LAPORAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

PERSEDIAAN BAHAN BAKU UKM PERCETAKAN

“MEDIA WARNA SCAN”

Diusulkan untuk memnuhi tugas Sistem Informasi Akuntansi

Diusulkan Oleh:

1. Cornellius Andrew (201901020180)

2. Fabiola Frederica (201901020181)
3. Ferry Setiawan (201901020184)
4. Josephine Angelina G. (201901020191)
5. Agnes Amelya (201901020194)
6. Baby Putri Annabella (201901020198)
7. Sherlyn (201901020200)
8. Cindy Celina (201901020203)
9. Ellen Patricia (201901020211)
10. Cecilia Omar (201901020221)

Kelas : SIA 2 (D)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA
JAKARTA
2020
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................ii
PENDAHULUAN...................................................................................................3
Latar Belakang.....................................................................................................3
Rumusan Malasah................................................................................................4
Tujuan...................................................................................................................4
Ruang Lingkup Penelitian....................................................................................5
Metodologi Penelitian..........................................................................................5
TAHAP INISIASI....................................................................................................7
Tim Pengembangan dan Peran.............................................................................7
Telaah Sistem Berjalan.........................................................................................8
Analisis Sistem Pengendalian Internal.................................................................8
Usulan Sistem Baru..............................................................................................9
Cost & Benefit Analysis.....................................................................................11
Prospektus 3 periode kedepan............................................................................12
Flowchart Sistem Berjalan.................................................................................14
Model Konseptual Usulan Sistem Baru Berbasis Komputer (Advance
Technology)........................................................................................................15
Sistem Pengendalian Internal.............................................................................17
TAHAPAN PENGEMBANGAN..........................................................................20
Gantt Chart.........................................................................................................20
Model Fisik Tampilan Tabel Dari Microsoft Access.........................................22
Tampilan Form Dari Microsoft Access..............................................................25
Tampilan Report Dari Microsoft Access............................................................30
IMPLEMENTASI DAN SIMPULAN...................................................................32
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................34

ii
 PENDAHULUAN

Latar Belakang
Dalam perkembangan teknologi informasi pada zaman ini, seluruh aspek
kehidupan membutuhkan bantuan teknologi. Mulai dari komunikasi bahkan
sampai pekerjaan analitis. Begitu pula aspek bisnis, dimana aspek teknologi
informasi menjadi hal yang fundamental dalam menjalankan usaha. Mulai dari hal
kecil seperti pencatatan, maupun promosi, hingga analisis dari kondisi keuangan,
operasional, dan efektivitas dari bisnis memerlukan peran teknologi agar bisa
maksimal. Efektivitas operasional perusahaan, dan juga efesiensi dari proses
operasional bisa ditingkatkan dan dikembangkan menggunakan teknologi
informasi karena lalu informasi yang cepat, dan juga tepat sesuai dengan hal yang
diberikan.
Seluruh aspek bisnis, mulai dari hal yang sangat teknis seperti operasional
penjualan, hingga analisis bisnis memerlukan teknologi informasi pada zaman
sekarang agar kegiatan bisnis dapat berjalan lebih cepat, mudah, dan lancar.
Begitu juga dengan UKM percetakan, salah satunya adalah Media Warna Scan.
Sebagai UKM, Media Warna Scan dituntut untuk mampu bersaing dan bertahan
dalam bisnis yang digeluti. Dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tepat,
Media Warna Scan dapat meningkatkan daya saingnya serta memberi kualitas
pelayanan dan kinerja karyawan yang lebih baik.
Saat ini, aliran informasi di Media Warna Scan masih manual untuk seluruh
kegiatan bisnisnya. Salah satu kegiatan tersebut adalah pengelolaan ketersediaan
bahan baku. Untuk pengelolaan persediaan bahan baku, karyawan di bidang
produksi memberikan informasi kepada pemilik saat bahan baku akan atau telah
habis. Setelah mendapat informasi dari karyawan produksi, pemilik lalu memesan
sendiri atau memberi perintah kepada karyawan untuk memesan bahan baku ke
supplier. Masalah yang terjadi adalah seringkali karyawan terlambat
menyampaikan informasi kekurangan stok sehingga Media Warna Scan harus
kehilangan beberapa permintaan pelanggan.
Selain itu, proses pencatatan dan pembukuan transaksi juga dilakukan secara
manual. Bukti transaksi dikumpulkan, kemudian pemilik mencatat dan

