AUDIT ATAS PROSES PENGADAAN

Proses pengadaan dimulai dari perencanaa pengadaan, survei harga dan pemasok,
pemilihan pemasok/ pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak pengadaan, dan
penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai kontrak. Tidak semua pengadaan
dilakukan melalui tender terbuka. Pengadaan juga bias dilakukan melalui penunjukan
langsung dan tender terbatas.
AUDIT ATAS PERENCANAAN PENGADAAN
Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap umit pengguna atas
barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat
tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu penggunaannya,
agar perusahan dapat terhindar dari : (1) pembelian yang berlebihan, (2)
kelebihan/kekurangan stock, (3) dana terkait pada barang/jasa yang belum dibutuhkan,
dan (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas.
Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar pemasok
yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara paling ekonomis.
Pemasok ini termuat dalam daftar pemasok terpilih yang telah memahami dengan baik
spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan, dan waktu
pengirimannya. Pemasok ini telah memiliki komitmen untuk menyediakan barang/jasa
yang dibutuhkan perusahaan, yang biasanya tertuang dalam kontrak jangka panjang.
Kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam memilih pemasok, berkaitan dengan
integritas pelayanan dan kemampuannya untuk menyediakan serta mengirimkan
barang/jasa yang dibutuhkan dengan tepat waktu, tepat kuantitas, tepat kualitas, dan
dengan harga yang relatif murah dari pemasok lain.
Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan rencana
pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di dalam
perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilainnya terhadap ketepatan
hubungan antara rencana pembelian dengan rencana penggunaan dari barang/jasa.
AUDIT ATAS PELAKSANAAN PENGADAAN
Metode yang secara umum digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah pembelian
langsung, penunjukkan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka. Kompetisi adalah
dasar dari pengadaan yang memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang/jasa
terbaik melalui persaingan dalam tender. Pengadaan dengan tender terbuka juga dapat
menimbulkan kesan positif bagi perusahaan, karena menunjukkan neilai integritas,
keadilan, dan profesionalisme dalam pengadaan barang/jasa.
Pengadaan barang/jasa dengan bantuan teknologi yang mulai berkembang dapat
menggunakan Electronic Procurement (e-Procurement). Penggunaan metode ini
memungkinkan untuk menjadikan proses pengadaan berjalan lebih cepat, transparan,
dan akuntabel.
Strategi pengadaan yang efisien sedang marak dilakukan oleh perusahaan karena proses
pengadaan berjalan lebih singkat dan tidak melibatkan banyak pemasok. Perusahaan
yang menerapkan JIT (Just In Time) dalam proses produksinya, mengintegrasikan
kekuatan pemasok dalam strategi bisnisnya. Dengan strategi ini, proses pengadaan tidak
berjalan terlalu rumit yang menyerap banyak waktu dan tenaga dalam menyeleksi
penawaran dari banyak pemasok dan penanganan barnag/jasa yang diterima dari
pemasok baru, yang menjadikan pengadaan berbiaya tinggi.

Untuk pengadaan barang/jasa pemerintah (dana bersumber dari APBN/APBD),

Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012, batasan pengadaan adalah sebagai berikut :

a. Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan

konstruksi/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua
penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat.
b. Pelelangan terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya dengan jumlah penyedia yang mampu melaksanakan
diyakini terbatas dan untuk pekerjaan kompleks
c. Pelelangan sederhana adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya bernilai paling tinggi Rp 5.000.000.000
d. Pemilihan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya bernilai paling tinggi Rp 5.000.000.000
e. Seleksi umum adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultasi untuk
pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultasi yang
memenuhi syarat.
f. Seleksi sederhana adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultasi bernilai
paling tinggi Rp 200.000.000
g. Sayembara adalah metode pemilihan penyedia jasa yang memperlombakan
gagasan orisinil, kreativitas, dan inovasi tertentu yang biayanya tidak dapat
ditetapkan dengan harga satuan.
h. Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang yang memerlombakan benda
tertentu yang tidak mempunyai harga pasar yang biayanya tidak dapat ditetapkan
dengan harga satuan.
i. Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan
cara menunjuk langsung 1 penyedia
j. Pengadaan langsung adalah pengadaan barang/jasa langsung kepada penyedia
barang/jasa, tanpa melalui pelelangan/seleksi/penunjukkan langsung.

Secara umum pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui tender baik

terbuka/terbatas, melibatkan aktivitas-aktivitas berikut :

a. Pembentukan panitia pengadaan/unit layanan pengadaan

b. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
c. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilih penyedia barang
d. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan
 e. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang
f. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang
g. Penjelasan
h. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran
i. Evaluasi penawaran
j. Sanggahan peserta lelang
k. Penunjukan pemenang lelang
l. Penandatanganan kontrak

Elemen kunci tranparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi
tender. Panitia tender harus mampu menjaga kerahasiaan informasi peserta tender dan
memastikan bahwa informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi
untuk kepentingan peserta tender tertentu.

Evaluasi penawaran adalah tahapan yang paling sensitive karena perusahaan harus
menilai penawaran yang paling responsive dengan bobot skor tertinggi. Auditor pada
tahapan ini harus teliti karena tata kelola pengadaan sebagian besar berjalan pada tahap
ini dan celah kolusi antara pelaksana pengadaan dengan pemasok/rekanan kemungkinan
banyak terjadi pada tahap ini. Menelusuri dengan cermat dokumen pengadaan dan
membandingkannya dengan prosedur yang menjadi pedomannya.