PENGGUNAAN REKAM MEDIS ELEKTRONIK

SEBAGAI SALAH SATU SISTEM MANAJEMEN

PENGETAHUAN DI RUMAH SAKIT
DR. Edi Hamdi, S.T., M.Sc.

Dibuat oleh :
Kelompok 4

Ega Bonar Bastari 20200103020

Rufyan E. Sofyan 20200103025

Khoirunnisak  20200103046

Stephen Ferdinand 20200103109

PROGRAM STUDI MAGISTER

MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS ESA UNGGUL 
2020

1. Pendahuluan (Latar belakang & Masalah)

1. Latar Belakang
Sebagai industri jasa kesehatan, rumah sakit harus tanggap dan mampu
beradaptasi dalam menghadapi perubahan lingkungan yang sangat cepat dan
kompleks. Perubahan yang kompleks ini bisa bersumber dari internal rumah
sakit dan lingkungan eksternal rumah sakit, dimana faktor internal rumah sakit
yang mempengaruhi perubahan lingkungan adalah pengelolaan sumber daya,
pengelolaan aktivitas, dan pengelolaan secara keseluruhan. Rumah sakit
merupakan organisasi pelayanan jasa yang mempunyai kespesifikan dalam hal
sumber daya manusia (SDM), sarana prasarana dan peralatan yang digunakan.
Rumah sakit dapat dikatakan sebagai organisasi yang padat modal, padat
sumber daya manusia, padat teknologi dan ilmu pengetahuan serta padat
regulasi. Semua organisasi pasti akan berubah, baik perubahan yang bersifat
lambat maupun cepat. Akan tetapi, keengganan untuk berubah banyak
mengiringi proses perubahan organisasi, walaupun perubahan tersebut
mengarah kepada sesuatu yang baik. Keengganan untuk berubah ini tidak dapat
lepas dari ketakutan dan penolakan dari individu terhadap perubahan.Hal ini
disebabkan karena perasaan takut kehilangan zona nyaman dimana selama ini
mereka berada dan menguasai keadaan. Bergerak di bidang pelayanan Jasa
Kesehatan dengan kunjungan pasien 1000/ hari pada area rawat jalan dan
176/hari pada pasien rawat inap. Untuk mendukung proses bisnis perusahaan di
era digitali saat ini, perlu adanya system yang mampu menyediakan informasi
yang handal dan aktual. Perusahaan perlu menerapkan system yang terintegrasi
 agar dapat meningkatkan produktivitas. Lokasi ruang yang dibutuhkan terkait
penyimpanyan arsip rekam medis pasien selalu meningkat setiap harinya, hal ini
tentu menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat
strategi perusahaan dalam mengantisipasi hal tersebut..Dalam hal ini diperlukan
sebuah system rekam medik lain, untuk menggantikan system konvensional ini,
dimana terpadu dalam memproses pelayanan pasien di lingkungan internal
Rumah Sakit.Dengan adanya system tersebut, perusahaan mampu menekan
dan melakukan efisiensi waktu proses pelayanan yang dihabiskan selama
proses bisnis. E-Medical Record merupakan solusi yang tepat untuk
meningkatkan produktifitas, mendapatkan informasi secara aktual (real-time) dan
kecepatan dalam mendapatkan data rekam medis pada proses pelayanan.
Namun untuk menerapkan sebuah system yang terdigitalisasi,perlu biaya yang
cukup tinggi, SDM yang mumpuni dalam mengoperasikan, SDM yang
berkomitmen dalam menjalankan visi perubahan dan tidak dipungkiri resiko yang
sangat besar sehingga harus benar-benar dipersiapkan dengan sangat matang.

