Anda di halaman 1dari 38

5

f. Tersedianya sumber daya manusia dengan jumlah dan kualifikasi yang tepat.

g. Digunakannya obat secara rasional.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka pengelolaan obat mempunyai empat

kegiatan yaitu :

a. Perumusan kebutuhan ( selection )

b. Pengadaan ( procurement )

c. Distribusi ( distribution )

d. Penggunaan / pelayanan obat (use )

Seleksi              :  meliputi kegiatan penetapan masalah kesehatan, keadaan sosial

ekonimi masyarakat, pemilihan jenis obat, serta penetapan jenis obat apa yang harus

tersedia.

Pengadaan         : meliputi perhitungan kebutuhan dan perencanaan pengadaan,

pemilihan cara pengadaan, pelaksanaan pembelian, penerimaan dan pemeriksaan

serta melakukan jaminan mutu.

Distribusi           : meliputi kegiatan pengendalian persediaan obat, dan penyimpanan

Penggunaan       : pelayanan farmasi.

Masing-masing kegiatan di atas, dilaksanakan dengan berpegang pada fungsi

manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling. Ini berarti untuk
6

kegiatan seleksi harus ada tahap perencanaan, perorganisasian, pelaksanaan dan

pengawasan pengendalian, begitu juga untuk ketiga kegiatan yang lain.

Keempat kegiatan pengelolaan obat tersebut didukung oleh sistem manajemen

penunjang pengelolaan yang terdiri dari :

a. Pengelolaan organisasi

b. Pengelolaan keuangan untuk menjamin pembiayan dan kesinambungan

c. Pengelolaan informasi

d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia

Pelaksana keempat kegiatan dan keempat elemen sistem pendukung pengelolaan

tersebut di atas didasarkan pada kebijakan (policy) dan atau peraturan perundangan

( legal framework) yang mantap serta didukung oleh kepedulian masyarakat.

2.2 Seleksi Kebutuhan Obat

Salah satu kegiatan pengelolaan obat adalah seleksi terhadap obat yang benar-

benar diperlukan bagi sebagian besar populasi berdasarkan pola penyakit yang ada.

Proses seleksi merupakan awal yang amat menentukan dalam perencanaan obat,

karena melalui seleksi obat ini akan tercermin berapa banyak item obat yang akan

dikonsumsi. Berbagai pertimbangan yang seksama tentu diperlukan untuk dapat

menetapkan item obat apa saja yang akan diseleksi. Prinsip dasar seleksi adalah harus
7

menjamin bahwa obat yang diseleksi atau dipilih benar-benar memiliki manfaat terapi

yang jauh lebih besar dibandingkan risikonya, serta merupakan obat terbaik diantara

kompetitornya. Untuk itu diperlukan informasi pendukung yang memadai sehingga

dapat memberikan bukti secara ilmiah dan klinik bahwa obat tersebut memiliki rasio

manfaat resiko yang baik.

Perkembangan obat yang begitu pesat sering tidak dapat dibendung dengan

mekanisme pengendalian yang ada. Banyaknya obat yang beredar ini menimbulkan

akibat terjadinya kesulitan menghafal kandungan aktifnya serta harus membedakan

mana yang benar-benar secara ilmiah dan medik member efek terapetik yang

bermakna secara klinik dan statistik. Variasi pemberian obat atau peresepan juga

makin lebar mengingat jumlah dan jenis tenaga medik yang dilibatkan dalam

pelayanan kesehatan, baik secara langsung dan tidak langsung, meningkat dari tahun

ke tahun yang dengan sendirinya akan meningkatkan keragaman penggunaan obat

dalam populasi.

Dalam kenyataannya, secara epidemiologi pola sebagian besar penyakit yang

ada di masyarakat dapat dikatakan konstan, beberapa yang lainnya berubah secara

drastic dan beberapa lagi sering tidak dapat dideteksi dengan baik. Berdasarkan hal

ini mestinya dapat diseleksi obat yang benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat untuk

sebagian besar masyarakat berdasarkan pola penyakitnya, sehingga tidak semua obat

yang jumlahnya puluhan ribu harus dikonsumsi secara bersama.


8

Pada dasarnya seleksi obat hanya bisa dilakukan jika kita telah mempunyai

data gambaran yang baik mengenai pola penyakit, seberapa besar obat yang ada

bermanfaat mengatasi prevelans penyakit, hingga seperti apa karakteristik pasien

yang diobati selama ini.

Kriteria untuk melakukan seleksi obat adalah :

- Obat yang dipilih adalah obat yang dibutuhkan oleh sebagian besar populasi.

- Memperhatikan pola prevalensi penyakit, fasilitas pelayanan kesehatan,

kemampuan sumber daya manusia, faktor genetika, demografi dan

lingkungan.

- Obat yang dipilih terbukti aman dan manjur yang didukung dengan bukti

ilmiah.

- Mempunyai manfaat yang maksimal dengan risiko yang minimal.

- Mutu terjamin baik stabilitas maupun bioavailabilitasnya.

- Dalam segi total biaya pengobatan mempunyai manfaat rasio biaya yang

banyak.

- Bila pilihan lebih dari satu maka dipilih yang paling banyak diketahui,

mempunyai farmakokinetik yang paling menguntungkan, mudah diperoleh

serta dengan harga yang terjangkau.


