KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU \ 3 yj DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO, 16, JAKARTA 10110, KOTAK POS 4130 JKP 10041 AS TELEPON (021) 3519070 (LACAK), FAKSIMILE (021) 3513282 eva LAMAN: http/wwwkkp.go.id, POS ELEKTRONIK. bkipm@kkp.go.id (S Januari 2019 Nomor 3) /BKIPM.I/KP.930/1/2019 Lampiran —: 1 (satu) berkas Hal : Pengelolaan Persuratan dan Kearsipan Tahun 2018 dan Rencana Tahun 2019 Yth 1. Kepala Pusat Karantina Ikan 2. Kepala Pusat Pengendalian Mutu 3. Kepala Pusat Standardisasi Sistem dan Kepatuhan 4. Kepala Balai Besar KIPM 5. Kepala BUSKIPM 6. Kepala Balai KIPM 7. Kepala Stasiun KIPM di Tempat Menindaklanjuti Nota Dinas Pit. Kepala Biro Umum dan Pengadaan Barang/Jasa Nomor 2458/SJ.6/TU.220/XII/2018 perinal pengelolaan persuratan dan kearsipan tahun 2018 dan rencana tahun 2019, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut : 1. Unit Kerja di Lingkungan KKP yang tercatat di Biro Umum dan PBJ telah melakukan penataan arsip dan mengajukan pertimbangan persetujuan usul musnah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Sekretariat BKIPM tahun 2018 adalah : . Balai Besar KIPM Jakarta | Balai KIPM Surabaya | . Balai KIPM Semarang |. SKIPM Kupang SKIPM Yogyakarta PUSKARI g. Balai KIPM Jakarta II 2. Dalam rangka audit kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia serta -~@ ange perencanaan kebutuhan dan peningkatan peran Jabatan Fungsional Arsiparis (JFA), diharapkan kepada seluruh Satker Lingkup BKIPM agar :a, Menyusun rencana pengelolaan persuratan dan kearsipan tahun 2019 (format terlampir) dan disampaikan kembali ke Sekretariat BKIPM pada tanggal 18 Januari 2019; b. Melakukan pencatatan surat atau arsip dengan format yang sama untuk registrasi surat masuk/keluar, daftar arsip aktiffinaktif, daftar arsip vital dan arsip terjaga terhitung mulai tanggal 1 Januari 2018 (format terlampir); c. Melakukan penyesuaian SKP JFA dan pengelola arsip agar sejalan dengan indikator kinerja utama dan rencana pengelolaan persuratan dan kearsipan. Oleh karena itu, JFA harus memiliki indikator kinerja sesuai jabatannya dan disesuaikan dengan beban kerja dan pekerjaan strukturalnya; d. Mengusulkan kebutuhan JFA dan menetapkan SDM yang mengelola persuratan dan kearsipan; e. Melakukan pengawasan kearsipan. Atas perhatian dan kerjasamanya, diucapkan terima kasih.Unit Kerja/Kear ENCANA KEGIATAN PERSURATAN DAN KEARSIPAN TA 2019 dan POY (selaku UK H) 1. PERATURAN PERSURATAN DAN KEARSIPAN. ‘cONTOH 1 No KEGIATAN SASARAN ENCANA PELAKSANAAN, UNIT KERIA KETERANGAN TT [PEMBINAAN PERSURATAN | Tersoslalsasinya Peraturan Tata Nastah [januari sd Februari es. ingkup Setjen JDAN KEARSIPAN. Dinas dan Kearsinan Fersosaisasinya Aplikasi Persuratan dan = Kearsipan 2 i Sosialisasi —__fanwa es. Wingku Setjen 2 Penggunasn a banwari sd. Desember 3. Monitoring bunt dan Desember 2. PENGELOLAAN PERSURATAN DAN KEARSIPAN. No KEGIATAN SASARAN WAKTU PELAKSANAAN Taner oureur KETERANGAN T [Penciptean surat [Tercipta pelayanan