas regulaciones indiquen distintos plazos para
conservar la documentación, será conveniente que la institución
adopte aquella disposición que indique el plazo más largo para
archivo.
Disposiciones contenidas en En la Circular Única Bancaria emitida por la CNBV, que trata de las
el Título Quinto, Capítulo IX “Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de
de la Circular Única de la
CNBV Crédito”, en su Título Quinto, Capítulo IX, se integran las
disposiciones prudenciales referentes a la conservación y archivo de
documentación de las Instituciones, a continuación se señalan las
principales.
De los medios para la Las Instituciones, al conservar todos aquellos documentos
conservación de la relacionados con su contabilidad, podrán utilizar la
documentación relacionada
con la contabilidad Microfilmación, Grabación, o bien, cualquier otro medio que para
tal efecto les autorice la Comisión
De las bases técnicas para Las Instituciones deberán apegarse a las bases técnicas
la conservación de la establecidas en el Capítulo IX, para la Microfilmación o
documentación
Grabación de los documentos relacionados con su contabilidad
De la obligación de Las Instituciones sólo estarán obligadas a conservar el original
conservar la documentación de la documentación relacionada con su contabilidad, no
por determinado plazo
obstante haber utilizado la Microfilmación, Grabación o cualquier
otro medio autorizado para tal efecto, y por el plazo que, en su
caso, la legislación federal o la propia Comisión mediante
disposiciones de carácter general determinen
De las disposiciones legales Las Instituciones estarán obligadas a conservar los negativos
en materia mercantil y fiscal originales de cámara obtenidos por el sistema de Microfilmación,
para la conservación de la
documentación así como la primera copia que se obtenga de los discos ópticos
o magnéticos con imágenes digitalizadas, de todos aquellos
libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas,
durante los plazos que, para la conservación de la contabilidad y
correspondencia, establecen las disposiciones legales en
materia mercantil y fiscal aplicables
De las disposiciones El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, nos indica el lugar
contenidas en el artículo 30 para conservar la contabilidad y plazo de conservación de la
del Código Fiscal de la
Federación documentación.
Del lugar para conservar Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán
la contabilidad conservarla en el lugar a que se refiere la fracción III del artículo
28 del mismo código. En esta fracción nos indica que se llevará
la contabilidad en el domicilio de la sociedad, y que dicha
contabilidad podrá llevarse en un lugar distinto siempre y
cuando se cumplan los requisitos que señale el mismo
reglamento
Del plazo en que deberá La documentación a que se refiere el párrafo anterior, deberá
conservarse la conservarse durante un plazo de cinco años, contados a partir
contabilidad
de la fecha en la que se presentaron o debieran presentarse las
declaraciones con ellas relacionados
Tratándose de la contabilidad y de la documentación
correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en
el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a
partir del día en el que se presente la declaración fiscal del
último ejercicio en que se hayan producido dicho efectos
Del plazo para conservar Cuando se trate de la documentación correspondiente a
documentación aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido
relacionada con recurso o
juicio promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a
partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les
ponga fin
Del plazo para conservar Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales,
documentación de los contratos de asociación en participación, de las actas en
relacionada con la
sociedad las que se haga constar el aumento o la disminución del capital
social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias
que emitan o reciban las personas morales en los términos de la
ley del impuesto sobre la renta al distribuir dividendos o
utilidades, de la información necesaria para determinar los
ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la ley citada,
así como de las declaraciones de pagos provisionales y del
ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación
deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la
sociedad o contrato de que se trate
13 GLOSARIO
Castigo Es la cancelación del crédito cuando existe evidencia suficiente de
que éste no será recuperado.
Catálogo de cuentas Es una relación secuencial y ordenada de las cuentas y subcuentas
contables de mayor, que conforman un sistema de contabilidad cuya
clasificación básica comprende:
Cuentas de Activo
Cuentas de Pasivo
Cuentas de Capital
Cuentas de Resultados
Cuentas de Orden
Estimación preventiva para Afectación que se realiza contra resultados y que mide aquella
riesgos crediticios porción del crédito que se estima no tendrá viabilidad de cobro.
Guía contable / guía Es un documento que indica el objetivo de las cuentas de mayor, sus
contabilizadora movimientos, la naturaleza del saldo, su presentación en el balance
así como el responsable de la cuenta, a fin de facilitar su registro
contable.
Estandariza y homogeneiza los criterios de registro de las
operaciones, evitando con ello discrepancias que provoquen falta de
continuidad en los métodos y procedimientos de registro, asegura
consistencia en los criterios para efectos de lograr comparabilidad
entre estados financieros de diferentes fechas y periodos con el
propósito de conocer la evolución de la SOFOM consigo misma y con
otras de la misma naturaleza.
Operaciones de desviación Son partidas de aclaración que son afectadas en manera transitoria
por el área de Contabilidad, cuando existen diferencias.
Pago sostenido del crédito Cumplimiento del acreditado sin retraso, por el monto exigible de
capital e intereses, como mínimo, de tres amortizaciones
consecutivas del esquema de pagos del crédito, o en caso de
créditos con amortizaciones que cubran periodos mayores a 60 días,
el pago de una exhibición. No se consideran pagos a los castigos,
quitas, condonaciones, bonificaciones y descuentos que se efectúen
al crédito o grupo de créditos.
Valor neto de realización Es el precio probable de venta de un activo, una vez deducido de los
costos y gastos estrictamente indispensables, que se eroguen en su
realización.
14 ANEXOS
Los anexos del Manual de Contabilidad son:
Anexo 1 Guía Contable
Anexo 2 Catálogo de Cuentas
Anexo 3 Alta y Baja de Cuentas y Subcuentas
Anexo 4 Póliza Contable Manual
Anexo 5 Balance General
Anexo 6 Estado de Resultados
Anexo 7 Estado de Cambios en el Capital Contable
Anexo 8 Estado de Cambios en la Situación Financiera