1771

PEMERINTAH KOTA PONTIANAK

INFORMASI JABATAN

5. PENGELOLA KEPEGAWAIAN

1. Nama Jabatan : PENGELOLA KEPEGAWAIAN/

PELAKSANA/FUNGSIONAL UMUM
2. Kode Jabatan : -
3. Unit Kerja
Eselon II : DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Eselon III : SEKRETARIAT DINAS
Eselon IV : SUB BAGIAN UMUM DAN APARATUR
:
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi

SEKRETARIS DINAS

KEPALA SUB BAGIAN

UMUM DAN
ANALIS APARATUR
KEPEGAWAIAN

PENGOLAH DATA
PENGELOLA PRANATA PENYUSUN KEBIJAKAN BARANG
PENGADMINISTRASI KEPEGAWAIAN KEARSIPAN KEBUTUHAN BARANG
UMUM (PENGURUS
INVENTARIS BARANG)
(PENYIMPAN BARANG)

PENGELOLA DATA PETUGAS

ANALIS SUMBER DAYA PRAMU KEBERSIHAN KEAMANAN PENGEMUDI
MANUSIA APARATUR
5. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan
laporan di bidang kepegawaian dengan cara menyusun program, mengendalikan dan
mengkoordinasikan serta memeriksa dan mengevaluasi sesuai prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar pelaksanaan pekerjaan dapatberjalan sesuai dengan yang diinginkan

6. Uraian Tugas :
a. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan administrasi
kepegawaian sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam
pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik.
Tahapan :
1.1 Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan
administrasi kepegawaian dari Kepala Sub Bagian Umum dan Aparatur/Pengawas
1.2 Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan
pengelolaan administrasi kepegawaian
1.3 Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan
administrasi kepegawaian
1.4 Menyerahkan konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan
administrasi kepegawaian kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Aparatur
/Pengawas untuk diverifikasi dan divalidasi

b. Memantau pengelolaan administrasi kepegawaian sesuai dengan bidang tugasnya, agar

dalam pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal.
Tahapan :
2.1 Menyusun jadwal kegiatan pemantauan pengelolaan administrasi kepegawaian
2.2 Memantau pengelolaan administrasi kepegawaian sesuai jadwal kegiatan
2.3 Mencatat hasil pemantauan pengelolaan administrasi kepegawaian

c. Memproses bahan usulan Kartu Isteri (KARIS), Kartu Suami (KARSU) dan Kartu Pegawai
(KARPEG) sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai wujud pelayanan
prima.
Tahapan :
3.1 Menyiapkan usul dan persyaratan kelengkapan untuk memperoleh KARIS, KARSU
dan KARPEG
3.2 Meneliti kelengkapan persyaratan usulan pembuatan KARIS, KARSU dan KARPEG
3.3 Mengetik surat usulan pembuatan KARIS, KARSU dan KARPEG
3.4 Mengetik surat pengantar usulan pembuatan KARIS, KARSU dan KARPEG
3.5 Menyerahkan berkas kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi
3.6 Menyerahkan berkas kepada Sekretaris Dinas /Administrator dan Kepala Dinas /
Pimpinan Tinggi Pratama untuk divalidasi
3.7 Menyampaikan usulan KARIS, KARSU dan KARPEG kepada Badan Kepegawaian
dan Pengembangan SDM