9

2.3 Pengadaan Obat

Kegiatan pengelolaan obat yang kedua adalah pengadaan obat yang meliputi

estimasi kebutuhan obat untuk populasi, perencanaan pengadaan, pemilihan cara

pengadaan, pelaksanaan pembelian, penerimaan dan pemeriksaan serta jaminan mutu

obat.

Beberapa isu penting pada penghitungan kebutuhan obat adalah :

a. Rencana kegiatan penghitungan kebutuhan.

b. Estimasi waktu yang dibutuhkan.

c. Daftar obat

d. Dampak lead time

e. Estimasi biaya total pengadaan.

f. Penyesuaian akhir rencana pengadaan obat.

2.3.1 Pelaksanaan Pengadaan

Pada sistem suplai obat terdapat tiga model pengadaan/ pembelian obat yaitu :

a. Pembelian tahunan (annual purchasing) merupakan pembelian dengan selang

waktu satu tahun. Model ini biasanya digunakan untuk obat public.

b. Pembelian terjadwal (scheduled purchasing) merupakan pembelian dengan

selang waktu tertentu misal :satu minggu, satu bulan, tiga bulan, enam bulan.
10

c. Pembelian tiap waktu (perpectual purchasing) merupakan pembelian yang

dilakukan setiap saat pada keadaan obat mengalami kekurangan.

2.4 Distribusi

Distribusi meliputi kegiatan pengendalian persediaan obat dan penyimpanan.

2.4.1 Pengendalian Persediaan.

Konsep dasar dalam pengelolaan persediaan adalah menjaga keseimbangan

antara penyimpanan persediaan dengan biaya yang dibutuhkan untuk menyimpan

persediaan tersebut. Pengelolaan persediaan dimaksudkan untuk membantu

pengelolaan perbekalan (supply) obat agar mempunyai persediaan dalam jenis dan

jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan dan menumpuknya

persediaan. Upaya mempertahankan tingkat persediaan pada suatu tingkat tertentu

dilakukan dengan mengendalikan arus barang yang masuk.

2.4.2 Tingkat Persediaan

Stok yang tersedia ditangan terdiri dari dua komponen yaitu : stok kerja

(working stock) dan stok pengamanan (safety stock). Stok kerja bervariasi dari nol

sampai jumalh dengan pesanan dan merupakan stok yang diperlukan selama

pelayanan kebutuhan di antara dua pengirim. Stok pengamanan juga disebut stok

penyangga, stok cadangan atau stok fluktuasi. Stok pengaman dimaksudkan untuk
11

menghindari kekosongan atau sebagai persediaan apabila permintaan obat meningkat

dengan cepat atau bila terjadi keterlambatan pengiriman.

Dalam persediaan ideal, obat yang tersedia merupakan pengurangan dari obat yang

ada dengan jumlah permintaan. Bila persediaan obat sudah mendekati buffer stock

maka harus dilakukan pemesanan obat.

2.4.3 Persediaan Rata-rata

Pengertian persediaan rata-rata dipergunakan sebagai pedoman untuk

memastikan apakah tingkat persediaan yang telah ditetapkan memadai untuk

melakukan pelayanan kefarmasian.

PERMINTAAN  RATA – RATA  =  PERSEDIAAN 

RATA – RATA
Keseimbangan antara permintaan dan persediaan perlu diupayakan agar tidak terjadi

penumpukan obat yang tidak perlu atau persediaan berlebih. Kelebihan persediaan di

suatu tempat didalam suatu jaringan distribusi dapat menyebabkan kekurangan obat

di bagian lainnya. Karena itu pengendalian tingkat persediaan dapat menghindari

kendala pencapaian pemerataan yang bersumber dari penumpukan persediaan yang

berlebih di tempat lain.

Persediaan rata-rata juga dipengaruhi oleh berbagai faktor sebagai berikut :

a. Daur pengisian
12

Daur pengisian adalah waktu yang terjadi antara saat pengisian yang satu

dengan saat pengisian berikutnya. Daur pengisian yang pendek menyebabkan

permintaan barang lebih sering, pengiriman yang lebih banyak serta biaya

yang lebih besar namun dilain pihak terjadi persediaan rata-rata yang rendah.

Daur pengisian yang panjang akan menyebabkan meningkatnya rata-rata

persediaan. Makin pendek daur pengisian makin cepat penyesuaian dapat

dilaksanakan sedangkan makin lama daur pengisian makin lambat

penyesuaian dapat dilakukan.

b. Permintaan

Beberapa obat dipengaruhi musim, sehingga terjadi lonjakan-lonjakan tertentu

dimana permintaan rata-rata dalam satu triwulan meningkat dan ada kalanya

permintaan obat di dalam satu triwulan menurun.

Apabila kita ingin mempertahankan agar tercipta keseimbangan antara

permintaan dan pemakaian sehingga tingkat persediaan yang ditetapkan

efisien, maka perlu memonitor perilaku dari obat-obat musiman tersebut.

Tingkat persediaan ditetapkan berdasarkan forecast kebutuhan.

c. Pelayanan Pesanan

Kedatangan persediaan juga dipengaruhi oleh waktu pengiriman.

Penyimpangan ini dapat terjadi karena faktor-faktor luar misalnya biro

ekspedisi, faktor pelayanan dari PBF yang harus melayani banyak permintaan

atau karena pengiriman pesanan yang terhambat.


13

Kendala-kendala tersebut dapat menyebabkan kedatangan barang menjadi

lambat dan kosongnya persediaan. Untuk mengatasi hal ini perlu disiapkan

persediaan untuk dapat menanggulangi waktu yang disita untuk pelayanan

tersebut.