b. Masalah
Berdasarkan penggolongan orang yang bekerja di RS, kita dapat membedakan
menjadi dua kelompok besar :
1. Struktural
Orang-orang yang bekerja di sisi manajerial RS baik direktur, wakil direktur
pelayanan medis, wakil direktur penunjang medis, wakil direktur keuangan dan
SDM, manajer marketing, manajer business development, dll. Secara prinsip,
pejabat struktural tidak akan secara langsung berhubungan dalam pelayanan
pasien.
2. Fungsional 
Orang yang bekerja dan secara langsung berhubungan dalam pelayanan
terhadap pasien, seperti dokter, perawat, bidan, fisioterapis dll.
Karena tingkat kompleksitas di RS, manajemen pengetahuan menjadi sangat
krusial karena struktural perlu memastikan tingkat profitabilitas untuk
memastikan keberlangsungan operasional RS, sementara fungsional perlu tetap
memastikan kesehatan dan keselamatan pasien menjadi yang terutama. Di sisi
fungsional, perawatan pasien saat ini masih sangatlah bergantung pada
pengetahuan yang dimiliki oleh tenaga medis yang membuat variasi dari
tatalaksana masing-masing tenaga medis bisa sangat berbeda (tacit knowledge),
manajemen pengetahuan disini dapat membandingkan hasil dari terapi yang
berbeda untuk kasus yang serupa (clinical trial). Dengan adanya manajemen
pengetahuan diharapkan terjadi sistem pembelajaran sehingga terjadi perbaikan
dalam kualitas kesehatan dan juga secara profit (Wu and Hu 977). Sehingga bisa
dilihat adanya gap antara tujuan dari struktural, fungsional dan antara fungsional
itu sendiri, disinilah menjadi penting untuk mengelola pengetahuan di dalam
RS.Sisi lain yang tidak kalah pentingnya adalah ketersediaan obat-obatan dan
juga peralatan habis pakai yang digunakan untuk kebutuhan diagnostik
(laboratorium dan radiologi) serta terapeutik (benang jahit, jarum suntik, dll) yang
selalu wajib tersedia di rumah sakit karena sifat penggunaannya mendadak dan
tidak dapat diprediksikan. Permasalahan yang sering dari barang-barang ini
adalah masing-masing memiliki tanggal kadaluarsa sehingga stoknya harus
tetap dipertahankan tetapi tidak boleh terlalu banyak sehingga terbuang karena
kadaluarsa. Selama ini, masing-masing departemen melakukan stok opname
secara sendiri-sendiri dan membuat permohonan ke pihak purchasing secara
terpisah-pisah sehingga sering terjadi kekurangan (data permintaan hilang) atau
kelebihan (data permintaan yang sama diminta oleh dua orang yang berbeda).
Dengan adanya integrasi dari data penggunaan oleh pasien dalam bentuk rekam
medis elektronik / electronic medical record (EMR), tentu diharapkan ini menjadi
sistem manajemen pengetahuan yang bisa menjawab permasalahan dari setiap
pihak yang terlibat dalam kegiatan di RS.
 Salah satu hambatan dalam manajemen pengetahuan adalah budaya dan
motivasi untuk membagikan pengetahuannya (tacit) agar bisa menjadi sesuatu
yang tertulis (explicit) (KA 404). Dalam dunia kesehatan, hal ini menjadi suatu hal
yang sangat krusial karena banyak dari petugas kesehatan yang merasa takut
kehilangan pengakuan setelah pengetahuan yang dimilikinya dibuat menjadi
pengetahuan explicit (Shahmoradi et al. 555). Oleh karena itu, harus ada
kebijakan yang memastikan kepada petugas medis bahwa tujuan dari
membagikan pengetahuan adalah untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan
standar yang diberikan. Selain itu, perlu diterapkan sistem insentif bagi para
petugas kesehatan untuk membagikan pengetahuannya. Hal ini disebabkan
karena waktu merupakan faktor yang sangat penting bagi petugas kesehatan
(Karamitri et al.). Dengan membangun budaya untuk berbagi pengetahuan, akan
membuat semua untuk belajar untuk mengetahui lebih banyak dan membagikan
lebih banyak juga. Hal ini sangatlah baik untuk meruntuhkan jarak antara satu
spesialistik dengan spesialistik yang lain.

2. Metode 
a. Siklus Bukowitz & William

Tool Knowledge management yang dapat di gunakan, menurut bukowitz and

William klasifikasi teknologi KM terdiri dari :
 

Kerangka kerja (framework) knowledge management cycle model Bukowitz dan

Williams salah satunya adalah teknologi informasi, dimana dengan dukungan
teknologi informasi Electronic Medical Record (EMR) dapat dibuat.

b. Alat dan Teknis

Dalam memakai system EMR, suatu rumah sakit harus membutuhkan : 

1. Perangkat Keras        

a. Perangkat input

1. Keyboard
2. Mouse
 3. Barcode Reader
4. Server

b. Perangkat proses

1. Prosesor
2. Memori
3. Hardisk

c) Perangkat output

Setelah memiliki perangkat keras dari input dan proses, maka pasti memerlukan
output sebagai tampilan dihasilkan dari hasil data yang telah diinput. Perangkat
output berupa:

