PROSES PENGARSIPAN DATA CUSTOMER

PADA PT CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING

JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh :
Mutia Islamiati Mulyadi
150113030057

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
JAKARTA
2018
 ABSTRAK

Mutia Islamiati Mulyadi. Proses Pengarsipan Data Customer Pada PT.

Chandra Sakti Utama Leasing.

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses pengarsipan

data customer di Divisi Staf Collection Aset and Management pada PT.
Chandra Sakti Utama Leasing, mengetahui kendala solusi dan alternative
dalam pemecahan masalah. Teknik pengumpulan data melalui observasi,
yaitu mengamati langsung objek yang diteliti. Arsip merupakan kumpulan
suatu dokumen atau file yang dapat menyimpan surat maupun berkas
secara tertata rapih sehingga dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-
waktu dibutuhkan. Arsip mempunyai peranan penting dalam sebuah
perusahaan yaitu sebagai sumber informasi, sebagai sumber
dokumentasi, sebagai sumber ingatan, dan sebagai bukti resmi untuk
pertanggungjawaban kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Apabila
proses pengarsipan yang dimiliki kurang baik dalam pengelolaannya maka
dapat mengakibatkan sulitnya untuk menemukan dokumen yang telah
disimpan dalam lemari arsip dan dapat menghambat tahapan pekerjaan
selanjutnya.

vi
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa dan
segala berkat dan rahmat Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Laporan Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

Mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas Akhir
(TA) sebagai salah satu persyaratkan penyelesaian pendidikan Politeknik
LP3I Jakarta D3. Untuk itu penulis melakukan observasi dari bulan
September – Maret 2018 pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing di Jakarta
kemudian menyusun laporan hasil pengamatan tarsebut dalam bentuk Tugas
Akhir (TA) ini di bawah bimbingan Sugianti S.Pd., M.Si.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada semua

pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam
pelaksanaan penyusunan pelaporan Tugas Akhir (TA), khususnya kepada :

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.
2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Rony Setiawan, S.Kom.,M.Kom.
3. Wakil Direktur II Bidang Operasional, Keuangan, dan Personalia,
D. Purnomo, S.E., M.M.
4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama,
Arifin Setiabudi, S.Kom., M.M
5. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Dra. Euis Winarti, M.M.
6. Dosen Pembimbing Tugas Akhir Sugianti S.Pd., M.Si. yang bersedia
membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di tengah
kesibukannya.

vii
7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Isti Nuraini, S.E.
8. Bapak H. Muhammad Nuh, S.E., M.Si. sebagai Kepala Kampus Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu.
9. Kepada semua dosen yang telah mengajarkan penulis banyak
pengetahuan tentang ilmu dalam dunia bisnis.
10. Direktur PT. Chandra Sakti Utama Leasing
11. Kedua Orang tua yang saya sangat saya cintai dan hormati, terima kasih
telah memberikan dorongan moril maupun spiritual beserta doanya.
12. Rekan Kerja dan semuanya yang tidak dapat disebutkan satu persatu
yang turut memberikan dorongan dan bantuannya.
13. Teman Kampus dan semua pihak yang tela membantu dalam
menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu.

Atas semua bimbingan dan petunjuk yang telah diberikan, penulis

mengucapkan terima kasih. Semoga kebaikan Bapak/Ibu mendapatkan
balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT. Amin.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir (TA) ini dapat bermanfaat
bagi kita semua, khususnya bagi perusahaan yang terkait dan Mahasiswa
Politeknik LP3I Jakarta.

Jakarta, 2018

Mutia Islamiati Mulyadi

Penulis

viii
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR. .............................. ii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN............................................................. iii
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN ................................................ iv
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR................................ v
ABSTRAK ................................................................................................ vi
KATA PENGANTAR ............................................................................... vii
DAFTAR ISI .............................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xi

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah.................................................................... 1
1.2 Alasan Pemilihan Objek .................................................................... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan.......................................................... 3
1.3.1 Tujuan Penulisan .................................................................... 3
1.3.2 Manfaat penulisan .................................................................. 3
1.4 Rumusan Masalah ............................................................................ 4
1.5 Batasan Masalah .............................................................................. 5
1.6 Metodologi Penelitian danTeknik Pengumpulan Data ....................... 5
1.6.1 Metodologi Penelitian.............................................................. 5
1.6.2 Teknik Pengumpulan Data...................................................... 5
1.7 Sistematika Penulisan ....................................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Proses ............................................................................. 8
2.2 Pengertian Arsip ................................................................................ 8
2.2.1 Jenis-Jenis Arsip ..................................................................... 10
2.2.2 Pengorganisasian Arsip .......................................................... 16

ix
 2.3 Pengertian Data ................................................................................ 18
2.4 Pengertian Customer ........................................................................ 19

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perkembangan Perusahaan ............................... 20
3.2 Visi dan Misi Perusahaan .............................................................. 22
3.2.1 Visi Perusahaan .................................................................. 22
3.2.2 Misi Perusahaan ................................................................. 22
3.3 Bidang Usaha Perusahaan ........................................................... 22
3.4 Struktur Organisasi ....................................................................... 27
3.5 Deskripsi Kerja .............................................................................. 28

BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Proses Pengarsipan PT Chandra Sakti Utama Leasing ( CSUL
Finance ) ....................................................................................... 36
4.1.1 Flowchart Proses Pengarsipan ........................................... 37
4.1.2 Penjelasan Flowchart Proses Pengarsipan ........................ 38
4.2 Kendala Pada Proses Pengarsipan PT Chandra Sakti Utama
Leasing ( CSUL Finance ) ............................................................. 45
4.3 Solusi Dalam Menghadapi Proses Pengarsipan PT Chandra Sakti
Utama Leasing ( CSUL Finance ) ................................................. 45

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan .................................................................................. 46
5.2 Saran ........................................................................................... 47

DAFTAR PUSTAKA
BIODATA PENULIS
LAMPIRAN

x
 DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Collection Aset and Management Pada

PT. Chandra Sakti Utama Leasing .................................... 27

Gambar 4.1 Flowchart Proses Penyimpanan Arsip pada PT. Chandra

Sakti Utama Leasing .......................................................... 37

Gambar 4.2 Tampilan Log In Sistem Confins ......................................... 39

Gambar 4.3 Tampilan Pilihan Menu Untuk Search by License Plate...... 39
Gambar 4.4 Tampilan List Credit File ..................................................... 40
Gambar 4.5 Surat Tugas ....................................................................... 41
Gambar 4.6 Proposal ............................................................................. 42
Gambar 4.7 Surat Perjanjian Jual Beli (PJB) ......................................... 43
Gambar 4.8 Surat Berita Acara Penyerahan Barang (BAST) ................ 43
Gambar 4.9 Surat Izin Pengeluaran....................................................... 44

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Semakin majunya bisnis di sektor pemerintah dan swasta
menimbulkan tingkat persaingan yang tinggi. Agar dapat bersaing dan
memajukan bisnis diperlukan dukungan informasi yang teliti, tepat, dan
cepat. Dalam sebuah organisasi arsip digunakan untuk membantu
dalam penyediaan informasi.

Informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari
kegiatan bisnis itu sendiri. Jadi rekaman dari kegiatan bisnis terdapat
pada arsip. Jadi setiap pada kantor atau pada organisasi harus
melakukan pekerjaan kantor untuk mengelola rekaman informasi yaitu
tata kearsipan.

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau

pekerjaan tata usaha yang dilakukan oleh badan pemerintah maupun
badan swasta. Kearsipan menyangkut pada kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah
yang selanjutnya disebut kerasipan.

Efektivitas pengelolaan arsip pada suatu kantor dapat dipengaruhi

oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas
yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang
diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain untuk
keperluan informasi, baik untuk internal dan eksternal dalam kantor
tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh
kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang
yang terdapat dalam sebuah kantor.

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING merupakan perusahaan

yang bergerak dalam bidang pembiayaan (multi-finance) yang
menyediakan solusi pembiayaan automotive, mesin, maupun alat
berat. Perusahaan berusaha memberi kenyamanan bagi customer
dalam pelayanan yang menyesuaikan kebutuhan customer. Oleh
Karena itu, pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING kearsipan
sangat berperan penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan.
Karena setiap pekerjaan yang ada di perusahaan tidak akan tercapai
apabila dalam penyimpanan arsip tersebut kurang baik dalam
pengelolaannya. Supaya pekerjaan tersebut dapat tercapai, maka
dalam hal penyimpanan arsip dokumen-dokumen perusahaan yang
ada harus dikelola dengan cara yang tepat. Sehingga arsip tersebut
dengan mudah, cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan.

Manajemen kearsipan yang diterapkan pada Divisi Collection and

Asset Management Departement pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA
LEASING meliputi pengelolaan arsip dari sejak dokumen selesai
diproses, pemeliharaan arsip, sampai dengan tahap pemusnahan
arsip.

Berdasarkan dari uraian di atas, maka penulis tertarik untuk

mengambil judul “PROSES PENGARSIPAN DATA CUSTOMER
PADA PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING ” .

2
1.2 Alasan Pemilihan Objek
Alasan penulis memilih objek ini adalah karena penulis telah
melaksanakan magang di Divisi Collection Asset and
Management pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING
bagian penyimpanan arsip dan penulis ingin mengetahui
bagaimana cara proses untuk yang lebih lanjut dalam hal
penyimpanan arsip yang juga bermanfaat sebagai
pembelajaran bagi penulis.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan

1.3.1 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan dalam observasi yang
dilakukan dan dituangkan dalam Tugas Akhir (TA) ini
mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Bagaimana Proses Pengarsipan Data Customer
pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING .
2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam Proses
Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA
SAKTI UTAMA LEASING .
3. Memberikan solusi yang dihadapi dalam Proses
Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA
SAKTI UTAMA LEASING .

1.3.2 Manfaat Penulisan

Penulis berharap agar penulisan Tugas Akhir (TA) ini
dapat memberikan manfaat untuk berbagai pihak antara
lain :

3
 1. Bagi Penulis
Penulis dapat diharapkan dapat mengembangkan
dan menambah pengetahuan penulis dalam hal
kearsipan dari hasil observasi yang telah penulis
lakukan secara praktek sehingga dapat mengetahui
perbedaannya dengan ilmu yang telah penulis dapat
secara teoritis dan bangku kuliah.

2. Bagi Perusahaan
Penulis dapat dijadikan sebagai masukan dan
pertimbangan untuk bisa memperbaiki dalam hal
penyimpanan arsip.

3. Bagi Dunia Pendidikan

Penulis dapat dijadikan sebagai bahan tambahan
informasi dan wawasan mengenai hal-hal yang harus
diperhatikan dalam proses penyimpanan arsip dan
peran serta tugas yang mengani dalam hal
penyimpanan arsip.

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan judul di atas, maka penulis mengidentifikasikan
masalah pada :
1. Bagaimana Proses Pengarsipan Data Customer pada PT.
CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING ?
2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam Proses Pengarsipan
Data Customer pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA
LEASING?

4
 3. Bagaimana solusi terhadap kendala yang terjadi dalam
Proses Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA
SAKTI UTAMA LEASING?

1.5 Batasan Masalah

Batasan masalah yang dilakukan agar tidak menyimpang dari
tujuan yang diinginkan adalah penulis hanya membahas Proses
Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA SAKTI
UTAMA LEASING.

1.6 Metodologi Penelitian Dan Teknik Pengumpulan Data

Penulis membutuhkan data-data yang berkaitan dengan kajian
penulis, karena itu dalam mendapatkan data-data tersebut
penulis menggunakan metode dan cara-cara sebagai berikut :

1.6.1 Metodologi Penelitian

Metodologi Penelitian menggambarkan cara yang
digunakan penulis dalam memperoleh data-data yang
berhubungan dengan Tugas Akhir penulis. Adapun
metode yang digunakan bersifat deskriptif dan kualitatif,
karena berisi langkah-langkah administrasi perkantoran
yang harus dijalankan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku terkait dengan pekerjaan yang dijalankan penulis
berdasarkan kenyataan di perusahaan tersebut.

1.6.2 Teknik Pengumpulan Data

1. Studi Kepustakaan ( Library Research )
Pengumpulan data-data dengan cara mempelajari
berbagai bentuk bahan seperti buku penunjang

5
 kajian, catatan-catatan maupun referensi lain yang
bersifat tertulis.

2. Studi Lapangan ( Field Research )

a. Pelaksanaan magang di divisi Collection Asset
and Management Departement PT. CHANDRA
SAKTI UTAMA LEASING dengan ini penulis
berusaha mendapatkan informasi yang lengkap
dan akurat terhadap objek yang diambil.
b. Wawancara kepada rekan kerja maupun leader
tim untuk mendapatkan informasi bagaimana
Proses Pengarsipan Data Customer pada PT.
CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING.

3. Teknik Dokumentasi
Penulis mengumpulkan data-data dalam bentuk
gambar dan informasi yang berkaitan dengan judul
Tugas Akhir.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan tugas akhir ini, pembahasan dan
penganalisaannya diklarifikasikan dalam 5 (lima) bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Penulis mengemukakan tentang latar belakang
masalah, alasan pemilihan objek, batasan masalah,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan,
metodologi penulisan dan sistematika penulisan.

6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Penulis mencari berbagai refensi buku-buku yang
digunakan dalam pembahasan yang mendukung
kajian maupun analisis yang penulis sampaikan
mengenai pengertian proses, pengertian
pengarsipan, jenis arsip, pengorganisasian arsip,
pengertian data, pengertian customer.

BAB III : PROFIL PERUSAHAAN

Penulis menguraikan tentang segala sesuatu yang
berkaitan dengan sejarah singkat dan
perkembangan perusahaan, visi dan misi
perusahaan, aspek kegiatan usaha, struktur
organisasi, dan deskripsi kerja.

BAB IV : PEMBAHASAN
Penulis menguraikan mengenai proses pengarsipan
data customer, kendala-kendala dalam proses
pengarsipan data customer, solusi atau pemecahan
masalah terhadap kendala-kendala tersebut.

BAB V : PENUTUP
Penulis memberikan kesimpulan dan saran yang
mungkin berguna bagi perusahaan sebagai bahan
masukan.

