Anda di halaman 1dari 48

9.

1 Pengertian

Pengertian Penjualan

Penjualan menurut Mulyadi (2008:202), “Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan


oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari
adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau
pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.”

Menurut Kusnadi (2009:300) “Penjualan adalah sejumlah uangyang dibebankan kepada


pembeli atas barang atau jasa yang dijual”.

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayaranya dilakukan setelah
penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak

9.2 Dokumen Yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit

istem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit terdapat 4
macam yaitu sebagai berikut :

1. Surat order pengiriman dan tembusanya

· Tembusan Kredit (Credit Copy)

· Surat pengakuan (Acknowledgement Copy)

· Surat Muat (Bill of loading)

· Slip Pembungkus

· Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

· Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy)

· Arsip Index Silang (Cross Index File Copy)

2. Faktur dan tembusanya


· Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

· Tembusan Jurnal Penjualan (Sales JournalCopy)

· Tembusan Analisis (Analisys Copy)

· Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokuman pendukung yang digunakan untuk
menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

4. Bukti memorial

Bukti memorial merupakan dokuman sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.

9.3 Catatan Akuntansi yang digunakan

Menurut Mulyadi (2008 : 218), catatan akuntansi terdapat 5 jenis yang digunakan yaitu sebagai
berikut :

· Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik penjualan tunai maupun
kredit.

· Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang perusahaan
kepada tiap debiturnya.

· Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis
persediaan.

· Kartu Gudang
Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan
persediaan fisik barang yang ada di gudang.

· Jurnal Umum

Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.

9.4 Fungsi-Fungsi Yang Terkait

Menurut Mulyadi (2008 : 211) dalam bukunya Sistem Akuntansi, unit organisasi yang terkait
dalam sistem akuntansi penjualan kredit terdapat 5 macam yaitu:

· Fungsi Penjualan / Bagian Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order dari
pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk
memenuhi order dari pelanggan.

· Fungsi Kredit / Bagian Kredit

Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi
pemberian kredit kepada pelanggan.

· Fungsi Gudang / Bagian Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan
serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.

· Fungsi Pengiriman / Bagian Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman
yang diterima dari fungsi penjualan.

· Fungsi Penagihan / Bagian Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan.

· Fungsi Akuntansi / Bagian Akuntansi


Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat
serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta
mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.

9.5 Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Jaringan prosedur yang membentu sistem penjualan kredit adalah:

1. Prosedur order penjualan. Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari
pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan
kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang
lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari
pembeli.

2. Prosedur persetujuan kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan
penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3. Prosedur pengiriman. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada
pembeli sesuai informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari
fungsi pengiriman.

4. Prosedur penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan
mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi
penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

5. Prosedur pencatatan piutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan
faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu dan
mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

6. Prosedur distribusi penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data
penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen

7. Prosedur pencatatan beban pokok penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi
mencatat secara periodic total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu.

9.6 Unsur Pengendalian Internal

Untuk merancang unsur-unsur pengendalian internal yang diterapkan dalam system penjualan
kredit, unsure pokok system pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, system otorisasi
dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dapat dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit

c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas

d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi
pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan
formulir surat order pengiriman.

b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda
tangan pada credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman.

c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman

d. Penetapan harga jual,syarat penjualan,syarat pengangkutan barang dan potongan


penjualan berada ditangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai
hal tersebut.

e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan
pada faktur penjualan

f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas
dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada
dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit)

g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan
surat order pengiriman dan surat muat.

Praktik yang Sehat

a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya


dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penagihan

c. Secara periodic fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur
untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

d. Secara periodic diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan akun control piutang dalam
buku besar.

9.7 Metode Pencatatan Piutang

Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:

1. Metode Konvesional, dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar
data yang dicatat dalam jurnal.berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah:

1. Transaksi Penjualan Kredit, transaksi ini di posting dalam kartu piutang atas dasar data
yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.

2. Transaksi Retur Penjualan, posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur
penjulan di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah di catat dalam jurnal
retur penjualan.

3. Transaksi Penerimaan Kas Dari Piutang, posting transaksi berkurangnya piutang dari
pelunasan piutang oleh debitur di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah
dicatat dalam jurnal umum.

4. Transaksi Penghapusan Piutang, transaksi berkurangnya piutang dari transaksi


penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang dicatat dalam
jurnal umum.

2. Metode Posting Langsung, metode ini dibagi menjadi dua golongan berikut ini:

a. kedalam kartu piutang dengan tulisan tangan; jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian
saja (tidak rinci). Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan
timbulnya piutang di posting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang. Jurnal
penjualan diisi dengan jumlah total penjualan harian yang merupakan julah faktur penjulaan
selama sehari. Faktur yang diterima dari bagian penagihan diterima oleh bagian piutang dalam
batch disertai dengan pita daftar total (pre-list tape). Jumlah faktur penjualan yang tercantum
dalam pita daftar total tersebut dicatat dalam jurnal penjualan. Selanjutnya, setiap bulan, jurnal
penjualan tersebut di posting ke rekening kontrolpiutang dalam buku besar. Setiapbulan pula,
diadakan rekonsiliasi antara rekening kontrol piutang dengan daftar saldo (trial balance) yang
disusun dari kartu piutang. Ada dua cara menangani media yang akan diposting kedalam kartu
piutang:

1. Media disortasi meurut abjad sebelum diposting, di posting satu per satu kedalam kartu
piutang, dan kemudian dibuat pita pembuktian ketelitian posting dari kartu piutang
kemudian dicocokan dengan pita daftar total yang menyertai media pada saat diterima dari
bagian penagihan. Pencocokan ini dimaksudkan untuk membuktikan ketelitian posting yang
telah dilakukan.

2. Media di posting kedalam kartu piutang sesuai dengan urutan pada waktu diterima dari
bagian penagihan.

2. Posting lansung kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang. Dalam metode ini, media
di posting kedalam pernyataan piutang dengan kartu piutang dengan kartu piutang sebagai
tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang.

b. Metode Posting Periodik:

1. Posting Ditunda. Pada metode ini faktur penjualan yang diterima dari bagian penaggihan,
oleh bagian piutang disimpan sementara, menunggu beberapa hari, untuk nantinya secara
sekaligus di posting kedalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan
menggunakan mesin pembukuan.

