BAHAN LKMM

( LATIHAN KRETIVITAS MANAJEMEN MAHASISWA 2017)

BPM UNIVERSITAS WARMADEWA

BIDANG ADMINISTRASI UMUM

Drs. I Made Pulawan, MMA

1. Pendahuluan.

Mempelajari Administrasi tidak terlepas dari Manajemen dan Kepemimpinan

(Leadership), kerena manajemen dan kepemiminan merupakan bagian dari administrasi.
Disamping itu Administrasi dapat dikatakan sebagai kulit telor dari pada manajemen;
Manajemen merupakan inti dari Administrasi sedangkan inti dari Manajemen adalah
Kepemimpinan. Maka oleh karena itu dapat dikatakan bahwa Administrasi lebih luas ruang
lingkupnya dari pada Manajemen serta Kepemimpinan merupakan penggerak atau motor dari
Administrasi dan Manajemen.

Bagaimana eratnya hubungan antara Administrasi, Manajemen dan Kepemimpinan

dapat dilihat dari segi proses kerja sebagai suatu dinamika. Tak dapat diragukan lagi bahwa
Administrasi, Manajemen dan Kepemimpinan saling menunjang dalam pelaksanaannya. Kalau
diumpamakan Administrasi, Manajemen dan Kepemimpinan laksana sebutir telor; maka kalau
sekiranya telor itu dipotong melintang akan terlihat (1) Kulit telor, (2) Putih telor dan (3) Kuning
(telor Perhatikan gambar 1).

(kulit telor) = Administrasi

(putih Telor) = Manajemen

(Kuning telor) = Kepemimpinan

Dari gambar di atas dapatlah dilihat yang mula-mula diketemukan adalah kulit telornya;
Administrasi, kemudian baru isi atau inti dari pada Administrasi, ialah Manajemen, dan
seterusnya baru bertemu dengan inti dari pada Manajemen yang dinamakan Kepemimpinan
( Leadership).
 Atas dasar perumpamaan tersebut di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa telor itu akan
menetas menjadi anak ayam apabila lengkap ketiga unsurnya, yaitu ada kulit, ada putih telor
dan ada pula kuning telornya. Dan apabila salah satu unsure tersebut kurang atau rusak maka
telur tadi tidak akan menjadi anak ayam yang akan berkembang terus menjadi ayam yang besar
serta memberi manfaat bagi manusia. Demikian pula Manajemen, baru dapat diambil
manfaatnya oleh manusia apabila Manajemen itu berkembang dan berhasil baik dalam
penerapan kegiatanya usaha manusia untuk mencapai tujuannya. Manajemen akan efektif
penerapannya apabila lengkap semua aspeknya, yaitu Administrasi dan Kepemimpinan. Apabila
salah satu dari aspek tidak ada atau rusak, maka Manajemen tidak akan bermanfaat bagi
manusia , karena tidak akan membuat kerja mandapat keberhasilan ataupun sukses sebagai
mana yang diharapkannya dengan menggunakan ilmu manajemen dalam kegiatan usaha kerja
sama untuk mengharapkan hasil yang diharapkannya sesuai dengan apa yang ditentukan
sebelumnya.

2. Arti dan Batasan Administrasi.

a. Arti Administrasi.
Kata “ Administrasi “ berasal dari kata Junani (Latin) yaitu Ad + Ministrare yang
berarti melayani, membantu ataupun memenuhi. Dalam bahasa inggris “Administration
“ sebenarnnya dari perkataan- perkataan bahasa latin yaitu Ad yang berarti intensif dan
Ministrare yang berarti to sarve yang melayani. Jadi secara Etimologi Administrasi
berarti melayani secara rapi dan sempurna.
Dari keterangan-keterangan tersebut diatas tadi maka dapatlah diartikan
Administrasi itu sebagai penggabdian, pemberian jasa, pemberian bantuan ataupun
pelayanan yang baik dan sempurna.
Administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian yaitu Administrasi dalam
artian sempit dan Administrasi dalam pengertian luas.

(1).Administrasi Dalam Artian Sempit:

Administrasi dalam artian sempit diambil dari bahasa Belanda “Administratie” yang
diberikan pengertian sebagai pekerjaan ketatatusahaan dan kesekretariatan ; yakni
pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan soal: (a) surat-menyurat: menerima,
mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan, (b)
dokumentasi, (c) pendaftaran atau regrestasi, (d) soal-soal kearsipan, dan sebagainya,
dalam setiap usaha kerjasama yang teratur untuk mencapai tujuan tertentu.

