IT MASTER PLAN

PT HOLDING PERKEBUNAN NUSANTARA

Oleh Jiddiyah Amali
Date: December 30, 2020
Executive Summary 01
Sejalan dengan perkembangan kebutuhan dan kondisi bisnis yang ada, PT Holding Perkebunan Nusantara dinilai perlu untuk memiliki rencana
strategis berbentuk Master Plan TI untuk memperkuat eksistensi.

Saat ini beberapa masalah yang sedang dihadapi oleh PT Holding Perkebunan Nusantara adalah :
a. Belum adanya Consumer Relationship Management
b. Database belum terintegrasi secara maksimal
c. Banyaknya aplikasi berbasis website yang dimiliki baik oleh Holding maupun anak perusahaan, akan tetapi belum terintegrasi dan terstandarisasi
d. Pengimplementasian remote working masih memiliki banyak kendala dan belum optimal
e. Diperlukan teknologi tinggi untuk menunjang hasil riset berdasarkan data

Isu "Palm Oil Free" juga meningkatkan urgensi PT Holding Pekebunan Nusantara untuk menggunakan IT dalam mengurai kesalahpahaman kepada
konsumen dan atau masyarakat

Penyusunan IT Master Plan menggunakan pendekatan TOGAF 9.2 dengan mengacu pada
a. Konsisten dengan tujuan dan strategi perusahaan
b. Tujuan strategis dan akuntabilitas terlihat jelas dan mudah dipahami semua pihak
c. Opsi strategis TI terintegrasi dan terstruktur dengan business plan
d. Mampu menyelesaikan masalah pada gap antara baseline dengan target plan
Executive Summary 02
IT Masterplan ini dirancang dengan periode 3 tahun, terhitung tahun 2021-2023.

Dengan meliputi analisa pada tahap:

a. Preliminary :
b. Architecture Vision
c. Business Architecture
d. Information System Architecture, termasuk didalamnya Data Architecture dan Application Architecture

Menghasilkan dua aplikasi sebagai solusi approach atas gap antara baseline dengan target plan. Dua aplikasi tersebut meliputi:
1. IT Integrated Solution
2. Pengembangan mobile aplikasi "NUSANTARA" sebagai aplikasi master
IT Master Plan 03
Divisi Teknologi Informasi Petkebunan Nusantara III (Persero) Holding bertanggung jawab dalam standarisasi proses bisnis yang ada di seluruh PTPN
melalui implementasi TI, menilai inovasi teknologi baru, melakukan uji coba dan analisa untuk mendapatkan teknologi yang dibutuhkan perusahaan.

Dalam rangka meningkatkan penerapan prinsip Good Corporate Governance (GCG) , akurasi, dan kecepatan sistem informasi akuntansi/ manajemen
maka diimplementasikan inisiatif strategis dibidang TI yaitu :
1. Enterprises Resource Planning (ERP)
2. E-Procurement
3. Sistem Informasi Geografis (SIG)
4. Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA)
5. Integrated Procurement System (IPS)
6. Unified Communication.

Akan tetapi, sistem yang ada saat ini masih belum optimal untuk memenuhi
kebutuhan perusahaan. Penerapan sistem TI yang belum merata pada seluruh
anak perusahaan dan adanya keterbatasan penerapan pada tingkat Holding
karena keterbatasan biaya dan kapasitas. Selain itu, dengan adanya isu "palm oil
free" diharapkan TI dapat mengurai kesalahpahaman yang terjadi terutama
pada tingkat global.

Sehingga, Holding perlu meningkatkan kualitas sistem TI dengan

mengintegrasi seluruh fungsi dalam perusahaan. Dibutuhkan rencana
komprehensif yang mencangkum kebutuhan perusahaan dan mekanisme
implementasi sistem dalam format IT Master Plan.
 TOGAF 9.2 04

Enterprise Architecture Framework (EAF) yang digunakan

pada IT Master Plan adalah dengan pendekatan TOGAF 9.2,
dengan keuntungan:
1. Memiliki accumulated value tertinggi dibandingkan EAF
lain.
2. Cocok untuk organisasi yang ingin mengimplementasikan
informasi terintegrasi di dalam dan diantara enterprise
3. Meningkatkan efisiensi bisnis untuk pencapaian tujuan
dan strategi perusahaan

Source: The Open Group

Preliminary 05
Fase ini bertujuan untuk menentukan dan mendetailkan kapabilitas enterprise dengan input model organisasi dari EA dan kerangka kerja yang sudah ada. IT Master Plan dibutuhkan
untuk menyelaraskan standar sistem IT pada holding dan seluruh anak perusahaan (PTPN I - XIV). Cakupan EA adalah dari fase Preliminary sampai Data Architecture on Information System
Architecture.

1. Cakupan organisasi yang terdampak

a. Core : CEO, Direktur Pemasaran, Direktur SDM dan Umum
b. Soft : Direktur Keuangan, Direktur Tanaman Musiman dan Tahunan
c. Extended : Supplier, Customer
d. Community: Mitra perusahaan
e. Governance: Kementrian BUMN Republik Indonesia
2. Maturity Assessment:
Dengan assessment terhadap 37 proses TI pada area COBIT 5 secara general PTPN berada pada
level 3 (Established ) dan ditargetkan naik ke level 5 (Optimizing)
3. Prinsip Arsitektur
Bisnis
Efisiensi biaya
Produksi Barang jadi dan/ atau setengah jadi dari hasil perkebunan
Ketaatan hukum
Memaksimalkan keuntungan untuk enterprises
Data
Data adalah aset
Data dapat diakses oleh setiap user untuk melakukan fungsi
Keamanan data
Aplikasi Teknologi
Aplikasi transparan dan mudah digunakan Perubahan berbasis kebutuhan
Perubahan responsif
Pengembangan aplikasi dilakukan diseluruh perusahaan
Keragaman teknologi
Independensi teknologi
Mempermudah dan menyederhanakan, tidak menambah proses
Vision Architecture Phase 06
Vision Architecture Phase: Langkah pada fase ini adalah mengidentifikasi visi & misi perusahaan serta mengidentifikasi stakeholder berdasarkan peran dan tanggungjawab
mereka dalam menjalankan visi & misi perusahaan.
Visi : Menjadi Perusahaan Agribisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik.
Misi:
1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan
2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan
3. Memberlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkan secara optimal
4. Menjadikan Perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi investor
5. Menjadikan Perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis
6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas
7. Melaksanakan seluruh aktivitas Perusahaan yang berwawasan lingkungan.

Internal Stakeholder

Shareholder Komisaris

Eksternal Stakeholder
Kreditur Masyarakat Pelanggan Supplier Pemerintah

Komunitas Partner
Business Architecture Phase 07

Fase ini menerangkan bagaimana proses bisnis PT Holding Perkebunan Nusantara berdasarkan
proses bisnis yang dilakukan stakeholder yang terlibat .Hal ini dijelaskan melalui : Value Chain PT
Value chain Holding Perkebunan Nusantara yang terdiri dari 5 kegiatan primer dan 5 kegiatan sekunder.
Selanjutnya, dilakukan gap analysis dengan hasil sebagai berikut:

Outbond Logistic: Marketing & Sales :

Untuk produk Service:
Operation: Hasil perkebunan
Inbound Logistic: unggulan Menghasilkan
Penanaman, diolah menjadi
Pembelian benih dipasarkan melalui produk bermutu
pengelolaan barang jadi
PT KBN dengan dengan efisiensi
dan/atau mekanisme supply biaya
setengah jadi & demand di pasar

Margin
Financial

Technology and Platform

Human Resources

Procurement

Firm Infrastructure
 Application Architecture Phase 08
Fase ini memproduksi rekomendasi IT untuk PT Holding Perkebunan Nusantara terdiri dari:
1. IT Integrated Solution : Optimalisasi sistem IT dengan penambahan pada modul ERP

Baseline Architecture
AGRI FI BPC 1. AGRI (tanaman semusim dan tahunan),
2. FI (finance),
3. CO (controlling),
CO PM QM 4. PM (Plant Maintenance),
5. PS (Project System).
6. PP (Project Planning),
PS PP SD 7. QM (Quality Management),
8. SD (Sales and Distribution),
9. MM (Material Management),

BI 10. BI (Business Intelligence)

MM
11. BPC (Business Planning and Consolidation).

ERP
Application Architecture Phase 09
Target Architecture

FI PP
AGRI BPC 1.Supervisory Control and Data Acquisition
DIGITAL BUSINESS NETWORK
CO QM 2. Geographic Information System
OMNI CHANNEL STRATEGIC SOURCING AND PROCUREMENT
PS SD 3. Customer Relationship Management
PM MM 4. Omni Channel
Customer Relationship Business Company
ERP MODULES 5. e-Office
HCM Management Intelligence Solution
6. Laboratorium Information System
E-OFFICE
CRM BI LAB-IS
7. Finance Accounting Controlling
8. Project System
9. Human Capital Management
REAL TIME AND INTEGRATED DATA BASE
SCADA GIS

ERP
Application Architecture Phase 10
2. Pengembangan aplikasi "Nusantara" berbasis IoT

Tantangan besar pada industri perkebunan adalah memperoleh sistem yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis secara keseluruhan. Hal ini dikarenakan :
1. Mulai dari evaluasi hingga eksekusi butuh waktu yang panjang.
2. Pasca implementasi biasanya timbul masalah never ending maintenance
Ditambah isu Palm Oil Free meningkatkan urgensi untuk pembuatan aplikasi berbasis Internet of Things dalam industri perkebunan. Aplikasi dengan nama "Nusantara"
ditujukan untuk Internal dan Eksternal dengan tujuan dan benefit sebagai berikut:

Internal Eksternal

Tujuan: Tujuan:
1. Aplikasi master untuk seluruh PTPN 1. Memberikan informasi product tracking kepada konsumen dalam
2. Efisiensi upaya inisiatif untuk menciptakan deforestation-free supply chain.
3. Akurasi dan kecepatan data Benefit:
Benefit: 1. Menciptakan customer experience
1. Mengantisipasi keterlambatan laporan 2. Mengembalikan kepercayaan konsumen dan masyarakat pada
2. Monitoring lapangan dengan mudah (akses dari HP) industri
3. Mengintegrasi dan menstandarisasi aplikasi pada seluruh 3. Pengenalan lebih dalam terhadap industri kepada customer
PTPN 4. Meningkatkan penjualan
Application Architecture Phase 11
2. Pengembangan aplikasi "Nusantara" berbasis IoT

Fitur-fitur ini merupakan contoh

beberapa aplikasi yang ada
di website portal PTPN IX yang
dapat diimplementasikan pada PT
Holding Perkebunan Nusantara.

Pemilihan fitur dalam aplikasi

nusantara disesuaikan dengan
kebutuhan internal pada basis
Sistem informasi produk akan
Palm Oil Product Info akses melalui telepon seluler
didukung oleh Artificial Inteligence
dan video 4D untuk meningkatkan Palm Oil Product Order
Pada tahap awal ditargetkan
tracking experience product.
aplikasi ini dapat menyediakan
layanan:
Cocoa Sugar
1. Real Time kondisi dan data
perkebunan
Rubber Tea 2. . Aplikasi modul pantauan
mutasi pohon dan lahan di unit
kebun
Coffee 3. Aplikasi Assessment online
untuk karyawan
4. Pengajuan cuti dan absensi
Our Customer Service pegawai
5. Modul SOP

Prototype aplikasi untuk Eksternal Prototype aplikasi untuk Internal

 12
Data Architecture Phase ARCHITECTURE ROADMAP
Migration Option

Tahap ini bertujuan untuk menentukan data apa saja yang diperlukan dalam
aplikasi. Karena EA dibuat berdasarkan ERP, maka penting untuk mengidentifikasi Sistem dan Aplikasi
data yang diperlukan pada modul ERP.
Infrastruktur
Tahap Pemantapan
1. Data Supplier ( Nama, Alamat, Invoice) (2023)
2. Data Perkebunan (jumlah pohon siap panen, dan belum panen) Future
3. Data Area (Area yang baru ditanam, dalam masa tunggu panen, dan belum ditanam) Tahap Pematangan dan State
Perencanaan detail tahap
4. Data Pengelolaan Operasional Perkebunan
pemantapan (Q2 -Q4 2022)
5. Data Customer (Complain, Nama, Alamat, Pesanan,dll)
6. Data Keuangan (Gaji, tunjangan, penjualan,dll)
7. Data procurement (Inventories, Warehouse, Pabrik)
8. Data HR ( Training, Sertifikasi, profil karyawan, cuti, promosi), dll

Pelaksanaan tahap persiapan dan

Perencanaan detail tahap
pematangan (Q3 2021-Q2 2022)

Perencanaan detail Tahap persiapan

(Q1-Q3 2021)
Current
State
 ARCHITECTURE ROADMAP
#SOLUTION BUILDING BLOCK
Baseline
Baseline: Database tidak
terintegrasi secara optimal.
Baseline: Lack of Customer
Relationship
Baseline: Aplikasi berbasis
website belum terintegrasi
Baseline:Remote working
belum optimal
Baseline: GIS terbatas pada
hasil analisa. Dibutuhkan
teknologi pelengkap untuk
operasional kebun.
14
Solution Target
Database Management System CRM Target: Memiliki database
terintegrasi dan meminimalisir
1. Penggunaan SCADA untuk 1. Aplikasi CRM keterlambatan laporan
seluruh PTPN 2. Analisis dan riset
2. Database server
Target: Memiliki aplikasi untuk
riset konsumen dan sebagai
media komunikasi dengan
penerapan high technology
Aplikasi "Nusantara Company Solution
1. Aplikasi independen dan 1. E-Office untuk menunjang Target: Memiliki aplikasi master
remote working
Terintegrasi yang terintegrasi
2. Skype untuk menggantikan
2. Tersedia versi Internal dan
Eksternal VCube
Target: Remote Working dapat
diterapkan secara optimal
Data warehouse, Business Intelligence, dan IoT untuk efisiensi biaya
1. Teknologi Business Intelligence
2. Pengimplementasian geospasial menggunakan drone Target: Hasil GIS
dikombinasikan dengan
teknologi geospasial untuk
perkebunan berteknologi tinggi
Daftar Pustaka 15
Edward, I.Y.M., Shalannanda, W., Lestariningati, S.I., Agusdian, A.2014. E-Government Master Plan Design with TOGAF Framework Case Study: Payakumbuh City Government, Indonesia.

Fatimah, H.A., Hermadi, I., Nurhadryani, Y. 2019. Enterprises Architecture Approachment for Designing IT Master Plan Based on ERP for Water Utility Company. Journal of Applied
Management Vol 17 No. 2.

Gaesela, Y.M dan Andry, F.A. 2019. Design Enterprise Architecture in CPO Industry Using TOGAF ADM Framework. ICTACT Journal on Soft Computing. DOI: 10.21917/ijsc.2019.0286

Kushairi, A., Singh, R., Ong-Abdullah, M. 2017. The Oil Palm Industry in Malaysia: Thriving ith Transformative Technnology. Journal of Oil Palm Research Vol. 29 (4) December 2017 p. 431
– 439 DOI: https: //doi.org/10.21894/jopr.2017.00017

Perkebunan Nusantara. 2018. Laporan Tahunan

Perkebunan Nusantara. 2017. Laporan Tahunan

Perkebunan Nusantara. 2016. Laporan Tahunan

https://thepalmscribe.id/introducing-digital-technology-into-palm-oil-industry/

https://republika.co.id/berita/q3tyea370/ptpn-v-gunakan-teknologi-informasi-untuk-tingkatkan-produksi

https://www.holding-perkebunan.com/mengusung-teknologi-ke-tengah-perkebunan-sawit-ptpn-v

https://www.ptpn4.co.id/ptpn-iv-implementasikan-teknologi-digital-di-bidang-human-capital/

https://eproc.holding-perkebunan.com