Prosedur Surat Keluar

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Kasubag Staf Kabag Kabiro Kasubag TU Kelengkapan Waktu Output
Lingk. Org

Mengonsep surat sesuai dengan kegiatan masing-

1 DPA dan Disposisi 30 menit Konsep surat
masing dan menyerahkannya kepada staf untuk diketik

Mengetik konsep surat dan menyerahkannya ke Konsep surat yang

2 Konsep surat 15 menit
Kasubag untuk dikoreksi sudah diketik

Konsep surat yang

Memeriksa konsep surat yang sudah diketik dan Konsep surat yang
3 30 menit sudah diperiksa
disampaikan kepada Kabag untuk diparaf sudah diketik
kasubag

Memeriksa konsep surat dan jika setuju memaraf konsep

Konsep surat yang
surat dan menyampaikan ke Kabiro untuk Konsep surat yang
4 sudah diperiksa 2 jam
ditandatangani, Jika tidak setuju maka dikembalikan ke sudah diparaf kabag
kasubag
Kasubag untuk diperbaiki

Surat yang sudah

Menandatangani surat dan mengembalikan ke Kabag Konsep surat yang
5 2 jam ditandatangani
untuk diproses sudah diparaf kabag
Kabiro

Surat yang sudah Surat yang sudah

Menerima surat yang sudah ditanda tangani Kabiro dan
6 ditandatangani 30 menit ditandatangani
meneruskannya kepada Kasubag untuk diproses
Kabiro Kabiro
 Surat yang sudah Surat yang sudah
Memberikan surat yang sudah ditanda tangani Kabiro
7 ditandatangani 30 menit ditandatangani
kepada staf untuk diproses
Kabiro Kabiro

Surat yang sudah Surat yang sudah

Mengantar surat ke Kasubag TU Biro untuk meminta
8 ditandatangani 30 menit ditandatangani
nomor surat yang akan dikirim
Kabiro Kabiro

Surat yang sudah

Memberikan nomor dan stempel surat yang akan dikirim Surat yang sudah
dibeir nomor sesuai
9 sesuai klasifikasinya, kemudian diserahkan kembali ke ditandatangani 15 menit
kode penomoran
Kasubag terkait Kabiro
klasifikasi

Surat yang sudah Surat yang sudah

Kasubag terkait memberikan surat yang sudah diberi diberi nomor sesuai diberi nomor sesuai
10 10 menit
nomor kepada staf untuk diproses kode penomoran kode penomoran
klasifikasi klasifikasi

Surat yang sudah

Staf mengarsipkan surat keluar sesuai klasifikasinya dan Tanda penerimaan
diberi nomor sesuai
11 mengirim surat sesuai dengan tujuan/alamat disertai 30 menit surat di buku
kode penomoran
bukti pengiriman dan tanda terima ekspedisi
klasifikasi
 PEMERINTAH DAERAH PESISIR SELATAN Nomor SOP 065/02/ORG-2011
Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014
Tanggal Revisi 10 Juli 2017
DINAS KESEHATAN Tanggal Efektif 17 Juli 2017
Disahkan oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Pesisir Selatan

dr.H.Syahrizal Antoni SY,MPH

Umum dan Kepegawaian Nip.197011042000121001
Nama SOP Prosedur Surat Keluar

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Dan Tata Kerja 1. Pendidikan minimal SLTA
Perangkat Daerah 2. Mengerti Tata Persuratan
2. Peraturan Gubernur Nomor 1 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. SOP Pengurusan Surat Masuk 1. Buku Agenda

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Apabila SOP tidak dlaksanakan maka proses administrasi tidak berjalan dengan
efektif dan efisien
Prosedur Kenaikan Gaji Berkala
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Staf Kasubag Sekretaris Kepala Bagian Keterangan
Pelaksana Kepegawaian Dinas Dinas Keuangan Kelengkapan Waktu Output

menerima daftar usulan KGB dari masing-masing unit

KGB sebelumnya, SK
1 kerja 1 bulan sebelum periode KGB ybs, mengoreksi 1-2 hari draft usulan KGB
pangkat terakhir
dan menyusun per periode

draft usulan KGB

Mengoreksi rencana KGB dan memerintahkan staf
2 draft usulan KGB 1-2 jam yang sdh dikoreksi
pengelola megerjakan sesuai prosedur
Kasubag