2.4.4 Perhitungan Persediaan Rata-rata

Persediaan rata-rata dipengaruhi oleh persediaan awal, jumlah penerimaan

serta persediaan akhir dan hubungan tersebut dirumuskan sebagai berikut :

  STOK AWAL + PENERIMAAN + STOK AKHIR

---------------------------------------------------------------   = 

PERSEDIAAN  RATA 2
                                                    
  2
 

Persediaan rata-rata seharusnya lebih besar dari permintaan rata-rata, yang

disebabkan oleh dua hal yaitu :

a. Adanya fluktuasi dari permintaan serta ketidak tepatan dari forecast yang

harus ditampung sehingga persediaan mampu menyerap penyimpangan

tersebut.

b. Adanya kendala dan masalah yang dapat timbul dalam pengisian kembali dari

persediaan karena adanya keterlambatan pengiriman yang disebabkan karena


14

berbagai faktor misalnya pesanan yang terlambat diterima, pelayanan gudang

yang lambat atau karena ekspedisi pengiriman yang lambat.

2.4.5 Persediaan Pengaman ( persediaan dapar = iron stock )

Persediaan pengaman merupakan persediaan yang dibangun untuk

menghadapi keadaan yang tidak menetu yang disebabkan oleh perubahan pada

permintaan ataupun kemungkinan perubahan pada pengisian kembali. Perubahan

yang disebabkan oleh permintaan yang meningkat.

Perhitungan Besaran Persediaan Dapar

Meskipun forecast sudah dilaksanakan dengan berbagai metode, namun

persediaan yang dibangun belum tentu menyerap semua fluktuasi permintaan.

Besar Persediaan yang Harus Dibangun

Dalam membangun persediaan erat hubungannya dengan berbagai faktor sebagai

berikut :

a. Biaya dan rasio penyimpanan

Makin besar jumlah obat yang disimpan, makin besar resiko oabt hilang,

makin besar resiko terjadinya kadaluarsa karena lambannya pemakaian, di

samping pada dasarnya menyimpan obat sama dengan menyimpan uang.

Dilingkungan swasta penyimpanan uang yang tidak menghasilkan atau tidak

produktif berarti menyia-nyiakan sumber daya yang ada.


15

b. Biaya pemesanan

Untuk pemesanan obat tersedia berbagai administrasi untuk memantau

persediaan, membangun administrasi untuk melakukan pemesanan atau

permintaan, menggaji orang untuk melakukan administrasi tersebut serta

menyediakan formulir-formulir untuk kebutuhan tersebut.

c. Biaya pemeliharaan

Sarana dan prasarana gudang perlu pemeliharaan dan ini membutuhkan dana.

Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas

yang harus dibangun dan membutuhkan pemeliharaan menjadi lebih besar namun

dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil.

Ini berarti bahwa perlu adanya optimalisasi dari pemesanan ini agar dapat

dicapai keseimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan

pemesanan.

2.4.6 Penetapan Titik Pesan

Untuk memperkecil persediaan dapar yang disiapkan karena resiko persediaan

yang terlambat datang, maka ditetapkan titik pesan bagi produk. Titik pesan ini

berada diatas persediaan dapar letaknya dan ditetapkan berdasarkan penyimpangan

rata-rata dari pelayanan pengisian persediaan.

Di bawah ini diberikan contoh dari penyimpangan pelayanan pengisian, baik

frekuensi maupun distribusinya


16

Penyimpangan standar dari lamanya daur pengisian kembali

Daur Frekuensi Penyimpangan Penyimpangan  

Kwadrat (d) Fd2


Pelaksanaan (f) dari rata2
6 2 -4 16 32

7 4 -3 9 36

8 6 -2 4 24

9 8 -1 1 8

10 10 0 0 0

11 8 +1 1 8

12 6 +2 4 24

13 4 +3 9 36

14 2 +4 16 32
 

Besar Persediaan Pada Saat Titik Pesan

Apabila persediaan dapar telah dihitung besarnya adalah 50 unit dan

permintaan rata-rata adalah 5 per hari, maka titik pesan adalah 60 unit (= 50 + 2 x 5 ).

Titik pesan ini apabila ditulis di atas kartu stok akan mengingatkan petugas gudang

atau petugas pemesanan untuk memonitor setiap kali persediaan melampaui titik

tersebut perlu dilakukan pesanan.

2.5 Manajemen Pergudangan

Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu bagian dari

sistem suplai obat. Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang


17

sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga

menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan. Fasilitas penyimpanan

dan pengiriman dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem

suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan secara

tepat.

2.6 Efisiensi Gudang

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas gudang diperlukan :

 Penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk penyimpanan dan

mengurangi penggunaan ruangan untuk barang yang seharusnya tidak

disimpan di gudang.

 Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/ barang yang

tidak berguna selama proses penyimpanan, pelayanan distribusi atau kegiatan

lain.

 Meningkatkan kenyamanan bagi karyawan selama bekerja di gudang.

 Mengurangi kegaitan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu, mengingat

biaya pengelolaan yang tersedia terbatas.

2.6.1 Indeks Efiseinsi Gudang

Jumlah obat dan perbekalan farmasi yang disimpan di gudang semakin lama

semakin meningkat baik dalam jenis maupun jumlahnya. Agar memberikan dampak

positif pada distribusi dan pelayanan, maka perlu diupayakan cara penyimpanan yang
18

seefektif dan seefisensi mungkin. Hal ini menyebabkan masalah pergudangan harus

ditangani dengan baik dan menuntut adanya parameter atau kriteria penyimpanan di

gudang.