3
 4

membukukannya di akhir hari setiap harinya. Permasalahan yang ada mengenai

laporan pendapatan dan pengeluaran yaitu waktu penyusunan laporan yang cukup
lama, yaitu sekitar dua minggu.
Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi yang membantu mengatasi
masalah dalam mengelola bahan baku serta laporan. Aplikasi yang dibangun
berbasis web sehingga tidak perlu diinstalasi ke setiap komputer dan dapat lebih
mudah diakses dari manapun. Pembuatan sistem informasi pengelolaan persediaan
bahan baku UKM Media Warna Scan ini menggunakan metode System
Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan proses penentuan bagaimana
sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, merancang sebuah
sistem, membangun sistem, dan mengantarkannya ke pengguna dari sistem
tersebut. SDLC mencakup empat tahapan besar yaitu planning, analysis, design,
dan implementation.

Rumusan Malasah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, rumusan masalah pada peneliatan
ini adalah sebagai berikut.
1. Bagaimana proses pengelolaan persediaan bahan baku Media Warna Scan
saat ini?
2. Bagaimana pengembangan dan pembuatan rancangan sistem informasi
pengelolaan persediaan bahan baku Media Warna Scan?
3. Bagaimana rangcangan sistem baru diimplementasi dalam Media Warna
Scan?

Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, tujuan dari peneliatan ini adalah sebagai
berikut.
1. Untuk mengetahui proses pengelolaan persediaan bahan baku Media Warna
Scan saat ini.
2. Untuk merancang dan membuat pengembangan sistem informasi pengelolaan
persediaan bahan baku Media Warna Scan.
 5

3. Untuk mengetahui implementasi rangcangan sistem baru dalam Media Warna

Scan.

Ruang Lingkup Penelitian

Dalam makalah ini, penelitian terfokus pada pengembangan System Development
Life Cycle pada sistem pengelolaan persediaan bahan baku di Media Warna Scan.
Tahapan pengembangan dalam penelitian ini hanya terbatas hingga tahap
implementasi dan pengujian. Penelitian ini hanya menggunakan beberapa data
perusahaan, tidak menggunakan data perusahaan secara keseluruhan, untuk
melakukan pengujian sistem baru. Rentang waktu penelitian dilakukan pada
Maret 2019 sampai Oktober 2019. Beberapa batasan penelitian ini bertujuan agar
ruang lingkup pembahasan lebih terfokus pada pokok pembahasan dan tujuan
makalah ini.

Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan penulis adalah System Development Life
Cycle dengan beberapa tahapan sebagai berikut.
1. Requirement Analysis
Pada tahap ini, kelompok menetapkan sebuah perusahaan yang akan
dijadikan objek penelitian, mengumpulkan data dan informasi terkait, dan
memahami penggunaan sistem informasi yang telah berjalan dalam
perusahaan. Dalam hal ini, kelompok memfokuskan penelitian pada sistem
pengelolaan bahan baku perusahaan. Kelompok mengidentifikasi kelebihan
dan kelemahan pada sistem berjalan dan menganalisis kebutuhan sistem.
Informasi didapatkan melalui studi literatur dan wawancara dengan pemilik
perusahaan.
2. System Design
Pada tahap ini, kelompok membuat detail perancangan sistem baru untuk
mengatasi kelemahan sistem yang telah teridentifikasi pada tahap
sebelumnya. Kelompok menggunakan desain sistem berupa data flow
diagram (DFD), flowchart, gantt chart, dan entity relationship diagram
(ERD). Kelompok juga mengestimasi pengeluaran dan pendapatan dengan
 6

adanya sistem yang baru dikembangkan.