(2). Administrasi DalamPpengertian Luas.

Pengertian Administrasi yang luas adalah merupakan proses kerjasama dari pada
kelompok manusia dengan cara-cara yang paling berdaya guna ( Efisiensi) untuk
mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Dalam pengertian luas Administrasi mencabgkup tiga pengertian:

(a).Administrasi ditinjau dari sudut proses yang bersinambungan ialah yang meliputi
keseluruhan kegiatan-kegiatan: pemikiran, pengaturan, dimulai dari penentuan tujuan
sampai pelaksanaan kerja sehingga tujuan tersebut dapat tercapai sebagaimana yang
diharapkan semula.

(b).Administrasi ditinjau dari sudut Kegiatan Usaha (fungsionil) yang secara sadar
dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Dalam kegiatan usaha
untuk mencapai tujuan tersebut terdapat berbagai macam fungsi atau tugas kerja
seperti misalnya tugas perencanaan, tugas mengorganisasi, tugas menggerakan atau
melaksanakan kerja, tugas mengawasi dan membimbing serta menilai, tugas memimpin
dan mengkoordinasi agar kegiatan usaha dapat berjalan dengan baik dan sempurna
sehingga tujuan betul-betul dapat dicapai dengan memuaskan.

( c ). Administrasi ditinjau dari sudut Kelembagaan atau Keperanataan (Institusional),

adalah yang terdiri dari keseluruhan orang-orang, baik secara perseorangan maupun
secara bersama-sama, yang menjalankan kegiatan-kegiatan untuk menghasilkan karya
sesuai dengan tujuan yang telah ditetukan semula.

Orang-orang yang menjalankan kegiatan untuk menghasilkan karya-karya dalam

administrasi dapat dibedakan segai berikut:

1. Kepala Administrasi (Administrator): Mereka adalah orang-orang yang menentukan

tujuan, menentukan kebijakan (policy), memberikan garis-garis besar yang akan
dipakai sebagai pedoman pokok dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2. Pimpinan Pelaksanaan Kerja ( Manajer): Mereka yang memimpin penyelenggaraan
kerja, menggerakan orang-orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat,
metode serta sarana-sarana lainnya untuk mencapai tujuan semula.
3. Pembantu Ahli (Staff/Asisten): Mereka yang karena keahlian dan kecakapannya
dalam bidang-bidang tertentu bertugas membantu administrator dan manajer
dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan.
4. Pekerja/Pegawai (Worker): Meraka yang secara langsung digerakan oleh manajer
untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan sehingga
menghasilkan karya-karya yang diharapkan dalam pencapaian yang telah ditentukan
sebelumnya.
b. Batasan Administrasi.
Beberapa batasan atau difinisi yang dikemukakan oleh para sarjana administrasi
bangsa Indonesia adalah:
1. Prof.Dr.S. Prayudi Atmosudirdjo,SH menyatakan, bahwa administrasi itu adalah
proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha ; apakah usaha kenegaraan
atau swasta, usaha sipil atau militer, usaha besar atau kecil.
2. Dr.Sondang P Siagian,MPA: Administrasi didifinisikan sebagai keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukani sebelumnya.
3. Drs. The Liang Gie, administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan
penyelenggaraan dalam setiap usaha sama sekelompok manusia untuk mencapai
tujuan tertentu.
Dibawah ini beberapa batasan yang dikemukakan oleh sarjana-sarjana barat (Luar
negeri):
1. Wiliam H. Newman: Administrasi adalah pedoman, Kepemimpinan, dan pengawasan
dari pada usaha-usaha suatu kelompok orang- kearah suatu tujuan bersama
( Administration is the guidance, leadership and control of the efforts of agroup of
individuals toward some common goal ).
2. Leonard D. White : Administrasi adalah suatu proses yang terdapat secara umum
bagi segala usaha kelompok manusia, usaha negara atau swasta, usaha sipil atau
militer, usaha secara besar-besaran atau secara kecil-kecilan. ( Administration is a
process common to all groups efforts, public or private, civil or military, large scale
or small scale ).
3. John. M. Pfittner menyatakan : Administrasi dapat dirumuskan sebagai
pengorganisasian dan penjurusan dari pada sumber-sumber manusia dan bahan
untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan ( Administration may be defined as
the organization and direction of human and material recources to achieve desired
ends ).

