Modul Sop

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar
Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 1

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................2

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................4
A. Tujuan Umum ................................................................................................ 5
B. Tujuan Khusus ............................................................................................... 5
BAB II Kompetensi untuk melaksanakan tahapan Persiapan Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang meliputi kegiatan
Sosialisasi dan pembentukan Tim Penyusun SOP AP ....................................6
A.Pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai elemen kompetens ............... 7
1. Pengertian/ definisi SOP secara umum dan SOP Administrasi
Pemerintahan;............................................................................................ 7
2. Regulasi/ Peraturan Perundang-undangan yang mengatur tentang SOP
Administrasi Pemerintahan ....................................................................... 8
3. Berbagai macam bentuk dan pemanfaatan SOP ....................................... 8
4. Karakteristik Standar Operasional Prosedur (SOP) .................................... 9
5. Pemanfaatan Standar Operasional Prosedur (SOP) .................................. 9
6. Peran penting Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Organisasi ..... 10
7. Keuntungan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) ................... 11
8. Kebijakan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan ............................................................................................ 12
B. Keterampilan yang diperlukan dalam mencapai elemen kompetensi ............ 17
C. Sikap Kerja Dalam mencapai elemen kompetensi ......................................... 18
BAB III Kompetensi untuk melaksanakan tahapan penilaian kebutuhan dan
pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan ...............................................................................................19
A.Pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai elemen kompetensi ............ 20
1. Pengertian / definisi penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan ......................................................... 20
2. Tujuan Penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan..................................................................... 20

3. Langkah-langkah Penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan ..................................................................... 22
4. Langkah-langkah Pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan ....................................................................... 25
B. Keterampilan yang diperlukan dalam mencapai elemen kompetensi
Melakukan penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan.......................................................................... 33
C. Sikap Kerja Dalam mencapai elemen kompetensi ....................................... 33
BAB IV Kompetensi untuk melaksanakan tahapan Penyusunan Rancangan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan ................................35
A.Pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai elemen kompetensi ............ 36
1. Jenis dan Format SOP AP sesuai Regulasi yang harus dipedomani ........ 36
2. Dokumentasi dan tata cara pengisian komponen dalam SOP AP ............ 41
3. Simbol-simbol yang digunakan dalam SOP AP ........................................ 47
4. Tatacara penyusunan/ penulisan SOP AP yang benar ............................. 48
B. Keterampilan yang diperlukan dalam mencapai elemen kompetensi ............ 50
C. Sikap Kerja Dalam mencapai elemen kompetensi ......................................... 50
BAB V Kompetensi untuk melaksanakan tahapan pengesahan, penerapan,
monitoring dan evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan...............................................................................................52
A.Pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai elemen kompetensi ................ 53
1. Kewenangan dan prosedur pengesahan SOP AP. ........................................ 53
2. Tujuan dan strategi penerapan SOP AP ....................................................... 53
3. Proses dan metode monitoring SOP AP ...................................................... 56
4. Evaluasi SOP AP .......................................................................................... 58
B. Keterampilan yang diperlukan dalam mencapai elemen kompetensi .............. 60
C. Sikap Kerja Dalam mencapai elemen kompetensi ........................................... 61
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................62
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN ............................................... 64
DAFTAR PENYUSUN MODUL................................................................... 65


BAB I
PENDAHULUAN
A. TUJUAN UMUM
Setelah mempelajari modul ini Peserta Pelatihan diharapkan mampu menyusun

laporan akhir penyelenggaraan pelatihan tentang Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP)
B. TUJUAN KHUSUS
Adapun tujuan memperlajari unit kompetensi melalui buku informasi Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) ini untuk memfasilitasi Peserta Pelatihan
sehingga pada akhir Pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menyiapkan bahan, data, informasi, dan konsep rencana aksi yang berkaitan
dengan persiapan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan yang meliputi kegiatan pembentukan Tim,
pembekalan Tim, penyusunan rencana aksi dan sosialisasi rencana penyusunan
SOP.
2. Mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan dan pengembangan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang akan
menghasilkan Judul Standar Operasional Prosedur (SOP) pada masing-masing
Instansi/ Unit Kerja secara lengkap dan komprehensif dan menyusun
inventarisasi Judul Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai dasar
pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP).
3. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) secara tepat dan benar baik
secara format sesuai dengan regulasi yang ada dan secara substansi telah
sesuai dengan kaidah-kaidah penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang baik dan benar.

Modul
Modul Penyusunan
Penyusunan Standar
Standar Operasional
Operasional Prosedur
Prosedur (SOP)
(SOP)
6
BAB II
KOMPETENSI UNTUK MELAKSANAKAN
TAHAPAN PERSIAPAN PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksanakan Tahapan

Persiapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
1. Pengertian/ definisi Standar Operasional Prosedur (SOP) secara umum.
a. Serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari

kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi. (EPA,
2001);
b. Suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses

harus dilaksanakan. (FEMA, 1999);
c. Serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah.

(Lingappan, 2000);
d. Suatu panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan
dan diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-
hari. (Developing, 2003)
e. Serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses

penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah (Permendagri Nomor 52
Tahun 2011 Pasal 1 Angka 1);
f. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang

dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
(Permenpan Nomor 35 Tahun 2012, Penjelasan)
g. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah

standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku (Permenpan Nomor 35 Tahun 2012, Penjelasan).

2. Regulasi/ Peraturan Perundang-undangan yang mengatur tentang Standar

Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
a. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
b. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar

Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/
Kota;
c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2011 tentang Standar

Operasional Prosedur Satuan Polisi Pamong Praja;
d. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi

Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan;
e. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 37 Tahun 2013 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah
Provinsi Jawa Tengah.
3. Berbagai Istilah dan Pemanfaatan Standar Operasional Prosedur (SOP).
a. Berbagai Istilah Standar Operasional Prosedur (SOP)
• Standard (Standing) Operating Prosedures (SOP)

Merupakan istilah yang diadopsi dari bahasa inggris. “Standard operating
procedures (SOPs) are the documented processes that a company has in
place to ensure services and/or products are delivered consistently every
time”.
• Standar Prosedur Operasi (SPO)
Merupakan terjemahan istilah SOPs yang biasa digunakan pada bidang
perkebunan
• Prosedur Operasional Standar (POS)
keagamaan
• Standar Operasional Baku
perindustrian

• Prosedur Tetap (Protap)

Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di
kalangan militer dan kepolisian)
• Istilah lain: Prosedur Kerja, Prosedur Tindakan, Prosedur Penatalaksa-

naan, Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard
Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
• Standar Operasional Prosedur (SOP)
Istilah yang biasa dipergunakan dalam dunia pendidikan dan istilah
kebijakan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan
4. Karakteristik Standar Operasional Prosedur (SOP)
a. Standar Operasional Prosedur (SOP) diartikan sebagai "suatu petunjuk

organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku"; dengan kata lain
b. Standar Operasional Prosedur (SOP) berisi petunjuk yang menjelaskan cara

yang diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas dalam
melakukan/menyelenggarakan pekerjaan mereka.
c. Secara menyeluruh satuan Standar Operasional Prosedur (SOP) akan

menggambarkan secara detail cara organisasi beroperasi (bekerja).
d. Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi tidak menggambarkan

cara melakukan pekerjaan (technical skills), tetapi menggambarkan
peraturan organisasi untuk melakukan pekerjaan (procedural guidance)
5. Pemanfaatan Standar Operasional Prosedur (SOP)
a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan

pekerjaan yang menjadi tugasnya;
b. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh

seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;

c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung

jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
d. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
e. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
f. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara

konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha
yang telah dilakukan;
g. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat

berlangsung dalam berbagai situasi;
h. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu,

waktu, dan prosedur;
i. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai

oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
j. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
k. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang

aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
l. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan

tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
m. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
n. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam

memberikan pelayanan;
o. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan

standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi
kinerja pelayanan.
6. Peran penting Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Organisasi
a. Pengembangan misi organisasi;

b. Pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan;
c. Penganturan kompleksitas peralatan teknik pelaksanaan pekerjaan;
d. Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait.
e. Metode terbaik unit organisasi dalam mengoperasionalkan/ melaksanakan

dokumen organisasi dengan peraturan, rencana, kebijakan, strategi
operasional, kerjasama dll.
f. Mempercepat dokumentasi konsep-konsep penting, teknik dan persyaratan

ke dalam format yang dapat segera digunakan oleh pegawai/ pekerja dalam
pekerjaan sehari-hari.
g. Membantu untuk menyatukan operasi unit kerja dengan pekerjaan lainnya

yang terkait dalam 1 (satu) proses kegiatan.
h. Menghindari tafsir pribadi dan one man show.
i. Memastikan bahwa organisasi memiliki proses konstan karena

memenuhi standar tertulis.
j. Menjadi acuan bagi pelaksana, karenanya harus mudah dimengerti oleh

pelaksana.
k. Dapat digunakan untuk perbaikan berkelanjutan/continuous improvement,

misalnya dengan pendekatan PDCA (Plan, Do, Check, Action)
7. Keuntungan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP)
a. Standar Operasional Prosedur (SOP) menggambarkan dan

mendokumentasikan kinerja pekerja dalam melaksanakan tugasnya
sehinggda dapat menjelaskan kinerja yang diharapkan.
b. Standar Operasional Prosedur (SOP) mengidentifikasikan tindakan dan peran

yang disepakati baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan koordinasi dan
komunikas
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) dapat berisi kerangka kerja program

pelatihan, briefing, dan latihan.

