Materi Komunikasi Tertulis Dalam Organisasi

BAB 5
KOMUNIKASI TERTULIS
“Deliver your words not by number but by weight.”

Proverb
Komunikasi tertulis merupakan bentuk komunikasi yang banyak

digunakan selain komunikasi lisan. Jika dilihat dari hasil penelitian
sebagaimana yang dibahas dalam bab sebelumnya, dari empat komponen
ketrampilan berbahasa (yang merupakan sarana komunikasi) proporsi
penggunaannya dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
a. Mendengar: 50%
b. Berbicara : 35%
c. Membaca : 10%
d. Menulis : 5%
Meskipun menulis prosentasenya 5% saja, dalam kegiatan bisnis

menulis merupakan kegiatan yang relatif cukup banyak dilakukan, berbeda
dengan apa yang terjadi dalam komunikasi sehari-hari. Mengapa demikian?
Alasannya adalah karena di dalam bisnis, komunikasi tertulis memiliki
beberapa kelebihan (baca: Bab 1), salah satu diantaranya adalah dengan
menggunakan komunikasi tertulis, surat misalnya, perusahaan dapat
menyimpan surat tersebut sebagai arsip. Suatu saat apabila dibutuhkan, arsip
tersebut dapat diambil kembali. Hal demikian tidak akan terjadi dalam
komunikasi lisan.
Pada bab ini akan dibahas secara singkat mengenai surat-surat bisnis,
periklanan,dan press release, yang merupakan bagian dari komunikasi
tertulis.
5.1 Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis

Ada tujuh prinsip komuniksasi tertulis, yang dikenal sebagai the Seven
C’s / 7’s, sebagai berikut:
a. Completeness
b. Conciseness
c. Consideration
d. Concreteness
e. Clarity
f. Correctness
a. Completeness (kelengkapan)
Dalam komunikasi bisnis kelengkapan informasi sangat penting. Sebagai
contoh, bila surat penawaran dibuat dengan informasi yang tidak lengkap
seperti tanpa memberitahukan terms of payment dan terms of delivery
(cara pembayaran dan pengiriman barang), maka ketidak lengkapan
informasi ini dapat mempengaruhi respon dari potential buyers (calon-
calon pembeli). Supaya komunikasi bisnis menjadi lebih lengkap, perlu
diperhatikan beberapa hal berikut ini
1) Informasi / pesan dapat menjawab semua pertanyaan yang mungkin
diajukan oleh pihak lain yang berkomunikasi.
2) Berikan informasi tambahan, bila diperlukan. Informasi tambahan
seringkali bermanfaat bagi calon pembeli yang belum mengetahui apa
yang menjadi kebutuhannya.
3) Seyogyanya mencakup 5 W dan 1 H (what, who, when, where, why,
dan how). Contoh: untuk surat penawaran, informasi yang perlu
disampaikan meliputi: produk apa yang akan dijual, siapa yang dapat
dihubungi untuk pemesanan/pembelian produk, kapan pemesanan /
pembelian dapat dilakukan, dimana pemesanan / pembelian dapat
dilakukan, mengapa produk tersebut perlu dipesan / dibeli, dan
bagaimana pemesanan / pembelian itu dapat dilakukan.
b. Conciseness (kepadatan isi pesan)
Pesan yang disampaikan dalam komunikasi tulis harus singkat,
padat, dan jelas. Kata, frasa, dan kalimat harus bernas, informatif, dan
komunikatif. Teliti dan tidak multi tafsir. Kata lain yang dapat mewakili
pengertian ini adalah compact.
c. Consideration (pertimbangan)
Consideration mengandung maksud bahwa sebelum melakukan
komunikasi tertulis kita harus benar-benar mempertimbangkan pesan apa
yang akan kita sampaikan. Pertimbangkan pula kepada siapa, kapan,
dimana, mengapa, dan bagaimana pesan tersebut kita berikan.
d. Concreteness (kenyataan)
Pesan harus nyata. Artinya, spesifik, jelas, dan mengandung
kepastian. Hindari pernyataan-pernyataan yang bersifat umum. Oleh
sebab itu gunakan data dan fakta yang relevan.
e. Clarity (kejelasan)
Clarity berarti bahwa pesan yang disampaikan harus jelas dan mudah
dipahami oleh pembaca. Agar pesan itu jelas, perhatikan saran berikut:
1) Pilih kata-kata yang pendek dan frekuensi penggunaannya
tinggi (populer)
2) Susun kata, frasa, kalimat, dan paragraf secara beraturan.
f. Courtesy (kesopanan)
Untuk menyatakan kesopanan bukan berarti kita harus sering
menggunakan kata maaf dan terima kasih. Hal yang lebih penting adalah
bagaimana pesan yang kita sampaikan tidak menyinggung atau melukai
hati orang yang membaca tulisan kita itu. Tuliskan pesan yang persuasif
dan bijaksana. Tegas namun lembut sehingga memberi kenyamanan bagi
siapa pun.
g. Correctness (kebenaran)
Kebenaran berarti bahwa pesan yang disampaikan berdasarkan fakta
dan data yang dapat dipertanggung-jawabkan kebenarannya. Untuk
mendukung hal ini dapat digunakan gambar, grafik, foto dan yang lainnya
yang dianggap relevan.
5.2 Surat Bisnis

Surat bisnis atau surat niaga merupakan suatu jenis surat resmi yang
digunakan dalam suatu organisasi bisnis seperti perusahaan dengan
tujuan untuk mencari keuntungan.
Surat bisnis yang sering digunakan dalam aktivitas bisnis diantaranya
adalah surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran,
surat pesanan, surat pengantar pengiriman barang, surat keluhan atau
pengaduan, surat tuntutan, memorandum/memo.
1) Surat Perkenalan
Ketika perusahaan baru didirikan, keberadaan perusahaan tersebut
perlu diperkenalkan kepada publik. Sebelum menawarkan produk kepada
publik, tentu sangat penting memberitahukan kepada publik mengenai nama
perusahaan, alamat, bidang usaha, misi, visi, dan tujuan-tujuan perusahaan
itu didirikan. Perlu diberitahukan pula mengenai asset yang dimiliki
perusahaan, bonafiditas perusahaan, dan produk-produk yang dihasilkan
perusahaan. Hal lain yang perlu pula dimuat di dalam surat perkenalan itu
adalah surat pendirian perusahaan.
Agar surat perkenalan ini tidak terlalu panjang isinya, maka informasi
mengenai pendirian perusahaan, profil perusahaan (company profile), leaflet,
brosur, booklet mengenai produk dapat disertakan dalam bentuk lampiran.
Dokumen-dokumen lainnya yang perlu dilampirkan dalam surat perkenalan,
antara lain:
a. Photocopy Akte Pendirian Perusahaan dari Notaris.
b. Surat Ijin Usaha Departemen Perindustrian dan Perdagangan.
c. Neraca terakhir dari perusahaan.
d. Surat Rekomendasi dari Bank (garansi Bank)
e. Surat Rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasi.
f. Susunan pengurus perusahaan.
Contoh surat perkenalan:
PT BINTANG PERKASA JAYA

Jalan Anggrek, Nomor 12 A
SEMARANG 50519
Telepon: 024 6923456 Faximile: 024 6923457
E-mail: Biperja@yahoo.com, Website: http//www.biperja.ac.id
Bankir: Bank BNI 46, Bank Mandiri, Bank Danamon
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
16 Mei 2019
Nomor: 0021/ BPJ-PR/V/19

Perihal: Perkenalan
Yth. Direktur PT ASSABRI

Jalan Cempaka Putih, Nomor 109
JAKARTA 70654
Dengan hormat,
Bersama ini perkenankanlah kami memperkenalkan perusahaan kami, PT Bintang Perkasa Jaya yang bergerak di
bidang produksi dan pemasaran peralatan elektronika, kepada Saudara.
Perusahaan kami didirikan pada tanggal 16 April 2019 berdasarkan Akta Notaris, nomor: 4356/ANJK/IV/19.
Perusahaan kami merupakan perusahaan elektronika terbesar di Jawa Tengah dan telah memasarkan produk
elektronika tersebut ke seluruh wilayah Indonesia dan ke luar negeri, diantaranya ke Uni Emirat Arab, Inggris,
Amerika Serikat, Spanyol, Korea, dan Brunai Darussalam.
Jenis-jenis barang elektronika yang kami produksi meliputi Tape Recorder, Lemari Es, Televisi, Pesawat
Telepon, Rice Cooker, Blender, Micro Wave, dan Magic Jar, dengan merek Savinex.
Kami harap Saudara berkenan mengadakan kerjasama dengan perusahaan kami dalam waktu dekat. Atas
perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Ilham Arsyad, M.Si

Direktur Utama
Lampiran:
1. Fotokopi Akte Notaris Pendirian Perusahaan
2. Surat Ijin Usaha Deperindag
3. Neraca terakhir Perusahaan
4. Surat Rekomendasi Bank
5. Surat Rekomendasi Relasi
6. Susunan Pengurus PT Bintang Perkasa Jaya
IA/bs
2) Surat Permintaan Penawaran / Permintaan Daftar Harga

Dalam aktivitas bisnis suatu perusahaan yang menginginkan informasi
terkait dengan produk-produk yang dijual oleh perusahaan lain, dapat
membuat surat permintaan penawaran. Dalam membuat surat penawaran
sebaiknya diminta informasi yang selengkap-lengkapnya menyangkut produk
yang diinginkan. Informasi yang lengkap yang akan diperoleh dari
perusahaan yang menjual produk-produk tersebut dapat membuat
perusahaan yang membuat surat permintaan penawaran menjadi lebih
mudah untuk membuat keputusan yang diperlukan. Pasti akan sulit membuat
keputusan untuk membeli suatu produk jika informasi produk yang diperoleh
sangat terbatas atau kurang lengkap.
Informasi yang perlu ditanyakan dalam surat permintaan penawaran
antara lain: harga (price), kualitas (quality), potongan harga (discount),
layanan purna jual (after sales service), cara pembayaran (terms of payment),
cara pengiriman (terms of delivery), garansi (warranty), contoh / sampel
(specimen).
Surat permintaan penawaran sebaiknya dibuat menarik dan persuasif
agar dapat meyakinkan perusahaan yang menerima surat tersebut, untuk
segera mengirimkan surat penawaran yang diharapkan.
Contoh surat permintaan penawaran:
PT ASSABRI
JAKARTA 70654
Telepon: 021 5678902 Faximile: 021 5678903 E-mail: assabri@gmail.com
Bankir: Bank Mandiri, Bank Niaga, Bank Danamon
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
29 Mei 2019
Nomor: 1242/PTAS-P/V/19
Perihal: Permintaan penawaran
Yth. Direktur PT Bintang Perkasa Jaya