Perlu menjadi perhatian, bahwa meskipun batasan-batasan yang dikemukakan oleh

para sarjana administrasi dan manajemen dalam dan luar negeri sebagaimana disebutkan
diatas, terdapat ketidaksamaan ataupun perbedaan-perbedaan kecil, tapi pada prinsipnya
maksud dan tujuan yang dikemukakannya pada dasarnya adalah sepaham dan sependapat.
Dan demikian pulalah pendapat banyak sarjana admintrasi lainnya, baik sarjana bangsa
Indonesia sendiri maupun para sarjana negara-negara Barat
3. Syarat-syarat Terjadinya Administrasi.

Dari beberapa batasan yang dikemukakan oleh para sarjana sebagaimana telah
disebutkan terdahulu dapatlah ditarik kesimpulan bahwa syarat pokok terjadinya
administrasi itu ialah ( a ) adanya sekelompok orang, ( b ) adanya kerja sama kelompok
orang tersebut, ( c ) adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai.

Yang dimaksud dengan :

a) Kelompok orang ialah beberapa orang yang sudah sepakat untuk bekerja sama
dalam mencapai sesuatu tujuan yang menjadi kepentingan mereka bersama.
b) Kerjasama ialah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur
oleh lebih dari seorang yang menimbulkan akibat yang sebetulnya tidak akan terjadi
apabila dilakukan masing-masing seorang diri.
c) Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah
yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh orang agar dapat
dipenuhi.

4. Unsur-unsur umum Administrasi

Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada mengemukakan bahwa dalam

proses penyelenggaraannya administrasi mempunyai unsure-unsur umum, yang
merupakan pola perbuatan manusia dalam bidang administrasi tersebut, yakni : ( 1 )
organisasi, ( 2 ) manajemen, ( 3 ) komunikasi, ( 4 ) kepegawaian, ( 5 ) keuangan, ( 6 )
perbekalan, ( 7 ) ketatausahaan dan ( 8 ) hubungan masyarakat.

1) Pengorganisasian ialah rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka sebagai wadah

bagi segenap kegiatan dari usaha kerja sama dengan jalan :
a) Membagi dan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilaksanakan.
b) Menyusun jalinan hubungan kerja dianatara para petugas atau unit-unit
tugas.
2) Manajemen ( Management ) ialah rangkaian kegiatan menggerakkan sekelompok
orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja, agar tujuan usaha kerja sama yang
 telah ditentukan benar-benar tercapai. (Fungsi manajemen  POAK dan Unsur
Manajemen  6 M )
3) Komunikasi Yaitu Rangkaian kegiatan menyampaikan warta dan memindahkan
secara cermat buah pikiran dari seseorang kepada pihak lain dalam usaha kerjasama
yang bersangkutan.
4) Kepegawaian yaitu serangkaian kegiatan yang mengatur dan mengurus penggunaan
tenaga-tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.
5) Keuangan yaitu serangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembiayaan sampai
dengan pertanggunganjawaban keuangan daam usaha kerjasama yang
bersangkutan.
6) Perbekalan yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, mengatur
pemakaian barang-barang keperluan kerja dalam kerjasama yang bersangkutan.
7) Ketatausahaan yaitu rangkaian kegiatan menghimpun, mencatan, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan
dalam usaha kerja sama.
8) Hubungan masyarakat yaitu rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan
dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama yang bersangkutan.

Kedelapan unsur umum administrasi tersebut berkaitan satu dengan yang lain dan
saling menunjang secara integrasi tdk dapat dipisahkan dalam menunjang proses oprasi
( Penyelenggaraan kerja ) yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam usaha
kerjasama untuk menjapai tujuan tertentu.

Kelompok
orang

tujuan
Saat
penentuan OMKPUBTH Saat
tujuan
tujuan
tercapai

Kerja
sama
 Keterangan :

1. O  Pengorganisasian
2. M  Manajemen
3. K Komunikasi
4. P  Kepegawaian
5. U  Keuangan
6. B  Perbekalan
7. T  Ketatausahaan
8. H  Hubungan Kemasyarakatan.

5. Penggolongan Administrasi.

Administrasi

a. Administrasi b.Administrasi c.Administrasi

negara swasta Internasional

Administrasi Administrasi Administrasi Administrasi

Pemerintah Perusahaan niaga non niaga

Administrasi Administrasi Administrasi Administrasi

sipil militer niaga non niaga
II. Prinsip dan Fungsi Administrasi Keuangan.

1.Prinsip Administrasi Keuangan.