3. Implementation & Testing
Pada tahap ini, kelompok menerjemahkan sistem baru yang telah dirancang
ke dalam desian sistem yang dapat dimengerti oleh mesin. Dalam hal ini,
kelompok menggunakan perangkat lunak Microsoft Access. Kelompok
menggabungkan modul-modul yang telah dirancang dan melakukan
pengujian untuk mengtahui apakah sistem baru yang telah dirancang
berfungsi dengan baik dan sesuai dengan tujuan pengembangan sistem.
4. Simpulan
Pada tahap ini, kelompok menyimpulkan hasil yang didapatkan dari
pengembangan sistem pengelolaan bahan baku perusahaan. Diharapkan agar
implementasi sistem baru akan membantu sistem berjalan lebih efisien dan
memudahkan proses bisnis perusahaan secara keseluruhan.
 TAHAP INISIASI

Tim Pengembangan dan Peran

NIM Nama Peran dalam SDLC
Pendahuluan
201901020203 Cindy Celina Latar belakang
201901020221 Cecilia Omar Rumusan masalah
201901020191 Josephine Angelina Tujuan penelitian
201901020211 Ellen Patricia Ruang lingkup penelitian
201901020181 Fabiola Frederica Metodologi penelitian
Identifikasi Masalah yang Ada
201901020221 Cecilia Omar Telaah sistem berjalan
201901020191 Josephine Angelina Analisis SPI sistem berjalan
Usulan Sistem Baru
201901020200 Sherlyn Perbaikan kelemahan yang ada
201901020200 Sherlyn Usulan perbaikan SPI
Penilaian Kelayakan Project
201901020184 Ferry Setiawan Cost & benefit analysis
201901020181 Fabiola Frederica Prospektus 3 periode ke depan
Membandingkan return dengan
201901020184 Ferry Setiawan
pertumbungan suku bunga SBI
Ellen Patricia Metodologi Pengembangan secara
201901020211
Detil Aktivitas
Model Konseptual Sistem Berjalan
Baby Putri Deskripsi prosedur
201901020198
Annabella
Baby Putri Data flow diagram & Flowchart
201901020198
Annabella
Model Konseptual Usulan Sistem
Baru Berbasis Komputer
201901020194 Agnes Amelya Deskripsi prosedur
201901020194 Agnes Amelya Data flow diagram & Flowchart
201901020203 Cindy Celina ER Diagram
Model Fisik
Membuat tabel rancangan sistem
201901020180 Cornellius Andrew
baru dari Ms Access
Cornellius Andrew Tampilan Form masukan Screen
201901020180
shoot dari Ms Access
Sherlyn Tamplan Report Screen shoot dari
201901020200
Ms Access
201901020180 Cornellius Andrew Rancangan Pengendalian internal

7
 8

201901020181 Fabiola Frederica berbasis komputer

201901020184 Ferry Setiawan

Telaah Sistem Berjalan

UKM Media Warna Scan masih mengalirkan informasinya secara manual di
seluruh kegiatan bisnisnya, salah satunya yaitu dalam me ngelola ketersediaan
bahan baku. Karyawan Media Warna scan yang bekerja di bidang produksi akan
memberikan informasi mengenai ketersediaan bahan baku yang sudah habis
kepada pemilik, lalu sang pemilik akan memesan sendiri atau memberi perintah
kepada karyawan lain untuk memesankan bahan baku tersebut ke pemasok.
Dengan sistem yang berjalan saat ini, seringkali terjadi keterlambatan informasi
yang disampaikan oleh karyawan sehingga Media Warna Scan kekurangan stok
dan kehilangan beberapa pelanggannya.