d. Memproses bahan usulan Tabungan Perumahan (TAPERUM), Tabungan dan Asuransi

Pensiun (TASPEN) dan Asuransi Kesehatan (ASKES) sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku sebagai wujud pelayanan prima.
Tahapan :
4.1 Mengambil blangko dan persyaratan ke PT. ASKES/PT. TASPEN untuk disampaikan
kepada Pegawai Aparatur Sipil Negara yang belum memiliki kartu
4.2 Mengumpulkan blangko yang telah diisi
4.3 Meneliti data yang mengajukan permohonan yang sudah diisi untuk diteliti
kebenaran pengisiannya
4.4 Menyusun berkas masing-masing pegawai yang mengusulkan
 4.5 Mengetik surat usulan pembuatan TAPERUM, TASPEN dan ASKES
4.6 Mengetik surat pengantar usulan pembuatan TAPERUM, TASPEN dan ASKES
4.7 Menyerahkan berkas kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi
4.8 Menyerahkan berkas kepada Sekretaris Dinas /Administrator dan Kepala Dinas /
Pimpinan Tinggi Pratama untuk divalidasi
4.9 Menyampaikan usulan TAPERUM, TASPEN dan ASKES kepada PT. TASPEN dan PT.
ASKES

e. Memproses bahan usulan pensiun dan pemberhentian Pegawai Aparatur Sipil Negara
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai wujud pelayanan prima.
Tahapan :
5.1 Membuat buku penjagaan calon pensiun
5.2 Membuat data nominatif calon pensiun
5.3 Menyampaikan data nominatif calon pensiun kepada Dinas Kepegawaian Daerah
5.4 Menyampaikan Dokumen Pengajuan Calon Pensiun (DPCP) kepada Pegawai
Aparatur Sipil Negara calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan
untuk pensiun
5.5 Meneliti kelengkapan persyaratan calon pensiun
5.6 Mengetik surat pengantar pengiriman kelengkapan data Pegawai Aparatur Sipil
Negara calon pensiun
5.7 Menyerahkan berkas kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi
5.8 Menyerahkan berkas kepada Sekretaris Dinas /Administrator dan Kepala Dinas
/Pimpinan Tinggi Pratama untuk divalidasi
5.9 Menyampaikan usulan pensiun dan pemberhentian Pegawai Aparatur Sipil Negara
kepada Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM

f. Memproses bahan usulan ijin cuti sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
guna pemenuhan hak Pegawai Aparatur Sipil Negara.
Tahapan :
6.1 Menerima dan menelaah surat usulan ijin cuti dari yang bersangkutan
6.2 Mengetik formulir usulan ijin cuti pegawai
6.3 Menyerahkan formulir usulan ijin cuti pegawai kepada yang bersangkutan untuk
divalidasi
6.4 Menyerahkan formulir usulan ijin cuti pegawai kepada atasan langsung yang
bersangkutan untuk divalidasi
6.5 Mengetik surat pengantar usulan ijin cuti pegawai
6.6 Menyerahkan berkas kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi
6.7 Menyerahkan berkas kepada Sekretaris Dinas /Administrator dan Kepala Dinas
/Pimpinan Tinggi Pratama untuk divalidasi
6.8 Menyampaikan usulan ijin cuti pegawai kepada Badan Kepegawaian dan
Pengembangan SDM

g. Memproses bahan usulan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai wujud pelayanan prima.
Tahapan :
7.1 Membuat buku penjagaan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala
7.2 Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat Kenaikan Pangkat dan
Kenaikan Gaji Berkala
7.3 Mengetik surat usulan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala
7.4 Mengetik surat pengantar usulan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala
7.5 Menyerahkan berkas kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi
7.6 Menyerahkan berkas kepada Sekretaris Dinas /Administrator dan Kepala Dinas
/Pimpinan Tinggi Pratama untuk divalidasi
7.7 Menyampaikan usulan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala kepada
Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM
i. Menyiapkan bahan pemberian sanksi Pegawai Aparatur Sipil Negara yang melanggar
Peraturan Disiplin Pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk peningkatan
disiplin Pegawai Aparatur Sipil Negara.
Tahapan :
8.1 Mengetik surat pemanggilan yang bersangkutan
8.2 Menyerahkan surat pemanggilan kepada Kasubbag Umum dan
Aparatur/Pengawas untuk diverifikasi dan divalidasi
8.3 Mengumpulkan berkas kelengkapan pelanggaran sanksi disiplin yang
bersangkutan dari atasan langsung
8.4 Menyiapkan bahan dan ruangan guna proses pemberian sanksi disiplin
8.5 Mengetik surat penjatuhan hukuman disiplin yang bersangkutan
8.6 Mengetik surat pengantar pelanggaran disiplin Pegawai Aparatur Sipil Negara
8.7 Menyerahkan berkas kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi
8.8 Menyerahkan berkas kepada Sekretaris Dinas /Administrator dan Kepala Dinas
/Pimpinan Tinggi Pratama untuk divalidasi
8.9 Menyampaikan berkas pelanggaran disiplin untuk ditindaklanjuti ke tingkat
hukuman disiplin selanjutnya kepada Badan Kepegawaian dan Pengembangan
SDM