Manajemen Keuangan Adalah tindakan yang diambil dalam rangka menjaga

kesehatan keuangan organisasi. Untuk itu, dalam membangun sistem manajemen
keuangan yang baik perlulah kita untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip manajemen
keuangan yang baik.

Ada 7 prinsip dari manajemen keuangan yang harus diperhatikan:

1). Konsistensi (Consistency)

Sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus konsisten dari waktu ke
waktu. Ini tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh disesuaikan apabila
terjadi perubahan di organisasi. Pendekatan yang tidak konsisten terhadap
manajemen keuangan merupakan suatu tanda bahwa terdapat manipulasi di
pengelolaan keuangan.
2). Akuntabilitas (Accountability)
Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum, yang melekat pada individu,
kelompok atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan atau
kewenangan yang diberikan pihak ketiga telah digunakan. NGO mempunyai
kewajiban secara operasional, moral dan hukum untuk menjelaskan semua
keputusan dan tindakan yang telah mereka ambil. Organisasi harus dapat
menjelaskan bagaimana dia menggunakan sumberdayanya dan apa yang telah dia
capai sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan dan penerima
manfaat. Semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui bagaimana dana
dan kewenangan digunakan.
3). Transparansi (Transparency)
Organisasi harus terbuka berkenaan dengan pekerjaannya, menyediakan informasi
berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan.
Termasuk didalamnya, menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap dan
tepat waktu serta dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan
penerima manfaat. Apabila organisasi tidak transparan, hal ini mengindikasikan ada
sesuatu hal yang disembunyikan.
4). Kelangsungan Hidup (Viability)
Agar keuangan terjaga, pengeluaran organisasi di tingkat stratejik maupun
operasional harus sejalan/disesuaikan dengan dana yang diterima. Kelangsungan
hidup (viability) merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan
 keuangan organisasi. Manager organisasi harus menyiapkan sebuah rencana
keuangan yang menunjukan bagaimana organisasi dapat melaksanakan rencana
stratejiknya dan memenuhi kebutuhan keuangannya.
5). Integritas (Integrity)
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, individu yang terlibat harus
mempunyai integritas yang baik. Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga
harus dijaga integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan
keuangan
6). Pengelolaan (Stewardship)
Organisasi harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah diperoleh dan
menjamin bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Secara praktek, organisasi dapat melakukan pengelolaan keuangan
dengan baik melalui : berhati-hati dalam perencanaan stratejik, identifikasi resiko-
resiko keuangan dan membuat system pengendalian dan sistem keuangan yang
sesuai dengan organisasi.
7). Standar Akuntansi (Accounting Standards)
Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan organisasi harus sesuai dengan
prinsip dan standar akuntansi yang berlaku umum. Hal ini berarti bahwa setiap
akuntan di seluruh dunia dapat mengerti sistem yang digunakan organisasi.

2. Fungsi Administrasi Keuangan.

Fungsi administrasi keuangan secara umum adalah untuk merencanakan,

melaksanakan dan mengendalikan pemanfaatan sumber daya keuangan dalam kegiatan
entitas secara efisien dan efektif.

Administrasi keuangan merupakan suatu proses pengaturan serta penetapan

kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan maupun pemanfaatan keuangan sehingga
tugas-tugas pokok organisasi dapat terwujud.

1). Fungsi Investasi – meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva

yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa
berasal dari modal sendiri atau dari luar.

2). Fungsi Mencari Dana – meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk
membelanjai usaha-usaha yang dijalankan.

3). Fungsi Pembelanjaan – meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana
dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai
seluruh kegiatan.
 4). Fungsi Pembagian Laba – yaitu dengan menentukan aturan dalam mengadakan
pembagian laba usaha.

3. Surat-menyurat.

a. . Pengertian Surat Menyurat

Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi
penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono,
1985).

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :

Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada
pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang
bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran
(Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah
yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan,
maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

b. Fungsi dan Penggolongan Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1). Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti
apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang
mengadakan hubungan korespondensi.

2). Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3). Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu
organisasi pada masa-masa lalu.

4). Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5). Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-
jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a). Menurut wujud surat

1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar

b). Menurut tujuan surat :

1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran

c). Menurut sifat isi dan asal surat :

1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

d). Menurut jumlah penerima surat :

1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman

e). Menurut keamanan isi surat :

1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa

f). Menurut prosedur pengurus surat :

1. surat masuk
2. surat keluar

g). Menurut jangkauan surat :

1. surat intern
2. surat ekstern
 Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan
Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut
kategori tertentu, yaitu:

1). Siapa yang mengirim

a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh
perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.
2). aktivitas yang dikandung dalam surat, dan
3). wujud surat.

c. . Susunan dan Tata Tertib Surat

Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya

mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran surat
e. Perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat pembuka surat
i. Isi surat
j. Salam penutup
k. Tembusan surat
l. Initial surat

Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :

a. paragrap pembuka
b. paragrap uraian isi
c. paragrap penutup

d.. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya

Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah
bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus (Block Style)
b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
d. Surat Lekuk (Indented Style)
e. Surat Resmi (Official Style)
f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat Sederhana (Simplified Style)
Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai
dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.

Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat

Selanjutnya masih dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan
secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa
persiapan dan kegiatan, antara lain :

a). Bahan-bahan dan alat-alat tulis

Kegiatan mempersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan yang diperlukan.

b). Membuat konsep surat

Kegiatan membuat konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep surat sebagai balasan
surat yang masuk.

c). Pengetikan
Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.

d). Pentaklikan surat

Kegiatan ini biasanya dilaksanakan sesudah surat itu di ketik, kemudian dibaca kembali
dengan teliti agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.

e). Pengiriman surat / ekspedisi

Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan
penyampaian (pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.
Sebagai catatan, pada sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT
KHUSUS, BEBAS DARI BEA (BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.

f). Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat ini disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada
pertinggal sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri
yang tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar surat dan
warkat yang disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila diperlukan.

e. . Pengaturan Surat Menyurat

Dalam bagian ini tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik.
Bagian ini akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat
pada suatu perusahaan secara teoritis.

e..1. Pengaturan Surat Masuk

Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir,
harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah
sebagai berikut ;
1). Pemilihan pendahuluan/presorting
2). Pembukaan sampul/opening the envelope
 3). Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating
4). Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures
5). Pemisahan/sorting
6). Penyelesaian Surat/routing
7). Penyerahan surat untuk di proses/distribution.

Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat
untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :

1). Prosedur Buku Agenda

a. buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya
kronologis).
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok

b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau

pendistribusian surat atau barang).

2). Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat
dikontrol sejak masuk sampai disimpan).

3). Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan
administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-
segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti
telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas
lebih lanjut lagi.

e..2. Pengaturan Surat Keluar

Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga
diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.

Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :

1. Membuat konsep surat
2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di ketik oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan
ke unit pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali
ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat
langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
4. LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban).
LPJ wajib dibuat setelah segala aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi atau
kepanitiaan. LPJ ini berisikan rincian aktivitas mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, aktuiting atau pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi.

Adapun rincian daripada LPJ ini adalah sebagai berikut:

1). Narasi selama aktivitas yang dilakukan oleh suatu kepanitiaan;
a. Latar belakang
b. Aktivitas atau kinerja kepanitiaan .
c. Evaluasi kepanitiaan
d. Kesimpulan.
e. Saran-saran.
2). Laporan keuangan.
3). SK Organisasi.
a. Pelindung
b. Penanggungjawab
c. Pembina.
d. SC (Sering Commity)
e. Pelatih
f. SC (Sering Commity)
g. OC (Organition Commity)
(a.) Ketua
(b.) WK Ketua
(c.) Sekretaris
(d.) Bendahara
(e.) Ketua bidang/Koor.seksi ( sesuai dengan kebutuhan).
4). Lampiran-lampiran
a. Surat-menyurat ( Kearsipan).
b. Inventtarisasi.
c. Dokumentasi dll.

5. Lampiran-lampiran:
 1). Contoh surat,

KOP SURAT( Kalau ada)

Nomor :……………………………

Lampiran :…………………………..

Prihal :…………………………..

Kepada

Yth :…………………….

di-

………………………

Dengan hormat,

Isi ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

Penutup…………………………………………………………………………..

Denpasar,………………

Ketua Sekretaris,

Mengetahui,

Pejabat Pembina

Tembusan disampaikan Kepada:

1……….

2 Arsip.
2. Contoh SPJ:

( Aliran Kas )

I. Penerimaan

a…………………………………………..

b…………………………………………………

c………………………………………………

Jumlah……………..Rp……………………….

2. Pengeluaran.

a……………………………………………

b b…………………………………………

c…………………………………………..

Jumlah………………Rp…………………………. –

Saldo…………………Rp…………………………

Denpasar,……………………………….

Ketua, Bendahara,

Mengetahui,

WR II/WD II/