2. Penagihan Bersiklus (Cycle Billing). Dalam metode ini pada akhir bulan, dilakukan kegiatan
posting yang meliputi (1) posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut kedalam
pernyataan piutang dan kartu piutang. (2) mencatat dan menghitung saldo kartu piutang..
metode ini membagi pekerjaan posting kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebut
tersebar merata kedalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima
pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan.

3. Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (ledgerless bookeping), dalam metode ini Faktur
penjualan beserta dokumen pendukungnay yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian
piutang diarsippkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum bayar (unpaid
invoice file). Pada saat diterima pembayarannya ada dua cara yang ditempuh:

1. Jika pelanggan pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan,
faktur yang bersangkutan di ambil dari arsip faktur yang belum di bayar dan di cap “lunas”,
kemudian dipindahkan kedalam arsip faktur yang telah dibayar.
2. Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalma faktur, jumlah kas yang diterima dan
sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat pada faktur tersebut. Kemudian dibuat faktur
tiruan yang berisi informasi yang sama dengan faktur aslinya, dan faktur tiruan tersebut
kemudian disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, dan faktur asli disimpan kembali
kedalam arsip faktur yang belum dibayar.

4. Metode Pencatatan Piutang Dengan Komputer. Metode pencacatatan ini menggunakan


batch system. Dalam sistem ini dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan
sekaligus di posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang.dalam sistem ini dibentuk
dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file) dan pancatatan
piutangnya dilkukan secara hariain dan setiap hari pula, arsip transaksi digunakan untuk
memutakhirkan arsip induk piutang.

9.8 Prosedur Pencatatan Piutang

Pernyataan piutang adalah formulir piutang yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pad
atanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya.
Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:

1. Pernyataan Saldo Akhir Bulan, pernyataan ini tidak memberikan informasi apapun kepada
debitur untuk dasar rekonsiliasi dengan catatanya, jika saldo yang tercantum dalam pernyataan
piutang berbeda dengan saldo yang tercantum dalam catatannya

2. Pernyataan Satuan, pernyataan piutang ini berisi: (1) saldo kewajiban debitur pada awal
bulan, (2) mutasi debit dan kredit selama sebulan beserta penjelasan rinci setiap transaksi, dan
(3) saldo kewajiban debitur pada akhir bulan. Prosedur pembuatan pernyataan piutang
dilakukan sebagai berikut:

a. Pada awal bulan, diambil formulir pernyataan piutang 2 lembar. lembar pertama akan
berfungsi sebagai pernyataan piutang, sedangkan lembar kedua akan berfungsi sebagai catatan
piutang (pengganti kartu piutang)

b. Saldo piutang kepada debitur pada akhir bulan yang lalu (dari arsip tembusan pernyataan
piutang bulan sebelumnya) dicantumkan dalam formulir pernyataan piutang tersebut.

c. Semua transaksi pendebitan dan pengkeditan ke rekening debitur tersebut di catat dalam
formulir pernyataan piutang (2 lembar) tersebut.

d. Pada akhir bulan, lembar pertama formulir pernyataan piutang tersebut dipisahkan dari
lembar kedua, dan kemudian dikirimkan kepada debitur yang bersangkutan. Lembar pertama
formulir tersebut berfungsi sebagai pernyataan piutang. Lembar kedua kemudian disimpan
dalam arsip menurut nama debitur, dan berfungsi sebagai catatan piutang (buku pembantu
piutang)

e. Pada awal bulan berikutnya, satu set formulir pernyataan piutang yang baru (2 lembar)
diambil disisi dengan saldo piutang kepada debitur yang bersangkutan pada akhir bulan yang
sebelumnya (diambilkan dari arsip tembusan pernyataan piutang)

3. Pernyataan Saldo Berjalan Dengan Rekening Konvensional (Running Balance Statement With
Conventional Account). Perbedaan diantara pernyataan satuan dengan pernyataan saldo
berjalan dengan rekening konvensional adalah terletak pada cara posting dan isi catatan
piutangnya. Prosedur pembuatan pernyataan piutang saldo berjalan dengan rekening
konvensional adalah ebaqgai berikut:

a. Pada Awal Bulan, diambil formulir pencatatan piutang 1 lembar.

b. Semua transaksi pendebitan dan pengkreditan ke rekening debitur tersebut dicatat dalam
formulir pernyataan piutang yang sebagai tembusannya adalah kartu piutang.

c. Pada akhir bulan, pernyataan piutang dikirim kepada debitur yang bersangkutan.

d. Pada awal blan berikutnya diambil formulir pernyataan piutang baru sebanyak 1 lembar dan
selama kartu piutang debitur yang bersangkutan belum penuh, pendebitan dan pengkreditan
kerekening debitur tersebut kedalam pernyataan piutang yang dipakai dalam bulan sebelumnya
sebagai tembusannya. Dengan demikian kartu piutang dalam bentuk pernyataan piutang ini
dapat berisi informasi sekaligus. Hal ini tidak akan terjadi dalam bentuk pernyataan piutang
satuan, yang catat piutangnya hanya berisi mutasi tiap bulannya.

4. Pernyataan Faktur Yang Belum Dillunasi (Open Item Statement). Pernyataan piutang berisi
daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debiturnya pada tanggal tertentu disertai dengan
tanggal faktur danjumlah rupiahnya. Pengunaan bentuk pernyataan piutang ini dimungkinkan
jika para pelanggan diharuskan membayar jumlah yang tercantum dalam faktur.

10.1 Pengertian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang


yangdiperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian digolongkan menjadi 2, yaitu pembelian
lokal dan import.

Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan impor adalah
pembeliandari pemasok luar negeri.
Beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian, antara lain

• fungsi gudang,
• fungsi pembelian,
• fungsi penerimaan
• dan fungsi akuntansi.

Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawabyang berbeda. Fungsi gudang


bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang
ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan,fungsi
pembelian bertanggung jawab untuk memeroleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok dan mengeluarkan order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab
melakukan pemeriksaanterhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok,
sedangkan dalam fungsi akuntansi,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi
pencatat persediaan yang masing-masingmemiliki tanggung ajwab yang berbeda, fungsi
pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke register bukti kas keluar
dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan ke dalam kartu persediaan.

10.2 Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan


permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang
langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian
diajukan oleh pemakai barang.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang,


menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat
atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab
untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan
fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar
untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai
catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung
jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

10.3 Prosedur Transaksi Pembelian

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.

7. Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

10.4 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Dalam sistem akuntansi pembelian manajemen memerlukan informasi mengenai data-data


yang diperlukan guna mengambil keputusan yang tepatdalam menjalankan kegiatan pembelian.
Adapun beberapa informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian
adalah:

• Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point). Yaitu
untuk mengetahui jumlah jenis persediaan barang dagangan yang harus dilakukan
pemesanan kembali, agar saat jenis persediaandibutuhkan, barang dagangan tersebut
tersedia dalam gudang.
• Order pembelian yang telah dikirim oleh pemasok. Untuk mengetahui jumlah order
pembelian dan pemasok mana yang dipilih dalam order pembelian.
• Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. Untuk mengetahui ketersediaan
pemasok dalam memenuhi order pembelian.
• Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. Untuk mengetahui total saldo utang
dagang perusahaan dan mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran utang dagang
yang harus dibayar perusahaan.
• Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. Untuk mengetahui rincian saldo utang
dagang dari masing-masing pemasok dan mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran
kepada pemasok tersebut.
• Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian. Berdasarkan dari data
diatas dapat disimpulkan bahwa dalam melakukan transaksi pembelian manajemen
memerlukan beberapa informasi untuk memberikan keputusan akan terjadinya
transaksi pembelian tersebut. Dalam mengambil keputusan tersebut manajemen perlu
mengetahui jenis barang yang perlu dipesan kembali, order pembelian yang dikirim
maupun yang telah dipenuhi pemasok, saldo utang pada pemasok yang diakibatkan dari
transaksi pembelian, penambahan akan kuantitas dan harga pokok persediaan
pembelian yang ditetapkan. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahaan,
menjamin keandalan dan ketelitian atas data pencatatan akuntansi.

10.5 Dokumen Yang digunakan

Dokumen adalah bukti yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembeliaan adalah:

1. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisioleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsipembelian melakukan
pembelian barang dagangan dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam
surat permintaan pembelian, surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar
untuk setiap permintaan, 1 lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk
arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memnuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang berdasarkan catatan
transaksi pembelian, berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas pembayaran utang
kepada pemasok.

Semua dokumen dalam transaksi pembelian sangat dibutuhkan sebagai alat yang membantu
keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan akuntansi serta sebagai bukti terjadinya
transaksi pembeliaan.

11.1 Deskripsi Kegiatan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi
kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.

•Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan,


penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan,
penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan
karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.

•Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.

•Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya
tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi
guna pengawasan biaya tenaga kerja.

sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan


untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan
biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka
prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya
didasar atas kebijakan yang dianggap adil.
11.2 Pengertian

Gaji dan upah merupakan balas jasa yang diterima karyawan atas pekerjaan yang dilakukannya.
Bagi karyawan, gaji dan upah merupakan bentuk pengahrgaan atas pekerjaan dan prestasi
kerjanya, selain itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka. Lain halnya dengan perusahaan,
bagi perusahaan gaji dan upah merupakan beban untuk mengahasilkan laba sehingga
pengelolaannya harus dilakukan sedemikian rupa agar tetap efektif dan efisien.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah : Sistem akuntansi gaji dan upah
digunakan untuk menetapkan, menerapkan, dan mengevaluasi serta pembayaran yang tepat
yang digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang diperlukan, baik yang
berkaitan dengan motivasi maupuntrainning atau development karyawan.

11.3 Dokumen Yang Digunakan

Berikut adalah dokumen yang diperlukan dalam sistem akuntansi penggajian dan penggupahan:

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.

Dokumen ini pada umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat - surat
keputusan yang bersangutan dengn karyawan. Tembusan dari dokumen – dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

b. Presensi

Dokumen ini mencatat jumlah kehadiran Karyawan dan nantinya data ini menjadi
pertimbangan Bagian keuangan dalam mengambil keputusan.

c. Daftar Gaji dan Daftar Upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan berupa pph
pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dsb.

d. Rekap Daftar Gaji dan Daftar Upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftar
gaji dan upah. Perusahaan yang berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dan upah digunakan
untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang
bersangkutan. Distribusi tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi Akuntansi Biaya.

11.4 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem


•Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji.

3. Prosedur distribusi biaya gaji.

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.

5. Prosedur pembayaran gaji.

•Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja.

3. Prosedur pembuatan daftar upah.

4. Prosedur distribusi biaya upah.

5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.

6. Prosedur pembayaran upah.

11.5 Fungsi Terkait

Fungsi – fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah
sebagai berikut.

1. Fungsi PSDM/HCD

Bertugas untuk merekap hasil presensi karyawan yang nantinya di setor ke fungsi keuangan

2. Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat slip gaji berdasarkan data yang telah diterima dari
fungsi PSDM/HCD dan membuat laporan Penggajian

3. Manajer

Memvalidasi semua kejadian yang telah dilakukan oleh fungsi2 sebelumnya


•Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai
berikut:

1. Fungsi Kepegawaian.

2. Fungsi Pencatat Waktu.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.

4. Fungsi Akuntansi.

5. Fungsi Keuangan

11.6 Flowcart
11.7 Unsur Pengendalian Internal

Hal ini mencakup struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan
yang di gunakan didalam Perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik
Perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam
operasi, dan membantu di patuhinya kebijakan manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu,
(Zaki Baridwan, 1990:13 ).

