Makalah Komunikasi Bisnis

“Chapter 6 : PENGORGANISASIAN PESAN – PESAN BISNIS”

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis yang di ampu oleh

Dr.Rr. Rachmawati, SE.,M.SI

Disusun oleh:

MANAJEMEN-A

Kelompok 6

Yasmin Yatyana T.M A10180064

Allysa Salsa F A10180086

Faradilla Annisa Devianty A10180089

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Ekuitas Bandung

Jl. PH.H. Mustofa No.31, Neglasari, Kec. Cibeunying Kaler, Kota Bandung, Jawa Barat
40124
 TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Mengetahui alasan mengapa pesan – pesan tak terorganisasi dengan baik

2. Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan – pesan yang baik
3. Mengetahui bagaimana pengorganisasian pesan – pesan bisnis melalui
outline
4. Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional

1
 KONTEN 1

Mengetahui alasan mengapa pesan – pesan tak terorganisasi dengan baik

Dalam suatu organisasi bisnis, pesan- pesan bisnis yang disampaikan oleh
pimpinan perusahaan kepada para bawahannya kadang kala terorganisasi dengan
baik, sehingga mudah dipahami dengan baik. Namun, kadang kala pesan – pesan
bisnis tidak terorganisasi dengan baik sehingga menyebabkan pesan –pesan bisnis
yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa
yang dihendakinya. Mengapa hal ini bisa terjadi? Ada beberapa alasan yang
menyebabkan penyampaian pesan – pesan bisnis tidak terorganisasi dengan baik
yang akan dibahas berikut ini

1. Bertele – tele
Sering sekali pesan – pesan binis yang disampaikan dalam paragraf
pembuka (awal) sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa
paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dalam bahasa lisan, hal
ini dapat dianlogikan sebagai seseorang yang sedang memberikan
sambutan pada sebuah acara seremonial, seperti acara ulang tahun
perusahaan. Dalam memberikan sambutan sering sekali terlalu banyak
basa – basi, tidak terarah (ngalor ngidul), dan cenderung membosankan
(jenuh) bagi pendegarnya. Pada akhirnya yang muncul adalh kesan negatif
dari para pendegarnya yang dilampiskan dalam berbagai bentuk seperti
menggerutu.
Karena itu, paragraf pembuka dalam penyampaian pesan – pesan
bisnis secara tertulis uang bertele – tele juga akan memberikan dampak
yang kurang baik terhadap penerima pesan. Sebagaimana diketahui bahwa
selain bersifat nertal dan memberikan kesan yang positif, paragraf
pembuka juga berfungsi sebagai pengantar dalam memasuki substansi
penyampaian pesan – pesan bisnis, karena itu, apa yang disampaikan
dalam paragraf pembuka harus bersifat netral dan memberi kesan positif.
Dengan kata lain, penyampaian pesan – pesan bisnis pada paragraf
pembuka yang terkesan bertele – tele dan tidak fokus akan mengakibatkan
penerima pesan memerlukan waktu yang cukup lama demi memahami

2
 maksud pesan – pesan bisnis yang disampaikan tersebut. Jadi, paragraf
pembuka dalam pemyanpaian pesan – pesan bisnis (surat) harus berisi
pernyataan positif yang jelas, sederhana, dan mudah dipahami oleh
penerima pesan.

2. Memasukan bahan – bahan yang tidak relevan

Faktor berikutnya yang menyebabkan pesan – pesan bisnis tidak
terorganisasi denga baik adalah memasukkan bahan – bahan yang tidak
penting dan tidak relevan pada pesan yang disampaikan kepada penerima
pesan (pembaca). Informasi yang tidak relevan dantidak penting tersebut,
disamping membuang – buang waktu juga dapat mengakibatkan pesan –
pesan bisnis yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit
dipahami oleh penerima pesan. Karena itu, sebaiknya dalam penyampaian
pesan – pesan bisnis hanya informasi yang relevan dan penting saja yang
disampaikan kepada penerima pesan.