1. Monitor
2. Printer
3. Server tool and data

 2.Perangkat lunak

a. Perangkat lunak sistem

1. Sistem operasi
2. Sistem Open Source
3. Server platform

b. Perangkat lunak aplikasi

TEKNIS

Dari tool knowledge management Bukowitz dan Williams menjelasakan proses

kerja dalam organisasi bagaimana cara menyebarluaskan pengetahuan secara
baik dan benar, memelihara pengetahuan, serta menghasilkan pengetahuan
yang sudah ada. Siklus ini dapat di jalankan pada sebuah organisasi/perusahaan
seperti rumah sakit, dengan mendeskripsikan dari masing-masing alur siklus
manajemen pengetahuan.

a. Get
Mencari informasi dari masing-masing para karyawan dengan membentuk FGD
(Forum Group Discussion) dan mengumpulkan ide-ide yang berupa inovasi
untuk perkembangan rumah sakit. Dari pengumpulan ide-ide yang berupa
pengetahuan dari karyawan yang memiliki karakter berbeda, kemudian
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah untuk dijadikan inovasi baru
untuk memajukan kualitas pelayanan rumah sakit.

b. Use
Bagaimana caranya menggunakan dan mengembangkan sistem informasi dan
teknologi informasi saat ini untuk menciptakan inovasi dengan membuat rekam
medik berbasis komputer atau disebut Elektronic Medical Record (EMR) di
rumah sakit untuk mencatat semua data medis, demografis serta setiap event
 dalam manajemen pasien di rumah sakit. Rekam medis berbasis komputer akan
menghimpun berbagai data klinis pasien baik yang berasal dari hasil
pemeriksaan perawat, dokter dan tenaga kesehatan lain termasuk digitasi dari
alat diagnosis (EKG, radiologi, dll), konversi hasil pemeriksaan laboratorium.

c. Learn
Bagaimana rumah sakit dapat belajar dari pengalaman, baik dari kesuksesan
maupun dari kegagalan untuk menciptakan sebuah inovasi dalam sebuah
persaingan antar rumah sakit saat ini. kemudian diadakan sosialisasi kembali
kepada karyawan lainnya agar ilmu yang didapat bisa diaplikasikan oleh seluruh
karyawan rumah sakit sesuai dengan bidang kerjanya.

d. Contribute
Dari hasil belajar pengalaman yang pernah dijalani seperti pelatihan dan
seminar, maka kesuksesan dan kegagalan tersebut dapat di sharingkan seluruh
rekan kerja dalam rumah sakit, bagaimana cara-cara mengatasi permasalahan
atau cara untuk mengembangkan inovasi rumah sakit yang berkelanjutan di
tengah-tengah persaingan antar rumah sakit saat ini.

e. Assess
Monitoring dan evaluasi dari masing-masing karyawan itu sendiri seperti
hubungan antar unit yang saling berkepentingan dalam menciptakan nilai
tambah bagi kualitas pekayanan terhadap pasien, kerja sama antar rumah sakit
dalam menciptakan Benchmarking dan hubungan baik dalam pertukaran
indormasi Kesehatan,

f. Build & sustain

Untuk memberikan keyakinan bahwa modal intelektual yang dimiliki rumah sakit
di masa mendatang membuat organisasi rumah sakit tetap bertahan dan tetap
exis serta dapat bersaing di masa mendatang.

g. Divest
Hasil dari ide-ide karyawan yang mempunyai manfaat untuk perkembangan
rumah sakit akan dipakai oleh rumah sakit sementara pengetahuan atau ide para
karyawan yang tidak terpakai lagi atau tidak bernilai tidak akan digunakan oleh
rumah sakit. Setelah dari beberapa pengetahuan yang disosialisasikan kepada
karyawan kemudian di saring dan akhirnya pengetahuan yang tidak dipakai
kemudian dibuang. 

Berikut merupakan komponen EMR :

1. Pemasukan data, meliputi: pengambilan data , input data, pencegahan

error, data entry oleh dokter.
2. Tampilan data , meliputi: lowsheet data pasien, Ringkasan dan abstrak,
tampilan dinamik.
3. Sistem kueri dan surveilans, meliputi pelayanan klinik, penelitian klinik,
studi retrospektif dan administrasi.

c. Biaya dan Waktu

Untuk biaya estimasi biaya pembuatan EMR dibutuhkan biaya sekitar 1, 1M,
dimana 1,1 M terdiri dari perangkat lunak 700 jt dan 400 jt di perangkat keras.  
 Waktu untuk pembuatan EMR dari mulai teknis pemasangan perangkat keras,
input data lama dan baru pasien , instalasi software dan pengaplikasian terhadap
pengguna membutuhkan waktu kurang lebih 1 tahun.