Untuk tujuan di atas, terdapat elemen-elemen yang merupakan ciri-ciri pokok pengendalian
intern. Pengendalian Intern yang memuaskan meliputi :

1. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tetap.
2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk
melakukan pengawasan akuntansi yangn cukup terhadap harta milik, utang-utang,
pendapatanpendapatan dan biaya-biaya.
3. Praktek-praktek yang sehat harus di jalankan di dalam melakukan tugas-tugas dan
fungsi-fungsi setiap bulan organisasi.
4. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawab. Pengendalian
Intern di butuhkan setiap Perusahaan agar dalam menjalankan usahanya tidak
menyimpang dari yang telah di tetapkan lebih dahulu.

Unsur Pengendalian Intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut (Mulyadi,
2001 : 386) :

1. Organisasi

• namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan Perusahaan yang di tanda tangani oleh Direktur Utama.
• Setiap Perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji,
tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
• Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus di
dasarkan atas surat potongan gaji yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian.
• Kartu jam hadir harus di otorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
• Perintah lembur harus di otorisasi oleh kepala Departemen yang bersangkutan.
• Daftar gaji harus di otorisasi oleh fungsi personalia.
• Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus di otorisasi oleh fungsi akuntansi.

2. Prosedur Pencatatan

• Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji


karyawan. Kartu Penghasilan Karyawan di selenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masing-masing
karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang di cantumkan dalam kartu
penghasilan karyawan ini di pakai sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan yang
menjadi kewajiban setiap karyawan.
• Tarif upah yang di cantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi
akuntansi biaya. Fungsi akuntansi ini banyak bertanggung jawab atas distribusi upah
langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja
langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut di lakukan berdasarkan
data yang di kumpulkan dalam kartu jam kerja.

3. Praktek Yang Sehat

• Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir
ini di pakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
• Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi
pencatat waktu.
• Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh
fungsi akunatansi sebelum dilakukan pembayaran.
• Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan
karyawan.
• Catatan penghasilan karyawan di simpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.

12.1. Pendahuluan

Sistem akuntansi biaya dalam perusahaan manufaktur erat hubungannya dengan sistem
pengawasan produksi, karena sebagian besar kegiatan perusahaan manufaktur berada di dalam
fungsi produksi.
12.2. Sistem Pengawasan Produksi

Sistem Pengawasan Produksi

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengawasan produksi adalah:

1. Surat Order Produksi

Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi, yang
ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk
memproduksi sejumlah produk

2. Daftar kebutuhan bahan

Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk
memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.

3. Daftar kegiatan produksi

Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk
memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.

4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan
bahan penolong untuk memproduksi produk yang tercantum dalam surat order produksi

5. Bukti Pengembalian barang Gudang

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan
bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang

6. Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat jam kerja langsung yang dikonsumsi untuk
memproduksi produk yang tercantum dalam surat order produksi.

7. Laporan Produk Selesai


Dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan tertentu
kepada fungsi perencanaan dan pengawsan produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, fungsi
akuntansi persediaan dan fungsi akuntansi biaya.

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem pengawasan produksi adalah:

1. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari pelanggan dan meneruskan
order tersebut ke fungsi produksi.

2. Fungsi produksi

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan perintah produksi bagi fungsi-fungsi yang ada
dibawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi guna memenuhi permintaan
produksi dari fungsi penjualan

3. Fungsi Perencanaan dan pengawasan produksi

Merupakan fungsi staf yang membantu fungsi produksi dalam merencanakan dan mengawali
kegiatan produksi.

4. Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong,
dan barang yang lain yang digudangkan.

5. Fungsi akuntansi Biaya

Bertanggung jawab untuk mencatat konsumsi berbagai sumber daya yang digunakan untuk
memproduksi pesanan.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengawasan produksi adalah:

1. Prosedur Order Produksi

Dikeluarkan untuk mengkoordinasi pengolahan bahan baku menjadi produk jadi


2. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran barang Gudang

Digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dari fungsi gudang

3. Prosedur Pencatatan Jam Tenaga Kerja langsung

Pelaksanaan kegiatan dalam daftar kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam
tenaga kerja langsung yang dikonsumsi dalam pengolahan order produksi yang bersangkutan.

4. Prosedur produk Selesai

Order produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi produksi ke fungsi
gudang.

12.3. Informasi yang Diperlukan Oleh Manajemen

Informasi yang digunakan oleh manajemen dari sistem akuntansi baiaya adalah sebagai berikut :

1. Order produksi yang belum selesai

2. Order produksi yang telah selesai

3. Harga pokok produk jadi

4. Harga pokok produk yang masih dalam proses pada saat tertentu

5. Biaya menurut pusat biaya

12.4. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi biaya sebagian besar terdiri dari dokumen
yang digunakan dalam sistem pengawasan produksi. Dokumen tersebut adalah sebagai berikut:

1. Surat order produksi

2. Daftar kebutuhan bahan

3. Daftar kegiatan produksi

4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

5. Bukti pengembalian barang gudang


6. Kartu jam kerja

7. Laporan produk selesai

8. Bukti memorial

9. Bukti kas keluar

12.5. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi biaya adalah:

1. Jurnal pemakaian bahan baku

Merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat harga pokok bahan baku yang
digunakan dalam produksi

2. Jurnal umum

Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran gaji dan upah, penyusutan aset tetap,
amortisasi aset tak berwujud, dan terpakainya uang muka biaya

3. Register bukti kas keluar

Digunakan untuk mencatat BOP, beban administrasi umum, dan beban pemasaran

4. Kartu harga pokok produk

5. Kartu Biaya

Buku pembantu yang merinci beban overhead pabrik, beban administrasi dan umum dan beban
pemasaran.

12.6. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi biaya adalah:

1. Fungsi penjualan

2. Fungsi produksi

3. Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi

4. Fungsi gudang
5. Fungsi akuntansi biaya

12.7. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengawasan produksi dan sistem akuntansi biaya
dalam perusahaan manufaktur adalah:

1. Prosedur order produksi

2. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

3. Prosedur Pengembalian Barang Gudang

4. Prosedur Pencatatan jam kerja dan biaya Tenaga Kerja Langsung

5. Prosedur Produk Selesai dan Pencatatan Pembebanan biaya overhead pabrik

6. Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, beban administrasi dan umum,
dan pemasaran.