persuratan [ianuaris.d, Dezember —[Rexamaan format [Daftar reqistrasi surat masuk| daftarregstrasi surat |dan surat keluar 2 |Pengelolaan arsip aktit |i. Tercptanya pengeloiaan arsip aki yang anuaisd.Desember — |kesamaanformat [Daftar berkas dan daftaris_[es.ttingkup memberkas, sehinggatersedia daftarberkas ldaftarberkasdan [berks setien dan daftar isi berkas, dattarisiberkas 2. Monitoring Pull dan Desember Ipenyerahan daar [sebagal monev. lberkas dan daftarisi ke Es. ing loerkas ke UK setjen benar/ lidaknya daftar yang dbuatNo KEGIATAN SASARAN .WAKTU PELAKSANAAN TaRGer ourrur KETERANGAN 3 [Pengelolaan arsip inaktit |1. Tersedlanya daftar arsip naka Januari nd. Februari |kesamaan format [OA nak ES nga daftarregistrasi surat setjen }2. Monitoring |Novernber s.d. Desember |penyerahan daftar tif [sebagai monev. arspinaktf tahun lke Es. tngkup sebelumnya ke UK [Setjen benar/ tidaknye dattar yang dbuat @.|[Penyusutan arsip [Teriaksananya perindahan arsip inaktit ldari UP ke UK 1. sro Perencansan minggu Februariiull — |penyerahan asip__|BA+ DAInaktf nati ke UK fz. Biro SoMa IminggulWJanuarifuni— |penyerahan arsip [BA DAnaktt inaktifke UK [5 Biro Hukam dan Organizasd minggutFebraari/iali— |penyershan arsip [BA DA nak _ nak ke UK I Jairo Humas dan KLN inggu WV Jancariuni—_|penyerahan arsip [BA DA nak linaktf ke UK. o 5B Keuangan fminggu! Maret/OKober |penyerahan arsip __|BA-+ DA naka linakt ke UK éPusdatin ~ fminggutMaret/OKtober |penyerahan arsip __|BA+ DAinaktif linaktif ke Uk 7. Biro Umum dan PAL Jringgu Wi Janvariuni—|penyerahan arsip [B+ DA naktif inaktifke UK [Terlaksananya pemusnahan arip 1. Biro Perencanaan Riaret lpemusnahan arsip [BA DA Yang Dimusnahkan 2. Biro SONIA lane Jpemusnahan arsip [BA ¥ DA Yang Oimusnahlan 3. Biro Hukum dan Organisast lana [pemusnahan arsip [BA +DA Yang Oimusnahan Biro Humas dan KIN font = [Pemusnahan arsip (BA + OA Yang Dimusnahkanwo KEGIATAN SASARAN WAKTU PELAKSANAAN TARGET ourpur verenancaN 5: eiroKevangan font [pemusnahan acip BA DA Yang Dimusnahion e-Pusdatn Maree ~Ppemisnahanarsip [OA + DA Yang bimusnahian 7: Biro Umum dan PBD Maret, OR ober pemusnahan arp BA+DA Yang Dimusnahian |Terlaksananya penyerahan arsip statis [November Inenyerahn arsip statis [BA + DA Yang Diserahkan bidang hukum dan 3 SUMBER DAVA KEARSIPAN DKLAT/BINITEK YANG . No KEGIATAN SASARAN KEBUTUHAN ee waxru 1 [SOM REARSIPAN [Tesedianya SDM Kearsipan yang lberkormpeten a arsiparis _ lb. Pangelola Arsip — No NEGIATAN SASARAN eauTUHAN wacrur KETERANGAN 2 |PRASARANA KEARSIPAN. Hersedianya sarana dan prasarana kearsipan berupa: a. Ruang Arsip be. Rak Asin fe. Boks Arsip a. ds ccatattan a Wateu * 2 Wakeu* Waktu dlfat/bimtek yangpernah dikuti Waktu pengadaan kebutuhan prasarana asipPENGIPTA ARSIP (K/L) [UNIT KERIA/UNIT PENGOLAH. [NAMA PIRAPINAN UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH JABATAN PIMPINAN UNIT KERJA/UNIT PENGOLAN, /ALAMAT UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH. DOAFTAR REGISTRASI SURAT MASUK EMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN + 8UDISUUSTIYO 3IRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA "ALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT contoH2 LT. KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/JASA, TANGER no} venentinan | womoronnvanccausurar | SAT] peuennan peveiam ssnwexas ver sue =t— 9 a m az r 1 [Srarzoig ——|eaasarnsonrzar72018 | Bas fala ro Unum dan |Scs BEOM —enompin Doar mu Uk es ORS ang aah man ‘sane ra penn esha ris mah og Si eh et ISO on Bro rm dana san meng at | Aga | LOOT RE Cr | == Dagar 208 fennrns enr ereor |v oars01s eae ONTOS Si pans Un an aplBroam den] een Ketan Were atara emuaton dn Fein Oktober 2018 leas organisa Jarsip itngkup. Set. BOM, BKIPM Semarang dan BKIPM SurabayaPENCIPTA ARSIP (K/L) UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH [NAMA PIRMPINAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLAH JABATAN PIMPINAN UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH ‘ALAMAT UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH. ‘cONToH 3 DAFTAR REGISTRASI SURAT KELUAR : KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/JASA + BUDISUUSTIYO PLT. KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA ALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT Kove NOMORDAN TaNGGAL | SiFAT NO | asieast eae shar | PENERIMA PENGIRIM ISLRINGKAS. Ker co ra a a a = cm i 1 [Tu.210 __[zats/sie7ruzio/mi/20i8 | Segera |Selretars enderal |Kepala Biro Umum dan PB |Permohonan tandatangan surat pemusnahan asip dilingkup, Set BASDM, [31 Jun 2018, [BKIPM Semarang dan BKIPM Surabaya | 2 froze |ros/sifnjaone Segera [Kepala sip [Sekretarisdenderal RRP mengusulkan arsip yang akan dimusnahan kepada AN, untuk [a1 Jun 2018 Nasional R Imendapatkan rekomendasi pemusnahan asip 3 [iK140 [1568/.6/HK.140/vm1/2018 | Segera [Kepsla Biro Hukum —|iepala Biro Umum dan PBI |Penyampalan rancangan Kepulusan Menterl KP tentang Pemusnahan dan [27 Agustus 2018, \dan Organisasi Penghapusan Arsip di lingkup. Set. &2SDM, BKIPM Semarang dan BKIPM Jsurabaya laxconrow4 DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN 2018 ‘DAFTAR BERKAS PENCIPTAARSIP (K/L) KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA NAMA PIMPINAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLAN : BUDISULISTIYO {JABATAN PIMPINAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLAM : PLT. KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA ‘ALAMAT UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH ALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT a {KASIIWASI KEAMANAN DAN ANSES UURAAN INFORMS ww ‘TWoKAT RSP wo KODE RLASIFIAS ce URUN WaKTU womas | reneneancanl ®°T oT x0. saheanncl mana Sm" cantner | Ct | FOLDER. meses estan | TERBAIAG| Hr = = m a [Pa [TU.TATA USAHA [TU. 200. KESEXRETARIATAN [TU. 220. KEARSIPAN. T IPEMUSNAHAN ARSIPSET.