SEMARANG 50519
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat perkenalan Saudara, tanggal 16 Mei 2019, :nomor: 0021/ BPJ-PR/V/19, perihal:
perkenalan, dengan ini perkenankan kami memohon kepada Saudara untuk berkenan memberikan surat penawaran barang-
barang elektronik Savinex perusahaan Saudara kepada kami.
Untuk dapat memudahkan rencana kami untuk bekerjasama dengan perusahaan Saudara dalam penjualan barang –barang
elektronik Savinex tersebut, kami harap dalam surat penawaran Saudara dapat disertai keterangan-keterangan mengenai:
1. syarat pembayaran
2. syarat penyerahan barang
3. potongan harga
4. jumlah barang yang tersedia
5. garansi
6. pelayanan purna jual
7. keterangan-keterangan lain bila ada
Atas perhatian kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs, Syauqi Rahadian, M.Kom

Direktur Utama
SR/fh
3) Surat Penawaran
Perusahaan yang menerima surat permintaan penawaran dari perusahaan
atau pihak lain dianjurkan untuk segera memberi jawaban dengan mengirimkan
surat penawaran kepada perusahaan atau pihak lain tersebut. Kecepatan dalam
memberikan jawaban tersebut akan memberikan keuntungan bagi perusahaan
karena dengan demikian kita telah membantu perusahaan yang meminta surat
penawaran untuk segera mengambil keputusan yang tepat. Jika surat penawaran
itu dikirimkan dalam waktu yang agak lama, kemungkinan besar perusahaan
tersebut telah mendapatkan surat penawaran dari perusahaan lainnya.
Dalam membuat surat penawaran informasi yang disampaikan harus dibuat
selengkap-lengkapnya. Perlu diantisipasi apa kira-kira informasi yang dibutuhkan
oleh calon pembeli. Dengan demikian akan dapat dihindari surat-menyurat /
korespondensi yang berulang-ulang karena kurang jelasnya informasi yang telah
diberikan sebelumnya. Perusahaan manapun akan lebih memperhatikan surat
penawaran yang informasinya lengkap. Informasi yang disampaikan di dalam surat
penawaran pada umumnya adalah menjawab informasi yang dibutuhkan oleh calon
pembeli sebagaimana yang tertulis dalam surat permintaaan penawaran, seperti
price, quality, discount, after sales service, terms of payment, terms of delivery,
warranty, dan specimen.
Untuk lebih jelasnya pembuatan surat penawaran dapat memperhatikan hal-
hal sebagai berikut:
a. Menggunakan bahasa yang persuasif dan menarik.
b. Membuat rincian produk yang ditawarkan untuk menghilangkan keraguan
calon pembeli.
c. Memberi rekomendasi bahwa produk tersebut bermutu tinggi dan layak
dimiliki.
d. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman dan penyerahan produk.
e. Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah.
Memberitahukan sifat penawarannya apakah penawaran bebas, terikat, atau
berjangka. Dalam penawaran bebas, harga dapat berubah sewaktu-waktu tanpa
pemberitahuan. Dalam penawaran terikat perubahan harga yang terjadi sewaktu-
waktu, akan diberitahukan kepada calon pembeli. Adapun penawaran berjangka
adalah penawaran yang berlaku untuk waktu tertentu saja.
f. Menginformasikan apakah harga barang sudah termasuk pajak penjualan.
Contoh Surat Penawaran:

SEMARANG 50519
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2 Juni 2019
Nomor: 0033/BPJ-M/VI/19
Perihal: Penawaran

JAKARTA 70654
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat Saudara, tanggal 29 Mei 2019, nomor: 1242/PTAS-P/V/19, perihal: permintaan penawaran,
bersama ini kami ajukan penawaran produk-produk elektronik Savinex perusahaan kami kepada Saudara dengan rincian
sebagaimana dalam Price List Bulan Mei 2019 terlampir.
Perlu kami beritahukan bahwa informasi mengenai:

1. cara pembayaran
2. cara penyerahan barang
3. potongan harga
4. jumlah barang yang tersedia
5. garansi
6. pelayanan purna jual
7. keterangan-keterangan lainnya
telah ada di dalam Price List tersebut.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Ilham Arsyad, M.Si

Direktur Utama
Lampiran: Price List Bulan Mei 2019

IA/bs
4) Surat Pesanan
Surat pesanan biasanya dibuat setelah surat penawaran secara cermat
dipelajari oleh calon pembeli. Jika segala sesuatu yang berkaitan dengan
pembelian suatu produk telah diketahui informasinya, kemudian calon pembeli
membuat keputusan untuk melakukan pemesanan.
Surat pesanan dapat pula dikatakan sebagai surat pembelian. Oleh sebab
itu kedudukannya kuat. Agar pemesanan dapat dilakukan dengan sebaik-
baiknya, diperlukan kecermatan dan kehati-hatian dalam menulis surat pesanan
tersebut. Sebelum surat pesanan itu benar-benar ditulis, sebaiknya
pertimbangkan dahulu apakah anggaran / jumlah uang yang tersedia di
perusahaan mencukupi untuk pembelian produk yang diinginkan; apakah produk
yang dipesan sesuai dengan kebutuhan; bagaimana cara pembayaran dan
pengiriman produknya. Surat pesanan hendaknya disusun dengan berdasarkan
surat penawaran yang diterima.
Contoh surat pesanan:

PT ASSABRI
JAKARTA 70654
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
9 Juni 2019
Nomor: 1251/PTAS-P/VI/19
Perihal: Pesanan

SEMARANG 50519
Dengan hormat,
Berkaitan dengan surat penawaran Saudara, tanggal 2 Juni 2010, nomor: 00033/BPJ-M/VI/10, perihal: penawaran
produk-produk elektronik Savinex, dengan ini kami mengajukan pesanan dengan rincian sebagai berikut:
N
NAMA PRODUK KODE JUMLAH HARGA SATUAN TOTAL HARGA / UNIT
O
(RUPIAH) (RUPIAH)
1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit 2.500.000 500.000.000
2 Setrika Listrik EI. 987605 150 unit 400.000 60.000.000
3 Micro Wave MW. 87691 100 unit 2.000.000 200.000.000

4 Magic Jar MJ. 786541 100 unit 500.000 50.000.000
TOTAL HARGA KESELURUHAN 810.000.000
POTONGAN HARGA 10% 81.000.000
JUMLAH TERBAYAR 729.000.000
(Terbilang: Tujuh ratus dua puluh sembilan juta rupiah)

Kami harap pesanan kami dapat dikirimkan ke perusahaan kami pada tanggal 15 Juni 2010. Adapun mengenai system
pembayaran kami mengikuti ketentuan sebagaimana dalam surat penawaran Saudara tersebut. Atas perhatian dan
kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Direktur Utama
SR/fr
5) Faktur dan Rekening

Faktur (Invoice) adalah surat tanda bukti bahwa barang-barang (produk)
yang namanya tercantum di dalamnya telah diperjual-belikan. Di dalam faktur
dicantumkan nama pemesan, alamat, nomor pesanan, jumlah barang, model /
jenis barang, harga, biaya-biaya lain yang diperlukan, dan sebagainya. Pada
umumnya jika telah terjadi kesepakatan pembelian dengan harga yang telah
ditentukan, dibuatlah faktur sebagai tanda bukti pembelian. Apabila pembayaran
pembelian produk dilakukan secara bertahap, faktur yang diberikan kepada
pembeli adalah copy fakturnya. Faktur yang asli baru diberikan ketika
pembayaran telah dilunasi.
Lazimnya faktur dibuat empat rangkap, dengan warna yang berbeda, yaitu
putih, kuning muda, merah muda, dan hijau muda. Faktur berwarna putih
diberikan kepada pembeli yang telah melunasi pembayaran barang-barang yang
dibelinya. Faktur kuning muda diberikan kepada Bagian Penjualan. Faktur
merah muda diberikan kepada Bagian Keuangan. Faktur hijau muda diberikan
kepada pembeli yang belum melunasi pembayarannya. Jika pembayaran sudah
lunas, faktur hijau muda ini ditukar dengan faktur berwarna putih.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan faktur:
a. Faktur harus dibuat atas nama pembeli. Jika ada perjanjian khusus antara
penjual dan pembeli, nama yang dicantumkan dapat digantikan dengan nama
yang lain (bukan pembeli).
b. Keterangan-keterangan mengenai barang-barang (produk) yang tertera
dalam faktur harus sesuai dengan keterangan-keterangan mengenai produk
tersebut dalam surat pesanan.
c. Di dalam faktur perlu dimuat keterangan-keterangan tentang jumlah harga,
potongan harga, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan disertai materai.
d. Faktur dianggap sah bila ditandatangani oleh penjual atau kuasanya, serta
dibubuhi stempel oleh penjual.
Dalam dunia bisnis ada dua macam bentuk faktur, yaitu faktur berkuitansi
dan faktur tidak berkuitansi.
Contoh faktur:
a. Faktur tanpa kuitansi:

SEMARANG 50519
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
FAKTUR
------------------------------
12 Juni 2019

JAKARTA 70654
N
O
(RUPIAH) (RUPIAH)
1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit 2.500.000 500.000.000

4 Magic Jar MJ. 786541 100 unit 500.000 50.000.000
1) Pembayaran dapat dilakukan pada Bagian Pemasaran di kantor kami atau melalui:
2) Bank BNI 46, Jl . Mawar No. 2 Cabang Pemalang, No. Rek. 234-00-45
3) Bank Mandiri, Jl. Dieng No.1 Cabang Pemalang, No. Rek. A4365-0097
4) Bank Danamon, Jl. Kina No 7 Cabang Pemalang, No Rek. 879-0-9809
Hormat kami,
Zahrul Umam, SE
Manajer Pemasaran
ZU/ss
b. Faktur berkuitansi

SEMARANG 50519
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
FAKTUR
------------------------------
12 Juni 2019

JAKARTA 70654
N
O
(RUPIAH) (RUPIAH)
1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit 2.500.000 500.000.000

4 Magic Jar MJ. 786541 100 unit 500.000 50.000.000
Terbilang: Tujuh ratus dua puluh sembilan juta rupiah
5) Pembayaran dapat dilakukan pada Bagian Pemasaran di kantor kami atau melalui:
6) Bank BNI 46, Jl . Mawar No. 2 Cabang Pemalang, No. Rek. 234-00-45
7) Bank Mandiri, Jl. Dieng No.1 Cabang Pemalang, No. Rek. A4365-0097
8) Bank Danamon, Jl. Kina No 7 Cabang Pemalang, No Rek. 879-0-9809
Hormat kami,
(cap dan tanda tangan)
Zahrul Umam, SE
Manajer Pemasaran
(………………………….)
ZU/ss nama terang penerima barang
2) Surat Pengantar Barang dan Daftar Rincian Barang