d. Proses penelitian dan pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP)

mencakup kesempatan para manajer/ pimpinan untuk membandingkan
secara langsung pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi yang diharapkan
berdasarkan peraturan.
e. Standar Operasional Prosedur (SOP) menjelaskan filosofi dan rekomendasi

praktis organisasi kepada pihak luar organisasi (komunikasi eksternal)
8. Kebijakan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
a. Pengertian
• Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis

yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh
siapa dilakukan;
• Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas

dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah;
• Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan adalah

standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
b. Tujuan
Memberikan pedoman/acuan bagi instansi pemerintah pusat dan pemerintah

daerah dalam mengidentifikasi, menyusun, mendokumentasikan,
mengembangkan, memonitor serta mengevalusi SOP Administrasi
Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsi aparatur pemerintah
c. Sasaran
1) Setiap instansi Pemerintahan sampai unit terkecil memiliki Standar

Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan masing-masing;
2) Penyempurnaan prosese penyelenggaraan pemerintahan;
3) Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
4) Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

d. Prinsip Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan
1) Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur
bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan
tugasnya;
2) Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses
pelaksanaan tugas;
3) Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras
dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
4) Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan
mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur
pencapaian keberhasilannya;
5) Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat
dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan
yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;
6) Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur- prosedur
yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna
(customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada
pengguna;
7) Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;
8) Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati,
dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau
pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum
e. Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan
1) Konsisten
2) Komitmen
3) Perbaikan berkelanjutan

4) Mengikat
5) Seluruh unsur memiliki peran penting
6) Terdokumentasi dengan baik
f. Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan melingkupi
seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk
pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi
pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan
g. Tahapan/ Siklus penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan.
Keberhasilan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan memerlukan pimpinan yang memiliki komitmen yang kuat
terhadap organisasi, berkemauan, tegas, dan menerima serta melakukan
perubahan. Pimpinan merupakan aktor inti perubahan (agent of change) yang
akan menjadi anutan bagi seluruh pegawai yang menjadi bawahannya
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan meliputi siklus sebagai berikut:
1) Persiapan;
2) Penilaian Kebutuhan SOP AP;
3) Pengembangan SOP AP;
4) Penerapan SOP AP;
5) Monitoring dan evaluasi SOP AP.

Persiapan
Penilaian
Kebutuhan SOP
Monitoring Pengembangan
Dan Evaluasi SOP
Integrasi (Penerapan)
SOP Dalam Manajemen
Gambar 1
Siklus Penyusunan SOP AP
Agar penyusunan SOP AP dapat dilakukan dengan baik, perlu dilakukan

persiapan secara rinci, sebagai berikut:
a) Membentuk Tim dan kelengkapannya
(1) Pembentukan Tim, terdiri dari:
• Tim yang melingkupi SOP AP organisasi secara keseluruhan;
• Tim yang melingkupi unit-unit kerja pada berbagai level.
Tim hendaknya diberikan kewenangan yang cukup untuk

melaksanakan tugasnya, agar dapat melakukan inovasi prosedur
sesuai dengan prinsip-prinsip penyusunan SOP AP.
Tim Penyusun SOP AP Pemerintah Daerah bertanggung jawab

terhadap keseluruhan proses penyusunan SOP AP lingkup
pemerintah Daerah. Tim ini dibentuk dan bertanggung jawab
kepada Kepala Daerah selaku Ketua Tim Reformasi Birokrasi
dengan tugas melakukan penyusunan pedoman, penyusunan
program kerja dan sosialisasi kebijakan, melaksanakan kegiatan
asistensi dan fasilitas, serta melakukan koordinasi penyusunan
SOP AP Pemerintah Daerah.

Tim Penyusun SOP AP Unit Kerja dibentuk dan bertanggung jawab

kepada pimpinan Unit Kerja masing-masing dan bertugas untuk
melakukan sosialisasi kebijakan, melaksanakan kegiatan asistensi
dan fasilitasi, melakukan koordinasi penyusunan SOP AP
satuan/unit organisasi.
Dalam pembentukan TIM, dapat melibatkan unsur internal,

independen atau gabungan dari keduanya dengan tugas tim antara
lain:
(a) melakukan identifikasi kebutuhan;
(b) mengumpulkan data;
(c) melakukan analisis prosedur;
(d) melakukan pengembangan;
(e) melakukan uji coba;
(f) melakukan sosialisasi;
(g) mengawal penerapan;
(h) memonitor dan melakukan evaluasi;
(i) melakukan penyempurnaan-penyempurnaan;
(j) menyajikan hasil-hasil pengembangan mereka kepada pimpinan.
(2) Kelengkapan Tim
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membentuk Tim:

(a) Tim harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab;
(b) Keanggotaan tim sebaiknya dibatasi, agar pengelolaan terhadap
rentang kendali (span of control) dapat dilakukan dengan baik;
(c) Tim harus dilengkapi dengan struktur yang jelas, tidak terlalu
banyak hirarki, dan lebih bersifat fungsional sehingga dapat
dibagi ke dalam sub-sub tim tertentu yang menangani aspek
prosedur tertentu;
(d) Tim sebaiknya merumuskan dahulu apa misi, tujuan, dan sasaran
tim serta berapa banyak waktu dan sumber-sumber lain yang
diperlukan untuk pengembangan SOP AP;

(e) Tugas tim meliputi aspek substansi SOP AP dan aspek

administratif.;
(f) Tim pengembangan SOP AP sangat tergantung dari sumber-
sumber apa yang dapat mereka peroleh dalam rangka
pengembangan SOP AP tersebut.
Kelengkapan Tim lainnya, meliputi:

(a) Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya, yang berisi
deskripsi mengenai uraian tugas dan kewenangan dan
mekanisme kerja tim;
(b) Fasilitas yang dibutuhkan tim, yaitu agar tim dapat bekerja
dengan baik, seperti: pembiayaan, sarana dan prasarana, dan
kebutuhan lainnya;
(c) Komitmen pimpinan untuk mendukung kerja tim;
(d) Memberikan pelatihan bagi anggota tim;
(e) Memastikan bahwa seluruh unit mengetahui upaya pimpinan
untuk melakukan perubahan terhadap prosedur.
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksana-kan Tahapan

Persiapan SOP Administrasi Pemerintahan
1. Membangun Motivasi Tim Persiapan penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
Motivasi untuk bekerja di luar tugas pokok dan fungsi dan kerjasama dalam
sebuah Tim sehingga ouput tim bisa optimal.
2. Mengkoordinasikan antar Unit Kerja.

Prosedur kegiatan yang sifatnya makro bisa melibatkan lebih dari 1 (satu) unit
kerja yang membutuhkan koordinasi untuk menjamin keterkaitan antar unit
kerja sudah terakomodir dalam SOP.
3. Menyusun rencana kegiatan.

