Maximize Procurement Value for Money through Better

PLANNING
Oleh: Sonny Sumarsono – Ketua Umum DPP IAPI
Januari 2021

Di jaman now, pengadaan barang/jasa tidak lagi hanya dipandang sebagai kegiatan membeli
barang/jasa atau melakukan tender/seleksi semata yang hanya fokus pada aspek administrasi
proses pengadaan. Pengadaan bukan lagi kegiatan yang hanya menekankan pada kepatuhan
pada aturan.

Di jaman now, fungsi pengadaan telah berkembang menjadi fungsi yang memegang peran
penting di sebuah institusi. Peran pengadaan diharapkan dapat berkontribusi langsung pada
pencapaian tujuan strategis sebuah institusi. Di lingkungan institusi pemerintah pengadaan
harus mendorong penyelesaian program kerja pemerintah dan mendukung efektifitas
pengelolaan anggaran serta turut serta mendorong pertumbuhan perekonomian. Di
perusahaan swasta yang berorientasi profit, pengadaan semakin besar perannya dalam
pengendalian biaya dan peningkatan keuntungan. Lebih jauh lagi pengadaan barang/jasa
diharapkan dapat menjadi pendorong program pemberdayaan usaha kecil dan mikro serta
pendorong program ekonomi yang berwawasan lingkungan melalui mekanisme pengadaan
berkelanjutan (sustainable procurement).

Pengadaan barang/jasa harus menjadi kegiatan yang mendorong penciptaan NILAI ( value
creation). Oleh sebab itu secara berkelanjutan fungsi pengadaan harus ditingkatkan
kemampuan dan kinerjanya (modernisasi pengadaan). Modernisasi pengadaan juga harus
menyeluruh baik dari sisi mekanisme prosesnya, pengorganisasiannya, kompetensi
pelaksananya, dan tentunya dengan memanfaatkan teknologi informasi yang saat ini
berkembang sangat pesat. Dengan demikian modernisasi / transformasi pengadaan merupakan
Langkah untuk menciptakan dan memaksimalkan NILAI / VALUE di sebuah institusi melalui
fungsi pengadaan barang/jasa.
 Value
for Money

Ke
ja pu
ner as
Ki an
n Lembaga
a ta Pe
gk lan
n in gg
an
Pe
Sistem
Proses
Informasi

Op
er s
at SDM gi
io te
na ra
l St

Pengadaan Modern

Penguatan PERENCANAAN
Dalam pengadaan modern yang menekankan pada pencapaian target kinerja dan penciptaan
nilai, maka terjadi pergeseran aktifitas utama fungsi pengadaan menuju ke hulu, yaitu aktifitas
perencanaan pengadaan. Jika sebelumnya kita fokus pada bagaimana menjalankan aktifitas
pemilihan penyedia yang paling efektif, maka pengadaan modern memerlukan perencanaan
pengadaan yang baik agar proses pemilihan dan pengelolaan kontrak dapat berkinerja tinggi.

Karena karakteristik dan kebutuhan organisasi terhadap barang/jasa sangat bervariasi, maka
proses perencanaan harus diikuti dengan pembuatan strategi yang baik, baik strategi pemilihan
penyedia, maupun strategi dalam berkontrak dengan penyedia. Aktifitas strategi dan
perencanaan memerlukan kemampuan analisis yang kuat dan pemahaman kebutuhan secara
menyeluruh (makro), sehingga kebutuhan kompetensi pelaksana pengadaan juga akan bergeser
dari yang sebelumnya bersifat administratif menjadi kegiatan pengadaan yang banyak bersifat
analisis dan strategis.

Kondisi pandemi secara global dalam sepuluh bulan terakhir menuntut kemampuan
perencanaan yang adaptif dan lincah dalam merespon perubahan yang sangat cepat. Sehingga
kemampuan pengambilan keputusan dan inovasi dalam menghadapi kendala serta tantangan
menjadi tuntutan yang nyata terhadap fungsi pengadaan. Apalagi tuntutan akuntabilitas yang
tetap melekat di fungsi pengadaan, sehingga meskipun dalam kondisi darurat menjadikan kita
harus mampu mensinergikan dua peran yang bertolak belakang : akuntabilitas dan kecepatan
proses.

