Bussiness Process Improvement

MODUL OPB - 04

VERSI :4
TANGGAL : 23 / 12 / 2020

KELOMPOK :2
ANGGOTA :
1. 193040042 - Suhendani
2. 193040024 - Yusril Ismail Azi
3. 193040033 - Ryan Ferdiana Fariz
4. 193040039 - Mochammad Radhi Akbar
5. 193040040 - Dimas Nanda Herlambang
6. 193040043 - Herlan Nurachman
ASISTEN : ​Nadia Rutbah Hardimura

LABORATORIUM SISTEM INFORMASI

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PASUNDAN
BANDUNG
2020/2021
Daftar Isi :
Daftar Isi : 1

Daftar Tabel 2

Daftar Gambar 2

Daftar Simbol 2

Daftar Istilah 3

Deskripsi Organisasi 1

Fokus Analisis 3

1. Swimlane Task - Level 11

1.1 Dekomposisi Aktivitas 11

1.2. Deskripsi task 11

1.3. Identifikasi Time Base Event 12

i
Daftar Tabel
Daftar Isi : 1

Daftar Tabel 2

Daftar Gambar 2

Daftar Simbol 2

Daftar Istilah 3

Deskripsi Organisasi 1

Daftar Gambar
Gambar 1.1 Struktur Organisasi 1
Swimlane Level Handoff 9
Swimlane Level Milestone 9

Daftar Simbol

Nama simbol Bentuk Simbol Penjelasan

Start Event Simbol untuk memulai

aktivitas pada swimlane

Task Simbol menunjukan aktivitas

pada swimlane

Sequence Flow Simbol menunjukan alur pada

swimlane

Decision Simbol untuk menentukan

kondisi dari suatu keputusan
aktivitas

Link Simbol untuk menyabungkan

antar halaman satu dengan
halaman lain

1
Time Event Simbol untuk menunjukan
waktu yang digunakan dalam
aktivitas

End Event Simbol untuk akhir dari

aktivitas swimlane

Daftar Istilah
No Istilah Asing Deskripsi

1. Value Fasilitas - fasilitas mengenai alat - alat

perlengkapan sebagai penunjang kegiatan
outdor

2. Outdoor Aktivitas yang dilakukan di alam bebas

3. Goal Tujuan yang diinginkan suatu perusahaan

4. activity kegiatan kerja yang dilaksanakan dalam tiap

bagian di dalam perusahaa​n

5. Trigger Aktivitas pemicu dimulainya proses

bisnis

6. Input Proses bisnis berupa objek atau data

7. Output Sesuatu yang dihasilkan dari proses bisnis

berupa objek / informasi

8. Functional Area Pengelompokan area kerja

9. Asset Kekayaan atau hak yang dimiliki

perusahaan

10. Area Departemen atau unit bisnis

11. Sponsorship Kegiatan memberi dana atau membiayai

suatu kegiatan

12. Swimlane Elemen visual yang digunakan dalam

diagram alir proses yang menggambarkan
siapa bekerja dalam subset tertentu

13. Level Penggambaran sistem jaringan kerja antar

fungsi yang berhubungan satu dengan
yang lain

14. Handoff Menggambarkan aktivitas utama

1
 15. Milestone Menjelaskan aktivitas selanjutnya

16. Task Menggambarkan bagaimana suatu

aktivitas / menjabarkan kembali aktivitas

17. People Orang yang terlibat pada aktivitas

didalam organisasi atau perusahaan

18. Process Runtunan perubahan (peristiwa) dalam

perkembangan sesuatu

19. Technology keseluruhan sarana untuk menyediakan

barang-barang yang diperlukan bagi
kelangsungan dan kenyamanan
perusahaan atau oraganisasi

A. Deskripsi Organisasi

1. Nama Perusahaan : PPRPG (Perhimpunan Penempuh Rimba dan Pendaki

Gunung)
GIDEON
2. Bidang Bisnis : Kegiatan di Alam Terbuka
3. Value : Fasilitas-fasilitas mengenai alat-alat perlengkapan yang berfungsi
sebagai penunjang kegiatan ​outdoor t​ ersebut
4. Goal : Melengkapi kebutuhan fasilitas inventaris alat dan barang
sekretariat
5. Struktur Organisasi :

1
 Gambar 1.1 Struktur Organisasi

Visi :
1. Menampung, membina, dan menyalurkan pelajar SMA Negeri 1 Bandung yang
mempunyai kegemaran kegiatan di alam bebas (​outdoor activity)​ .
2. Mewujudkan anggota Gideon bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, cinta bangsa, tanah
air, sesama makhluk, dan alam.
3. Menumbuhkan rasa percaya pada diri sendiri, terampil, tabah, dan ulet dalam hidup
bermasyarakat umumnya, dan di alam khususnya.