j. Memproses pengajuan usulan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P) dan inventarisasi

penyampaian Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai wujud peningkatan kinerja Pegawai Negeri
Sipil.
Tahapan :
9.1 Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas.
9.2 Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kasubbag Umum dan
Aparatur/Pengawas
9.3 Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kasubbag Umum dan
Aparatur/Pengawas
9.4 Menyerahkan daftar usulan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P) dan inventarisasi
penyampaian Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) kepada
atasan langsung yang bersangkutan untuk divalidasi
9.5 Mengetik surat pengantar usulan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P) dan
9.6 inventarisasi penyampaian Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara
(LHKPN)
9.7 Menyerahkan berkas kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi
9.8 Menyerahkan berkas kepada Sekretaris Dinas /Administrator dan Kepala Dinas
/Pimpinan Tinggi Pratama untuk divalidasi
Menyampaikan usulan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P) dan inventarisasi
penyampaian Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) kepada
Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM

k. Menyusun laporan secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai bahan penyusunan program berikutnya.
Tahapan :
10.1 Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas.
10.2 Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Kasubbag Umum dan
Aparatur/Pengawas
10.3 Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Kasubbag Umum dan
Aparatur/Pengawas
 l. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun
lisan.
Tahapan :
11.1 Menerima disposisi perintah pelaksanaan tugas dari Kasubbag Umum dan
Aparatur/Pengawas
11.2 Mempelajari tugas yang diberikan
11.3 Menjalankan tugas yang diberikan
11.4 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Dokumen Pelaksanaan Anggaran tahun Pengetikan konsep program kerja Sub Bagian
yang sudah berjalan, Visi dan Misi Kepala Umum dan Aparatur
Daerah, Rancangan awal Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah,
program lokalitas Satuan Kerja Perangkat
Daearah, Dokumen Rencana Kerja
Tahunan Sub Bagian Umum dan Aparatur

2 Data administrasi kepegawaian Pemantauan pengelolaan data administrasi

kepegawaian

3 Data isteri, suami dan data Pegawai Pengusulan Kartu Isteri, Kartu Suami dan
Aparatur Sipil Negara yang mengusulkan Kartu Pegawai
Kartu Pegawai

4 Data Pegawai Aparatur Sipil Negara yang Pengusulan Tabungan Perumahan, Tabungan
mengusulkan Asuransi dan Pensiun dan Asuransi
Kesehatan

5 Data Pegawai Aparatur Sipil Negara yang Pengusulan pensiun dan pemberhentian
mengusulkan Pegawai Aparatur Sipil Negara

6 Surat permohonan ijin cuti dari yang Pengusulan ijin cuti Pegawai Aparatur Sipil
bersangkutan Negara

7 Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala Pengusulan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan
sebelumnya, Surat keputusan Kenaikan Gaji Berkala Pegawai Aparatur Sipil Negara
Pangkat sebelumnya, Surat
pemberitahuan Kenaikan Pangkat dari
Dinas Kepegawaian Daerah

