LAPORAN KERJA PRAKTIK

ANALISIS FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA

PERBEDAAN STOK BARANG ATAU SPAREPART
PADA GUDANG UTAMA PT. BAKTI NUGRAHA
YUDA ENERGY DI BATURAJA

1 Juli 2019 s.d. 3 Agustus 2019

Oleh:
Destria Anggella Pratiwi (16116102)

JENJANG STRATA I
PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN LOGISTIK INDONESIA
BANDUNG
2019
 HALAMAN PERSETUJUAN

Naskah laporan Kerja Praktik oleh mahasiswa:

Nama : Destria Anggella Pratiwi
NPM : 16116102
Telah diperiksa dan dikoreksi dengan baik dan cermat. Oleh karena itu,
pembimbing menyetujui mahasiswa tersebut untuk diuji.

Bandung, September 2019

Pembimbing

Ir. Afferdhy Ariffien, MT.

NIK. 11569186

i
 HALAMAN PENGESAHAN

Naskah laporan Kerja Praktik oleh mahasiswa:

Nama : Destria Anggella Pratiwi
NPM : 16116102
Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Prodi Manajemen Logistik Sekolah
Tinggi Manajemen Logistik pada:
Hari/Tgl :
Jam :
Tempat : Ruang Seminar STIMLOG Bandung
Tim Penguji :
Nama Penguji Tanda Tangan

1. Rizqi Permana Sari, S.Si.,MT

NIK. 11569186

2. Ir. Afferdhy Ariffien, MT.

NIK. 11569186

Bandung, Oktober 2019

Ketua Prodi Manajemen Logistik

Dr. Ir. Suntoro, MT

NIK. 21963211

ii
 MOTTO

“Barang siapa berhijrah di jalan Allah, niscaya mereka akan

mendapati di muka bumi ini tempat hijrah yang luas dan

rezeki yang banyak.” – Qs. An-Nisa: 100

“Barang siapa yang menapaki suatu jalan dalam rangka

menuntut ilmu, maka Allah akan memudahkan baginya jalan

menuju surga.” (HR Ibnu Majah & Abu Dawud).

iii
 PERSEMBAHAN

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas

limpahan rahmat, hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan laporan

kerja praktek sederhana ini. Serta teruntuk kedua orang tua saya

yang selalu memberikan dukungan selama ini serta saudara dan

kerabat-kerabat dekat saya yang selama ini selalu mendukung saya

dan menyemangati saya. Tidak lupa juga saya mengucapkan

terimakasih kepada bapak/ibu dosen yang telah membimbing saya

dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

(Destria Anggella Pratiwi)

iv
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya, yang telah memberikan banyak kesempatan, sehingga
kami dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktik ini dengan baik. Laporan ini
disusun guna melengkapi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program
Kerja Praktik bagi mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Logistik Indonesia
pada dunia Industri dalam meningkatkan peran serta mahasiswa. Penyusunan
laporan ini tidak terlepas dari dukungan, semangat, serta bimbingan dari berbagai
pihak, oleh karena itu penyusun mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Ir. Afferdhy Ariffien, M.T. selaku Dosen Pembimbing

2. Bapak Khaerudin selaku Pembimbing Departemen Logistic di PT. Bakti

Nugraha Yuda Energy
3. Bapak Edy Widyanto selaku Manager Departemen Logistic & Finance di PT.
Bakti Nugraha Yuda Energy
4. Bapak Muji selaku Manager Departemen Human Resources Departement
(HRD) di PT. Bakti Nugraha Yuda Energy
5. Seluruh karyawan PT. Bakti Nugraha Yuda Energy khususnya pada Departemen
Logistik dan bagian gudang.
6. Semua pihak yang tidak tersebutkan satu persatu.

Penyusunan laporan Kerja Praktik ini disusun dengan sebaik-baiknya,

namun masih terdapat kekurangan dalam penyusunan laporan ini, oleh karena itu
saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat diharapkan. Semoga laporan
Kerja Praktik ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat menambah ilmu
pengetahuan.
Bandung, September 2019

Penyusun

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................. i

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii

MOTTO ................................................................................................................. iii

PERSEMBAHAN .................................................................................................. iv

KATA PENGANTAR ............................................................................................ v

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... I - 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................................... I - 1

1.2 Rumusan Masalah ..................................................................................... I - 5

1.3 Tujuan Penelitan........................................................................................ I - 5

1.4 Manfaat Penelitian .................................................................................... I - 5

1.5 Batasan Penelitian ..................................................................................... I - 6

1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................... I - 7

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................... II - 1

2.1 Barang ..................................................................................................... II - 1

2.2 Sparepart ................................................................................................. II - 1

2.3 Gudang .................................................................................................... II - 1

2.3.1 Tujuan Gudang................................................................................. II - 2

2.3.2 Manfaat Gudang............................................................................... II - 2

2.3.3 Tipe-tipe Gudang ............................................................................. II - 3

2.3.4 Jenis Gudang .................................................................................... II - 5

vi
 2.3.4 Aktivitas Pergudangan ..................................................................... II - 7

2.4 Persediaan ........................................................................................... II - 8

2.4.1 Jenis-jenis Persediaan .................................................................... II - 10

2.5 Standart Operational Procedure (SOP) ............................................... II - 16

2.5.1 Pengertian SOP .............................................................................. II - 16

2.5.2 Tujuan SOP .................................................................................... II - 17

2.5.3 Fungsi SOP .................................................................................... II - 17

2.5.4 Manfaat dan Kegunaan SOP .......................................................... II - 17

2.5.5 `Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP.................................................. II - 19

2.5.6 Asas-Asas Penyusunan SOP .......................................................... II - 19

2.5.7 Teknik Penyusunan SOP................................................................ II - 20

2.5.8 Simbol-Simbol SOP ....................................................................... II - 20

2.6 Data ....................................................................................................... II - 22

2.7 Informasi ............................................................................................... II - 23

2.8 Sistem Informasi Manajemen ........................................................... II - 25

2.8.1 Pengertian Menurut Para Ahli........................................................ II - 25

2.8.2 Fungsi Sistem Informasi Manajemen ............................................ II - 26

2.8.3 Contoh Sistem Informasi Manajemen............................................ II - 26

2.9 Microsoft Office ........................................................................... II - 27

2.9.1 Macam – macam Microsoft Office ................................................ II - 27

2.10 Metode Diagram Fishbone .................................................................. II - 27

2.10.1 Sejarah Diagram Fishbone ........................................................... II - 27

2.10.2 Kelebihan dan Kekurangan Diagram Fishbone ........................... II - 29

2.10.3. Fisbone Analysis ......................................................................... II - 30

2.10.4. Langkah – langkah membuat Fisbone Analysis .......................... II - 33

2.11 Microsoft Visio .................................................................................... II - 35

vii
 2.11.1 Penjelasan Microsoft Visio ........................................................... II - 35

2.11.2 Sejarah Microsoft Visio ................................................................ II - 36

2.11.3 Versi Microsoft Visio ................................................................... II - 37

2.12 Rich Picture Diagram ......................................................................... II - 38

2.13 Flowchart ............................................................................................ II - 40

2.13.1 Pengertian Flowchart (Diagram Alur). ........................................ II - 40

2.14 Root Cause Analysis (RCA) ................................................................ II - 44

2.14.1 Pengertian Root cause analysis (RCA) ........................................ II - 44

2.14.2 Tahapan Root cause analysis (RCA) ........................................... II - 47

2.14.3 Metode dari pencarian akar masalah / Root Cause Analysis (RCA)II -
48

BAB III METODOLOGI PENELITIAN......................................................... III - 1

3.1 Tahapan Penelitian ................................................................................. III - 1

3.1.1 Flowchart Penelitian ....................................................................... III - 1

3.1.2 Pembahasan Flowchart Penelitian .................................................. III - 2

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ........................... IV - 1

4.1 Profil Perusahaan ............................................................................... IV - 1

4.1.1 Sejarah Singkat PT. Bakti Nugraha Yuda Energy .......................... IV - 1

4.1.3 Struktur Organisasi PT Bakti Nugraha Yuda Energy ................ IV - 3

4.1.4 Uraian Tugas .............................................................................. IV - 3

4.2 Aktivitas Kerja Praktik ..................................................................... IV - 8

4.2.1 Nama Bagian Tempat Kerja Praktik ............................................... IV - 8

4.2.3 Rekan Kerja................................................................................... IV - 11

4.3 Pengumpulan dan Pengolahan Data ................................................ IV - 13

4.3.1 Pengumpulan Data ........................................................................ IV - 13

4.3.1.1 Proses Bisnis PT.Bakti Nugraha Yuda Energy .......................... IV - 17

viii
 4.3.1.2 Rich Picture Diagram Aktivitas Gudang ................................... IV - 22

4.3.2 Pengolahan Data ........................................................................... IV - 23

BAB V ANALISIS ........................................................................................... V - 1

5.1 Analisis.................................................................................................... V - 1

BAB VI PENUTUP ......................................................................................... VI - 1

6.1. Kesimpulan ........................................................................................ VI - 1

6.2. Saran ..................................................................................................... VI - 1

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... xii

LAMPIRAN

ix
 DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Flow Direction Symbols ................................................................ II - 41

Tabel 2. 2 Processing Symbols ....................................................................... II - 42
Tabel 2. 3 Input-Output Symbol ..................................................................... II - 43
Tabel 4. 1 Kegiatan Kerja Praktik .................................................................... IV - 9
Tabel 4. 2 Kegiatan Kerja Praktik (Lanjutan) ................................................ IV - 10
Tabel 4. 3 Rekan Kerja .................................................................................. IV - 11
Tabel 4. 4 Rekan Kerjs (Lanjutan) ................................................................. IV - 12
Tabel 4. 5 Rekan Kerja (Lanjutan) ................................................................. IV - 13
Tabel 4. 6 Data stok barang pada gudang ...................................................... IV - 13
Tabel 4. 7 Data Stok Barang .......................................................................... IV - 14
Tabel 4. 8 5 Why's Analysis........................................................................... IV - 24

x
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Contoh Stock Barang ................................................................... II - 9

Gambar 2. 2 Diagram Fishbone ...................................................................... II - 35
Gambar 2. 3 The 5Whys ................................................................................. II - 49
Gambar 2. 4 Fishbone diagrams ..................................................................... II - 49
Gambar 3. 1 Flowchart penelitian .................................................................... III - 2
Gambar 4. 1 Logo PT Bakti Nugraha Yuda Energy ........................................ IV - 1
Gambar 4. 2 Struktur Organisasi PT. Bakti Nugraha Yuda Energy ................ IV - 3
Gambar 4. 3 Penyimpanan dan peletakkan barang di gudang ....................... IV - 15
Gambar 4. 4 Sisa cat proyek pembangunan PT.Bakti Nugraha Yuda EnergyIV - 15
Gambar 4. 5 Penyimpanan valve ................................................................... IV - 16
Gambar 4. 6 Peletakkan barang kecil ............................................................. IV - 16
Gambar 4. 7 Peletakkan barang di gudang..................................................... IV - 17
Gambar 4. 8 Kondisi ruangan gudang utama ................................................. IV - 17
Gambar 4. 9 SOP Penerimaan Barang ........................................................... IV - 19
Gambar 4. 10 SOP Penyimpanan dan Pendistribusian barang ..................... IV - 21
Gambar 4. 11 Rich Picture Alur Aktivitas Gudang ....................................... IV - 23
Gambar 4. 12 Fishbone Diagram Analysis .................................................... IV - 25

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Listrik adalah salah satu bentuk energi. Selain bahan bakar minyak
(BBM), listrik menjadi salah satu energi terbesar dan sangat diperlukan banyak
orang dalam kehidupan sehari-hari. (Mikrajuddin Abdullah, 2017).

Listrik menjadi salah satu kebutuhan masyarakat yang sangat penting dan
sebagai sumber daya ekonomis yang paling utama yang dibutuhkan dalam
suatu kegiatan usaha. Dalam waktu yang akan datang kebutuhan listrik akan
meningkat seiring dengan adanya peningkatan dan perkembangan teknologi,
jumlah penduduk, dan memunculnya berbagai industri-industri baru.

Penggunaan listrik merupakan faktor yang penting dalam kehidupan

masyarakat, baik pada sektor rumah tangga, penerangan, komunikasi, industri
dan sebagainya. (Ahmad Wahid,2015)

Dalam UU No. 30 TAHUN 2009 tentang ketenagalistrikan bahwa tenaga

listrik mempunyai peran yang sangat penting dan strategis dalam mewujudkan
tujuan pembangunan nasional maka usaha penyediaan tenaga listrik dikuasai
oleh negara dan penyediaannya perlu terus ditingkatkan sejalan dengan
perkembangan pembangunan agar tersedia tenaga listrik dalam jumlah yang
cukup, merata, dan bermutu dan penyediaan tenaga listrik bersifat padat modal
dan teknologi dan sejalan dengan prinsip otonomi daerah dan demokratisasi
dalam tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara maka peran
pemerintah daerah dan masyarakat dalam penyediaan tenaga listrik perlu
ditingkatkan. (Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral Direktorat
Jenderal Ketenagalistrikan, 2014).

Salah satu penyedia tenaga listrik adalah PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy yang lebih dikenal dengan nama PLTU Baturaja adalah perusahaan

I-1
 I-2

yang bergerak dibidang Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU), yang

didirikan sejak tahun 2009. PT. Bakti Nugraha Yuda Energy merupakan anak
perusahaan dari PT. Manggala Gita Karya yang berpusat di Jakarta. PLTU
Baturaja merupakan Pembangkit Listrik Tenaga Uap pertama yang berdiri di
Kabupaten Ogan Komering Ulu dengan kapasitas terpasang 2 x 10 MW (Mega
Watt).

PT. Bakti Nugraha Yuda Energy memiliki 3 departemen diantaranya

yaitu HRD & GA, Logistic & Finance, Operational & Maintenace. Logistic &
Finance merupakan salah satu supporting departemen yang ada di PT. Bakti
Nugraha Yuda Energy, yang secara umum memiliki tugas dan tanggung jawab
untuk mengurus seluruh keperluan perusahaan, salah satunya dalam
menyediakan Sparepart atau barang yang dibutuhkan untuk bagian departemen
yang ada di perusahaan seperti pada bagian Operational & Maintenance yaitu
mekanik, elektrik, Water Treatment Plan (WTP), Coal Handling dan lain-lain.
Sparepart merupakan suatu alat yang mendukung pengadaan barang untuk
keperluan peralatan yang digunakan dalam proses produksi (Richardus Eko
Indrajit dan Richardus Djokopranoto, 2003).

Sparepart atau barang tersebut disimpan dalam sebuah gudang.

Gudang merupakan tempat penyimpanan persediaan barang atau sparepart
yang dibutuhkan apabila mesin produksi perusahaan PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy dalam masalah atau dalam perbaikan. Pada PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy terdapat lima macam gudang seperti gudang utama untuk menyimpan
berbagai macam barang dan sparepart. Gudang elektrik menyimpan berbagai
macam alat elektrikal. Gudang lymstone menyimpan barang-barang berukuran
besar. Gudang WTP menyimpan bahan-bahan khusus kimia seperti chemical
dan gudang ATK menyimpan alat tulis kantor (ATK) dan rumah tangga kantor
(RTK).

Aktivitas yang berada pada gudang PT. Bakti Nugraha Yuda Energy
antara lain penerimaan barang atau sparepart, penyimpanan, dan pengeluaran
barang atau sparepart. Aktivitas pemasukan barang atau sparepart di gudang
 I-3

PT. Bakti Nugraha Yuda Energy merupakan aktivitas awal sebelum

penyimpanan barang. Sebelum barang masuk ke dalam gudang barang akan
diperiksa terlebih dahulu baik dari surat-surat terkait barang tersebut seperti
surat purchase order (PO) dan juga isi dari muatan tersebut (sesuai atau tidak
dengan yang ada pada surat PO). Setelah pemeriksaan selesai selanjutnya akan
didata dalam Surat Barang Masuk (SBM) baik dari jenis barang atau spesifikasi
barang, jumlah, dan nama barang. Setelah itu akan memasuki tahap
penyimpanan barang atau sparepart tersebut ke gudang.

Setelah barang diterima dan dimasukkan ke dalam gudang, maka

aktivitas selanjutnya adalah penyimpanan. Penyimpanan barang pada gudang
disusun sesuai dengan spesifikasi barang pada rak yang terdapat pada gudang.
Selain diletakkan pada rak, barang juga diletakkan di lantai seperti dijelaskan
pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Peletakan barang pada Gudang

Yang terakhir adalah pengeluaran barang. Barang atau sparepart yang

telah disimpan akan dikeluarkan dari gudang apabila pengguna barang
membawa surat permintaan barang (SPB) ke bagian gudang, hal ini sebagai
syarat untuk mengambil barang atau sparepart pada gudang. Setelah barang
diterima oleh pengguna, pengguna wajib mengisi dan menandatangani form
Bon Pengambilan Barang (BPB). Form tersebut bertujuan sebagai tanda
 I-4

barang sudah diterima oleh pengguna dan form tersebut juga berguna sebagai
update stok barang. Apabila ada barang yang diminta pengguna tidak tersedia
pada gudang, maka pengguna membuat SPB baru untuk barang yang tidak
tersedia tersebut. SPB tersebut diserahkan kepada bagian
Procurement/bagian logistik, maka akan dibuatkan surat permintaan
pembelian (SPP) atau purchase request (PR).