Surat Pengantar Barang lazim pula dinamakan Surat Jalan. Fungsinya
sebagai tanda terima penyerahan barang antara penjual dan pembeli.
Disamping itu dapat pula berfungsi sebagai jaminan keamanan ketika barang-
barang dikirimkan, terkait dengan pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak
kepolisian di jalan raya.
Informasi yang dituliskan dalam Surat Pengantar Barang adalah:
a. Nama dan alamat penjual dan pembeli barang.
b. Nomor pesanan (bila dibeli berdasarkan surat pesanan)
c. Nomor Surat Pengantar Barang dan Nomor Kendaraan.
d. Nomor urut barang yang dikirim.
e. Jenis dan jumlah barang yang dikirim.
f. Keterangan mengenai barang, tempat dan tanggal penerimaannya.
g. Nama pengirim dan penerima barang.
h. Stempel perusahaan penjual barang.
Contoh Surat Pengantar Barang:

SEMARANG 50519
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
SURAT PENGANTAR BARANG

-------------------------------
Nomor: 0068/BPJ-W/VI/19
12 Juni 2019

JAKARTA 70654
NOMOR KENDARAAN: H. 234653 LL
Harap Saudara terima barang-barang di bawah ini:
N
NAMA PRODUK KODE JUMLAH KETERANGAN
O
1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit Barang dlm kondisi baik

2 Setrika Listrik EI. 987605 150 unit Barang dlm kondisi baik
3 Micro Wave MW. 87691 100 unit Barang dlm kondisi baik
4 Magic Jar MJ. 786541 100 unit Barang dlm kondisi baik
Hormat kami, Penerima,

Pengirim
(cap dan tanda tangan) (cap dan tanda tangan)
Ahmad Syifa, SE, MM
Warehousing Manager (………………………..)
nama terang
AS/hg
Selain Surat Pengantar Barang, supaya pengiriman barang berjalan lebih

lancar perlu dibuat pula Daftar Rincian Barang. Gunanya adalah agar dapat
diketahui jenis, berat, dan isi barang. Selain itu Daftar Rincian Barang dapat
memudahkan pihak Bea Cukai ketika memeriksa barang yang akan dikirimkan.
Bagi petugas gudang (warehouse) hal ini dapat pula memperlancar pekerjaan
waktu pembongkaran barang.
Contoh Daftar Rincian Barang:

SEMARANG 50519
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
12 Juni 2019
DAFTAR RINCIAN BARANG
----------------------------------------
Nomor faktur: 0041/BPJ-M/VI/19
Berat
Nomor Peti Netto Brutto
Isi Ukuran Peti
A.8970X 200 unit Lemari Es 10 x 20 m 4000 kg 4500 kg
X.452MI Setrika Listrik 2x5m 150 kg 175 kg
N. 6512L Micro Wave 4x5m 175 kg 200 kg
B.7687K Magic Jar 4x5m 150 kg 175 kg
Pengirim,
(cap dan tanda tangan)
Ahmad Syifa, SE, MM
Warehousing Manager
AS/hg
7) Surat Keluhan / Pengaduan
Setiap perusahaan pasti mengetahui bahwa pelayanan prima (excellent
service) harus diberikan perusahaan kepada pembeli. Namun demikian karena
faktor ketidaksengajaan atau karena kendala teknis tertentu seperti dalam
pengangkutan barang, dapat terjadi barang-barang yang dijual mengalami
kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan. Akibatnya timbul keluhan /
pengaduan (complaint) dari pembeli kepada perusahaan.
Apabila kita sebagai pembeli mendapatkan barang-barang yang dikirimkan oleh
perusahaan penjual dalam keadaan yang tidak semestinya, maka kita dapat
menyampaikan keluhan melalui surat. Meskipun kita kecewa, dalam menulis surat
itu kita harus sopan dan tidak boleh emosional. Kita harus dapat menunjukkan fakta-
faktanya, bersikap simpatik, tidak menyalahkan, tetapi memberikan alternatif solusi
yang baik.
Sebagai penjual, perusahaan yang menerima surat keluhan itu harus bersikap
arif, akomodatif, dan secara cermat mempelajari surat keluhan tersebut. Penjual
tidak boleh memojokkan pembeli. Penjual harus mencari solusi secepatnya dan
sebijaksana mungkin. Pembeli tidak boleh dirugikan. Perlu diingat bahwa bisnis
yang sukses adalah akibat dari hubungan yang dibina secara berkesinambungan
dengan pembeli. Tanpa hubungan baik itu mustahil pembeli akan terus
mempercayai perusahaan sebagai mitra bisnis. Kepercayaan (trust) yang tumbuh
dari citra positif (positive image) perusahaan akan mendorong terjadinya hubungan
bisnis yang berkelanjutan (sustainable business relationship).
Contoh Surat Keluhan / Pengaduan:

PT ASSABRI
JAKARTA 70654
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
17 Juni 2019
Perihal: Pengiriman pesanan

SEMARANG 50519
Dengan hormat,
Berkaitan dengan pengiriman produk elektronik Savinex pada tanggal 12 Juni 2019, nomor faktur: 00040/BPJ-M/VI/10
dengan ini kami beritahukan bahwa beberapa produk Saudara mengalami kerusakan ketika kami terima, dengan
rincian sebagai berikut:
N
KODE JUMLAH KETERANGAN
O NAMA PRODUK
1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit 4 unit rusak
2 Setrika Listrik EI. 987605 150 unit 12 unit rusak
Demikian pemberitahuan, kami. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Direktur Utama
SR/fr
8) Surat Tuntutan
Surat Tuntutan merupakan surat permintaan ganti rugi dari pembeli kepada
penjual berkaitan dengan pelayanan yang telah diberikan. Hal ini dapat terjadi
karena pembeli merasa mendapatkan pelayanan yang tidak sesuai dengan
kesepakatan. Sebagai contoh, barang-barang yang diterima pembeli dari penjual
mengalami kerusakan dalam proses pengiriman, mutu tidak sesuai dengan
penawaran, jumlah barang kurang, dan sebagainya.
Sebagai pembeli, kita dapat meminta kepada perusahaan penjual untuk
mengganti barang-barang yang rusak, menukar barang-barang dengan barang-
barang sejenis yang mutunya dapat dipertanggung jawabkan, meminta potongan
harga, dan sebagainya. Segala biaya dalam proses penukaran barang ditanggung
oleh penjual. Tuntutan yang paling maksimal adalah membatalkan pembelian
barang-barang tersebut. Dalam membuat surat tuntutan kita harus dapat
mengemukakan fakta-fakta secara jelas (dengan bukti-bukti yang diperlukan) dan
disertai dengan argumentasi yang kuat.
Penjual harus menanggapi surat tuntutan dengan bijaksana. Penjual berhak
untuk menerima atau menolak surat tuntutan tersebut. Penolakan dan penerimaan
surat tuntutan harus berdasarkan fakta-fakta dan data-data yang benar. Jika yang
salah adalah pembeli, penjual tidak boleh bersikap tidak sopan dan menyalahkan.
Penjual harus memaafkan kesalahan tersebut. Sebaliknya jika kesalahan ada pada
pihak penual, penjual harus minta maaf dan segera mengambil penyelesaian yang
baik dan adil. Jika surat tuntutan pembeli dipublikasikan secara terbuka di media
masa, maka penjual harus menyampaikan permintaan maaf itu di media masa pula,
agar diketahui oleh publik. Hal ini dapat menjaga citra positif perusahaan.
Contoh Surat Tuntutan:
PT ASSABRI
JAKARTA 70654
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
25 Juni 2019
Perihal: Pengiriman pesanan
SEMARANG 50519
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat keluhan yang kami kirimkan kepada Saudara , tanggal 17 Juni 2019, nomor: 12611/PTAS-
P/VI/19 mengenai pengiriman pesanan, dengan ini kami mohon Saudara dapat mengganti barang-barang yang rusak
sebagaimana yang tersebut dalam surat kami tersebut, dengan barang-barang yang baru. Apabila Saudara tidak dapat
menggantinya, kami minta Saudara dapat mengembalikan kepada kami uang sebagai ganti kerugian dengan rincian sebagai
berikut:
HARGA/UNIT JUMLAH
NO NAMA PRODUK KODE JUMLAH KETERANGAN
(RUPIAH) KERUGIAN
(RUPIAH)
1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit 4 unit rusak 2.500.000 10.000.000
2 Setrika Listrik EI. 987605 150 unit 12 unit rusak 400.000 4.800.000
TOTAL JUMLAH KERUGIAN (RUPIAH) 14.800.000
Demikian pemberitahuan, kami. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Direktur Utama
SR/fr
Contoh Surat Penolakan Tuntutan:

SEMARANG 50519
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2 Juli 2019
Nomor: 0093/BPJ-M/VII/19
Perihal: Penolakan tuntutan

JAKARTA 70654
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat Saudara, tanggal 25 Junii 2019, nomor: 1264/PTAS-P/VI/19 mengenai tuntutan penggantian
kerugian terhadap produk elektronik Savinex yang rusak, dengan ini kami beritahukan bahwa produk elektronik Savinex
yang kami kirim ke perusahaan Saudara dalam kedaaan baik. Semuanya telah melalui pengendalian mutu (quality
control) yang sangat cermat.
Kami memastikan bahwa pada saat pengiriman, semua barang-barang tersebut tidak ada yang rusak sebagaimana yang
tertera dalam Surat Pengantar Barang, tanggal 12 Juni 2019, nomor: 00068/BPJ-W/VI/19 Oleh karena itu kami tidak
dapat memenuhi permintaan Bapak.
Demikian pemberitahuan kami. Kami harap Saudara dapat memakluminya. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima
kasih.
Hormat kami,

Direktur Utama
Lampiran: Surat Pengantar Barang
Tembusan: 1. Bagian Pemasaran

2. Bagian Quality Control
SR/fr
9) Surat Gugatan
Surat Gugatan merupakan surat yang digunakan untuk mengajukan perkara
melalui jalur hukum. Surat Gugatan pada umumnya dibuat setelah penyelesaian
masalah melalui jalur komunikasi biasa tidak dapat mencapai titik temu. Pihak
penjual dan pembeli atau pihak-pihak yang bersengketa tidak berhasil melakukan
kompromi untuk memberi solusi terhadap masalah yang dihadapi.
Karena tidak semua pelaku bisnis menguasai prosedur hukum, pihak
penggugat dapat meminta bantuan kepada pengacara atau Lembaga Bantuan
Hukum untuk mengajukan gugatan kepada pihak tergugat, melalui Pengadilan
Negeri. Namun jika pihak penggugat tidak menggunakan jasa pengacara atau
Lembaga Bantuan Hukum, maka dapat dibuat surat gugatan, dengan
memperhatikan hal-hal berikut:
a. Dalam surat gugatan dicantumkan nama, alamat, dan keterangan dari
penggugat dan tergugat.
b. Dijelaskan dasar gugatan, yang berisi keadaan dan ikatan hukum yang
mendasari pengajuan surat gugatan.
c. Tuntutan penggugat agar diputuskan dengan vonis hakim sehingga bersifat
mengikat bagi tergugat.
d. Tuntutan terdiri dari tuntutan primer dan tuntutan sekunder.
e. Ditandatangani oleh penggugat atau oleh kuasa penggugat yang bertugas
mengurus perkara tersebut di Pengadilan Negeri.
Contoh Surat Gugatan:
PT ASSABRI
JAKARTA 70654
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
30 Juli 2019
Nomor : 1271/PTAS-P/VI/19
Perihal : Gugatan
Lampiran: 3 eksemplar
Yth. Ketua Pengadilan Negeri Semarang