Keterampilan untuk menyusun rencana kegiatan diperlukan untuk memastikan
bahwa tahapan penyusunan SOP sudah tepat dengan rangkaian kegiatan yang

sistematis, terpadu dan komprehensip sehingga mendapatkan output yang

maksimal.
4. Mambangun kerjasama
Keterampilan membangun kerjasama dalam sebuah Tim sangat diperlukan
karena penyusunan SOP bukan pekerjaan yang ringan dan terkait dengan
banyak pihak sehingga kerjasama mutlak diperlukan untuk menyusun SOP
secara tepat dan komprehensip.
C. SIKAP KERJA
Harus bersikap secara:
1. Berpikir konseptual, kritis dan komprehensif dalam menyikapi teori dan regulasi
yang terkait dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan.
2. Komunikatif dalam mensosialisasikan rencana penyusunan SOP Administrasi

Pemerintahan serta koordinasi dalam pembentukan Tim maupun identifikasi
judul SOP Administrasi Pemerintahan
3. Akomodatif dalam menerima saran dan masukan konstruktif dari berbagai

pihak yang terkait untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
4. Kerjasama dalam membangun Tim yang solid untuk menyusun SOP yang tepat
dan baik.
5. Cermat dalam mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan SOP Administrasi

Pemerintahan.
6. Teliti dalam mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan SOP Administrasi

Pemerintahan.


BAB III
TAHAPAN PENILAIAN KEBUTUHAN DAN
PENGEMBANGAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Elemen Kompetensi Penilaian Kebutuhan Dan

Pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
1. Pengertian dan makna penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan.
a. Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang dilakukan untuk
mengidentifikasi tingkat kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan yang akan disusun;
b. Bagi organisasi yang sudah memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk
melihat kembali SOP AP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi
perubahan-perubahan yang diperlukan;
c. Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan, maka proses ini murni
merupakan proses mengidentifikasi kebutuhan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
2. Tujuan penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan.
Penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup, jenis, dan jumlah
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang
dibutuhkan, dengan rincian sebagai berikut:

a. Ruang lingkup, berkaitan dengan bidang tugas dari prosedur-prosedur

operasional untuk distandarkan.
b. Jenis, berkaitan dengan tipe dan format Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan yang sesuai untuk diterapkan.
c. Jumlah, berkaitan dengan jumlah Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan yang dibuat sesuai dengan prioritas.
Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam ketika melakukan penilaian

kebutuhan, yaitu:
a. Lingkungan Operasional
Yang dimaksud dengan lingkungan operasional adalah lingkungan yang

harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksanakan operasinya
(tugas dan fungsinya), baik internal maupun eksternal. Beberapa hal yang
dapat membantu mengidentifikasi aspek-aspek lingkungan operasional
yang mungkin dapat mempengaruhi Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan, adalah:
1) Hubungan antara organisasi dengan berbagai organisasi terkait;
2) Hubungan organisasi dengan berbagai organisasi sejenis di daerah lain;
3) Sumberdaya manusia yang ada dalam organisasi.
b. Kebijakan Pemerintah
Yang dimaksud dengan kebijakan pemerintah adalah peraturan perundang-

undangan yang memberikan pengaruh dalam penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Peraturan-
perundang-undangan dimaksud bisa berbentuk undang-undang, peraturan
pemerintah, peraturan presiden, peraturan daerah atau bentuk peraturan
lain yang terkait dengan organisasi pemeritah.
Dalam prakteknya kebijakan-kebijakan pemerintah akan selalu berubah,

yang perubahannya akan mempengaruhi operasionalisasi suatu organisasi.
Misalnya kebijakan berkenaan dengan petunjuk teknis akan sangat
memberikan warna pada perumusan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan suatu organisasi pemerintah.

c. Kebutuhan Organisasi Dan Pemangku Kepentingan
Penilaian kebutuhan organisasi dan pemangku kepentingan (stakehodler)

berkaitan erat dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak
untuk segera distandarkan. Kebutuhan mendesak dapat terjadi karena
perubahan struktur organisasi (susunan organisasi dan tata kerja), atau
karena desakan dari stakeholders yang menginginkan perubahan terhadap
kualitas pelayanan.
Kebutuhan juga dapat terjadi karena perubahan-perubahan pada sarana dan

prasarana yang dimiliki, seperti penggunaan teknologi baru dalam proses
pelaksanaan prosedur yang menyebabkan perlu dilakukan perbaikan-
perbaikan prosedur. Hal lain yang juga terkait dengan kebutuhan organisasi
terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
adalah perkembangan teknologi.
3. Langkah-langkah penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan
a. Menyusun rencana aksi/ tindak penilaian kebutuhan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi sebuah

proses yang cukup padat dan memakan waktu yang cukup lama. Oleh
karena itu perlu disusun sebuah rencana dan target-target yang jelas, serta
pembagian tugas siapa melakukan apa. Untuk membantu menyusun
rencana aksi, dapat digunakan tabel sebagai berikut:
Tabel Rencana Tindak Tim Penyusunan Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan
Uraian Penanggung Jadwal

Output
Kegiatan Jawab

b. Melakukan penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Jika organisasi telah memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan, dan ingin melakukan penyempurnaan terhadap
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah
ada, maka proses penilaian kebutuhan dapat dimulai dengan mengevaluasi
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang
sudah ada.
Dalam sebuah organisasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan dapat dibagi ke dalam dua kelompok jenis tugas, yaitu
kelompok lini dan pendukung. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan juga dapat dikelompokkan atas dasar level unit
kerja pada instansi, mulai pada tingkatan organisasi secara keseluruhan,
unit eselon I sampai dengan unit eselon yang paling bawah IV atau V.
Atas klasifikasi tersebut, dapat dibuat matriks kebutuhan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan dalam suatu organisasi, yaitu:
Tabel ..
Identifikasi SOP AP Pada Setiap Level Satuan Kerja dan Jenis Tugas
Jenis Tugas
Level Satuan Kerja Lini Pendukung
Organisasi
Eselon I
Eselon II
Eselon III
Eselon IV
Eselon V
Klasifikasi juga dapat lebih dirinci dengan memisahkan tugas lini dan
pendukung berdasarkan siklus proses manajemen, yaitu perencanaan,
pelaksanaan, monitoring dan evaluas.
c. Membuat daftar Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan yang akan dikembangkan

Dari tahapan penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan tersebut di atas, dapat disusun daftar Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang akan
disempurnakan maupun dibuatkan yang baru. Setiap Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang masuk ke dalam daftar
disertai dengan pertimbangan dampak yang akan terjadi baik secara
internal maupun eksternal apabila Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan ini dikembangkan dan dilaksanakan. Informasi
ini akan memudahkan bagi pengambil keputusan untuk menetapkan
kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
yang akan diterapkan dalam organisasi. Untuk memudahkan pembuatan
daftar, dapat digunakan tabel sebagai berikut:
Tabel Daftar Kebutuhan Pengembangan Standar Operasional Prosedur

SOP AP yang akan dikembangkan Alasan

Satuan Kerja
Pengembangan
Bidang Prosedur
1 2 3 4
Keterangan:
Kolom 1 Nama satuan kerja tempat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan akan diterapkan
Kolom 2 Klasifikasi/pengelompokan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan pada bidang tugas/proses tertentu
(misalnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, atau
kepegawaian, keuangan, pembuatan kebijakan, dan lainnya)
Kolom 3 Nama prosedur yang akan distrandarkan yang menjadi bagian dari
bidang klasifikasi/pengelompokannya
Kolom 4 Alasan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan tersebut akan dikembangkan
d. Membuat dokumen penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur

Sebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP AP, tim harus
membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian kebutuhan SOP AP.
Dokumen memuat hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang
didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini.
4. Langkah-langkah pengembangan kebutuhan Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan.
Tahap selanjutnya setelah melakukan penilaian kebutuhan (need assessment)

adalah melakukan pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan. Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan
dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi, maka pengembangan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan tidak
merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali langsung jadi, tetapi
memerlukan riviu berulang kali sebelum akhirnya menjadi Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang valid dan reliabel yang benar-
benar menjadi acuan bagi setiap proses dalam organisasi.
Pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan, yang
secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:
a. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif;

Berdasarkan penilaian kebutuhan (need assessment) dapat ditentukan
berbagai informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Identifikasi informasi
yang akan dicari, dapat dipisahkan mana informasi yang dicari dari sumber
primer dan mana yang dicari dari sumber sekunder.
Beberapa teknik pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk
mengembangkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan, adalah:

1) Teknik curah pendapat (brainstorming);