Gudang tidak bisa dipandang hanya sebelah mata saja, pasalnya

bagian gudang merupakan tempat penyimpanan barang atau produk milik
perusahaan. Salah satu aset dari perusahaan yang harus dikelola dengan baik
dan benar yakni stok barang. Karena perusahaan yang mengelola stok
barangnya di gudang itu sama saja perusahaan mengelola biaya operasional
yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Salah satu masalah di berbagai
perusahaan adalah manajemen stok. Stok merupakan aset yang harus dijaga.
Sebab sedikit kesalahan saja dapat mengakibatkan kerugian besar. Dapat
dikatakan banyak perusahaan yang bangkrut akibat tidak bisa memanajemen
stok dengan baik dan benar. Dengan adanya warehouse management sangat
membantu perusahaan untuk mengelola stok. Karena ini merupakan catatan
yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola gudang dan
pendistribusian barang. Agar barang yang tersimpan di gudang dapat
dikontrol jumlahnya dan tersimpan dengan baik.

Dengan menggunakan sistem warehouse management ini bagian yang

bertanggung jawab di gudang dapat memberikan informasi yang akurat, dan
akuntabel. Tidak sedikit perusahaan yang sudah menggunakan sistem
warehouse management ini masih banyak yang terjadi kesalahan dalam
mengatur stok gudang. Seperti yang terjadi pada PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy. Jika hal ini dibiarkan atau didiamkan saja maka akan berdampak
kerugian bagi perusahaan tersebut. Salah satu contoh adanya perbedaan stok
barang yang terdapat pada sistem informasi dengan stok barang yang terdapat
di gudang. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya perbedaan stok pada saat
adanya permintaan barang dari pengguna, karena jumlah stok barang yang
 I-5

tidak terkontrol dengan baik. Perbedaan stok barang ini terjadi karena barang
pindah ke gudang departemen yang lain, kesalahan dalam menginput data
keluar atau masuk barang, lokasi barang yang tidak tertata, kode barang tidak
sesuai dengan barang, kode rak pada sistem informasi dengan rak di gudang
berbeda. Sehingga penulis tertarik untuk memberikan judul kerja praktik
yaitu “Analisis Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Perbedaan Jumlah Stok
Barang atau Sparepart pada Gudang utama PT. Bakti Nugraha Yuda Energy
di Baturaja”

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka dapat maka dapat diperoleh rumusan masalah

yaitu:

1. Apa penyebab terjadinya perbedaan jumlah stok pada gudang?

2. Bagaimana cara mengatasi masalah perbedaan jumlah stok pada gudang

tersebut?

1.3 Tujuan Penelitan

Dengan mengacu pada latar belakang dan rumusan masalah, maka tujuan

penyusunan laporan kerja praktik ini yaitu:

1. Mengetahui penyebab terjadinya perbedaan jumlah stok pada gudang.

2. Mengetahui cara mengatasi masalah perbedaan jumlah stok pada gudang

tersebut.

1.4 Manfaat Penelitian

Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berbagai

pihak sebagai berikut:
 I-6

Bagi Mahasiswa

1. Mengetahui lebih banyak hal yang berkaitan dengan tempat Kerja Praktek
seperti sejarah, tujuan, proses produksi, produk dan permasalahan yang
ada di dalamnya.

2. Untuk melatih kemampuan analisis permasalahan yang ada di lapangan

berdasarkan teori yang telah diperoleh.

3. Sebagai wadah untuk melatih diri dalam menghadapi kondisi kerja dan
pengamatan langsung ke lapangan.

Bagi Universitas

1. Menjalin kerjasama universitas dengan perusahaan.

2. Mendapatkan informasi mengenai penerapan ilmu manajemen, produksi
dan hal-hal lainnya yang dapat digunakan sebagai acuan perbaikan
kurikulum pendidikan di universitas agar sesuai dengan kondisi dan
kebutuhan di lapangan kerja.
3. Untuk meningkatkan kualitas dan pengalaman lulusan yang dihasilkan.

Bagi Perusahaan

1. Membina hubungan baik dengan pihak institusi perguruan tinggi dan

mahasiswa.

2. Sebagai bentuk dukungan perusahaan terhadap peningkatan kualitas

pendidikan nasional dan pengembangan sumber daya manusia Indonesia.

3. Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui eksistensi perusahaan dilihat dari

sudut pandang masyarakat khususnya mahasiswa yang melakukan Kerja
Praktek

1.5 Batasan Penelitian

Agar permasalahan yang diteliti tidak melebar ke dalam masalahlain,

maka penulis membuat sebuah batasan penelitian, diantaranya:
 I-7

1. Penelitian ini hanya dilakukan di PT Bakti Nugraha Yuda Energy dengan

jangka waktu 01 Juli 2019 – 3 Agustus 2019
2. Objek penelitian meliputi proses penerimaan barang, penyimpanan barang,
dan pengeluaran barang pada gudang PT. Bakti Nugraha Yuda Energy.
3. Data berasal dari satu divisi dari perusahaan yaitu Bagian Logistik.

1.6 Sistematika Penulisan

Maksud dari pembuatan sistematika penulisan ini adalah untuk

memberikan gambaran yang ringkas dan jelas, mengenai isi setiap bab dan
dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian,
Batasan Penelitian, Manfaat Penelitian dan Sistematika Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjabarkan teori-teori pendukung yang digunakan untuk
menyelesaikan penelitian ataupun teori yang mendukung dalam memecahkan
permasalahan yang diangkat dalam laporan Kerja Praktik.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan tentang metodologi penelitian atau urutan / diagram alur
penelitian yang dilakukan. Pada bab ini juga berisi metodologi dalam
memcahkan permasalahan yang diangkat dalam laporan Kerja Praktik.

BAB IV PENGUMPULAN DATA DAN PENGOLAHAN DATA

Bab ini menjelaskan profil perusahaan, aktivitas yang dilakukan saat kerja
praktik, pengumpulan dan pengolahan data penelitian.
 I-8

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi mengenai analisa dan pembahasan dari hasil penelitian yang telah
dilakukan.

BAB VI PENUTUP
Bab ini berisi mengenai kesimpulan tentang temuan-temuan yang diperoleh
dalam Kerja Praktik dan saran yang perlu disampaikan kepada pihak-pihak
terkait berdasarkan kesimpulan yang diperoleh.

DAFTAR PUSTAKA
Merupakan daftar dari buku-buku atau referensi yang dipakai untuk menyusun
laporan Kerja Praktik.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Barang

Barang menurut Fandy Tjiptono (1999:98) adalah “produk yang

berwujud fisik sehingga dapat bisa dilihat, disentuh, dirasa, dipegang, disimpan,
dan perlakuan fisik lainnya”.

2.2 Sparepart

Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto dalam

bukunya Manajemen Persediaan menyatakan definisi suku cadang adalah
sebagai berikut: “Suku cadang atau sparepart adalah suatu alat yang
mendukung pengadaan barang untuk keperluan peralatan yang digunakan
dalam proses produksi”. (Richardus Eko Indrajit; Richardus
Djokopranoto,2003).

2.3 Gudang

Gudang merupakan suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi

penyaluran barang dari supplier (pemasok), sampai ke end user(pengguna).
Dalam praktik operasional setiap perusahaan cenderung memiliki suatu
ketidakpastian akan permintaan.
Hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari perusahaan untuk
melakukan sistem persediaan (inventory) agar permintaan dapat diantisipasi
dengan cermat. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini mendorong
perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat untuk
menyimpan barang inventory.

II - 1
 II - 2

2.3.1 Tujuan Gudang

Selain penjelasan mengenai pengertian gudang, maka disini juga
dijelaskan mengenai tujuan dari gudang itu sendiri, berikut merupakan
tujuan gudang menurut Azmi, (2016).

a. Pengurangan biaya transportasi dan produksi.

Gudang memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan
pengurangan biaya transportasi dan produksi, pada dasarnya gudang
berkaitan erat dengan persediaan barang namun pada posisi tertentu
gudang dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi.

b. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan. Gudang

mempunyai peranan dalam hal mengkoordinasikan antara
penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena
permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat
sedangkan proses penawaran suatu barang harus terus berjalan.
Untuk itu diperlukan sebuah gudang untuk menyimpan barang pada
saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun.

c. Kebutuhan produksi.
Dalam suatu produksi tentunya akan menghasilkan barang dengan
karakteristik dan sifat yang berbeda pula, ada jenis barang yang
bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus
disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi.

d. Kebutuhan pasar.
Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak
macam, namun ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh
konsumen. Agar pasokan barang tersebut tidak terputus maka
diperlukan gudang yang relatif dekat dengan pasar sebagai media
pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar.

2.3.2 Manfaat Gudang

Menurut Purnomo (2004:282) secara garis besar manfaat
pergudangan antara lain adalah:
 II - 3

a) Manufacturing support (pendukung proses produksi)

b) Production mixing
c) Sebagai perlindungan terhadap barang
d) Sebagai persediaan

2.3.3 Tipe-tipe Gudang

1. Gudang Penyimpanan Bahan Baku

Gudang ini digunakan untuk menyimpan bahan baku yang digunakan

untuk proses produksi. Dan sudah dipastikan gudang ini pasti
berdekatan dengan tempat proses produksi. Digudang ini biasanya
untuk menyimpan karet, biji besi, agregat untuk bahan baku material
beton.

2. Gudang Tempat Penyimpanan Barang Setengah Jadi

Proses manufaktur, ada beberapa bahan yang melalui beberapa proses

produksi, ini menjadi produk setengah jadi. Dan masih melalui proses
panjang, tentu saja ada beberapa proses dalam manufaktur, yang
memerlukan bahan setengah jadi.

3. Gudang Penyimpanan Bahan Hasil Produksi

Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang hasil produksi, atau

barang yang siap untuk didistribusikan kepada konsumen. Dan gudang
ini digunakan untuk tempat penyimpan yang difungsikan sebagai
buffer atau safety stock dari permintaan pasar.

4. Gudang Sebagai Pusat Konsolidasi dan Transit

Gudang ini digunakan untuk menerima barang dari berbagai asal, lalu
disitulah terjadi proses penggabungan untuk diteruskan pada
konsumen. Atau dikirimkan untuk dilanjutkan proses produksi
lainnya.
 II - 4

5. Gudang Sebagai Pusat Transhipment

Gudang ini digunakan untuk menerima barang dalam jumlah yang

cukup besar, ataupun dari berbagai supplier. Setelah itu di dalam
gudang ini dilakukan proses pembagian barang dalam jumlah yang
lebih kecil. selanjutnya dilakukan proses pengiriman barang ke
beberapa lokasi tujuan.

6. Gudang yang Berfungsi Sebagai Cross Docking

Salah satu gudang yang efisien dan bisa merespon dengan cepat dalam
menangani perpindahan barang. Gudang ini digunakan untuk
menyimpan beberapa produk dengan waktu yang sangat singkat,
misalnya hari itu diterima dan hari itu juga dikirimkan. Biasanya
digunakan untuk loading barang dari truk ke truk, tetapi memang
implementasinya tidak mudah. Dalam proses ini ada beberapa
persyaratan agar, proses cross docking bisa berjalan dengan lancar,
misalnya setiap barang harus sudah diberikan label dan barang dalam
kondisi siap kirim.

7. Gudang Sebagai Pusat Sortir

Gudang ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang terjun dalam

bentuk jasa, seperti pengiriman surat, dan parsel. Atau persewaan
palet yang akan didistribusikan ke tempat-tempat lainnya. Dalam
proses ini awalnya semua barang dikumpulkan di gudang tersebut
untuk disortir. Setelah itu barang tersebut akan di proses sortir
berdasarkan kode pos ataupun zona. Setelah itu barang dikumpulkan
akan dikonsolidasikan dan dilakukan pengiriman berdasarkan area
tersebut. Beberapa gudang pusat sortir ini sudah menggunakan
otomasi untuk mempermudah proses sortirnya.
 II - 5

8. Gudang Fulfillment

Gudang ini dibuat untuk mengelola pengiriman barang dengan jumlah

atau volume yang sangat besar. Misalnya gudang yang dikelola oleh
perusahaan e-commerce.

9. Gudang yang Difungsikan untuk Proses Reverse Logistics

Manfaat gudang ini digunakan untuk menyimpan barang yang akan di

retur atau defective. Proses yang ada di dalam gudang ini proses
pengecekan kembali barang retur, defective, proses perbaikan atau
mengambil beberapa barang yang rusak. Untuk digunakan lagi, atau
dimusnahkan barang-barang tersebut.

10. Gudang untuk Kepentingan Publik

Tidak hanya gudang yang dikomersilkan, namun ada juga gudang

yang dikelola oleh Negara. Misalnya gudang bulog, gudang ini
digunakan untuk menyimpan beras, milik tentara atau barang bantuan
bencana. Barang yang disimpan dalam gudang tersebut misalnya,
seragam, perlengkapan kantor, komputer. Yang intinya digunakan
untuk menyimpan barang kepentingan public ini dikelola oleh Negara
atau perusahaan pihak ketiga.

2.3.4 Jenis Gudang

Menurut Holy dan Martinus (2005) terdapat jenis gudang secara
umum, yaitu:

a. Manufacturing Plant Warehouse

Gudang yang ada di pabrik, ada penerimaan dan penyimpanan
material, pengambilan material, penyimpanan barang jadi ke
gudang, transaksi internal gudang, dan pengiriman barang jadi ke
 II - 6

central warehouse, distribution warehouse, atau langsung ke

konsumen.
b. Central Warehouse

Gudang pokok meliputi penerimaan dan penyimpangan

barang jadi (dari Manufacturing warehouse, langsung dari pabrik ,
atau dari supplier), penyimpanan barang jadi ke gudang dan
pengiriman barang jadi ke distribution warehouse.

c. Distribution Warehouse
Gudang distribusi ini meliputi penerimaan barang jadi (dari
Central Warehouse, pabrik, atau supplier), penyimpanan barang
yang akan dikirim, dari pengiriman barang ke konsumen. Terkadang
distribution warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse.
d. Retailer Warehouse
Gudang pengecer dengan kata lain, gudang ini adalah
gudang yang dimiliki took yang menjual barang langsung ke
konsumen.

Dalam bukunya yang berjudul “Manajamen Logistik & Supply

Chain Manajement”, tahun 200l. Miranda, S.T. & Drs Amin Widjaja
Tunggal Ak, MBA menyatakan Terdapat 6 jenis gudang yang biasa
digunakan, yaitu:

1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general

merchandise warehouses for manufactured goods).
2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (refrigerator or
coldstorage warehouses). Gudang ini menyediakan lingkungan
penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya.
3. Gudang dengan bea/pajak (bonded warehouses) Barang-barang
seperti tembakau dan minuman beralkohol impor disimpan di
gudang ini.
 II - 7

4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods

warehouses). Digunakan untuk penyimpanan properti pribadi.
Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang
sifatnya sementara.
5. Pergudangan komoditas khusus (special commodity warehouses).
Pergudangan komoditas khusus digunakan untuk produk pertanian
khusus seperti butir padi, wol dan katun.
6. Pergudangan penyimpanan barang penting (Bulk storage
warehouses). Pergudangan bulk storage memberikan tangki
penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka atau tersembunyi
untuk produk kering seperti batu bara, pasir dan barang-barang
kimia. (Miranda, S.T. & Drs Amin Widjaja Tunggal Ak, MBA.,
2001).

2.3.4 Aktivitas Pergudangan

Adapun aktifitas dasar gudang yaitu sebagai berikut (Apple, 1990):

1) Receiving (Unloading), yaitu:

a. Penerimaan barang yang datang sesuai dengan aturan
perusahaan atau gudang
b. Manajemen bahwa kualitas dan kuantitas material sesuai
dengan pesanan.
c. Penempatan material digudang atau ke bagian atau departemen
lain yang memerlukan.
2) Put away, yaitu aktivitas penempatan material atau produk yang
telah dibeli digudang. Termasuk aktivitas material handling
verifikasi lokasi material produk dan penempatan material atau
produk tersebut.

3) Storage, yaitu penyimpanan material sementara sambil menunggu

material tersebut digunakan untuk proses selanjutnya atau dikirim
kepada bagian yang memerlukan atau pelanggan. Metode
penyimpanan dan penanganan produk atau material tergantung
 II - 8

pada ukuran, kualitas dan karakteristik produk atau material

tersebut.
4) Order picking, yaitu proses pemindahan dari gudang untuk
memenuhi permintaan tertentu. Proses ini merupakan wujud
pelayanan gudang kepada para pemakai dan konsumennya.
5) Shipping (Loading), yaitu Proses pemeriksaan kesempurnaan
pesanan.

6) finish good ke kendaraan dan siap untuk dikirm ke konsumen.