8 Laporan pelanggaran disiplin Persiapan bahan pemberian sanksi Pegawai

Aparatur Sipil Negara

9 LP2P dan LHKPN dari yang bersangkutan Pengusulan LP2P dan LHKPN Pegawai
Aparatur Sipil Negara

10 Hasil kegiatan Pengelola Administrasi Penyusunan laporan kegiatan Pengelola

Kepegawaian/Pelaksana/Fungsional Administrasi
Umum Kepegawaian/Pelaksana/Fungsional Umum

11 Perintah Pimpinan (Kasubbag Umum dan Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya

Aparatur/Pengawas)
8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

1 Undang-Undang tentang Pemerintah Mengetik konsep program kerja Sub Bagian

Daerah, Undang-Undang tentang Umum dan Aparatur
perimbangan keuangan antara Pemerintah
Pusat dan Pemerintah Daerah, Petunjuk
Teknis dan Petunjuk Pelaksanaan lainnya

2 Standar Operasional Prosedur Sub Bagian Memantau pengelolaan administrasi

Umum dan Aparatur kepegawaian

3 Peraturan tentang Pokok-Pokok Mengusulkan Kartu Isteri, Kartu Suami dan

Kepegawaian, Petunjuk Teknis dan Kartu Pegawai
Petunjuk Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

4 Peraturan tentang Pokok-Pokok Mengusulkan Tabungan Perumahan,

Kepegawaian, Petunjuk Teknis dan Tabungan Asuransi dan Pensiun dan
Petunjuk Pelaksanaan lainnya, Standar Asuransi Kesehatan
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

5 Peraturan tentang Pokok-Pokok Mengusulkan pensiun dan pemberhentian

Kepegawaian, Petunjuk Teknis dan Pegawai Aparatur Sipil Negara
Petunjuk Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

6 Peraturan tentang Pokok-Pokok Mengusulkan ijin cuti Pegawai Aparatur Sipil

Kepegawaian, Petunjuk Teknis dan Negara
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

7 Peraturan tentang Pokok-Pokok Mengusulkan Kenaikan Pangkat dan

Kepegawaian, Petunjuk Teknis dan Kenaikan Gaji Berkala Pegawai Aparatur Sipil
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar Negara
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

8 Peraturan tentang Disiplin Pegawai, Menyiapkan bahan pemberian sanksi

Petunjuk Teknis dan Petunjuk Pegawai Aparatur Sipil Negara
Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

9 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Melaporkan pelaksanaan kegiatan Pengelola

Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Administrasi
Kota Pontianak, Petunjuk Teknis dan Kepegawaian/Pelaksana/Fungsional Umum
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya

10 Peraturan tentang Pokok-Pokok Mengusulkan LP2P dan LHKPN Pegawai

Kepegawaian, Petunjuk Teknis dan Aparatur Sipil Negara
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

11 Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

12 Alat Tulis Kantor dan Perangkat IT Penunjang pelaksanaan tugas

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Program kerja Sub Bagian Umum dan Aparatur Dokumen

2 Hasil penelitian pengelolaan administrasi kepegawaian Dokumen

3 Kartu Isteri, Kartu Suami dan Kartu Pegawai Dokumen

4 Tabungan Perumahan, Tabungan Asuransi dan Pensiun Dokumen

dan Asuransi Kesehatan

5 Surat Keputusan Pensiun dan Pemberhentian Pegawai

Dokumen
Aparatur Sipil Negara

6 Surat Cuti Dokumen

7 Surat Keputusan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji

Dokumen
Berkala

8 Tambahan penghasilan pegawai Dokumen

9 LP2P dan LHKPN Dokumen

10 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pengelola Administrasi Dokumen

Kepegawaian

11 Tugas kedinasan lainnya Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Bertanggung jawab terhadap usulan pembuatan Kartu Isteri (KARIS), Kartu Suami
(KARSU), Kartu Pegawai (KARPEG), Kenaikan Gaji Berkala, Kenaikan Pangkat, Tabungan
Asuransi dan Pensiun, Asuransi Kesehatan, ijin cuti, serta usulan pensiun Pegawai
Aparatur Sipil Negara tepat waktu
b. Bertanggung jawab terhadap kebenaran, ketepatan dan kecepatan pelaksanaan tugas
Pengelola Administrasi Kepegawaian/Pelaksana/Fungsional Umum
c. Bertanggung jawab terhadap kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi Pengelola
Administrasi Kepegawaian/Pelaksana/Fungsional Umum

