ENHANCEMENT

pertamina
CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM

July 2015

Bangkitkan Energi Negeri

1
CHSEMS Judul
CHSEMS Judul
CHSEMS Cycle Judul

Siklus CHSEMS
Contracted Work
Admin Administration Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification
Selection
CHSEMS
Risk Assessment

Contract Award
Data Bank
Field Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job Activity Final Evaluation

Work In Progress
 Judul

Tahap Risk Assessment

Risk Assessment
Contracted Work
Administration Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification
Selection
CHSEMS
Risk Assessment

Contract Award
Data Bank
Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job ActivityWork In ProgressFinal Evaluation

TUJUAN Judul

Mengkaji seberapa besar dampak negatif pekerjaan

yang dikontrakan terhadap aspek HSE yang
meliputi keselamatan manusia, peralatan/asset,
lingkungan hidup dan citra perusahaan.
 ACTIVITIES

1.Conduct Risk Assessment of the job/services required

End User/SPA/Contract
R
Judul

Holder
I

SCM
C

HSE Dept

Contractor/ Bidder
TUGAS DAN TANGGUNG

CHSEMS Champion in
Each Dept
A
JAWAB

SCM Dept. Manager

I
 SEVERITY DAMPAK
RISIKO DEFINISI
(KEPARAHAN) POTENSIAL

0 Tanpa Cedera Tidak ada cidera

RENDAH
1 Cedera Ringan Tidak menyebabkan hari hilang

2 SEDANG Cedera Sedang Menyebabkan hari hilang, maksimum 7 (tujuh) hari

3 Cedera Berat Menyebabkan hari hilang, lebih dari 7 (tujuh) hari

Satu korban meninggal/cacat total permanen/tidak mampu
4 Cedera Fatal
TINGGI bekerja
Cedera Fatal Korban meninggal/cacat total permanen/tidak mampu
5
Ganda bekerja lebih dari 1 (satu) orang
HASIL PENILAIAN
Judul RISIKO
 Judul

Tahap Pra-Kualifikasi (PQ)

Administration

Contracted Work
Qualification Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification
Selection
CHSEMS
Risk Assessment

Contract Award
Data Bank
Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job ActivityWork In ProgressFinal Evaluation

TUJUAN Judul

• Menjaring Kontraktor yang memiliki kesadaran,

kemampuan & kepedulian terhadap aspek HSE
agar diperbolehkan mengikuti proses tender.
• Semua Kontraktor yang di Pra Kualifikasi harus
mampu mengidentifikasi risiko dari pekerjaan,
mengatur, mengontrol dan mengendalikan
semua aspek HSE dalam pekerjaannya.
 PRA-KUALIFIKASI
Judul - RACI

End User/SPA/Contract

CHSEMS Champion in
ACTIVITIES

SCM Dept. Manager

Contractor/ Bidder

Each Dept
HSE Dept
Holder

SCM

GM
1.Send PQ CHSEMS Questionnaire to
I R I A
Contractor/Bidder.
2.Return PQ CHSEMS Questionnaire with related
evidence. R R I A
3.Send Invitation to Contractor/Bidder for PQ
CHSEMS Clarification. I R I I A
4. Attend PQ CHSEMS Clarification.
R R R R R A
5. Determine if Site visit required. R C C I A I
6. Create Conditional Acceptance if Required.

6.1 Create CA R C C R R I A
6.2 Site Visit R C R R R I A
6.3 Register CA R I A
EVALUASI PRA KUALIFIKASI
Judul CHSEMS
Passing Grade
Kelulusan
Kontrak High
Risk

Lulus > 56 Lulus > 60

Tidak Lulus < Tidak Lulus < 60

56
PROSES PRA KUALIFIKASI
Judul

FLOW CHART

CHSEMS

-Tidak Boleh Mengikuti

Tender High Risk. (Keputusan End User)
-Masih boleh mengikuti
Tender untuk kategori
Medium dan Low Risk.
-Harus menunggu selama 6
bulan untuk dilakukan PQ
ulang.
EVALUASI PRA KUALIFIKASI
Judul CHSEMS
 CONDITIONAL ACCEPTANCE
Judul
Conditional Acceptance:
• Diberlakukan bila hanya ada satu atau dua, bahkan tidak ada kontraktor
yang memenuhi kriteria HSE (tidak lulus PQ CHSEMS) dalam proses tender.
• Kekurangan hasil dari PQ akan ditindaklanjuti oleh pihak kontraktor dan
diberi tenggat waktu yang disepakati antara End User dan Kontraktor.
• Conditional acceptance harus mendapat persetujuan dari Line Manager,
Sr HSES Manager, Sr SCM Manager dan General Manager

CA hanya boleh dilakukan sekali selama mengikuti semua

Tender di PHE WMO.