| 810U SD, 8OKTOBER 2018 | 6BERKAS | —_ASLE eae esonax z PEMUSNAHAN ARSIP a 7 ]272]¥ ppp TeGAL 3 IPEMUSNANAN ARSIP a a f2p3 fy JaximsaKARTAL[DAFTAR ARSIP AKT TAHUN 2028, PENCIPTA ARSIP (K/L) EMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN UNIT KERUA/UNTT PENGOLAH {RO UNUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA NAMA POAPINAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLAN_:8UDISUUSTIVO JABATAN PIMPIVAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLA PLT KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA ‘ALANOAT UNIT KERA/UNIT PENGOLAM JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT ‘sit frunsux swans fi2, | uesian nrontaas (oan, xeraoa, womor, | TANGGAL sicrar no ODE KLASIIASI em sunmt [peg = 4 PeRMAL SURAT ‘SURAT remeennasica mo |ausalrenearas| anasia|SA*AT ITU: 200, ESERRETARIATAN [TU 220. KEARSIPAN T[PeMUSNAHAN ARSIPSET,BRSDRARP | [NOTA DIUAS DAR SERRETARS wrSDURP | @UUTZOIE | —LEM@AR] ASU apy INowon e-393/ansoN.1/TU 2207/2018 I PENVAMPALAN BERKAS USUL MUSNAH UNIT KERUA BRSORAKP YANG TELAH MELARUKAN PENILAIAN ARSIPUSUL MUSNAKYANG. lun DAN Pe) AKAN MEMPROSES LEBIH lwo, [| Meno GARI PL. KEBALA BRO UMUM Dan Pali JUL 20n8| —LEMBAR] AST amlasles IkrouoeR KEPADA SEEN mer INowor :419/s1 TORONTO IPERMOHONAN TANDATANGAN SURAT PenUSNAMAN ARSIPDLLINGKUP SET, RsONaKp, OKI SEMARANG DAN BIA Isueseava |REPADAKEPALA ANRI_— NOOR 705/s/u/2018 eke WENGUSULKAN ARSIP YANG AKAN REKOMENDASI PEMUSNAHAN ARSIP [susuzoie} tewaan| AS a yapa 7 [SURAT ART REPATA AN jewooos/172/2018 jpAcusTUSa| ean] ASU ealziles‘umuan rons (oan, KEPADA, woMOR, PERIL SURAT) sume "ASTOR RERANAN DAN AES, moat oto sa} ensaras| ens saxcar PER RPAAR PERSETOTUAN PRMUSNARN laste or ser. sesonae, sna sEMARANG [runux wane [MEMORANDUM OAR! KEPALA BIRO UNUM EPADA KEPALA SIRO HUKUM DAN ORGANISAS! PRT AGUSTOS| 1568/5.6/HK.140/V/2008. PENYAMIPAIAN RANCANGAN KEPUTUSAN MENTERI KP TENTANG PEMUSWAWAN DAN PeNGHAPUsAs ARSIPDLLINGKUP SET. |suRARAYA ar [MEMORANDUM DAR HIRO HUKOM DAN OR isORTOOER EPADA KEPAUA SIRO UMUM DAN PENYAMPAIAN KEPUTUSAN MENTERI KP |reNTANG PEMUSNAKAN DAN PENGHAPUSAN] Jassie ot urickuP ser. aasoeae, xIPM senaaRAN DAN axPna SURABAYAL Tea 0 [PENUSNATAN ARSP BPPPTEGAL at lat [PeauSNARAN ARP PRA TREARTAT ie lstDAFTAR ARSIP INAKTIF PENCIPTA ARSIP (K/L) KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN UNITKERIA/UNITPENGOLAH —_: BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/JASA [NAMA PIMPINAN UNIT KERJA/UNIT F: BUD! SULISTIYO. JABATAN PIMPINAN UNIT KERJA/UNI: PLT. KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA “ALAMAT UNIT KERJA/UNIT PENGOLA : JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT CONTOH 6 TINGKAT KET, NOMOR No | NoMORARSIP/ BERKAS | KODE KLASIFIKAS! LURAIAN INFORMASI KURUN WAKTU JUMLAH aim oe a 2 @ 2 @ @ a. @ 1 [1 PEMUSNAHAN ARSIP 0.220 |PEMUSNAWAN ARSIP SET. GRSOMKP lauir 50.8 ORTOBER [EBERKAS str 1 |SCT. BRSDMKP a8 7 [PEMUSNAHAN ARS ae a laPer TEGAL. 