Bahan LKMM
Bahan LKMM
1. Pendahuluan.
Dari gambar di atas dapatlah dilihat yang mula-mula diketemukan adalah kulit telornya;
Administrasi, kemudian baru isi atau inti dari pada Administrasi, ialah Manajemen, dan
seterusnya baru bertemu dengan inti dari pada Manajemen yang dinamakan Kepemimpinan
( Leadership).
Atas dasar perumpamaan tersebut di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa telor itu akan
menetas menjadi anak ayam apabila lengkap ketiga unsurnya, yaitu ada kulit, ada putih telor
dan ada pula kuning telornya. Dan apabila salah satu unsure tersebut kurang atau rusak maka
telur tadi tidak akan menjadi anak ayam yang akan berkembang terus menjadi ayam yang besar
serta memberi manfaat bagi manusia. Demikian pula Manajemen, baru dapat diambil
manfaatnya oleh manusia apabila Manajemen itu berkembang dan berhasil baik dalam
penerapan kegiatanya usaha manusia untuk mencapai tujuannya. Manajemen akan efektif
penerapannya apabila lengkap semua aspeknya, yaitu Administrasi dan Kepemimpinan. Apabila
salah satu dari aspek tidak ada atau rusak, maka Manajemen tidak akan bermanfaat bagi
manusia , karena tidak akan membuat kerja mandapat keberhasilan ataupun sukses sebagai
mana yang diharapkannya dengan menggunakan ilmu manajemen dalam kegiatan usaha kerja
sama untuk mengharapkan hasil yang diharapkannya sesuai dengan apa yang ditentukan
sebelumnya.
Administrasi dalam artian sempit diambil dari bahasa Belanda “Administratie” yang
diberikan pengertian sebagai pekerjaan ketatatusahaan dan kesekretariatan ; yakni
pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan soal: (a) surat-menyurat: menerima,
mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan, (b)
dokumentasi, (c) pendaftaran atau regrestasi, (d) soal-soal kearsipan, dan sebagainya,
dalam setiap usaha kerjasama yang teratur untuk mencapai tujuan tertentu.
(a).Administrasi ditinjau dari sudut proses yang bersinambungan ialah yang meliputi
keseluruhan kegiatan-kegiatan: pemikiran, pengaturan, dimulai dari penentuan tujuan
sampai pelaksanaan kerja sehingga tujuan tersebut dapat tercapai sebagaimana yang
diharapkan semula.
(b).Administrasi ditinjau dari sudut Kegiatan Usaha (fungsionil) yang secara sadar
dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Dalam kegiatan usaha
untuk mencapai tujuan tersebut terdapat berbagai macam fungsi atau tugas kerja
seperti misalnya tugas perencanaan, tugas mengorganisasi, tugas menggerakan atau
melaksanakan kerja, tugas mengawasi dan membimbing serta menilai, tugas memimpin
dan mengkoordinasi agar kegiatan usaha dapat berjalan dengan baik dan sempurna
sehingga tujuan betul-betul dapat dicapai dengan memuaskan.
Dari beberapa batasan yang dikemukakan oleh para sarjana sebagaimana telah
disebutkan terdahulu dapatlah ditarik kesimpulan bahwa syarat pokok terjadinya
administrasi itu ialah ( a ) adanya sekelompok orang, ( b ) adanya kerja sama kelompok
orang tersebut, ( c ) adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai.
a) Kelompok orang ialah beberapa orang yang sudah sepakat untuk bekerja sama
dalam mencapai sesuatu tujuan yang menjadi kepentingan mereka bersama.
b) Kerjasama ialah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur
oleh lebih dari seorang yang menimbulkan akibat yang sebetulnya tidak akan terjadi
apabila dilakukan masing-masing seorang diri.
c) Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah
yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh orang agar dapat
dipenuhi.
Kedelapan unsur umum administrasi tersebut berkaitan satu dengan yang lain dan
saling menunjang secara integrasi tdk dapat dipisahkan dalam menunjang proses oprasi
( Penyelenggaraan kerja ) yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam usaha
kerjasama untuk menjapai tujuan tertentu.
Kelompok
orang
tujuan
Saat
penentuan OMKPUBTH Saat
tujuan
tujuan
tercapai
Kerja
sama
Keterangan :
1. O Pengorganisasian
2. M Manajemen
3. K Komunikasi
4. P Kepegawaian
5. U Keuangan
6. B Perbekalan
7. T Ketatausahaan
8. H Hubungan Kemasyarakatan.
5. Penggolongan Administrasi.
Administrasi
2). Fungsi Mencari Dana – meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk
membelanjai usaha-usaha yang dijalankan.
3). Fungsi Pembelanjaan – meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana
dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai
seluruh kegiatan.
4). Fungsi Pembagian Laba – yaitu dengan menentukan aturan dalam mengadakan
pembagian laba usaha.
3. Surat-menyurat.
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah
yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan,
maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1). Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti
apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang
mengadakan hubungan korespondensi.
2). Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3). Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu
organisasi pada masa-masa lalu.
4). Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah
bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus (Block Style)
b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
d. Surat Lekuk (Indented Style)
e. Surat Resmi (Official Style)
f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat Sederhana (Simplified Style)
Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai
dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.
c). Pengetikan
Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.
Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat
untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
2). Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat
dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
3). Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan
administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-
segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti
telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas
lebih lanjut lagi.
5. Lampiran-lampiran:
1). Contoh surat,
Nomor :……………………………
Lampiran :…………………………..
Prihal :…………………………..
Kepada
Yth :…………………….
di-
………………………
Dengan hormat,
Isi ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
Penutup…………………………………………………………………………..
Denpasar,………………
Ketua Sekretaris,
Mengetahui,
Pejabat Pembina
1……….
2 Arsip.
2. Contoh SPJ:
( Aliran Kas )
I. Penerimaan
a…………………………………………..
b…………………………………………………
c………………………………………………
Jumlah……………..Rp……………………….
2. Pengeluaran.
a……………………………………………
b b…………………………………………
c…………………………………………..
Jumlah………………Rp…………………………. –
Saldo…………………Rp…………………………
Denpasar,……………………………….
Ketua, Bendahara,
Mengetahui,
WR II/WD II/