Disarankan untuk dipilih Bidder yang hasil PQ nya

mendekati angka 60.

Tindak lanjut penyelesaian rekomendasi CA akan

menentukan hasil FE.
 Judul

Tahap Seleksi Pemenang

Administration
Contracted Work
Qualification Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification
Selection
CHSEMS
Risk Assessment

Contract Award
Data Bank
Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job ActivityWork In ProgressFinal Evaluation

 SELECTION
Judul

Kontraktor menyiapkan penawaran HSE Program selama kontrak

(dokumen HSE Plan). Perusahaan mengevaluasi penawaran dan
melakukan klarifikasi.
Bidder harus lulus dari
semua persyaratan HSE
yang ditetapkan

Bobot penilaian ditentukan,

untuk lulus harus memenuhi
skor minimal penilaian
 SELECTION-RACI
Judul

End User/SPA/Contract

CHSEMS Champion in

SCM Dept. Manager

ACTIVITIES

Contractor/ Bidder

Each Dept
HSE Dept
Holder

SCM
1.Bid opening and evaluation
R R C I I A
2.Determine if Site Visit required
R C C I A I
3.Site Visit
R C C
4.Bidder Selection
R R C I I A
5.Award
R R C I I A
6.Send unsuccessful letter to unsuccessful bidder
I R R I A
KRITERIA UMUM PENILAIAN
Judul HSE PLAN
EVALUATION CRITERIA ON HSE PLAN PROCEDURE PER SECTION/SUBSECTION/POINT

A
B C D
Not Meet the Minimum
Below Minimum Expectation Meet the Minimum Expectation Exceed Minimum Expectation
Expectation

No evidence as per request by Provide evidence, however only in Provide evidence in detail for the Provide a comprehensive evidence
minimum expectation in the general, no detail evidence as project as required by the minimum for the project beyond the
section/subsection/point required by minimum expectation expectation in the minimum expectation in the
in the section/subsection/point section/subsection/point section/subsection/point

Min Score
Item Description (of max 100) Weight Factor
1 Technical Aspect 70 90%
HSE Plan as exhibit H required and Site
2 70 10%
Visit (if required)
Total 100%
 Pre Job Activity

Pre Job Activity

Contracted Work

Administration Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification
CHSEMS
Risk Assessment Selection

Contract Award Data Bank

Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

TUJUAN Judul

• Membuka komunikasi pertama diantara PHE

WMO dan Kontraktor untuk tingkat pekerjaan
lapangan.
• Memastikan aspek-aspek HSE telah
dikomunikasikan, dipahami dan siap dilaksanakan
oleh semua pihak sebelum pelaksanaan
pekerjaan.
• Meyakinkan bahwa Kontraktor sudah memahami
risiko, mempersiapkan rencana mitigasi dan
program HSE yang akan dilakukan terhadap
pekerjaan yang akan dilaksanakan.
• Memastikan kesiapan Kontraktor dalam
melaksanakan HSE Plan yang telah disepakati.
 PRE JOB ACTIVITY-RACI
Judul

End User/SPA/Contract

CHSEMS Champion

SCM Dept. Manager

ACTIVITIES

in Each Dept
Contractor
HSE Dept
Holder

SCM
Pre-Mobilization Phase:

1. Assign CONTRACTOR HSE Representative I I C R A I

2. Initiate Kick off Meeting – PJA Meeting R I C R A I
3. Develop CONTRACTOR’s HSE Plan I C R A
4. Review and Approve CONTRACTOR’s HSE Plan R C I A I
5. Conduct Safety Orientation and Induction R C
6. Conduct Pre-Job Audits R R