Jalan Teratai, Nomor 233 B
SEMARANG 50543
Dengan ini saya, Drs. Syauqi Rahadian, M.Kom, Direktur PT Assabri, alamat Jalan Ni Luh Rini Taka 109, Pekalongan,
bertindak atas nama PT tersebut dan yang untuk selanjutnya disebut pihak Penggugat, mengajukan gugatan terhadap
Saudara Drs. Ilham Arsyad, M.Si, Direktur PT Bintang Perkasa Jaya, alamat Jalan KH Makmur 112, Pemalang yang untuk
selanjutnya disebut sebagai pihak Tergugat.
Perlu kami beritahukan bahwa pada tanggal 12 Juni 2019 telah terjadi transaksi jual beli antara Penggugat dengan
Tergugat. Penggugat telah membeli dari Tergugat barang-barang elektronik Savinex dengan total harga Rp. 729.000.000.
(tujuh ratus dua puluh sembilan juta rupiah). Setelah barang-baramg elektronik tersebut kami terima ternyata 4 Lemari Es,
dan 12 Setrika Listrik dalam keadaan rusak. Oleh sebab itu pada tanggal 25 Juni kami mengirimkan surat tuntutan
penggantian ganti rugi terhadap barang-barang elektronik yang rusak tersebut sebesar Rp. 14. 800.000 (empat belas juta
delapan ratus ribu rupiah). Pada tanggal 2 Juli 2019, kami menerima surat penolakan tuntutan dari Tergugat.
Sehubungan dengan hal itu, Penggugat mohon agar Pengadilan Negeri Pemalang memerintahkan kepada Terguggat untuk
segera memberikan ganti rugi tersebut kepada Penggugat.
Gugatan ini kami buat dengan surat-surat yang mempunyai kekuatan hokum.
Selanjutnya Penggugat mohon Bapak Ketua Pengadilan Negeri Pemalang memutuskan:
1. Memerintahkan Tergugat untuk membayar kepada Penggugat uang sebesar Rp. 14.800.000 (empat belas juta delapan
ratus ribu rupiah) sebagai ganti rugi.
2. Menghukum Tergugat dan membayar ongkos/biaya perkara ini.
Hormat kami,

Direktur Utama
SR/fr
10) Surat Permohonan Pembelian Secara Kredit
Dalam dunia bisnis pembelian secara kredit lazim dilakukan. Hal ini dapat
membantu berjalannya bisnis secara lebih mudah. Jika semua transaksi pembelian
harus dilakukan secara kontan, maka roda ekonomi dan bisnis akan berjalan
lamban. Hal ini tentu kurang baik untuk dapat menumbuhkan ekonomi dan bisnis
dalam situasi yang makin kompetitif. Apalagi dengan telah dimulainya bisnis global
saat ini.
Bila surat penawaran yang telah dikirimkan mendapatkan tanggapan dari
calon pembeli, dan calon pembeli tersebut meminta dapat melakukan pembelian
dengan cara kredit, penjual perlu memperhatikan hal-hal di bawah ini:
1) Penjual (kreditur) harus menyelidiki calon pembeli tersebut
apakah yang bersangkutan memiliki kemampuan, sikap dan tanggung jawab
yang baik untuk membayar kredit secara teratur. Hal ini dapat diketahui
dengan meminta surat referensi dari calon pembeli.
2) Penjual (kreditur) dapat meminta surat rekomendasi dari
bank atau mitra bisnis yang dapat dipercaya menyangkut calon pembeli
tersebut.
3) Penjual (kreditur) mempertimbangkan untung ruginya
menjual produknya secara kredit dilihat dari aspek perkembangan bisnis dan
ekonomi sekarang ini dan yang akan datang.
Contoh Surat Permohonan Pembelian Secara Kredit:
PT ASSABRI
JAKARTA 70654
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
9 Juni 2019
Perihal: Pesanan

SEMARANG 50519
Dengan hormat,
Berkaitan dengan surat penawaran Saudara, tanggal 2 Juni 2019, nomor: 00033/BPJ-M/VI/10, perihal: penawaran
produk-produk elektronik Savinex, dengan ini kami mengajukan pesanan dengan rincian sebagai berikut:
N
NAMA PRODUK KODE JUMLAH TOTAL HARGA / UNIT
O HARGA SATUAN
1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit 2.500.000 500.000.000

4 Magic Jar MJ. 786541 100 unit 500.000 50.000.000
(Terbilang: Tujuh ratus dua puluh sembilan juta rupiah)

Kami harap pesanan kami dapat dikirimkan ke perusahaan kami pada tanggal 15 Juni 2019. Adapun mengenai cara
pembayaran kami mohon dapat dilakukan tiga bulan setelah pengiriman barang.
Sehubungan kami baru pertama kali mengadakan hubungan bisnis dengan Saudara, jika Saudara memerlukan
referensi mengenai keadaan perusahaan kami, Saudara dapat menghubungi relasi kami:
1. Ir. Imaduddin,
Direktur PT Panca Sakti, Jl. Semeru 132. Jakarta
2. Bank Niaga Cabang Pekalongan, Jl. Gajah Mada 453, Pekalongan
Demikiian permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Direktur Utama
SR/fr
11) Surat Tagihan:
Surat Tagihan adalah surat peringatan yang dikirimkan oleh penjual (kreditur)
kepada pembeli (debitur) agar melunasi hutangnya sesuai dengan perjanjian yang
telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Dalam membuat Surat Tagihan sebaiknya dipilih kata-kata dan kalimat yang
simpatik dan persuasif. Meskipun posisi penagih lebih kuat daripada yang ditagih,
namun penagih tidak boleh menggunakan kata-kata dan kalimat-kalimat yang
bersifat memojokkan atau menyinggung perasaan, Diharapkan ada empati yang
diberikan kepada yang ditagih bila keadaannya benar-benar sulit. Dengan cara
berkomunikasi yang etis dan saling menghargai maka diharapkan penyelesaian
pembayaran hutang akan lebih mudah dilakukan. Biasanya cara berkomunikasi
yang efektif adalah tidak menguraikannya dalam kata-kata tetapi dengan cara
menyajikan fakta dan data yang dimiliki. Misal, dengan menunjukkan catatan
pembayaran cicilan hutang yang ada di Bagian Pemasaran.
Jika dengan upaya komunikasi yang baik ternyata pihak yang berhutang
(debitur) tidak mau juga membayar hutangnya itu, maka ada dua langkah yang
dapat ditempuh, yakni:
a. Menyerahkan penagihan tersebut kepada pihak perbankan (inkaso bank)
b. Menyerahkan penagihan itu kepada Pengadilan Negeri dengan cara
mengajukan gugatan hukum kepada pihak debitur.
Untuk menghindari gugatan hukum sebaiknya pihak debitur segera
membayar hutang kepada kreditur. Bila terpaksa tidak dapat membayar berilah
alasan yang dapat dipercaya dan memberitahukan secepatnya.
Dalam membuat surat tagihan kreditur dapat mengikuti cara-cara berikut:
a. Gunakan kata-kata yang sopan.
b. .Dalam penagihan gunakan data-data pembukuan yang berisi:
c.. Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya.
d. Jumlah uang yang belum dilunasi
e. Waktu atau tanggal kesanggupan debitur untuk membayar hutang kepada
kreditur sesuai dengan surat perjanjian jual beli.
f. Satu minggu sebelum waktu penagihan hutang sebaiknya kreditur membuat
surat tagihan pertama yang sifatnya mengingatkan debitur untuk membayar
tepat waktu. Hal ini dimaksudkan agar debitur tidak lupa membayar hutangnya
karena berbagai kesibukan.
g. Apabila surat tagihan pertama tidak mendapat tanggapan dari debitur, kreditur
dapat membuat sura tagihan kedua, yang dilampiri photo copy surat tagihan
pertama. Hal ini harus dilakukan karena ada kemungkinan surat tagihan pertama
itu tidak sampai ke tangan debitur atau debitur berpura-pura lupa.
h. Bila surat tagihan kedua ini juga tidak ditanggapi, kreditur perlu mengirimkan
surat tagihan ketiga. Surat ini dilampiri photo copy surat tagihan pertama dan
kedua. Maksudnya adalah untuk memberi penegasan kapan pembayaran
hutang itu akan dilakukan oleh debitur.
i. Jika surat tagihan ketiga pun tidak ditanggapi oleh debitur, maka kreditur segera
membuat surat tagihan keempat. Dalam surat ini ditegaskan bahwa kreditur
dengan terpaksa menyerahkan penyelesaian pembayaran hutang ini kepada
Pengadilan Negeri setempat. Artinya kreditur mengajukan gugatan hukum
kepada debitur. Dapat pula kreditur menagih hutang itu dengan cara inkaso
bank. Artinya penagihan dilakukan oleh Bank dimana debitur memiliki simpanan
uang / rekening di Bank itu. Caranya kreditur menyerahkan faktur pembelian
barang yang belum dilunasi kepada bank tersebut.
Debitur yang menerima surat tagihan perlu memberikan tanggapan yang baik
kepada kreditur. Hal ini diharapkan akan dapat memelihara kepercayaan (trust) dan
hubungan bisnis yang berkelanjutan. Langkah-langkah berikut ini patut dilakukan:
a) Menyampaikan ucapan terima kasih sebagai wujud penghargaan / apresiasi atas
surat tagihan yang dikirimkan oleh kreditur.
b) Bila belum dapat melunasi hutang segera memberitahukan alasannya dan
beritahukan kapan kesanggupan melunasinya.
c) Mohon diberi kelonggaran waktu untuk mengusahakan pembayaran hutang
tersebut.
Contoh Surat Tagihan:

SEMARANG 50519
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
28 Agustus 2019
Nomor: 0127/BPJ-M/VIII/19
Perihal: Tagihan