Adapun aktivitas tambahan di gudang seperti, Prepackaging, yaitu
aktivitas ini dilakukan apabila barang yang diterima dalam satuan
bulk besar hendak disimpan dengan kemasan yang lebih kecil agar
sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan atau konsumen
(Apple, 1990).

2.4 Persediaan

Pengertian persediaan menurut Syakur (2009;125) sebagai

berikut : “Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi
objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk di olah dalam
proses produksi atau di jual”.

Persedian menurut Kieso, Weygant dan Warfield (2007;402)

pengertian Persediaan adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh
perusahaan untuk di jual dalam operasi bisnis normal, atau barang
yang akan di gunakan atau di konsumsi dalam membuat barang yang
akan di jual”.

Berdasarkan definisi tersebut diatas dapat diartikan bahwa

persediaan adalah unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan
yang dilakukan secara terus menerus di produksi.
 II - 9

Gambar 2. 1 Contoh Stock Barang

Istilah persediaan (inventory) yang digunakan untuk

menunjukan barangbarang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan
tergantung pada jenis usaha dan kegiatan perusahaan.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2009:14.2),
persediaan adalah aset:

a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa.

b. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau

c. Dalam bentuk atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses

produksi atau pemberian.

Menurut pendapat Kieso, (2001:65), persediaan (inventory)

adalah pos-pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis
normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam
memproduksi barang yang akan dijual. Berdasarkan pengertian-
pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan
merupakan adalah barang-barang atau bahan yang dibeli oleh
perusahaan dengan tujuan untuk diproses lebih lanjut menjadi barang
jadi atau setengah jadi atau mungkin menjadi bahan baku bagi
 II - 10

perusahaan lain, hal ini tergantung dari jenis dan proses usaha utama
perusahaan.

2.4.1 Jenis-jenis Persediaan

Jenis-jenis Persediaan Menurut Carter (2006:40) Jenis-jenis persediaan
pada perusahaan manufaktur adalah sebagai berikut :

a. Bahan baku Barang persediaan milik perusahaan yang akan diolah lagi
melalui proses produksi, sehingga akan menjadi barang setengah jadi
atau 9 barang jadi sesuai dengan kegiatan perusahaan. Besarnya
persediaan bahan baku dipengaruhi oleh perkiraan produksi, sifat
musiman produksi, dapat diandalkannya pihak Pemasok serta tingkat
efisiensi penjadualan pembelian dan kegiatan produksi.

b. Barang dalam proses Adalah barang yang masih memerlukan proses

produksi untuk menjadi barang jadi, sehingga persediaan barang dalam
proses sangat dipengaruhi oleh lamanya produksi, yaitu waktu yang
dibutuhkan sejak saat bahan baku masuk keproses produksi sampai
dengan saat penyelesaian barang jadi. Perputaran persediaan bisa
ditingkatkan dengan jalan memperpendek lamanya produksi. Dalam
rangka memperpendek waktu produksi salah satu cara adalah dengan
menyempurnakan tekhnik-tekhnik rekayasa, sehingga dengan demikian
proses pengolahan bisa dipercepat. Cara laian adalah dengan membeli
bahan-bahan dan bukan membuatnya sendiri.

c. Barang jadi Adalah barang hasil proses produksi dalam bentuk final
sehingga dapat segera dijual, pada persediaan ini besar kecilnya
persediaan barang jadi sebenarnya merupakan masalah koordinasi
produksi dan penjualan. Manajer keuangan dapat merangsang
peningkatan penjualan dengan cara mengubah persyaratan kredit atau
dengan memberikan kredit untuk resiko yang kecil (marginal risk).
Tetapi tidak peduli apakah barangbarang tercatat sebagai persediaan atau
sebagai piutang dagang, manajer keuangan harus tetap membiayainya.
 II - 11

Sebenarnya perusahaan lebih suka menjualnya (dan tercatat sebagai

piutang dagang), karena dengan demikian untuk menuju realisasi kas
tinggal satu langkah saja. Dan laba potensial dapat menutup tambahan
resiko penagihan piutang. Uraian tersebut dapat kita artikan bahwa dalam
proses akuntansi persediaan, persediaan memerlukan adanya penilaian
(valuation), karena persediaan merupakan pedoman untuk mengevaluasi
prosedur yang dapat memberikan penilaian (pengukuran) yang lebih baik
dan memberikan informasi yang lebih baik tentang arus kas perusahaan
dikemudian hari.

2.4.2 Tujuan Penilaian Persediaan

Tujuan pertama adalah dalam upayanya untuk mematch cost

terhadap revenue yang berkaitan, sehingga dihasilkan income, proses
ini merupakan tujuan 10 dasar akuntansi tradisional. Penekanan pada
perhitungan net income yang didasarkan kepada revenue pada saat
penjualan memerlukan adanya alokasi biaya ke periode dimana
revenue dilaporkan yaitu cost of goods sold. Sedangkan nilai
inventory yang belum terjual akan dibawa ke periode berikutnya
dalam laporan keuangan perusahaan. Jadi dalam proses pengukuran
income sangat mirip dengan ciri-ciri umum pada penilaian prepaid
expense dan aktiva tetap atau disebut penangguhan expenses, yaitu
atas dasar input prices, kemudian untuk menentukan nilai cost of
goods sold dapat juga dilakukan melalui perhitungan (rumus) yang
lazim digunakan dalam persediaan. Namun demikian dalam keadaan
tertentu persediaan dinilai berdasarkan output values (harga jual)
untuk memperoleh penilaian income. Tujuan kedua pengukuran
inventory lainnya adalah untuk menyajikan nilai barang-barang
perusahaan didalam komponen neraca (laporan keuangan). Tujuan
ketiga pengukuran inventory adalah membantu investor untuk
memprediksi arus kas dikemudian hari, yaitu dipandang dari jumlah
inventory sebagai resources yang akan mendukung arus kas dan
 II - 12

jumlah inventory yang akan dijual kemudian hari dan akan

mempengaruhi arus kas keluar.

2.4.3 Metode Penilaian Persediaan

Metode Penilaian Persediaan Pada akhir periode akuntansi, total

biaya penilaian harus dialokasikan ke persediaan yang masih ada
(untuk dilaporakan di neraca sebagai aktiva) dan ke persediaan yang
terjual selama periode tersebut untuk dilaporkan di laporan laba rugi
sebagai beban harga pokok penjualan.

Metode penilaian persediaan menurut Baridwan (2004:183)

adalah sebagai berikut:

1. Metode harga pokok Dalam metode ini harga pokok persediaan

akhir akan dicantumkan dalam neraca. Disini tidak ada perbedaan
antara harga pokok persediaan dan nilai persediaan dalam neraca.
Harga pokok persediaan barang dapat ditentukan dengan cara:

a. Metode FIFO dalam metode ini, barang yang lebih dulu masuk
dianggap lebih dulu keluar atau dijual sehingga nilai
persediaan akhir terdiri atas persediaan barang yang dibeli atau
yang masuk belakangan. Jadi harga pokok barang yang keluar
(dijual) dihitung berdasarkan harga barang yang dibeli lebih
dahulu, sesuai dengan jumlah pembeliannya. Atau dengan kata
lain nilai persediaan akhir barang didasarkan pada harga
barang yang dibeli terakhir, sesuai dengan jumlah unitnya.

b. Metode LIFO dalam metode ini, barang yang terakhir masuk

diaggap lebih dulu keluar atau dijual sehingga nilai persediaan
akhir terdiri atas persediaan barang yang dibeli atau yang
masuk lebih awal. Sehingga harga pokok barang yang terjual
dihitung berdasarkan pada harga barang yang dibeli terakhir
sesuai dengan jumlah unitnya, atau nilai persediaan barnag
 II - 13

didasarkan pada harga barang yang dibeli pada awal, sesuai

dengan jumlah unitnya.

c. Metode Rata-rata tertimbang dalam metode ini harga barang

ditentukan dengan cara membagi jumlah harga barang yang
tersedia untuk dijual yakni jumlah persediaan awal ditambah
jumlah pembelian dengan kuantitas barang tersebut.

2. Metode harga pasar yang lebih rendah jika pada akhir periode
perubahan harga persediaan barang dimana nilai pengganti atau
biaya memproduksi persediaan bisa lebih rendah dari harga pokok
barangbarang tersebut maka dapat digunakan metode harga pasar
yang lebih rendah.

3. Metode harga jualPenyimpangan dari prinsip harga pokok untuk

penilaian persediaan yaitu dengan mencantumkan persediaan
dengan harga jual bersihnya dapat diterima asalkan dipenuhi
syarat-syarat :

1) Ada kepastian bahwa barang-barang itu akan dapat segera

dijualdengan harga yang telah ditetapkan dan
2) Merupakan produk standar yang pasarnya mampu
menampung serta sulit untuk menentukan harga pokoknya.
Penyimpangan dengan penilaian sebesar harga jual
biasanya 13 dilakukan untuk produk dari tambang logam
mulia (emas dan perak) dan hasil-hasil pertanian.

Dua cara untuk menaksir jumlah persediaan pada tanggal tertentu

menurut Baridwan (2004:106), yaitu :

1. Metode laba kotor dalam metode laba kotor pertama kali harus
ditentukan besarnya persentase laba kotor. Persentase laba kotor
ditentukan dengan menggunakan data tahun-tahun lalu. Sesudah
persentase laba kotor diketahui kemudian dikalikan pada penjualan
dan hasilnya dikurangkan pada penjualan sehingga dapat ditentukan
 II - 14

jumlah harga pokok penjualan. Selisih antara harga pokok penjualan

dengan barang-barang yang tersedia untuk dijual merupakan
persediaan akhir.

2. Metode harga eceran dalam metode harga eceran, persentase harga

pokok yang dihitung merupakan persentase harga pokok periode
yang bersangkutan. Untuk menentukan jumlah persediaan akhir
pertama kali dihitung persentase harga pokok yaitu perbandingan
barang-barang yang tersedia untuk dijual dikurangi jumlah
penjualan akan menunjukan persediaan akhir menurut harga jual.
Persediaan akhir dengan harga pokok dihitung dengan
mengalikanpersentase harga pokok persediaan akhir menurut harga
jual.

2.4.4 Metode Pencatatan Persediaan

Menurut Wadiyo (2019) Ada 2 metode pencatatan persediaan

yang biasa digunakan untuk menghitung nilai dan mencatat
persediaan, yaitu:

1. Metode persediaan Fisik, dan

2. Metode perpetual.

Perusahaan dapat mendeteksi pergerakan barang dengan lebih cepat

sehingga akan mengurangi resiko kehilangan barang dan kerusakan
barang.

1. Metode persediaan Fisik

Metode persediaan fisik adalah cara sistem pencatatan

persediaan barang dagangan yang mengharuskan adanya
perhitungan barang yang masih ada pada gudang. Perhitungan
persediaan (stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa
jumlah barang yang masih ada. Stock Opname adalah kegiatan
penghitungan secara fisik atas persediaan barang di gudang yang
akan dijual. Secara umum, kegiatan ini dilakukan guna mengetahui
 II - 15

secara pasti dan akurat mengenai catatan pembukuan yang

merupakan fungsi dari salah satu sistem pengendalian internal. Guna
menekan risiko selisih dari stok, kegiatan stock opname ini
dilakukan setiap awal bulan. Tujuannya adalah agar perbedaan stok
dapat segera diketahui dan dicari tahu akar dari analisis
perhitungannya. Apabila penyebabnya adalah jumlah barang, maka
jarak waktu ketika melakukan stock opname juga semakin lama.

2. Metode Pesediaan Perpetual

Metode persediaan perpetual adalah metode pencatatan

persediaan barang dengan cara membuat setiap jenis persediaan
rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu
persediaan. Metode pencatatan perpetual merupakan metode
dimana pencatatan dilakukan setiap waktu secara terus menerus
berdasarkan transaksi pemasukan dan pengeluaran persediaan
barang serta retur atas pembelian barang yang dilakukan oleh
sebuah perusahaan. Metode pencatatan perpetual disebut juga
sebagai metode buku yaitu dimana setiap persediaan barang masuk
dan keluar selalu dicatat dalam pembukuan.
Dengan menggunakan metode pencatatan persediaan
perpetual maka suatu perusahaan akan menjadi lebih mudah dalam
menyusun laporan neraca dan laporan laba rugi karena dengan
dilakukannya pencatatan secara berkala dalam penjurnalan maka
perusahaan dapat dengan mudah mengetahui persediaan yang
sebenarnya sehingga untuk mengetahui jumlah persediaan barang
akhir, perusahaan tidak perlu melakukan perhitungan fisik atau
stock opname pada persediaan yang tersisa atau jika ingin
menjamin keakuratan pada pencatatan, perusahaan dapat
melakukan perhitungan fisik pada jumlah persediaan barang akhir
yang dilakukan sekali dalam setahun.
 II - 16

Barang-barang yang sesuai untuk diterapkan dalam metode

pencatatan perpetual adalah barang-barang dengan nilai jual tinggi
dan barang yang mudah untuk dicatat pemasukan dan
pengeluarannya dalam gudang yaitu seperti mobil, furniture, dan
peralatan rumah tangga misalnya kulkas, kompor, dan lain
sebagainya.
Ciri-ciri dari metode pencatatan persediaan perpetual adalah:
• Pembelian atas barang dagang atau bahan baku yang akan
diproduksi kemudian akan dicatat dengan mendebet akun
persediaan dan akun kas/utang dicatat dalam kredit.
• Retur pembelian, biaya transportasi masuknya barang, diskon
atas pembelian barang, dan pengurangan harga barang dicatat
dengan mendebet akun persediaan.
• Harga pokok penjualan (HPP) langsung dihitung untuk setiap
transaksi yang dilakukan dan pencatatan dilakukan dengan
mendebet akun harga pokok penjualan dan mengkreditkan
dalam persediaan.
• Persediaan adalah akun pengendalian yang dilengkapi dengan
buku besar pembantu. Buku besar pembantu tersebut berisikan
catatan persediaan yang berbeda-beda sesuai dengan tiap jenis
persediaannya. Catatan dalam buku besar pembantu yaitu
berupa catatan kuantitas dan harga dari setiap jenis persediaan
yang ada dalam persediaan tersebut.

2.5 Standart Operational Procedure (SOP)

2.5.1 Pengertian SOP

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian
instruksikerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai
prosespenyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan
kapanharus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
 II - 17

Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur

merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugaspekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
instansipemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis,
administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem
kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

2.5.2 Tujuan SOP

1. Agar petugas pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja

petugas pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam
organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas
pegawai terkait.
4. Melindungi organisasi unit kerja dan petugas pegawai dari
malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan kesalahan, keraguan, duplikasi, dan
inesfisiensi.

2.5.3 Fungsi SOP

1. Memperlancar tugas petugas pegawai atau tim unit kerja.

2. Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpngan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah
dilacak.
4. Mengarahkan petugas pegawai untuk sama-sama disiplin dalam
bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

2.5.4 Manfaat dan Kegunaan SOP

Setelah mengetahui pengertian dan fungsi SOP, simaklah manfaat
dan kegunaan Standar Operasional Prosedur (SOP):
 II - 18

a. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat
komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan
diselesaikan secara konsisten,
b. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan
tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan,
c. SOP juga bias dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa
digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
Manfaat Standart Operasional Prosedur (SOP) Menurut
Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 adalah:
a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan
kelalaian.
b. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung
pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan
pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
c. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung
jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
d. Menciptakan ukuran standar-standar kinerja yang akan memberikan
pegawai cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
e. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai
baru untuk cepat melakukan tugasnya.
f. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisiensi dan dikelola
dengan baik.
g. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam
melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
h. Menghindari tumpeng tindih pelaksanaan tugas pemberian
pelayanan.
i. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan procedural
dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap
berjalan dalam berbagai situasi.
 II - 19

2.5.5 `Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

1. Standart Operational Procedure harus ditulis secara jelas, sederhana

dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan
untuk satu kegiatan tertentu.
2. Standart Operational Procedure harus dapat menjadi pedoman yang
terukur baik mengenai normawaktu, hasil kerja yang tepat dan akurat,
maupun rincian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran bila
diperlukan adanya biaya pelayanan.
3. Standart Operational Procedure harus dapat memberikan kejelasan
kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiataan, berapa lama
waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-
masing pegawai pejabat.
4. Standart Operational Procedure harus sudah dirumuskan dan selalu
bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan
yang berlaku.
5. Standart Operational Procedure harus menggambarkanalur kegiatan
yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan.

2.5.6 Asas-Asas Penyusunan SOP

Asas-asas penyusunan Standart Operational Procedure (SOP) yaitu:

1. Asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara bentuknya yang

telah dibekukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam
melakukan suatu tugas.
2. Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggung
jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, satndar yang ditetapkan
maupun dari sisi keabsahannya.
3. Asas kepastian, yakni adanya kepastian hak dan kewajiban antara
aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai
tanggung jawab yang sama.
 II - 20

4. Asas Keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban

antara aparatur dan sehingga masing-masing pihak mempunyai
tanggung jawab yang sama.
5. Asas keterkaitan, yaitu harus terkait dengan kegiatan administrasi
umum baik secara langsung maupun tidak langsung.
6. Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin
terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran
secara procedural.
7. Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua
pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.
8. Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan
transparansi dalam pelaksanaan tugas.