Analisis Sistem Pengendalian Internal

Kelebihan:
1. Tidak perlu mengeluarkan biaya yang banyak (biaya perbaikan atau biaya
perawatan) karena sistem yang dipakai masih merupakan sistem manual.
2. Tidak perlu menghabiskan waktu, biaya dan tenaga untuk melakukan
training karyawan dalam penggunaan teknologi dan sistem informasi.
Kekurangan:
1. Karyawan tidak mengetahui stok bahan baku secara realtime dan kurang
efektifnya dalam berkomunikasi, sehingga terjadi keterlambatan penambahan
stok di UKM Media Warna Scan.
2. Dalam menentukan jumlah bahan baku yang akan dipesan, karyawan
melakukan forecast penjualan dengan simple moving average, dimana mereka
akan menggunakan minggu yang lalu sebagai benchmark untuk memprediksi
jumlah penjualan minggu depan. Metode tersebut kurang efektif karena jika
penjualan minggu berikutnya melonjak, maka akan kehilangan banyak
permintaan dikarenakan bahan baku yang telah habis.
3. Pendapatan yang diterima oleh Media Warna Scan tidak sesuai dengan
semestinya. Hal ini dikarenakan mereka kehilangan 70 dari 544 pesanan atau
sebesar 12,87% dengan alasan stok bahan baku yang tidak tersedia.
 9

Usulan Sistem Baru

a. Perbaikan kelemahan yang ada
- Usulan struktur organisasi
Berdasarkan analisis terhadap struktur organisasi UKM Media Warna
Scan, penulis mengusulkan struktur organisasi baru untuk memperbaiki
kelemahan yang ada. Struktur organisasi usulan dijabarkan sebagai
berikut.

Job description dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi

usulan adalah sebagai berikut.
1. Pemilik: melakukan pengendalian dan pengambilan keputusan.
Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan operasional UKM
Media Warna Scan.
2. Admin general: melakukan kegiatan administrasi terhadap penjualan
dan pembelian.
3. Admin bagian keuangan: menerima dan melakukan pembayar.
4. Operator: melakukan kegiatan produksi dan mendata penambahan
serta pemakaian bahan baku.

- COA (Chart of Account)

Berikut adalah pengkodean untuk akun yang disusun secara sistematis
pada pembukuan UKM Media Warna Scan.

No Akun Nama Akun

1-100 Kas

1-110 Piutang

1-120 Inventory
 10

2-100 Utang

4-100 Pendapatan

5-100 Cost of goods sold

6-100 Expense
Akun-akun di atas berkaitan dengan siklus penerimaan dengan
sistem penjualan dan sistem penerimaan kas dan siklus pengeluaran
dengan sistem pembelian dan sistem pengeluaran kas. Pada sistem
penjualan, akun-akun yang terkait adalah kas, piutang, pendapatan,
inventory dan cost of goods sold. Pada sistem pembelian, akun-akun
yang terkait adalah kas, utang, inventory. Kemudian pada sistem
pengeluaran kas untuk kegiatan operasional lainnya menggunakan akun
expense dan kas.

- Deskripsi Sistem Baru

Usulan sistem penjualan dan pembelian dilakukan dengan
terkomputerisasi sehingga dapat mengetahui data real time dan
meningkatkan efisiensi waktu.

b. Usulan perbaikan SPI (sistem pengendalian internal)

Berdasarkan analisis sistem di atas, usulan perbaikan sistem pengendalian
internal adalah sebagai berikut.
1. Diberlakukannya segregation of duties agar pembelian, pembayaran,
penerimaan, dan pencatatan tidak dipegang oleh bagian admin
seluruhnya.
2. Membatasi karyawan memasuki gudang bahan baku.
3. Pencatatan dilakukan secara rinci dan real time pada sistem.
4. Penggunaan safety stock pada sistem persediaan untuk memberi
peringatan ketika jumlah stok sudah mengenai reorder point.

Cost & Benefit Analysis

Expense Stream Forecasting:
 11

Deskripsi Year1 Year2 Year3

Harga Pokok
(40% dari 600.000.000 1.200.000.000 1.680.000.000
penjualan)
Pengembangan
50.000.000 34.550.000 10.000.000
Aplikasi
Networking 37.400.000 10.000.000 8.600.000
Server 150.000.000 100.000.000 100.000.000
Promotion      
·       Sosial Media 12.000.000 15.000.000 16.000.000
·       Pamflet  600.000 450.000 400.000
Staff  240.000.000 300.000.000 310.000.000
Admin Expense 120.000.000 140.000.000 150.000.000
Finance Expense 90.000.000 100.000.000 105.000.000
Total Per
1.300.000.000 1.900.000.000 23.800.000.000
Year
 12

Revenue Stream Forecasting:

Deskripsi Year1 Year2 Year3
X-banner Rp300.000.000 Rp600.000.000 Rp840.000.000
Roll-up Banner Rp500.000.000 Rp1.000.000.000 Rp1.400.000.000
Backlite Banner Rp300.000.000 Rp600.000.000 Rp840.000.000
Sticker Rp125.000.000 Rp250.000.000 Rp350.000.000
Baliho Rp275.000.000 Rp550.000.000 Rp770.000.000
Total Revenue Rp1.500.000.000 Rp3.000.000.000 Rp4.200.000.000
Grand Total
Rp1.500.000.000 Rp4.500.000.000 Rp 8.700.000.000
Revenue

Cash Flow Statement

Year 1 Year 2 Year 3
Revenue Rp1.500.000.000 Rp3.000.000.000 Rp4.200.000.000
Expense Rp1.300.000.000 Rp1.900.000.000 Rp2.380.000.000
Net Cash Flow Rp200.000.000 Rp1.100.000.000 Rp1.820.000.000

Year 1 Year 2 Year 3

ROI 15,38% 57,89% 76,47%
NPV Rp192.771.084 Rp1.021.919.001 Rp1.629.697.772

Prospektus 3 periode kedepan

Gambar 2.1 Prospektus Pendapan dan Pengeluaran 3 Tahun Kedepan

Media Warna Scan mendapatkan penghasilan penjualan tahunan secara rata-rata

sekitar Rp3.000.000.000 sampai dengan Rp4.000.000.000. Data perusahaan
menunjukkan bahwa Media Warna Scan memperoleh pendapatan sekitar
Rp2.950.000.000 pada tahun 2019.
 13

Pada tahun 2020, terjadi penurunan pendapatan yang diakibatkan karena

pandemi covid-19 dan investasi untuk pengembangan sistem, dimana perusahaan
diestimasikan akan menerima pendapatan sekitar Rp1.500.000.000. Media Warna
Scan melakukan investasi pengembangan sistem di masa pandemi, sehingga
menyebabkan beban biaya yang tinggi untuk investasi jangka panjang terjadi di
tahun 2020. Hal ini dilakukan karena perusahaan optimis bahwa kondisi
perusahaan kedepannya membaik.
Media Warna Scan mengestimasikan kondisi perekonomian dan pandemi
telah memulih pada tahun 2021 dan akan terjadi lonjakan permintaan pada tahun
tersebut. Media Warna Scan yakin bahwa perusahaan seperti perusahaan start-up
akan memperkuat media promosi mereka dengan memasang baliho, banner, atau
stiker untuk promosi. 
Kemudian, dengan sistem baru yang sudah dikembangkan, Media Warna
Scan juga mengestimasikan bahwa dalam 2 tahun kedepan, laba bersih akan
melewati rentang maskimal pendapatan saat ini hingga mencapai laba bersih
sekitar Rp1.800.000.000. Sistem yang telah dikembangkan pada tahun 2020
diestimasi akan sepenuhnya berjalan secara efektif pada tahun ini.
 14

Flowchart Sistem Berjalan

Berdasarkan Gambar, alur proses pengelolaan persediaan bahan baku Toko Media
Warna Scan sebagai berikut.
1. Admin menerima pesanan yang berisi jumlah, jenis, dan ukuran produk
yang dipesan.
2. Admin menentukan baku yang akan digunakan, baik jenis maupun
ukurannya.
3. Jika bahan baku tidak ada, admin akan membuat keputusan pelanggan
apakah tetap membeli atau membatalkan pesanan.
4. Jika pelanggan tidak membatalkan pesanan, admin akan menghitung harga
sesuai dengan luas produk yang dibeli dan menerima pembayaran.
5. Saat tutup toko, admin akan mengumpulkan bukti penjualan pada hari itu
dan memberikannya kepada pemilik toko. Selanjutnya, pemilik toko akan
mencatat penjual tersebut ke dalam pendapatan harian.
 15

6. Admin akan membuat job order yang berisi informasi pesanan dan
memberikannya kepada operator. Setelah menerima, operator akan
melaksanakan produksinya.
7. Admin memeriksa ketersediaan bahan baku untuk memproduksi pesanan
setiap minggunya. Jika tidak tersedia, maka admin akan melakukan
pemesanan kepada supplier.
8. Admin menginformasikan/mencatat setiap pengeluaran mengenai
pembelian bahan baku dan dikirimkan ke pemilik. Pemilik mencatat ke
pencatatan pengeluaran harian.