Teknik curah pendapat, biasanya dilakukan dalam keadaan tim tidak
memiliki cukup informasi yang diperlukan dalam pengembangan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Pada organisasi
yang baru berdiri, atau organisasi yang belum memiliki Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan, kemungkinan
kondisi seperti ini dapat terjadi. Oleh karena itu teknik ini akan dapat
membantu pemahaman tim terhadap kebutuhan SOP AP yang diharapkan.
2) Teknik diskusi terfokus (focus group discussion);
Teknik focus group discussion dilakukan jika tim telah memiliki informasi
prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin lebih
mendalaminya dari orang-orang yang dianggap menguasai secara teknis
berkaitan dengan informasi tersebut. Focus group discussion akan sangat
bermanfaat dalam menemukan prosedur-prosedur yang dianggap efisien
cepat dan tepat.
3) Teknik wawancara;
Teknik wawancara dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi secara
mendalam dari seorang informan kunci, yaitu orang yang menguasai
secara teknis berkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan
distandarkan. Keberhasilan teknik ini tergantung dari instrumen yang
digunakan, pemilihan key informan (nara sumber) yang benar-benar tepat,
dan pewawancara;
4) Teknik survey;
Teknik survey dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi dari sejumlah
besar orang yang terkait dengan pelayanan melalui representasinya yang
dipilih secara acak yang kemudian disebut responden.
Teknik ini biasanya dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai
kualitas pelayanan apa yang diinginkan oleh masyarakat/pelanggan.
5) Teknik Perbandingan Kualitas (benchmark);
Teknik benchmark dilakukan jika tim memandang bahwa terdapat banyak
unit sejenis yang sudah memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan dapat dijadikan contoh untuk pengembangan

Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Dari segi

waktu teknik ini akan mempercepat proses perumusan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
6) Telaahan dokumen (review document)
Telaah dokumen dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dari
dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundangan-
perundang yang terkait dengan prosedur yang akan distandarkan
Pada langkah selanjutnya tim harus menganalisis dan menentukan alternatif
prosedur yang paling memenuhi kebutuhan organisasi dan Untuk
mempermudah melakukan Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif
dapat digunakan tabel sebagai berikut:
Tabel Identifikasi SOP AP Satuan kerja
Satuan Kerja :
Bidang Prosedur Aktivitas Prsyrt/Klkp Waktu Output
1 2 3 4 5 6
1. 1.1.
1.2.
2. 2.1.
2.2.
… …
Satuan kerja Diisi dengan nama satuan kerja dimana informasi diperoleh dan SOP
AP akan dikembangkan
Kolom 1 Klasifikasi/pengelompokan SOP AP pada bidang tugas/proses
tertentu (misalnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi, atau kepegawaian, keuangan, pembuatan kebijakan, dan
lainnya)
Kolom 2 Nama prosedur yang di-SOP AP-kan (Misalnya dalam bidang
perencanaan, nama prosedur yang akan di-SOP-kan adalah SOP
Penyusunan Renstra, dan Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan, dan

lainnya);
Kolom 3 Proses sejak dari mulai sampai dihasilkannya sebuah output untuk
setiap SOP AP (misalnya untuk SOP Penyusunan Renstra, kegiatan
akan menjabarkan proses dimulai sampai dengan dihasilkan sebuah
output yaitu dokumen Renstra);
Kolom 4, 5, 6 Diisi dengan persyaratan/kelengkapan apa yang diperlukan, waktu
yang diperlukan serta output pada setiap kegiatan yang dilakukan.
Tabel 5 dapat dibuat untuk mengidentifikasi beberapa alternatif yang diajukan oleh tim
Sebagai alternatif cara untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP AP dapat
dipergunakan cara identifikasi judul-judul SOP AP dengan melakukan analisis tugas
dan fungsi yang dimiliki organisasi sesuai dengan peraturan pembentukan organisasi
yang bersangkutan. Cara identifikasi ini dilakukan berdasarkan asumsi-asumsi
sebagai berikut:
1) Bahwa setiap organisasi pemerintah dapat dipastikan selalu memiliki peraturan
mengenai struktur organisasi dan tata kerja sebagai dasar pembagian struktur
organisasi serta pembagian tugas dan fungsi organisasinya
2) Bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah terbagi habis seiring dengan
pembagian struktur organisasi dari tingkatan tertinggi sampai dengan tingkatan
terendah
3) Bahwa setiap tugas (dan fungsi) struktur terendah dalam organisasi pemerintah
dapat dipastikan mencerminkan fungsi dari tugas dan fungsi struktur tingkat
atasnya sampai struktur yang paling tinggi. Atau dengan kata lain bahwa tugas
(dan fungsi) yang ada di dalam struktur terendah merupakan operasionalisasi
tugas (dan fungsi) seluruh tingkatan yang ada dalam struktur organisasi yang
bersangkutan.
4) Bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah tercerminkan dari output final
atau end product (keluaran akhir) yang dihasilkan oleh seluruh tingkatan struktur
organisasi yang bersangkutan baik yang berupa barang/benda (dokumen) yang
berdimensi produk maupun berupa jasa/kegiatan yang berdimensi proses.
5) Bahwa judul-judul SOP AP dirumuskan berdasarkan output final yang didahului
aspek kegiatan (aspek prosedur) secara keseluruhan (makro) maupun secara
parsial (mikro), yaitu: saat awal (pra), pada saat (in) dan setelahnya (pasca);

6) Bahwa setiap organisasi pemerintah memiliki fungsi operating core (fungsi

utama), fungsi techno-structure (fungsi bantuan teknis) seperti pengawasan dan
fungsi support staff (fungsi pendukung/kesekretariatan) sehingga judul-judul
SOP AP sangat ditentukan jenis-jenis fungsi yang diemban oleh struktur
organisasi yang bersangkutan dan sekaligus sebagai leading sector (unit inti)
fungsi tersebut;
7) Bahwa fungsi-fungsi struktur organisasi pemerintah yang sama akan memiliki
SOP AP yang relatif sama dengan perbedaan hanya pada kolom pelaksana dan
mutu baku serta identitas tertentu saja
Adapun langkah-langkah identifikasi SOP AP berdasarkan analisis tugas dan fungsi

yang dimiliki organisasi pemerintah adalah sebagai berikut:
1) Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi.
Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerinci (mem-break-down) tugas
dan fungsi struktur organisasi terendah menjadi kegiatan yang operasional yang
mencerminkan output sementaranya baik yang berdimensi produk maupun yang
berdimensi proses.
2) Mengidentifikasi output final (end-product)
Identifikasi output final (end-product) dari output sementara yang dihasilkan
struktur terendah organisasi pemerintah dengan melakukan penelusuran struktur
yang menghasilkan output final tersebut.
3) Mengidentifikasi aspek kegiatan dari output final (end-product)
Identifikasi aspek kegiatan dari output final (end-product) dengan merumuskan
aspek kegiatan keseluruhan (makro) dan aspek parsial (mikro) yang ada di awal
(pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari output final tersebut.
4) Merumuskan judul SOP AP
Rumusan judul SOP AP dilakukan dengan menggabungkan aspek kegiatan
dengan output final (end-product). Penggabungan aspek kegiatan secara
keseluruhan (makro) dengan output final menjadi judul SOP makro dan
penggabungan aspek parsial (mikro) menjadi judul SOP mikro.
5) Mengindentifikasi seluruh judul SOP AP
Identifikasi seluruh SOP AP yang telah dihasilkan baik judul SOP makro dan mikro
dengan mengelompokkan sesuai dengan tingkat struktur organisasinya.

Keseluruhan judul SOP AP inilah merupakan kebutuhan riil SOP AP yang harus
disusun.
Untuk mempermudah identifikasi SOP AP dapat mempergunakan Formulir
Identifikasi seperti pada Tabel berikut:
Tabel
Formulir Identifikasi SOP AP
berdasarkan Tugas dan Fungsi
No. Tugas Fungsi Uraian Kegiata Output Aspek Judul

Tugas n Kegiatan SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Keterangan:
Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital
A);
Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya
diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor angka
Arab, misal: 1,2,3,…);
Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya
diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor huruf
abjad kecil, misal: a, b, c,…);
Kolom 4 Uraian Tugas diisi dengan Uraian Tugas yang merupakan bagian dari
Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2),
3), … (Uraian tugas atau rincian tugas ini umumnya telah ada
berdasarkan peraturan pimpinan instansi yang bersangkutan);
Kolom 5 Kegiatan diisi dengan Nama Kegiatan yang merupakan perwujudan riil
dari Uraian Tugas yang ada dengan diberi huruf kecil berkurung satu
misal: a), b), c), …;
Kolom 6 Output diisi dengan Output Final yang dihasilkan dari penelusuran end-

product sesuai struktur organisasi dan diberi nomor angka arab dalam
kurung, misal: (1), (2), (3), …;
Kolom 7 Aspek Kegiatan diisi dengan Aspek kegiatan yang terkait dengan Output
yang bersangkutan baik aspek keseluruhan (makro) maupun aspek
parsial (mikro). Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal:
penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi);
Kolom 8 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output final dan Aspek
kegiatan, Misalnya: SOP Penyusunan Renstra (Penyusunan→ aspek,
Renstra→ Output Final). Untuk memudahkan dalam menghitung
jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab
dari SOP nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.
b. Analisis dan Pemilihan Alternatif;
Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam

penjelasan sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan
mana alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain,
yaitu:
1) Kemudahan dan kejelasan