Misi :
1. Menggali ilmu pengetahuan, membina ketangguhan mental dan fisik, dan melatih
keterampilan yang diperlukan untuk hidup di alam bebas.
2. Mengadakan hubungan dan kerja sama dengan organisasi-organisasi, instansi-instansi, dan
masyarakat luas yang tujuannya sesuai dengan organisasi untuk mengembangkan
persaudaraan dan persatuan.
3. Ikut serta menjaga kelestarian alam.
4. Mengusahakan fasilitas-fasilitas mengenai alat-alat perlengkapan yang berfungsi sebagai
penunjang tujuan tersebut.

Motto :
1. GIDEON​ Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. GIDEON​ Cinta bangsa, tanah air dan sesama mahluk.
3. GIDEON​ berani, tabah, dan ulet dalam menghadapi segala persoalan.
4. GIDEON​ selalu siap membantu dan menolong sesama mahluk.
5. GIDEON​ selalu menjaga dan menjunjung tinggi nama baik SMA NEGERI 1
Bandung dan nama baik organisasi.

1
B. Fokus Analisis

1. Deskripsi Proses Bisnis yang di analisis

i. Nama Proses Bisnis : Pengajuan fasilitas inventaris dengan metode sponsorship
ii. Tujuan : Untuk menambah ketersediaan fasilitas inventaris yang diperlukan
dalam organisasi guna menunjang kegiatan alam terbuka
iii. Nilai Tambah : Ketersediaan alat - alat inventaris yang dibutuhkan sesuai
kebutuhan bidang
iv. Ukuran Kinerja : Dengan tercapainya fasilitas atau alat yang telah diberikan guna
meningkatkan prestasi dan memasarkan branding dari perusahaan tersebut
v. Trigger : Setiap unit operasional memerlukan Fasilitas, Barang dan Alat
vi. Input : Permintaan pengadaan Alat dan Barang dari divisi Operasional
vii. Output : Ketersediaan alat dan barang
viii. Functional Area : Divisi Sponsorship
ix. Pelaku : Divisi Inventaris
Tabel 1 Deskripsi Pelaku
No Nama Pelaku Job Desk
1 Ketua Dewan Pengurus Mengesahkan Proposal Sponsorship
2 Divisi Sponsorship Mengajukan Proposal Perlengkapan Outdoor
3 Pihak Sponsorship Memberikan Perlengkapan Outdoor
4 Divisi Inventaris Mendata Inventarisir Organisasi

x. Urutan Aktivitas
Tabel 2 Urutan Aktivitas
No Aktivitas
1 Koordinasi Divisi Sponsorship
2 Pembuatan Proposal
Sponsorship
3 Permintaan Pengesahan
Proposal Sponsorship
4 Pengajuan Sponsorship
5 Menerima proposal yang
diajukan
Deskripsi
Divisi Inventaris mengajukan permintaan
pengadaan alat - alat inventaris baru/rusak kepada
Divisi Sponsorship
Divisi Sponsorship membuat rancangan anggaran
biaya untuk pengadaan alat/barang yang
diperlukan
Ketua Dewan Pengurus mengesahkan pengajuan
proposal pengadaan inventaris organisasi
Divisi Sponsorship mengajukan proposal inventaris
kepada Pihak Sponsorship
Pihak Sponsorship menerima pengajuan
proposal dari divisi sponsorship organisasi

6 Menunggu hasil keputusan Divisi Sponsorship Menunggu hasil keputusan

pihak sponsorship pihak sponsorship

1
 7 Mengesahkan kontrak/mou
dari proposal yang telah
diajukan
8 Pengadaan Barang dari Pihak
Sponsorship
Pihak Sponsorship​ ​Mengesahkan kontrak/mou dari
proposal yang telah diajukan
Pihak Sponsorship menyetujui pengajuan
sponsorship dan mengirim alat/barang kepada
sekretariat organisasi

xi. Deskripsi Konsumen

Deskripsi Konsumen
1. Nama Konsumen : Divisi Inventaris
2. Deskripsi Konsumen : Divisi Inventaris merupakan divisi yang bertugas
untuk mendata seluruh asset yang dimiliki dan bekerja sama dengan divisi
operasional untuk mendata kondisi dari asset tersebu​t