12.8. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi biaya dirancang
dengan merinci tiga unsur pokok sistem pengendalian intern: organisasi, sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.

Organisasi

1. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi produksi

2. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang menganggarkan biaya

3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi

4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi


Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi

2. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh kepala fungsi produksi
yang bersangkutan

3. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi keuangan

4. Daftar kebutuhan bahan dibuat oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan
diotorisasi oleh kepala fungsi produksi

5. Daftar kegiatan produksi dibuat oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan
diotorisasi oleh kepala fungsi produksi

6. Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan

Praktik yang Sehat

1. Surat order produksi, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, bukti kas keluar,
bukti memorial, bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan

2. Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu biaya dengan rekening kontrol biaya dalam
buku besar

3. Secara periodik dilakukan penghitungan persediaan yang ada di gudang untuk dicocokkan
dengan kartu persediaan.

12.9. Rangkuman

• Dokumen yang digunakan dalam sistem pengawasan produksi adalah: Surat Order
Produksi, Daftar kebutuhan bahan, Daftar kegiatan produksi, Bukti Permintaan dan
Pengeluaran Barang Gudang, Bukti Pengembalian barang Gudang, Kartu Jam Kerja dan
Laporan Produk Selesai.
• Fungsi yang terkait dalam sistem pengawasan produksi adalah: Fungsi Penjualan, Fungsi
produksi, Fungsi Perencanaan dan pengawasan produksi, Fungsi gudang dan Fungsi
akuntansi Biaya.
• Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengawasan produksi adalah: Prosedur
Order Produksi, Prosedur Permintaan dan Pengeluaran barang Gudang, Prosedur
Pencatatan Jam Tenaga Kerja langsung dan Prosedur produk Selesai.
• Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi biaya adalah: Jurnal
pemakaian bahan baku, Jurnal umum, Register bukti kas keluar, Kartu harga pokok
produk dan Kartu Biaya.
• Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi biaya adalah: Fungsi penjualan, Fungsi
produksi, Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi, Fungsi gudang dan Fungsi
akuntansi biaya.

13.1. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini:

1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales

2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD Sales)

3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales

13.2. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1. Fungsi Penjualan.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan
tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke
fungsi kas.

2. Fungsi Kas.

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

3. Fungsi Gudang.

Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang disimpan oleh pembeli, serta
menyerahkan barang tersebut ke funsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah
dibayar harganya kepada pembeli.

5. Fungsi Akuntansi.

Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat
laporan penjualan.

13.3. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai
adalah :

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
jangka waktu tertentu.

2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.

3. Jumlah harga pokok produk yang di jual selama jangka waktu tertentu.

4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjulan produk tertentu,
namun pada umumnya informasi nama dan alat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen
dari kegiatan penjualan tunai.

5. Kuantitas produk yang dijual

6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.

7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

13.4. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah :

1. Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam sebagai informasi yang diperlukan oleh manajemen
mengenai transaksi penjualan tunai.

2. Pita Register Kas (cas register tape)


Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register. Pita
register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan
dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

3. Credit Card Sales Slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu ktedit dan diserahkan
kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan
yang menjual barang atau jasa, dokumen ini di isi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat
untuk menagih uang tunai dari bang yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan
yang telah dilakukan kepada pemegang kartu ktedit.

4. Bill of lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada
perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan
COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

5. Faktur penjulan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD

6. Bukti Setor Bank

Dibuat oleh fungsi kasa sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor
dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari
piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan
dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi
kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk
pencataan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas.

7. Rekapitulasi beban pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual
selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen
pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.

13.5. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjulan tunai adalah :

1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data
penjualan.

2. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai
sumber, diantaranya penjulan tunai.

3. Jurnal Umum

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

4. Kartu Persedian

Kartu persedian digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok
produk yang dijual. Kartu persedian ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi
mutasi dan persedian barang yang disimpan digudang.

5. Kartu Gudang

Catatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan
yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat. Kartu
gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

13.6. Jaringan Prosedur dan Unsur Pengendalian Intern

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjulan tunai adalah:

1. Prosedur order penjualan

2. Prosedur penerimaan kas

3. Prosedur penyerahan barang

4. Prosedur pencatatan penjualan tunai

5. Prosedur penyetoran kas ke bank

6. Prosedur pencatatan penerimaan kas


7. Prosedur pencatatan beban pokok penjualan

Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah sebagai berikut :

Organisasi :

1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas

2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi

3. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi
pengiriman, dan fungsi akuntansi

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan :

1. Penerimaan order dari pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan
formulir faktur penjualan tunai

2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada
faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut

3. Penjulan dengan Kartu Debit Bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank
penerbit kartu debit.

4. Penyerahan barang kepada pembeli diotorisasi oleh fungsi pengiriman otorisasi oleh
fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan
tunai

5. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara
memberikan tanda pada faktur penjualan tunai

Praktik yang Sehat :

1. Pita register kas bernomor urut dan pemakainya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
penjualan
2. Kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama
dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya

3. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak
oleh pemeriksa intern.

13.7. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas terdiri dari sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem
pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil.

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Pengeluaran kas dengan cek mempunyai beberapa kebaikan ditinjau dari pengendalian intern,
diantaranya :

a. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak
yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.

b. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas
perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran perusahaan, transaksi
pengeluaran kas direkam juga oleh bank.

c. Pengeluaran kas dengan cek juga memberikan manfaat tambahan yaitu adanya cancelled
chek yang merupakan tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Dengan
penggunaan cek dalam pengeluaran kas, check issuer secara otomatis menerima tanda terima
kas dari pihak yang menerima pembayaran.