2) Efisiensi dan efektivitas
3) Keselarasan
4) Keterukuran
5) Dinamis
6) Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani)
7) Kepatuhan hukum
8) Kepastian hukum
Dengan menggunakan aspek-aspek tersebut di atas, setiap alternatif

prosedur dapat diuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan informasi
mengenai keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif yang diajukan.
c. Penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
Kegiatan penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan adalah pembuatan unsur prosedur Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang terdiri dari bagian flowchart

dan identitas dengan menggunakan simbol dan format diagram alir bercabang
(branching flowchart) yang telah dibahas sebelumnya. Dalam menentukan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang akan
dibuat, terlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas dan fungsi sebagaimana
yang telah dijelaskan pada bagian penilaian kebutuhan. Hal yang penting
dalam proses ini adalah bahwa aktivitas yang terdapat dalam organisasi saling
terkait dengan proses dan prosedur yang akan distandarkan.
d. Pengujian dan Riviu Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan;
Tahapan pengujian dan reviu dilakukan melalui dua cara, yaitu:
1) Simulasi, yaitu kegiatan menjalankan prosedur sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah dibuat,
tetapi tidak dengan pelaksana yang sebenarnya, melainkan oleh tim
penyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan untuk melihat apakah prosedur yang disusun telah
memenuhi prinsip penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan; dan
2) Uji Coba, yaitu kegiatan percobaan untuk menjalankan prosedur sesuai
dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
yang telah dibuat dengan melibatkan pelaksana yang sebenarnya
sehingga kendala-kendala yang kemungkinan ditemui pada tahapan
penerapan nantinya, dapat dikenali terlebih dahulu.
e. Pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh
pimpinan puncak. Proses pengesahan akan meliputi penelitian ulang oleh
pimpinan puncak terhadap prosedur yang distandarkan. Namun demikian,
pimpinan puncak, yang pada umumnya memiliki tingkat kesibukan yang padat,
kadang kala tidak memiliki banyak waktu untuk meneliti secara seksama satu
persatu prosedur yang telah dirumuskan oleh tim. Oleh karena itu, jika tim
menyusun ringkasan eksekutif (executive summary), yang isinya secara garis

besar telah diuraikan di atas, akan sangat membantu pimpinan puncak dalam
memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan.
Di antara tahapan penulisan, riviu dan pengujian Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan terdapat tahapan yang bersifat pengulangan
untuk memperoleh Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian,
urutan proses kegiatan ini dapat bervariasi sesuai dengan metode dan
kebutuhan organisasi dalam pengembangan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahannya
B. Keterampilan yang diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksana-kan Penilaian

Kebutuhan Dan Pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan
Melakukan penilaian kebutuhan Dan Pengembangan Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan, dengan uraian masing-masing sebagaimana
tersebut di atas.
C. SIKAP KERJA
Dalam melakukan penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan harus bersikap secara:
a. Cermat dalam mengidentifikasi SOP baru maupun penyempurnaan Standar

Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang sudah ada
b. Teliti dalam mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
c. Berpikir komprehensif untuk mendapatkan gambaran kebutuhan Standar

Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan sebenarnya sekaligus
berpikir terperinci terkait detil Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan itu sendiri.
d. Mampu berpikir konseptual dalam menentukan kebutuhan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan pada organisasi masing-masing.

e. Harus taat asas dalam menilai kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan karena semua ada pedomannya.

Modul Pelatihan
Modul Pelatihan Teknis
Teknis Administrasi
Administrasi Dasar
Dasar
Modul Penyusunan
Modul Penyusunan Standar
Standar Operasional
Operasional Prosedur
Prosedur (SOP)
(SOP) 35
BAB IV
TAHAPAN PENYUSUNAN RANCANGAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksana-kan

Penyusunan Rancangan SOP Administrasi Pemerintahan
1. Jenis dan Format SOP Administrasi Pemerintahan sesuai Regulasi yang harus
dipedomani
a. Jenis
Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan

Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
SOP Administrasi Pemerintahan, format SOP terdiri dari:
a) Berdasarkan kegiatan
1) SOP Teknis
Merupakan Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang

dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu
peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti
sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP ini
pada umumnya dicirikan dengan:
a) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan

tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang
lebih dari satu;
b) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau

langkah detail pelaksanaan kegiatan.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis

diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana
tunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan
prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan,

korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada

masyarakat, kepegawaian dan lainnya.
2) SOP Administratif
merupakan prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci

dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur
atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. SOP ini
pada umumnya dicirikan dengan:
• Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu

aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu
kesatuan yang tunggal;
• Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah

pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang
tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang

lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan
secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang
kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari
kegiatan yang dilakukan.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro,

SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses
perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar
proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi
pemerintahan.
SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-

proses administratif dalam operasional seluruh instansi
pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil
sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

b) Berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan
1) SOP Makro
Merupakan SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya

mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian
dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari
beberapa SOP (SOP mikro) yg membentuk serangkaian kegiatan
dalam SOP tersebut.
2) SOP Makro
adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya

merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang
kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang
lebih besar cakupannya.
c) Berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatan
1) SOP Final
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan

produk utama yang paling akhir atau final.
2) SOP Parsial
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan

produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini
masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan
produk utama akhirnya.
d) Berdasarkan cakupan dan jenis kegiatan
1) SOP Generik (umum)
adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif

memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari
tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi SOP yang ada hanya
disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.
2) SOP Spesifik (khusus)

adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif

memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan
kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.
SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang
spesifik tersebut.
b. Format
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format

penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah:
1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur;
2) berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu
prosedur;
3) siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP; dan
4) apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP.
Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapat

menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi
implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan
SOP.
Format SOP AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi

memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format SOP pada
umumnya. Adapun format SOP AP yang dipergunakan dalam Kebijakan
Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:
1) Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir

bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang
dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan
fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang
banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan
yang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh

prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan

dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts)
termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh)
dengan/atau tanpa pengambilan keputusan
2) Simbol Flowcharts
Dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35

Tahun 2012, Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5
(lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol
of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-
Page Conector).
Berbeda dengan peraturan tersebut, terkait dengan simbol Peraturan

Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang SOP Di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten Kota, simbol yang
digunakan berjumal 10 (sepuluh), yaitu: Termintor, Proses,
Pengambilan Keputusan, Dokumen, Penggandaan Dokumen, Arsip
Manual, File, 2 Konektor dan garis alir.
Kedua peraturan tersebut masing-masing memiliki keunggulan dan

kerugian masing-masing terkait dengan simbol sehingga dalam
pelatihan ini akan dikenalkan simbol yang paling lengkap.
3) Pelaksana dipisahkan dari kegiatan
Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh

karena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan
tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan
kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan
dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian
penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan
obyek dan keterangan seperti: menulis laporan; mendokumentasikan
surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat
undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draft surat
net, mengarsipkan dokumen. Penulisan pelaksana (aktor) tidak

diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan

sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan
yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 dijelaskan

lebih lanjut terkait dengan format SOP, yaitu dibagi menjadi 3 bagian yaitu
halaman judul, halaman informasi Prosedur dan halaman Prosedur.
2. Dokumentasi dan tata cara pengisian komponen dalam SOP AP.
Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP. Format SOP
sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP
yang baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya
SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila tujuan penyusunan SOP berbeda
maka format SOPnya pun akan berbeda.
Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 2 (dua) unsur utama
sesuai anatominya, yaitu: Unsur SOP dan Unsur Dokumentasi (Assessories).
Unsur SOP merupakan unsur inti dari SOP yang terdiri dari Identitas SOP dan
Prosedur SOP. Identitas SOP berisi data-data yang menyangkut identitas SOP,
sedangkan Prosedur SOP berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan
keterangan.
Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada hakekatnya merupakan

dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan yang secara
keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, sehingga informasi yang dimuat
dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasi dan Unsur Prosedur.
a. Unsur Dokumentasi
1) Halaman Judul
Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka

sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:
c. Judul SOP;
d. Instansi/ Satuan Kerja;
e. Tahun Pembuatan; dan

f. informasi lain yang dibutuhkan.
Contoh:
PEMERINTAH DAERAH
SKPD
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

..................................................................................
Alamat Lembaga/SKPD/Unit Kerja

..................................
LOGO Identitas Instansi
Judul SOP
2) Keputusan Pimpinan Lembaga/SKPD/Unit Kerja
Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman setiap pegawai (baik

pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksanakan
satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen ini harus memiliki
kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul,
disajikan keputusan Pimpinan Lembaga/SKPD/Unit Kerja masing-
masing tentang penetapan dokumen SOP AP ini.