7
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Proses

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) edisi keempat

(2016:1106) “Proses adalah runtutan perubahan (peristiwa) dalam
perkembangan sesuatu atau rangkaian tindakan, perbuatan, atau
pengelolahan yang menghasilkan produk”.

Menurut Badrudin (2015:114) “Proses disebut juga langkah-

langkah atau urutan kegiatan yang harus dilaksanakan”.

Sedangkan menurut Nanang Fattah (2015:130) “Suatu proses

adalah sekumpulan interaksi antara komponen-komponen yang
mentransformasikan input menjadi output menuju tujuan bersama
yang disebut pernyataan misi”.

Jadi dapat disimpulkan bahwa proses adalah suatu cara atau

langkah-langkah dalam melakukan kegiatan atau pekerjaan untuk
mencapai tujuan tertentu.

2.2 Pengertian Arsip

Menurut Read dan Ginn (2010:5) dalam Sambas Ali Muhidin dan
Hendri Winata (2016:2) :

“Arsip adalah informasi yang tersimpan, dengan media atau

karakteristik tertentu, yang dibuat atau diterima oleh
organisasi sebagai bukti operasi dan memiliki nilai yang
membutuhkan retensi untuk jangka waktu tertentu”.
Menurut Dick Weisinger (2011:10) dalam Sambas Ali Muhidin dan
Hendri Winata (2016:2) :

“Arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau

yang telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen
yang berisi informasi tentang tindakan, keputusan, dan
operasi yang telah terjadi dalam organisasi”.

Donni Juni Priansa (2017:195) menjelaskan bahwa :

“Kata arsip dalam bahasa Belanda disebut dengan archief,

dalam bahasa Inggris disebut dengan archieve, dalam
bahasa latin, arsip disebut dengan archivum, atau archium.
Adapun bahasa Yunani, kata arsip disebut dengan arche
yang berarti permulaan. Kata arche dalam bahasa Yunani
berkembang menjadi kata archia yang berarti catatan, yang
kemudian berkembang lagi menjadi kata arsipcheton yang
berarti gedung pemerintahan”.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2015:93)“Kearsipan adalah

kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis”.

Menurut Durotil Yatimah (2013:184) menjelaskan bahwa :

“Arsip (Filling) adalah proses mengklasifikasi dan mengatur

arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta
menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip
tersebut dapat secara cepat ditemukan apabila ditemukan
saat dibutuhkan”.

9
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran dalam Agus Sugiarto dan
Teguh Wahyono (2015:6) :

“Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur

berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut
pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip
harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut” :
a. Arsip atau warkat tersebut harus masih mempunyai
kegunaan.
b. Arsip atau warkat tersebut harus disimpan secara teratur
dan berencana.
c. Arsip atau warkat tersebut dapat ditemukan dengan
mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.

Jadi dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu dokumen atau file
yang dapat menyimpan surat maupun berkas secara tertata rapih
sehingga dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan.

2.2.1 Jenis-Jenis Arsip

Menurut Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata (2016:5)
jenis-jenis arsip sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu. Ada 3 macam dalam arsip
dinamis sebagai berikut:
a. Arsip Vital yaitu arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
b. Arsip Aktif yaitu arsip frekuensi penggunaannya
tinggi atau secara terus menerus.

10
 c. Arsip Inaktif yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung.

Menurut Donni Juni Priansa (2014:109) ada 2 jenis arsip

yaitu :
1. Berdasarkan Media
a. Arsip Berbasis Kertas
Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau
numerik yang tertuang di atas kertas.
b. Arsip Lihat-Dengar
Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar.
Contohnya : Kaset Video, film, VCD, dan lain
sebagainya.
c. Arsip Kartografik dan Arsitektual
Merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya
memuat gambar grafik, peta, atau gambar arsitek
lainnya, dankarena bentuknya unik dankhas maka
dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya.
d. Arsip Elektronik
Merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi
informasi, khususnya komputer.
2. Berdasarkan Fungsi
a. Arsip Dinamis
Merupakan arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun

11
 penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran.
Arsip dinamis terdiri dari 2 macam sebagai berikut :
1) Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang masih digunakan secara langsung
dalam penyelesaian suatu kegiatan sehingga
arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
2) Arsip Dinamis Inaktif
Arsip yang sudah tidak digunakan secara
langsung dalam penyelesaian kegiatan karena
kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu
masih diperlukan sehingga perlu disimpan.
b. Arsip Statis
Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam
kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai
tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan atau
diabadikan untuk kepentingan umum atau sebagai
bahan bukti.

Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 dalam Musliichah

(2016:46) jenis-jenis arsip meliputi:
1. Arsip Vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan opersional
pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
2. Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
dalam proses kegiatan administrasi tinggi atau terus
menerus.
3. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang masih digunakan dalam
proses kegiatan administrasi tetapi frekuensi
penggunaannya telah menurun.

12
4. Arsip Statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
referensi, dan berketerangan dipermanenkan.
5. Arsip Terjaga, yaitu arsip Negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatan.
6. Arsip Umum, yaitu arsip yang tidak termasuk dalam
kategori arsip terjaga.

Sedangkan menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono

(2015:13-16) untuk memahami jenis arsip, berikut ini
beberapa jenis arsip yang dikelompokkan berdasarkan
beberapa dimensi, yaitu :

1. Arsip Menurut Subyek atau Isininya

a. Arsip Keuangan, seperti : laporan keuangan, bukti
pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat
perintah membayar, dan sebagainya.
b. Arsip Kepegawaian, seperti : data riwayat hidup
pegawai, surat lamaran,surat pengangkatan
pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.
c. Arsip Pemasaran, seperti : surat penawaran, surat
pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
d. Arsip Pendidikan, seperti : kurikulum, satuan
pelajaran,daftar hadir siswa, rapur, transkrip
mahasiswa, dan sebagainya.

13
2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya
a. Surat, seperti naskah perjanjian/kontrak. surat
keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan tabel,
dan sebagainya
b. Gambar, foto, peta
c. Compact Disk (CD), DVD
d. Pita Rekaman
e. Mikrofilm
f. Disket, dan lain-lain

3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

a. Arsip bernilai informasi, seperti pengumuman,
pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.
b. Arsip bernilai Administrasi, seperti ketentuan-
ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur
kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.
c. Arsip bernilai Hukum, seperti akte pendirian
perusahaan, akte kelahiran, surat perjanjian, surat
kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya.
d. Arsip bernilai Sejarah, seperti laporan tahunan,
notulen rapat, gambar atau foto peristiwa, dan
sebagainya.
e. Arsip bernilai Ilmiah, seperti hasil penelitian.
f. Arsip berniali Keuangan, seperti kuitansi, bon
penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.
g. Arsip bernilai Pendidikan, seperti karya ilmiah para
ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program
pengajaran, dan sebagainya.
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
a. Arsip Tidak Berguna (nonsensical), seperti surat
undangan, memo, dan sebagainya.

14
 b. Arsip Berguna, seperti presensi pegawai, surat
permohonan cuti, surat pesanan barang, dan
sebagainya.
c. Arsip Penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat
hidup pegawai, buku kas, dan sebagainya.
d. Arsip Vital, seperti akte pendirian perusahaan, buku
induk pegawai, sertifikat tanah atau bangunan,
ijasah, dan sebagainya.