3. Menyajikan ide – ide secara tidak logis

Penyebab selanjutnya yang menjadikan suatu pesan tidak
terorganisasi dengan baik adalah adanya ide – ide yang tidak logis dan
tidak runtut dalam penyampaian pesan – pesan bisnis. Ide – ide yang tidak
logis mencakup ide – ide yang sulit untuk dicapai atau tidak mungkin
diimplementasikan dalam situasi dan kondisi yang normal. Apabila terjadi,
hal itu dapat mengakibatkan proses komunikasi berjalan tidak lancar,
karena penerima pesan akan mengalami kesulitan untuk memahami poin-
poin penting yang disampaikan. Karena itu, dalam penyampaian pesan –
pesan bisnis hendaknya ide – ide disajikan secara logis.

4. Substansi pesan terlupakan

Dalam prakteknya, ada kalanya informasi penting yang seharusnya
disampaikan menjadi terlupakan. Karena porsi yang lebih besar justru
tertuju pada hal – hal yang kurang penting atau sekedar basa – basi. Ketika
seseorang bertamu ke tetangga untuk menyampaikan berita penting, tetapi

3
 yang dibicarakan justri hal – hal yang tidak penting dan bahkan bisa
ngelantur ke mana – mana. Pada akhirnya, informasi yang penting menjadi
terlupakan.
Demikian juga dalam korespondensi bisnis, hal – hal yang penting,
pokok, dan relevan itulah yang seharusnya menjadi fokus pembahasan
atau kajian dalam menyampaikan pesan – pesan bisnis. Apabila pesan –
pesan bisnis yang tidak relevan, tidak penting,dan cenderung berlebihan
yang lebih dominan, ada kecenderungan poin – poin yang penting justru
terlupakan dari topik pembahasan. Dengan kata lain, hal – hal yang hanya
bersifat pendukung, pelengkap, atau basa – basi dalam bahasa tertulis
sebaiknya dijadikan sebagai bahasa pengantar sebelum memasuki suatu
pokok bahasan.

KONTEN 2

Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan – pesan yang baik

Dengan menagtur ide – ide secaraa logis, berurutan, dan tidak bertele – tele, maka
ide yang disampaikan akan dapat memenuhi kebutuhan akan informasi, motivasi,
maupun praktis bagi para penerima pesa (pembaca). Mengorganisasikan pesan –
pesan bisnis secara baik merupakan suatu keharusan dan sekaligus sebagai
tantangan bagi komunikator.

 Apa yang perlu di perhatikan

Agar dapat mengorganisasikan pesan – pesan bisnis dengan baik, ada
empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
a. Subjek dan tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus jelas
Pengiriman pesan – pesan bisnis harus menentukan pesan – pesan bisnis
apa yang akan disampaikan kepada pihal lain. Di samping itu, ia juga
harus memahami dengan baik apa maksud dan tujuan dari penyampaian
pesan – pesan bisnis tersebut. Secara umum, tujuan penyampaian pesan –
pesan bisnis adalah menginformasikan pesan – pesan bisnis,
mempengaruhi penerima pesan, atau melakukan kerjasama (kolaborasi)
dengan pihak lain.

4
 b. Semua pesan – pesan bisnis yang disampaikan harus berhubungan
dengan subjek dan tujuan
Usahakan pesan – pesan bisnis yang disampaikan kepada pihal lain
berkaitan dengan subjek dan tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis.
Penyampaian pesan –pesan bisnis yang tidak fokus pada subjek dan
tujuannya, dengan sendirinya akan menyebabkan pencapaian tujuan
menjadi tidak optimal. Disamping itu, hal tersebut juga dapat menjadikan
suatu pesan yang disampaikan menjadi bias dan kabur.
c. Ide – ide atau gagasan harus dikelompokkan dan disajikan dengan
cara yang logis
agar pesan – pesan bisnis dapat dipahami dengan mudah oleh penerima
pesan, maka ide/gagasan tersebut harus dikelompokkan secara logis dan
runtut. Di samping itu, pengelompokkan ide/gagasan yang baik juga akan
dapat membantu mempercepat pencapaian tujuan –tujuan bisnis yang telah
ditetapkan sebelumnya.
d. Semua pesan – pesan bisnis yang penting harus sudah tercakup di
dalamnya
Perlu dilakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa subtansi
pesan –pesan bisnis yang disampaikan benar – benar sudah termasuk di
dalamnya. Dalam praktek, bisa saja terjadi pesan – pesan bisnis yang tidak
penting menjadi dominan dalam suatu pesan. Apabila hal ini terjadi, pesan
– pesan bisnis yang disampaikan akan menjadi tidak efektif.