Membuat KGB PNS satu bulan sebelum periode KGB draft usulan KGB
3 PNS yang bersangkutan, menyerahkan ke Kasubag yang sdh dikoreksi 1 jam SK KGB
untuk dikoreksi dan diparaf Kasubag

SK KGB yg telah
Mengoreksi dan memaraf KGB, utk diteruskan ke
4 SK KGB 2-3 jam diparaf Kasubag
Sekretaris
Kepegawaian

SK KGB yg telah
SK KGB yg telah
diparaf Kasubag
5 Sekretaris memaraf utk diteruskan ke kepala dinas diparaf Kasubag 1 jam
Kepegawaian dan
Kepegawaian
Sekretaris

SK KGB yg telah
SK KGB yg telah
diparaf Kasubag
6 Kepala dinas menandatangani KGB 1 jam ditandatangani
Kepegawaian dan
Kepala Dinas
Sekretaris

KGB yg telah ditandatangani diserahkan kepada staf SK KGB yg telah

pengelola utk diberi nomor dan stempel dinas, ditandatangani Perubahan KGB
7 1-2 minggu
kemuadian dikirim ke bagian keuangan untuk proses Kepala Dinas, nomor dalam daftar gaji
lebih lanjut dan stempel Dinas
 Nomor SOP 800/05/Umum-Kepeg/2014
PEMERINTAH DAERAH PESISIR SELATAN Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014
Tanggal Revisi 10 Juli 2017
Tanggal Efektif 17 Juli 2017
DINAS KESEHATAN Disahkan oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Pesisir Selatan

dr.H.Syahrizal Antoni SY,MPH

Nip.197011042000121001
Umum dan Kepegawaian
Nama SOP Pengurusan Kenaikan Gaji Berkala

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. Undang-undang No. 8 Tahun 1974 danundang-Undang No. 43 Tahun 1999 1. Minimal SLTA atau sederajat
Tentang Pokok-pokok Kepegawaian 2. Memahami Undang-undang dan Peraturan Kepegawaian
2. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai
Negeri Sipil(Lembaran Negara Tahun 1977 Nomor 11, TLN Nomor 3098)
sebagaimana telah sebelas kali diubah terakhir dengan PP Nomor 8 Tahun
2009 (TLN Tahun 2009 Nomor 21)
Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. Buku Agenda
2. Kartu Disposisi
3. Alat Tulis
4. komputer

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Apabila SOP tidak dilaksanakan maka kenaikan gaji berkala terlambat
Prosedur Kenaikan Pangkat Fungsional
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Keterangan
Staf Kasubag Sekretaris Tim Kepala BKD Kelengkapan Waktu Output
Pengelola Penilai Dinas
Menerima dan memeriksa kelengkapan DUPAK dan
Dupak dan bahan KP Pemisahan Dupak
bahan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam surat
1 sesuai ketentuan 1 bulan sesuai jabatan
pemberitahuan sebelumnya.Bahan yang tidak lengkap
yang berlaku fungsional
dikembalikan kepada pengusul
Meneruskan Dupak kepada Tim Penilai angka kredit Dupak,Buku harian,
sesuai jabatan fungsional masing-masing.Tim Penilai buku kegiatan,
2 1 minggu Draft PAK
angka kredit melakukan penilaian terhadap Dupak yang makalah, SK pangkat
diusulkan. terakhir

Menerima kembali Dupak yang telah selesai diperiksa

dan dinilai oleh tim penilai. Membuatkan PAK dan Rekap
Dupak bagi yang memenuhi kriteria untuk KP.Bagi yang PAK dan Rekap
3 Draft PAK 1 minggu
blm atau tidak mencukupi nilainya, bahan dikembalikan Dupak
dan ditunda kenaikan pangkatnya .Menyerahkan ke
Kasubag untuk diperiksa dan diparaf