1
A. Deskripsi Pelaku
Deskripsi pelaku berisi tentang aktivitas yang dilakukannya terkait proses bisnis yang sedang
diamati.
Table 4 – Deskripsi Pelaku

No Pelaku Deskripsi

1 Orang yang bertanggung jawab menerima proposal

Pihak Sponsorship pengajuan sponsor dan menyetujui pengajuan sponsor yang
diajukan organisasi melalui divisi sponsorship

2 Orang yang ​bertugas untuk mencari dana dan media partner

Divisi Sponsorship dari pihak eksternal agar melengkapi kebutuhan alat - alat
inventaris yang ada di organisasi

3 Orang yang mengajukan pengadaan barang inventaris

Divisi Inventaris organisasi dan pendataan inventaris yang ada dalam
organisasi.

4 Orang yang bertanggung jawab memeriksa proposal

Ketua Dewan Pengurus pengajuan sponsor dan menyetujui pengajuan sponsor yang
diajukan divisi sponsorship

B. Deskripsi Konsumen
Deskripsi konsumen berisi tentang aktor yang melakukan permintaan atau trigger terhadap
proses bisnis yang sedang diamati.

Table 2 – Deskripsi Konsumen

No Konsumen Deskripsi

1 Divisi Inventaris merupakan divisi yang bertugas

untuk mendata seluruh asset yang dimiliki dan bekerja
Divisi Inventaris sama dengan divisi operasional untuk mendata kondisi dari
asset tersebu​t

1
C. Deskripsi Aktivitas Utama
Deskripsi aktivitas berisi tentang pelaku aktivitas, penjelasan aktivitas beserta ​input​ dan ​output
dari aktivitas utama dalam proses bisnis yang sedang diamati.

Table 3 – Deskripsi Aktivitas

No Pelaku/konsume Input Output

Nama Aktivitas Deskripsi Aktivitas
n

1 Divisi Inventaris Laporan List alat yang

Pengajuan
melakukan pengajuan Inventaris dibutuhkan
ketersediaan alat - Divisi Inventaris
alat inventaris ketersediaan alat - alat Organisasi organisasi
inventaris organisasi

2 List alat proposal

Divisi Sponsorship yang sponsorship
Membuat Divisi Membuat pengajuan dibutuhkan alat - alat
pengajuan proposal Sponsorship ketersediaan alat - alat organisasi inventaris
inventaris atau proposal yang
dibutuhkan

3 proposal Ketua Dewan

Mengesahkan Divisi Sponsorship Pengurus
sponsorship
Pengajuan memberikan proposal menyetujui
Ketua Dewan alat - alat
Proposal kepada Ketua Dewan proposal
Pengurus inventaris
pengadaan Pengurus untuk diperiksa tersebut
inventaris yang
dan disetujui
dibutuhkan

4 Setelah proposal disetujui Ketua Dewan Proposal yang

Mencari dan maka divisi sponsor Pengurus diajukan ke
Meneruskan Divisi menyetujui
Proposal ke pihak meneruskan proposal pihak
Sponsorship proposal
sponsorship tersebut ke pihak sponsorship
tersebut
sponsorship terkait

5 Proposal Keputusan
Pihak Sponsorship yang pengajuan
Menerima proposal Pihak menerima pengajuan diajukan ke proposal
yang diajukan Sponsorship proposal dari divisi pihak sponsorship
sponsorship organisasi sponsorship
terkait

1
6 Keputusan Pengesahan
Menunggu hasil Divisi Sponsorship pengajuan kontrak/mou
Divisi proposal sponsorship
keputusan pihak Sponsorship Menunggu hasil keputusan
sponsorship dengan divisi
sponsorship pihak sponsorship sponsorship
organisasi

7 Pihak Sponsorship Pengesahan Daftar alat -

Mengesahkan kontrak/mou alat inventaris
Mengesahkan kontrak/mou sponsorship yang akan
kontrak/mou dari Pihak
dari proposal yang telah dengan dikirimkan
proposal yang telah Sponsorship
diajukan divisi
diajukan sponsorship
organisasi

8 Daftar alat - Alat - alat

alat inventaris
inventaris yang telah
yang akan dikirim dari
Menerima alat Menerima alat - alat yang
dikirimkan pihak
yang telah Divisi Inventaris telah dikirim pihak
dikirimkan sponsorship
Sponsorship
yang
dibutuhkan
organisasi
tersedia

* input/output berupa objek atau benda

1
 D. Identifikasi Kondisi yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas
Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi
aliran aktivitas dalam proses bisnis.

