Anda di halaman 1dari 4

Sistem Elektronik Pengelolaan

rat eluar asuk & rsipnya


40 / 40
Peningkatan Tata kelola Surat dan Arsip
PENYESUAIAN Standar Operasional Prosedur (SOP)
Penomoran Surat Keluar di Lingkungan Ditjen Badilmiltun

PELAKSANA Unit Terkait MIL - TUN


No. Aktivitas Unit Terkait
Staf
( Pejabat )
(1) (2) (3) (4)
Pejabat (Unit Terkait) memberikan
surat kepada Staf Kasubbag Tata
Usaha. 1 Permintaan 2 Pemberian nomer..
Nomer Otomatis icrement
Staf Kasubbag TU memberi nomor
surat keluar, tanggal dan perihal surat
1
Pemberian No Surat- Staf
sesuai dengan klasifikasi persuratan TU menulis di buku Agenda
MA RI ke dalam Agenda dan ke dalam
aplikasi /komputer. Staf Kasubbag
Tata Usaha menyerahkan kpd Pejabat 2
(Unit Terkait). Staf TU INPUT No. Surat,
Prihal, Tujuan ke KOMPUTER
Unit Terkait menerima kembali Surat
yg telah diberi identitas dan
diagendakan Sub Bag TU. SERVER SUB BAG TU MIL TUN

Lap. Penggunaan Nomer


per Unit terkait / Agenda
Peningkatan Tata kelola Surat dan Arsip
PENYESUAIAN Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengiriman Surat Keluar di Lingkungan Ditjen Badilmiltun

Unit Terkait MIL - TUN

2
Staf TU Jemput Bola Mengambil
Unit-unit kerja (Unit Terkait)
menyerahkan surat kepada
1 Permintaan
Pengiriman
Surat yg akan dikirim (PENINGKATAN
FUNGSI PELAYANAN)
Staf Kasubbag Tata Usaha
3
Staf TU MENYIAPKAN DRAFT
menerima surat untuk EKSPEDISI DAN RENCANA BIAYA
dikirim dari unit-unit kerja PENGIRIMAN Otomotis dari
(Unit Terkait) system

Menelaah dan menyiapkan 4


biaya serta memerintahkan
staf / pelaksana unt membuat Menyiapkan Biaya
ekspedisi surat yang akan untuk pengiriman
dikirim ke PT. POS dan GIRO surat ke POS

mengirim surat via PT Pos


dan Giro serta meminta
tanda terima pengiriman KASUBAG TU
surat dari PT Pos dan Giro.

1. Lap. Pengiriman Surat dan Biaya


Permintaan pengiriman dilengkapi dgn Harf copy dan soft Pengiriman per Unit terkait / Agenda
copy scan surat yg dikirim untuk Persiapan Pengarsipan 2. File Arsip digital Surat Keluar
Sub Bag TU terklasifikasi
Peningkatan Tata kelola Surat dan Arsip
PENYESUAIAN Standar Operasional Prosedur (SOP)
Penerimaan Surat Masuk di Lingkungan Ditjen Badilmiltun
Unit Pengadilan
MIL – TUN
POS

Pemberitahuan telah
mengirim surat melalui aplikasi POS SURAT DATANG

SCAN 1 2 SURAT

Info
posisi
surat
Staf TU
3
Cek / Validasi, Pemberian nomer
SERVER SUB BAG Agenda, Cetak Agenda, dan lembar
TU MIL TUN disposis
4
Menyerahkan
Surat,Agenda
Konf 5 6
Surat di 7 KASUBAG TU Memberi Disposisi
terima sesuai unit dituju
Unit Terkait MIL – TUN
6
Distribusi
Surat