 Manfaat pengorganisasian yang baik

Pesan – pesan bisnis secara tertulis yang disusun dengan baik akan
membantu penerima pesan memahami pesan yang disampaikan, menghemat
waktu, dan mempermudah pekerjaan komunikator dalam memyanpaikan
pesan –pesan bisnis. Penjelasan atas masing – masing poin secara lebih rinci
dapat dilihat berikut ini.
a. Membantu penerima pesan memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin – poin penting secara jelas, menyusun ide –
ide secara logis dan runtut, serta memasukkan semua informasi yang

5
 relevan dalam pesan, penerima pesan akan dengan mudah dapat
memahami maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis secara lebih
baik.
b. Membantu penerima pesan menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan –pesan yang baik di samping membantu penerima
pesan dalam memahami maksud dan tujuan penyampaian pesan – pesan
bisnis, tetapi juga membantu penerima pesan agar dapat menerima isi
pesan tesebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah
pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang
tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban
yang diberikan telah disusun secara logis dan runtut, namun tidak dapat
diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan cenderung
langsung pada sasaran yang dituju (to the point).
c. Menghemat waktu
Apabila pesan – pesan bisnis tidak terorganisasi dengan baik,
penyampaiannya akan menghabiskan waktu bagi penerima pesan
(pembaca). Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan
–pesan bisnis yang baik adalah menyampaikan informasi atau ide – ide
yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan,
waktu pembaca akan dapat dihemat. Di samping itu, penerima pesan juga
dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan –pesan bisnis yang
disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang baik dapat membantu
pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat
waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis,
agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efesien.
Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat.
Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien
ia menyelesaikan pekerjaan.

6
Contoh pengorganisasian pesan yang baik dapat dilihat pada peraga 6.1
dalam contoh tersebut, surat dimulai dengan suatu pernyataan netral yang
memungkinkan pembaca tidak merasa berkeberatan untuk menerimannya.
Selanjutnya, pernyataan penolakan dinyatakan secara tidak langsung yang
memungkinkan pembaca tidak kecewa dan disertai dengan memberikan
jalan pemecahan. Pada penutup surat, selain pernyataan terimakasih, juga
disampaikan harapan pada masa yang akan datang agar tetap terjalin
komunikasi yang baik.

7
8
 KONTEN 3

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline

Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Apabila anda menyusun pesan-pesan bisnis yang panjang dan kompleks, outline
pesan-pesan bisnis menjadi sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini
karena dengan adanya outline akan membantu anda memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dan bagian yang lainnya. Di samping itu, penyusunan
pesan-pesan bisnis dalam bentuk outline juga akan menuntun anda untuk
mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif.
Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu anda mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga pembaca akan mengerti dan memahami pola
pemikiran anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat dikelompokkan ke dalam tiga
kelompok:

a. Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari
suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (a) apa
yang anda inginkan terhadap pembaca untuk melakukannya atau memikirkannya,
(b) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b. Menyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya
adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide
pokok tersebut.

c. Memberikan ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah dengan memberikan ilustrasi

dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak

9
bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang anda buat akan menjadi semakin
baik.