Pengadaan PROAKTIF
Dengan adanya penguatan fungsi perencanaan, maka pengadaan tidak lagi dipandang sebagai
kegiatan yang hanya merespon permintaan barang/jasa. Perencanaan pengadaan tidak hanya
melakukan penjadwalan pemilihan dan persiapan dokumen pemilihan untuk sebuah paket
pengadaan, namun diperlukan juga perencanaan pengadaan yang lebih strategis di level
institusi sehingga dapat dioptimalkan pengelolaan kebutuhan barang dan jasa di sebuah
organisasi.

Dalam melakukan perencanaan dan strategi pengadaan para pemangku kepentingan perlu
bersinergi sehingga perencanaan pengadaan tidak bersifat parsial. Aktifitas perencanaan
kebutuhan, penganggaran, perencanaan aset dan pembuatan strategi kontrak harus
diselaraskan dengan mempertimbangkan target kinerja utama organisasi. Semua mekanisme
perencanaan dan strategi pengadaan ini dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi
dan antisipasi terhadap semua potensi risiko yang mengganggu pencapaian tujuan tersebut. Ini
yang kita kenal dengan Pengadaan PROAKTIF.
Dimensi perencanaan dalam pengadaan pun beragam, namun paling tidak mencakup dua area
yaitu perencanaan kebutuhan (demand planning) yang outputnya adalah daftar paket
pengadaan atau istilah yang sering digunakan di pengadaan pemerintah adalah Rencana Umum
Pengadaan (RUP). Area berikutnya adalah perencanaan pengadaan (procurement planning)
atau di pengadaan pemerintah disebut dengan proses persiapan pengadaan. Di perencaan
pengadaan ini akan disiapkan spesifikasi pengadaan, kualifikasi penyedia, perencanaan dan
rancangan kontrak, penetapan metoda pemilihan, dan kriteria dalam evaluasi penawaran.

DEMAND PLANNING
Perencanaan kebutuhan (demand planning) adalah proses yang sistematik untuk menetapkan
barang atau jasa apa yang akan dilanjutkan dengan proses pengadaan. Perencanaan kebutuhan
ini adalah hulu dari proses perencanaan pengadaan, yang umumnya dilakukan oleh bukan
orang pengadaan karena kebutuhan ditetapkan oleh pengguna (user) dan kebutuhan ini juga
harus mendapatkan alokasi anggaran sebelum dapat dilakukan proses pengadaan.

Perencaan kebutuhan barang/jasa dimulai dari analisis belanja yang mencakup analisis historis
pengadaan beberapa tahun terakhir dan juga analisis kebutuhan pengadaan ke depan sesuai
dengan rencana program kerja. Analisis belanja diperlukan untuk mengetahui peta kebutuhan
barang/jasa secara menyeluruh.

Dengan mengetahui peta dan profil kebutuhan barang/jasa organisasi, kita dapat menetapkan
strategi pengadaan yang efektif dan juga mengalokasikan sumber daya organisasi dengan lebih
optimal. Salah satu alat bantu manajemen yang sering digunakan dalam analisis dan penetapan
strategi pengadaan ini adalah supply positioning model atau Kraljic model.

Analisis belanja dan strategi pemenuhan kebutuhan barang/jasa juga dapat

mempertimbangkan rencana kerja organisasi, misalnya sebuah perusahaan sedang melakukan
ekspansi usaha atau sedang melakukan pengetatan biaya, atau sebuah institusi pemerintah
sedang mendorong pertumbuhan usaha kecil/mikro. Analisis belanja dan strategi suplai yang
efektif akan menggambarkan bahwa fungsi pengadaan di sebuah organisasi sudah dilaksanakan
dengan lebih strategis.