Mobilization Phase:

1. Conduct Pre-Job Safety Meeting A I R I I

2. Mobilization of personnel and equipment A R I I
3. Mobilization audit R I
FORM PJA AUDIT Judul

Approval Line Manager

Jumlah WIP

• Rekomendasi Faill/Pass
FORM PJA AUDIT Judul

HSE Plan yang disetujui

Sertifikat dan kelayakan

peralatan yang dipakai

• Kualifikasi HSE Rep

• Lulus HSE Comp Test

HSE Induction
FORM PJA AUDIT Judul

Kontrol dari bahaya-bahaya

yang diidentifikasi pada Risk
Assessment
FORM PJA AUDIT Judul

• Emergency Response Plan

dan Prosedur
• Sosialisasi ERP
• Emergency Contact List

PJA Meeting
FORM PJA AUDIT Judul

• Training dari Personil Kontraktor

• Training Plan

Tandatangan
Komitmen HSE
 Judul

Work In Progress

Work In Progress
Contracted Work

Administration Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification
Selection
CHSEMS
Risk Assessment

Contract Award
Data Bank
Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

TUJUAN Judul

• Melakukan penilaian terhadap kinerja HSE

Kontraktor selama pelaksanaan pekerjaan dan
memberikan feedback.
• Memastikan tidak ada potensi bahaya yang
terlewatkan dan melakukan intervensi bila
ditemukan.
• Melakukan kontrol terhadap konsistensi
implementasi HSE selama pelaksanaan pekerjaan
dan memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan
telah sesuai dengan kesepakatan HSE Plan
sebelumnya
• Salah satu cara untuk memperkecil “Gap”
implementasi HSE yang merupakan bagian dari
pelaksanaaan HSE Plan.
 WORK IN PROGRESS-RACI
Judul

End User/SPA/Contract

CHSEMS Champion in

SCM Dept. Manager

ACTIVITIES

HSES Dept

Contractor

Each Dept
Holder
SCM
1. Determine WIP Schedule R C I A
2. Initiate Opening Meeting R C R A
3. Conduct HSE Inspection Audit R C R A
4. Conduct HSE Program Audit R C R A
5. Determine Interim Evaluation Score R C I A
6. Close Out Meeting R C R A
PROSES WIP Judul

Evaluasi
Kinerja HSE
Inspeksi Sementara
HSE
Program

Inspeksi HSE
Work
Practice

CHSEMS Procedure Lama

• Pelaksanaan WIP minimal sekali selama kontrak

CHSEMS Guidelines Baru

• Pelaksanaan WIP minimal 1 tahun sekali/sekali
untuk kontrak < 1 tahun
FORM WIP Judul

Data Interim KPI Kontraktor:

• Leading dan Lagging Indicator.
NC FORM Judul

Untuk memonitor penyelesaian rekomendasi pada WIP, rekomendasi agar dituliskan dalam
NC Form

Waktu penyelesaian rekomendasi disepakati pada saat closing meeting WIP

 Judul
Guidance Penilaian WIP
 Judul

Final Evaluation

Final Evaluation Contracted Work

Administration Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification
Selection
CHSEMS
Risk Assessment

Contract Award
Data Bank
Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

 FINAL EVALUATION-RACI
Judul
End User/SPA/Contract
ACTIVITIES
1.Determine FE Schedule
2.Initiate Opening Meeting
3.Determine Final Evaluation Score
4.Close Out Meeting
5.Determine Final HSE Performance
6.Reward & Punishment
CHSEMS Champion in
SCM Dept. Manager
Contractor/
HSES Dept
Each Dept
Holder
SCM
R C I A
R C R A
R C I A
R C R A
R A I I I
R I R I I
PENILAIAN FINAL EVALUATION
Judul
 Judul
FORM FINAL EVALUATION
 Judul
FORM FINAL EVALUATION
Data KPI Kontraktor selama Project:
• Leading dan Lagging Indicator.
 Judul (KPI Kontraktor)
FORM FINAL EVALUATION
 Judul
FORM FINAL EVALUATION (Tindak Lanjut Temuan)
TERIMA KASIH