SURVEY &

PENGUMPULAN FAKTA

tujuan dan teknik

TUJUAN

 Mencari dan mengumpulkan fakta

 Mengenali aktifitas/kehidupan (sistem)
 Menggali permasalahan-permasalahan
 Konfirmasi kebenaran fakta
 Melihat & mengetahui harapan-harapan user
KENDALA

 birokrasi / perijinan
 gaya manajerial / sifat personil
 pemahaman / persamaan persepsi
 waktu
 teknik survey / kemampuan surveyor
TARGET PENGUMPULAN FAKTA
 Fakta organisasi
 bagan/struktur organisasi
 kordinasi kerja
 aturan dan wewenang
 prosedur kerja
 Fakta sistem
 fisik : (bahan, gedung, peralatan, pekerja,
produksi/aktifitas kerja)
 pengolahan data / sistem informasi
 Performansi / unjuk kerja sistem
 sekarang dan
 akan datang / harapan
PENDEKATAN
PENGUMPULAN FAKTA
 Top Down : (melihat kebutuhan user ditingkat atas)
 Ada kesulitan memilah : TUJUAN dan FAKTA
 Kegiatan pengumpulan fakta diikuti langsung dengan analisis parsial
 Survey pertama dilakukan pada Top Manajerial (dengan tujuan untuk
mengetahui secara detail tujuan & kehidupan sistem secara lengkap)
 Fakta yang diamati : terutama masalah aturan dalam mencapai tujuan
 Bottom Up : (melihat kebutuhan user mulai dari tingkat bawah)
 Survey pertama dilakukan pada level Lower Manajerial
 Fakta yang diamati : masalah pelaksanaan perencanaan kegiatan,
penggunaan sumber daya (man, material, machine, money) ; dan
efektifitas hubungan dengan lingkungan luar
 Sulit melakukan perbandingan dengan prosedur baku (harus ada re-
check)
 Permasalahan dapat melebar dan tidak sesuai dengan target analisis
TEKNIK PEROLEHAN FAKTA