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a. Bukti Kas Keluar (BKK)


Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. BKK ini juga dikirimkan kepada kreditur sebagai surat
pemberitahuan dan sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

b. Cek

Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang
kepada pihak/orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.

c. Permintaan cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a. Jurnal pengeluaran kas

Catatan ini digunakan untuk mencatat segala pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan.
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal ini adalah faktur dari
pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

b. Register cek

Register cek ini digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

Fungsi Terkait

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Fungsi ini biasanya mengajukan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika memerlukan
pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan. Permintaan cek ini harus mendapatkan
persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher
payable system maka bagian utang membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian
kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas.
b. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi cek dan mengirimkan
cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur atau
melakukan pemindahbukuan melalui jasa perbankan.

c. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas (a) pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan
sediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek,
dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek
sebesar yang tercantum dalam dokuemen tersebut.

d. Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan
mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu,
fungsi ini juga melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan
dan membuat rekonsiliasi secara periodik.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, terdiri
dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

2. Prosedur pembayaran kas

3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek, terdiri dari
jaringan prosedur berikut ini :

1. Prosedur Permintaan Cek.

2. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar.

3. Prosedur Pembayaran Kas.


4. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas.

Unsur pengendalian intern

Organisasi

1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi

2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian
Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain

a. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1. pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang

2. pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat
yg berwenang

3. pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam
register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yg telah mendapat otorisasi dari pejabat yg
berwenang & yang dilampiri dgn dokumen pendukung yg lengkap

Praktik yang sehat

1. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau
penggunaan yg tidak semestinya

2. Dokumen dasar & dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap
“lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan

3. Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yg merupakan informasi dari pihak
ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit
function) yg merupakan fungsi yg tidak terlibat dalam pencatatan & penyimpanan kas

4. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima
pembayaran atau dgn pemindah-bukuan
5. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan
sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan
dgn imprest system

6. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik yang ada di tangan dengan jumlah kas
menurut catatan akuntansi

7. Kas yg ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit)
diasuransikan dari kerugian

8. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance)

9. Kasir dilengkapi dgn alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada
di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, & strong room)

10. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.

13.8. Rangkuman

• Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : Fungsi
Penjualan, Fungsi Kas, Fungsi Gudang, Fungsi Pengiriman, dan Fungsi Akuntansi.
• Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah Faktur
penjualan tunai, Pita Register Kas (cas register tape), Credit Card Sales Slip, Bill of lading,
Faktur penjualan COD, Bukti Setor Bank, dan Rekapitulasi beban pokok penjualan.
• Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjulan tunai
adalah : Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, Jurnal Umum, Kartu Persedian, dan
Kartu Gudang.
• Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
Bukti Kas Keluar (BKK), cek, dan Permintaan cek.
• Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek
adalah : Jurnal pengeluaran kas dan Register cek.
• Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : Fungsi
yang memerlukan pengeluaran kas, Fungsi Kas, Fungsi Akuntansi dan Fungsi Pemeriksa
Intern.
14.1. Pendahuluan

Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan
produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan
habis pakai pabrik, persediaan duku cadang. Dalam perusahaan dagang persediaan hanya
terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang
dibeli untuk tujuan dijual kembali. Transaksi yang mengubah persediaan produk jadi,
persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan
persediaan suku cadang, bersangkutan dengan transaksi intern perusahaan dan transaksi yang
menyangkut pihak luar perusahaan (penjuan dan pembeli), sedangkan transaksi yang
mengubah persediaan produk dalam proses seluruhnya berupa transaksi intern perusahaan.

14.2. Sistem dan Prosedur yang Terkait dengan sistem akuntansi persediaan

Sistem dan prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi persediaan adalah:

1. Prosedur pencatatan produk jadi.

2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.

3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.

4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk
dalam proses.

5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli

6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok..

7. Prosedur permintaan dan pengeluaran gudang.

8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang


gudang.

9. Sistem perhitungan fisik persediaan.

Prosedur pencatatan produk jadi.

Dokumen
Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan
produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang
untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi balam kartu gudang. Buki memorial digunakan
untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu
persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya
produk jadi dalam jurnal umum.

Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan pokok produk jadi yang dijual
adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.

Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual

Dokumen

Dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan produk jadi adalah surat
order pengiriman dan faktur penjualan.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang
dijual adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.

Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali dari Pembeli

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang
dikembalikan oleh pembeli adalah laporan penerimaan barang dan memo kredit. Laporan
penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas poduk jadi yang
diterima dari pembeli ke dalam kartu gudang, sedangkan memo kredit yang diterima dari
Bagian Order Penjualan digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan
harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu persediaan.

Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah kartu gudang,
kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan jika perusahaan menggunakan
jurnal khusus

Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Produk Dalam Proses

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan persediaan produk dalam proses adalah
bukti memorial.

Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
adalah laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar.

a. Laporan penerimaan barang

Laporan penerimaan barang digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar pencatatan
penambahan kuantitas barang dari pembelian kedalam kartu gudang.

b. Bukti kas keluar

Bukti kas keluar yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan
faktur dari pemasok dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok
persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar atau voucher register. Bukti kas keluar
juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke
dalam kartu persediaan.

Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan Kepada Pemasok

Dokumen

a. Laporan pengiriman barang, digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat kuantitas
persediaan yang akan dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang.

b. Memo debit yang diterima dari bagian pembelian digunakan oleh bagian kartu persediaan
untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke
dalam kartu persediaan.
Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang
gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena
pemakaian intern. Bukti ini dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya
kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga dipakai sebagai
dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal pemakaian bahan
baku atau jurnal umum.

Prosedur Pengembalian Barang Gudang

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam prosedur pegembalian barang gudang adalah bukti
pengembalian barang gudang. Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat
tambahan kuantitas persediaan kedalam kartu gudang. Dokumnen ini juga digunakan oleh
bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan
kedalam kartu persediaan, berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya, dan pengembalian barang
gudang tersebut ke dalam jurnal umum.