JAKARTA 70654
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan dalam pembukuan kami, Saudara belum melunasi tagihan kami atas Faktur nomor 0040/BPJ-
M/VI/19 , tanggal 12 Juni 2019, sebesar Rp. 729.000.000 (tujuh ratus dua puluh sembilan juta rupiah). Sebagaimana
kesepekatan dalam tranksaksi jual beli, seharusnya pembayaran tersebut telah Saudara lunasi paling lambat tanggal 12
Agustus 2019.
Sehubungan dengan pelunasan pembayaran yang telah terlambat dua minggu, kami harap Saudara segera melunasinya
melalui:
1. Bank BNI 46, Jl . Mawar No. 2 Cabang Pemalang, No. Rek. 234-00-45
2. Bank Mandiri, Jl. Dieng No.1 Cabang Pemalang, No. Rek. A4365-0097
3. Bank Danamon, Jl. Kina No 7 Cabang Pemalang, No Rek. 879-0-9809
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Direktur Utama
Lampiran: Fotokopi Data Cilcilan Kredit Tahun 2019
SR/fr
5.3 Periklanan
Dalam kegiatan bisnis pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting.
Hal itu ditunjukkan dengan semakin banyaknya teori yang menyangkut manajemen
dan strategi pemasaran.
Ada beberapa elemen pokok dalam pemasaran, yaitu product (produk), price
(harga), promotion (promosi), place (tempat), dan service (pelayanan). Elemen-
elemen ini biasanya disebut sebagai marketing mix (bauran pemasaran).
Tanpa promosi tentu saja kegiatan pemasaran tidak akan dapat berjalan dengan
baik.
Dalam melakukan promosi perusahaan dapat melakukan kegiatan advertising
(periklanan), publicity (publisitas), personal selling (penjualan langsung), dan
sebagainya.
Tingkat persaingan bisnis saat ini yang tidak terbatas hanya pada skala lokal
membuat perusahaan harus dapat merencanakan kegiatan periklanan secara
matang. Bisnis global yang tidak dibatasi oleh wilayah negara dapat mengakibatkan
perusahaan yang tidak menguasai periklanan secara baik akan mendapatkan
kesulitan dalam menjual produk-produknya.
Disamping menggunakan iklan di media cetak (printed media) seperti radio,
televisi, surat kabar, majalah, brosur, leaflet, booklet, pamflet, spanduk, billboard
(baliho), perusahaan memanfaatkan pula media elektronik (electronic media), yakni
dengan memanfaatkan radio, televisi, dan internet. Apapun media periklanan yang
digunakan yang paling penting untuk dimengerti adalah bagaimana perusahaan
dapat membuat iklan yang efektif. Iklan yang dapat mempersuasi konsumen untuk
membeli produk yang dipasarkan atau dijual oleh perusahaan tersebut.
5.3.1 Perikalanan yang Efektif

Iklan yang efektif akan dapat meningkatkan volume penjualan (sales volume).
Oleh karena itu harus dicari strategi yang tepat untuk dapat mengiklankan produk
dengan baik.
Perusahaan dapat melakukan institutional advertising, yaitu periklanan
kelembagaan dan product advertising, yaitu periklanan produk atau barang.
Periklanan kelembagaan bertujuan untuk mempromosikan perusahaan di tengah-
tengah publik. Periklanan ini menekankan pada penciptaan citra yang baik bagi
perusahaan (creating positive image) atau goodwill. Dengan terciptanya citra yang
baik ini maka diharapkan akan tumbuh kepercayaan (trust) publik yang makin tinggi
terhadap perusahaan tersebut. Kepercayaan publik pada akhirnya akan dapat
mendorong motivasi publik untuk membeli produk-produk yang ditawarkan. Di
perusahaan kegiatan menciptakan goodwill perusahaan pada umumnya dilakukan
oleh Bidang Public Relations. Kegiatan tersebut tercakup dalam jenis kegiatan
Corporate Public Relations.
Berbeda dengan periklanan kelembagaan, periklanan produk menekankan
pada upaya memberikan informasi mengenai produk kepada publik. Hal ini
dimaksudkan agar publik dapat mengetahui jenis, keunggulan, harga, manfaat, cara
dan tempat membeli produk, potongan harga yang diberikan, pelayanan purna jual
(after sales service), dan sebagainya. Periklanan produk lebih dekat pada kegiatan
selling (penjualan) sedangkan periklanan kelembagaan lebih berkaitan dengan
kegiatan marketing (pemasaran). Di perusahaan kegiatan periklanan produk juga
dilakukan oleh Bidang Public Relations. Kegiatan tersebut tercakup dalam jenis
kegiatan Marketing Public Relations.
Periklanan akan berjalan efektif jika periklanan kelembagaan dan produk
dilakukan secara simultan. Periklanan kelembagaan yang dilakukan secara baik
akan dapat menunjang akseptabilitas produk di kalangan publik. Oleh karena itu
dapat dimengerti jika dalam bisnis modern pendekatan terhadap publik dilakukan
dengan berbagai cara. Untuk mendukung periklanan kelembagaan, perusahaan
dapat membuat company profile, misalnya.
Bila dilihat dari perspektif target periklanan (siapa yang dijadikan sasaran
periklanan), periklanan dapat dikategorikan menjadi consumer advertising
(periklanan konsumen) dan trade advertising (periklanan untuk pedagang
perantara). Karena sasaran kedua periklanan itu berbeda, maka penyajian iklannya
pun berbeda. Untuk jenis consumer advertising isi/pesan iklan lebih banyak
menginformasikan kualitas dan manfaat produk yang ditawarkan. Untuk jenis trade
advertising isi / pesan iklan lebih ditekankan pada tingkat profitabilitas (keuntungan)
jika produk yang ditawarkan dijual kembali dan tingkat akseptabilitas (penerimaan)
pasar terhadap produk tersebut.
Dilihat dari jangkauan pemasarannya periklanan dapat dikategorikan menjadi
periklanan lokal, regional, nasional, dan internasional. Dengan mempertimbangkan
jangkauan pemasaran ini, akan dapat ditentukan jenis media periklanan yang tepat
untuk digunakan, apakah dengan media radio, televisi, internet, bioskop, surat
kabar, majalah, baliho, spanduk, dan sebagainya. Selanjutnya, perlu dipelajari
secara seksama karakteristik dari masing-masing media tersebut. Disamping itu
perlu dipelajari pula jumlah anggaran yang tersedia dan karakteristik calon
konsumen (potential buyers).
5.3.2 Tahapan Membuat Iklan

Perusahaan perlu membuat perencanaan yang matang dalam pembuatan iklan.
Iklan yang dibuat secara serampangan atau tergesa-gesa akan menjadikan iklan
tersebut tidak dapat membawa hasil yang diharapkan. Hal ini perlu benar
diperhatikan karena dalam pembuatan iklan itu banyak faktor yang akan
berpengaruh terhadap kualitas iklan yang dibuat. Iklan yang berkualitas pada
umumnya akan dapat memberikan kesan yang mendalam bagi calon konsumen.
Pada awalnya konsumen tertarik dengan bentuk iklan tersebut, lalu timbul rasa
tertarik untuk mengetahui produk itu yang sebenarnya. Kemudian calon konsumen
memiliki keinginan untuk membeli produk dan pada akhirnya karena pengaruh iklan
itu, konsumen membeli benar-benar memutuskan untuk membeli produk tersebut.
Ada beberapa tahapan dalam pembuatan iklan yang baik, sebagai berikut:
1. Menentukan sasaran dan sifat iklan
Pada tahapan ini perlu dipelajari siapakah sasaran dari iklan kita. Lokasi atau
wilayah dimana calon konsumen bertempat tinggal, usia, jenis kelamin,
pendidikan, latar belakang ekonomi, sosial dan budaya, dan faktor-faktor lain
yang akan mempengaruhi keputusan membeli perlu diteliti secara mendalam.
Pada tahapan ini perlu pula ditentukan sifat iklan yang akan dibuat, apakah
bersifat informatif (memberi tahu), persuasif (mempengaruhi), impresif
(menciptakan kesan), ataukah sekedar untuk reminding (mengingatkan) terhadap
produk yang saat itu sudah berada di pasar.
2. Menentukan anggaran periklanan
Ada beberapa metode untuk menentukan anggaran periklanan, yaitu dengan
metode Kemampuan, metode Prosentase Penjualan, metode Persaingan
Berimbang, dan metode Sasaran dan Tugas. Pengertian metode Kemampuan
adalah menyediakan anggaran periklanan sesuai dengan kemampuan finansial
perusahaan. Bila anggaran periklanan disesuaikan dengan besar kecilnya
volume penjualan (sales volume) berdasarkan prosentase tertentu, hal ini
dinamakan metode Prosentase Penjualan. Adapun metode Persaingan
Berimbang dilakukan dengan melihat kegiatan periklanan yang dilakukan oleh
pesaing. Jika pesaing menggunakan media televisi untuk pemasangan iklannya,
maka perusahaan itu menggunakan media televisi pula untuk pemasangan
iklannya. Berdasarkan pertimbangan ini kemudian ditentukan besar anggaran
periklanan yang diperlukan. Demikian seterusnya. Metode Sasaran dan Tugas
menentukan besarnya angggaran berdasarkan kebutuhan kongkrit pembiayaan
periklanan di lapangan dan berdasarkan tujuan-tujuan periklanan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
3. Menentukan pesan
Dalam tahapan ini dirancang pesan yang akan dikomunikasikan kepada publik.
Rancangan itu meliputi isi pesan dan simbol-simbol yang akan digunakan untuk
mengkomunikasikan isi pesan tersebut. Simbol-simbol yang digunakan dapat
berupa tulisan atau gambar, cetakan, audio atau audio visual.
4. Pemilihan media
Pertimbangan yang perlu dilakukan dalam pemilihan media periklanan,
diantaranya adalah kemampuan suatu media untuk menyampaikan pesan iklan
yang diinginkan perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari kecepatan sirkulasinya
dalam menyebarkan pesan iklan, daya jangkau media itu, frekuensi kemunculan
media tersebut, serta efektifitas media itu dalam mengkomunikasikan pesan
iklan. Disamping itu faktor harga/beaya pemasangan iklan juga menjadi bahan
pertimbangan yang lainnya.
5. Penentuan media yang lebih spesifik
Sebagai contoh jika perusahaan telah memilih televisi sebagai media
periklanannya, kemudian perlu ditentukan stasiun televisi yang mana. Ada
banyak stasiun televisi swasta yang memiliki ‘warna’ yang berbeda. SCTV, Metro
TV, Trans TV, RCTI, TPI, AN TV, Global TV, dan lain-lain memiliki karakteristik
pemirsa yang tidak sama. Berdasarkan karakteristik pemirsa itu, perusahaan
dapat membuat keputusan untuk memilih salah satu atau beberapa diantaranya.
Tentu saja yang paling tepat untuk produk yang akan dijual.
6. Penentuan ekspos iklan
Penentuan ekspos iklan terkait dengan kapan, berapa lama (durasi), dan
bagaimana iklan itu dipublikasikan / ditayangkan. Ekspos iklan dapat dilakukan
secara kontinyu (terus menerus) atau secara eksplosif (meledak). Ekspos iklan
yang kontinyu, misalnya dapat dilakukan setiap saat secara terus menerus.
Sebaliknya ekspos iklan yang eksplosif dilakukan secara fluktuatif, tergantung
dari kebutuhan. Ketika sales volume menurun perusahaan mengekspos iklan
setiap hari. Ketika sales volume meningkat dan normal kembali, ekspos iklan
dihentikan.
7. Evaluasi kegiatan periklanan
Evaluasi merupakan bagian penting dari kegiatan periklanan. Dengan evaluasi
yang baik dan komprehensif, perusahaan akan dapat meningkatakan mutu
kegiatan periklanan yang dilakukan dari waktu ke waktu. Evaluasi dapat
dilakukan dari aspek efektifitas komunikasinya. Artinya apakah publik sasaran
dapat menerima pesan iklan itu dengan baik. Selain itu evaluasi dapat juga
dilakukan dari aspek pengaruh iklan itu terhadap sales volume. Hal ini dapat
dilakukan dengan pendekatan historis (hystorical approach). Caranya adalah
dengan mencari korelasi beaya iklan dengan jumlah penjualan pada beberapa
periode yang lalu dengan kalkulasi statistik. Cara lain adalah dengan
pendekatan eksperimental (experimental approach). Maksudnya, perusahaan
melakukan percobaan menentukan beaya periklanan yang berbeda untuk tiap
wilayah pemasaran. Selanjutnya, diperkirakan secara statistik (statistical
estimation) tingkat penjualan di tiap wilayah tersebut.
5.3.3 Ruang Lingkup Iklan dan Pemilihan Media