 studi literatur
 dokumen perusahaan
 literatur ilmiah
 dsb
 penelitian di lapangan (observation)
 wawancara (interview)
 kuestioner (questionere)
 pengambilan contoh (sampling)
TEKNIK KUESTIONER
 Ciri :
 Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar
 Responden tidak terganggu
 Hasilnya biasanya lebih objektif
 Responden merasa dibatasi
 Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai
dengan situasinya
 Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit
dibuat
TEKNIK KUESTIONER
 Petunjuk :
 Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan
dikumpulkan
 Tentukan pertanyaan yang cocok
 Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus
jelas/sederhana
 Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada
kesulitan segera perbaiki
 Tipe :
 free format questionere
 check-off questionare
 yes/no questionere
 choice questionare
 opinion questionare
TEKNIK OBSERVASI
 Ciri :
 Data yang dikumpulkan memiliki tingkat
keandalan yang tinggi (ada validitas)
 Melihat langsung kehidupan (fakta)
 Dapat menggambarkan lingkungan fisik
 Dapat mengukur tingkat pekerjaan
(volume/frekwensi)
 Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman
 Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak
mewakili tingkat kesulitan tertentu)
 Mengganggu aktifitas kehidupan
 Orang yang diamati cenderung berlaku baik
TEKNIK OBSERVASI
 Yang harus dilakukan :
 Buat rencana : apa? dimana? kapan? siapa?
bagaimana?
 Minta ijin kepada yang berwenang
 Selalu rendah hati
 Melakukan pencatatan hasil pengamatan
 Kaji ulang hasil pengamatan
 Berusaha tidak mengganggu aktifitas
 Pilih aktifitas yang dianggap penting
 Jangan membuat asumsi
TEKNIK INTERVIEW
 Ciri :
 Memungkinkan jawaban bebas dan terbuka
 Dapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasi
 Dapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut
wajah orang yang diwawancarai
 Dapat menanyakan kegiatan khusus
 Membutuhkan waktu lama
 Tergantung pada kepandaian pewawancara
(human relation)
 Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentu
 Sanggat mengganggu kerja orang yang
diwawancarai
TEKNIK INTERVIEW
 Sifat pertanyaan :
 Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas ; jaga
penampilan
 Jangan memasukan pendapat pribadi
 Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit
 Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengawatirkan
 Hindari pertanyaan yang mengkritik
 Jangan menggunakan kata ‘anda’, ‘kamu’ dsb, dan carilah
kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan
group
 Persiapan :
 Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancari
 Atur waktu yang tepat
 Buat jadual
 Buat panduan wawancara
TEKNIK INTERVIEW
 Melakukan wawancara :
 Mengenalkan diri
 Menjelaskan tujuan wawancara
 Menjelaskan peran dari orang ang diwawancarai
 Menghilangkan kesan menginterogasi
 Harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicara
 Jaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah dan
menyenangkan
 Jangan memotong pembicaraan
 Mintalah pendapat/ide-ide tambahan
 Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasar
 Jangan memakai istilah yang sulit dimengerti
 Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasil wawancara dan
minta orang yang diwawancara untuk membetulkan bila ada
kesalahan
 Ucapkan terima kasih dan intalah kesediaan kembali untuk
dihubungi/untuk diadakan wawancara kembali bila perlu
Fakta Yang Harus Didapatkan
 Fakta Organisasi :
 Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi
 Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umum
 Struktur organisasi lengkap atau parsial ( cabang/unit/bagian
tertentu )
 Job deskripsi / wewenang dan tanggungjawab ( lengkap / parsial )
 Fakta Kegiatan :
 Aktifitas kerja / kegiatan
 Orang atau pelaku di setiap kegiatan
 Alat / perangkat kerja (fisik)
 Formulir-formulir atau dokumen yg digunakan dalam setiap
aktifitas
 Aturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukan
pada setiap aktifitas
 Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkungan
luar)
Fakta Yang Harus Didapatkan
 Fakta Proses & Data (detail) :
 Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban,
performansi, detail pelaku dsb)
 Data (data detail, cakupan, periode, volume, aliran data, sumber,
arsip/penyimpanan, dsb)
 Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen :
 Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihak
manajemen berkaitan dengan sistem yang diangkat
 Mengetahui detail kualitas informasi ( cakupan data, perolehan
informasi (proses pd, kecepatan, akurasi), media / perangkat yg
digunakan, format, target / fungsi, dsb )
 Fakta harapan user /pengguna :
 Mengetahui harapan pihak manajemen / user / pihak terkait
terhadap sistem yang ada
 Mengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemen khususnya
menyangkut performansi sistem
Detail Fakta Prosedur
 Prosedur Kerja
 Nama dan deskripsi/fungsi prosedur
 Hukum atau norma yang berlaku untuk setiap
prosedur dan deskripsi/penjelasannya
 Proses-proses yang ada pada prosedur dan
keterkaitan antar proses
 Pelaku yang menjalankan prosedur ( deskripsi dan
jabatannya )
 Permasalahan yang muncul dalam penerapan
prosedur (kesulitan pelaku, ketidakjelasan /
ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanya
layanan, dsb)
Detail Fakta Formulir
 Formulir / Dokumen
 Nama dan deskripsi/fungsi formulir
 Item data setiap formulir
 Tingkat keterbacaan formulir
 Kemudahan pengisian formulir
 Kemudahan dokumentasi dan pengambilan
kembali
 Periode dan volume/frekuensi formulir
 Identifikasi formulir
 Permasalahan yang muncul berkaitan dengan
formulir (kesulitan pemakai menggunakan,
kesulitan dokumentasi, ketidak-lengkapan /
ketidak-baku-an, dsb)
Detail Fakta Personil
 Personil
 Nama dan deskripsi personil
 Job Deskripsi
 Jabatan & rangkapan kerja
 Kinerja Personil (Performansi kerja, beban
kerja personil, intelegensia/pendidikan)
 Permasalahan yang muncul dari personil
atau penilaian sementara atas keberadaan
yang bersangkutan. ( kinerjanya, keluhan
personil, menyangkut beban, dsb)