3) Daftar isi dokumen SOP AP
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian

informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian
tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena
prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari
seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP akan sangat
tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa
bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).
4) Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP

AP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan
menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain
mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan
kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai
prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum,
memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang
distandarkan.
b. Unsur Prosedur
Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP AP. Unsur ini
dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.
1) Bagian Identitas
Bagian identitas SOP AP sebagaimana contoh berikut:
Nomor SOP
................
Logo SATUAN KERJA Tgl Pembuatan
Pemerintah ................
Daerah PERANGKAT DAERAH
Tgl Revisi
................
Tgl Pengesahan
................
Disahkan Oleh
................
Nama SOP ................

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. ……………..
2. ……………..
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
………………... 1. ......................
2. ......................
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. .........................
2. .........................
Cara Pengisian:
1) Nomor Standar Diisi dengan nomor Standar
Operasional Prosedur Operasional Prosedur, yaitu (No
Komponen, Unit Kerja, Bagian, No
Standar Operasional Prosedur)
2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan
Standar Operasional Prosedur
3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar
Operasional Prosedur di revisi
4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku
5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang
berkompeten yang mengesahkan
6) Nama Standar Diisi dengan nama prosedur yang akan
Operasional Prosedur distandarkan
7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-
undangan yang menjadi dasar
disusunnya Standar Operasional
Prosedur
8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai
kualifikasi pegawai yang dibutuhkan
dalam melaksanakan perannya pada
prosedur yang distandarkan
9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai
keterkaitan prosedur yang
distandarkan dengan prosedur lain
yang distandarkan
10) Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai
daftar peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan
11) Peringatan Diisi dengan:
• Penjelasan mengenai
kemungkinan kemungkinan resiko
yang akan timbul ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak
dilaksanakan.

• Peringatan memberikan indikasi

berbagai permasalahan yang
mungkin muncul dan berada
diluar kendali pelaksana ketika
prosedur dilaksanakan dan
berbagai dampak yang mungkin
ditimbulkan.
• Dalam hal ini, dijelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya.
12) Pencatatan dan Diisi dengan penjelasan mengenai
pendataan berbagai hal yang perlu didata, dicatat
atau diparaf oleh setiap pegawai yang
berperan dalam pelaksanaan prosedur
yang telah distandarkan
13) Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan
sistematis dari prosedur yang
distandarkan
14) Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan
suatu proses/aktivitas
15) Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai
daftar peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan
16) Waktu Diisi dengan lama waktu yang
dibutuhkan dalam melakukan suatu
proses/kegiatan
17) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu
proses/kegiatan
18) Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan
Kepala SKPD

2) Bagian Uraian Prosedur dan flowchart
Bagian Uraian Prosedur dan flowchart SOP AP sebagaimana contoh

berikut:
Uraian Pelaksana Mutu Baku KE

Prosed Pelak Pelak Pelak Persy Wkt Output T
ur s1 s2 s3 /
Klkpn
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3
Kepala....
Ttd
NAMA
Cara Pengisian:
1) Uraian Prosedur Diisi dengan proses sejak dari kegiatan
mulai dilakukan sampai dengan
kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan
untuk setiap STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi kegiatan masing-masing unit
organisasi yang bersangkutan
2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang
bersangkutan, mulai dari jabatan
tertinggi sampai dengan jabatan
terendah (fungsional umum/staf).
3) Mutu Baku Diisi dengan persyaratan dan
kelengkapan yang diperlukan, waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan
kegiatan dan output pada setiap
aktivitas yang dilakukan.

3. Simbol-simbol yang digunakan dalam SOP AP
SIMBOL SEBUTAN DEFINISI

Terminator Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan awal/mulai
dan akhir suatu bagan alir.
Proses Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses pelak-
sanaan kegiatan.
Pengambilan Simbol ini digunakan untuk

Keputusan menggambarkan keputusan
yang harus dibuat dalam
proses pelaksanaan kegiatan.
Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua jenis
dokumen sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan.
Penggandaan Simbol ini digunakan untuk

Dokumen menggambarkan
penggandaan dari semua jenis
dokumen.
Arsip Manual Simbol ini digunakan untuk

pengarsipan dokumen dalam
bentuk kertas/manual.
File Simbol ini digunakan untuk

penyimpanan dalam bentuk
data/file.

SIMBOL SEBUTAN DEFINISI

Konektor Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan perpindahan
aktivitas dalam satu halaman.
Konektor Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan perpindahan
aktivitas dalam halaman yang
berbeda.
Garis alir Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan arah proses
pelaksanaan kegiatan.
4. Norma/Tatacara penyusunan/penulisan SOP AP yang benar.
a. Halaman Judul
g. Identitasi Instansi disertai lambang dan nomenklatur lembaga tidak

boleh disingkat.
h. Judul bisa merupakan nama kegiatan atau output kegiatan.
i. Judul SOP tidak boleh disingkat.
j. Bisa ditambahkan alamat secara jelas dan tidak boleh disingkat, contoh:
yang benar “Jalan” dan bukan “Jl.”
b. Halaman Informasi Prosedur
k. Logo dan Nomenklatur lembaga sama seperti halaman judul.

l. Nomor SOP diisi mandiri sesuai dengan kebutuhan (No Komponen atau
nama lembaga/Unit Kerja/No.SOP
m. Tanggal pembuatan diisi dengan tanggal pengesahan SOP yang telah
dibuat.

n. Tanggal revisi apabila belum ada revisi diisikan 2 tahun setelah tanggal
pengesahan, setelah direvisi ditambahkan dengan tanggal, bulan dan
tahun revisi dengan pemisah tanda koma.
o. Tanggal Pengesahan diisi tanggal mulai berlakunya SOP (bisa sama
dengan tanggal pengesahan atau diberikan jeda waktu untuk masa
penyiapan).
p. Disahkan oleh diisi dengan Jabatan yang memiliki kewenangan untuk
mengesahkan (Pimpinan Lembaga/Instansi/SKPD atau pejabat
dibawahnya yang diberi mandat yang ditetapkan dengan keputusan
Pejabat yang berwenang sebelumnya).
q. Nama SOP diisikan sama dengan judul SOP.
r. Dasar hukum diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi
dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur mulai dari yang paling
tinggi sampai dengan yang paling rendah/ teknis.
s. Kualifikasi pelaksana dengan penjelasan kualifikasi/kompetensi
pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada
prosedur yang dijalankan.
t. Keterkaitan diisi dengan Jenis SOP lainnya yang berkaitan langsung
dengan prosedur yang distandarkan.
u. Peralatan/ perlengkapan diisikan daftar peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan untuk menjalankan SOP.
v. Peringatan diisikan dengan penjelasan kemungkinan resiko yang akan
timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan (Peringatan
memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan
berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan
berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan, Dalam hal ini, dijelaskan
pula bagaimana cara mengatasinya).
w. Pencatatan dan pendataan diisikan dengan daftar/penjelasan berbagai
hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang
berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan.

c. Halaman Prosedur
x. Komponen Uraian prosedur diisikan dengan Langkah kegiatan secara

rinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan dari proses awal
sampai dengan selesai dan keluaran dihasilkan, yang tulis dengan
menggunakan kalimat kerja.
y. Komponen Pelaksana diisikan dengan jabatan yang melakukan suatu
proses/aktivitas secara berjenjang dan komprehensip.
z. Komponen kelengkapan diisi dengan daftar peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan untuk melaksanakan tahapan/ sub kegiatan masing-
masing.
aa. Komponen waktu diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam
melakukan suatu proses tahapan/sub kegiatan masing-masing.
bb. Komponen output diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses
/kegiatan pada masing-masing tahapan/ sub kegiatan.
cc. Komponen Keterangan diisi dengan informasi tambahan yang perlu
disampaikan yang belum termasuk dalam kolom/ komponen
sebelumnya.
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksana-kan

Penyusunan Rancangan SOP Administrasi Pemerintahan
1. Menyusun SOP berdasarkan judul yang telah ditetakan dengan format substansi
yang benar sesuai teori dan amanat regulasi.
2. Memberikan nomor SOP yang mudah untuk ditemukan.
3. Menuliskan SOP sesuai dengan prinsip yang benar.
C. SIKAP KERJA
a. Berpikir konseptual, kritis dan komprehensif dalam menyikapi teori dan regulasi
Pemerintahan.

b. Cermat dalam mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan SOP Administrasi

Pemerintahan.
c. Teliti dalam mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan SOP Administrasi

Pemerintahan.
d. Taat Asas karena baik format, tata cara pengisian, maupun substansi harus
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.