2.5.7 Teknik Penyusunan SOP

Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk
membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi
yang ada, antara lain sebagai berikut:
1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai,
2. Memuat rancangan awal,
3. Melakukan evaluasi internal,
4. Melakukan evaluasi eksternal,
5. Melakukan uji coba,
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait,
7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

2.5.8 Simbol-Simbol SOP

Format Umum Standart Operational Procedure (SOP). Ada empat
faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan
Standart Operational Procedure (SOP)yang akan dipakai oleh suatu
organisasi yaitu:

a. Banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

 II - 21

b. Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu

prosedur.
c. Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP.
d. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.
Ada 4 jenis format umum dalam pembuatan SOP:
a. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple Steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya
memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang
bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi
dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur
yang telah disusun.
b. Tahapan Berurutan (Hirarchical Steps)
Hirarchical Steps merupakan pengembangan dari simple steps.
Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari “1 langkah
dan membutuhkan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya
memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
c. Grafik (Graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami
prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan
eksternal organisasi (pemohon).
d. Diagram Alir (Flowchart)
Format ini yang biasa digunakan, jika dalam SOP diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (komplek) dan membutuhkan
opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti jawaban “ya” atau “tidak”,
“lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “tidak”, dsb. Simbol-simbol
tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang
pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowchart (Basic
Symbol Of Flowchart) yang terdiri dari 4 simbol, yaitu:
1. Simbol Kapsul/Terminator, untuk mendeskripsikan kegiatan
mulai dan berakhir.
 II - 22

2. Simbol Kotak/Process, untuk mendeskripsikan proses atau

kegiatan eksekusi.
3. Simbol Belah Ketupat/Decision, untuk mendeskripsikan kegiatan
pengambilan keputusan.
4. Simbol Anak Panah/Arrow, untuk mendeskripsikan arah kegiatan
(alur proses kegiatan).
5. Simbol Segi Lima/ Off Page Connector, untuk mendeskripsikan
hubunganantar symbol yang berbeda halaman.

Format Standart Operational Procedure (SOP) dalam bentuk

flowchart terdiri dari 2 jenis yaitu:

1. Linear Flowchart (Diagram Alir Linier)

Ciri utama dari format Linear Flowchart ini adalah unsur kegiatan
yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya
dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol
yang dipakai.

2. Branching Flowchart (Diagram Alir Bercabang)

Format Branching Flowchart memiliki ciri utama dipisahkannya

unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom
kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk
simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

2.6 Data

Data berasal dari kata “Datum” yang berarti fakta atau bagian dari fakta
yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan yang dapat
digambarkan dengan simbol, angka, huruf dan sebagainya. Pengertian data
menurut Vercellis (2009:6) adalah data merupakan sebuah representasi fakta
yang tersusun secara terstruktur.
Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat pula merepresentasikan
suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1)
 II - 23

bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek
atau kejadian.
Menurut Drs.Jhon J. Longkutoy (1996: 69) mengatakan bahwa “data
adalah suatu istilah majemuk dari fakta yang mengandung arti yang
dihubungkan dengan kenyataan, simbol, gambar, angka, huruf yang
menunjukan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lainnya).”
Dari beberapa pengertian diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa
“data adalah merupakan fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang
mempunyai arti yang dihubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi,
fakta dapat dinyatakan dengan gambar (grafik), kata-kata, angka, huruf dan lain
sebagainya”. Pengelolaan data adalah segala macam pengelolaan terhadap data
atau kombinasi- kombinasi dari berbagai macam pengelolaan terhadap data
untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan dapat
segera dipakai. Menurut Jogiyanto H.M “Pengelolaan Data adalah manipulasi
dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna berarti”. Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa “Pengolahan Data merupakan kegiatan yang dilakukan
dengan menggunakan masukan berupa data dan menghasilkan informasi yang
bermanfaat untuk tujuan sesuai dengan yang direncanakan”.

2.7 Informasi

Tidak mudah untuk mendefinisikan konsep informasi karena istilah yang

satu ini mempunyai bermacam aspek, ciri, dan manfaat yang satu dengan yang
lainnya terkadang sangat berbeda. Informasi merupakan data yang berasal dari
fakta yang tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses) menjadi
bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi pemakainya. Informasi adalah hasil
dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari
suatu kejadian. Kemudian pengertian lain dari informasi adalah data berupa
catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud dan segera diambil
kembali untuk pengambilan keputusan. Data yang telah diletakkan dalam
 II - 24

konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada

penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan.
Menurut Davis yang dikutip oleh Abdul Kadir (2003: 28) Informasi
adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat
mendatang. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima (Andri Kristanto,
2003: 6).
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1990: 8). Menurut Yusup
(2009: 11) Ditinjau dari sudut pandang dunia kepustakawan dan perpustakaan,
informasi adalah suatu rekaman fenomena yang diamati,atau bisa juga berupa
putusan-putusan yang dibuat seseorang. Sebuah fenomena akan menjadi
informasi jika ada yang melihatnya atau menyaksikannya atau bahkan mungkin
merekamnya.
Hasil kesaksian atau rekaman dari orang yang melihat atau
menyaksikan peristiwa atau fenomena itulah yang dimaksud informasi.jadi
dalam hal ini informasi lebih bermakna berita. Dari berbagai pendapat di atas
dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil kesaksian atau rekaman
peristiwa atau data yang berasal dari fakta yang tercatat dan selanjutnya
dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna dan berarti bagi
pemakainya yang pada akhirnya akan mempengaruhi kehidupan pemakai
informasi.
Informasi itu sangat beragam, baik dalam jenis, tingkatan maupun
bentuknya. Manfaat informasi bagi setiap orang berbeda-beda. Adapun
manfaat dari informasi menurut Sutanta (2003: 11) adalah :
1. Menambah pengetahuan Adanya informasi akan menambah pengetahuan
bagi penerima yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang
mendukung proses pengambilan keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian pemakai informasi Informasi akan
mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui
 II - 25

sebelumnya, sehingga kemungkinan menghindari keraguan pada saat

pengambilan keputusan.
2. Mengurangi resiko kegagalan Adanya informasi akan mengurangi resiko
kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik,
sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan
pengambilan keputusan yang tepat.
3. Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan Mengurangi
keanekaragaman yang tidak diperlukan akan menghasilkan keputusan
yang lebih terarah.
4. Memberikan standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan untuk
menentukan pencapaian, sasaran dan tujuan.
Pendapat di atas menunjukkan bahwa informasi akan memberikan
standar, aturan dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan
tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang
diperoleh. Informasi juga dapat mengurangi ketidakpastian dan menambah
pengetahuan dan wawasan.

2.8 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management information system)

adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis
yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur
oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya
produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. (Vinashaw, 2011).
2.8.1 Pengertian Menurut Para Ahli

a. Bodnar dan Hopwood ; buku Accounting Information System :

“Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang
untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang
berguna”.

b. Azhar Susanto ; “Sistem adalah kumpulan/group dari sub

sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang
 II - 26

saling berhubungan satu sama lain dan bekeaan, pengendalian,

pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan”. (Vinashaw, 2011)
2.8.2 Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Fungsi utama diterapkannya sistem infomasi manajemen dalam suatu
organisasi adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah pihak manajemen untuk melakukan perencanaan,

pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua
departemen yang memiliki hubungan komando atau koordinasi
dengannya.

b. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas data yang tersaji akurat dan

tepat waktu.

c. Meningkatkan produktifitas dan penghematan biaya dalam suatu

organisasi.

d. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem

kerja yang terkoordinir dan sistematis. (Vinashaw, 2011)
2.8.3 Contoh Sistem Informasi Manajemen
1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam
mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang saling
terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber
Daya Manusia, Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.

2. Supply Chain Management (SCM)

Sistem SCM ini sangaat bermanfaat bagi pihak manajemen dimana data
data yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku,
mulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.
3. Transaction Processing System (TPS)

TPS ini berguna untuk proses data dalam jumlah yang besar dengan
transaksi bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk
 II - 27

manajemen gaji dan inventaris. Contohnya adalah aplikasi yang digunakan

untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur. (Vinashaw, 2011)

2.9 Microsoft Office

Microsoft Office adalah software atau perangkat lunak yang berisi

paket aplikasi perkantoran, progam Microsoft Office ini dibuat oleh
perusahan yang sangat terkenal yaitu Microsoft, program Microsoft Office
ini dirancang untuk berjalan dibawah sistem operasi Windows dan Mac Os
X. (Nico, 2013)
Paket Aplikasi yang terdapat dalam program Microsoft Office antara
lain yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint,
Microsoft Visio, Microsoft Access, Microsoft Outlook, Microsoft Publisher,
Microsoft Info Path. (Nico, 2013).
2.9.1 Macam – macam Microsoft Office

1. Microsoft Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft Office Power Point
4. Microsoft Office Outlook
5. Microsoft Office InfoPath
6. Ms. Visio
7. Microsoft Office Front Page
8. Microsoft Office Acces
9. Microsof Office One Note

2.10 Metode Diagram Fishbone

2.10.1 Sejarah Diagram Fishbone

Kaoru Ishikawa, seorang pakar kendali mutu terkemuka di dunia
yang berasal dari Jepang mendefinisikan kendali mutu sebagai berikut:“
Melaksanakan kendali mutu adalah mengembangkan, merancang,
memproduksi dan memberikan jasa produk bermutu yang paling
ekonomis, paling berguna, dan selalu memuaskan bagi konsumen”.
 II - 28

Berdasarkan definisi ini kendali mutu selalu berorientasi kepada

kepuasan pelanggan dan dalam hal pendidikan
Ishikawa percaya bahwa inisiatif untuk mencapai peningkatan
kualitas yang berkesinambungan haruslah berasal dari organisasi secara
keseluruhan.

Buku Ishikawa yang berjudul Guide to Quality Control (1982)

dianggap klasik karena menjelaskan secara mendalam mengenai quality
tools serta ilmu statistik yang terkait. Beberapa tool yang
diperkenalkannya adalah user friendly control, Fishbone cause and effect
diagram, emphasised the ‘internal customer’. Ishikawa juga yang
pertama memperkenalkan 7 (seven) quality tools: control chart, run
chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, and flowchart yang
sering juga disebut dengan “7 alat pengendali mutu/kualitas” (quality
control seven tools).

Tool Ishikawa yang menjadi sangat populer serta digunakan di

seluruh dunia adalah diagram sebab akibat (Ishikawa Cause and Effect
Diagram). Sering kali disebut sebagai fishbone diagram dikarenakan
bentuknya yang menyerupai tulang ikan. Dalam penerapannya diagram
ini digunakan untuk melakukan identifikasi terhadap faktor yang menjadi
penyebab masalah. Fishbone diagram tergolong praktis dan memandu
setiap tim untuk terus berpikir menemukan penyebab utama suatu
permasalahan.

Dengan menerapkan diagram Fishbone ini dapat menolong kita

untuk dapat menemukan akar “penyebab” terjadinya masalah, khususnya
di industri manufaktur atau organisasi pendidikan dimana prosesnya
terkenal dengan banyaknya ragam variabel yang berpotensi
menyebabkan munculnya permasalahan. Apabila “masalah” dan
“penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka tindakan dan langkah
perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan diagram ini, semuanya
menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita untuk dapat melihat semua
 II - 29

kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan sebenarnya.

Melalui diagram ini Ishikawa mengajarkan kita untuk melihat “ke
dalam” dengan bertanya tentang permasalahan yang sedang terjadi dan
menemukan solusinya dari dalam juga.

Penyelesaian masalah melalui fishbone dapat dilakukan secara

individu top manajemen maupun dengan kerja tim. Seperti dengan cara
mengumpulkan beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan
keahlian memadai menyangkut problem yang terjadi. Semua anggota tim
memberikan pandangan dan pendapat dalam mengidentifikasi semua
pertimbangan mengapa masalah tersebut terjadi. Kebersamaan sangat
diperlukan di sini, juga kebebasan memberikan pendapat dan pandangan
setiap individu. Ini tentu bisa dimaklumi, manusia mempunyai
keterbatasan dan untuk mencapai hasil maksimal diperlukan kerjasama
kelompok yang tangguh.

Solusi instan yang hanya mampu memandang sampai tingkat

gejala, tidak akan efektif. Masalah mungkin akan teratasi sesaat, namun
cepat atau lambat akan datang kembali. Kaoru Ishikawa yang juga
penggagas konsep implementation of quality circles ini sangat percaya
pentingnya dukungan dan kepemimpinan dari manajemen puncak (top
management) dalam suatu organisasi/perusahaan didukung oleh
kerjasama tim (teamwork) yang solid sangat berperan dalam pembuatan
produk unggul dan berkualitas.

2.10.2 Kelebihan dan Kekurangan Diagram Fishbone

Kelebihan Diagram Fishbone: Dapat menjabarkan setiap
masalah yang terjadi dan setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat
menyumbangkan saran yang mungkin menjadi penyebab masalah
tersebut.

Kekurangan Fishbone diagram: Adalah opinion based on tool

dan di design membatasi kemampuan tim/pengguna secara visual
 II - 30

dalam menjabarkan masalah yang mengunakan metode “level why”

yang dalam, kecuali bila kertas yang digunakan benar-benar besar
untuk menyesuaikan dengan kebutuhan tersebut. Serta biasanya voting
digunakan untuk memilih penyebab yang paling mungkin yang
terdaftar pada diagram tersebut.

2.10.3. Fisbone Analysis

Analisa tulang ikan dipakai untuk mengkategorikan berbagai
sebab potensial dari satu masalah atau pokok persoalan dengan cara yang
mudah dimengerti dan rapi. Juga alat ini membantu kita dalam
menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses. Yaitu dengan
cara memecah proses menjadi sejumlah kategori yang berkaitan dengan
proses, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan dan
sebagainya (Imamoto et al., 2008).

Manfaat analisa tulang ikan yaitu :

1. Memperjelas sebab-sebab suatu masalah atau persoalan.

2. Dapat menggunakan kondisi yang sesungguhnya untuk tujuan

perbaikan kualitas produk atau jasa, lebih efisien dalam penggunaan
sumber daya, dan dapat mengurangi biaya

3. Dapat mengurangi dan menghilangkan kondisi yang menyebabkan

ketidaksesuaian produk atau jasa, dan keluhan pelanggan.

4. Dapat membuat suatu standarisasi operasi yang ada maupun yang

direncanakan.

5. Dapat memberikan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan dalam

kegiatan pembuatan keputusan dan melakukan tindakan perbaikan.

Langkah-Langkah dalam analisis fishbone adalah:

a. Menyiapkan sesi sebab-akibat

b. Mengidentifikasi akibat
 II - 31

c. Mengidentifikasi berbagai kategori.

d. Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.

e. Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama

f. Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

Faktor-faktor dalam fishbone antara lain adalah:

a. Faktor Manusia

Tenaga kerja (man power) adalah besarnya bagian dari

penduduk yang dapat diikutsertakan dalam proses ekonomi (Purba,
2008).

Manusia merupakan sumber daya terpenting bagi perusahaan.

Oleh karena itu, manajer perlu berupaya agar terwujud perilaku positif
di kalangan karyawan perusahaan. Berbagai factor yang perlu
diperhatikan antara lain adalah: langkah-langkah yang jelas mengenai
manajemen SDM, keterampilan dan motivasi kerja, produktivitas, dan
system imbalan (Umar, 2002).

Kebijakan sumber daya manusia terpengaruh oleh factor-faktor

eksternal, antara lain berupa perkembangan pendidikan, jumlah
penawaran tenaga kerja, perkembangan social, perburuhan, adat,
agama, budaya, dan system nilai masyarakat lainnya. Sedangkan
faktor-faktor internal SDM akan dipengaruhi oleh manajemen SDM
itu sendiri, yang terdiri ats tiga fungsi utama. Pertama, yaitu fungsi
manajerial yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian SDM. Fungsi kedua, yaitu fungsi
operasional yang terdiri atas pengadaan, pengembangan, kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja.
Terakhir, fungsi ketiga, yaitu kedudukan SDM dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi perusahaan secara terpadu (Umar,
2002).
 II - 32

b. Metode Kerja

Metode kerja adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu

pengetahuan dalam mewujudkan kebutuhan operasional menjadi
suatu system konfigurasi tertentu melalui proses yang saling berkaitan
berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi,
desain, tes, dan evaluasi (Soeharto, 1999).