Model Konseptual Usulan Sistem Baru Berbasis Komputer (Advance

Technology)
a. Deskripsi prosedur, jelasin flowchart
Admin menerima pesanan dari pelanggan. Kemudian admin menentukan
jenis dan ukuran bahan baku yang diperlukan untuk pembuatan pesanan
tersebut. Kemudian admin akan melanjutkan proses pemesanan dengan
membuat job order pada sistem, mengirimkannya pada sistem operator, dan
menghitung total harga.
Job order yang dibuat akan diterima oleh sistem di bagian operator.
Bagian operator akan menginput jumlah bahan baku yang digunakan untuk
produksi kemudian memulai proses produksi sesuai permintaan pelanggan.
Sistem pemantauan ketersediaan bahan baku pada bagian admin akan
menampilkan ketersediaan bahan baku. Jika bahan baku telah mencapai
reorder point maka akan dilakukan pemesanan bahan baku serta dibuat bukti
pemesanan bahan baku yang akan dikirimkan ke bagian keuangan dan
operator.
Ketika barang sampai, barang akan diterima oleh operator di mana
operator sekaligus mengecek barang datang dengan membandingkan surat
jalan dengan bukti pemesanan bahan baku. Operator akan menginput jumlah
bahan baku yang tiba.
Total harga yang telah dihitung oleh bagian admin akan ditampilkan pada
sistem bagian keuangan. Bagian keuangan akan menerima pembayaran, dan
 16

membuat bukti penerimaan kas. Bagian keuangan juga akan menerima bukti
pemesanan bahan baku dari bagian admin jika harus dilakukan reorder bahan
baku, melakukan pembayaran, dan membuat bukti pengeluaran kas.
Pada bagian pemilik, sistem akan menampilkan laporan penjualan dan
pembelian bahan baku serta bukti pengeluaran dan penerimaan kas.

b. Data Flow Diagram/Flowchart

c. ER Diagram
 17

ERD atau Entity Relationship Diagram adalah pemodelan data konseptual

yang menggambarkan hubungan antar (tabel) data. Berikut adalah metadata
dalam ERD untuk usulan sistem yang kami buat.
- Customer = [Customer_id, Customer_name, Customer_address,
Customer_no_telp, Customer_email]
- Product = [Product_id, Product_name]
- Material_detail = [Material_id, Stock_date, Stock_in, Stock_out]
- Material = [Material_id, Material_name, length, width, cost, price]
- Supplier = [Supplier_id, Supplier_name, Supplier_address,
Supplier_telp, supplier_email, Supplier_Account_num]
- Employee = [Employee_id Employee_name, Employee_address,
Employee_telp, Employee_account_num, Department]
- Sales = [Sales_id, Sales_date, Customer_id, Employee_id]
- Detail sales = [Sales_id, Product_id, Quantity_product, Material_id,
Quantity_material]
- Order= [Order_id, Order_date, Supplier_id, Employee_id]
- Detail order = [Order_id, Material_id, Quantity_material]
- Cash_details = [Cash_update_date, Sales_id, Customer_id, Cash_inflow,
Order_id, Supplier_id, Cash_outflow]

Sistem Pengendalian Internal

Control
Activity
 18

Transaction Media Warna Scan, perlu untuk menerapkan otorisasi

Authorization pembayaran kepada supplier, karena pada sistem saat ini
pembayaran dilakukan oleh 1 bidang dan tidak memerlukan
otorisasi dari pemilik maupun bagian lainnya. Penerapan dapat
dilakukan dengan adanya manajemen di atas bidang tersebut
untuk melakukan otorisasi pembayaran sebagai pengecekan
kedua. 