BAB V
TAHAPAN PENGESAHAN, PENERAPAN,
MONITORING DAN EVALUASI STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksanakan Tahapan

Pengesahan, Penerapan, Monitoring Dan Evaluasi Standar Operasional Prosedur
1. Pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh

pimpinan puncak. Proses pengesahan akan meliputi penelitian ulang oleh
pimpinan puncak terhadap prosedur yang distandarkan. Namun demikian,
pimpinan puncak, yang pada umumnya memiliki tingkat kesibukan yang padat,
kadang kala tidak memiliki banyak waktu untuk meneliti secara seksama satu
persatu prosedur yang telah dirumuskan oleh tim. Oleh karena itu, jika tim
menyusun ringkasan eksekutif (executive summary), yang isinya secara garis
besar telah diuraikan di atas, akan sangat membantu pimpinan puncak dalam
memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan.
2. Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
Proses penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dapat
tercapai:
a. Setiap pelaksana mengetahui Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan yang baru/diubah dan mengetahui alasan
perubahannya;
b. Salinan/Copy Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh
semua pengguna yang potensial;

c. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan dan dapat menggunakan
semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan secara
aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila
gagal dalam melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan);
d. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,

mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan
menyediakan dukungan dalam proses penerapan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses

simulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Artinya, keberhasilan pada
tahapan tersebut juga akan menjamin keberhasilan pada praktek
senyatanya.
Atas dasar hal tersebut di atas, untuk menjamin keberhasilan penerapan

Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan diperlukan
strategi penerapan yang meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
1) Perencanaan Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pengembangan atau perubahan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan harus disertai dengan rencana penerapan
yang tepat. Rencana penerapan akan memberikan kesempatan untuk
setiap anggota organisasi yang berkepentingan untuk mempelajari dan
memahami semua tugas, arahan, dan jadwal serta kebutuhan
sumberdaya yang terkait.
2) Pemberitahuan (Notification)
Langkah selanjutnya dari proses penerapan setelah penyusunan
rencana penerapan adalah proses pemberitahuan/penyebarluasan
informasi perubahan

3) Distribusi dan Aksesibilitas

Salinan/copy dari berbagai Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan yang dikembangkan harus tersedia untuk
semua pelaksana yang terkait dalam Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan tersebut. Jika pelaksana tidak
memiliki akses terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan yang baru dikembangkan, maka Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan tidak dapat
diterapkan dengan baik, sehingga mereka tidak dapat dianggap
bertanggung-jawab jika terdapat kesalahan prosedur.
4) Pelatihan Pemahaman Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan
Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan yang efektif terkadang membutuhkan pelatihan untuk
pelaksananya. Tergantung dengan kebutuhan dan waktu yang ada,
pelatihan bisa dalam bentuk formal atau informal, dilaksanakan dalam
kelas ataupun pada pelaksanaan tugas sehari-hari.
Tapi apapun bentuknya, yang paling utama adalah program yang
dirancang harus dapat memenuhi prinsip-prinsip pendidikan orang
dewasa, dengan mempertimbangkan empat komponen utama:
motivasi, alih informasi, kesempatan untuk melatih keterampilan baru,
dan peningkatan kemampuan.
Pemberian pelatihan dimulai dengan penilaian kebutuhan pelatihan,
penyusunan materi pelatihan, pemilihan peserta pelatihan, pemilihan
instruktur, serta penjadwalan dan pengadministrasian pelatihan.
5) Supervisi
Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan juga memerlukan adanya supervisi sampai Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan benar-benar
dikuasai oleh para pelaksana. Dalam kaitan dengan hal ini, maka perlu
dibentuk tim yang selalu siap memberikan supervisi secara terus
menerus.

3. Monitoring dan Evaluasi Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan.
Pelaksanaan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan harus secara terus menerus dipantau sehingga proses
penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam setiap
upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi sehingga
penyempurnaan-penyempurnaan terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan
a. Monitoring
Proses ini harus diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja
pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi yang baru,
mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara
untuk meningkatkan hasil penerapan atau menyediakan dukungan
tambahan untuk semua pelaksana. Monitoring Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam)
bulan sekali sedangkan pelaksanaan monitoring secara umum melekat
pada saat Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi dilaksanakan
oleh pelaksananya.
Dengan menggunakan instrumen-instrumen tersebut selanjutnya dapat
ditentukan metode-metode monitoring, yang antara lain dapat berupa:
1) Observasi Supervisor.
Metode ini menggunakan supervisor di setiap unit kerja sebagai observer
yang memantau jalannya penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan;
2) Interview dengan pelaksana;

Monitoring dilakukan melalui wawancara dengan para pelaksana;
3) Interview dengan pelanggan/anggota masyarakat;

Pengumpulan informasi dari pihak luar organisasi, terutama para
pelanggan atau masyarakat;

4) Pertemuan dan diskusi kelompok kerja;
5) Pengarahan dalam pelaksanaan.

Monitoring juga dapat dilakukan melalui pengarahan-pengarahan dalam
pelaksanaan, untuk menjamin agar proses berjalan sesuai dengan
prosedur yang telah dibakukan.
Untuk membantu dokumentasi dalam melakukan monitoring, dapat
digunakan tabel sebagai berikut:
Tabel..
Monitoring Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Penilaian Tindakan
Catatan Hasil Paraf
No. Prosedur Terhadap yang Harus
Penilaian Penilai
Penerapan Diambil
1 2 3 4 5 6
Berjalan dengan
1.
baik
Tidak berjalan
dengan baik
Berjalan dengan
2.
baik
Tidak berjalan
dengan baik
Berjalan dengan
3.
baik
Tidak berjalan
dengan baik
… … …
Cara pengisian:
Kolom 1 Diisi dengan nomor urut
Kolom 2 Diisi Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang

dimonitor proses penerapannya
Kolom 3 Jika ternyata hasil penilaian berjalan dengan baik, maka diberikan tanda “x”
pada kotak yang tersedia dengan label “Berjalan dengan baik”. Jika ternyata
hasil penilaian menunjukkan bahwa penerapan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan tidak dapat berjalan dengan baik,
maka diberikan tanda “x” pada kotak dengan label “Tidak berjalan dengan
baik

Kolom 4 Diisi dengan catatan hasil penilaian, terutama untuk hasil penilaian “Tidak
berjalan dengan baik”. Catatan antara lain adalah: alasan mengapa prosedur
tidak dapat berjalan dengan baik, hal-hal mana yang dianggap tidak berjalan
dengan baik, apa kemungkinan penyebab”
Kolom 5 Diisi dengan tindakan-tindakan yang harus diambil agar Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan dapat diterapkan dengan baik,
misalnya: perlu adanya penyempurnaan, pelatihan bagi pelaksana, perbaikan
sarana yang tidak memadai, dan sebagainya
Kolom 6 Diisi dengan paraf petugas yang melakukan penilaian