Table 3 – Identifikasi Kondisi

No Pelaku Aktivitas Kondisi Pilihan Aktivitas Deskripsi

1. Divisi Menunggu hasil Ditolak Mencari dan Divisi
Meneruskan Proposal Sponsorship
Sponsorship keputusan pihak
ke pihak sponsorship mengajukan
sponsorship proposal kepada
Diterima Mengesahkan pihak sponsorship
untuk pengadaan
kontrak/mou dari
alat - alat
proposal yang telah inventaris
diajukan organisasi

1
E. Identifikasi Pengulangan yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas
Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengulangan yang akan mempengaruhi aliran aktivitas
dalam proses bisnis.

Table 4 – Identifikasi Pengulangan

No Pelaku Aktivitas Aktivitas Kondisi Aktivitas Pengulangan Deskripsi

1. Divisi Mencari dan Mengkonfirmasi Mencari dan Meneruskan Pihak
Meneruskan Proposal ke pihak
Sponsorship Proposal ke Proposal yang sponsorship sponsorship
pihak telah diajukan memeriksa dan
sponsorship
dengan tenggat menentukan
waktu yang telah proposal, apabila
ditentukan Proposal tidak
disetujui maka
divisi
sponsorship
mencari pihak
sponsorship
yang lain.

1
Swimlane Level Handoff

1
Swimlane Level Milestone

1
1. Swimlane Task - Level

1.1 Dekomposisi Aktivitas

Mendekomposisi sebuah aktivitas yang akan mempengaruhi aliran aktivitas dalam proses bisnis.

Gambar 1. Dekomposisi aktivitas

1.2. Deskripsi task

Mengidentifikasi hasil dari dekomposisi sebuah aktivitas yang akan mempengaruhi aliran
aktivitas dalam proses bisnis.

Tabel 2 – Deskripsi task

No Aktivitas Dekomposisi Aktivitas Deskripsi

1. Mencari dan Mencari sponsor Dalam proses Mencari
meneruskan proposal
Mengajukan proposal dan meneruskan proposal
sponsor ke pihak
sponsorship sponsorship sponsor ke pihak
sponsorship ada 2
penurunan aktivitas yaitu
pencarian divisi
sponsorship, mengajukan
proposal sponsorship

1
1.3. Identifikasi ​Time Base Event
Mengidentifikasi aktivitas aktivitas yang mempunyai time base event dari suatu proses
bisnis.
Tabel 3 – Identifikasi time base event
No Nama Aktivitas Time Base Event Deskripsi
1 Mencari sponsor Durasi Pada aktivitas ini memiliki
1 - 3 Hari durasi 1- 3 hari untuk Divisi
Sponsorship mencari Pihak
Sponsorship yang lainnya.
2 Menunggu hasil keputusan Durasi Pada aktivitas ini memiliki
pihak sponsorship 1 - 7 Hari durasi 1 - 7 hari untuk Pihak
Sponsorship keputusan
disetujui atau tidak.

1
Swimlane Level Task-Level

1
1.1.Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi hasil dari dekomposisi sebuah aktivitas yang akan mempengaruhi aliran
aktivitas dalam proses bisnis.

Tabel 1 - ​Tabel Identifikasi Masalah

No. Aktivitas Identifikasi Masalah

1. People Divisi Inventaris dan Divisi Sponsorship merupakan aktivitas
utama yang terdapat dalam proses bisnis
2. Process Pengajuan proposal yang dilakukan divisi sponsorship masih
melakukan proses manual untuk melampirkan berkas ke pihak
sponsorship yang memerlukan waktu dan transportasi
3. Technology Proses pengajuan proposal secara manual mengakibatkan
waktu yang digunakan mempersingkat dari proses waktu yang
telah ditentukan

1.2.Identifikasi Usulan
​ abel Identifikasi Usulan
Tabel 2​ T

No. Masalah Usulan

1. People Menggabungkan divisi inventaris dan divisi sponsorship yang
dimana divisi inventaris yang menjadi peran yang sama
didalam divisi sponsorship sebagai trigger dari proses bisnis
2. Process Pengajuan proposal menggunakan e-mail sebagai solusi dan
pengefektifan waktu dan transportasi ketika proses pengajuan
dilakukan dengan pihak sponsorship
3. Technology Penyetujuan proposal sponsorship akan lebih mudah
menggunakan e-mail untuk berkomunikasi tanpa harus
mendatangi langsung ke kantor pihak sponsorship tersebut.