Aspek penganggaran merupakan hal yang sangat penting dan mempengaruhi bagaimana
kinerja pengadaan di sebuah organisasi. Dalam beberapa hal tatakelola anggaran tidak sinkron
dengan tatakelola pengadaan, misalnya konsolidasi pengadaan dan pemaketan berdasarkan
pasar penyedia sulit dilakukan karena batasan aturan penganggaran. Di sisi lain, ada beberapa
mekanisme pengadaan secara elektronik dapat mendukung program pengendalian biaya di
sebuah organisasi. Oleh sebab itu pengadaan dan penganggaran ada dua sisi mata uang yang
harus dilihat secara terintegrasi dalam upaya memaksimalkan value dari setiap rupiah yang
dibelanjakan organisasi.
Dari analisis belanja, strategi suplai dan strategi penganggaran akan dihasilkan daftar paket
pengadaan dan jadwal rencana pelaksanaannya. Di pengadaan pemerintah kita mengenal
Rencana Umum Pengadaan. Terlihat bahwa hulu dari perencanaan pengadaan ini sangat
penting dalam menentukan keberhasilan program pengadaan, sementara sebagian besar dari
kegiatan ini dilakukan oleh pengguna, bagian keuangan/anggaran dan keputusan oleh pimpinan
organisasi. Artinya kompetensi pengadaan strategis juga harus dimiliki oleh pemangku
kepentingan di luar fungsi pengadaan.

PROCUREMENT PLANNING
Procurement Planning atau di beberapa tempat disebut perencanaan pemilihan atau persiapan
pengadaan adalah kegiatan mempersiapkan kertas kerja sebelum dilaksanakan proses
pemilihan penyedia. Jika kegiatan perencanaan kebutuhan bertujuan menetapkan kebutuhan
barang/jasa dalam bentuk paket pengadaan, maka perencanaan pengadaan (procurement
planning) bertujuan untuk memastikan eksekusi pengadaan (sourcing) dapat terlaksana sesuai
jadwal kebutuhan dan kualitas yang diperlukan. Kegiatan perencanaan kebutuhan umumnya
dibuat oleh sisi pengguna untuk memahami kebutuhan internal organisasi, sementara kegiatan
perencanaan pengadaan umumnya dibuat oleh staf yang menguasai rantai pasok barang/jasa
yang juga harus mempertimbangkan kemampuan pasokan dari pasar penyedia.

Yang pertama harus dibuat dalam perencaan pengadaan adalah menetapkan rincian spesifikasi
pengadaan. Teknik membuat spesifikasi barang/jasa beragam, bergantung pada karakteristik
barang/jasa dan bergantung pada strategi pengadaan yang ingin dilakukan. Beberapa teknik
pembuatan spesifikasi barang seperti menggunakan spesifikasi teknis, spesifikasi kinerja, kode
produk, formula dan sebagainya. Spesifikasi pengadaan dapat dibuat generik dalam rangka
strategi membuka kesempatan lebih banyak penyedia berpartisipasi, namun dapat juga dibuat
spesifik jika kebutuhan barang/jasa hanya dapat dipenuhi penyedia yang memenuhi kualifikasi
tertentu.

Kualifikasi penyedia yang ditetapkan akan menentukan bagaimana tingkat persaingan yang
diharapkan. Oleh sebab itu kualifikasi penyedia sebaiknya dibuat sesuai dengan strategi
pengadaan yang sudah ditetapkan. Pengadaan yang memiliki risiko pasokan tinggi cenderung
diperuntukkan untuk segmen penyedia tertentu untuk memudahkan komparasi penawaran
yang memiliki kesetaraan, sementara pengadaan dengan risiko pasokan rendah dapat kita
tentukan apakah akan dibuka persaingan secara umum atau dapat pula distrategikan untuk
persaingan di segmen kelas penyedia tertentu seperti UMKM.