Suatu metode dan konsep adalah suatu teknik dan prosedur yang
menggambarkan petunjuk pelaksanaan di lapangan walaupun banyak
terjadi bahwa konsep dan metode banyak pelaksanaannya jauh
menyimpang dari harapan (Soeharto, 1999).

c. Material

Suatu pabrik memerlukan bahan baku atau material agar

produksi di pabrik atau industri dapat terus berkesinambungan,
disamping itu juga pabrik amat berkepentingan untuk menjaga agar
suplai bahan baku dapat berkesinambungan, dengan harga yang layak
dan biaya yang rendah. Oleh karena itu, seringkali pertimbangan salah
satu industry untuk memilih dekat dengan lokasi bahan baku sehingga
memperpendek transportasi dan juga memperkecil biaya. Penyediaan
bahan atau material harus tersedia cukup baik kualitas maupun
kuantitasnya dalam jangka waktu yang ditentukan demi
kesinambungan produksi (Soeharto, 1999).

d. Mesin

Melakukan proses produksi berarti memilih proses

menghasilkan produk atau pelayanan, menyangkut macam teknologi
dan segala sesuatu yang berkaitan dengannya. Setiap keputusan yang
dipilih, maka keputusan itu akan menentukan macam peralatan,
denah, fasilitas penunjang lainnya. Hal ini juga terkait dengan alat
penampung sebagai alat pengendalian dan juga penyimpanan, tempat
penampungan yang menampung bahan padat harus ada jarak yang
 II - 33

cukup untuk mendapatkan keseimbangan antara keamanan dan faktor

ekonomi (Soeharto, 1999).

e. Lingkungan

Masalah lingkungan hidup pada saat ini semakin mendapat

perhatian. Implementasi fisik proyek, dan operasi instalasi nantinya
sering membawa perubahan yang dapat berakibat pada kelestarian
lingkungan. Oleh karena itu, pemilihan lokasi hendaknya didahului
dengan kegiatan penelitian dan perencanaan sebaik-baiknya agar
implementasi fisik proyek berikut periode operasinya berpegang pada
pengertian pembangunan berwawasan lingkungan, dalam arti bahwa
pemanfaatan sumber daya alam dilakukan dengan kemampuan daya
dukung alam sekitar. Dengan demikian, kelestarian lingkungan hidup
dalam masa-masa mendatang tetap terjaga (Soeharto, 1999).

2.10.4. Langkah – langkah membuat Fisbone Analysis

1. Menyiapkan sesi Analisa Tulang Ikan

Analisa Tulang Ikan kemungkinan akan menghabiskan

waktu 50 - 60 menit. Dengan menggunakan alat curah pendapat
memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.
menyiapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.

2. Mengidentifikasi akibat atau masalah

Akibat atau masalah yang akan ditangani ditulis pada kotak

sebelah paling kanan diagram tulang ikan.

3: Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama

Dari garis horizontal utama, terdapat garis diagonal yang

menjadi cabang. Setiap cabang mewakili sebab utama dari masalah
yang ditulis. Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab
sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-
kategori ini bisa diringkas seperti : Sumber Daya Alam, Sumber
 II - 34

Daya Manusia, Mesin, Materi, Pengukuran Metode, Mesin,

Material, Manusia (4M), Tempat (Place), Prosedur (Procedure),
Manusia (People), Kebijakan (Policy) - (4P), Lingkungan
(Surrounding), Pemasok (Supplier), Sistem (System),
Keterampilan (Skill). Kategori tersebut hanya sebagai saran, bisa
menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur
gagasan-gagasan.

4: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran

Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu

diuraikan dengan menggunakan curah pendapat. Saat sebab-sebab
dikemukakan, menentukan bersama-sama dimana sebab tersebut
harus ditempatkan dalam diagram tulang ikan. Sebab-sebab ditulis
pada garis horizontal sehingga banyak tulang kecil keluar dari garis
horizontal utama. Suatu sebab bisa ditulis dibawah lebih dari satu
kategori sebab utama.

5: Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama

Setelah mengisi setiap kategori, kemudian mencari sebab-

sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori. Sebab - sebab
inilah yang merupakan petunjuk sebab yang tampaknya paling
mungkin, kemudian melingkari sebab yang tampaknya paling
memungkin pada diagram.

6: Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

Diantara semua sebab-sebab, harus dicari sebab yang paling

mungkin. Mengkaji kembali sebab-sebab yang telah
didaftarkan(sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan
menanyakan, ‘mengapa ini sebabnya’. Pertanyaan "mengapa" akan
membantu sampai pada sebab pokok dari permasalahan
teridentifikasi.
 II - 35

Gambar 2. 2 Diagram Fishbone

Sumber: (Rahardi, 2008)

2.11 Microsoft Visio

2.11.1 Penjelasan Microsoft Visio

Microsoft Visio (atau sering disebut Visio) adalah sebuah program
aplikasi komputer yang sering digunakan untuk membuat diagram,
diagram alir (flowchart), brainstorm, dan skema jaringan yang dirilis
oleh Microsoft Corporation. Aplikasi ini menggunakan grafik vektor
untuk membuat diagram-diagramnya. Visio aslinya bukanlah buatan
Microsoft Corporation, melainkan buatan Visio Corporation, yang
diakusisisi oleh Microsoft pada tahun 2000. Versi yang telah
menggunakan nama Microsoft Visio adalah Visio 2002, Visio 2003, dan
Visio 2007 yang merupakan versi terbaru. Visio 2007 Standard dan
Professional menawarkan antarmuka pengguna yang sama, tapi seri
Professional menawarkan lebih banyak pilihan template untuk
pembuatan diagram yang lebih lanjut dan juga penataan letak (layout).
Selain itu, edisi Professional juga memudahkan pengguna untuk
mengoneksikan diagram-diagram buatan mereka terhadap beberapa
sumber data dan juga menampilkan informasi secara visual dengan
menggunakan grafik.
 II - 36

2.11.2 Sejarah Microsoft Visio

Visio Corporation didirikan pada bulan September 1990, dengan
nama Axon Corporation. Semua pendiri perusahaan tersebut
merupakan jebolan dari Aldus Corporation, yakni Jeremy Jaech, Dave
Walter (yang merupakan pendiri perusahaan Aldus) dan Ted Johnson
(yang merupakan pemimpin proyek Aldus PageMaker for Windows).
Pada tahun 1992, sebelum merilis sebagai sebuah produk perangkat
lunak, nama perusahaan tersebut diubah menjadi Shapeware. Dan, pada
bulan November pada tahun yang sama, perusahaan ini pun merilis
aplikasinya yang pertama, Visio.

Ketika Shapeware merilis Visio 4.0 pada 18 Agustus 1995, ternyata

aplikasi tersebut merupakan aplikasi pertama yang dikembangkan
secara khusus untuk Windows 95.

Pada bulan November 1995, nama perusahaan Shapeware berubah

kembali menjadi Visio, dan sahamnya pun diperdagangkan secara go
public, dengan nama VISIO.

Visio pada awalnya bukanlah buatan Microsoft Corporation,

melainkan buatan Visio Corporation, yang diakusisisi oleh Microsoft
pada tahun 2000. Versi yang telah menggunakan nama Microsoft Visio
adalah Visio 2002, Visio 2003, dan Visio 2007 yang merupakan versi
terbaru. Visio 2007 Standard dan Professional menawarkan antarmuka
pengguna yang sama, tapi seri Professional menawarkan lebih banyak
pilihan template untuk pembuatan diagram yang lebih lanjut dan juga
penataan letak (layout). Selain itu, edisi Professional juga memudahkan
pengguna untuk mengoneksikan diagram-diagram buatan mereka
terhadap beberapa sumber data dan juga menampilkan informasi secara
visual dengan menggunakan grafik.

Visio dimulai sebagai produk mandiri diproduksi oleh Shapeware

Corporation; versi 1.0 dikirimkan pada tahun 1992. Sebuah pra-rilis,
 II - 37

Versi 0,92, dibagikan secara gratis pada floppy disk bersama dengan
utilitas Microsoft Windows kesiapan sistem evaluasi. Pada tahun 1995,
Shapeware Perusahaan berganti nama menjadi Visio Korporasi untuk
mengambil keuntungan dari pengakuan pasar dan ekuitas produk
terkait. Microsoft Visio diperoleh pada tahun 2000, re-branding sebagai
Microsoft Office aplikasi, seperti Microsoft Project , namun tidak
pernah dimasukkan dalam salah satu suite Office. Microsoft termasuk
Visio untuk Arsitek Perusahaan edition dengan beberapa edisi Visual
Studio NET 2003. dan Visual Studio 2005.

Seiring dengan Microsoft Visio 2002 Professional, Microsoft

memperkenalkan Visio Enterprise Network Tools dan Visio Jaringan
Pusat.Visio Enterprise Network Alat adalah produk add-on yang
memungkinkan jaringan otomatis dan layanan direktori diagram. Visio
Jaringan Pusat adalah situs berbasis langganan di mana pengguna bisa
mencari konten jaringan dokumentasi terbaru dan bentuk jaringan yang
tepat-replika peralatan dari 500 produsen terkemuka. Yang pertama
telah dihentikan, sementara bentuk-mencari yang terakhir fitur yang
sekarang terintegrasi ke dalam program itu sendiri. Visio 2007 dirilis
pada tanggal 30 November 2006.

2.11.3 Versi Microsoft Visio

Visio pada awalnya bukanlah buatan Microsoft Corporation,
melainkan buatan Visio Corporation, yang diakusisisi oleh Microsoft
pada tahun 2000. Versi yang telah menggunakan nama Microsoft Visio
adalah Visio 2002, Visio 2003, dan Visio 2007 yang merupakan versi
terbaru. Visio 2007 Standard dan Professional menawarkan antarmuka
pengguna yang sama, tapi seri Professional menawarkan lebih banyak
pilihan template untuk pembuatan diagram yang lebih lanjut dan juga
penataan letak (layout). Beberapa Versi Microsoft Visio:

• Visio 5.0
• Visio 2000
 II - 38

• Visio Enterprise Network Tools, Visio Network Center

• Microsoft Visio 2002 (dikenal juga dengan sebutan Visio XP)
• Visio for Enterprise Architects 2003 (VEA 2003, didasarkan pada
Visio 2002)
• Microsoft Office Visio 2003
• Office Visio for Enterprise Architects 2005 (VEA 2005, didasarkan
pada Visio 2003)
• Microsoft Office Visio 2007 (tidak fitur user interface Ribbon,
menggunakan sistem menu)
• Microsoft Office Visio 2010 (menggunakan sistem ribbon)
Microsoft Visio merupakan suatu program aplikasi komputer untuk
membantu membuat diagram alir (flowchart) dan pembuatan gambar
teknik seperti desain office, floor plan, desain elektrikal, dan lain-lain.

2.12 Rich Picture Diagram

Rich picture merupakan gambar kartun yang menggambarkan

keseluruhan sistem yang rumit sehingga mudah dibaca dari berbagai sudut
pandang dengan segala aspek yang terkandung pada saat itu guna menjadi
referensi secara instant. Pembuatan Rich picture diagram merupakan
rangkuman dari sebuah pemikiran panjang dan bukan pada awal observasi.
Sebuah rich picture baik diagram maupun konsep bukanlah merupakan
penjelasan mengenai sistem. Suatu sistem yang baku mengindikasikan
adanya keterkaitan yang teratur dan tidak terjadi dalam waktu yang
bersamaan. Mengekspresikan sebuah masalah dalam bentuk rich picture
diagram merupakan salah satu jalan menyimpulkan sebuah situasi.
Misal, sebuah operasi manufaktur mungkin akan sangat baik bila
digambarkan dengan diagram alir yang menjelaskan bagaimana material
berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. Pedoman Penggambaran
Rich Picture. Ada tiga komponen utsms dari situasi yang diberika didalam
sebuah rich picture, yakni :
a. Elemen-elemen dari struktur
 II - 39

b. Elemen – elemen dari proses

c. Hubungan antara struktur dan proses serta antar proses.
Bagi sitem-sistem aktifitas manusia, Rich picture tidak hanya berisi
fakta yang tersurat tapi juga harus berisi fakta tersirat. Fakta tersurat
merupakan bentuk fisis dari struktur dan proses, rekaman data beserta
penafsiran statistiknya, hubungan antar informasi, dan segala sesuatu yang
merupakan objek berbentuk. Fakta tersirat meliputi opini, gosip, prasangka,
hubungan interpersonal yang tampak, agenda yang berharga, rahasia
perusahaan, sinergitas, dan hubungan simbiosis. Petunjuk pembuatan Rich
Picture :
a. Pahamilah cakupan dari masalah yang muncul yang bersifat aktual dan
potensial
b. Rich picture berisi penjelasan simbol yang gamblang.
c. Rich picture tidak pernah ada akhirnya.
d. Tidak ada versi terbenar dalam pembuatan rich picture.
Kesalahan Yang Biasa Dibuat Dalam Menggambar Rich Picture
a. Setiap gambar dihubungkan dengan gambar yang lainnya.
b. Penggunaan tanda panah yang berlebih yang berakibat kerancuan dalam
struktur sistem pada rich picture.
c. Menghapus petunjuk yang mengarahkan pada masalah-masalah
potensial.
Penggunaan Rich Picture
a. Rich picture merupakan alat yang ideal untuk berkomunikasi
mengenai situasi yang rumit dan bermasalah.
b. Keterkaitan antar elemen serta hubungan yang terjalin, langsung
maupun tidak lebih mudah dilihat.
c. Memudahkan identifikasi pemilik masalah dan membantu dalam
mengidentifikasi potensi masalah dan konflik.
d. Membantu dalam mebuatan batasan dan cakupan masalah.
 II - 40

2.13 Flowchart

2.13.1 Pengertian Flowchart (Diagram Alur).

Menurut Indrajani (2011:22), Flowchart merupakan
penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur
suatu program, Biasanya mempengaruhi penyelesaian masalah yang
khusunya perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

Flowchart di bedakan menjadi 5 jenis flowchart, antara lain

system flowchart, document flowchart, schematic flowchart, program
flowchart, process flowchart. Masing-masing jenis flowchart akan
dijelaskan berikut ini:

a. System Flowchart

System Flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan
ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di
dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan
di sistem.

b. Document Flowchart

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan

alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan
bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir
termasuk tembusan-tembusannya.

c. Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir

yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan
prosedur 11 di dalam sistem. Perbedaanya adalah bagan alir
skematik selain menggunakan symbol-simbol bagan alir sistem, juga
menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang
digunakan. Maksud penggunaa gambar-gambar ini adalah untuk
 II - 41

memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan

smbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini
memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama
menggambarnya.

d. Program Flowchart

Bagan ali program (program flowchart) merupakan bagan yang

menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program.
Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan
alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika
program (program logic flowhart) dan bagan alir program computer
terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika
program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di
dalam program computer secara logika. Bagan alat logika program
ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan
bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci
(detailed computer program flowchart) digunakan utnuk
menggambarkan instruksi-instruksi program computer secara
terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemogram.

e. Process Flowchart

Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang

banyak digunakan di teknik industry. Bagan alir ini juga berguna
bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu
prosedur. Berikut ini merupakan notasi atau symbol-simbol yang
digunakan dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok yaitu:

1) Flow Direction Symbols (Simbol Penghubung/alur) Simbol yang

digunakan untuk menghubungkan antara symbol yang satu
dengan yang lainnya. Simbol ini juga disebut connecting line,
simbol tersebut seperti Tabel 2.1:

Tabel 2. 1 Flow Direction Symbols

 II - 42

2) Processing Symbols (Simbol Proses) Simbol yang menunjukkan

jenis operasi pengolahan dalam suatu proses / prosedur. Simbol –
simbol tersebut seperti Tabel 2.2:

Tabel 2. 2 Processing Symbols

 II - 43

3) Input / Output Symbols (Simbol Input – output) Simbol yang

menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input
atau output. Simbol – simbol tersebut seperti Tabel 2.3:

Tabel 2. 3 Input-Output Symbol

 II - 44

2.14 Root Cause Analysis (RCA)

2.14.1 Pengertian Root cause analysis (RCA)

Root Cause Analysis/Analisa Akar Masalah adalah setiap analisis
yang mengidentifikasi kekurangan yang mendasari dalam sistem manajemen
keselamatan yang jika dikoreksi, akan mencegah kecelakaan yang sama dan
serupa dan terjadi (methods for accident investigation). RCA adalah proses
sistematis yang menggunakan fakta-fakta dan hasil dari teknik analitik inti
untuk menentukan alasan yang paling penting untuk kecelakaan. Sedangkan
teknik analisis intinya harus memberikan jawaban atas pertanyaan tentang
apa, kapan, di mana, siapa, dan bagaimana, RCA hanya harus menyelesaikan
pertanyaan mengapa. Analisis akar penyebab membutuhkan sejumlah sanksi
(Methods for accident investigation). Root Cause Analysis merupakan tool
yang efektif untuk menyelesaikan masalah hingga akarnya.
Root Cause Analysis (RCA) adalah salah satu tool continuous
improvement dan metode problem solving yang bertujuan untuk
mengidentifikasi akar dari masalah tertentu yang muncul pada system atau
proses. Root Cause Analysis (RCA) adalah sebuah pendekatan terstruktur
untuk mengidentifikasi berbagai faktor diantaranya alam, situasi dan kondisi,
magnitude, lokasi, manusia, waktu terjadinya masalah dari kejadian-kejadian
di masa lalu untuk mengidentifikasi penyebab masalah yang bisa diperbaiki
 II - 45

untuk mencegah masalah yang sama terjadi kembali. RCA juga

berguna untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik untuk
mencegah kerugian kembali terjadi dalam proses.
RCA dapat diarahkan kepada banyak tujuan yang spesifik. Para praktisi
continuous improvement merumuskan lima pendekatan dasar yang dapat
dilakukan dengan RCA. Mereka adalah:
• RCA satefy-based: merupakan usaha identifikasi permasalahan
yang berkaitan dengan keselamatan. RCA dilakukan dengan analisa
kecelakaan yang pernah terjadi dan penyebab-penyebabnya, untuk
meningkatkan kesehatan dan keselamatan pekerja.
• RCA production-based: berasal dari konsep quality control untuk
manufaktur, RCA produksi fokus kepada analisa penyebab cacat dan
masalah yang terjadi pada proses produksi mencakup mesin, operator, dan
peralatan.
• RCA process-based: pada dasarnya merupakan perluasan dari konsep
RCA production-based, namun dengan ruang lingkup yang lebih luas,
termasuk analisa penyebab masalah yang terjadi pada business process.
• RCA failure-based: berasal dari praktek failure analysis yang dilakukan
pada proses engineering dan maintenance, bertujuan untuk mengetahui
akar masalah yang menjadi penyebab masalah pada kedua proses tersebut.
• RCA systems-based: ini adalah pendekatan gabungan yang merangkul
pendekatan-pendekatan RCA yang lain, dengan konsep-konsep yang
diadaptasi dari berbagai sudut pandang, seperti change management, risk
management dan systems analysis.
Walaupun RCA memiliki banyak variasi pendekatan, namun pada
dasarnya prinsipnya tetap sama, yaitu menelaah sedalam-dalamnya
hingga ditemukan akar dari suatu masalah yang terjadi. RCA dapat
dilakukan dengan menggunakan berbagai tools, seperti analisa 5 Whys,
Fishbone (Ishikawa) diagram, diagram sebab-akibat, pareto chart, dan
sebagainya. Root Cause Analysis (RCA) merupakan pendekatan
terstruktur untuk mengidentifikasi faktor-faktor berpengaruh pada satu
 II - 46

atau lebih kejadian-kejadian yanglalu agar dapat digunakan untuk

meningkatkan kinerja (Corcoran 2004).
Selain itu,pemanfaatan RCA dalam analisis perbaikan kinerja
menurut Latino dan Kenneth (2006) dapat memudahkan pelacakan
terhadap faktor yang mempengaruhi kinerja. RootCause(s)adalah bagian
dari beberapa faktor (kejadian, kondisi, faktor organisasiona) yang
memberikan kontribusi, atau menimbulkan kemungkinan penyebab dan
diikuti olehakibat yang tidak diharapkan.Terdapat berbagai metode
evaluasi terstruktur untuk mengidentifikasi akarpenyebab (root cause )
suatu kejadiaan yang tidak diharapkan (undesired outcome).
Jing (2008) menjelaskan lima metode yang populer untuk
mengidentifikasi akar penyebab root cause) suatu kejadiaan yang tidak
diharapkan (undesired outcome) dari yangsederhana sampai dengan
komplek yaitu:
1) Is/Is not comparative analysis,

2) 5 Why methods,

3) Fishbone diagram,

4) Cause and effect matrix,

5) Root Cause Tree.

Is/Is not comparative analysis merupakan metoda komparatif yang

digunakanuntuk permasalahan sederhana, dapat memberikan gambaran
detil apa yang terjadi dantelah sering digunakan untuk menginvestigasi
akar masalah. 5Why methods Merupakan alat analisis sederhana yang
memungkinkan untukmenginvestigasi suatu masalah secara mendalam.
Fishbone diagram merupakan alat analisis yang populer, yag sangat baik
untuk menginvestigasi penyebab dalam jumlahbesar. Kelemahan
utamanya adalah hubungan antar penyebab tidak langsung terlihat,dan
interaksi antar komponen tidak dapat teridentifikasi.
 II - 47

Root cause analysis (RCA) adalah proses pemecahan masalah

untuk melakukan investigasi ke dalam suatu masalah, kekhawatiran atau
ketidaksesuaian masalah yang ditemukan. RCA membutuhkan
investigator untuk menemukan solusi atas masalah mendesak dan
memahami penyebab fundamental atau mendasar suatu situasi dan
memperlakukan masalah tersebut dengan tepat, sehingga mencegah
terjadinya kembali permasalahan yang sama. Oleh karena itu mungkin
melibatkan pengidentifikasian dan pengelolaan proses, prosedur,
kegiatan, aktivitas, perilaku atau kondisi (British Retail Consortium,
2012).

2.14.2 Tahapan Root cause analysis (RCA)

Tahap-tahap dalam Root Cause Analysis (RCA) adalah sebagai berikut:

a. Mendefinisikan masalah (Define the non-conformity).

Dalam tahap ini yang harus diketahui dan terdefinisi secara jelas
adalah masalah apa yang sedang terjadi saat ini, kemudian
menjelaskan simptom secara spesifik yang menandakan terjadinya
masalah. Simptom yang digunakan dan jelas menjadi masalah dalam
penelitian ini adalah temuan BPK RI atas pengelolaan barang milik
daerah.
b. Melakukan investigasi akar penyebab masalah (investigate the root
cause).
Tahap ini merupakan tahap yang paling penting dalam RCA karena
ketika salah dalam menemukan akar penyebab masalah maka action
plan yang diambil tidak akan dapat menyelesaikan masalah secara
tepat sehingga tidak dapat menghindari permasalahan yang sama
terulang kembali. Pada tahap ini akan digunakan tools ataupun
metode untuk menggali akar penyebab permasalahan.
c. Mengajukan action plan (create proposed action plan).
Pada tahap ini akan dihasilkan solusi yang ditawarkan berupa action
plan untuk mencegah masalah muncul kembali. d.
 II - 48

Mengimplementasikan action plan (implement proposed action).

Pada tahap ini akan ditetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk
implementasi atas action plan, bagaimana agar action plan agar dapat
dijalankan, kemudian yang paling penting juga adalah menetapkan
time scales, yaitu jadwal waktu dan target implementasi ini
dilaksanakan.
e. Melakukan monitoring (verification & monitoring of effectivenenss).
Tindakan ini sangat diperlukan untuk memastikan bahwa perubahan
ataupun kegiatan baru yang dilaksanakan benar-benar telah berjalan
sesuai dengan action plan yang diusulkan. kemudian tahap ini juga
membantu memberi keyakinan apakah langkah perbaikan yang
dilakukan sudah tepat untuk mengelola akar penyebab masalah atau
malah memunculkan masalah tambahan.

Contoh kegiatan yang mencakup monitoring dan verifikasi yaitu

internal audit yang mencakup proses yang 21 baru diterapkan,
dibuatkan ceklis tanda penyelesaian pekerjaan untuk setiap proses
yang diubah, pengecekan pada saat start up, dan lain-lain. Penelitian
dilakukan hanya sampai tahap mengajukan action plan (tahap 1, 2
dan 3 saja), untuk tahap ke 4 dan ke 5 tidak menjadi fokus dari
penelitian karena keterbatasan waktu penelitian dan sangat
bergantung dari kebijakan pemerntah daerah masing masing apakah
akan menggunakan saran yang diberikan oleh penulis atau tidak.

2.14.3 Metode dari pencarian akar masalah / Root Cause Analysis (RCA)
a. The 5-whys.
5-whys adalah metode paling sederhana untuk analisis akar
penyebab terstruktur. Ini adalah metode mengajukan pertanyaan yang
digunakan untuk mengeksplorasi penyebab hubungan yang mendasari
masalah. Investigator terus bertanya pertanyaan 'Mengapa?’ Sampai
kesimpulan yang berarti tercapai.
 II - 49

Gambar 2. 3 The 5Whys

(Sumber: British Retail Consortium (2012))

Hal yang umumnya disarankan minimal lima kali pertanyaan

yang perlu ditanyakan, meskipun kadang-kadang pertanyaan tambahan
juga diperlukan atau berguna, karena sangat penting untuk memastikan
bahwa pertanyaan-pertanyaan terus diminta sampai penyebab
sebenarnya diidentifikasi.

b. Fishbone diagrams atau The Cause-and-Effect Diagrams (CED).

Metode kedua adalah fishbone diagram. Tujuan menggambarkan
masalah dalam suatu diagram atau gambar adalah untuk lebih
memudahkan kita memahami gambaran permasalahan dan faktor-faktor
penyebab munculnya permasalahan dalam satu diagram atau gambar.
Menurut Scarvada (2004) dalam Asmoko (2012, 2), konsep dasar
dari diagram fishbone adalah permasalahan mendasar diletakkan pada
bagian kanan dari diagram atau pada bagian kepala dari kerangka tulang
ikannya. Penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya.

Gambar 2. 4 Fishbone diagrams

 II - 50

(Sumber: Dogget, A. M. 2005. Root Cause Analysis: A Framework for Tool

Selection. The Quality Management Journal, 35)

Langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fishbone atau CED

menurut Ishikawa (1982) dalam Dogget (2005) yaitu:
1) Tetapkan permasalahan yang akan dipecahkan atau dikendalikan.
2) Tuliskan permasalahan dibagian kanan dan gambar panah dari arah
kiri ke kanan.
3) Tuliskan faktor-faktor utama yang berpengaruh atau berakibat pada
permasalahan pada cabang utama.
Faktor-faktor utama permasalahan dapat ditentukan dengan
menggunakan 4M (Material, Method, Mechanism, dan Manpower)
atau menggunakan 4P (Parts (raw material), Procedures, Plant
(equipment) dan people). Namun, kategori juga bisa ditentukan
sendiri tergantung permasalahannya (Dogget, A Mark 2005, 36).
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan faktor-faktor utama yang
terdiri dari sumber daya, struktur birokrasi dan disposisi/sikap
pelaksana sebagaimana dikemukakan oleh Edward III (1980) dalam
Tangkilisan (2003) mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi
implementasi suatu kebijakan yaitu komunikasi. Dalam penelitian
ini, faktor-faktor tersebut akan dijadikan sebagai kelompok penyebab
masalah.
4) Menemukan penyebab untuk masing-masing kelompok penyebab
masalah dan tuliskan pada ranting berdasarkan kelompok faktor-
faktor penyebab utama. Penyebab masalah ini dirinci lebih lanjut
dengan mencari sebab dari sebab yang telah diidentifikasi
sebelumnya menjadi lebih detail. Penyebab detail ini dapat diperoleh
dengan menggunakan metode “5-Whys” dalam wawancara dan FGD
yang dilaksanakan.
5) Pastikan bahwa setiap detail dari sebab permasalahan telah
digambarkan pada diagram.
 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Tahapan Penelitian

Permasalahan pada PT. Bakti Nugraha Yuda Energy adanya perbedaan

stok barang yang terdapat pada sistem informasi dengan stok barang yang
terdapat di gudang. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya perbedaan stok pada
saat adanya permintaan barang dari pengguna, karena jumlah stok barang yang
tidak terkontrol dengan baik. Untuk mengetahui faktor-faktor penyebab
terjadinya perbedaan stok pada gudang maka dilakukan pemecahan masalah.

Untuk melakukan pemecahan masalah tersebut dilakukan dengan

pengamatan secara langsung aktivitas gudang secara detail dan melakukan
dokumentasi proses bisnis pada gudang tersebut. Setelah didapatkan
permasalahannya, selanjutnya diproses dengan menggunakan metode fishbone
diagram. Fishbone diagram digunakan untuk mengetahui akar masalah yang
terjadi.

3.1.1 Flowchart Penelitian

Dalam melakukan upaya melaksanakan penelitian ini, dibutuhkan
suatu proses yang terstruktur dan sistematis. Adapun langkah-langkah
penyelesaian penelitian seperti pada Gambar 3.1 di bawah ini:

III - 1
 III - 2

Mulai

Pengamatan Langsung

Identifikasi Masalah

Tujuan Kerja Praktek

Pengumpulan Data

Tidak
Data
Cukup ?
Ya

Pengolahan Data

Analisis

Kesimpulan dan Saran

Selesai

Gambar 3. 1 Flowchart penelitian

3.1.2 Pembahasan Flowchart Penelitian

Adapun langkah-langkah atau tahapan penyelesaian masalah penelitian
ini adalah sebagai berikut:
 III - 3

A. Mulai

B. Pengamatan Langsung
Pengamatan langsung dilakukan dengan melakukan kerja praktek di
PT. Bakti Nugraha Yuda Energy pada departemen Logistic &
Finance di bagian gudang.

C. Identifikasi Masalah

Rumusan masalah dilakukan untuk mengetahui situasi dan kondisi

yang sebenarnya berdasarkan fakta-fakta maupun teori yang
menyangkut dengan permasalahan.

D. Tujuan Kerja Praktek

Setelah menentukan identifikasi masalah, maka dapat ditentukan

tujuan kerja praktek.

E. Pengumpulan Data

Data yang diperoleh adalah hasil observasi langsung dan wawancara

dengan karyawan gudang, supervisor logistic, kepala bagian gudang
selama kegiatan praktek kerja lapangan di PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy.

F. Pengolahan Data

Pengolahan data dilakukan menggunakan metode analisis Root

Cause Analysis (RCA), Rich Picture Diagram (RPD) dan Fishbone
diagram untuk memecahkan masalah tersebut.
 III - 4

G. Analisis

Setelah melakukan pengolahan data, langkah selanjutnya adalah

menganalisis hasil yang telah didapatkan pada tahap pengolahan
data.

H. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan proses analisis, penulis dapat menuliskan kesimpulan

dari hasil penelitian ini.

I. Selesai
 BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Profil Perusahaan

4.1.1 Sejarah Singkat PT. Bakti Nugraha Yuda Energy

PT. Bakti Nugraha Yuda Energy PLTU Baturaja adalah perusahaan
yang bergerak dibidang ketenagaan listrik yaitu Pembangkit Listrik Tenaga
Uap (PLTU), yang didirikan sejak tahun 2009. Pt. Bakti Nugraha Yuda
Energy merupakan anak perusahaan dari PT. Manggala Gita Karya yang
berpusat di Jakarta. Latar belakang didirikannya perusahaan ini
dikarenakan melihat kurangnya pasokan listrik pada saat itu terutama untuk
wilayah Kabupaten Ogan Komering Ulu dan sekitarnya. Dalam Gambar
4.1 dijelaskan Logo perusahaan.

Gambar 4. 1 Logo PT Bakti Nugraha Yuda Energy

Pada tanggal 7 Mei 2011 merupakan peletakan batu pertama

pembangunan perusahaan oleh Bupati Ogan Komering Ulu Bapak Yulius
Nawawi dan GM PT. PLN Persero Bapak Nandi Ranandireksa dan
diresmikan dengan nama PLTU Mulut Tambang Baturaja 2 x 10 MW. Tepat
tanggal 18 Januari 2014 PLTU Baturaja mulai berproduksi menghasilkan
listrik.

IV - 1
 IV - 2

PLTU Baturaja merupakan Pembangkit Listrik Tenaga Uap pertama

yang berdiri di Kabupaten Ogan Komering Ulu dengan kapasitas terpasang
2 x 10 MW (Mega Watt). Kegiatan operasional pengolahan bahan baku
mwnjadi listrik di suplai oleh PT. Bakti Nugraha Yuda yang juga
merupakan anak perusahaan dari PT. Manggala Gita Karya yang rutin
mengirimkan batu bara sesuai dengan kebutuhan kepada PT. Bakti Nugraha
Yuda Energy, kemudian listrik yang dihasilkan di suplai kepada PT. PLN
Persero Baturaja melalui transmisi ke Gardu induk dengan kapasitas 2 x 10
MW.

Sebagai perusahaan besar yang berada dilingkungan masyarakat PT.

Bakti Nugraha Yuda Energy tentunya memberikan sumbangsih terhadap
masyarakat sekitar dengan menganut sistem Corporate Social Responsibility
(CSR) dan sistem kepedulian limbah sehingga PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy tidak hanya mementikan keuntungan perusahaan saja.

4.1.2 Visi dan Misi PT Bakti Nugraha Yuda Energy

Visi perusahaan

1. Ekspor Energi Listrik ke PT.PLN Persero minimal 80%.

2. Tidak ada kecelakaan.

Misi perusahaan

1. Membantu pemerintah dalam memenuhi kebutuhan energi listrik

masyarakat.

2. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

 IV - 3

4.1.3 Struktur Organisasi PT Bakti Nugraha Yuda Energy

Dalam suatu perusahaan pasti memiliki struktur organisasi.
Dengan adanya struktur organisasi maka kita bisa melihat
pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda
bisa dikoordinasikan dengan baik. Dalam Gambar 4.2 merupakan
struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy.