Parameter yang disebut indeks efiseinsi dimaksudkan untuk memberikan

perbandingan dari berbagai sistem penyimpanan atau pergudangan. Hal ini untuk

membantu menemukan sistem pergudangan yang optimal, untuk menyimpan

sejumlah barang yang ada dengan gambaran perputaran yang telah diketahui dan

persyaratan yang telah ditentukan.

Bentuk perbandingan yang ada hanya berkaitan dengan fungsi gudang dalam

arti tempat penyimpanan barang yang akan jumlah atau nilainya. Area fungsional

yang berdekatan, yang pada suatu saat akan membentuk suatu sistem integral dengan

gudang tersebut tidak diperhitungkan. Sebagai contoh area semacam ini adalah

tempat barang yang masuk/ datang dimana barang tersebut diperiksa saat diterima.

Pada perbandingan tersebut, diasumsikan bahwa barang dimasukkan dan disimpan di

gudang dengan alat pengangkut yang sesuai seperti sebuah pallet atau wadah.

Pengangkut barang ini harus serupa untuk seluruh ruang gudang, dan digunakan

secara optimal.

2.6.2 Meningkatkan Efisiensi

Efisiensi kerja di gudang dapat ditingkatkan melalui :


19

a. Memanfaatkan penggunaan ruang gudang yang tersedia dan ruangan lain

secara maksimum.

b. Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan

memanfaatkan tinggi ruangan dengan tetap memperhatikan ketentuan

penumpukan barang.

c. Pengaturan rak,vallet dan jarak antara rak dan pallet sedemikian rupa sehingga

arus barang/ karyawan menjadi lebih cepat sehingga waktu yang dibutuhkan

untuk mutasi barang menjadi lebih singkat.

d. Kondisi kerja

Untuk meningkatkan kinerja perlu diperhatikan hal berikut :

 Ventilasi yang cukup merupakan faktor penting dalam merancang

gudang agar kondisi kerja lebih baik

 Kebersihan ruang kerja

 Fasilitas kebersihan

 Ruang istirahat

e. Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami serta uraian tugas untuk

masing-masing petugas yang baik merupakan salah satu faktor penting untuk

meningkatkan efisiensi kerja.

f. Supervisi yang berkesinambungan sehingga semua karyawan mempunyai

tanggungjawab dalam melaksankan pekerjaan yang pada akhirnya akan

meningkatkan efisiensi.
20

g. Pelatihan baik bersifat manajerial maupun fungsional yang

berkesinambungan.

Faktor Yang Berpengaruh Pada Pembuatan Desain Gudang

Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah

adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai Indeks Efisiensi dan

efektivitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah obat untuk pelayanan

distribusi.

Faktor yang mempengaruhi desain gudang adalah : kebebasan bergerak, sistematika

penyusunan, kapasitas, kebutuhan ruangan/ luas, penyimpanan khusus, biaya, lokasi,

sirkulasi udara/ cahaya, pemeliharaan serta keamanan.

a. Kebebasan dan efisiensi gerakan

 Gunakan sistem satu lantai

 Adanya sekat akan membatasi pengaturan barang. Jika digunakan

sekat harus diperhatikan posisi dinding dan pintu untuk memudahkan

gerakan

 Luas jalan/ gang perlu diperhatikan untuk memudahkan pengambilan

obat dan untuk menjamin sirkulasi udara yang baik

b. Sistematika penyusunan dan ukuran ruang

Penyusunan obat dan perbekalan farmasi lainnya merupakan faktor yang

menentukan bagaimana gudang dirancang, termasuk bagaimana


21

pengelompokan dilakukan. Pengelompokan berbagai jenis, jumlah, volume

dan kondisi penyimpanan khusus, dapat dilakukan berdasarkan farmakologi,

produsen/sumber dana, kelompok farmasetika, atau hal-hal lain. Misalnya

pengaturan dilakukan berdasarkan kelas terapi, indikasi klinis, urutan abjad,

dan atau tingkat pemakaian.

Pengelompokan apapun yang dipakai, harus diperhitungkan dan diupayakan

seoptimum mungkin persentase pemakaian luas dan persentase pemakaian

volume ruangan yang terpakai. Pencapaian angka maksimal dari indeks

tersebut dilakukann dengan pengaturan dan penempatan rak dan penggunaan

pallet yang tepat sekaligus akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan

gerakan barang.

c. Kapasitas

Setiap gudang mempunyai kapasitas penyimpanan yang maksimum yang

dipengaruhi oleh seberapa besar ruangan yang digunakan untuk kepentingan

lain seperti ruang administrasi , ruang karantina, ruang pelayanan dan lain

sebagainya. Setiap gudang mempunyai kondisi dan kegiatan yang berbeda,

tergantung pada lokasi dan pengelolaan gudang atau distribusi di wilayah

tersebut. Keadaan ini berpengaruh terhadap kapasitas yang dapat

dimanfaatkan untuk penyimpanan obat.

d. Kebutuhan luas dan volume gudang


22

Jumlah obat yang akan disimpan tergantung dari rencana pengadaan, rencana

kedatangan, rencana distribusi dan kemungkinan adanya pengembalian

perbekalan dari unit pelayanan karena rusak atau alasan lainnya.

