PL ANNING

WEEK 4
A D H YA RT. T I A R A @ G M A I L . C O M
MAIN LEARNING OTCOMES

1 2 3

Classify the
Compare and
Define the types of goals
contrast
nature and organizations
approaches to
purposes of might have and
goal-setting and
planning the plans they
planning
use
WHAT IS PLANNING?
• Perencanaan adalah aktivitas yang melibatkan penentuan tujuan
(goals) organisasi, strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, dan
mengembangkan rencana untuk mengintegrasikan serta
mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas kerja.
• Berhubungan dengan tujuan akhir (ends/what) and cara (means/how).
• Planning yang dimaksud adalah formal planning: tujuan-tujuan
organisasi harus tertulis dan disebarkan ke seluruh anggota organisasi
untuk mengurangi kesalahpahaman dan menciptakan pemahaman umum
mengenai apa yang harus dilakukan.
WHY DO MANAGERS PLAN? (1)
• Planning memberikan arah (direction) kepada seluruh anggota
organisasi dengan memberikan pemahaman bahwa setiap aktivitas yang
dilakukan (lintas unit/fungsi) harus bisa memberikan kontribusi dalam
pencapaian tujuan yang sama.
• Planning mengurangi ketidakpastian dengan “memaksa” manajer
untuk melihat ke depan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan
dampak dari perubahan, serta mengembangkan respons yang tepat
WHY DO MANAGERS PLAN? (2)
• Planning dapat meminimasi pemborosan (waste) dan redudansi.
Ketika seluruh aktivitas dalam organisasi dijalankan sesuai rencana,
ketidakefisienan akan terlihat dengan jelas sehingga dapat diperbaiki dan
dieliminasi.
• Planning dapat menetapkan tujuan/standar yang digunakan dalam
pengendalian. Dalam pengendalian, ketercapaian tujuan (goals) dan
pelaksanaan rencana (plans) digunakan untuk mengukur usaha yang
dikerjakan.
TUJUAN DAN RENCANA (1)
• Planning sering disebut sebagai salah satu fungsi utama manajemen
karena pada planning ditetapkan berbagai hal yang menjadi dasar fungsi-
fungsi manajemen lainnya.
• Planning melibatkan dua hal penting: tujuan (goals) dan rencana (plans).
• Tujuan (goals/objectives) adalah hasil yang diharapkan/diinginkan/
ditagetkan.
• Tujuan mengarahkan pengambilan keputusan manajemen dan
membentuk kriteria hasil kerja yang terukur.
• You have to know the desired target before you establish plans for reaching it
TUJUAN DAN RENCANA (2)
• Rencana adalah dokumen mengenai bagaimana tujuan-tujuan dapat
dicapai.
• Rencana umumnya berisikan alokasi sumber daya, jadwal/schedule, dan
tindakan-tindakan lain yang diperukan untuk mendapatkan hasil yang
diinginkan (tujuan).
• Dalam planning, manajer mengembangkan tujuan maupun rencana.
SYARAT TUJUAN
• Specific: clearly targeted key results and outcomes to be accomplished
• Measurable: described so results can be measured without ambiguity
• Achievable/Attainable: possible to achieve
• Realistic: can be achieve with the available resources
• Timely/Time limited: linked to specific timetables and “due dates”
• Challenging: include a stretch factor that moves toward real gains

Beri contoh tujuan yang memenuhi semua syarat di atas!

 FAST
GOAL

By Donald Sull and Charles Sull, MIT Sloan

Management Review, June 2018
CONTOH TUJUAN PADA SETIAP LEVEL

Why
MISSION?
What about
VISION?
VISION AND MISSION EXAMPLES
• Pertamina
– V: To Be A World Class National Energy Company
– M: To Carry Out Integrated Core Business In Oil, Gas, New And
Renewable Energy Base On Strong Commercial Principles