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi PT. Bakti Nugraha Yuda Energy

4.1.4 Uraian Tugas

1. Divisi HRD dan GA

Definisi HRD adalah singkatan dari Human Resources

Development. Dalam ilmu terapannya, HRD bisa disebut
sebagai “Personalia” atau “Kepegawaian”. HRD dalam
manajemen juga biasa disebut dengan “Human Capitol” atau
“Human Resources Management”.Arti lain dari Human
Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah
suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup
karyawan, pegawai, buruh, manajer, dan tenaga kerja lainnya
 IV - 4

untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan

demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah

departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya
manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang
berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi
atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk
ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat
organisasi memerlukannya.

Tugas-tugas yang dilakukan oleh Departemen HRD:

1. Merekrut karyawan untuk posisi yang dibutuhkan

perusahaan.
2. Memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan.
3. Melakukan pengawasan kinerja dari setiap karyawan.
4. Memberikan rekomendasi pengangkatan jabatan dan
kompensasi.
5. Distribusi penggajian karyawan.
6. Melakukan survei karyawan dan grading.
7. Mengawasi perlengkapan kesehatan dan keselamatan bagi
karyawan.
8. Melakukan pembentukan tim untuk proyek-proyek
perusahaan.
9. Pembimbingan dan pemecah masalah bagi karyawan.
10. Menjaga solidaritas semua karyawan, dll.

Definisi General Affair (GA) atau Divisi Umum adalah

supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-
pelayanan kepada unit-unit kerjalain. Bahkan pada umumnya,
GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat share
service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin
 IV - 5

kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya

biasa disebut “Job Matrix” yang mana kadangkala dalam satu
waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa
permasalahan. Adapun divisi ini melakukan pengurusan seluruh
perijinan yang dibutuhkan oleh perusahaan, menjaga hubungan
baik dengan lingkungan sekitar perusahaan dan dengan
pemerintah daeraj setempat, melakukan pencatatan dan
pelaporan aset perusahaan, melakukan pemeliharaan dan
perbaikan sarana kantor, dan memastikan keterdsediaan
kebutuhan kantor, serta pengamanan fasilitas kantor dan asset
perusahan.

Aspek dan ruang lingkup pekerjaan di General Affarir antara

lain:

1. Building Management, Asset management.

2. Pelaksanaan keamanan Satpam/Security dan ketertiban,
kebersihan.
3. Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas pool.
4. Mengurus berbagai perijinan, kehumasan, operasional, dll.
5. Pengurusan Tenaga Kerja Asing (TKA).
6. Cleaning Service dan penanganan limbah.
7. Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk tamu.
8. Kantin, Laundry, dan Mess Perusahaan.
9. Alat Tulis Kantor (ATK)
10. Insurance Management/ jaminan kesehatan atau hari tua.
11. Pemeliharaan kesehatan, safety, dan pelaksanaan K3 bagi
seluruh karyawan.
12. Penanganan Listrik, air dll.
13. Pelaksanaan event khusus.
14. Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy/Girl.
 IV - 6

15. Outsourcing Management/Labour Supply/ Tenaga Kerja

Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih, dan membuat
kerjasama outsourcing).
16. Penanganan tamu penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi
Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi/ Unjuk
Rasa.

2. Finance & Logistic Manager

Finance Staff atau Staff Keuangan bertanggung jawab

atas segala aktivitas keuangan, tugas utama dari jabatan ini
yaitu melakukan pengaturan, transaksi, membuat laporan
keuangan perusahaan. Bagian staff keuangan harus melapor
pada manajer keuangan. Pada jabatan ini sangat dibutuhkan
kedisiplinan, kejujuran, ketelitian, serta tanggung jawab yang
tinggi karena jika terjadi kesalahan akan sangat fatal pada
perusahaan karena menyangkut keuangan perusahaan. Adapun
fungsi dari divisi ini yaitu bertanggung jawab mengotorisasi
nota permintaan, dan dan memeriksa dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan pembelian barang dan mengeluarkan dana
tunai/ patty cash untuk melakukan pembayaran kepada
pemasok sesuai dengan persetujuan.

Bertanggung jawab tidak saja untuk membiayai tiga funsi

utama tersebut (operasi, finance, dan marketing) juga
membiayai unsur finance itu sendiri yang kita kenal sebagai
dana (funds). Ini berarti fungsi bagian tersebut secara umum
bertanggung jawab terhadap penyediaan dana untuk
perusahaan dalam mencapai profit dan juga untuk memberi
manfaat bagi pemilik dan dalam bentuk return.

Tugas-tugasnya antara lain yaitu:

1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan.

 IV - 7

2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke

dalam program.
3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan.
4. Melakukan pembayaran kepada supplier.
5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal
terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan.
6. Melakukan penagihan kepada customer.
7. Mengontrol aktivitas keuangan/transaksi keuangan
perusahaan.
8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan
perusahaan.
9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun
eksternal.
10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen.
11. Entry SAP.
12. Melakukan evaluasi budget.
13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan.
14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-
akun tertentu.
15. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi
tagihan beserta kelengkapannya.
16. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain.

3. Divisi Departemen Operasional & Maintenance

Divisi operasional adalah sebuah divisi yang mana

tugasnya melakukan pengoprasian pabrik. Semua karyawan
dalam divisi operasional ini memiliki tugas untuk
melaksanakan kegiatan produksi yang dijalankan oleh PT.
Bakti Nugraha Yuda Energy, sehingga dapat menghasilkan
listrik untuk dikirim ke PLN untuk disebarkan ke wilayah
Ogan Komering Ulu (OKU). Oleh sebab itu peran divisi
 IV - 8

operasional sangat penting dalam PLTU, jika terjadi

permasalahan didivisi ini maka listrik yang di suplai ke PLN
akan berkurang. Fungsi Divisi Operasional mengatur jalannya
produksi supply listrik ke PLN yang terdiri dari divisi:

1. Main Power Building (MPB) sebagai monitoring supply

listrik ke PLN,
2. Coal Handling sebagai monitoring masuknya batubara
untuk pembakaran,
3. Water Treatment Plan (WTP) sebagai monitoring
supply air ke produksi.
Divisi Maintenance merupakan divisi yang perannya
melakukan perbaikan jika ada permasalahan dalam
melaksanakan pengoprasian produksi di PLTU yang
dilaksanakan oleh Divisi Operasional. Proses perbaikan akan
dilakukan oleh Divisi Maintenance jika terjadi permasalahan,
supaya kinerja perusahaan berjalan dengan baik. Tugas Divisi
Maintenance yaitu perbaikan apabila bagian operasional
dalam masalah. Berikut ini merupakan tugas-tugas
pengoprasian Divisi Maintenance sebagai berikut:
- Listrik
- Mesin
- Sparepart

4.2 Aktivitas Kerja Praktik

4.2.1 Nama Bagian Tempat Kerja Praktik

Tempat pelaksanaan kerja praktik adalah di PT. Bakti Nugraha
Yuda Energy. Keja Praktik dimulai dari hari Rabu tanggal 03 Juli
2019 sampai hari Sabtu tanggal 03 Agustus 2019 di PT. Bakti Nugraha
Yuda Energy. Hari kerja dilakukan mulai dari hari Senin sampai
dengan hari Sabtu. Jam kerja praktik dimulai pukul 08:00 sampai
 IV - 9

dengan pukul 16:30 WIB, pada hari Sabtu jam kerja berakhir pada
pukul 12.00 WIB. Berlokasi di Jl. Desa Tanjung Kumala, Kec.
Baturaja Timur, Kab. Ogan Komering Ulu, Sumatera Selatan.Kerja
pratik ditempatkan pada bagian logistik dan gudang.

4.2.2 Kegiatan Yang Dilakukan

Kegiatan yang dilakukan di lokasi kerja praktik antara lain

membantu proses pendataan baik pemasukan barang dan pengeluaran
barang, mempelajari sistem informasi yang digunakan pada
perusahaan, mempelajari cara melakukan pendataan barang, melihat
proses pembongkaran barang masuk, dan membantu dalam
pembuatan purchase request (PR) untuk pengadaan barang di gudang.
Dengan rincian sebagai berikut:

Tabel 4. 1 Kegiatan Kerja Praktik

No. Tanggal Kegiatan Keterangan

1 1 Juli 2019
2 3 Juli 2019
3 4 Juli 2019
4 5 Juli 2019
5 6 Juli 2019
6 8 Juli 2019
7 9 Juli 2019
8 10 Juli 2019
9 11 Juli 2019
Interview Magang Baik
Pengenalan bagian-bagian
Baik
perusahaan
Mempelajari SOP perusahaan Baik
Mempelajari SOP bagian
Baik
logistic
Menginput data dari Surat
Baik
Permintaan Barang
Mempelajari sistem
Baik
Ekomoditi dan manual
Menginput data dari Surat
Baik
Permintaan Barang
Menginput data dari Surat
Baik
Permintaan Barang
Menginput laporan belanja
Baik
logistic
 IV - 10

Tabel 4. 2 Kegiatan Kerja Praktik (Lanjutan)

Melihat proses pembongkara

10 12 Juli 2019 Baik
barang
Menginput data dari Surat
11 13 Juli 2019 Baik
Permintaan Barang
Menginput laporan belanja
12 15 Juli 2019 Baik
logistic
Menginput data dari Surat
13 16 Juli 2019 Baik
Permintaan Barang
Menginput laporan belanja
14 17 Juli 2019 Baik
logistic
menyusun dokumen purchase
15 18 Juli 2019 Baik
request (PR)
Menyusun dan menulis bukti
16 19 Juli 2019 Baik
pembayaran kas kantor

Menginput data dari Surat

17 20 Juli 2019 Baik
Permintaan Barang

18 22 Juli 2019 Menginput data stok barang Baik

19 23 Juli 2019 Mempelajari SOP gudang Baik
20 24 Juli 2019 Menginput data stok barang Baik
21 25 Juli 2019 Menginput data stok barang Baik
22 26 Juli 2019 Stock Opname barang di gudang Baik
Menginput data stok barang dan
23 27 Juli 2019 Baik
stok opname barang di gudang.
Menginput data stok barang dan
24 29 Juli 2019 Baik
stok opname barang di gudang.
Menginput data stok barang dan
25 30 Juli 2019 Baik
stok opname barang di gudang.
26 31 Juli 2019 Menginput data stok barang Baik
27 1 Agustus 2019 Menginput data stok barang Baik
28 2 Agustus 2019 Menginput data stok barang Baik
29 3 Agustus 2019 Menginput data stok barang Baik
 IV - 11

4.2.3 Rekan Kerja

Berikut adalah daftar orang-orang yang berada didalam
instansi tempat praktik kerja lapangan, yang dapat dilihat pada
Tabel 4.2 berikut:

Tabel 4. 3 Rekan Kerja

 IV - 12

Tabel 4. 4 Rekan Kerjs (Lanjutan)

 IV - 13

Tabel 4. 5 Rekan Kerja (Lanjutan)

4.3 Pengumpulan dan Pengolahan Data

4.3.1 Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data, ada beberapa teknik yang
diterapkan oleh penulis, meliputi observasi, dokumentasi dan
wawancara kepada supervisor, foreman dan karyawan / staff gudang
yang dilakukan pada proses Receiving, Stock In, Invetory, Stock
Opname, Stock Out, Administrationdan SOP gudang. Setelah
melakukan pengamatan langsung, pengumpulan data juga diambil
dari data stok barang pada bulan Juli 2019 terdapat pada Tabel 4.3.
Tabel 4. 6 Data stok barang pada gudang
 IV - 14

Tabel 4. 7 Data Stok Barang

Data stok barang pada tabel diatas merupakan hasil dari kegiatan stock
opname barang, dimana kegiatan tersebut dilakukan secara manual. Yaitu
dengan mengecek satu persatu data stok di sistem informasi dengan stok di
gudang, sehingga di klasifikasikan dengan jenis warna yang menunjukkan
keadaan stok barang. Klasifikasi tersebut seperti warna biru menunjukkan
keadaan stok kosong, warna kuning menunjukkan data stok sama dengan stok
gudang, dan warna merah menunjukkan ada perbedaan stok antara di data
system informasi dengan stok di gudang.
Pengumpulan data dengan metode observasi yaitu mengamati langsung
kegiatan yang terdapat di lapangan, salah satunya kegiatan penyimpanan barang
ke gudang utama. Ada barang yang diletakkan di rak penyimpanan dan ada
barang yang diletakkan dilantai seperti Valve ukuran besar dan Flange dalam
Gambar 4.3.
 IV - 15

Gambar 4. 3 Penyimpanan dan peletakkan barang di gudang

Adapun sisa cat proyek pembangunan PT.Bakti Nugraha Yuda Energy yang
terdapat pada gudang utama memenuhi bagian belakang gudang seperti Gambar
4.4.

Gambar 4. 4 Sisa cat proyek pembangunan PT.Bakti Nugraha Yuda Energy

Barang-barang yang disimpan di gudang utama tidak semuanya diletakkan

pada rak penyimpanan, sebagian barang diletakkan dilantai karena jumlah rak
yang tidak mencukupi seperti Gambar 4.5.
 IV - 16

Gambar 4. 5 Penyimpanan valve

Adapun barang-barang seperti Seal Oil ukuran kecil hingga besar, Seal Tape,
O-Ring, dan lain-lain. Barang-barang tersebut ditempatkan dalam rak yang sama
tanpa pembatas sehingga ketika barang datang, barang tersebut diletakkan begitu
saja tidak sesuai dengan jenisnya seperti Gambar 4.6.

Gambar 4. 6 Peletakkan barang kecil

Adapun barang-barang yang disimpan ke dalam rak penyimpanan tidak

diberi kode barang dan penempatan barangnya tidak dalam satu jenis. Barang-
barang tersebut seperti Tee Carbon Steel, Valve dan Gasket dalam Gambar 4.7.
 IV - 17

Gambar 4. 7 Peletakkan barang di gudang

Gudang utama memiliki ruangan yang cukup kecil, sehingga barang yang
disimpan terbatas seperti yang terlihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4. 8 Kondisi ruangan gudang utama

4.3.1.1 Proses Bisnis PT.Bakti Nugraha Yuda Energy

a. SOP Penerimaan Barang

1. Vendor mengirimkan barang beserta dokumen pendukung ke

bagian Logistik / Procurement.
2. Bagian Logistik / Procurement menerima barang beserta surat
jalan dan salinan purchase request (PR) / purchase order (PO)
dari vendor.
 IV - 18

3. Barang terlebih dahulu diperiksa oleh bagian Logistik

/Procurement, proses penerimaan barang harus berpedoman
pada spesifikasi dan persyaratan yang tercantum dalam PR /PO.
4. Jika dari proses pemeriksaan barang terdapat ketidak sesuaian
dengan PR / PO, maka barang beserta dokumen pendukung akan
ditolak oleh bagian penerimaan Logistik / procurement dan
dikembalikan kepada vendor untuk diganti sesuai dengan yang
seharusnya, penolakan dan pengembalian barang harus disertai
dengan berita acara penerimaan barang dan surat pengembalian
barang.
5. Apabila barang yang diperiksa oleh bagian penerimaan logistik
/ procurement telah sesuai dengan spesifikasi sebagaimana
tercantum dalam PR / PO, maka bagian Penerimaan Logistik/
procurement akan menerima barang yang telah diperiksa, surat
jalan harus diparaf oleh bagian Penerimaan Logistik/
Procurement untuk dijadikan sebagai lampiran Berita Acara
Penerimaan Barang (BAPB).
6. Barang beserta surat jalan dan PR / PO yang telah diterima oleh
bagian Penerimaan.Logistik/ procurement selanjutnya
diserahkan kebagian Warehouse / Gudang untuk disimpan
digudang setelah dilakukan pencatatan barang masuk secara
manual dan komputer oleh admin gudang.
7. Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) asli, PO Asli, Surat
Jalan / (Delivery Order) DO dan Invoice, akan diberikan ke
bagian Keuangan dan salinannya diarsipkan di bagian
penerimaan Logistik / Procurement.