Ide – ide pokok, poin-poin pendukung yang penting, dan ilustrasi bukti-bukti
tersebut dapat digambarkan pada Peraga 6.2

Ide Pokok

Poin Poin Poin

Pendukung Pendukung Pendukung

Bukti A Bukti B Bukti A Bukti B Bukti A Bukti B

Peraga 6.2 Bahan Pengorganisasian suatu Pesan

10
 KONTEN 4

Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional

Menentukan urutan dengan rencana organisasional

Ada dua pendekatan penting untuk dapat menentukan urutan rencana

organisasional:

a. Pendekatan langsung ( Direct approach )

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (

deductive approach ), di mana ide pokok suatu pesan-pesan bisnis ditempatkan
pada bagian pembuka (awal), kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
Gunakan pendekatan langsung apabila reaksi pembaca cenderung positif atau
menyenangkan. Sebagai contoh, pimpinan perusahaan menyampaikan suatu
penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, memberikan promosi jabatan, atau
memberikan insentif financial (bonus) bagi karyawan.

b. Pendekatan tidak langsung ( Indirect approach )

Pendekatan tidak langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif
(Inductive approach). Pendekatan ini merupakan kebalikan dari pendekatan
langsung, dimana bukti-bukti pendukungnya disampaikan di bagian pembuka,
kemudian diikuti oleh ide pokoknya. Pendekatan ini sering digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis yang cenderung memberikan dampak kurang
menyenangkan (negatif) bagi penerima pesan. Sebagai contoh, surat penolakan
pengajuan kredit, surat pemutusan hubungan kerja (PHK), surat pemberian sanksi
kerja dan surat penolakan kerja.

Kedua pendekatan organisasional dalam penyampaian pesan-pesan bisnis secara

tertulis dapat diterapkan baik untuk penyampaian pesan-pesan bisnis secara
singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal/panjang (laporan, proposal
(usulan), dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua pendekatan
organisasional tersebut, anda harus menganalisis bagaimana reaksi pembaca
terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang anda sampaikan.

11
Setelah anda menganalisis kemungkinan reaksi para pembaca dan memilih suatu
pendekatan umum, anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok
sebagai berikut.

a. Direct request

Pada dasarnya, penulisan direct request (permintaan langsung) merupakan suatu

bentuk permintaan atau permohonan yang memerlukan penanganan segera kepada
pihak lain. Penulisan direct dapat berbentuk surat maupun memo. Sebagai contoh,
jika anda tertarik untuk mengetahui lebih detail tentang suatu produk baru, seperti
karakteristik produk, harga, cara pembayaran, manfaat, cara menggunakan, cara
memelihara, dan sebagainya, anda dapat membuat surat permintaan langsung.
Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung karena langsung pada
poin yang dituju.

b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Pesan-pesan bisnis yang rutin mencakup semua bentuk kegiatan tulis-menulis

yang biasa dilakukan sehari-hari, seperti mempersiapkan surat pengantar
pengiriman produk, surat penawaran produk baru, surat pembelian bahan baku,
dan surat tugas karyawan. Pesan yang termasuk dalam kelompok pesan-pesan
bisnis yang menyenangkan/menggembirakan kepada pihak lain disebut dengan
good news (berita/kabar yang menyenangkan). Sebagai contoh, pengumuman
promosi jabatan, pemberian insentif dan bonus gaji, serta memperoleh
penghargaan (pengakuan) standardisasi produk secara nasional. Jadi, pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan pendekatan langsung.

c. Pesan – pesan bad news

Pesan-pesan bisnis secara tertulis yang memberikan kesan negatif atau tidak
menyenangkan (mengecewakan) pihak lain, sering disebut sebagai bad news.
Pesan yang termaksud bad news antara lain: berita tentang penolakan suatu
lamaran kerja, penolakan kredit, perampingan karyawan/ pegawai (pemutusan
hubungan kerja/PHK), dan penurunan pangkat/jabatan.

Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tidak langsung, yang diawali

dengan suatu pernyataan yang bersifat netral lalu diikuti dengan alasan mengapa

12
bad news itu muncul. Selanjutnya, pada bagian pertengahan dinyatakan secara
tegas dan jelas tentang pernyataan bad news tersebut.

d. Pesan-pesan persuasif

Bila Pembaca benar-benar sangat tidak tertarik dengan pesan-pesan bisnis yang
disampaikan, pesan-pesan persuasive (persuasive messages) dapat digunakan dan
pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tidak langsung. Berbagai kegiatan
yang menggunakan pendekatan tidak langsung antara lain: menawarkan produk
baru, melakukan penagihan pinjaman, dan melakukan negosiasi.