Selain membantu memastikan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan telah dilaksanakan dengan benar, hasil
monitoring kinerja juga dapat dijadikan masukan dalam fase berikutnya
dalam – Evaluasi.
4. Evaluasi
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan secara substansial
akan membantu organisasi untuk mewujudkan sebuah komitmen jangka panjang
dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif.
Tidak selamanya sebuah Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi
selalu membawa pengaruh pada Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan yang telah ada. Oleh karena itulah Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan perlu secara terus menerus dievaluasi agar
prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja
yang baik. Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan secara reguler dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan
secara insidentil dapat dilakukan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
Tahapan evaluasi dalam siklus penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap
serangkaian proses operasi dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan dari sebuah
organisasi dalam rangka menentukan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi

organisasi secara keseluruhan. Tujuannya adalah untuk melihat kembali tingkat

keakuratan dan ketepatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan yang sudah disusun dengan proses penyelenggaraan tugas dan
fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif.
Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring dapat meliputi
substansi SOP AP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya.
Untuk memudahkan evaluasi, dapat digunakan tabel sebagai berikut:
Tabel ..
Evaluasi Penerapan SOP AP AP
SOP AP (nomor)
No. Penilaian 1 2 3 4 5 ...
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1. Mampu mendorong peningkatan
kinerja
2. Mudah dipahami
3. Mudah dilaksanakan
4. Semua orang dapat menjalankan
perannya masing-masing
5. Mampu mengatasi permasalahan

yang berkaitan dengan proses
6. Mampu menjawab kebutuhan
peningkatan kinerja organisasi
7. Sinergi satu dengan lainnya
… …
Cara pengisian:
Kolom 1 Diisi dengan nomor urut
Kolom 2 Kriteria penilaian evaluasi (bisa ditambahkan dan diubah sesuai
kebutuhan evaluasi)
Kolom 3 s.d 8 dan seterusnya diisi jika masih ada SOP AP yang akan dievaluasi.
Setiap SOP AP selalu diberi nomor kode, Nomor ini akan lebih mudah untuk
merepresentasi SOP AP. Setiap SOP AP yang dievaluasi dicantumkan
nomornya pada kolom di atas nomor kolomnya masing-masing. Pada setiap
sel sesuai dengan kriteria penilaiannya, SOP AP dinilai dengan memberikan

tanda “X” jika hasil penerapannya ternyata tidak sesuai dengan pernyataan,
dan tanda “ - ” jika sesuai dengan pernyataan.
Keberhasilan evaluasi tidak hanya terletak pada bagaimana informasi
dikumpulkan sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan di atas, namun
demikian juga pada siapa yang melakukan evaluasinya (evaluator). Untuk
menghasilkan evaluasi yang baik, diperlukan tim evaluator yang baik pula.
Oleh karena itu, evaluasi SOP AP setidaknya dilakukan oleh tim yang
menyusun SOP AP tersebut. Tim ini, karena keterlibatannya sejak awal,
dipandang dapat memperhatikan detail-detail yang termuat dalam SOP AP
tersebut, sehingga mampu melihat mana detail yang perlu dirubah,
disempurnakan ataupun dibuatkan yang baru.
Namun demikian, keterlibatan orang lain diluar tim yang sudah ada yang
dianggap memiliki kompetensi untuk melakukan evaluasi tersebut akan
sangat membantu tim evaluasi. Pelibatan orang semacam ini akan
memberikan pandangan lain yang mungkin dapat memberikan pembaruan-
pembaruan yang diperlukan dalam evaluasi.
B. Keterampilan yang diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksanakan Tahapan

Pengesahan, Penerapan, Monitoring Dan Evaluasi Standar Operasional Prosedur
1. Memfasilitasi Pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan
Salah satu keterampilan yang diharapkan akan dimiliki Peserta adalah mampu
memfasilitasi unit kerja untuk mengesahkan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah disusun secara tepat kewenangan
dan sesuai prosedur yang diamanatkan regulasi.
2. Menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Disamping keterampilan untuk menyiapkan dan menyusun sampai dengan

memfasilitasi pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan peserta juga diharapkan memiliki keterampilan secara langsung

untuk melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan itu sendiri.
3. Melakukan monitoring dan evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Keterampilan peserta untuk dapat melakukan monitoring dan evaluasi Standar

Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan diharapkan akan
mampu mengembangkan kompetensi peserta untuk melakukan
penyempurnaan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan dilingkungan instansi kerja masing-masing.
C. SIKAP KERJA
a. Berpikir konseptual, kritis dan komprehensif dalam menyikapi teori dan regulasi
Pemerintahan.
b. Cermat dalam mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan SOP Administrasi

Pemerintahan.
c. Teliti dalam mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan SOP Administrasi

Pemerintahan.
d. Taat Asas kerena setiap elemen kegiatan pengesahan, penerapan, monitoring

dan evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
diatur dalam regulasi.

DAFTAR PUSTAKA
A. Daftar Peraturan Perundang-undangan
1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar

Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/ Kota;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2011 tentang Standar

Operasional Prosedur Satuan Polisi Pamong Praja;
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi

Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan;
5. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 37 Tahun 2013 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Jawa Tengah.
B. Buku Referensi
1. Lingappan, A. 2000. Developting Online Templates for ISO 9000-Based

Standard Operating Procedures. The Official Electronic Publication of the
National Association of Industrial Technology
2. Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management, 2003
3. Tambunan, Rudi M, Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures

(SOP), Jakarta: Maistas Publishing, 2013
4. Ekotama, Suryono.2010. Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedures.

Jakarta: Media Pressindo
5. Tambunan,M. Rudi.2011.Pedoman Teknis Penyusunan Standard Operating

Procedures. Jakarta: Grandmedia Pustaka Utama
6. Atmoko, T.2010.Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintag

C. Majalah atau Buletin
-
D. Referensi lainnya
1. Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs) United States

Enviromental Protection Agency EPA QA/G-6 2007
2. The Foreign Exchange Management Act, 1999

DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN
A. Daftar Peralatan Dan Mesin
No. Nama Peralatan/ Mesin Keterangan
1. Laptop, LCD laserpointer Untuk di ruang teori

2. Printer
3. Hechmachine (stapler/penjepret)
4. Pelubang Kertas
5. Penjepit Kertas ukuran kecil dan sedang

6. Standart chart dan kelengkapannya
7. Peralatan Praktik terkait keahlian peserta
(untuk evaluasi praktik)
B. Daftar Bahan
No. Nama Bahan Keterangan
1. Modul Pelatihan (buku informasi, buku Untuk setiap peserta

kerja dan buku penilaian)
2. Kertas HVS F4
3. Spidol whiteboard
4. Spidol marker
5. Kertas chart (flip chart)
6. Tinta printer
7. ATK Siswa
8. Brosur, leaflet
9. Lembar pendaftaran

DAFTAR PENYUSUN MODUL
No. NAMA PROFESI
1.

Modul Sop

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Sop

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 1

DAFTAR ISI ............................................................................................................2

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 2

3. Langkah-langkah Penilaian kebutuhan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 3

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 4

Setelah mempelajari modul ini Peserta Pelatihan diharapkan mampu menyusun

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 5

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Elemen Kompetensi Melaksanakan Tahapan

1. Pengertian/ definisi Standar Operasional Prosedur (SOP) secara umum.

a. Serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari

b. Suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses

c. Serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah.

e. Serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses

f. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang

g. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 7

2. Regulasi/ Peraturan Perundang-undangan yang mengatur tentang Standar

a. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

b. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar

c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2011 tentang Standar

d. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi

e. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 37 Tahun 2013 tentang Pedoman

3. Berbagai Istilah dan Pemanfaatan Standar Operasional Prosedur (SOP).

a. Berbagai Istilah Standar Operasional Prosedur (SOP)

• Standard (Standing) Operating Prosedures (SOP)

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 8

• Prosedur Tetap (Protap)

• Istilah lain: Prosedur Kerja, Prosedur Tindakan, Prosedur Penatalaksa-

4. Karakteristik Standar Operasional Prosedur (SOP)

a. Standar Operasional Prosedur (SOP) diartikan sebagai "suatu petunjuk

b. Standar Operasional Prosedur (SOP) berisi petunjuk yang menjelaskan cara

c. Secara menyeluruh satuan Standar Operasional Prosedur (SOP) akan

d. Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi tidak menggambarkan

5. Pemanfaatan Standar Operasional Prosedur (SOP)

a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan

b. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 9

c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung

d. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada

e. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;

f. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara

g. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat

h. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu,

i. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai

j. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;

k. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang

l. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan

m. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;

n. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam

o. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan

6. Peran penting Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Organisasi

a. Pengembangan misi organisasi;

Modul Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) 10

b. Pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan;

c. Penganturan kompleksitas peralatan teknik pelaksanaan pekerjaan;

d. Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait.

e. Metode terbaik unit organisasi dalam mengoperasionalkan/ melaksanakan

f. Mempercepat dokumentasi konsep-konsep penting, teknik dan persyaratan

g. Membantu untuk menyatukan operasi unit kerja dengan pekerjaan lainnya

h. Menghindari tafsir pribadi dan one man show.