3 [PEMUSNAHAN ARSIP cry z laKIPNa JAKARTA 2 | (etPENCIPTA ARSIP (K/L) UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH [NAMA PIMPINAN UNIT KERIA/UNITF: BUDI SUUSTIYO JABATAN PIMPINAN UNIT KERJA/UNI: PLT. KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/JASA DAFTAR ARSIPINAKTIF ‘YANG AKAN DIPINDAHKAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN + BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA ‘ALAMIAT UNIT KERJA/UNIT PENGOLA : JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT CONTOH 7 No | Nomon arsie/ BERKAS rkast URAIAN INFORMAS ‘KURUN WaKTU JUMUAH TNGKAT Ker womon KODE KASH ma : PERKEMBANGAN. BOKS al a a rm @ @ ° rm 1 [1 [PEMUSNAHAN ARSIP 0.220 ]PEMUSNAHAN ARSIP SET. BRSDRIKP JaiUU1 5.0.8 OKTOBER [6 BERKAS las 1 ser. srsomaxe jeoxs | PEMUSNAHAN ARSIP” ae z lsePe TeGAL 3 | PEMUSNAWAN ARSIP a 2 xem saKarra z (raNGoAL) Mengetahui,PENCIPTA ARSIP (K/L) UNIT KERIA/UNTT PENGOLAK NAMA PIMPINAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLAN JABATAN PIMPINAN UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH DAFTAR ARSIP VITAL, KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN 1 BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA BUDI SUUSTIVO + PUT. KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA {JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT conTOHs /ALAMAT UNIT KERJVUNIT PENGOLAM TINGKAT IANGKA MeTODE IS ARIE No JENS ARSH een rununwacrs | suman | ENE ioeeme PERLUNDUNGAN @ a a o 2 oes lean wm 2. 2 |remras [pene enoaraan ast = MARET 2017 1 euxy | iovawun | ReconDs cevRe/ BRaneas Au EDA 2 feentas — |senrieartanan asu -oesemper 2012 | 1 senKas | PeRMANEN | REcOnDS.cewTRE/BRANKAS | ALIN MEDIA astCONTONS DAFTAR BERKAS ARSIP TERIAGA. PENCIPTA ARSIP (K/L) : KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLAH BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA NAMA PIMPINAN UNIT KERIA/UNIT PENGOLAH ——_:BUDI SUUSTIYO JABATAN PIMPINAN UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH PLT. KEPALA BIRO UMUM DAN PENGADAAN BARANG/IASA ALAMAT UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO 16 JAKARTA PUSAT KODE KLASIFIKASI DAN JENIS| UNIT PENGOLAH/ UNIT KET. HASIL NO | reer anee re anee NOMOR BERKAS. ca LURAIAN INFORMASI ARSIP KURUN WAKTU, suman | Terirkast o @ @ o 2 @ a. aBERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF NOMOR ...s/essenfTU.220/bulan/20.... Pada hari ini ..... tanggal ...... bulan ..... tahun .... dilaksanakan pemindahan arsip inaktif, kami yang bertanda tangan dibawah ini, Nama .-v (Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kearsipan) Jabatan Unit Kerja Dalam hal ini bertindak atas nama ..... (Unit Pengolah/Unit Kearsipan) sebagai Pihak Kesatu. Nama (Pimpinan Unit Kearsipan) Jabatan Unit Kerja . Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Kearsipan sebagai Pihak Kedua Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan (....Unit Pengolah/Unit Kearsipan) kepada Pihak Kedua sebagai berikut : 1, Jenis Arsip _: Arsip ... (Unit Pengolah/Unit Kearsipan) 2. Periode —..... (tahun) 3. Volume Arsip: ... boks 4, Media Arsip _: Kertas/Video/Foto sesual amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan terlampir. Pihak Pertama Pihak Kedua Mengetahui