Nama : Jovani Caroline

Kelas : XI BDP 1
TUGAS PENGELOLAAN BISNIS RITEL

MEMAHAMI ADMIISTRASI BISNIS RITEL

Kegiatan pergudangan tidak bisa dipisahkan dari administrasi. Administrasi

pergudangan dapat dijadikan instrument pengawasan dan pengendalian dalam
pengelolaan pergudangan, dengan adanya system administrasi pergudangan yang
benar, keberadaan logistic atau barang setiap saat dapat di check, baik berkaitan
dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah dan mutasi bukti jumlah persediaan
maupun nilai logistic yang ada di gudang.
Bagi Petugas Gudang Administrasi Pergudangan juga dapat digunakan
sebagai alat pertanggung jawaban dalam pengelolaan pergudangan yang
dibebankan kepada-nya.
Contohnya, jika dalam sehari ada lebih dari 10 pemasok datang mengirimkan
stock persediaan barang, maka petugas administrasi gudang dapat
mempertanggung jawabkan pekerjaannya berdasarkan dokumen administrasi
yang dimilikinya.
System Administrasi Gudang merupakan sebuah system pencatatan serta
pengendalian atau pengelolaan secara terperinci mengenai keluar masuknya
barang pada suatu gudang di perusahaan.
System ini memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses
pengelolaan gudang karena system ini mampu mengontrol pergerakan barang
sehingga dapat diketahui jumlah penerimaan dan pengeluaran barang, lengkap
dengan keterangan kualitas dan berbagai atribut barang yang tersedia dalam satu
periode, selain itu dengan adanya dokumen administrasi gudang para pekerja di
bagian gudang lebih dimudahkan dalam pelakasanaan standar operasional
prosuder perusahaan.
Apa saja dokumen administrasi yang dibutukan oleh karyawan bagian gudang,
simaklah uraian berikut ini :

A. Memahami Administrasi Gudang

Definisi Administrasi Gudang Menurut :
 The Liang Gie (2012)
Kegiatan penghimpunan, kegiatan pencatatan, kegiatan pengolahan,
kegiatan pengadaan, kegiatan pengiriman, kegiatan penyimpanan

Adminstrasi Gudang adalah kegiatan prosedur dengan metode tertentu dan

kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan
pengeluaran barang digudang.
Mekanisme dan Penanggung Jawab Administrasi Gudang :
1. Pengelola Gudang (kepala gudang, subbagian tata usaha/ administrasi
gudang, subbagian operasional dan pengawasan gudang)
2. Tugas dan tanggung jawab

Jenis – jenis Transaksi :

1. Transaksi Internal adalah berbagai transaksi yang dihasilkan dalam proses
administrasi pada bagian – bagian yang ada di dalam perusahaan.
2. Transaksi Eksternal adalah transaksi administrasi yang dilakukan dengan
pihak luar perusahaan.

Fungsi Gudang :
1. Manfaat gudang dari segi ekonomi yaitu consolidation, breakbulk dan
crossdock, processing/postponement, dan stockpiling.
2. Manfaat gudang dari segi pelayanan (service benefits) yaitu spot stock,
assortment, mixing, prodtion, production support, dan market presence.
B. Menelaah Prosedur Administrasi Gudang

Berikut ini adalah prosedur dan dokumen – dokumen yang dipergunakan

dalam administrasi yang terjadi di gudang:
1. Administrasi Penerimaan dan Pemeriksaan Barang
2. Administrasi Penyimpanan Barang
3. Administrasi Pengeluaran Barang

1. Administrasi Penerimaan dan pemerikasaan Barang

Prosedur yang perlu diperhatikan :
a. Bagian penerimaan barang harus mengecek jadwal kedatangan barang
pesanan sehingga dapat menata ruang gudang terlebih dahulu.
b. Bagian penerimaan harus memastikan bahwa jadwal kedatangan barang
pesanan tidak bersamaan yang menyebabkan kemacetan di pintu masuk
dan keluar gudang.
c. Bagian penerimaan dan pemeriksaan harus memastikan peralatan dan
teknologi berfungsi dengan baik untuk menghemat waktu pendataan
barang.
d. Bagian penerimaan dan pemeriksaan harus menyiapkan dokumen –
dokumen.
e. Barang pesanan yang dating harus diperiksa terlebih dahulu
f. Membuat dokumen laporan pemeriksaan barang
g. Bagian penerimaan dan pemeriksaan mengeluarkan bukti penerimaan
barang.
2. Administrasi Penyimpanan Barang
Prosedur yang perlu diperhatikan :
a. Barang – barang pesanan yang baru datang diletakan di tempat yang telah
disiapkan sebelumnya.
b. Bagian penyimpanan barang harus mendata setiap barang yang masuk
dalam akun persediaan.
c. Bagian penyimpanan barang dapat memperbaharui persediaan barang
lama dan barang baru pada perangkat lunak yang dmiliki oleh perusahaan.
d. Bagian penyimpanan sebaiknya melakukan perhituhan fisik (stock opname)
secara berkala agar data yang dmilii oleh perusahaan adalah data rel time.

3. Administrasi Pengeluaran Barang

Prosedur yang perlu diperhatikan :
a. Barang yang hendak dikeluarkan untuk dijual di etalase harus diperiksa
terlebih dahulu kelayakannya.
b. Barang yang layak dijual dapat dikeluarkan ke etalase dengan membuat
bukti mutase barang.
c. Bukti pengeluaran barang dilakukan apabila barang dipindahkan ketempat
selain gudang atau took perusahaan.
d. Apabila barang sudah tidak layak untuk dijual, barang dapat dimusnahkan
sesuai dengan kebijakan toko.
e. Sebelum melakukan pemusnahan, bagian pengeluaran barang harus
mendapat persetujuan dari berbagai pihak.
f. Bagian pengeluaran barang harus membuat bukti berita acara pemusnahan
barang dagang.