PAK, Rekap Dupak

Menerima PAK, Rekap Dupak serta surat pengantar PAK, Rekap Dupak
Pengantar usulan
4 kenaikan pangkat, memeriksa, memaraf, dan Pengantar usulan 2 jam
kenaikan pangkat yg
meneruskan ke Kekretaris kenaikan pangkat
sdh diparaf kasubag

PAK, Rekap Dupak

PAK, Rekap Dupak
Pengantar usulan
Menerima PAK, Rekap Dupak serta surat pengantar Pengantar usulan
kenaikan pangkat yg
5 kenaikan pangkat, memeriksa, memaraf, dan kenaikan pangkat yg 30 menit
sdh diparaf yg sudah
meneruskan ke Kepala Dinas sdh diparaf yg sudah
diparaf kasubag dan
diparaf kasubag
sekretaris

PAK, Rekap Dupak

PAK, Rekap Dupak
Pengantar usulan
Pengantar usulan
Kepala Dinas menandatangani PAK, Rekap Dupak dan kenaikan pangkat yg
6 30 menit kenaikan pangkat yg
Surat pengantar usulan kenaikan pangkat sdh diparaf yg sudah
sdh ditandatangani
diparaf kasubag dan
oleh kepala dinas
sekretaris

PAK, Rekap Dupak PAK, Rekap Dupak

Menerima berkas yang sudah ditandatangani Kepala Pengantar usulan Pengantar usulan
7 Dinas dan meneruskan ke Staf Pengelola untuk proses kenaikan pangkat yg 30 menit kenaikan pangkat yg
selanjutnya sdh ditandatangani sdh ditandatangani
oleh kepala dinas oleh kepala dinas
 PAK, Rekap Dupak
Pengantar usulan
kenaikan pangkat yg Proses SK KP di
sdh ditandatangani BKD sesuai jadwal
Staf pengelola melengkapi bahan dan meneruskan ke
8 oleh kepala dinas, 1 minggu SK Kenaikan pagkat*) BKD dan SK KP
BKD untuk proses lebih lanjut
telah diberi nomor dikeluarkan BKD
dan stempel dinas sesuai Periode
serta bahan KP yang
lain.
 Nomor SOP 800/03/Umum-Kepeg/2014
PEMERINTAH DAERAH PESISIR SELATAN Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014
Tanggal Revisi 10 Juli 2017

Tanggal Efektif 17 Juli 2017

DINAS KESEHATAN Disahkan oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Pesisir Selatan

dr.H.Syahrizal Antoni SY,MPH

Nip.197011042000121001
Umum dan Kepegawaian
Nama SOP Kenaikan Pangkat Fungsional

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 1. Pendidikan minimal SLTA / D3
(Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, TLN Nomor 3890) 2. Memahami Undang-undang dan Peraturan tentang Kepegawaian
2.Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-undang
nomor 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. SOP Pengurusan Surat Masuk 1. Buku Agenda
2. Komputer
3. ATK

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Apabila SOP tidak dlaksanakan makan proses kenaikan pangkat jadi terlambat
Prosedur Kenaikan Pangkat Reguler
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Keterangan
Staf Kasubag Sekretaris Kepala Inspektorat BKD Kelengkapan Waktu Output
Dinas Daerah

Bahan sesuai
Menerima dan memeriksa kelengkapan bahan sesuai
1 ketentuan dan 2 minggu
jadwal yang telah ditetapkan
rekomendasi atasan

Bahan sesuai
Memeriksa kelengkapan bahan, melakukan telaah
ketentuan dan
2 terhadap staf yg akan naik pangkat dengan atasan dan 3 hari
rekomendasi atasan/
konfirmasi lebih lanjut kepada pejabat pengusul
unit kerja

Penetapan / disposisi Kenaikan Pangkat. Bagi PNS yg

Daftar usulan PNS Surat keterangan
disetujui diteruskan utk pengurusan surat keterangan
3 yang akan naik 2 hari tidak dlm hukuman
inspektorat daerah, yang blm / tidak disetujui kenaikan
pangkat disiplin
pangkatnya, bahan dikembalikan kepada ybs.