5. Arsip Menurut Fungsinya

a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengelolaannya

a. Arsip Pusat
Arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada
dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga
pemerintah : Arnas Pusat di Jakarta.

b. Arsip Unit
Arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintah : Arnas
Daerah di Ibukota Propinsi.

15
 7. Arsip Menurut Keasliannya
a. Arsip Asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan
ditujukan pada pihak yang paling berkepentingan
(pihak utama).
b. Arsip Tembusan, merupakan dokumen (biasanya
dalam bentuk surat) yang dibuat bersama-sama
dengan arsip asli atau dokumen utama, namun
ditujukan para pihak yang berkepentingan selain
pihak utama.
c. Arsip Salianan, merupakan dokumen tiruan yang
dibuat dengan cara duplikasi atau diketik ulang
dimana isi atau kontennya sama dengan dokumen
asli. Biasanya dibuat tida bersama-sama dengan
pembuatan dokumen asli.
d. Arsip Petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan
cara mengutip sebagian dari isi dokumen asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

a. Arsip Otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat
tanda tangan asli dengan tinta (bukan photocopy
atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
yang bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip Tidak Otentik, adalah arsip yang diatasnya
tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip
ini berupa photocopy, film, microfilm, hasil print
komputer dan lain sebagainya.

2.2.2 Pengorganisasian Arsip

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:19) :
Pengorganisasian arsip terbagi menjadi dua yaitu :

16
1. Sentralisasi
Merupakansistem pengelolaan arsip yang dilakukan
secara terpusat dalam suatu organisasi atau dengan
kata lain penyimpan arsip yang dipusatkan di satu unit
kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Berikut
keuntungan dari sentralisasi arsip :
a. Ruang atau tempat penyimpanan tenaga dan
peralatan arsip dapat dihemat, karena dalam satu
organisasi terdapat satu tempat pengelolaan arsip.
b. Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat
mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan.
c. Tidak adanya duplikasi arsip, karena kantor hanya
menyimpan satu arsip.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat
diseragamkan sehingga sistem penyimpanan arsip

Adapun kerugian dari sentralisasi sebagai berikut :

a. Sistem sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif

untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu
system penyimpanan yang seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan
waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang
diperlukan.

2. Desentralisasi
merupakan pengelolaan arsip yang dilakukan pada
setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Berikut
keuntungan dari desentralisasi sebagai berikut :

17
 a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan
unit kerja masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena
berada dalam unit kerja sendiri, sehingga relatif
dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena
arsipnya sudah dikenal baik.

Adapun kerugian dari desentralisasi sebagai berikut :

a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan
dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan
perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga
penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan
karena petugas-petugas umunya bertugas rangkap
dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan
kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap
unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

2.3 Pengertian Data

Menurut Fathansyah (2015:2) mendefinisikan sebagai berikut :
“Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa,
pembeli, pelanggan), barang, dan sebagainya yang
diwujudkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks,
gambar, dan bunyi”.

18
 Sedangkan menurut Asep Saefuddin dan Aam Alamudi (2013:15)
“Data adalah bentuk pencatatan berulang mengenai karakteristik
suatu objek”

2.4 Pengertian Customer

Menurut Titik Wijayanti (2017:84) “Customer atau konsumen
merupakan target promosi yang utama, baik promosi untuk above
the line maupun below the line”.

19
 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING, yang sebelumnya bernama
PT. Standard Chartered Leasing diambil oleh dari Standard Chartered
Bank pada tanggal 25 Agustus 1995. Sejak saat itu, PT. CHANDRA
SAKTI UTAMA LEASING atau yang saat ini lebih dikenal dengan
nama CSUL finance menjadi salah satu anak perusahaan dari Grup
Tiara Marga Trakindo dan beroperasi pada bisnis Leasing.

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING bergerak dalam bidang

pembiayaan (multi-finance) yang menyediakan solusi pembiayaan satu
pintu untuk pembelian alat-alat berat seperti traktor, loader, mesin,
truk, generator dan excavator untuk berbagai sektor industri seperti
konstruksi, pertambangan, kehutanan, pertanian dan energi.
Perusahaan berusaha memberi kenyamanan bagi customer dalam
pelayanan yang menyesuaikan kebutuhan financialcustomer untuk
mendukung proses pengadaan barang modal mereka berupa
peralatan dan mesin baik produk Caterpillar maupun non-Caterpillar
dari manufaktur lain terkenal seperti Hitachi, Komatsu, Hyundai,
Kobelco, Sumitomo, Doosan, Dynapac, Terex, Mercedes – Benz,
Iveco, Nissan, Hino, Volvo dan Heidelberg.

Selain pembiayaan mesin danalat berat, PT. CHANDRA SAKTI

UTAMA LEASING juga menyediakan konsumen, baik untuk karyawan
Grup TMT melalui pembiayaan kepemilikan kendaraan bermotor dan
kepemilikan rumah maupun pembiayaan konsumen untuk umum
melalui satu unit bisnis yang fokus pada kegiatan pembiayaan otomotif
khususnya mobil baru sebagai salah satu pengembangan bisnis
Perusahaan.

Menjelang pergantian tahun 2014, Otoritas Jasa Keuangan sebagai

regulator telah menerbitkan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor
29/POJK.05/2014 mengenai Penyelenggaraan Usaha Perusahaan
Pembiayaan (“POJK 29/PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING”)
yang mengatur dan memperbahatui jenis kegiatan usaha yang
diperbolehkan untuk perusahaan, yang telah diundangkan pada
tanggal 19 November 2014. Secara umum sepanjang tahun 2014
dengan mascot pembiayaan “SIKLAT” (yang saat ini masih dalam
proses pendaftaran di Direktorat Jenderal Hak Kekayaan Intelektual)
dan didukung operasional Kantor Pusat ditambah dengan tujuh kantor
cabang di wilayah Surabaya, Pekanbaru, Palembang, Banjarmasin,
Samarinda, Balikpapan dan Makasar serta lima kantor perwakilan di
wilayah Jakarta, Semarang, Manado, Potianak dan Jambi.
Perusahaan telah berhasil mengucurkan pembiayaan sebesar 1.73
triliun rupiah untuk pembiayaan barang modal antara lain berupa alat
berat, mesin manufaktur, genset, forklift, alat kesehatan, dan lain-lain
dari berbagai sektor industri.

Saat ini Perusahaan terus melakukan penyesuaian-penyesuaian yang

diperlukan agar dapat melakukan implementasi POJK 29/201 secara
proper di tahun mendatang.

21
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan Misi Perusahaan PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING.

3.2.1 Visi Perusahaan

Menjadi mitra solusi keuangan termuka yang paling disukai
dalam industri pembiyaan.

3.2.2 Misi Perusahaan

1. Secara terus menerus menciptakan lapangan kerja yang
layak dan berkualitas bagi sebanyak mungkin rakyat
Indonesia.
2. Selalu memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan
dan menguntungkan yang akan memaksimalkan nilai
pemegang saham.
3. Senantiasa menyediakan solusi-solusi bernilai tambah yang
akan mengoptimalkan kepuasa pelanggan.
4. Secara aktif terlibat dalam masyarakat sebagai warga
korporat yang baik.

