MANAJEMEN INVENTORY DI FASILITAS PELAYANAN KEFARMASIAN

Tempat untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan adalah sarana

kesehatan. Fungsi sarana kesehatan adalah untuk melakukan upaya kesehatan dasar dan
upaya pelayanan kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Sarana
kesehatan juga dapat dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta
penelitian, termasuk juga pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang
kesehatan. Sarana kesehatan dibagi menjadi 3 fasilitas yang lebih spesifik yaitu;
1. Fasilitas produksi; industri farmasi, industri askes, industri obat tradisional, industri
kosmetik,
2. Fasilitas pelayanan; apotek, rumah sakit, puskesmas, klinik, praktek dokter, toko
obat dan,
3. Fasilitas distribusi; PBF (Pedagang Besar Farmasi) dan Instalasi Farmasi Daerah.

Di fasilitas pelayanan kefarmasian inventory yang akan kita kelola itu meliputi
sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya. Sistem pengelolaan obat
ini dipandang sebagai bagian yang sangat penting di suatu rumah sakit dan harus
dilakukan dengan sistem yang baik dan diorganisasikan dengan suatu cara yang dapat
memberikan pelayanan berdasarkan aspek keamanaan, efektif dan ekonomis dalam
penggunaan obat, sehingga dapat dicapai efektivitas dan efisiensinya dalam pengelolaan
obat.

Manajemen pengelolaan obat atau manajemen inventory di rumah sakit ini harus
kita jamin agar obatnya selalu tersedia ketika diperlukan dan jumlahnya juga cukup serta
mutunya terjamin. Sehingga, pelayanan kesehatan di rumah sakit itu dinilai sangat
bermutu sehingga, manajemen inventory ini menyangkut berbagai tahapan kegiatan yang
saling terkait anatara satu dengan yang lainnya. Keterkaitan antara masing-masing tahap
dengan kegiatan ini akan membawa konsekuensi tidak efektifnya sistem suplai dan
penggunaan obat yang ada sehingga nanti akan mempengaruhi kinerja dari rumah sakit
baik secara medik, ekonomi maupun sosial. Dampak negatif lainnya yaitu akan
berkurangnya kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan yang ada pada rumah sakit
tersebut.
 Manajemen obat yang ada di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting
dalam fungsi manajerial di rumah sakit secara keseluruhan. Instalasi farmasi yang ada di
rumah sakit ini memang satu-satunya unit yang bertugas untuk merencanakan,
mengadakan, mengelola dan mendistribusikan obat untuk rumah sakit secara keseluruhan.
Jadi, perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan pedoman-pedoman atau dasar-
dasar yang sudah ditetapkan, misalnya sesuai formularium rumah sakit atau formularium
nasional dan pedoman-pedoman lainnya yang sudah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan
Terapi (PFT). Obat yang akan diadakan atau dibeli ini harus direncanakan secara rasional
agar jenis dan jumlahnya sesuai, sehingga merupakan produk atau barang yang memang
terbaik dan dapat meningkatkan pengunaan yang rasional pada pasien dengan harga yang
terjangkau atau ekonomis. Di dalam rumah sakit terdapat formularium rumah sakit.
Formularium ini dapat diartikan sebagai daftar produk obat yang digunakan untuk
tatalaksana suatu perawatan kesehatan tertentu. Jadi formularium ini merupakan suatu
referensi yang berisi informasi yang selektif dan relevan untuk dokter si penulis resep
ataupun kita sebagai yang meracik obat dan petugas kesehatan lain, misalnya bidan dan
perawat.
Tahapan yang pertama yaitu:
A. Selection (perumusan kebutuhan atau perencanaan obat)
Selection diartikan sebagai perumusan kebutuhan atau perencanaan obat.
perencanaan ini adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun
daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep
kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau
tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan ini terdiri dari;
 Bagaimana memperkirakan kebutuhan,
 Bagaimana menetapkan sasarannya dan menentukan strateginya,
 Bagaimana tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan terebut.
Kegiatan perencanaan harus dilakukan secara optimal sehingga perbekalan
farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien. Sedangkan istilah seleksi
merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di
rumah sakit, kemudian mengidentifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosisnya,
kemudian menentukan kriteria pemilihan dan dengan memprioritaskan obat
esensial, stadarisasi sampai menjaga dan memperbarui standar obat. penentuan
seleksi obat merupakan peran aktif dari apoteker dalam PFT untuk bisa
menetapkan kualitas dan efektivitas serta jaminan dari pembelian obat. jadi
perencanaan ini merupakan tahapan dari selection.