14.3 Sistem Perhitungan Fisik Persediaan

Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung
secara fisik persediaan yang disimpan didalam gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta
pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan
pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang
diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di
bagian kartu persediaan. Perhitungan fisik ini merupakan salahatu sistem pengendalian intern
persediaan yang dilakukan oleh perusahaan

14.4. Dokumen yang digunakan


Dokumen yang digunakan untuk merekan, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik
persediaan yaitu:

Kartu perhitungan fisik (inventory tag)

Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet)

Bukti memorial

14.5. Catatan Akuntansi dan Fungsi yang Terkait

Catatan akuntansi yang digunakan dalam penghitungan fisik persediaan adalah :

a. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjusment terhadap
data persediaan (kualitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh
Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

b. Kartu Gudang, catatan ini digunakan untuk mencatat adjusment terhadap data persediaan
(kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang,
berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

c. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat jurnal adjusment rekening persediaan karena
adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut
penghitungan fisik.

Fungsi yang Terkait

Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari :

a. Pemegang kartu penghitungan fisik.

b. Penghitung

c. Pengecek

Dengan demikian fungsiyang terkait dalam sistim penghitungan fisik persediaan adalah :

a. Panitia penghitungan fisik persediaan. Panitiaini berfungsi untuk melaksanakan


penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitunan tersebut kepada Bagian
Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar Adjusment terhadap catatan persediaan
dalam kartu persediaan.

b. Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk:

1) Mencantumkan harga pokoksuatu persediaan yang dihitung ke dalam daftar


hasilpenghitungan fisik

2) Mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil
penghitungan fisik

3) Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik

4) Melakukan adjusment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik
persediaan

5) Membuat bukti memorial untuk mencatat adjusment data persediaan dalam jurnal
umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

c. Fungsi Gudang. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjusment data
kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik
persediaan.

14.6. Jaringan Prosedur dan Unsur Pengendalian Intern

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan adalah:

a. Prosedur penghitungan fisik. Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan digudang dihitung
oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalamkartu
penghitungan fisik.

b. Prosedur Kompilasi. Dalamprosedur ini bagian kartu penghitungan fisik melakukan


perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik
serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalambagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke
dalam daftar penghitungan fisik.
c. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalamprosedur ini bagian kartu persediaan
mengisi harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar
penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta
mengalihkan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk
mendapat total harga pokok persediaan yang dihitung.

d. Prosedur Adjustment. Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan melakukan adjusment
terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil
penghitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan.
Dalam prosedurini pula bagian gudang melakukan adjusment terhadap data kuantitas
persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi
pemegang kartu penghitung fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek.

2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan
fungsi akuntansi persediaan dan biaya, karena kryawan di kedua bagian inilah yang justru
dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh ketua panitia


penghitungan fisik persediaan. Daftar hasil penhitungan fisik berisi informasi hasil penghitungan
fisik persediaan. Daftar ini merupakan dokumen sumber sebagai dasar untuk meng-adjust kartu
persediaan, dan kartu gudang, serta merupakan dokumen pendukung bukti memorial yang
dicatat dalam jurnal umum. Dengan demikian daftar ini merupakan dokumen penting untuk
mengupdate catatan akuntansi.

2. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik
yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. Hal ini dimaksudkan
agar setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitinnya.

3. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu
persediaan yang bersangkutan. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil
penghitungan fisik adalah diambil dari kartu persediaan yang bersangkutan dalam prosedur
penetapan harga (pricing prosedur).

4. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun


harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik.
Setelah kuantitas tiap jenis persediaan yang dihitung dicantumkan dalam daftar hasil
penghitungan fisik, kemudiaan ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok
tiap jenis persediaan, untuk dasar adjustment data yang dicatat dalam kartu persediaan yang
bersangkutan.

Praktik yang Sehat

1. Kartu penghitung fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya


dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. Untuk menghindari
tidak dicatatnya hasil penghitungan fisik persediaan, dokumen yang dipakai sebagai alat untuk
merekam hasil penghitungan fisik harus bernomor urut tercetak dan pemakaian nomor urut
tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik.

2. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama
kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.

3. Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam bagian ke-3 dan bagian
ke-2 kartu penghitungan fisik dicocokkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data
yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil
penghitungan fisik.

4. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas
persediaan harus dijamin ketelitiannya. Hal ini dimaksudkan agar hasilpenghitungan fisik
persediaan teliti dan andal.

14.7. Rangkuman

• Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi,


persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong,
persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan duku cadang.
• Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah
laporan produk selesai dan bukti memorial.
• Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan pokok produk jadi yang
dijual adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.
• Dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan produk jadi
adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan.
• Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi
yang dijual adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.
• Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang
dikembalikan oleh pembeli adalah laporan penerimaan barang dan memo kredit.
• Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah kartu
gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan jika perusahaan
menggunakan jurnal khusus
• Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan persediaan produk dalam proses
adalah bukti memorial.
• Dokumen yang digunakan untuk merekan, meringkas, dan membukukan hasil
perhitungan fisik persediaan yaitu: Kartu perhitungan fisik, Daftar hasil perhitungan fisik,
dan Bukti memorial.

15.1. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aset
tetap dan akumulasi depresiasi aset tetap yang bersangkutan adalah :

1. Surat permintaan otorisasi investasi. Karena investasi dalam aset teap biasanya meliputi
jumlah rupiah yang relative besar dan mencakup keterikatan dana jangka waktu panjang, maka
pengendalian aset tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan investasi
dalam aset tetap dimulsi dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen puncak.

2. Surat permintaan reparasi. dokumen ini berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi
yang dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal.

3. Surat permintaan transfer aset tetap. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan
pemberian otorisasi transfer aset tetap.

4. Surat permintaan penghentian aset tetap. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan
pembeian otorisasi penghentian pemakaian aset tetap.

5. Surat perintah kerja. Berfungsi sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu


mengeni aset tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan
aset tetap.

6. Surat order pembelian. Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk
memesan aset tetap kepada pemasok.
7. Laporan penerimaan barang. Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini
melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu an spesifikasi aset tetap yang diterima pemasok.

8. Faktur dari pemasok. Dokumen ini merupakan tagihan dai pemasok untuk aset tetap yang
dibeli.

9. Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi
akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi
tersebut.

10. Daftar depresiasi aset tetap. Berisi jumlah biaya depresiasi aset teap yang dibebankan
dalam periode akuntansi tertentu.

11. Bukti memorial. Digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
depresiasi aset tetap,harga pokok aset tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian
pemakaian aset tetap, dan pengeluaran modal.