3. Hasil 

Rekam medis seorang pasien akan berisi 2 hal penting yaitu :

1. Dokumentasi data pasien tentang keadaan penyakit sekarang maupun waktu

yang lampau.
2. Dokumentasi tertulis tentang tindakan pengobatan yang sudah, sedang dan akan
dilakukan oleh dokter sebagai tenaga kesehatan profesional.

Berdasarkan kedua kondisi penting diatas, maka secara umum informasi yang
tercantum dalam rekam medis seorang pasien harus mengandung 3 unsur, masing-
masing adalah :
1. Siapa (Who) dan Siapa (Who)
2. Apa (What), Kapan (When), Kenapa (Why) dan Bagaimana (How)
3. Hasil atau dampak (Outcome) 

ada tiga manfaat yang dapat diperoleh, yaitu :

1. Manfaat Umum
2. Manfaat Operasional

Paling tidak ada empat faktor operasional yang akan dirasakan, yaitu :
2.1. Kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi.
2.2. Akurasi data,
2.3. Efisiensi
2.4. Kemudahan pelaporan.

Manfaat Organisasi

Bagaimana pihak rekam medik menyikapi peraturan yang sudah mulai berlaku
sedangkan untuk memakai teknologi memerlukan biaya yang sangat besar. Hal ini
harus disikapi dengan bagaimana cara memilih teknologi yang tepat dalam penerapan
rekam medik elektronik. Oleh karena itu teknologi yang dipakai harus memiliki output
seperti di bawah ini yaitu :

 Rekam medik harus Aman, 

 Rekam medik harus Informatif
 Rekam Medik harus Efektif dan Efisien
 Rekam Medik harus mempunyai Mutu, 

Unsur atau persyaratan yang harus dipenuhi ketika akan melakukan peralihan dari
rekam medik manual ke rekam medik elektronik, yaitu :

 Privacy atau confidentiality

 Integrity
 Authentication
  Availability
 Access control
 Non-repudiation

Hak Akses.

Pemegang Hak Akses EMR :

1. Dokter.
2. Perawat.
3. Bidan.
4. Gizi
5. Farmasi.
6. Petugas Rekam Medis.
7. Rehab Medik / Fisiotherapy
8. Laboratorium
9. Radiology

Evaluasi :

Hasil Evaluasi ERM Berdasarkan Aspek Human (Pengguna)

1. Penggunaan Sistem 
2. Kepuasan Pengguna 

Hasil Evaluasi ERM Berdasarkan Aspek Organization (Organisasi)

1. Struktur 
2. Lingkungan Lingkungan  

Hasil Evaluasi ERM Berdasarkan Aspek Technology (Teknologi)

1. Kualitas Sistem 
2. Kualitas Informasi 
3. Kualitas Layanan 

Tampilan system EMR di salah satu Rumah Sakit.

  

4. Daftar Pustaka 
KA, Al-Busaidi. “Knowledge workers’ perceptions of potential benefits and challenges of

inter-organizational knowledge sharing systems: a Delphi study in the health sector.”

Knowledge Management Research & Practice, vol. 12, no. 4, 2013, pp. 398 - 408.

Karamitri, I., et al. “Knowledge management practices in healthcare settings: a

systematic review.” The International journal of health planning and management., 2015.

Shahmoradi, Leila, et al. “Knowledge Management Implementation and the Tools

Utilized in Healthcare for Evidence-Based Decision Making: A Systematic Review.”

Ethiop J Health Sci., vol. 27, no. 5, 2017, pp. 541 - 558.

https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC5615016/. Accessed 20 10 2020.

Wu, Ing-Long, and Ya-Ping Hu. “Examining Knowledge Management Enabled

Performance for Hospital Professionals: A Dynamic Capability View and the Mediating

Role of Process Capability.” Journal of the Association for Information Systems, vol. 13,

no. 12, 2012, pp. 976 - 999.

https://pdfs.semanticscholar.org/2cb2/e4c2cb55910f54c6786b898fbb9e7123b667.pdf?

_ga=2.16497663.893315592.1603161393-135755336.1601104583. Accessed 20 10

2020.