Kebutuhan luas dan volume ruangan yang dapat menampung jumlah

maksimum obat dsn perbekalan farmasi dalam waktu yang sama dapat

diperkirakan dengan melakukan estimasi besarnya presentase pemakaian luas

dan volume ruangan dan diperhitungkan juga luas dan volume ruangan yang

digunakan untuk keperluan lain.

Perhitungan jumlah maksimum dari obat dan perbekalan farmasi yang akan

disimpan harus memperhatikan pengelompokan, mutasi penerimaan,

pengolahan, atau penerimaan yang akan terjadi serta kenyamanan bekerja dan

keamanan selama penyimpanan.

e. First In First Out (FIFO)

Prinsip FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran obat dan perbekalan farmasi

merupakan salah satu faktor penting dalam mendesain gudang. Gudang yang

disusun untuk memudahkan proses FIFO, harus disesuaikan dengan cara

penyimpanan yang memungkinkan dilaksankannya proses FIFO. Jika prinsip

FIFO yang digunakan pada desain gudang adalah dengan menggunakan

sistem rak (masuk belakang, keluar di depan; masuk di kanan keluar di kiri)

yang akan berbeda dengan sistem FIFO yang menggunakan sistem blok

(barang ditumpuk pada waktu penerimaan, kemudian dibalik atau ditumpuk

ulang dengan cara menempatkan barang yang diatas menjadi di bawah).


23

Kebijakan mengenai FIFO akan menetukan desain ruangan dan juga

perlengkapan penyimpanan yang digunakan seperti rak dan pallet serta

fasilitas lainnya seperti ventilasi, cahaya dan sumber daya manusia.

f. Penyimpanan khusus

Beberapa jenis obat memerlukan tempat penyimpanan khusus, termasuk

diantaranya vaksin, narkotika dan bahan obat yang mudah terbakar. Vaksin

memerlukan cold chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan

putusnya aliran listrik.

Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dengan

kunci ganda dan selalu dalam keadaan terkunci. Kunci harus disimpan oleh

APA. Bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam

ruangan khusus, sebaiknya disimpan pada bangunan yang terpisah dari

gudang induk.

g. Biaya

Aspek biaya yang diperhitungkan adalah biaya investasi yang diperlukan

untuk membangun gudang dan biaya operasional yang diperlukan pada saat

pemakaian gudang. Biaya investasi adalah biaya yang digunakan pada

pembangunan gedung, serta penyediaan alat dan perlengkapannya. Sedangkan

biaya operasional adalah untuk merancang penataan penyimpanan dan

pemeliharaan gudang, sehingga biaya ini tidak hanya meliputi biaya

pembayaran listrik, telepon, air, kebersihan dan keamanan akan tetapi juga

meliputi yang dibutuhkan akibat proses penempatan dan pengambilan obat


24

dan perbekalan farmasi selama proses penerimaan, pengolahan, pengemasan

dan penyerahan.

h. Lokasi

Dalam menentukan lokasi gudang perlu dipertimbangkan ;

 Lokasi sumber suplai

 Faktor iklim dan geografis yang dapat mempengaruhi jalur distribusi

 Jumlah, tipe dan kapasitas gedung

Tempat untuk mendirikan gedung hendaknya dapat meningkatkan

kemampuan dalam penerimaan, memelihara, dan mengirimkan obat ke unit

pelayanan kesehatan.

i. Sirkulasi udara dan cahaya

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi

udara yang cukup di dalam gudang. Sirkulasi udara yang baik akan

memaksimalkan umur hidup dari obat. Idealnya dalam gedung terdapat AC,

namun biayanya menjadi besar untuk ruang gedung yang luas. Alternatifnya

adalah penggunaan kipas angin yang apabila tidak mencukupi perlu dibuat

ventiliasi melalui atap.

Lampu yang harus dipasang harus diperhatikan, baik kekuatan cahaya

maupun letak. Lampu harus ditempatkan di atas gang atau jalan sehingga

tidak terhalang oleh rak/lemari penyimpanan.

 Pemeliharaan
25

Ruangan harus di rancang agar mudah di bersihkan.

 Aspek keamanan

Gudang harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjamin obat

dan perbekalan farmasi dalam keadaan aman yaitu dalam keadaan

terlindung dan terjaga dari faktor-faktor kehilangan, kerusakan akibat

banjir, suhu udara dan kebakaran.

Untuk keperluan ini maka gudang harus dilengkapi dengan pemadam

kebakaran yang dipasang pada tempat yang mudah terjangkau, dan

sebaiknya disediakan alarm yang dapat memberitahukan adanya

kebakaran.

2.7 Penyimpanan Obat

Kegiatan penyimpanan obat meliputi :

1. Pengaturan tata ruang

2. Penyusunan stok obat

3. Pencatatan stok obat

4. Pengamatan mutu obat

1. Pengaturan tata ruang


26

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian

dan pengawasan obat-obat maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang

dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah

sebagai berikut :

a. Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak , maka gudang perlu ditata sebagai berikut :

1) Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan

sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruang

Jika digunakan sekat,perhatikan posisi dinding dan pintu untuk

mempermudahkan gerak

2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang

gudang dapat ditata berdasarkan sistem :

o Arus garis lurus

o Arus U

o Arus L

b. Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya

sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik

akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam


27

memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang

terdapat AC, namun biayanya akan mahal untuk ruang gudang yang luas.

Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin

belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

c. Rak dan pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat

meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat.