11. Wewenang :
a. Menentukan prioritas pekerjaan
b. Mengelola administrasi kepegawaian
c. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Kasubbag Umum dan Aparatur/pengawas
d. Membuat laporan pelaksanaan tugas
12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1 Sekretaris Dinas Sekretariat Dinas Pendidikan Menerima instruksi,

/Administrator dan Kebudayaan Kota konsultasi, melaporkan
Pontianak

2 Kasubbag Umum dan Sekretariat Dinas Pendidikan Menerima instruksi,

Aparatur/Pengawas dan Kebudayaan Kota konsultasi, melaporkan
Pontianak

3 Staf/Pelaksana/Fungsional Sub Bagian Umum dan Koordinasi/Kerjasama

Umum Aparatur Sekretariat Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan
Kota Pontianak

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor

1 Tempat kerja Dalam ruangan

2 Suhu Dingin

3 Udara Sejuk

4 Keadaan ruangan Cukup

5 Letak Datar

6 Penerangan Terang

7 Suara Tenang

8 Keadaan tempat kerja Bersih dan Tertata Rapi

9 Getaran Tidak Ada getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik/Mental Penyebab

1 Tidak Ada Tidak Ada

2 Tidak Ada Tidak Ada

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Diutamakan : Pengatur (II/c)

b. Pendidikan : D.3 Administrasi Perkantoran / Manajemen Perkantoran /

Administrasi Bisnis / Administrasi Negara / Manajemen
Perusahaan / Manajemen Administrasi / Sekretaris /
Kesekretariatan
 c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis : o Diklat Teknis Disiplin Pegawai Negeri Sipil
o Diklat Tata Naskah Dinas
o Diklat Disiplin Pegawai Negeri Sipil
o Diklat Manajemen Kearsipan
o Diklat Manajemen Kepegawaian
o Diklat Teknis Penyusunan Laporan

d. Pengalaman Kerja : -

e. Pengetahuan Kerja : 1) Menguasai teknis administrasi perkantoran

2) Menguasai teknis pengusulan administrasi
kepegawaian

f. Keterampilan Kerja : 1) Mampu membuat usulan administrasi kepegawaian

2) Menguasai Informasi dan Teknologi

g. Bakat Kerja :
1) G (Intelegensi)
2) F (Kecekatan Jari)

h. Temperamen Kerja :
1) R (Repetitive, Continously)

i. Minat Kerja :
1) Konvensional
2) Kewirausahaan
3) Realistik

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Bekerja dengan jari

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : -
3) Tinggi Dinas : Normal
4) Berat Dinas : Normal
5) Postur Dinas : Normal
6) Penampilan : Rapi

l. Fungsi Pekerjaan :
1) D3 (Menyusun Data)
2) O8 (Menerima Instruksi)

16. Prestasi Kerja yang diharapkan :

 Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian
No Satuan Hasil
(Dalam 1 Tahun) (Menit)

1 Dokumen 3 300

2 Dokumen 48 60

3 Dokumen 300 30

4 Dokumen 120 30

5 Dokumen 300 30

6 Dokumen 480 20

7 Dokumen 1800 30

8 Dokumen 15 30

9 Dokumen 120 15

10 Dokumen 12 60

11 Kegiatan 30 60

17. Butir Informasi Lain :

..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................

........ Pontianak, 2017

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(JOKO SULIANTO, S.Pd., M.Pd) (LAU ZUBAIDAH)

Penata Penata Muda Tk.I
NIP. 19700711 200212 1 003 NIP. 19600903 198203 2 010