Segregation Untuk menghindari penyalahgunaan wewenang dan fraud yang

of Duties dapat dilakukan oleh pegawai Media Warna Scan demi
kepentingan pribadi/pihak tertentu, harus ada pembagian
pekerjaan dalam unit bagian tertentu antara lain:
 Dalam bagian keuangan, pegawai yang bertanggung
jawab atas pembuatan bukti penerimaan kas dengan
pegawai yang menerima pembayaran dari pelanggan
harus dibedakan. Begitu juga dengan pegawai yang
melakukan pembayaran kepada supplier dan pegawai
yang membuat bukti pengeluaran kas.
 Dalam bagian admin, pegawai yang melakukan
pemesanan bahan baku harus berbeda dengan pegawai
yang membuat bukti pemesanan.
 Dalam bagian operator, harus ada pegawai yang
melakukan verifikasi (stok opname)  ketersediaan bahan
baku secara rutin dan memastikan ketersediaan fisik
sesuai dengan data yang tercatat dalam sistem.

Supervision Di setiap divisi, harus terdapat minimal 1 supervisor sebagai

bagian dari fungsi pengawasan terhadap kegiatan operasional di
di divisi tersebut, sehingga segala kegiatan dapat dilakukan
dengan semestinya tanpa melanggar SOP. Dengan supervision,
hasil kegiatan dan laporan dapat dipertanggungjawabkan
dengan lebih baik karena menyangkut pelaksana dan pengawas
sebagai pihak yang terlibat.
 19

Accounting Setiap transaksi dalam operasional perusahaan meliputi

Records  pembelian bahan baku, penerimaan dan pengeluaran kas,
penjualan kepada pelanggan, pencatatan persediaan, dan
lainnya. Setiap akun/rekening harus dicatat saldo dan mutasinya
sesuai transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Dengan begitu,
laporan keuangan dapat disusun sehingga kinerja perusahaan
dapat diketahui, serta apabila terdapat suatu pemborosan biaya
ataupun fraud, hal itu dapat ditelusuri melalui catatan akuntansi
dan bukti transaksi yang telah dibuat.

Access Dalam Akses data perusahaan, setiap bagian tentunya harus

dibatasi akses yang diberikan, akses yang diberikan disesuaikan
dengan kebutuhan dan keperluan dari setiap bidang agar
mencegah kebocoran data yang dimiliki perusahaan. Akses
yang diberikan juga tentunya perlu meliputi wewenang untuk
Write atau Read only, hal ini diperlukan untuk mengurangi
kemungkinan adanya kesalahan dan menjaga integritas data
dalam data yang ada di perusahaan.

Independent Verifikasi independen terhadap masing - masing bidang, media

Verification warna scan memerlukan orang yang memverifikasi kegiatan
operasional maupun pencatatan di setiap bidang, hal ini
dilakukan agar kegiatan operasional tetap berjalan dengan
kesesuaian prosedur. Verifikasi perlu dilakukan oleh orang
yang tidak bekerja di bagian tersebut, dan perlu dilakukan
secara periodik maupun waktu tidak tentu supaya operasional
bisa tetap dengan prosedur.
 TAHAPAN PENGEMBANGAN

Gantt Chart
Pada dasarnya, Gantt Chart adalah sebuah bar chart yang mengilustrasikan sebuah
project schedule. Pada paper ini, Kelompok akan membuat Gantt Chart dari
Media Warna Scan, dimana schedule yang akan digunakan adalah aktivitas Media
Warna Scan dalam menjalankan operasionalnya sehari – hari.
Pada tabel dibawah ini, data Time Estimate seluruhnya menggunakan asumsi
Kelompok, dan dihitung Expected Time untuk setiap aktivitas dengan beta
probability distribution, dimana Expected Time = Optimistic + 4(Most Likely) +
Pessimistic.
Optimistic adalah waktu tercepat yang diperlukan untuk menyelesaikan satu
aktivitas, most likely adalah waktu normal yang biasanya diperlukan untuk
menyelesaikan satu aktivitas, sedangkan pessimistic adalah waktu paling lambat
yang dibutuhkan untuk menyelesaiakn satu aktivitas. Angka yang tertera pada
Expected Time lah yang akan digunakan pada pembuatan Gantt Chart.
UMKM ini dibuka dari hari Senin – Sabtu, dimana setiap hari Sabtu, pegawai
UMKM tersebut melakukan pengecekan barang digudang dan memesan bahan
baku untuk produksi yang sudah hampir habis, maka itu pada hari Sabtu akan
selalu ada aktivitas E.
Gantt Chart diatas dibuat oleh Kelompok berdasarkan kegiatan operasional
sehari – hari Media Wacana Scan untuk jangka waktu 1 minggu dengan asumsi
bahwa dalam 1 minggu tersebut terdapat 1 pelanggan pada hari Senin. Dimana
pada kenyataannya, pelanggan terus berdatangan selama ada orang yang jaga di
UMKM tersebut.

