MAKALAH

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Untuk memenuhi tugas kelompok Komunikasi Bisnis

Dosen : Febzi Fiona, SE.,MM

Kelompok :
1. Rahmat Refa’i C1B018012
2. Rita Putri Machwati C1B018021
3. Gustimia Retna C1B018036
4. Kemas Muhammad Afif C1B018056
5. Asri Qomariyati Putri C1B018062
6. Adillah Pratiwi C1B018065
7. Andika Rahman N C1B018012
8. Zahri Ramadhan C1B018091

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
UNIVERSITAS BENGKULU
2020

i
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL....................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah............................................................................... 1
C. Tujuan Pembahasan............................................................................ 1
BAB II PEMBAHASAN
A. Pemahaman Proses Komposisi........................................................... 2
B. Penentuan Tujuan............................................................................... 3
C. Analisis Audiens................................................................................. 5
D. Penentuan Ide Pokok.......................................................................... 7
E. Seleksi Saluran dan Media.................................................................. 8

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan......................................................................................... 12
B. Saran................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 13

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di sampaikan secara tertulis
dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh
dan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini
perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.

B. Perumusan masalah

1.        Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?

2.        Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?
3.        Apa tahapan dalam proses komposisi?
4.        Bagaimana cara menganalisis audiens?

C.  Tujuan pembahasan

1.        Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.

2.        Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
3.        Memahami tahapan dalam proses komposisi.
4.        Mengetahui cara menganalisis audiens.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A.PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan
personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan
dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai
mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya
dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis
meliputi 3 tahap, yaitu :

1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main
idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan
menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah melemah, mendatar,
atau meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di
kehendaki dapat tercapai.

2. Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-

ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen
pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi
yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan paragraf. Oleh karena itu diperlukan untuk perhatikan bagaimana menggunakan
kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

3. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang
ingin di sampaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang
digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.
Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan
seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka
penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan,
mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan
seefektif mungkin.

2
 B.  PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan
audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada
perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat,
dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang
bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:

1. Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri apakah pesan
yang akan di sampaikan benar-benar perlu atau tidak. Jika pesan-pesan yang akan di
sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya
penyampaiannya ditunda dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh
yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

2. Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu

mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di
sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai
dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan
menggapai mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa
yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator

seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian
tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang relevan harus di singkirkan atau di buang jauh-
jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukkan dalam pesan pesan yang akan di
sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

4. Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan,
sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang
dapat berupa lisan maupun tulisan.

3
 Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

1. Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di
kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan
kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana
yang akan dipilih sangat bergantung kebijakan perusahaan mempertimbulkan kemampuan
internal perusahaan tersebut.

2. Membujuk atau persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar
apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar. Dilakukan, terutama
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik
maupun perusahaan asing.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan
yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut,
seseorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan
penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.

Cara menguji tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah di aplikasikan pada dunia nyata.
Oleh karena itu, untuk menguji apakah tujuan yang telah di tetapkan sudah baik apa belum,
perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan.
TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer perusahaan.

Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa

karyawan baru bagian penjualan.
Kolaborasi Membantu pendapatan personal mengembangkan program
pelatihan bagi beberapa anggota baru.

a.    

4
 A. Apakah tujuan tersebut realistis?

Tujuan yang akan di sampaikan hendaknya harus realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau
gagasan yang hendak di sampaikan dapat di sesuaikan dengan kemampuan yang ada.

B.     Apakah waktu yang tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya di pertimbangkan masalah

ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situaisi krisis moneter, ide untuk melakukan
ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan di terima. Penyampain ide ini tidak tepat
waktunya karena pada saat itu penjualan sedang menurun sampai 50 persen dibanding dengan
tahun sebelumnya.

C. Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang di sampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau
jabatan tinggi cenderung lebih dapat di terima daripada bila di smpaikan oleh orang yang
kedudukannya rendah.

D. Apakah tujuan selera dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada
audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

C. ANALISA AUDIENS

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di pahami. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.

Cara mengembangkan profil audiens:

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan

menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi
sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan
komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a. Melakukan ukuran dan komposisi audiens

5
 Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda dengan
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan di saampaikan juga di tentukan oleh
jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan
laporan sederhana kemudian di persentasikan atau di bagikan kepada mereka. Untuk audiens
yang jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalam suatu makalah atau laporan dengan
gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

b. Siapa audiensnya

Bila audiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi
siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c. Reaksi audiens

Perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut.
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebaiknya di sajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran.

d. Tingkat pemahaman audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,

usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut
harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalub menggurui, kalau terkesan
menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di
sampaikan.

e. Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakukan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan dengan baik.

Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi :

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi

audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

a. Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens

Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan
informasi yang diminta,

6
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut
secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang
terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh
audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai
dengan apa yang di kirim.

d. Pastikan bahwa informasi akurat

Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat
dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.

e. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bagi para audiens. Selanjutnya,
berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens:

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku
mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah
satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa
sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik
untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D.PENENTUAN IDE POKOK

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung.
(supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi
dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan
mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi
terlebih dahulu.