Ada berbagai pilihan media yang dapat diambil untuk dapat
mengkomunikasikan pesan iklan kepada publik yang menjadi sasaran suatu iklan.
Pilihan itu terkait dengan daya jangkau periklanan yang diinginkan apakah bersifat
lokal, regional, nasional, atau internasional. Beberapa pilihan media tersebut
diantaranya adalah:
a. Televisi
Televisi dapat menjadi media iklan yang efektif karena pemirsa televisi di Indonesia
sangat besar jumlahnya. Program acara televisi tidak saja dinikmati oleh penduduk
perkotaaan melainkan juga penduduk pedesaan. Iklan yang memiliki sasaran
pemasaran dalam wilayah lokal, regional, dan nasional dapat memanfaatkan televisi.
Bahkan televisi sekarang ini dapat pula dimanfaatkan untuk memasang iklan yang
mempunyai sasaran pemasaran internasional karena telah ada parabola yang
memungkinkan pengguna televisi untuk mengikuti program acara televisi dari
seluruh dunia. Namun efektifitasnya barangkali tidak terlalu tinggi seperti kalau
menggunakan web-site di internet.
b. Radio
Di Indonesia radio telah hadir di tengah masyarakat sejak masa kemerdekaan.
Pada saat itu radio hanya dimiliki oleh kalangan tertentu, yaitu kalangan komunitas
priyayi yang kaya. Orang biasa belum mampu membeli sebuah radio. Belum ada
iklan di radio. Radio menjadi media bagi pemerintah untuk mengobarkan semangat
perjuangan rakyat. Belum ada stasiun radio swasta komersial. Yang ada adalah
Radio Repoeblik Indonesia (RRI). Pada tahun 70-an radio telah benar-benar
memasyarakat. Pada saat itu, radio telah mulai digunakan oleh perusahaan untuk
memasang iklan. Stasiun televisi (TVRI Pusat Jakarta) yang mulai beroperasi sejak
tahun 60-an mulai pula digunakan untuk pemasangan iklan melalui program Mana
Suka Siaran Niaga namun sifatnya masih terbatas. Pada saat itu radio lebih banyak
digunakan sebagai media pemasangan iklan daripada televisi. Dalam
perkembangannya saat ini keduanya menjadi media pemasangan iklan elektronik
yang menonjol, disamping media cetak . Jika dibandingkan dengan televisi, radio
memiliki kelemahan pada kenyataan bahwa orang mendengarkan radio pada
umumnya sambil mengerjakan pekerjaan lain. Sementara itu orang menonton acara
televisi pada umumnya memiliki perhatian yang penuh. Akibatnya pesan iklan akan
lebih mudah diingat. Kelemahan lainnya adalah radio hanya bersifat audio. Jadi
tidak semenarik televisi yang bersifat audio visual. Daya jangkau radio juga lebih
terbatas. Keunggulan pemasangan iklan dengan media radio adalah lebih murah
jika dibandingkan dengan memasang iklan di televisi.
c. Bioskop
Bioskop merupakan media periklanan lainnya yang dapat dipilih selain televisi dan
radio. Iklan melalui media bioskop pada umumnya merupakan iklan yang wilayah
sasaran pasarnya berskala nasional. Saat ini memasang iklan di bioskop kurang
menguntungkan karena situasi perfileman di Indonesia mengalami kelesuan yang
sangat panjang. Perfileman Indonesia mengalami masa keemasannya pada era 70-
an dan 80-an.
d. Surat kabar
Surat kabar merupakan media cetak yang paling banyak dipilih untuk pemasangan
iklan selain media elektronik televisi dan radio. Ada surat kabar lokal seperti Suara
Merdeka, Wawasan, dan Kedaulatan Rakyat, serta surat kabar nasional seperti
Kompas, Suara Karya, the Jakarta Post, Jawa Post, dan lain-lain. Pilihan terhadap
surat kabar tertentu tergantung pada jumlah tiras masing-masing surat kabar dalam
satu kali penerbitan, sifat surat kabar tersebut apakah lokal atau nasional, serta
harga pemasangan iklan yang ditawarkan. Memasang iklan di surat kabar
menguntungkan dalam hal informasi yang disertakan dalam iklan dapat lebih rinci
dan iklan tersebut dapat dibaca berkali-kali.
e. Majalah
Majalah mempunyai karakteristik yang menarik. Ada majalah yang isinya bersifat
umum dan ada majalah yang isinya sangat khusus. Namun dalam perkembangan
akhir-akhir ini banyak majalah yang isinya sangat khusus. Hal ini mungkin terkait
dengan semakin banyaknya minat pembaca terhadap topik-topik yang spesifik
karena tumbuhnya iklim profesionalisme di berbagai bidang. Akibatnya orang
memerlukan informasi yang tidak lagi general (umum). Kekhususan itu dapat dilihat
dari perspektif gender dan materi yang disajikan. Sekarang ini kita dapat membeli
misalnya, Majalah Femina, Ayah Bunda, Sarinah, Matra, Gatra, Swa Sembada,
Otomotif, Ekonomi, dan sebagainya. Majalah pada umumnya dicetak dengan kertas
yang indah dan berkualitas. Oleh sebab itu kepemilikan majalah bagi pembaca
menjadi semacam asset pribadi. Majalah dibaca dan dikoleksi secara pribad,i yang
hal ini agak berbeda dengan ketika seseorang membeli surat kabar. Oleh sebab itu
memasang iklan di majalah mempunyai keuntungan yang cukup baik. Tidak semua
jenis produk cocok untuk dimuat di majalah. Jenis produk perlu disesuaikan dengan
karakteristik majalah yang akan dipilih. Setiap majalah memiliki pembacanya sendiri
yang berbeda-beda.
f. Tabloid
Tabloid memiliki karakteristik yang sama dengan majalah. Hanya saja tabloid
dicetak dengan kualitas kertas yang sama dengan surat kabar dan memiliki ukuran
yang lebih besar daripada majalah. Jika ingin memasang iklan di majalah terasa
mahal, maka sebagai alternatif dapat memilih tabloid dengan harga yang lebih
murah. Tabloid mulai muncul di tengah masyarakat Indonesia ketika Harian Umum
Kompas untuk pertama kali meluncurkan tabloid Bola sebagai suplemen. Kemudian
lahir tabloid hiburan pertama, yakni tabloid Monitor yang dibidani oleh Arswendo
Atmowiloto dan kawan-kawan. Sejak itu terbit tabloid-tabloid lain yang sangat
beraneka ragam seperti Nova, Citra, Bintang, Wanita Indonesia, Mutiara, dan lain-
lain.
g. Iklan di luar ruangan
Iklan di luar ruangan memiliki bentuk yang bermacam-macam. Disamping spanduk,
sering kita lihat pula baliho,pamphlet, brosur, leaflet, dan sebagainya. Di toko, mini
market, supermarket, department store, mall, pasar tradisional, stasiun kereta api,
bandara, terminal bus, dan tempat-tempat umum lainnya seringkali kita melihat
berbagai papan iklan yang terpampang. Bahkan bus kota, angkota, dan taksi tidak
luput pula dari tempelan papan iklan. Iklan hadir dimana-mana, hampir di setiap
sudut tempat dimana banyak orang berkumpul atau berlalu lalang. Luar biasa..! Hal
ini menandakan betapa persaingan bisnis sangat tinggi dan iklan dijadikan media
promosi andalan untuk menarik minat konsumen.
h. Pilihan-pilihan lainnya
Selain bentuk-bentuk periklanan yang telah diuraikan itu, iklan dapat pula dilakukan
ketika ada entertainment events seperti music show. Kontes Indonesian Idol, AFI,
Idola Cilik, dan KDI merupakan pertunjukan musik dimana iklan dapat mengambil
tempat dalam bentuk sponsorship. Demikian pula di berbagai event keolahragaan
seperti pertandingan sepakbola, bulu tangkis, bola basket, tinju dan lain-lain dapat
pula kita saksikan hadirnya berbagai papan iklan di arena pertandingan tersebut.
5.3.4 Gaya Periklanan

Dalam membuat iklan perusahaan dapat memilih gaya periklanan yang sesuai
dengan karakter produk yang akan dipasarkan. Beberapa gaya periklanan itu,
diantaranya sebagai berikut:
a. Gaya Bagian Hidup.
Iklan yang menggunakan gaya Bagian Hidup dapat kita saksikan pada produk
instant noodles, kecap , susu dan produk yang sejenis di televisi. Dalam iklan
tersebut digambarkan sebuah keluarga yang harmonis sedang mengkonsumsi
produk-produk tersebut. Dengan cara demikian perusahaan bermaksud
membangun kesan di hati dan pikiran konsumen bahwa produk-produk tersebut
merupakan bagian dari gaya hidup sehari-hari dari sebuah keluarga yang bahagia,
Jadi, jika Anda termasuk dari salah satu keluarga yang bahagia itu (atau ingin
bahagia seperti yang digambarkan di dalam tayangan iklan), gunakanlah produk-
produk tersebut. Demikian pesan yang hendak disampaikan
Gambar 5.1
Iklan Gaya Bagian Hidup
Instant noodles
b. Gaya Gaya Hidup.