Staf meneliti kembali kelengkapan bahan , membuat Rekomendasi dan

4 surat rekomendasi dan pengantar usulan kenaikan pengantar usulan 1 hari
pangkat sesuai disposisi kenaikan pangkat

Rekomendasi dan
Rekomendasi dan
Kasubag kepegawaian memaraf, diteruskan ke pengantar usulan
5 pengantar usulan 30 menit
sekretaris dan ke kepala dinas kenaikan pangkat yg
kenaikan pangkat
telah diparaf
Rekomendasi dan
Rekomendasi dan
Rekomendasi dan pengantar usulan kenaikan pangkat pengantar usulan
6 30 menit usulan yg telah
ditandatangani oleh kepala dinas kenaikan pangkat yg
ditandatangani
telah diparaf
Rekomendasi dan
SK diterbitkan oleh
Staf meneruskan bahan yang sudah disetujui ke BKD usulan yg telah
7 1 hari SK kenaikan pangkat BKD sesuai
utk proses lebih lanjut ditandatangani dan
periode KP ybs
bahan KP
 Nomor SOP 800/06/Umum-Kepeg/2014
PEMERINTAH DAERAH PESISIR SELATAN Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014
Tanggal Revisi 10 Juli 2017

Tanggal Efektif 17 Juli 2017

DINAS KESEHATAN Disahkan oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Pesisir Selatan

dr.H.Syahrizal Antoni SY,MPH

Nip.197011042000121001
Umum dan Kepegawaian
Nama SOP Kenaikan Pangkat Reguler

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 1. Pendidikan minimal SLTA
(Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, TLN Nomor 3890) 2. Memahami Undang-undang dan Peraturan tentang Kepegawaian
2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. SOP Pengurusan Surat Masuk 1. Buku Agenda
2. Komputer
3. ATK

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Apabila SOP tidak dlaksanakan makan proses kenaikan pangkat jadi terlambat
Prosedur Mutasi Pegawai
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Keterangan
Staf Kasubag Sekretaris Kepala BKD Kelengkapan Waktu Output
Kepegawaian Dinas Dinas
Menerima bahan permohonan mutasi dari PNS yang Seluruh usulan yang
Permohonan dan
1 bersangkutan atau menghimpun data pegawai yang 15 menit msk diagendakan di
kelengkapan bahan
akan mutasi dan memeriksa kelengkapan bahan bagian kepegawaian

Menyerahkan bahan yang telah lengkap ke Kasubag

Kepegawaian.Kasubag Kepegawaian memeriksa berkas
2 permohonan, mengkonfirmasi dgn oejabat Disposisi dan bahan 15 menit Disposisi dan bahan
pengusul,memeriksa kebutuhan pegawai dan
meneruskan ke sekretaris utk disposisi lebih lanjut

Sekretaris menelaah disposisi dari kasubag dan

3 Disposisi dan bahan 30 menit Disposisi dan bahan
meneruskan disposisi ke kepala dinas

Disposisi persetujuan Disposisi dan

4 Menyetujui atau menolak permohonan pindah 30 menit
/ ditolak kelengkapan bahan

kasubag Kepegawaian menerima disposisi permohonan

pindah yang telah disetujui kepala dinas dan
5 30 menit Disposisi persetujuan
meneruskan ke staf pengelola untuk menyiapkan surat
rekomendasi kepala dinas

staf pengelola menyerahkan surat rekomendasi dan Konsep Keputusan

Rekomendasi
meneruskan ke kasubag kepegawaian dan sekretaris mutasi yg sdh diparaf
6 persetujuan mutasi yg 15 menit
untuk paraf, dan diteruskan ke kepala dinas utk Kasubag dan
sdh diparaf
ditandatangani sekretaris

Keputusan mutasi alih tugas yang sudah ditandatangani

rekomendasi
diteruskan ke staf pengelola unit kerja yang Keputusan net ttg
7 persetujuan yg sdh 15 menit
bersangkutan utk dilengkapi dengan nomor surat dan mutasi alih tugas
ditandatangani
stempel dinas
Rekomendasi
Surat rekomendasi atau pengusulan diterima pemohon persetujuan dan Keputusan net ttg
8 1 minggu
dan diteruskan ke BKD berkas kelengkapan mutasi alih tugas
yang bersangkutan
 Nomor SOP 800/02/Umum-Kepeg/2014
PEMERINTAH DAERAH PESISIR SELATAN Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014
Tanggal Revisi 10 Juli 2017