SOP penerimaan barang juga diuraikan dalam bentuk flowchart agar

memudahkan dalam membaca alur proses seperti Gambar 4.8.
 IV - 19

Gambar 4. 9 SOP Penerimaan Barang

(Sumber: PT. Bakti Nugraha Yuda Energy)

b. SOP Penyimpanan dan Pendistribusian Barang

1. Setelah bagian penerimaan (Logistik) menerima barang sesuai

daftar penyerahan barang, selanjutnya bagian inventory atau
penyimpanan, harus memasukan seluruh data barang tersebut satu
persatu kedalam sistem pencatatan stok barang, sistem pencatatan
stok barang dapat berupa pencatatan secara manual maupun dengan
sistem online dimana sistem pencatatan secara online sudah
disiapkan oleh bagian sistem informasi.
2. Setelah dilakukan pencatatan data barang pada sistem pencatatan
secara manual dan sistem online, selanjutnya bagian inventory
(penyimpanan) melakukan proses penyimpanan barang pada
tempat yang telah disediakan dengan mengklasifikasikan masing-
masing item barang, sehingga dapat mempermudah proses
 IV - 20

indentifikasi barang dan proses pencarian barang apabila akan

didistribusikan. Setelah seluruh barang disimpan maka pada setiap
kelompok barang yang sudah diklasifikasikan harus tersedia kartu
stock barang yang didalamnya menunjukan nama barang,
spesifikasi barang, tanggal penerimaan barang, jumlah barang,
tanggal pengeluaran barang dan sisa akhir barang.
3. Bagian penyimpanan harus selalu melakukan stock opname secara
berkala sehingga memiliki data yang valid dan akurat mengenai
posisi barang khususnya menyangkut: jumlah seluruh barang yang
ada dan jenis barang apa saja yang ada dipersediaan. dimana data
ini harus tercatat dengan baik pada sistem pencatatan stok barang
secara komputerisasi, sistem pencatatan stock barang secara
manual serta kartu stok barang, ketiga media pencatatan tersebut
harus terintegrasi dan menunjukan data yang sesuai dengan
kenyataan fisik stock barang yang ada.
4. Apabila ada permintaan dari user akan sejumlah barang tertentu
maka bagian inventory mengeluarkan barang sesuai dokumen /
surat permintaan barang untuk selanjutnya diserahkan kepada seksi
distribusi dan bagian / user yang meminta barang harus
menandatangani bon pengambilan barang yang dibuat oleh bagian
inventory.
5. Setelah proses penyerahan barang berakhir selanjutnya bagian
inventory harus menyimpan dokumen pengeluaran barang dalam
satu file yang terdiri dari Bon Pengambilan Barang (BPB) dan Surat
Permintaan Barang (SPB) yang sudah ditanda tangani oleh user.
6. Berdasarkan dokumen pengeluaran barang tersebut selanjutnya
bagian inventory harus melakukan posting / entry data pengeluaran
barang pada sistem pencatatan stock barang, langkah pertama,
dilakukan posting atau entry data stock barang pada sistem
pencatatan barang secara manual, dilanjutkan dengan posting /
 IV - 21

entry data stock barang pada sistem online, dan yang terakhir
merubah posisi stock barang pada kartu stock barang.
SOP penyimpanan dan pendistribusian barang juga diuraikan
dalam bentuk flowchart SOP penyimpanan dan pendistribusian barang
agar memudahkan dalam membaca alur proses seperti Gambar 4.9.

Gambar 4. 10 SOP Penyimpanan dan Pendistribusian barang

(Sumber: PT. Bakti Nugraha Yuda Energy)

 IV - 22

4.3.1.2 Rich Picture Diagram Aktivitas Gudang

Aktivitas yang dilakukan pada gudang utama PT.Bakti Nugraha Yuda
Energy terdiri dari beberapa tahapan diantaranya aktivitas penerimaan
barang, penyimpanan barang dan pendistribusian barang. Aktivitas
penerimaan barang atau sparepart di gudang PT. Bakti Nugraha Yuda
Energy merupakan aktivitas awal sebelum penyimpanan barang. Sebelum
barang masuk ke dalam gudang barang akan diperiksa terlebih dahulu baik
dari surat-surat terkait barang tersebut seperti surat purchase order (PO)
atau invoice dan juga isi dari muatan tersebut (sesuai atau tidak dengan yang
ada pada surat PO). Setelah pemeriksaan selesai selanjutnya akan didata
dalam Surat Barang Masuk (SBM). Setelah barang diterima dan
dimasukkan ke dalam gudang, maka aktivitas selanjutnya adalah
penyimpanan barang. Yang terakhir adalah pengeluaran barang atau
pendistribusian barang. Barang atau sparepart yang telah disimpan akan
dikeluarkan dari gudang apabila pengguna barang membawa surat
permintaan barang (SPB) ke bagian gudang, hal ini sebagai syarat untuk
mengambil barang atau sparepart pada gudang. Setelah barang diterima
oleh pengguna, pengguna wajib mengisi dan menandatangani form Bon
Pengambilan Barang (BPB). Jika ada barang yang tidak tersedia, pengguna
membuat SPB baru untuk brang tersebut lalu menyerahkan SPB tersebut ke
bagian Logistik untuk dibuatkan form purchase order (PO) yang nantinya
akan dilakukan pengadaan barang oleh pihak logistik. Kegiatan aktivitas
gudang ini terdapat dalam Gambar 4.11 agar memudahkan dalam membaca
alur aktivitas gudang
 IV - 23

1 3
x
A i A K

X b A F B

a C
U A
CHECK BARANG

A
x

SBM

SPB
4

BAGIAN FORM PURCHASE

LOGISTIK REQUEST/ PURCHASE
ORDER

Gambar 4. 11 Rich Picture Alur Aktivitas Gudang

4.3.2 Pengolahan Data

Langkah-langkah dalam membuat Root Cause Analysis (RCA) ialah:

1. Mengidentifikasi masalah yang akan diteliti

Masalah yang terjadi ialah perbedaan stok barang di sistem
informasi dengan stok yang berada di gudang.
2. Menentukan tim untuk brainstorming sehingga bisa memiliki
berbagai pandangan, pengetahuan pengalaman, dan pendekatan
yang berbeda terhadap masalah.
3. Melakukan observasi secara langsung, mendokumentasikan dan
melakukan interview.
Observasi dilakukan di gudang utama milik PT.Bakti Nugraha
Yuda Energy dan pengumpulan data dilakukan dengan
wawancara secara langsung dengan karyawan yang bertugas
seperti admin dan kepala gudang.
4. Analisis informasi menggunakan tools dari 5 Why’s, fishbone
diagram atau tools yang lain.
 IV - 24

a. List Of Fact 5 Why Analysis

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan pada
Jumat 2 Agustus 2019 di dapatkan fakta – fakta yang dapat
di implementasikan kedalam metode ini, adapun analisa
metode ini dalam Tabel 4.8.

Tabel 4. 8 5 Why's Analysis

Perbedaan stok barang di sistem informasi dengan

Masalah
stok di gudang
Sebab
Kurangnya pengecekan fisik barang/stock opname
Kenapa?
secara berkala
Kenapa? Tidak melakukan pengecekan

Kenapa? Barang tidak tersusun rapi dalam satu jenis

Gudang tidak memiliki ruang yang mencukupi
untuk barang yang banyak, sehingga mau tidak
Kenapa?
mau barang diletakkan pada tempat yang masih
memiliki space atau tempatlain.
Kenapa? Keterbatasan ruang dan sarana gudang seperti rak

Penyebab Keterbatasan ruang dan sarana gudang seperti rak

Sumber: hasil penelitian

b. Fishbone Diagram
Pada masalah perbedaan stok barang di sistem informasi
dengan di gudang memiliki faktor penyebab. Adapun faktor
penyebab yang dapat diuraikan pada Gambar 4.11
 IV - 25

MESIN MANUSIA

Tidak telitti
Kesalahan
pemotongan stok
data barang

Keterbatasan rak Barang berpindah ke

penyimpanan gudang departemen lain
Tidak melakukan
Ruang sempit stock opname secara
berkala

Perbedaan stok
LINGKUNGAN gudang dengan
sistem informasi
Penyimpanan barang
belum rapi
Barang/sparepart
hilang Kode barang belum
diberlakukan
Pencatatan stock
Barang /sparepart opname manual
berkarat

MATERIAL METODE

Gambar 4. 12 Fishbone Diagram Analysis

5. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera

implementasikan solusi atau rekomendasi untuk
memperbaikinya agar tidak terulang kembali.
 BAB V
ANALISIS

5.1 Analisis

Pada hasil 5 why analysis pada Tabel 4.8 dapat dilihat bahwa faktor
penyebab terjadinya perbedaan stok barang di sistem informasi dengan stok di
gudang adalah kurangnya ketelitian karyawan dalam melakukan pengecekan
data barang yang mengakibatkan terjadinya kesalahan pemotongan data stok
baranglain. Selain itu kurangnya pengecekan fisik barang /stock opname secara
berkala. Kenapa kurangnya pengecekan fisik/stock opname barang, karena
barang tidak disusun rapi pada satu jenis sehingga karyawan enggan melakukan
pengecekan fisik barang. Kenapa barang tidak disusun rapi pada satu jenis,
karena gudang tidak memiliki ruang yang mencukupi untuk barang yang
banyak, sehingga mau tidak mau barang diletakkan pada tempat yang masih
memiliki space atau tempatlain. Kenapa gudang tidak memiliki ruang yang
mencukupi untuk barang yang banyak, karena keterbatasan ruang dan sarana
seperti rak penyimpanan. Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa
penyebab terjadinya perbedaan stok barang di sistem informasi dengan di
gudang adalah karena keterbatasan ruang dan sarana seperti rak penyimpanan.

Dalam teori fishbone diagram memiliki standar 4M + 1E yaitu Material

(Materi), Man (Manusia), Method (Metode), Machine (Mesin), Enviroment
(Lingkungan). Sedangkan saat penelitian di lapangan hanya menemukan 3M
dan 1E yang merupakan faktor penyebab adanya perbedaan stok barang yang
terdapat pada sistem informasi dengan stok barang yang terdapat di gudang,
faktor tersebut yaitu: Pertama adalah faktor manusia, dimana karyawan gudang
kurang teliti karena tidak melakukan pengecekan ulang saat mendata barang
keluar atau masuk pada sistem informasi sehingga terjadi kesalahan
pemotongan data stok barang. Barang pindah ke gudang departemenlain, hal
itu diketahui ketika melakukan stock opname barang. Dimana data stok tertera

V-1
 V-2

di sistem informasi namun stok di gudang tidak ada. Setelah melakukan

pengecekan ternyata barang tersebut berada di gudang departemenlain. Tidak
adanya jadwal pengecekan fisik/stock opname barang secara berkala, stock
opname perlu dilakukan untuk update stock barang dan pembukuan laporan
bulanan. Sehingga stock opname sangat laporan stok Anda memiliki
perbedaan dalam waktu satu tahun dan akan sulit untuk mengetahui
penyebab perbedaan jumlah stok barang Anda.

Kedua adalah faktor metode, dimana kode barang belum diberlakukan

secara menyeluruh dan rak penyimpanan masih sedikit membuat barang yang
disimpan tidak tertata dengan rapi dalam satu jenis, sehingga ketika melakukan
pengecekan stock opname harus mencari barang terlebih dahulu, terlebih
sistem pencatatan stock opname barang yang masih manual. Ketiga adalah
faktor.

Ketiga adalah faktor material, dimana perbedaan stok barang di sistem

informasi dengan digudang terjadi ketika barang atau sparepart hilang. Hal ini
terjadi karena barang atau sparepart diletakkan secara sembarangan, sehingga
kemungkinan barang hilang karena kurang pengawasan lebih besar. Kemudian
penyebab selanjutnya yaitu adanya barang return dari pengguna yang
dikembalikan ke bagian gudang, sehingga barang yang return tersebut tidak di
data kembali ke sistem informasi, namun barang tersebut terdapat di gudang.

Keempat adalah faktor lingkungan, dimana perbedaan stok barang di

sistem informasi dengan di gudang terjadi ketika sarana penunjangnya seperti
rak penyimpanan sedikit, hal ini mengakibatkan barang yang disimpan
ditempatkan tidak dalam satu jenis. Selain itu ruangan yang sempit membuat
barang harus ditempatkan ke ruang lain yang masih memiliki space. Oleh
karena itu, untuk mengurangi hal tersebut peneliti mencoba menyarankan salah
satu konsep dari lean thinking yaitu menggunakan prinsip 5S dan 5R dalam
bekerja. Adapun 5S dan 5R yang coba diusulkan ialah sebagai berikut:

1. Sort/Seiri/Ringkas, langkah yang disarankan:

 V-3

Kriteria barang pemilihan barang (mengecek barang dengan melihat

frekuensi pemakaian barangnya dan menempatkan barang dalam satu
jenis).

2. Store/Seiton/Rapih, langkah yang disarankan:

a. Menyediakan ruang yang cukup untuk penyimpanan barang atau
sparepart.
b. Memberi nama pada barang agar mempermudah pengecekan dan
update stok sperti kode barang agar tidak tertukar dengan barang
yang mereknya sama namu jenisnya berbeda saat pengisian data di
sistem informasi.

3. Shine/Seiso/Resik, langkah yang disarankan:

Mencoba untuk menerapkan kegiatan membersihkan area gudang di
awal masuk dan sebelum pulang dengan durasi 3-5 menit seperti
membersihkan ruangan selain itu membersihkan barang atau sparepart.

4. Standardize/Seikatsu/Rawat, langkah yang disarankan:

Membuat standanrisasi area kerja, seperti: barang yang sudah diambil
namun tidak jadi, diletakkan kembali seperti semula. Terdapat jadwal
perapian barang agar tertata kembali. Inspeksi mingguan(tiap jum’at),
untuk memantau efektivitas 3S yang telah dijalankan.

5. Sustain/Shistsuke/Rajin, langkah yang disarankan:

Pembiasaan pelaksanaan kegiatan 5S, guna untuk melihat sejauh mana
implementasi 5S ini dijalankan. Misalnya, atasan tidak hanya memberi
reward kepada staff yang rajin (sesuai KPI) tetapi juga memberi
reward/punishment untuk staff yang juga mau disiplin dan rapi untuk
bisa menjaga kebersihan dan kenyaman.
 BAB VI
PENUTUP

6.1. Kesimpulan

1. Permasalahan yang ada pada aktivitas gudang di PT.Bakti Nugraha Yuda

Energy ialah perbedaan stok barang di sistem informasi dengan di gudang
terdapat beberapa faktor penyebab meliputi kesalahan pemotongan data
stok barang, tidak melakukan stock opname secara berkala, barang
berpindah ke gudang lain, penyimpanan barang belum rapi karena rak
penyimpanan sedikit dan kode barang belum berlaku, pencatatan stock
opname masih manual, barang/ sparepart hilang, barang return dari
pengguna, ruang gudang yang sempit dn keterbatasan rak penyimpanan.

2. Cara mengatasi masalah tersebut dapat dilakukan dengan

mengimplementasikan satu konsep dari lean thinking yaitu menggunakan
prinsip 5S dan 5R pada gudang. Adapun 5S dan 5R tersebut yaitu:
1. Sort/Seiri/Ringkas
2. Sort/Seiri/Ringkas
3. Store/Seiton/Rapih
4. Shine/Seiso/Resik
5. Standardize/Seikatsu/Rawat
6. Sustain/Shistsuke/Rajin

6.2. Saran

Saran yang dapat diberikan untuk perusahaan dan langkah pengembangan atau
penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut:

1. Perlu adanya implementasi satu konsep dari lean thinking yaitu 5S untuk
meningkatkan
2. Penelitian ini hanya menganalisis faktor penyebab perbedaan data stok
barang yang ada di sistem informasi dengan stok di gudang hanya

VI - 1
 VI - 2

menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA) dengan tools Fishbone

Diagram dan 5 Why’s Analysis, sehingga pada penelitian selanjurnya
diharapkan peneliti dapat memperluas ruang lingkup penelitian.
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Ariffien, A. (2018). Pedoman Kerja Praktik Program Studi

Manajemen Logistik. Bandung: Prodi Manajemen Logistik
STIMLOG.
[2] British Retail Consortium. 2012. Understanding Root Cause
Analysis. British Retail Consortium.
[3] Dobrusskin, Anon. 2016.Understanding How to Use The 5-Whys
for Root Cause Analysis. pp.1–10.
[4] Eko Indrajit, Richardus dan Djokopranoto, Richardus. 2005.
Manajemen Persediaan: Barang Umum dan Suku Cadang untuk
Keperluan Pemeliharaan, Perbaikan, dan Operasi.Aceh:Penerbit
PT Gramedia Widiasarana Indonesia.
[5] Fista, Bela. 2018.Rich Picture. [online].Tersedia: Bela Fista Blog:
https://www.academia.edu/9183738/2_2_Teori_Rich_Picture/ [28
Agustus 2019]
[6] Indrajani.2011.Flowchart.[online].Tersedia:IndrajaniBlog:http://ep
rints.umpo.ac.id/2344/3/BAB%20II.pdf/ [03 September 2019]
[7] Jenderal, U. & Yani, A., 2010. Pelaksanaan Pekerjaan Dengan
Fishbone Diagram, 1.
[8] Kariisma, Nuer.2014. Pengertian Standar Operasional Prosedur.
https://www.academia.edu/8634744/A._PENGERTIAN_STANDA
R_OPERASIONAL_PROSEDUR/ [18 September 2019]
[9] Kusumawati, Yupie. 2013.” Analisa Akar Masalah (Root Cause
Diagram)”. PP1-14
[10] Kuswardana, Andhika, Novi Eka Mayangsari dan Haidar Natsir
Amrullah.2017. Analisis Penyebab Kecelakaan Kerja Menggunakan
Metode RCA (Fishbone Diagram Method And 5 -Why Analysis) di
PT. PAL Indonesia.Surabaya

xii
[11] Rahmadi, Ragil. 2009.Jurnal Tenaga Listrik. Jurnal Online
Universitas Gunadarma, 4-5.
[12] Sulistyowati, Elyana Sri. 2017.” Root Cause Analysis (RCA)”. PP1-
24

xiii
 LAMPIRAN

Keterangan:
Biru : Stok Tidak Tersedia
Kuning : Data stok lengkap
Merah : Stok berbeda dengan sistem informasi