Nah apa tujuan dari perencanaan obat? beberapa tujuan dari perencanaan
dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai
kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan
farmasi. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan penggunaan persediaan farmasi
secara efektif dan efisien.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan
obat yaitu:
 Harus mengenal dengan jelas rencana jangka panjang, apakah program itu
dapat mencapai tujuan dan sasaran.
 Persyaratan barangnya, meliputi kualitas barang, fungsi barang, pemakaian
satu merek dan untuk jenis obat narkotik harus mengikuti peraturan yang
berlaku.
 Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang, apakah dia
fastmoving atau slowmoving dan berapa jumlahnya untuk sekali
perputarannya.
 Anggaran dan proritas untuk pembelian barang tersebut.
Ada 2 cara yang digunakan untuk menetapkan kebutuhan yaitu:
 Dilakukan dengan data statistik kebutuhan dan penggolongan obat
Dari data statistik tersebut termuat berbagai kasus pasien atau penderita
dengan dasar formularium rumah sakit dan juga dilihat dari kebutuhan
disusun menurut data tersebut.
 Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem
adminstrasi atau akuntasi di instalasi farmasi rumah sakit.
 Data kebutuhan tersebut dituangkan kedalam rencana operasional yang
digunakan dalam anggaran setelah nanti dikonsultasikan dulu dengan
Panitia Farmasi dan Terapi (PFT).

 Tahapan dari perencanaan kebutuhan obat

Tahapannya yang pertama adalah:
1. Tahapan persiapan
Pada tahapan perencanaan dan pengadaan obat ini merupakan suatu
kegiatan dalam rangka menetapkan jenis obat, jumlah obat sesuai dengan
pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan. Hal ini dilakukan
dengan membentuk tim perencanaan dan pengadaan obat yang tujuannya
nanti untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana obat
melalui kerja sama antara instansi yang terkait dalam mengatasi masalah
obat.
2. Tahapan perencananaan
Yang pertama harus dilakukan adalah memilih obat. Tahapan ini
dilakukan untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai
dengan kebutuhan rumah sakit dengan prinsip dasar menentukan jenis obat
yang akan digunakan atau dibeli. Setelah menentukan obat-obat yang sangat
kita perlukan lanjut ketahap perhitungan kebutuhan obatnya. Tahapan ini
dilakukan untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat
understock atau overstock. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan
pengadaan obat ini diharapkan, obat yang kita miliki didapatkan jenis yang
tepat, jumlah yang tepat dan waktu pemesan yang tepat. Pada tahap
perencanaan metode yang biasa digunakan adalah metode konsumsi,
morbiditas atau epidiomologi dan metode kombinasi antara konsumsi dan
morbiditas.
 Metode konsumsi adalah metode yang paling umum digunakan, metode ini
menggunakan konsumsi obat periode lalu untuk memproyeksikan
kebutuhan yang akan datang.
  Metode morbiditas atau apidiomologi, metode ini memperkirakan kebutuhan
obatnya berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang
umum dan pola perwatan standar dari penyakit yang ada.
 Metode kombinasi, metode ini gabungan anatara metode konsumsi dan
mordibitas. Metode ini selain mempertimbangkan penggunaan obat tahun
lalu atau periode lalu juga dilihat dari siklus kejadian penyakit yang ada di
rumah sakit tersebut. Tentu saja metode kombinasi bisa menangani
kekurangan dari metode konsumsi dan metode mordibitas.
Menurut WHO tahap-tahap seleksi obat dimulai dari;
 list of common diseases and complaints yaitu kita harus membuat daftar
masalah kesehatan yang umum dialami.
 Setelah membuat daftar masalah kesehatan umum, kemudian masuk ke
treatmen choice ( menentukan terapi standar untuk memilih obat standar
yang digunakan).
 Melihat daftar obat esensial yang ada dan kemungkinan dibuat daftar
obat yang berguna untuk menysun formularium.
B. Procuretment (pengadaan)
Pengadaan ini merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di rumah
sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok
eksternal melalui pembelian dan manofaktur distributor atau pedagang besar
farmasi. Pada siklus pengadaan obat ini terdapat keputusan-keputusan dan
tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar
dan bagaimana kualitas dari obat-obat yang akan diterima.
1. Siklus pengadaan
Jadi siklus pengadaan obat ini mencakup pilihan kebutuhan, penyesuaian
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaannya, penetapan atau
pemilihan pemasok, penetapan masa kontraknya, pemantauan status
pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, serta pembayaran dan
penyimpanan pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.
 Proses pengadaan ini dikatakan baik apabila tersediannya obat dan jenis
serta jumlahnya itu cukup sesuai serta mutunya terjamin.
2. Jenis pengadaan
Jenis pengadaan yang ada di rumah sakit ini dibagi menjadi;
 Yang pertama berdasarkan dari pengadaan barang, seputar sediaan
farmasi dan barang-barang yang digunkan untuk melayani konsumen.
Misalnya, kertas etiket, kartu stok dan kertas-kertas yang digunakan
untuk kegitaan pembukuan.
 Berdasarkan sifat penggunaannya, ada yang namanya pengadaan
bahan baku, pengadaan bahan pembantu, pengadaan komponen jadi
dan juga pangadaan bahan jadi.
 Berdasarkan waktu pengadaan, yang pertama ada yang namanya
pengadaan pembelian tahunan (annual procesing) yaitu pembelian
dengan selang 1 tahun. Kemudian pengadaan terjadwal (), ini
merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1
bulan sekali. Yang ketiga ada pengadaan pembelian yang rutin atau
perbulan, ini merupakan pembelian yang bisa setiap saat. Dimana
ketika stok obat habis atau kurang kita bisa langsung mengadakan
atau membelinya.
3. Metode pengadaan