Teknik curah pendapat (brainstroming)

7
 Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran
untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat
yang dapat di gunakan antara lain.

a. Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti
dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.

b. Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara
ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang
penting dan tidak penting.

c. CFR (conclusions, findings, recommendations) worksheet

Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet)
yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.

d. Journalistic approach

Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan
bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e. Question and answer chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan
pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa
pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan
tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat
(respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan
kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok
yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

E.SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

8
 Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara
berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik
dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Komunikasi lisan
            Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini
lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi
kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga
komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
            Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok)
seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.
            Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara
mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu
masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan
mengalir dengan bebas.
            Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi
penjualan, rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan
fungsi-fungsi seremonial unggul.

Komunikasi tertulis

            Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications)
adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.
            Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengirim serta harapan audiens.

f. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

1. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

a. Bertele – tele

Dalam sebuah surat, isi dari surat terdapat pada tengah surat itu sendiri. Ketika bagian awal
surat terlalu panjang, dan cenderung bertele-tele, maka pembaca akan membutuhkan waktu
lebih untuk mencapai isi dari surat tersebut.

b. Memasukkan Bahan - bahan yang Tidak Relevan dan tidak logis

    

9
 Informasi yang tidak relevan, dapat menyebabkan pesan yang akan disampaikan menjadi
tidak jelas. Selain itu memasukkan unsur yang tidak relevan dalam informasi juga hanya
membuang-buang waktu dan justru dapat membuyarkan inti dari informasi yang
disampaikan.

c. Informasi penting terlupakan

    

Adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan informasi dapat menyebabkan
terganggunnya komunikasi dengan audiens. Ide-ide yang tidak logis ini dapat memengaruhi
komunikasi sehingga menyebabkan ketidaklancaran dalam penyampaian pesan.

d. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Adanya pesan-pesan yang tidak relevan, ide yang tidak logis, serta adanya informasi lain
dapat membuat informasi penting yang diisyaratkan justru tidak tersampaikan. Hal ini dapat
terjadi karena terlalu asik membahas hal-hal diluar pesan yang penting tersebut.

2. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian yang baik :

a. Subjek dan tujuan harus jelas.

b. Semua informasi berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara logis.
d. Semua informasi penting harus tercakup didalamnya.

Manfaat Pengorganisasian Pesan yang Baik

a. Membantu audiens memahami suatu pesan

Penyampaian yang berfokus pada isi, ide yang logis, serta runtut akan memudahkan
audiens dalam memahami isi dari pesan yang disampaikan. Hal ini akan terlihat dari
respon yang diberikan dari audiens itu sendiri.

b. Membantu audiens menerima suatu pesan

Setelah audiens memahami pesan yang disampaikan, maka akan mudah bagi audiens
untuk dapat menerimanya.

c. Menghemat waktu

Penyampaian pesan yang terorganisasi dengan baik akan menghemat waktu, karena
komunikator langsung to the point dalam menyampaikan pesannya, dan audiens dapat
dengan mudah memahami dan menerima pesa tersebut.

10
 Adanya pengorganisasian yang baik akan membuat pesan tersampaikan secara cepat
dan tepat, hal ini tentunya akan menghemat waktu dari komunikator serta
mempercepat selesainya pekerjaan.

3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Ada dua proses tahapan yang diperlukan :

1.    Mendefinisikan dan Mengelompokan Ide

Dalam menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan
menjadi penting artinya. Hal ini karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dengan bagian yang lainya. Outline juga akan menuntun kita agar
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif.

Susunan outline  secara garis besar digolongkan ke dalam tiga golongan :

a.    Mulailah dengan Ide Pokok

b.    Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
c.    Ilustrasi dengan bukti-bukti

2.    Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, kemudian diputuskanlah bagaimana

urutannya.
Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan :

a.    Pendekatan Langsung
Pendekatan Langsung (direct approach) sering juga disebut pendekatan deduktif
(deductive approach). Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau
menyenangkan.

b.    Pendekatan Tidak Langsung

Pendekatan tidak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah
pendakatan induktif (inductive approach), dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens
cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat 4 bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :

1) Direct Request
2) Pesan Rutin, good news, atau goodwill
3) Bad news
4) Pesan persuasif

11
12
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan
komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah
Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan
suatu perbuatan atau kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin
sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin
turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa
kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa
lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra
bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan
membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan
gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri.
Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan
memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya,
melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya.
Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu
yang hampir pada saat yang bersamaan.Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan tantangan
tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada masyarakat yang
mayoritas skeptis terhadap sistem penjualan online melalui perbaikan sistem, pemupukan
tingkat kepercayaan masyarakat serta pemberian edukasi yang berkesinambungan.

B. Saran

Dalam menyampaikan pesan bisnis, sebaiknya pesan tersebut direncanakan sebaik

mungkin sehingga penerima pesan tersebut dapat dengan mudah memahami maksud yang
dari pesan tersebut. Merencanakan pesan bisnis tidak hanya mengenai merencanakan tujuan
tetapi meliputi tujuan, penerima pesan atau audience, dan saluran atau media yang dipilih
dalam menyampaikan pesan tersebut. Apabila hal-hal tersebut telah dipilih dengan seksama,
maka pesan akan tersampaikan sesuai dengan tujuan dari pesan bisnis tersebut.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan.
Indeks:Jakarta.
Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga

14