Banyak temuan fraud di pengadaan terjadi karena salah dalam menetapkan kriteria kualifikasi
penyedia. Oleh karenanya salah satu cara untuk menekan potensi terjadi fraud pengadaan ini
adalah dengan menetapkan kualifikasi penyedia berdasarkan strategi kebutuhan pengadaan
yang sudah ditetapkan sebelumnya. Strategi pengadaan dibuat berdasarkan analisis yang
menggunakan data yang objektif sehingga mengurangi subjektifitas dalam keputusan
pengadaan.

Strategi dan perencanaan kontrak sebaiknya juga dibuat sejak awal agar proses eksekusi
pengadaan menjadi lebih efisien dan cepat. Strategi kontrak mencakup pula pemilihan bentuk
kontrak yang paling sesuai, apakah diperlukan kontrak jangka pendek atau kontrak jangka
panjang. Strategi dan perencanaan kontrak juga membantu penetapan indikator kinerja
kontrak dengan penyedia shg eksekusi pengelolaan kontrak pengadaan dapat berjalan lebih
efektif.

Kita mengenal berbagai cara metoda pengadaan seperti tender, pemilihan langsung,
penunjukan langsung dan sebagainya. Sama halnya dengan penetapan kualifikasi calon
penyedia, penetapan metoda pengadaan sebaiknya juga dibuat berbasis pada strategi
pengadaan yang sudah ditetapkan dalam rangka memperkecil adanya fraud dalam pengadaan.

Kriteria evaluasi penawaran sebaiknya ditetapkan sebelum calon penyedia memasukan

penawaran. Pengadaan dengan risiko pasok rendah akan lebih mengutamakan pada persaingan
harga, sementara pengadaan dengan risiko pasokan tinggi akan mengutamakan keunggulan
teknis dan pengendalian biaya. Sebagaimana elemen perencanaan pengadaan sebelumnya,
kriteria evaluasi penawaran juga sebaiknya ditetapkan berdasarkan strategi suplai yang sudah
ditetapkan.

Kesimpulan
Kita lihat dalam ulasan di atas bahwa perencanaan pengadaan yang bersifat mikro di sebuah
paket sangat bergantung pada proses di hulu nya. Sehingga terbentuk struktur perencanaan
pengadaan yang dimulai dengan perencanaan dan strategi makro sebelum dilanjutkan oleh
perencanaan dan strategi pengadaan yang lebih mikro di sebuah paket.
 Ba la n c e d

Demand Supply

Fungsi pengadaan di sebuah organisasi yang sudah dijalankan dengan aktifitas perencanaan
kebutuhan (demand planning) dan perencanaan pengadaan (procurement planning) secara
baik akan jauh memudahkan pelaksanaan proses seleksi penyedia hingga proses pengelolaan
kontraknya. Target kinerja pengadaan yang sudah ditetapkan di setiap paket pengadaan
dengan strategi yang spesifik akan mendorong pada penciptaan nilai dari fungsi pengadaan. Di
sisi lain pembuatan perencanaan pengadaan yang terstruktur akan menghindari potensi
terjadinya fraud dalam pengadaan, yang tentunya akan memberikan nilai tersendiri terhadap
kualitas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Tantangan utama dalam mengimplementasikan praktik terbaik perencanaan pengadaan di atas

adalah membangun kesadaran (awareness) di semua pemangku kepentingan dan pemenuhan
kompetensi dalam menjalankan perencanaan dan strategi pengadaan terutama saat harus
dilakukan oleh pengguna yang cenderung menyerahkan kegiatan terkait pengadaan ke staf
bidang pengadaan / pokja pengadaan (pengadaan pemerintah).

Adapun program pengadaan pemerintah yang mendorong UKPBJ (unit kerja pengadaan
barang/jasa) menjadi pusat keunggulan pengadaan (procurement center of excellence) salah
satunya adalah dalam rangka memperkuat fungsi perencanaan pengadaan pemerintah.