15.2. Catatan Akuntansi

1. Kartu aset tetap. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu aset tetap yang
digunakan untuk mencatat data yang bersangkutan dengan aset tetap tertentu.

2. Jurnal umum. Digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aset tetap yang telah
selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aset tetap, penghentian
pemakaian aset tetap, dan depresiasi aset tetap.

3. Register bukti kas keluar. Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aset tetap dan
pengeluaran modal yang berup pengeluaran kas.

15.3. Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aset tetap dan akumulasi
depresiasi aset tetap adalah :

1. Funsi pemakai. Fungsi pemakai bertanggung jawab mengajukan usulan investasi dalam
aset tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan
perolehan aset tetap seperti yang tercantum dalam anggaran investasi yang telah disetujui oleh
RUPS.
2. Fungsi riset dan pengembangan. Bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aset
tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi.

3. Direktur yang bersangkutan. Berfungsi member persetujuan terhadap usulan investasi


dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada dibawah
wewenangnya.

4. Direktur utama. Memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aset tetap.

5. Fungsi pembelian. Bertanggung jawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order
pembelian untuk pengadaan aset tetap.

6. Fungsi penerimaan. Betanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap aset tetap yang
diterima dari pemasok.

7. Fungsi aset tetap. Bertanggung jawab atas pengelolaan aset tetap perusahaan.

8. Fungsi akuntansi. Bertanggung jawab dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas
keluar dan buki memorial) untuk pencatatan mutasi aset tetap dan penyelenggaraan buku
pembantu aset tetap.

15.4. Jaringan Subsistem

Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aset tetap adalah :

1. Sistem pembelian aset tetap. Dirancang untuk melaksanakan pencatatan harga pokok
aset tetap yang diperoleh dari transaksi pembelian.

2. Sistem perolehan aset tetap melalui pembangunan sendiri. Dirancang untuk mencatat
harga pokok aset tetap yang diperoleh dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh
perusahaan.

3. Sistem pengeluaran modal. Dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aset tetap
dengan adanya pengeluaran modal.

4. Sistem penghentian pemakaian aset tetap. Dirancang untuk mencatat pengurangan harga
pokok dan akumulasi depresiasi aset tetap yang dihentikan pemakaiannya serta laba rugi yang
yang timbul sebagai akibat penghentian pemakaian aset tetap tersebut.

5. Sistem transfer aset tetap. Dirancang untuk mencatat transfer aset tetap dari satu pusat
pertanggungjawaban ke pusat pertanggungjawaban yang lain.
6. Sistem revluasi aset tetap. Dirancang untuk mencatat transaksi penilaian kembali aset
tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.

7. Sistem akuntansi depresiasi aset tetap. Dirancang untuk mencatat biaya depresiasi aset
tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.

15.5. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

Pemakaian aset tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara
independent. Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah
aset tetap, unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang
mengubah aset tetap yang dilaksanakan seecara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.

Sistem Otorisasi

Anggaran investasi diotorisasi oleh RUPS. Karena investasi dalam aset tetap meliputi jumlah
rupiah yang besar dan menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu lama, maka
penggunaan anggaran investasi merupakan sarana yang baik sebagai alat pengendalian
investasi dalam aset tetap.

Surat permintaan otorisasi investasi diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan.setiap realisasi
investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari direktur
yang bersangkutan.

Surat permintaan otorisasi reparasi diotorisasi oleh direktur utama. Surat otorisasi reparasi
berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat otorisasi oleh direktur
utama.

Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepada departemen yang bersangkutan. Pembongkaran
aset tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yan bersangkutan.

Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Jika jumlah harga beli aset
tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan direktur utama.

Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan. Laporan penerimaan barang
yang berisi persetujuan penerimaan aset tetap yang diklaim oleh pemasok harus mendapat
otorisasi oleh fungsi penerimaan.
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Bukti kas yang berisi persetujuan
dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aset tetap yang dibeli harus
mendapat otorisasi ole direktur utama.

Bukti memorial diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Bukti memorial yang berisi persetujuan
dilaksanakannya up dating terhadap kartu aset tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh
kepala fungsi akuntansi.

Prosedur Pencatatan

Setiap pemutakhiran data yang dicatat dalam kartu aktia tetap harus dilaksanakan fungsi
akuntansi dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang serta dilampiri dokumen pendukung yang sahih.

Praktik yang Sehat

Pengawasan intrn yang baik mensyaratkan data dalam kartu aset tetap secara periodic dengan
aset tetap secara periodik dicolokkan dengan aset tetap secara fisik. Pengawasan investasi
dalam aset tetap yang baik dilaksanakan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam
anggaran investasi. Untuk mencegah kerugian yang timbu sebagai akibat kebakaran dan
kecelakaan, aktia tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.
Kebijakan akuntansi tentang perbedaan pengeluaran modal dan pengeluaran penghasilan harus
dinyatakan secara eksplisit dan tertulis dan menjamin konsitensi perlakuan akuntansi terhadap
kedua macam pengeluaran tersebut.

15.6. Rangkuman

• Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok
aset tetap dan akumulasi depresiasi aset tetap yang bersangkutan adalah : Surat
permintaan otorisasi investasi, Surat permintaan reparasi, Surat permintaan transfer
aset tetap, Surat permintaan penghentian aset tetap, Surat perintah kerja, dan lain-lain.
• Catatan akuntansi dalam sistem akuntansi aset tetap: Kartu aset tetap, Jurnal umum.
Register bukti kas keluar.
• Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aset tetap dan
akumulasi depresiasi aset tetap adalah : Fungsi pemakai, Fungsi riset dan
pengembangan, Direktur yang bersangkutan, Direktur utama, dan lain-lain.
• Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aset tetap adalah : Sistem
pembelian aset tetap, Sistem perolehan aset tetap melalui pembangunan sendiri,
Sistem pengeluaran modal, Sistem penghentian pemakaian aset tetap, Sistem transfer
aset tetap, Sistem revluasi aset tetap dan Sistem akuntansi depresiasi aset tetap.

Anda mungkin juga menyukai