• Google
– V: To provide access to the world’s information in one click
– M: To organize the world’s information and make it universally accessible
and useful
VISION AND MISSION
• Vision refers to a future state, ‘a condition that is better . . . than what now
exists’, whereas mission more normally refers to the present.
• A vision is, therefore, more associated with a goal whereas a mission is
more associated with a way of behaving.
• Vision is valuable because goals are valuable, but it is the clarity of mission
rather than vision that we believe is the strength of a great leader.
• Mission is a much more timeless concept. It is concerned with the way the
organization is managed today (behavior standards) and its purpose.
• A vision begins to lose its power when it is achieved. It is no longer a driving
force for action and the organization can begin to lose direction.
VISION AND MISSION
GOALS &
MISSION STRATEGY
VISION OBJECTIVES
“What we are” “How we will
“What we want “How we gauge
“What we achieve our
to become” our degree of
value” vision”
success”
TIPE-TIPE RENCANA (1)
• Robbins (2014)
TIPE-TIPE RENCANA (2)
• Breadth
– Strategic Plans: Rencana yang dapat diterapkan/berlaku pada seluruh
organisasi dan menetapkan tujuan keseluruhan dari organisasi
– Operational Plans: Rencana yang mengarahkan area operasional tertentu
pada organisasi
• Time Frame
– Long-term Plans: Rencana dengan kerangka waktu lebih dari 3 tahun
– Short-term Plans: Rencana dengan kerangka waktu satu tahun atau kurang
TIPE-TIPE RENCANA (3)
• Specificity
–ADirectional
specific planPlans:
might Rencana
aim to cutyang
costfleksibel menentukan
by 10 percent garisrevenues
and increase pedomanby 8
umum
percent in the next six months; a directional plan might aim at improving
corporate profits between 6 and 12 percent during the next six months
– Specific Plans: Rencana yang tidak memberikan ruang untuk interpretasi

• Frequency of Use
– Single-use Plans: Rencana satu waktu yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan pada situasi tertentu/unik
– Standing Plans: Rencana berjalan yang menyediakan petunjuk untuk
aktivitas-aktivitas yang dilakukan berulang
TIPE-TIPE RENCANA (4)
• Schermerhorn Jr. (2012)
• Long Range vs Short Range Plans
• Strategic and Tactical Plans
• Strategic plans are focused on the organization as a whole or a major component
– Tactical plans are developed and used to implement strategic plans.
• Operational Plans : guide behavior and describe what needs to be done in the
short term to support strategic and tactical plans.
– Standing plans (policies & procedures)
– Single use plans (Budget)
PROSES PERENCANAAN (1)
• Robbins (2014) – Step in Goal-Setting

– Review the organization’s mission and purpose

– Evaluate available resources
– Determining the goals individually or with input from others
– Write down the goals and communicate them to all who needs to know
– Review result and whether goals are being met
PROSES PERENCANAAN (2)
• Schermerhorn Jr. (2012)
• Define your objectives
– Identify desired outcomes or results in very specific ways. Know where
you want to go; be specific enough that you will know you have arrived
when you get there, or know how far off the mark you are at various
points along the way.
• Determine where you stand vis-à-vis objectives
– Evaluate current accomplishments relative to the desired results. Know
where you stand in reaching the objectives; know what strengths work in
your favor and what weaknesses may hold you back.
PROSES PERENCANAAN (3)
• Develop premises regarding future conditions
– Anticipate future events. Generate alternative scenarios” for what may happen;
identify for each scenario things that may help or hinder progress toward your
objectives.
• Analyze alternatives and make a plan
– List and evaluate possible actions. Choose the alternative most likely to
accomplish your objectives; describe what must be done to follow the best
course of action.
• Implement the plan and evaluate results
– Take action and carefully measure your progress toward objectives. Follow
through by doing what the plan requires; evaluate results, take corrective action,
and revise plans as needed.
PENDEKATAN DALAM MENETAPKAN TUJUAN
• Traditional Goal-Setting
– Pendekatan di mana manajer tingkat atas menetapkan tujuan kemudian
menurunkannya ke seluruh lapisan organisasi menjadi sub-tujuan pada setiap area
organisasi
• Means-Ends Chain
– Jaringan terintegrasi dari tujuan, di mana pencapaian suatu tujuan merupakan cara
untuk mencapai tujuan lainnya pada level berikutnya
• Management by Objectives (MBO)
– Proses penentuan tujuan di mana tujuan tersebut digunakan untuk mengevaluasi
kinerja karyawan
PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN (1)
• Forecasting
– Berupaya untuk memprediksi masa depan
• Contingency Planning
– Mengidentifikasi alternatif tindakan yang harus diambil jika terjadi sesuatu
yang salah

• Scenario Planning
– Mengidentifikasi alternatif skenario masa depan dan membuat rencana
yang bisa menghadapi setiap alternative skenario
PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN (2)
• Benchmarking
– Menggunakan perbandingan eksternal dan internal untuk mengevaluasi
performansi saat ini dan merencanakan peningkatan di masa depan
– Menggunakan best practice (hal yang umum dilakukan orang dan organisasi
untuk mencapai kinerja superior)
 THANKS
ONCE YOU STOP LEARNING,YOU START DYING
– ALBERT EINSTEIN