20
 21

Activity (asumsi stock tersedia) Time Estimate (in days) Expected Time
(Te)
Predecess Optimistic Most likely Pessimistic (O + 4M + P) / 6
or (O) (M) (P)
a Menerima pesanan dan informasi dari pembeli 1 1 1 1
b Menentukan jenis dan ukuran bahan yang diperlukan a 1 1 1 1
c Admin melakukan perhitungan harga dan menerima b 1 1 1 1
pembayaran
d membuat job order mengenai pesanan untuk dilaksanakan c 3 5 7 5
produksi
e memesan bahan baku untuk produksi 0 1 1 1 1
f Supplier mengirim stok barang e 1 2 3 2
g stok barang sampai di gudang f 2 3 5 3,166666667

Gambar 2.2 Gantt Chart Sistem berjalan

Model Fisik Tampilan Tabel Dari Microsoft Access

Tabel Cash – Detail

Tabel Customer

Tabel Detail_order

Tabel Detail_sales
 23

Tabel Employee

Tabel Material

Tabel Material_detail

Tabel Order

Tabel Product
 24

Tabel Sales

Tabel Supplier
Tampilan Form Dari Microsoft Access

Form Detail_order Subform

Form Detail_sales Subform

Form Customer
 26

Form Employee

Form Material

Form Stock Update

 27

Form_Cash_in_out_flow

Form Order
28
 29

Form Product

Form Sales
 30

Form Supplier
Tampilan Report Dari Microsoft Access

Laporan Bukti Pembelian

 32

Laporan Bukti Penjualan

 33

Laporan Cash

Laporan Stock Information

 IMPLEMENTASI DAN SIMPULAN

Implementasi dengan Prototyping

Prototype adalah rancangan tampilan system baru yang akan dibuat. Pada
rancangan ini terdapat beberapa menu tampilan. Capture halaman muka (Home)
dari Web Based

Simpulan
Sistem yang berjalan pada saat ini mengandalkan insiatif dari karyawan untuk
mengecek dan membeli bahan baku. Tidak ada data real-time mengenai
persediaan yang dapat diketahui secara langsung saat itu. Maka dari itu, berbagai
permintaan pelanggan terkadang tidak dapat dipenuhi karena kehabisan
persediaan. Dengan kata lain, masalah komunikasi mengenai jumlah persediaan
yang tidak dapat diketahui secara langsung dan menyebabkan perusahaan
kehilangan penjualan yang bisa saja dia dapatkan sebenarnya.
 35

Dengan mengubah sistem lama menjadi sistem baru (sebagai perbaikan

kelemahan sistem lama), masalah dan kerugian tersebut dapat diminimalisir.
Sistem baru dari media warna scan menawarkan kemudahan dalam komunikasi
antar bagian terutama di penjualan dan bagian pembelian. Pengecekan bahan baku
yang dimiliki oleh perusahaan supaya kegiatan operasional bisa menjadi efektif
dan efesien. Sistem yang berbasis komputer antar bagian akan mendongkrak
penjualan yang berujung pada peningkatan efektifitas dan efisiensi.
 DAFTAR PUSTAKA

Catheryne. (2019). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Bahan

Baku UKM Percetakaan.
Hall, J. A. (2018). Accounting Information Systems. Singapore: Cengage Learning
Asia Pte Ltd.