Tanggal Efektif 17 Juli 2017

DINAS KESEHATAN Disahkan oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Pesisir Selatan

dr.H.Syahrizal Antoni SY,MPH

Nip.197011042000121001
Umum dan Kepegawaian
Nama SOP Pengurusan Mutasi Pegawai

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. UU No. 8/1974 Jo. UU No. 43/1999 1. Pendidikan minimal D3
2. PP No.99/2000 Jo. PP 12/2002 2. Memahami Undang-undang dan Peraturan Kepegawaian
3. Bisa mengoperasionalkan komputer

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. SOP Surat Masuk 1. DPA SKPD
2. Komputer
3. ATK

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Jika SOP tidak dilaksanakan maka pengurusan mutasi pegawai terhambat
Prosedur Surat Masuk
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Staf Kasubag Sekretaris Sespri Kepala Dinas Bidang Keterangan
Pengelola Umum&Kepeg Kepala Dinas yang dituju Kelengkapan Waktu Output

Menerima surat dari unit kerja lain/stakeholder dan Buku Agenda Surat
Surat masuk yang
1 mencatat dalam agenda suarat sesuai klasifikasinya Masuk dan Lembar 15 menit
sudah tercatat
serta dicatat dalam Agenda Surat Masuk disposisi

Memilah surat sesuai dengan sifat surat (surat biasa dan

rahasia) untuk surat rahasia disampaikan langsung ke surat rahasia lgs
Surat masuk yang Surat masuk yang
2 Kasubag tanpa diberi lembar disposisi dan untuk surat 15 ditindaklanjuti sesuai
sudah tercatat sudah dipilah
biasa dibuka dan diberi lembar disposisi dan diteruskan instruksi Kasubag
ke Kasubag Umum dan kepegawaian

Meneliti dan memeriksa surat dan meneruskan Disposisi surat masuk yang
Surat masuk yang
3 ke Sekretaris. Untuk Surat Rahasia menyerahkan 15 sudah diberi lembar
sudah dipilah
langsung ke Sekretaris disposisi

Meneliti surat yang masuk dan telah didisposisi oleh

surat masuk yang
kasubag kemudian meneruskan disposisi ke Kepala surat masuk yang
sudah didisposisi
4 Dinas melalui Asisten Pribadi Kepala Dinas, untuk surat sudah disposisi 1 jam
Kasubag dan
yg bersifat rahasia diserahkan langsung tanpa melalui kasubag
Sekretaris
asisten Pribadi

surat masuk yang Surat masuk yang

Kepala Dinas meneliti dan mendisposisi utk memberikan
sudah didisposisi sudah disposisi dan
5 perintah lanjutan sesuai tujuan surat masuk, surat biasa 30 menit
Kasubag dan perintah tindak
maupun surat rahasia melalui sespri
Sekretaris lanjut kadis

Surat masuk yang

Surat masuk yang sudah disposisi dan
Mendistribusikan surat sesuai dengan disposisi dan sudah disposisi dan perintah tindak
6 15
meminta tanda terima perintah tindak lanjut lanjut kadis dan
kadis menandatangani
tanda terima
 Nomor SOP 800/01/Umum-Kepeg/2014
PEMERINTAH DAERAH PESISIR SELATAN Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014
Tanggal Revisi 10 Juli 2017

Tanggal Efektif 17 Juli 2017

DINAS KESEHATAN Disahkan oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Pesisir Selatan

dr.H.Syahrizal Antoni SY,MPH

Nip.197011042000121001
Umum dan Kepegawaian Nama SOP Pengurusan Surat Masuk

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. PP Nomor 41 Tahun 2007 tentang Struktur Organisasi Dan 1. Pendidikan minimal SLTA
Tata Kerja Perangkat Daerah
2. Peraturan Bupati Nomor 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. SOP Pengurusan Surat Keluar 1. Buku Agenda
2. Kartu Disposisi
3. Alat Tulis

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Apabila SOP tidak dlaksanakan maka surat akan terlambat sampai ke
tujuan