TABEL 6.1 Empat Rencana Organisasional untuk Pesan-Pesan Singkat

Reaksi Rencana Pembuka Isi Penutup

Pembaca Organisasional
Tertarik Direct Request Mulai dengan Rinci/detail Rasa
permintaan hormat dan
atau ide pokok adanya
tindakan
khusus
Senang Pesan rutin, good Mulai dengan Rinci/detail Rasa
news, goodwill ide pokok atau hormat,
good news referensi
ke good
news
Tidak senang Bad news, Mulai dengan Beri alasan Rasa
pernyataan netral jawaban yang hormat
sebagai transisi ke negatif, rasional dan
bad news nyatakan bad logis
news, dan beri
saran positif
Tidak Pesan persuasif Mulai dengan Tumbuhkan Perlu

13
tertarik pernyataan hasrat tindakan
yang pembaca
mengundang
perhatian

Untuk pesan-pesan bisnis yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan
presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya
informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori yaitu
informasional dan analitis.

Pada umumnya, untuk jenis laporan dan presentasi dapat menggunakan

pola yang paling mudah, yaitu informasional, yang hanya sekedar menyajikan
fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Sementara yang termasuk ke dalam kategori
informasional adalah intruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan
deskripsi prosedur suatu perusahaan.

Untuk pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki ide-ide

pokok (main idea), yang selanjutnya dikembangkan ke dalam sub-subtropik yang
disusun secara kronologis, geografis, atau tingkat pentingnya. Sedangkan
presentasi analitis (secara analitis) yang didesain ke arah kesimpulan tertentu jauh
lebih sulit.

PERTANYAAN

Soal Esai

14
1. Pesan – pesan bisnis yang tidak terorganisasi dengan baik akan berakibat
kurang menguntungkan bagi penerima pesan. Mengapa demikian?

Jawab: Jika pesan – pesan bisnis tidak terorganisasi dengan baik, maka
akan menyebabkan pesan – pesan bisnis yang disampaikan tidak tepat
sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.

2. Bagaimana suatu pesan – pesan bisnis dapat dikatakan terorganisasi

dengan baik?

Jawab: Pesan – pesan bisnis dapat dikatakan terorganisasi dengan baik jika
para penerima pesan mengerti apa yang disampaikan dari pesan – pesan
bisnis tersebut dan mengimplementasikannya sesuai dengan arahan yang
diberikan.

3. Bagaimana anda mendefinisikan ide – ide melalui outline?

Jawab:

 Mulailah dengan ide pokok

 Menyatukan poin – poin pendukung yang penting
 Memberikan ilustrasi dengan bukti - bukti

4. Sebutkan beberapa bentuk rencana organisasional!

Jawab:

 Direct request
 Pesan – pesan rutin, goodnews, goodwill
 Pesan – pesan badnews
 Pesan – pesan persuasif

5. Mengapa pesan – pesan good news dan goodwill menggunakan

pendekatan langsung?

Jawab: Karena isi dari pendekatan langsung berupa pesan-pesan bisnis

ditempatkan pada bagian pembuka, kemudian diikuti dengan bukti-bukti
pendukungnya. Seperti contohnya, pimpinan perusahaan
menyampaikankan suatu penghargaan bagi karyawan yang berprestasi,

15
 memberikan promosi jabatan atau memberikan insentif finansial bagi
karyawan.

6. Mengapa pesan – pesan bad news menggunakan pendekatan tidak

langsung?

Jawab: Karena isi dari pendekatan tidak langsung berupa bukti bukti
pendukungnya disampaikan di bagian oembuka, kemudian diikuti ide
pokoknya. Sepeeti contohnya, surat pemutusan hubungan kerja.

16