Penggunaan pallet mempunyai keuntungan :

 Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir

 Peningkatan efisiensi penanganan stok

 Dapat menampung obat lebih banyak

 Pallet lebih murah daripada pallet

d. Kondisi penyimpanan khusus

 Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi

dari kemungkinan putusnya aliran listrik

 Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari

khusus dan selalu terkunci

 Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus

disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan

khusus terpisah dari gudang induk.

e. Pencegahan kebakaran
28

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar

seperti dus, kartun dan lain-lain. alat pemadam kebakaran harus dipasang

pada tempat yang mudah dijangkau.

2. Penyusunan Stok Obat

Obat disusun, menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak

memungkinkan obat yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah

sebagai berikut :

I. Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat yang

pertama diterima harus pertama juga digunakan sebab umumnya obat

yang datang pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan akan

kadaluwarsa lebih awal pula.

II. Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan

kayu secara rapi dan teratur.

III. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan

yang berjumlah sedikit tetapi mahal harganya.

IV. Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan

kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

V. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam

dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

VI. Cantumkan nama maisng-masing obat pada rak dengan rapi.


29

VII. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat

dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan.

VIII. Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan

dalam dus besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk

menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau botol.

IX. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam

box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus

bersama obat-obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar

obat yang disimpan dalam dus tersebut.

X. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu dilakukan

roatsi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang

dapat menyebabkan kadaluwarsa.

3. Pencatatan Stok Obat

Pencatatan dan kartu stok

Fungsi :

o Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan,

pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)

o Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan untuk mencatat data

mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber dana
30

o Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi

obat

o Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,

perencanaan, pengadaan-distribusi dan sebagai pembanding terhadap

keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya.

Kegiatan yang harus dilakukan :

o Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat

bersangkutan

o Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

o Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,

rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok

o Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap bulan

Informasi yang didapat :

o Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

o Jumlah obat yang diterima

o Jumlah obat yang keluar

o Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluwarsa

o Jangka waktu kekosongan obat

Manfaat informasi yang didapat :


31

o Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat

o Perencanaan, pengadaan dan penggunaan

o Pengendalian persediaan

4. Pengamatan Mutu Obat

Istilah mutu obat dalam pelayanan farmasi berbeda dengan istilah mutu obat

secara alamiah, yang umumnya dicantumkan dalam buku-buku standar seperti

farmakope. Secara teknis, kriteria mutu obat mencakup identitas, kemurnian,

potensi, keseragaman, dan ketersediaan hayatinya.

o Identity. Untuk setiap obat yang dibelanjakan harus dijamin bahwa isi

kandungannya benar. Misalnya saja, bahwa kapsul Amoksisilin 250

mg, harus berisi Amoksisilin murni 250 mg tanpa tambahan bahan

lainnya. Demikian pula halnya dengan kemasan. Bahwa kemasan yang

dilabel sama harus pula berisi obat dengan kandungan yang sama pula.

o Kemurnian. Beberapa jenis obat memang memerlukan bahan

tambahan untuk membentuk sediaan yang dikehendaki. Untuk itu

harus dijamin bahwa di dalam sediaan tersebut tidak terdapat bahan

tambahan yang berbahaya atau dapat mengganggu stabilitas obat.

Pengemasan obat yang serampangan (misalnya memasukkan bahan

obat ke dalam kapsul melalui proses tidak steril) akan memberikan

resiko kontaminasi bakteri atau jasad renik lainnya. Dalam praktek,


32

kita sering menjumpai bahwa pusat pelayanan kesehatan primer

membuat berbagai jenis pulvis dalam jumlah besar untuk penyakit

tertentu, misalnya ISPA. Dari segi kepratisan tentu saja dapat diterima,

tetapi dari segi jaminan mutu, hal ini perlu dipertanyakan.

o Potensi. Setiap sediaan obat harus berisi kandungan obat yang sesuai

dengan yang tertera dalam label. Secara teknis umumnya ditetapkan

bahwa kandungan obat adalah dalam rentang tertentu. Sebagai contoh

hidroklorotiazide 100 mg bisa saja mengandung hidroklorotiazide

sebesar 95 s.d 110 mg. Yang jelas bahwa potensi obat harus tetap

sama untuk setiap dosis yang tertera dalam label.

o Keseragaman. Secara fisik, betuk, warna, konsistensi, ukuran tablet,

kapsul, krim, dan cairan sebaiknya seragam antara satu dengan obat

lain. meskipun komponen ini tidak mempengaruhi efikasi dan

keamanan obat, tetapi mungkin berpengaruh dalam segi penerimaan

oleh pasien, dokter , maupun farmasis.

o Ketersediaan hayati. Ketersediaan hayati obat mencerminkan

kecepatan dan luasnya absorpsi obat oleh tubuh berdasarkan dosis dan

sediaan yang diminum. Ketersediaan hayati obat ini harus tidak

berbeda antara obat generic maupun obat paten untuk isi kandungan

yang sama, atau disebut bioekuivalen. Untuk itu harus dijamin bahwa

setiap obat yang dibelanjakan harus memiliki ketersediaan hayati


33

sesuai dengan standar (informasi mengenai standar ini dapat diperoleh

dari farmakope). Yang jelas, bahwa setiap obat cukup adekuat untuk

memberikan efek klinik yang diharapkan.

2.8 Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Mutu Obat

Sebelum digunakan oleh pasien, obat mengalami berbagai proses yang

panjang mulai dari penyediaan bahan mentah proses manufaktur, proses pengemasan,

pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan pendistribusian. Setiap proses tentu

memberikan resiko kontaminasi terhadap mutu obat. Sebagai contoh, saat bahan

mentah diproses menjadi bahan jadi obat dan dibuat dalam bentuk sediaan tertentu

maka seluruh proses ini harus menjamin tidak adanya kontaminan, obat tidak akan

berubah wujud, warna, bau, rasa, dan konsistensinya, serta tetap stabil dalam bentuk

sediaannya pada saat seluruh proses selesai. Oleh sebab itu pabrik pun dikenal dengan

sebutan CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik), untuk menjamin bahwa obat telah

melalui proses manufaktur telah teruji mutunya, baik dari segi kandungan, sediaan,

kestabilan, hingga potensinya.

Demikian pula halnya dengan proses selanjutnya, yaitu pengemasan,

pemberian label, pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan distribusi, yang harus

menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk sediaan awalnya tanpa mengalami

perubahan fisik maupun khemis yang dapat mempengaruhi efek kliniknya saat
34

digunakan. Sebagai contoh, obat dalam bentuk sediaan sirup kering memerlukan

pengemasan dan penyimpanan yang bebas dari kelembapan. Ini untuk menjamin

bentuk sirup kering tidak berubah hingga saat digunakan pasien. Oleh sebab itu

diperlukan kriteria tertentu untuk pengemasan dan penyimpanan.

Beberapa hal berikut perlu mendapat perhatian sehubungan dengan mutu obat,

oleh karena itu disamping berkaitan dengan efek samping, potensi obat, juga dapat

mempengaruhi efek obat aktif yaitu :

o Kontaminasi. Beberapa jenis sediaan obat harus selalu berada dalam kondisi

steril, bebas pirogen dan kontaminan, misalnya obat injeksi. Oleh sebab itu

proses manufaktur, pengepakan dan distribusi hingga penyimpanannya harus

memenuhi syarat-syarat tertentu. Dalam prakteknya kerusakan obat jenis ini

umumnya berkaitan dengan kesalahan dalam penyimpanan dan

penyediaannya. Sebagai contoh, di kamar suntik pusat pelayanan kesehatan

acap kali ditemukan obat injeksi yang diatasnya diletakkan jarum dalam posisi

terbuka. Dengan alasan apapun (misalnya segi kepratisan saat pemindahan

obat ke dalam spuit), cara ini jelas keliru dan harus dihindari, oleh karena

memungkinkan terjadinya kontaminasi dengan udara luar dan berbagai

bakteri, sehingga prinsip obat dalam kondisi steril sudah tidak tercapai lagi.

Untuk sediaan lainseperti cream, salep atau sirup, meskipun resikonya kecil,

tetapi sering juga terjadi kontaminasi, misalnya karena udara yang terlalu
35

panas, kerusakkan pada pengepakannya,dsb, yang tentu saja mempengaruhi

mutu obatnya.

o Medication eror. Keadaan ini tidak saja dapat terjadi pada saat manufaktur

(misalnya kesalahan dalam mencampur 2 atau lebih obat sehingga dosisnya

terlalu besar atau terlalu kecil), tetapi dapat juga terjadi saat praktisi medic

ingin mencampur berbagai jenis obat dalam satu sediaan sehingga

menimbulkan resiko terjadinya interaksi obat-obat. Akibatnya efek obat tidak

seperti yang diharapkan bahkan dapat membahayakan pasien.

o Berubah menjadi toksik (toxic degradation). Beberapa obat, karena proses

penyimpanannya dapat berubah menjadi toksik (misalnya karena terlalu panas

atau lembab), misalnya tetrasiklin. Beberapa obat yang lain dapat berubah

menjadi toksik karena telah kadaluwarsa. Oleh sebab itu obat yang telah

expard (kadaluwarsa) atau berubah warna, bentuk dan wujudnya tidak boleh

dipergunakan.

o Kehilangan potensi (loss of potency). Obat dapat kehilangan potensinya

sebagai obat aktif antara lain apabila ketersediaan hayatinya buruk, telah

melewati masa kadaluwarsa, proses pencampuran yang tidak sempurna saat

digunakan, atau proses penyimpanan yang keliru (misalnya terkena sinar

matahari secara langsung). Setiap obat sebenarnya telah memiliki batas

keamanan (margin ofe safety) yang dapat dipertanggung jawabkan.


36

2.9 Komponen Program Kendali Mutu Obat

Obat merupakan produk yang bersifat dinamis, oleh karena itu program

kendali mutu obat harus mencakup berbagai komponen secara komprehensif, antara

lain :

o Sejauh mungkin menjamin bahwa supplier yang ditunjuk dalam penyediaan

obat dapat memenuhi seluruh kriteria kendala mutu mulai dari formulasi,

pengepakan, penyimpanan hingga transportasi, sehingga seluruh obat yang

dipasok tetap terjaga mutunya.

o Menjamin bahwa seluruh proses pengepakan, mulai saat keluar dari

manufaktur hingga pengemasan untuk pasien memenuhi kriteria.

o Menjamin bahwa saat obat digunakan di unit pelayanan dan telah mengalami

pengepakan ulang (repackaging) tetap terjaga mutunya hingga dikonsumsi

oleh pasien.

o Memantau kondisi penyimpanan untuk menjamin bahwa obat-obat yang

dikirimkan betul-betul terhindar dari pengaruh buruk cuaca dan lingkungan

sekitar.

3.0 Penilaian Mutu Obat

Prosedur penilaian mutu obat secara ketat tidak saja memerlukan kriteria yang

adekuat dan dilakukan oleh personel yang menguasai masalah ini, tetapi juga
37

memerlukan biaya yang besar dan proses yang panjang. Penilaian jaminan mutu obat

yang sangat ketat sering berkaitan erat dengan harga obat yang mahal, ini semata-

mata karena proses yang harus ditempuh. Dan ini umumnya terjadi jika dokumen

jaminan mutu obat harus disediakan oleh supplier melalui lembaga yang berhak untuk

itu, sehingga diperlukan biaya ekstra yang cukup besar. Untuk mengatasi hal tersebut,

WHO telah mengeluarkan suatu pedoman penilaian mutu obat secara mudah, praktis,

dan murah, khususnya untuk obat-obat yang banyak digunakan.

Di beberapa negara, penilaian jaminan mutu obat ini dimulai saat menyeleksi

supplier. Untuk supplier baru atau yang memberikan penawaran paling rendah misalnya,

dilakukan pengujian mutu obat secara acak terhadap salah satu batch. Penilaian juga

dapat dilakukan misalnya pada tahap pengepakan, untuk melihat apakah proses ini

dilakukan sesuai prosedur standard yang disepakati.

Meskipun idealnya penilaian jaminan mutu obat harus dilakukan terhadap

seluruh proses, tetapi dapat juga didasarkan pada proses mana yang paling memberi

risiko terbesar bagi obat yang dinilai. Sebagai contoh, beberapa jenis obat cenderung

mudah berubah secara fisik jika disimpan pada tempat dengan kelembaban tinggi. Maka

penilaian mutu untuk obat tersebut bisa saja secara random dilakukan di tempat

penyimpanannya. Berikut adalah proses yang perlu diperhatikan pada saat melakukan

penilaian terhadap mutu obat:

Tahap produksi (manufaktur), meliputi:


38

1.       pengelolaan bahan baku (penerimaan, penyimpanan, dan

monitoring)

2.       pemeliharaan alat produksi (sterilitas dan perawatan)

3.       proses manufaktur

4.       proses formulasi obat

Tahap pasca produksi:

1.       proses pengemasan

2.       proses pengepakan

3.       proses pengiriman

4.       proses penyimpanan sementara di gudang pelabuhan

5.       proses transportasi ke gudang

Tahap pengelolaan di Apotek

1.       proses penerimaan dan pencatatan

2.       proses penempatan obat secara administratif dan teknis

3.       proses penyimpanan di gudang

4.       proses pendistribusian

Tahap penggunaan:

1.       proses penyimpanan

2.       proses penyediaan obat untuk pasien


39

3.       proses dispensing

Mutu obat yang disimpan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik

maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual.

Tanda-tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut:

  (1)  Tablet              

o terjadinya perubahan warna, bau atau rasa.

o kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan

atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab

o kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

(2)  Kapsul       

o perubahan warna isi kapsul.

o kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya

(3)  Tablet salut  

o pecah – pecah

o basah dan lengket satu dengan yang lainnya

o kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik

(4)  Cairan        
40

o menjadi keruh atau timbul endapan.

o konsistensi berubah

o         warna atau rasa berubah.

o         botol-botol plastik rusak atau bocor.

  (5)  Salep       

o        warna berubah

o       pot rusak atau bocor.

(6)  Injeksi       

o        kebocoran wadah (vial, ampul)

o         terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

o         larutan yang seharusnya kering tampak keruh atau ada endapan.

o         warna larutan berubah.

Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :

o         Dikumpulkan dan disimpan terpisah

o         Dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang berlaku

o         Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku

 
41

3.1 Penggunaan Obat

      Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dapat

dipisahkan dari kegiatan pengelolaan obat yang lain, yaitu seleksi, pengadaan dan

distribusi obat. Aspek penggunaan obat di Apotek diletakkan dalam konteks

dukungan terhadap kerasionalan peresepan, yang meliputi hal-hal sebagai

berikut :

a.       Pengendalian kecukupan suplai

b.      Jaminan mutu obat

c.       Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas

d.      Pemberian informasi tentang obat

1.       Penggunaan obat yang rasional

Ketepatan penggunaan obat perlu didukung antara lain dengan tersedianya

obat yang tepat jenis dan jumlah serta dengan mutu yang baik.

Penggunaan obat dikatakan rasional jika obat yang diberikan memenuhi

kriteria di bawah ini :

a.     Diagnosa yang ditegakkan sesuai standar terapi yang ditetapkan


42

b.     Tersedia pada saat dibutuhkan

c.     Diberikan dengan dosis yang tepat

d.     Cara pemberian dengan interval waktu pemberian yang tepat

e.     Lama pemberian tepat

f.       Harus efektif, aman dan mutu terjamin

Dari keenam kriteria tersebut, maka kriteria ketersediaan obat (butir b) dan

jaminan mutu (butir f) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan

obat yang akan mendukung aspek medik dari pemberian obat oleh penulis

resep (butir a,c, d dan e)

2.       Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional

Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat

yang tidak rasional antara lain adalah :

a)       Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi.

b)      Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan

diagnosa yang tepat.

c)       Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri farmasi

akan berakibat adanya peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak

sesuai dengan kebutuhan pengobatan yang diperlukan.

d)      Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk

meresepkan obat-obat berdasarkan pilihan pasien sendiri

Anda mungkin juga menyukai