Gaya hidup atau life style bagi banyak orang dapat menjadi semacam gengsi atau
prestise. Oleh sebab itu kadang orang memilih secara sadar gaya hidup seperti apa
yang diinginkan. Hal ini menguntungkan para penjual produk untuk membidik
pangsa pasar tertentu. Sebagai contoh, perusahaan yang memproduksi kemeja
Eksekutif 99, membuat iklan dengan tampilan gambar para eksekutif muda di kota
metropolitan yang memakai kemeja tersebut di tengah keceriaan dan kenyamanan
suasana kerja. Hal ini untuk mencitrakan bahwa kemeja Eksekutif 99 adalah
kemejanya para eksekutif muda yang sukses. Iklan Gudang Garam Internasional
menggunakan kata-kata yang ‘provokatif’: Pria Punya Selera untuk dapat
menggambarkan pria yang mempunyai gaya hidup tertentu. Pria yang bergaya
hidup, menurut iklan ini adalah pria yang terbiasa merokok dengan Gudang Garam
Internasional.
Gambar 5.2
Iklan Gaya Hidup
c. Gaya Fantasi
Iklan dengan gaya fantasi ini ingin membangun sebuah khayalan tertentu di alam
bawah sadar konsumen terhadap penggunaan suatu produk. Misalnya, iklan permen
Frozz, yang membangkitkan fantasi konsumen bahwa kalau mengkonsumsi permen
Frozz, seakan-akan kita berada di dalam freezer yang amat dingin. Itulah kesejukan
Frozz. Iklan body spray Impulse, membangun fantasi pemirsa televisi dengan iklan
yang menarik. Seorang wanita cantik yang meggunakan body spray tersebut seolah
terbang ke suatu taman yang amat indah. Di dalam taman muncul seorang pria
tampan yang membawa seikat bunga mawar. Dan pria tampan itu (dengan tayangan
yang slow motion) berlari kearah wanita cantik tadi. Lalu bunga pun diserahkan
dengan ekspresi cinta yang mekar. Iklan ini dapat menghipnotis alam bawah sadar
untuk menjadi fanatik pada produk yang diiklankan. Contoh yang lain adalah iklan
minuman ringan Sprite.
Gambar 5.3
Iklan Gaya Fantasi
sprite
d. Gaya Suasana Hati dan Citra

Gaya iklan ini digunakan untuk menciptakan suasan hati atau citra yang lembut,
kasih sayang, cinta, cantik, dan kedamaian. Iklan Johnson and Johnson merupakan
contoh iklan yang menggunakan gaya ini. Dalam iklan tersebut tampak seorang ibu
muda yang dengan kelembutan dan kasih sayang yang tulus dan mendalam
menimang bayinya yang sehat, tampak lucu, ceria, dan menggemaskan. Senyum di
kulum dari bibir indah si bayi ini dan binar sorot matanya yang bersih , jernih nan
indah, makin membuat iklan tersebut menarik dan selalu diingat konsumen yang
menjadi pemirsa televisi. Jika konsumen teringat iklan ini, maka ia akan ingat
produknya: Johnson and Johnson. Iklan senada dapat kita temukan pada produk
susu bayi AnMum. Produk sabun mandi pada umumnya juga menggunakan iklan
gaya suasana hati dan citra. Pada iklan sabun mandi pasti yang dijadikan model
iklannya adalah para selebriti yang cantik yang sedang mandi di tempat yang sejuk.
Ada suara gemercik air, bunga, alam terbuka yang indah dan luas, kicau burung,
dan dibalik tayangan iklan ini ada musik lembut yang mengiringi. Narator yang
dipilih untuk menyampaikan pesan iklan juga dipilih yang bersuara lembut dan
merdu atau memilki warna suara yang cocok dengan karakter produknya. Iklan
Ponds Flawless White juga menggunakan gaya suasana hati dan citra.
Gambar 5.4
Iklan Gaya Suasana Hati dan Citra
soap
Pond’s flawless white

e. Gaya Musikal
Pesan iklan disampaikan dalam bentuk lagu atau jingle. Contoh, produk kopi cap
Kapal Api yang menggunakan jingle: ‘pasti lebih enak’. Obat sakit kepala Mixadin
menggunakan lagu yang dinyanyikan oleh Desi Ratnasari. Jingle dan lagu yang
digunakan dalam iklan gaya musikal harus enak didengar dan mudah diingat
sehingga dapat melekat di hati konsumen.
f. Gaya Lambang Kepribadian
Gaya Lambang Kepribadian di dalam iklan ditampilkan dengan menonjolkan
karakter tertentu dari pengguna atau pemakai produk yang diiklankan. Contoh iklan
rokok Gudang Garam, Dji Sam Soe, dan Djarum, menonjolkan karakter keberanian
dengan menampilkan aksi-aksi petualangan yang berani dari orang-orang muda
dalam iklan tersebut.
Gambar 5.5
Iklan Lambang Kepribadian
g. Gaya Keahlian Teknik

Gaya iklan ini menyampaikan pesan dengan cara menunjukkan keahlian teknik
perusahaan dalam membuat produknya. Misalnya, rokok sigaret Wismilak
menyatakan keahlian dan kecermatannya dalam meracik rokok. Kentucky Fried
Chicken (KFC) menyatakan dirinya sebagai jagonya ayam goreng. Lalu, Teh botol
Sosro meng-klaim sebagai ahlinya teh.
Gambar 5.6
Iklan Gaya Keahlian Teknik
Ahlinya teh
h. Gaya Bukti Ilmiah

Dalam iklan ini disajikan bukti-bukti ilmiah keunggulan kualitas suatu produk.
Contoh, Antis, cairan pencuci tangan menampilkan hasil penelitian di laboratorium
yang menggambarkan bahwa tangan yang dicuci dengan Antis lebih bersih dari
bakteri daripada jika dibersihkan dengan produk sejenis yang lainnya. Iklan
Pepsodent (biru) menampilkan kecanggihan laboratorium Gibbs Oral Hygiene dan
grafik hasil riset yang mengungkapkan kerusakan gigi yang dialami orang-orang
yang tidak menggunakan pasta gigi Pepsodent dan mereka yang menggunakannya.
Mereka yang menggunakan Pepsodent yang mengandung Zinc Citrate dan
Triclosan ini terbukti giginya lebih sehat.
Gambar 5.7
Iklan Gaya Bukti Ilmiah
i. Gaya Bukti Tanda Penghargaan

Gaya ini menunjukkan kepada publik bahwa perusahaan memiliki keunggulan
dibandingkan perusahaan sejenis dengan menunjukkan penghargaan yang
diperoleh dari institusi tertentu di luar perusahaan.. Misalnya, Fuji Film, menyatakan
sebagai film resmi PON XV dan minuman mineral Ades sebagai minuman resmi
PON XV, RCTI menyatakan dirinya sebagai saluran resmi Piala Dunia Sepak bola
di Afrika Selatan, dan sebagainya. Penghargaan lain seperti telah mendapatkan
sertifikat ISO sering pula digunakan dalam iklan jenis ini.
5.3.5 Nada dalam Iklan

Untuk dapat menyampaikan pesan dengan tepat, di dalam pembuatan iklan
tidak akan cukup jika pesan tersebut hanya disampaikan dengan untaian kata-kata
yang persuasif dan menarik oleh seorang narator. Iklan perlu dilengkapi dengan
ilustrasi musik sebagai latar belakang penyampaian narasi. Disamping itu
pembacaan narasi pun harus mengambil intonasi dan ritme yang tepat pula.
Keduanya harus disesuaikan dengan karakter produk yang diiklankan. Jika produk
yang diiklankan itu adalah produk baby powder, maka narasi harus dibaca lembut
dengan ritme yang tidak terlalu cepat, dan dengan suara yang jernih dan penuh
kasih. Ilustrasi musik yang cocok adalah musik-musik yang lembut dan slow. Suara-
suara alam seperti burung yang sedang berkicau, air yang gemericik atau hembusan
angin lembut dapat menjadi pelengkap latar belakang iklan yang berkarakter lembut.
5.3.6 Kekuatan Kata-Kata

Iklan Supertin diingat pemirsa televisi karena kata-kata Lho, koq loyo…; Polytron
dengan kata-kata Oke punya; alat kontrasepsi KB Biru dengan kata-kata Ya…
ya….ya…..!.. Produk makanan anak-anak Oreo memiliki kata-kata yang dihafal
banyak anak Indonesia, yakni Dijilat, diputer, dicelupin. Kekuatan kata-kata dalam
contoh iklan tersebut ternyata dapat membuat publik konsumen selalu ingat produk
yang diiklankan.
5.3.7 Format Iklan

Dalam mengemas suatu pesan iklan perlu diperhatikan format iklan. Format
iklan yang baik akan mampu menampilkan iklan menjadi lebih menonjol (eye
catching) daripada iklan sejenis yang mempunyai merek yang berbeda. Format iklan
yang menarik dapat disiasati dari komposisi warna, bentuk huruf, ukuran, ilustrasi
gambar, ilustrasi musik, dan sebagainya yang dikombinasikan secara tepat untuk
menciptakan hasil yang elegan. Informasi yang perlu disampaikan dalam iklan paling
tidak harus meliputi nama merek produk, jenis produk, manfaat produk, gambar
produk dan informasi lainnya yang dianggap perlu. Informasi harus singkat, padat,
dan jelas. Dalam satu tatapan mata diharapkan informasi iklan dapat dicerna oleh
orang yang melihatnya.
Format iklan suatu produk hendaknya different. Artinya berbeda dari format
iklan lainnya. Hal ini dimaksudkan agar iklan tersebut mudah diingat oleh publik
konsumen. Dengan pemanfaatan teknologi komputer yang canggih hal itu lebih
mudah dilakukan. Lihatlah betapa banyak saat ini iklan-iklan yang formatnya khas
dan sangat variatif. Format yang variatif ini tampaknya juga dipicu oleh semakin
tingginya penguasaan teori dan ketrampilan marketing dan promosi oleh para
praktisi advertising.
Untuk menampilkan format iklan yang menawan, tampilan gerak (motion)
dalam sajian iklan sangat penting. Pesan-pesan produk yang dinamis seperti
kendaraan, orang sedang makan, orang sedang berolahraga, dan lain-lain akan
lebih memahatkan kesan di hati publik konsumen. Iklan kendaraan yang bergerak
akan meninggalkan kesan psikologis, nyaman dan cepatnya naik kendaraan. Iklan
orang sedang makan, akan meninggalkan kesan nikmatnya ketika makan produk
yang dijual itu. Iklan orang sedang berolahraga, akan meninggalkan kesan betapa
sehat dan kuatnya badan kita seteleh minum minuman suplemen produk tertentu.
Iklan merupakan bentuk komunikasi pemasaran satu arah. Oleh sebab itu
harus dipersiapkan secara matang. Persiapan yang perlu dilakukan menyangkut
anggaran, penentuan sasaran, pesan, media, waktu tayang, format, dan
sebagainya. Jika persiapan tidak dilakukan secara matang, kemungkinan
komunikasi pemasaran itu tidak akan efektif. Artinya, pesan iklan tidak diterima oleh
publik dengan baik sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan.
5.4 Press Release