3.3 Bidang Usaha Perusahaan

1. Pembiayaan Investasi
Pembiayaan merupakan fasilitas pembiayaan maupun pengadaan
barang-barang modal beserta jasa yang diberikan kepada
perorangan, badan usaha maupun badan hukum yang diperlukan
untuk aktifitas usaha atau investasi, rehabilitasi, ekspansi, dan
relokasi tempat usaha.

22
 Layanan pembiayaan investasi yang diberikan oleh PT. CHANDRA
SAKTI UTAMA LEASING :
a. Pembiayaan alat berat (excavator, traktor, loader, dll)
b. Pembiayaan generator dan forklift
c. Pembiayaan mesin industri (CNC, mesin bubut, dll)
d. Pembiayaan mesin cetak dan offset
e. Pembiayaan kendaraan niaga (truk)
f. Pembiayaan kapal segmentasi pelanggan

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING terdiri dari perusahaan-

perusahaan yang bergerak di sektor konstruksi, pertambangan,
kehutanan, pertanian dan energi yang tersebar di beberapa kota
besar di Indonesia.

2. Pembiayaan Modal Kerja

PembiayaanModal Kerja merupakan fasilitas pembiayaan yang
diberikan kepada perorangan, badan usaha maupun badan hukum
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan modal kerja atau
pengeluaran-pengeluaran yang habis dalam satu siklus aktivitas
usaha debitur dengan jangka waktu maksimum 2 (dua) tahun.

Layanan pembiayaan modal kerja yang diberikan oleh PT.

CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING :
a. Pembelian inventory (bahan baku maupun barang dagangan)
b. Pembelian komputer dan ATK
c. Pembayaran sewa gedung dan maintenance
d. Pembayaran gaji karyawan dan jasa keamanan
e. Kebutuhan modal kerja operasional lainnya

23
 PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING juga menyediakan
layanan pembiayaan Anjak Piutang (Factoring), yang merupakan
kegiatan pembiayaan dalam bentuk pembelian dan atau
pengalihan piutang dagang jangka pendek perusahaan berikut
pengurusan atas piutang tersebut.

3. Pembiayaan Multiguna
Pembiayaan Multiguna merupakan fasilitas pembiayaan yang
diberikan kepada perorangan yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan konsumtif.

Layanan pembiayaan modal kerja yang diberikan oleh PT.

CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING :
a. Pembiayaan property (rumah, apartemen)
b. Pembiayaan kendaraan bermotor (mobil, sepeda motor)
c. Biaya ibadah haji atau umroh
d. Biaya pendidikan
e. Biaya perjalanan tour atau liburan
f. Pembelian peralatan rumah tangga (TV, lemari es)
g. Kebutuhan konsumtif lainnya

Untuk pembiayaan Multiguna ini, PT. CHANDRA SAKTI UTAMA

LEASING baru membuka fasilitas khusus untuk karyawan Grup
TMT dan pihak-pihak yang memiliki hubungan bisnis maupun
khusus dengan PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING.

24
Nama Perusahaan : PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING

Bidang Usaha : Berdasarkan Anggaran Dasar Perseroan,

kegiatan usaha Perseroan bergerak dalam
bidang lembaga pembiayaan, dimana untuk
mencapai maksud dan tujuan tersebut
Perseroan dapat melaksanakan kegiatan
usaha pembiayaan konsumen, sewa guna
usaha, anjak piutang, dan usaha kartu
kredit.

Produk dan Jasa : pembiayaan alat-alat berat, mesin industri,

pembiayaan kendaraan bermotor, dan
pembiayaan rumah tinggal.

Status Pendirian : Anak Perusahaan PT. Tiara Marga

Trakindo

Akta Pendirian : 1. Akta Pendirian No. 69 tanggal 08

Oktober 1984 di buat di hadapan Misahardi
Wilamarta,SH, Notaris di Jakarta. Surat
Pengesahan Menteri Kehakiman Republik
Indonesia No.C2-485.HT.01.01.TH.85
tanggal 30 Januari 1985.

2. Akta Perubahan No. 99 Tanggal 25

Agustus 1995 dibuat di hadapan B.R.A.Y
Mahyastoeti Notonegoro, SH, Notaris di
Jakarta. Surat Persetujuan Menteri
Kehakiman Republik Indonesia No.C2-
13.262.HT.01 tanggal 18 Oktober 2015.

25
 Permodalan : Modal dasar : Rp.400.000.000.000,-

Modal di setor : Rp.198.050.000.000,-

Kepemilikan : PT. Tiara Marga Trakindo 99.08 %

PT. Mahadana Dasha Utama 0.2 %

Alamat Kantor : PT. Chandra Sakti Utama Leasing Gedung

Tiara Marga Trakindo 1 lantai 6 Jl. Cilandak
KKO No. 01 Jakarta Selatan – 12560

Layanan Pelanggan : 0812-1960-12560

Jaringan Sosial : CSUL Finance

@CSULFinance

Website :www.csulfinance.com

3.4 Stuktur Organisasi

Dalam mencapai tujuan perusahaan baik secara umum maupun
secara khusus PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING didukung
struktur organisasi yang dibuat umtuk menunjang kebijakan tersebut
dapat dilihat dari gambar di bawah ini, sebagai berikut :

26
 Struktur Organisasi
Divisi Collection Asset and Management
PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING

Presiden
Director

Finance
Direktor

Collection&
Asset
Management
Manager

Corporate Asset
Recovery
Collection Supervisor Management
Spv Speciallist

Corp. Corp. Corp. Recovery

Collection Corp.
Collection Collection Staff
Admin
Area Collection Area Ind.
Area
Corporate Kalimantan
Area Jakarta
Sumatera Timur Asset
Collection Coordinator Coordinator Coordinator
Coordinato Monitoring
Staff Recovery &
r Staff
Asset
Management
Recovery Admin Staff
Staff

3.4 Struktur Organisasi Divisi Collection Asset and Management Pada

PT.Chandra Sakti Utama Leasing

27
3.5 Deskripsi Kerja
1. President Director
Tugas :
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijkan tertinggi
perusahaan.
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan
perusahaan.
c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan
termasuk juga keuntungan perusahaan.
d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber
pendapatan dan pembelajaan kekayaan perusahaan.
e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungan
dengan dunia luar perusahaan.
f. Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai visi misi
perusahaan.
g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di
perusahaan, mulai bidang admninistrasi, kepegawaian hingga
pengadaan barang.
h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
i. Memilih, menentukan, mengawasi pekerjaan karyawan.
j. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan dan melaporkan
laporan pada pemegang saham.

2. Finance Director
Tugas :
a. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan
informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan
yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

28
b. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan
dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien,
akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah
yang berlaku.
c. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus
keperusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan
hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk
operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
d. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran
perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut
untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien
dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
e. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem
dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol
pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi
keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi
risiko keuangan.
f. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa
keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan
bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis,
baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun
kondisi keuangan lainnya.
g. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh
perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan
terhadap peraturan perpajakan

29
3. Collection & Asset Management Manager
Tugas :
a. Melakukan monitoring / penagihan / penarikan unit atas kontrak
konsumen yang past due (tertunggak).
b. Memeriksa daftar penerimaan bukti setoran dari Staf
Administrasi (khusus konsumen yang telah past due lebih dari 3
hari).
c. Melakukan tindakan negosiasi dan persuasif dalam
penyelesaian kasus.
d. Membuat laporan kunjungan harian (call report).
e. Mencapai target individu yang sudah ditetapkan oleh
perusahaan.
f. Melindungi dan memelihara asset perusahaan.
g. Melaksanakan seluruh pekerjaan yang ditetapkan oleh
perusahaan.
h. Menjalin kerjasama yang baik antara sesama karyawan.

4. Corporate Collection Spv

Tugas :
a. Menerjemahkan strategi objektif perusahaan ke dalam strategi
departemen.
b. Menyusun dan mengusulkan rencana dan anggaran tahuanan
departemen sesuai dengan rencana bisnis dan strategi
perusahaan.
c. Mengarahkan, mengendalikan secara periodic serta mengambil
tindakan koreksi apabila diperlukan.

30
5. Recovery Supervisor
Tugas :
a. Me-review dan memonitor analisa permasalahan serta strategi
penanganan yang akan dilakukan (penagihan intensif,
restrukturisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan
indikasi awal yang tersedia.
b. Memonitor proses penyusunan rekomendasi yang akurat bagi
keputusan manajemen untuk mengaktifkan turn around,
rehabilitasi, restrukturisasi, guna memaksimalkan pemulihan
dan penyedian provisi (writte off).
c. Me-review dan memonitor penagihan LPC/Other Income guna
optimalisasi pendapatan perusahaan dan mengurangi potensi
kerugian perusahaan.
d. Me-review dan memonitor proses analisa dan evaluasi
pencatatan cadang kerugian (provisi) sesuai dengan PSAK
50/55 dan dampak pencatatan terhadap perencanaan
perpajakan dan profitabilitas perusahaan.
e. Me-review hasil analisa dan melakukan evaluasi atas tindakan
pot-mortem proses recovery.

6. Corp. Collection Area Sumatera Coordinator

Tugas :
a. Untuk memastikan pengelolaan dan penanganan terhadap
asset pembelian terlaksana secara efektif dan efisien untuk
khusus di area Sumatera.

31
7. Corp. CollectionArea Kalimantan Coordinator
Tugas :
a. Untuk memastikan pengelolaan dan penanganan terhadap
asset pembelian terlaksana secara efektif dan efisien untuk
khusus di area Kalimantan.

8. Corp. Collection Area Jakarta Coordinator

Tugas :
a. Untuk memastikan pengelolaan dan penanganan terhadap
asset pembelian terlaksana secara efektif dan efisien untuk
khusus di area Jakarta.

9. Corp. Collection Area Ind. Timur Coordinator

Tugas :
a. Untuk memastikan pengelolaan dan penanganan terhadap
asset pembelian terlaksana secara efektif dan efisien untuk
khusus di area Indonesia Timur.

10. Recovery Staff

Tugas :
a. Me-review dan memonitor analisa permasalahan serta strategi
penanganan yang akan dilakukan (penagihan intensif,
restrukturisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan
indikasi awal yan tersedia.
b. Memonitor proses penyusunan rekomendasi yang akurat bagi
keputusan manajemen untuk mengaktifkan turn around,
rehabilitasi, restrukturisasi, guna memaksimalkan pemulihan
dan penyediaan provisi (writte off).

32
 c. Me-review dan memonitor penagihan LPC/Other Income guna
optimalisasi pendapatan perusahaan dan mengurangi potensi
kerugian perusahaan.
d. Me-review dan memonitor proses analisa dan evaluasi
pencatatan cadang kerugian (provisi) sesuai dengan PSAK
50/55 dan dampak pencatatan terhadap perencanaan
perpajakan dan profitabilitas perusahaan.
e. Me-review hasil analisa dan melakukan evaluasi atas tindakan
pot-mortem proses recovery.

11. Recovery & Asset Management Admin Staff

Tugas :
a. Me-review dan memonitor analisa permasalahan serta strategi
penanganan yang akan dilakukan (penangihan intensif,
restrukrisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan
indikasi awal yang tersedia.
b. Memonitor proses penyusunan rekomendasi yang akurat bagi
keputusan manajemen untuk mengaktifkan turn around,
rehabilitasi, restrukturisasi, guna memaksimalkan pemulihan
dan penyediaan provisi (writte off).
c. Me-review dan memonitor penagihan LPC/Other Income guna
optimalisasi pendapatan perusahaan dan mengurangi potensi
kerugian perusahaan.
d. Me-review dan memonitor proses analisa dan evaluasi
pencatatan cadang kerugian (provisi) sesuai dengan PSAK
50/55 dan dampak pencatatan terhadap perencanaan
perpajakan dan profitabilitas perusahaan.
e. Me-review hasil analisa dan melakukan evaluasi atas tindakan
pot-mortem proses recovery.

33
12. Asset Management Speciallist
Tugas :
a. Me-review dan memonitor analisa strategi rehabilitas dan
pengelolaan portofolio pembiayaan yang bermasalah
berdasarkan analisis keuangan nasabah.
b. Melakukan evaluasi atas eksekusi strategi yan dilakukan
melalui proses penagihan, restrukturisasi, penarikan aset,
pengelolaan dan penjualan kembali aset tarikan.
c. Menjaga koletabilitas perusahaan seoptimal mungkin dan NPL
seminimal mungkin.

13. Asset Monitoring Staff

Tugas :
a. Me-review proses kerja area secara berkala untuk
mendapatkan umpan balik atas realisasi pelaksanaan
Policy/SOP/WI yang berlaku.
b. Berkoordinasi dengan Business Process Improvement
Department atas pengajuan pembuatan atau perubahan
Policy/SOP/WI proses kerja departemen.
c. Menciptakan program-program untuk memperbaiki proses kerja
di departemen.
d. Berkoordinasi secara internal atas pengajuan program-program
perbaikan proses kerja yang telah dibuat (jika telah disetuju)

14. Admin Corporate Collection Staff

Tugas :
a. Menentukan target kerja (KPI) subordinat dan melakukan
pengawasan dalam pencapaian target tersebut.

34
 b. Mengidentifikasi, merencanakan dan menilai kebutuhan
pengembangan karyawan.
c. Mengusulkan kebutuhan pelatihan karyawan kepada HR & OD
Department.
d. Berbagi pengetahuan dengan bawahan dan rekan kerja.

15. Recovery Staff

Tugas :
a. Me-review dan memonitor analisa permasalahan serta strategi
penanganan yang akan dilakukan (penangihan intensif,
restrukrisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan
indikasi awal yang tersedia.
b. Memonitor proses penyusunan rekomendasi yang akurat bagi
keputusan manajemen untuk mengaktifkan turn around,
rehabilitasi, restrukturisasi, guna memaksimalkan pemulihan
dan penyediaan provisi (writte off).
c. Me-review dan memonitor penagihan LPC/Other Income guna
optimalisasi pendapatan perusahaan dan mengurangi potensi
kerugian perusahaan.
d. Me-review dan memonitor proses analisa dan evaluasi
pencatatan cadang kerugian (provisi) sesuai dengan PSAK
50/55 dan dampak pencatatan terhadap perencanaan
perpajakan dan profitabilitas perusahaan.
e. Me-review hasil analisa dan melakukan evaluasi atas tindakan
pot-mortem proses recovery.

35
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Proses Pengarsipan Data Customer pada PT. Chandra Sakti

Utama Leasing

Dalam penyimpanan data customer pada PT. Chandra Sakti Utama

Leasing mempunyai bagian pengarsipan dokumen. Proses kearsipan
adalah hal yang sangat penting untuk perusahaan khususnya sama
halnya seperti pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing proses
kearsiapan yang baik akan menunjang proses deployment tepat pada
waktunya.

Tolak ukur terhadap keberhasilan perusahaan tidak hanya dilihat dari

kemampuannya untuk memperoleh keuntungan namun harus
diimbangi kegiatan pengelolaan kearsipan yang sistematis, efisien,
dan praktis yang saling mendukung antara satu dengan lainnya
sehingga dapat meningkatkan kualitas dalam perusahaan.

Peranan pengarsipan pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing sangat

penting karena adanya proses pengarsipan yang baik dapat
memperlancar jalannya pekerjaan pengarsipan.

Dalam penanganan pengarsipan pada PT. Chandra Sakti Utama

Leasing menggunakan sistem Microsoft Excel yang berisi tentang
nama customer yang sudah diarsip agar dapat mempermudah penulis
untuk mengetahui tata letak nama customer yang sudah diarsip atau
belum yang diarsip.

Proses pengarsipan yang baik akan menunjang proses penyimpanan

dokumen tepat pada waktunya sehingga dapat bisa melakukan
pekerjaan yang lainnya.
Flowchart pengarsipan data customer pada PT. Chandra Sakti Utama
Leasing sebagai berikut :

Gambar 4.1 Flowchart Penyimpanan Arsip

37
Berikut ini disajikan penjabaran dari tahap-tahap tersebut :

1. Mensortir dokumen customer masuk kedivisi Collection Asset and

Management ( CAM )
Dalam tahap pertama penulis mensortir dokumen customer yang
belum di scan jika sudah masuk kedalam divisi CAM. Penulis
harus melakukan scan dokumen customer terlebih dahulu agar
bias disimpan soft copy-nya di file customer. Penyimpanan
dokumen customer dalam bentuk soft copy sangat berguna untuk
sebagai bukti kepada pimpinan perusahaan maupun kepada
customer jika sewaktu-waktu dibutuhkan dan memudahkan penulis
untuk tidak mengeluarkan kembali dokumen customer yang sudah
simpan ke dalam ordner.

2. Memeriksa Dokumen Customer di Confins

Dalam tahap selanjutnya penulis akan mengecek surat-surat
dokumen customer di sistem confins. Setiap surat masing-masing
mempunyai keterangan plat kendaraan customer. Tujuannya
untuk mengetahui surat dari unit kendaraan customer tersebut
maka perlu dilakukan dari sistem yang ada di perusahaan yaitu
confins.

Sistem confins ini digunakan untuk melakukan pencarian data-

data customer yang diperoleh dari plat kendaraan maupun
number agreement. Dari cara tersebut dapat mempermudah
penulis untuk mengetahui nama customer agar bisa di arsip.
Berikut tampilan pada sistem Confins :

38
 Gambar 4.2 Tampilan Log In Sistem Confins
Sumber : PT. Chandra Sakti Utama Leasing

Gambar 4.3 Tampilan Menu Untuk Search by License Plate

Sumber : PT. Chandra Sakti Utama Leasing

3. Memeriksa Dokumen Customer Pada List Credit File

Setelah penulis mengetahui surat nama customer maka tahap
selanjutnya penulis akan mencocokkan pada folder di List Credit

39
 Fileagar penulis bisa mengetahui tata letak nama customer pada
lemari arsip pada divisi CAM.

List Credit File ini dibuat pada Microsoft Excel dengan format yang
telah dibuat oleh penulis. Format tersebut meliputi huruf abjad
yang di bagi menjadi 6 (enam) tabel dan terbagi menjadi 3 (Tiga)
sheet pada list credit file. Berikut tampilan List Credit File :

Gambar 4.4Tampilan List Credit File

Sumber: PT. Chandra Sakti Utama Leasing

4. Mengurutkan Surat Sesuai Huruf Abjad Per-Nama Customer

Tahap selanjutnya setelah semua di cocokkan dengan list credit
file maka langkah selanjutnya penulis akan mengurutkan dokumen
surat customer sesuai huruf abjad yang dimulai dari huruf A – Z.

5. Menempatkan Dokumen Customer ke dalam Ordner

Setelah semua surat customer sudah di urutkan sesuai huruf
abjad maka tahap selanjutnya penulis mulai menempatkan
dokumen surat customer yang sudah siap di simpan kedalam
ordner. Penyimpanan dokumen surat tersebut harus sesuai
dengan kapasitas muatan ordner yaitu tidak boleh kurang maupun
melebihi.

40
Sebelum dimasukkan ke dalam ordner, dokumen surat tersebut
diberikan lubang terlebih dahulu dengan perforator besar khusus
dokumen tebal dan banyak. Selain itu perforator juga sudah
sesuai dengan ukuran kertas yang di inginkan. Hal ini dapat
memudahkan penulis karena tidak menghabiskan waktu banyak
untuk melubangi dokumen surat tersebut.

Berikut adalah penjelasan dokumen customer yang akan diarsip:

a. Surat Tugas
Surat Tugas untuk menugaskan menarik unit tersebut dan
menjadikan sebagai bukti ontentik yaitu berisi tentang
kondisi barang unit kendaraan tersebut. Berikut gambar
surat tugas sebagai berikut :

Gambar 4.5 Surat Tugas

41
b. Proposal
Proposal untuk sebagai pengajuan ke Direksi atas
penjualan unit kendaraan customer beserta keterangan
harga jual unit kendaraan tersebut. Berikut gambar proposal
sebagai berikut :

Gambar 4.6 Proposal

c. Surat Perjanjian Jual Beli (PJB)

Surat Perjanjian Jual Beli yang melibatkan dalam 2 (dua)
pihak yaitu PT. CSUL dengan customer serta di lengkapi
dengan materai. Berikut gambar Surat Perjanjian Jual Beli
(PJB) sebagai berikut :

42
 Gambar 4.7 Surat Perjanjian Jual Beli (PJB)

d. Surat Berita Acara Penyerahan Barang ( BAST )

Surat Berita Acara Penyerahan Barang berisi tentang bahwa
unit tersebut sudah bisa di serahkan kepada customer .
Berikut gambar Surat Berita Acara Penyerahan Barang
(BAST) sebagai berikut :

Gambar 4.8 Surat Berita Acara Penyerahan Barang (BAST)

43
 e. Surat Izin Pengeluaran Unit
Surat untuk mengetahui bahwa unit tersebut sudah bisa di
keluarkan dari pool jika pembeli sudah melunasi. Pool
adalah tempat penyimpanan sementara unit kendaraan.
Berikut gambar Surat Izin Pengeluaran Unit sebagai berikut :

Gambar 4.9 Surat Izin Pengeluaran

6. Menempatkan Ordner Pada Lemari Arsip Divisi CAM

Dalam tahap terakhir, setelah dokumen surat disimpan kedalam
ordner masing-masing, maka langkah selanjutnya adalah ordner
tersebut disimpan kedalam lemari arsip. Dalam lemari arsip
terdapat dua (2) bagian letak yaitu letak pada bagian atas dan

44
 bawah untuk penempatan ordner dan cara menempatkannya yaitu
di sejajarkan sesuai ordner huruf abjad yang sudah tertata rapih.

4.2 Kendala Yang Dihadapi Dalam Proses Penyimpanan Arsip Data

Customer Pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing
Dalam proses penyimpanan arsip yang dilakukan oleh divisi CAM
pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing tidak selalu berjalan dengan
lancar, terkadang terjadi kendala-kendalanya sebagai berikut :
1. Mesin scan yang bermasalah
Dalam proses pengarsipan penulis melakukan scan terlebih
dahulu agar soft copy bisa disimpan kedalam komputer, namun
penulis mendapat scanner yang bermasalah seperti scanner
yang tiba-tiba tidak bisa digunakan untuk menduplikat
dokumen.

2. Peminjaman dokumen oleh staf dalam jangka waktu yang lama

Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip
yang memadai, seperti dengan menggunakan catatan
peminjaman arsip.

3. Keterbatasan ruangan
Tidak memiliki ruang tempat penyimpanan arsip yang memadai
sehingga dapat menggangu para pegawai yang sedang bekerja
di ruangan tersebut.

4.4 Solusi Terhadap Kendala Yang Dialami Dalam Proses

Pengarsipan Data Customer Pada PT. Chandra Sakti Utama
Leasing
Untuk meminimalkan atau menyelesaikan kendala-kendala yang
terjadi dalam proses penyimpanan arsip yang dilakukan oleh Divisi

45
CAM pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing adalah sebagai
berikut :
1. Mesin scan yang bermasalah
Petugas melakukan pengecekkan scanner terlebih dahulu serta
melakukan perawatan secara berkala.

2. Peminjaman dokumen oleh staf dalam jangka waktu yang lama

Upaya penyelesaian yang harus dilakukan penulis yaitu dengan
cara menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian
arsip yang memadai, seperti dengan menggunakan catatan
peminjaman arsip.

3. Keterbatasan ruangan
Memiliki ruangan tersendiri untuk proses pengarsipan sehingga
tidak tercampur dengan ruangan pegawai.

46
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan observasi penulis mengenai proses pengarsipan data
customer pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing dan berdasarkan
hasil pembahasan yang telah dikemukakan pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis menyimpulkan bahwa proses
pengarsipan adalah kegiatan yang penting dalam suatu
perusahaan. Proses pengarsipan di PT. Chandra Sakti Utama
Leasing adalah :

1. Proses pengarsipan data customer pada PT. Chandra Sakti

Utama Leasing dengan tahapan-tahapan antara lain sebagai
berikut :
a. Memeriksa dokumen cutomer masuk ke Divisi CAM
b. Memeriksa dokumen customer di Confins
c. Memeriksa dokumen customer pada list credit file
d. Mengurutkan surat sesuai huruf abjad per-nama customer
e. Menempatkan dokumen customer ke dalam ordner
f. Menempatkan ordner pada lemari arsip Divisi CAM

2. Kendala-kendala yang dihadapi dalam proses pengarsipan data

customer pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing bahwa itu
terjadi karena beberapa hal, antara lain :
a. Mesin scan yang bermasalah.
b. Peminjaman dokumen oleh staf dalam jangka waktu yang
lama.
c. Keterbatasan ruangan .
 3. Solusi dalam menghadapi kendala terhadap proses
penyimpanan arsip antara lain :
a. Petugas melakukan pengecekkan scanner terlebih dahulu
serta melakukan perawatan secara berkala.
b. menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip
yang memadai, seperti dengan menggunakan catatan
peminjaman arsip.
c. Memiliki ruangan tersendiri untuk proses pengarsipan
sehingga tidak tercampur dengan ruangan pegawai.
5.2 Saran
Penulis mencoba untuk memberikan saran yang mungkin dapat
bermanfaat dalam pengarsipan yang akan datang yaitu :
1. Sebaiknya bagian penyimpanan arsip melakukan pengecekan
dokumen customer setiap seminggu sekali. Pengecekan
tersebut dilakukan agar dokumen tidak terselip atau tercampur
dengan dokumen lain.
2. Sebaiknya bagian General Affair menambahkan stok ordner
atau rak arsip untuk divisi CAM, sehingga dalam proses
penyimpanan arsip selanjutnya dapat berjalan dengan lancar
dan efektif.
3. Sebaiknya pihak perusahaan memberikan ruang atau gudang
arsip tersendiri khusus divisi CAM. Sehingga proses
penyimpanan arsip tidak menganggu para staf divisi CAM.

48
 DAFTAR PUSTAKA

Badrudin. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta, 2015.

Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat
Bahasa. Edisi Ke Empat: Cetakan KeSepuluh. Jakarta: PT.
Gramedia Pustaka Utama: 2016.
Fathansyah. Basis data. Revisi Ke Dua. Bandung: BI-Obses, 2015.
Fattah, Nanang. Manajemen Stratejik Berbasis Nilai. Bandung: PT.
Remaja Rosdakorya, 2015.
Muhidin, Sambas Ali dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan.
Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016.
Musliichah. Bunga Rampai Kearsipan. Yogyakarta: Gadjah Mada
University, 2016.
Priansa, Donni Juni. Manajemen Sekretaris dan Perkantoran. Bandung:
CV. Pustaka Setia, 2017.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan. Cetakan Ke Lima. Bandung: CV.
Mandarmaju, 2015.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern.
Yogyakarta: Gava Media, 2015.
Wijayanti, Titik. Marketing Plan. Revisi Ke Tiga. Jakarta: PT. Elex Media
Komputindo, 2017.
Yatimah, Durotil. Kesekretarisan Modren dan Administrasi Perkantoran.
Cetakan Ke Dua. Bandung: CV. Pustaka Setia, 2013.
 BIODATA PENULIS

Nama Penulis : Mutia Islamiati Mulyadi

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 18 Agustus 1997

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Kewarganegaraan : Indonesia

Nama Orang Tua

1. Nama Ayah : Mulyadi

2. NamaIbu : Suhartini

Alamat : Jl. Hj. Saikin No. 18 A, RT/RW 013/008,

Kel. Pondok Pinang, Kec. Kebayoran Lama,

Jakarta Selatan

Email : MutiaIslamiati18@gmail.com

Pendidikan

1. PerguruanTinggi : Politeknik LP3I Jakarta (2015-2018)

a. Program Studi : Administrasi Bisnis
b. Konsentrasi : Administrasi Perkantoran
c. Kampus : Pasar Minggu, Jakarta Selatan
2. SMA : SMK Kesehatan GMP (2012-2015)
3. SMP : SMPN 87 Jakarta (2009-2012)
4. SD : SDN 12 Pagi Kebayoran Lama (2003-2009)
Pengalaman Kerja

1. Magang di PT. Chandra Sakti Utama Leasing, Jakarta Selatan (18

September 2017-5 April 2018)
2. Magang di Kelurahan Duren Tiga (7 Agustus 2017-15 September
2017)

Jakarta,
Penulis

Mutia Islamiati Mulyadi