Press Release biasa pula disebut Siaran Pers. Kadang banyak orang
menamakannya Rilis saja. Press Release merupakan kegiatan hubungan pers yang
paling murah dan efisien.
Press Release biasanya dibagikan oleh perusahaan kepada para wartawan
atau media massa, baik melalui kurir atau lewat faksimili ke kantor media massa.
Banyak press release yang tidak dapat dimuat di dalam media massa karena
tidak memiliki nilai jurnalistik. Press release itu dibuang saja ke tong sampah.
Beberapa alasan yang membuat media massa tidak dapat memuat press release
itu diantaranya adalah karena isi press release seperti sebuah promosi (iklan),
kurang bermanfaat bagi pembaca, dan isi berita sudah basi atau tidak aktual lagi.
Namun demikian banyak pula press release yang memiliki nilai jurnalistik
cukup baik. Sebagai contoh, press release yang dikeluarkan oleh Bidang Public
Relations suatu lembaga yang tengah dibelit masalah yang serius, dan masalah itu
berskala nasional. Ini tentu menjadi sumber berita yang amat menarik bagi media
massa.
Disamping itu press release dari Lembaga Swadaya Masyarakat, Organisasi
Massa, Organisasi Sosial, Partai Politik, Perusahaan, Instansi Pemerintah, Badan
Usaha Milik Negara, Perguruan Tinggi, bahkan dari orang-orang yang mempunyai
kredibilitas sebagai sumber berita seperti tokoh agama, budayawan, artis, menteri,
pengamat, pakar, atlet dan seniman dapat menjadi sumber pemberitaan yang
dikejar oleh media massa.
Informasi dari sumber berita tersebut seringkali bahkan ditempatkan sebagai
laporan utama (headline news) pada halaman pertama.
5.4.1 Penulisan Press Release

Penulisan press release sangat penting untuk diperhatikan karena cara
penulisan yang kurang baik akan menyebabkan pihak media massa membuang
press release itu ke tong sampah. Berikut beberapa hal penting yang perlu
mendapat perhatian:
a. Press release seyogyanya ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Jangan
terlalu panjang dan jangan pula terlalu pendek.
b. Informasi dalam press release memberi jawaban terhadap unsur-unsur 5 W
+ 1 H (What, When , Where, Who, Why + How). Maksudnya Apa, Kapan,
dan Dimana suatu pertistiwa terjadi; Siapa pelaku peristiwa itu; Mengapa
peristiwa itu terjadi; dan Bagaimana terjadinya peristiwa itu.
c. Jika diperlukan lengkapi press release itu dengan ilustrasi foto, gambar,
grafik, table data, dan sebagainya.
d. Supaya press release benar - benar resmi, tulislah press release dengan
kertas yang memiliki kop surat.
e. Di bagian paling bawah tuliskan nama terang dan jabatan orang yang
bertanggung jawab terhadap isi press release, serta bubuhkan tanda tangan.
f. Bila press release itu berasal dari perorangan (bukan lembaga) seperti artis,
seniman dan sebagainya , sertakan photo copy identitas (misal KTP) dan
bubuhkan tanda tangan.
g. Agar data dalam press release lebih kaya, press release dapat dilampiri dengan
bahan-bahan yang mendukung isi press release. Sebagai contoh, naskah
pidato, makalah, sampel kaset terbaru seorang penyanyi, buku terbaru seorang
penulis, dan lain-lain.
5.4.2 Pengiriman Press Release

Pengiriman press release seyogyanya memperhatikan hal-hal berikut:
a. Kirimkan press release secepat mungkin. Jika peristiwa terjadi hari itu, kirimkan
press release hari itu juga.
b. Bila ada wartawan yang sudah dikenal, tunjukkan press release itu kepada
wartawan tersebut untuk diberi masukan.
c. Pengiriman dapat dilakukan melalui faksimili.
d. Bila melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk lebih baik
pengiriman dilakukan melalui kurir.
e. Konfirmasikan apakah press release sudah diterima oleh media massa melalui
telepon.
Contoh Press Release 1:

SEIJ dan AJI Gelar Hari Bumi Indonesia
Rabu, 14 April 2010 | 10:32 WIB
JAKARTA, TRIBUN- Society of Indonesian Environmental Journalists (SIEJ) dan

Aliansi Jurnalis Independen (AJI) Jakarta pada 19 – 25 April 2010 akan menyenggarakan
kegiatan Peringatan Hari Bumi di Pusat Studi Jepang, Universitas Indonesia, di Depok.
Peringatan ini berdasarkan pada isu-isu lingkungan yang sudah menjadi isu sentral dan
penting bagi publik di Indonesia.
" Sudah saatnya, para pemangku kepentingan di media massa menyadari pentingnya peran
strategis mereka dalam kampanye lingkungan, sehingga terwujud keadilan informasi yang
berasaskan kelestarian sumber daya alam,"demikian dikatakan dalam press release, Rabu
(14/4/2010).
Sederet masalah lingkungan yang tengah hangat diperbincangkan seperti konflik tanah
masyarakat adat, hilangnya hak atas kekayaan intelektual masyarakat lokal, perambahan
hutan atau alih fungsi lahan, kerusakan ekosistem laut, kasus lumpur lapindo, privatisasi air,
perubahan iklim dan penambangan liar, akan memiliki dimensi baru bagi publik dalam
mengambil peran aktif sebagai pemangku kepentingan utama yang menjadi korban.
"Keterlibatan publik yang lebih strategis sangat diperlukan dan hanya bisa didorong oleh
media yang berperan menggulirkan isu kesadaran lingkungan," kata Yus Ardiansyah dalam
press release. Maka itu Peringatan Hari Bumi 2010 sangatlah penting dan bertujuan untuk:
1.Memetakan persoalan-persoalan lingkungan yang penting dalam jangka panjang, dalam
konteks penguatan peran media dan partisipasi strategis publik.2. Meningkatkan
pengetahuan jurnalis tentang lingkungan dan keterampilannya meliput persoalan
lingkungan3. Menyediakan forum terbuka dimana kepentingan publik, korporasi dan
konservasi bisa berdialog untuk menyamakan persepsinya mengenai beragam isu
lingkungan. Adapun rangkaian acaranya antara lain: pertemuan nasional SIEJ, training
jurnalisme lingkungan, pameran dan seminar. Acara Hari Bumi 2010 ini terbuka bagi publik,
antara lain: seminar, workshop, diskusi, talkshow, pameran dan pertunjukan musik yang akan
berlangsung pada 24-25 April 2010.(tribunnews)
Contoh Press Release 2:

Dirut Pelindo Bantah Beri Uang ke Satpol PP
Jumat, 23 April 2010 | 22:24 WIB
"Buat apa kami mengeluarkan uang untuk pembebasan lahan yang JAKARTA, TRIBUN- Isu
mengenai 11 Miliiar rupiah yang diberikan PT Pelindo kepada Satpol PP guna pembebasan
lahan makam Mbah Priok, dibantah oleh Dirut Pelindo, RJ. Lino.
merupakan milik kami" tutur Dirut Pelindo itu, seusai diperiksa oleh Komnas HAM terkait
kerusuhan Koja, (23/4).
Pembebasan lahan Makam Mbah Priok yang diklaim PT Pelindo sebagai lahan sah mereka,
telah berbuntut kerusuhan berdarah pada minggu lalu (14/4).
PT Pelindo sebelumnya telah mengeluarkan surat kepada Gubernur DKI, terkait atas
perlindungan hak-hak PT Pelindo di lahan sah mereka.
Pada tahun 1990-1993, Pelindo telah melakukan pembebasan lahan yang tadinya bersetatus
TPU itu, melalui dinas Pertamanan dan Pemakaman, dan telah memberikan ganti rugi pada
pihak terkait.
Oleh karena itu, mereka yakin sebagai pemilik yang sah dari lahan Makam Mbah Priok,
dengan sertifikat Hak Guna Lahan (HBL) no1/Koja Utara yang dikeluarkan Badan
Pertanahan Nasional pada tahun 1987.
Atas keberadaan Makam Mbah Priok di lahan sengketa itu, RJ. Lino juga mengaku bahwa
Pelindo dianggap tidak aman oleh asosiasi pelabuhan international. "Itu adalah standar
internasional, masalahnya makam itu ada di wilayah pelabuhan" Pungkasnya.(Tribunnews)

Bahasa

Materi Komunikasi Tertulis Dalam Organisasi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi:

Judul Asli

Hak Cipta

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Deskripsi:

Hak Cipta:

Materi Komunikasi Tertulis Dalam Organisasi

Judul Asli:

Diunggah oleh

Deskripsi:

Hak Cipta:

BAB 5

“Deliver your words not by number but by weight.”

Komunikasi tertulis merupakan bentuk komunikasi yang banyak

Meskipun menulis prosentasenya 5% saja, dalam kegiatan bisnis

5.1 Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis

5.2 Surat Bisnis

PT BINTANG PERKASA JAYA

Nomor: 0021/ BPJ-PR/V/19

Yth. Direktur PT ASSABRI

Drs. Ilham Arsyad, M.Si

2) Surat Permintaan Penawaran / Permintaan Daftar Harga

Contoh surat permintaan penawaran:

Yth. Direktur PT Bintang Perkasa Jaya

Atas perhatian kami ucapkan terima kasih.

Drs, Syauqi Rahadian, M.Kom

PT BINTANG PERKASA JAYA

Yth. Direktur PT ASSABRI

Perlu kami beritahukan bahwa informasi mengenai:

telah ada di dalam Price List tersebut.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Drs. Ilham Arsyad, M.Si

Lampiran: Price List Bulan Mei 2019

Contoh surat pesanan:

Yth. Direktur PT Bintang Perkasa Jaya

3 Micro Wave MW. 87691 100 unit 2.000.000 200.000.000

(Terbilang: Tujuh ratus dua puluh sembilan juta rupiah)

Drs, Syauqi Rahadian, M.Kom

5) Faktur dan Rekening

PT BINTANG PERKASA JAYA

Yth. Direktur PT ASSABRI

3 Micro Wave MW. 87691 100 unit 2.000.000 200.000.000

PT BINTANG PERKASA JAYA

Yth. Direktur PT ASSABRI

3 Micro Wave MW. 87691 100 unit 2.000.000 200.000.000

Terbilang: Tujuh ratus dua puluh sembilan juta rupiah

2) Surat Pengantar Barang dan Daftar Rincian Barang

PT BINTANG PERKASA JAYA

SURAT PENGANTAR BARANG

Yth. Direktur PT ASSABRI

NOMOR KENDARAAN: H. 234653 LL

Harap Saudara terima barang-barang di bawah ini:

1 Lemari Es R. 9087.32 200 unit Barang dlm kondisi baik

Hormat kami, Penerima,

Warehousing Manager (………………………..)

Selain Surat Pengantar Barang, supaya pengiriman barang berjalan lebih

Contoh Daftar Rincian Barang:

PT BINTANG PERKASA JAYA

Ahmad Syifa, SE, MM

Contoh Surat Keluhan / Pengaduan:

Yth. Direktur PT Bintang Perkasa Jaya

Drs, Syauqi Rahadian, M.Kom

Contoh Surat Tuntutan:

TOTAL JUMLAH KERUGIAN (RUPIAH) 14.800.000

Drs, Syauqi Rahadian, M.Kom

Contoh Surat Penolakan Tuntutan:

PT BINTANG PERKASA JAYA

Yth. Direktur PT ASSABRI

Drs, Syauqi Rahadian, M.Kom

Lampiran: Surat Pengantar Barang

Tembusan: 1. Bagian Pemasaran

Contoh Surat Gugatan: