Topik 1X Pentadbiran

dan
Pengurusan
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menjelaskan konsep asas pentadbiran dan pengurusan;
2. Menjelaskan konsep pentadbiran dan pengurusan pendidikan; dan
3. Membicarakan persekitaran sekolah dan populasi pelajar.

X PENGENALAN
Pengurusan dan pentadbiran merupakan proses sosial yang berkaitan dengan
perjalanan sesuatu organisasi termasuk organisasi pendidikan. Proses ini akan
menjamin pencapaian matlamat organisasi tersebut. Topik ini akan
membincangkan definisi dan konsep penntadbiran dan pengurusan secara
umum serta konsep pentadbiran dan pengurusan pendidikan. Aspek
persekitaran sekolah yang berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan
sekolah juga dibincang. Pada keseluruhannya perbincangan topik ini lebih
tertumpu kepada aspek-aspek pentadbiran dan pengurusan untuk
membolehkan seseorang memahami proses pentadbiran dan pengurusan secara
umumnya.

1.1 KONSEP ASAS PENTADBIRAN DAN

PENGURUSAN
Dalam sesebuah organisasi termasuk organisasi pendidikan, pentadbiran atau
pengurusan adalah tersangat penting. Tanpa pengurusan yang cekap, proses
pengeluaran tidak dapat berjalan dengan baik dan juga tidak dapat
2 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

menyempurnakan kehidupan manusia. Proses pentadbiran berlaku sama ada di

dalam sesebuah organisasi yang besar mahupun kecil serta organisasi formal dan
juga yang tidak formal. Untuk mengurus sesuatu organisasi, seseorang pentadbir
atau pemimpin seharusnya memahami terlebih dahulu apakah yang
dimaksudkan dengan pentadbiran.

Griffiths (1959), dalam buku bertajuk Administration Theory, menyatakan

pentadbiran adalah satu corak tingkahlaku yang didapati dalam semua
organisasi manusia. Ia adalah proses yang mengatur dan mengawal sesuatu
organisasi sosial itu. Drucker (1945) dalam bukunya The Practice of Management
menjelaskan pentadbiran itu ialah sumber asas dan sumber yang paling
berharga. Stoner (1984) dalam buku Management mengatakan pengurusan ialah
satu proses merancang, mengelola, memimpin, mengawal daya usaha ahli-ahli
organisasi dan menggunakan sumber-sumber lain untuk mencapai matlamat
yang ditentukan. Campbell (1983) menjelaskan proses pentadbiran sebagai satu
cara anggota-anggota sebuah organisasi membuat keputusan dan mengambil
tindakan untuk mencapai matlamat.

Dalam sesebuah organisasi sosial termasuk organisasi pendidikan, pengurusan

dan pentadbiran perlu diketuai oleh seseorang individu yang dikenali sebagai
pengurus atau pentadbir. Pengurus atau pentadbir boleh di sifatkan sebagai
seorang yang melaksanakan tugas melalui orang lain. Everard (1986)
mendefinisikan pengurus atau pentadbir sebagai orang yang:
(i) Tahu apa yang dikehendaki dan tahu penyebab yang membolehkan ia berlaku.
(ii) Bertanggungjawab mengawal sumber dan memastikan kegunaannya untuk
kebaikan.
(iii) Meningkatkan keberkesanan kerja yang sudah dilaksanakan dan mencari
cara bagi pembaikan secara berterusan.
(iv) Bertanggungjawab pada prestasi unit yang diuruskan dan ia adalah
sebahagian daripadanya.
(v) Mewujudkan suasana yang sesuai yang membolehkan individu
melaksanakan tugas dengan cemerlang.
Dari aspek sosial, institusi yang ditubuhkan oleh masyarkat adalah satu sistem
sosial. Contoh institusi itu ialah sekolah. Kesemua institusi atau sistem sosial
termasuk sekolah mempunyai matlamat penubuhan dan terdiri daripada
komponen-komponen mereka masing-masing. Contohnya sistem sekolah terdiri
daripada komponen guru, murid, bangunan, infrastruktur, guru besar,
kakitangan sokongan dan lembaga pengurus. Oleh kerana sistem sosial
diuruskan oleh manusia yang berinteraksi, yang mempengaruhi dan
dipengaruhi, maka adalah satu sistem terbuka yang dilihat pada darjah
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 3

kebolehan sistem itu melakukan perubahan yang membawa kepada pencapaian

matlamat dengan lebih berkesan dan cekap.

Bagi sesuatu sistem sosial, tenaga manusia menjadi nadi penggerak komponen-
komponen. Tenaga manusia yang dimaksudkan disini ialah pengurus atau
pentadbir sistem tersebut. Dengan itu, organisasi sosial yang formal merujuk
kepada kaedah dan strategi tenaga manusia menggerakkan sumber-sumber yang
diadakan pada komponen-komponen di dalam sistem bagi mencapai matlamat.

1.1.1 Definisi Pentadbiran dan Pengurusan

Pentadbiran ditafsirkan pelbagai cara. Antara lain ia disebut sebagai:
(i) Satu proses sosial yang merangkumi soal-soal penyelesaian masalah dan
membuat keputusan.
(ii) Satu proses sosial yang berkait dengan mengadakan, menyelenggarakan,
mengawal dan menyatupadukan segala tenaga manusia dan material
dalam satu sistem yang disepadukan untuk mencapai sesuatu matlamat.
(iii) Sesuatu tindakan mengkoordinasikan aktiviti-aktiviti yang saling
mempengaruhi antara satu sama lain utuk mencapai sesuatu matlamat
dengan sebaik-baik cara yang mungkin.

Dari definisi-definisi yang berbagai-bagai diatas ini, dapat dirumuskan bahawa

pentadbiran menekankan bukan sahaja pencapaian matlamat, tetapi juga
hubungkait yang rapat antara matlamat-matlamat ini supaya terdapat
penyepaduan yang lebih mendalam dalam sesuatu organisasi.

Pengurusan mempunyai pelbagai erti:

(i) Pengurusan ialah perancangan, pengelolaan, penyepaduan dan pengukuran.
(ii) Pengurusan ialah penggunaan sesuatu dengan teliti bagi mencapai sesuatu
matlamat.
(iii) Pengurusan ialah menentukan sesuatu itu dibuat oleh orang-orang lain,
terutamanya orang-orang bawahan.
(iv) Pengurusan ialah penyeliaan ke atas sesuatu.

Sebenarnya, pengurusan merangkumi semua definisi yang tersebut diatas. Jadi

secara kasar, pengurusan ialah membuat sesuatu bersama dan melalui orang lain
untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu. Dari definisi umum ini dan dari
definisi-definisi khusus di atas, dapat dilihat fungusi pengurusan termasuk
4 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

perancangan, pengelolaan, motivasi dan pengawasan. Untuk fungsi-fungsi itu

berjaya dilaksanakan, tiga kemahiran diperlukan:
(i) Kemahiran teknik: kebolehan menggunakan pengetahuan, kaedah-kaedah,
teknik-teknik dan alat-alat yang perlu bagi menjalankan sesuatu tugas.
Kebolehan ini adalah hasil daripada pengalaman, pendidikan dan latihan.
(ii) Kemahiran komunikasi: kebolehan bergaul dan bekerja dengan manusia
lain.
(iii) Kemahiran konsep: kebolehan memahami keanekaragaman dalam
organisasi dan kemudian menyelesaikan diri di dalamnya.

Kemahiran-kemahiran yang tersebut diatas ini perlu ada pada seseorang

pengurus supaya ia dapat bertindak dan mengurus dengan lebih berkesan.

Definisi kedua-dua istilah ini iaiitu pentadbiran dan pengurusan

memperlihatkan betapa rapatnya hubungkait antara satu dengan lain.
Pengurusan menumpukan kepada pencapaian matlamat organisasi manakala
pentadbiran menitikberatkan bukan sahaja pencapaian matlamat, tetapi juga
pertalian antara matlamat-matlamat supaya organisasi lebih bersepadu ke arah
pengeluaran hasil yang lebih baik. Kita dapat lihat bahawa peranan pentadbiran
itu lebih luas daripada pengurusan. Perlu juga di fahami bahawa suatu sifat yang
dinamakan kepimpinan memainkan peranan yang lebih menyeluruh untuk
mencakupi semua yang terdapat dalam pengurusan dan pentadbiran.

Secara gambarajah dapat dihubungkaitkan seperti dalam Rajah 1.1 dibawah:

Rajah 1.1: Kedudukan sistem organisasi

 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 5

1.1.2 Proses Pentadbiran dan Pengurusan

Seorang pentadbir yang melibatkan diri dalam pentadbiran dan pengurusan
seharian, m tidak dapat lari dari beberapa proses pentadbiran dan pengurusan.
Diantaranya ialah perancangan, pengelolaan, kepimpinan dan kawalan.
Bagaimanakah seorang pentadbir dapat menyesuaikan diri supaya dapat
mengendalikan aspek-aspek ini sebaik mungkin?

(a) Proses ini melibatkan aktiviti yang dirangka untuk menentukan tindakan
masa depan bagi menggunakan sumber-sumber secara optimum. Proses
perancangan merangkumi penilaian yang dibuat secara teliti tentang masa
depan dan merangka beberapa tindakan alternatif untuk mencapai
matlamat organisasi. Ia melibatkan: Apa mesti dibuat?; Bila mesti dibuat?;
Bagaimanakah melakukannya? Dan siapa akan melakukannya?
(i) Perancangan diperlukan untuk mencapai 3 matlamat, iaitu
(ii) memperolehi bahan dan sumber-sumber
(iii) menyelaraskan usaha dan tindakan kakitangan
(iv) menjamin pencapaian matlamat organisasi

(b) Penyempurnaan perancangan akan menjadi mudah dengan adanya

struktur organisasi. Jentera struktur organisasi diperlukan untuk
menjalankan tugas-tugas yang telah dikenalpasti. Perlantikan, penempatan
dan latihan kakitangan amat diperlukan. Pengelolaan melibatkan
penentuan kerja, kuasa dan autoriti penempatan sumber secara berkesan.
Di samping itu pembahagian dan pengkhususan kerja, pengagihan
tanggungjawab dan autoriti juga penting. Pengelolaan ialah penyelarasan
sumber manusia dan bahan. Penyelarasan cuba menghubungkan
kakitangan, kerja, sumber dan masa supaya saling lengkap melengkapi dan
perhubungan ini hendaklah jelas.

(c) Memimpin adalah suatu proses memotivasikan kakitangan supaya

bekerjasama untuk mencapai matlamat organisasi. Memimpin dan
mendorong adalah amat penting dalam perjalanan organisasi kerana
proses ini amat berkait dengan kakitangan sendiri di mana keupayaan dan
sikap mereka perlu diteliti terlebih dahulu untuk menjamin keberkesanan.
Pentadbir hendaklah mempunyai kesediaan untuk membimbing dan
memimpin kakitangannya supaya berkesan.

Secara amnya, komponen asas dalam proses kepimpinan ialah

memotivasikan pekerja, mengurus kumpulan, komunikasi pengurusan dan
lain-lain perkara yang berkaitan dengan tingkah laku organisasi.
6 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

(d) Mengawal ialah untuk menentukan atau menjamin kegiatan pekerja

terarah kepada pencapaian matlamat dan aktiviti yang dilaksanakan
hendaklah selaras dengan perancangan. Pengawalan mempunyai tiga
unsur, iaitu;
(i) Menentukan standard prestasi,
(ii) Mengukur prestasi masa kini dengan standard yang ditentukan,
(iii) Mengambil tindakan pembetulan.

1.1.3 Teori Pentadbiran dan Pengurusan

Pentadbiran juga boleh dikaji sebagai satu bidang sains, kerana ia meliputi
pelbagai aspek termasuk kajian dan penyelidikan. Mengikut sejarah, terdapat
pelbagai pendekatan dalam memperkembangkan prinsip pengurusan.
Sebenarnya pengurusan berkembang apabila perdagangan sesebuah negara
meningkat. Dengan itu cara pengurusan yang lama seperti free enterprise system
dan sistem mercantile tidak sesuai lagi. Pada abad ke 20, teori-teori yang
berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan mulai berkembang.

Teori boleh dianggap sebagai suatu asas untuk mengembang ilmu. Mengikut
Hoy dan Miskel, teori ialah satu konsep yang kait-mengait andaian-andaian dan
generalisassi yang menerangkan secara sistematik kebiasaan tingkah laku dalam
organisasi. Jadi melaui teori, pentadbir boleh menggunakannya sebagai asas
untuk mendapatkan jawapan atau mencari jalan untuk bertindak semasa dia
menghadapi tugas-tugas di dalam situasi tertentu.

Pada asasnya kebanyakan teori pentadbiran cuba memberi pengetahuan struktur

tugas, prestasi, perjalanan pentadbiran, aspek organisasi dan sebagainya.
Klasifikasi teori pentadbiran adalah berbeza-beza mengikut para pengkaji.
Diantara beberapa teori pentadbiran yang telah diasaskan adalah seperti berikut:

(a) Pengurusan Saintifik

Pendekatan pengurusan saintifik menumpukan kepada pekerja atau
peringkat bawah. Pendekatan yang juga dikenali sebagai analisis tugas,
diasaskan oleh Frederick Taylor (1856-1915). Pendekatan ini timbul
disebabkan oleh masalah dalam revolusi industri pada tahun 1900. Tujuan
utama kajiannya ialah menilai proses pekerja dan meningkat
profesionalisme dalam pengurusan. Di antara beberapa Prinsip Taylor
dalam pendekatan pengurusan saintifik ialah:
(i) memotivasikan pekerja
(ii) memilih pekerja yang paling sesuai,
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 7

(iii) masa yang standard bagi semua pekerja

(iv) pengurus menentukan cara-cara bekerja bagi pekerja
(v) pengurus dilatih prinsip-prinsip pengurusan dan kawalan
(vi) tugas perancangan dipisahkan dengan tugas pengeluaran
(vii) produktiviti boleh ditingkatkan melalui kerja yang berkesan,
(viii) pengurus harus mengambil alih tugas merancang daripada pekerja

(b) Pengurusan Berfungsi

Teori ini diasaskan oleh Henry Fayol (1841-1925), seorang eksekutif rendah
yang berasal dari Peranchis. Mengikut teori ini peranan pengurus dalam
sesebuah organisasi adalah penting dan tumpuannya ialah kepada
peringkat atas. Pengurus juga adalah pembuat keputusan dan pemimpin
perantaraan. Teori ini berkembang di Eropah dan ia bertujuan
meningkatkan kecekapan industri.

(c) Path-Goal Theory

Path Goal Theory atau Jalan Arah Matlamat diperkenalkan oleh House
(1970 an) Mengikut House, pemimpin mendapat prestasi pekerja yang baik,
jika diberikan matlamat dan ganjaran serta apa yang perlu dilakukan. Teori
ini mengutarakan empat stail tingkah laku kepimpinan:
(i) Kepimpinan mengarah: Mengarah kepada pekerja dan bersikap
autoritarian.
(ii) Kepimpinan menyokong: Pemimpin mudah ditemui dan selalu
mesra.
(iii) Kepimpinan participatif: Meminta cadangan dari pekerja,
menggunakan pandangan tetapi ketua membuat keputusan.
(iv) Kepimpinan orientasi kejayaan: Ketua yang membentuk sesuatu
perancangan.

Kesimpulan Teori Path-Goal ialah, tingkah laku ketua mendorong kakitangan

sesuatu organisasi itu bekerja dengan baik.

Matlamat akhir yang diharapkan daripada tugas pengurusan dan pentadbiran

ialah meningkatkan taraf prestasi organisasi tersebut. Pada asasnya pengurusan
dan pentadbiran adalah segala usaha yang dijalankan oleh sesuatu organisasi
untuk memenuhi matlamat dan tujuan tertentu di samping menyelenggarakan
dan mengekalkan struktur organisasi tersebut.
8 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

SEMAK KENDIRI 1.1

1. Senaraikan sifat-sifat yang perlu ada pada seorang pengurus
seperti yang dikemukakan oleh Everard (1986).
2. Senaraikan fungsi-fungsi pengurusan daripada definisi-definisi di
atas.
3. Apakah konsep teori mengikut Hoy dan Miskel?

1.2 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

PENDIDIKAN
Tujuan utama pentadbiran institusi pendidikan ialah untuk meningkatkan mutu
pengajaran dan pembelajaran. Jadi mereka yang bekerja di institusi pendidikan
hendaklah memberi sumbangan untuk tujuan utama ini. Apakah sebenarnya
fungsi pentadbir dalam menyumbang ke arah peningkatan pengajaran dan
pembelajaran?

Pentadbiran pendidikan ialah pengurusan intitusi yang bertujuan untuk

memupuk pengajaran dan pembelajaran. Institusi-institusi ini meliputi sekolah-
sekolah kerajaan, sekolah-sekolah swasta, maktab-maktab kerajaan dan swasta,
universiti-universiti kerajaan dan swasta, institusi-institusi pengajaran yang
ditaja oleh badan korporat dan industri, dan lain-lain lagi. Walaupun
kebanyakan institusi ini dibiayai oleh kerajaan, tetapi ada sebilangan besar yang
berfungsi di bawah naungan badan-badan persendirian, pertubuhan agama,
persatuan atau industri seperti yang telah dinyatakan tadi. Aktiviti-aktiviti
pengajaran dan pembelajaran yang ditaja oleh institusi-institusi ini mempunyai
berbagai pelanggan, daripada kanak-kanak peringkat tabika hinggalah kepada
mahasiswa dan pelajar-pelajar sekolah profesional.

Pengurusan berbagai institusi, seperti tersebut di atas, jelas menunjukkan

bahawa pentadbiran adalah satu bidang amalan. Dengan demikian, ia
mempunyai beberapa aspek yang sama dengan bidang-bidang pengurusan yang
lain seperti pentadbiran awam, pentadbiran hospital dan pengurusan
perniagaan. Walaupun terdapat beberapa unsur yang sama di antara
pentadbiran di sektor awam dan pengurusan di sektor swasta, pentadbiran
awam, terutamanya pentadbiran pendidikan, mempunyai beberapa aspek yang
unik.
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 9

Pentadbiran pendidikan bukan hanya satu bidang amalan; ia juga adalah satu
bidang kajian. Dalam aspek kajian dan juga amalan, terdapat unsur-unsur yang
sama di antara pentadbiran pendidikan dan pentadbiran dalam bidang-bidang
lain.

Anda juga perlu tahu bahawa pentadbiran pendidikan adalah satu bidang
gunaan dan bukan satu disiplin. Sebagai satu bidang gunaan, pentadbiran
pendidikan mempunyai banyak persamaan dengan bidang-bidang gunaan yang
lain, seperti kejuruteraan dan perubatan. Sebagaimana kejuruteraan dibina
berasaskan disiplin-disipin seperti matematik dan fizik, perubatan mesti
berasaskan disiplin-disiplin seperti anatomi dan biologi, maka pentadbiran
pendidikan mestilah dibina atas beberapa disiplin seperti psikologi, sosiologi,
sains politik dan ekonomi.

Bagi sistem pendidikan negara ini, struktur organisasinya boleh digambarkan

seperti pada Rajah 1.2. Organisasinya terbahagi kepada lima peringkat, iaitu
pusat, negeri, daerah, sekolah dan bilik darjah. Secara amnya, peringkat-
peringkat ini boleh dikelasifikasikan sebagai peringkat eksekutif (pusat);
peringkat pengurusan (negeri); peringkat penyeliaan (daerah); peringkat teknikal
(sekolah) dan peringkat pelaksanaan (bilik darjah).

Rajah 1.2 : Piramid organisasi pentadbiran pendidikan di Malaysia

Di samping menunjukkan peringkat-peringkat organisasi, Rajah 1.2 juga

menjelaskan aliran autoriti dan delegasi tanggungjawab daripada puncak
piramid kepada bahagian-bahagian di bawah piramid. Keluasan bahagian-
bahagian piramid menunjukkan bilangan tenaga manusia yang terlibat pada
bahagian-bahagian berkenaan. Sesuatu sistem atau organisasi formal
10 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

mempunyai beberapa keperluan untuk membolehkannya berfungsi. Diantara

keperluan tersebut ialah pemimpin yang akan menguruskan dan mentadbirkan
organisasi tersebut.

1.2.1 Definisi Pentadbiran dan Pengurusan

Pendidikan
Faktor yang menyebabkan pengurusan sesebuah sekolah itu berkesan adalah
kemampuan pengurusnya memainkan peranannya dengan efektif. Pengurus
efektif dapat membezakan setiap peranannya mengikut keperluan. Oleh itu,
adalah penting bagi pengurus memahami tugasnya. Apakah sebenarnya tugas-
tugas seorang pengurus?

Pengurusan adalah kerja yang dilakukan bagi mencapai objektif melalui

individu. Ia bermaksud pengurus bertanggungjawab ke atas kerja orang lain.
Bush dan West-Burnham (1994) mendefinisikan prinsip-prinsip pengurusan
dengan meliputi aktiviti merancang, mengambil sumber, mengawal, menyusun,
memimpin dan menilai. Secara ringkas, ia melibatkan:
(i) Kepimpinan: Nilai, visi dan misi
(ii) Pengurusan: Merancang, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengatur
kedudukan
(iii) Pentadbiran: Memperincikan operasi
Seorang pengurus bertugas memimpin, mengurus dan mentadbir. Adalah
penting bagi seorang pengurus memastikan semua kerja terus berjalan,
mengatasi masalah, memulakan aktiviti baru dan menyatukan pasukan dan
aktiviti secara bersama.

Lebih tepat lagi, fungsi utama pengurusan sekolah adalah mengurus polisi,
pembelajaran, manusia dan sumber. Pengurus-pengurus sekolah perlu mencipta,
mengekalkan dan meningkatkan keadaan yang membolehkan pembelajaran
berkesan berlaku.

Pentadbiran adalah satu unsur penting bagi menjamin kelicinan perjalanan

komponen-komponen dalam sistem atau organisasi. Lebih khusus lagi,
pentadbiran adalah untuk menggerakkan segalasumber; meliputi sumber
manusia, modal dan infrastruktur, secara terselaras dan tersusun bagi mencapai
matlamat output. Pentadbiran diperlukan untuk mewujudkan kesejahteraan dan
keharmonian mekanisme sosial; untuk memandu organisasi mengharungi
masalah; dan untuk memberikan kekuatan kepada organisasi menghadapi
cabaran-cabaran baru.
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 11

Jika pentadbiran dianggap sebagai proses membuat keputusan, maka:

(i) Pentadbiran ialah satu tingkahlaku am yang boleh dijumpai dalam semua
organisasi manusia.
(ii) Pentadbiran ialah proses mengarah dan mengawal penghidupan dalam
organisasi sosial.
(iii) Fungsi khusus pentadbiran ialah untuk mengembangkan dan
mengubahsuai proses membuat keputusan dengan berkesan dan sebaik
mungkin.
Drucker (1954) menyatakan bahawa pentadbiran organisasi ialah cara untuk
matlamat, iaitu pentadbiran merupakan mekanisme pengaturcaraan sumber-
sumber untuk mencapai matlamat. Secara amnya, fungsi pentadbiran adalah
seperti berikut:
(i) Ia penting untuk menetapkan dan melaksanakan dasar-dasar.
(ii) Ia menentukan jenis output, arah yang perlu diikuti dan keutamaan yang
perlu diberi perhatian.
(iii) Ia menentukan pemilihan strategi pelaksanaan.
(iv) Ia menentukan iklim organisasi dan hubungan antara manusia.
(v) Ia membantu perolehan dan penggunaan sumber-sumber dengan cara
berkesan.
(vi) Ia membuat penilaian tentang kualiti dan kuantiti hasil.
(vii) Ia mempengaruhi imej dan dan prestij sesuatu organisasi.
Proses pentadbiran meliputi aspek perancangan, penyelenggaran, membuat
keputusan, pengurusan kewangan dan penilaian.

1.2.2 Sifat-sifat Kerja Pentadbir dan Pengurus

Pendidikan
Pentadbir adalah merupakan orang yang paling penting dalam sesebuah
organisasi pendidikan. Beliaulah yang bertanggungjawab terhadap semua
kegiatan organisasi tersebut. Sebagai pemimpin beliau harus menggerakkan
organisasi yang di pimpin oleh nya, terutama dari sudut pentadbiran,
kurikulum, ko kurikulum, peningkatan profesionalisme dan semangat serta
tanggungjawab terhadap ahli-ahli dalam organisasinya.

Dalam konteks sekolah, Pengetua atau Guru Besar merupakan pentadbir. Di

peringkat Jabatan dan Pejabat Pendidikan Daerah, Pengarah dan Pegawai
Pelajaran Daerah merupakan pentadbirnya. Dimana jua mereka berada,
12 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

seseorang pentadbir memainkan pelbagai peranan, iaitu mengurus, memimpin,

menyelia, kaunselor dan menjadi pakar rujuk.

Secara umunya, seseorang pentadbir harus mempunyai beberapa sifat kerja.

Diantaranya ialah:

(a) Membentuk falsafah organisasi

Aspek ini melibatkan idea. Pentadbir bertanggungjawab menentukan
matlamat dan objektif organisasi dan membentuk budayanya. Dia
mengutarakan misi dan menggerakkannya melalui kerjasama dan
komitmen pegawai dan kakitangan yang ada di bawahnya.

(b) Membentuk struktur organisasi

Sifat kerja kedua seseorang pentadbir ialah membentuk polisi dan
memperuntukkan pelbagai sumber untuk merealisasikan matlamat dan
objektif yang ditetapkan. Dalam keadaan biasa, hal ini dilaksanakan
melalui pengagihan tugas kepada kakitangan bawahan.

(c) Mengurus dan memotivasikan pegawai/kakitangan organisasi

Satu lagi sifat kerja utama seseorang pentadbir ialah mengurus dan
memotivasikan manusia didalam organisasinya supaya mereka dapat
melaksanakan tanggungjawab yang sudah ditentukan. Untuk melicinkan
perjalanan pengurusan ini, beliau perlu berhubung rapat dengan pihak-
pihak yang berkepentingan dengan organisasinya.

(d) Memberi kepemimpinan

Sebagai orang yang paling penting untuk menentukan kejayaan organisasi,
seseorang pentadbir mesti memberi kepemimpinan. Beliau mesti mampu
mengarah dan mengawal kerana beliaulah ketua yang mempunyai kuasa
dan autoriti. Beliau diharapkan berada di hadapan dalam sebarang
keadaan yang melibatkan organisasinya.

1.2.3 Ciri-ciri Peribadi dan Peranan Pentadbir yang

Sesuai
Seseorang pentadbir sesebuah organisasi pendidikan berbeza dengan seseorang
pentadbir organisasi pendidikan yang lain. Cita rasa, pembawaan, cara
pelaksanakan tugas dan sebagainya memang berlainan. Maka pada
kebiasaannya, cara mengurus juga akan berbeza. Untuk mentadbir dan
mengurus organisasi pendidikannya dengan lebih berkesan seseorang pentadbir
perlu mempunyai berberapa ciri-ciri peribadi dan juga perlu mengetahui
perananya sebagai seorang pentadbir.
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 13

(a) Pengurusan saintifik

(i) Penetapan masa yang standard bagi sesuatu tugas,
(ii) Pemilihan pekerja yang sesuai dengan tugas yang hendak dilakukan,
(iii) Perancangan keseimbangan antara pekerja, alat dan masa dalam
menyiapkan kerja,
(iv) Pewujudan pengurusan staf dan pengurusan pekerja

(b) Pengurusan Pentadbiran

(i) Penyataan objektif yang jelas,
(ii) Penetuan urutan kerja yang sistematik,
(iii) Penetapan tugas secara khusus.

(c) Birokrasi
(i) Pewujudan pembahagian tugas,
(ii) Pelaksanaan sistem hierarki,
(iii) Pengamalan meritokrasi,
(iv) Penggunaan rekod bertulis,
(v) Penetapan spesifikasi perhubungan,
(vi) Pewujudan pelbagai peraturan,
(vii) Penekanan kepada kepatuhan disiplin.

(d) Perhubungan kemanusiaan

(i) Pengutamaan manusia,
(ii) Penekanan kepada keperluan manusia untuk berkumpul,
(iii) Penerimaan hakikat manusia perlu sokongan rakan sekerja.

(e) Pengurusan mengikut keperluan

(i) Kepentingan keadaan sekitar dan teknologi yang digunakan,
(ii) Penyesuaian organisasi dengan tugas yang hendak dilaksanakan
(iii) Pendekatan yang bergerak ke arah memperkembangkan struktur,
proses dan nilai sesuai dengan keperluan tertentu.
14 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

SEMAK KENDIRI 1.2

1. Huraikan klasifikasi peringkat struktur organisasi sistem
pendidikan negara ini.
2. Apakah fungsi pentadbiran pendidikan seperti yang dinyatakan
oleh Drucker (1954).
3. Bincangkan sifat-sifat kerja yang perlu ada pada seorang
pentadbir.

1.3 PERSEKITARAN SEKOLAH

Sekolah adalah sebahagian daripada masyarakat yang luas atau pun sebahagian
daripada sistem sosial yang luas. Sekolah menerima sokongan kewangan dan
sokongan moral daripada masyarakat yang lebih luas dan memberi kesan
kepada masyarakat tersebut dengan memberi faedah-faedah individu dan sosial.
Sekolah dapt mempengaruhi masyarakat dalam mana kawassan sekolah itu
berfungsi. Oleh itu sangat penting bagi pentadbir sekolah mewujudkan
persekitaran sekolah yang baik dan belajar menghadapi faktor-faktor yang ada
di dalamnya.

Persekitaran merujuk kepada aspek-aspek luaran sesebuah organisasi.

Persekitaran memainkan peranan penting di dalam menggerakkan fungsi
sekolah. Aspek-aspek persekitaran seperti undang-undang, ekonomi, demografi
dan trend teknologi mempengaruhi amalan yang dilakukan oleh sesebuah
sekolah. Pihak pentadbir sekolah seharusnya memainkan peranan dengan lebih
berkesan. Memandangkan sekolah mempunyai pelanggan yang ramai, maka
pentadbir sekolah perlulah mengambil kira aspek-aspek persekitaran ini.
Sekolah yang bergerak seiring dengan persekitaran akan lebih berdaya saing.
Sebagai contoh, sekolah yang menggunakan laman web di dalam proses
pengajaran dan pembelajaran lebih berdaya saing berbanding dengan sekolah
yang kurang mementingkan trend teknologi.

1.3.1 Pengaruh Persekitaran

Persekitaran yang dinamik akan mewujudkan keperluan yang pelbagai terhadap
sekolah dan bertindak mempengaruhi dan mencabar pembangunan organisasi
tersebut. Perubahan dalam persekitaran wujud kesan daripada kemajuan dalam
pelbagai bidang terutamanya bidang sains dan teknologi.
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 15

Persekitaran sesuatu organisasi dapat dibahagikan kepada dua, iaitu

persekitaran dalaman dan persekitaran luaran. Persekitaran dalaman organisasi
sekolah berkaitan dengan peranan sekolah iaitu dalam bidang pengajaran,
pembelajaran dan penyediaan pelajar untuk masyarakat. Persekitaran dalaman
juga turut memasukkan aspek dalaman organisasi seperti kepemimpinan,
pentadbiran, prestasi, hasil pendapatan dan kualiti perkhidmatan, tradisi
organisasi, budaya, ahli organisasi, sumber kewangan dan kemudahan yang ada.
Persekitaran luaran pula ialah aspek yang berada di luar kawalan organisasi
seperti perubahan demografi, perubahan saiz dan komposisi, umur, jangkaan
akreditasi dan perubahan dalam aspek ekonomi, politik, teknologi dan sosial.

Perubahan dalaman organisasi berlaku ekoran daripada perubahan yang berlaku

di persekitaran luaran organisasi terutamanya daripada pihak atasan.
Masyarakat menganggap bahawa sekolah ialah tempat segala ilmu dapat
diperolehi. Mereka mengharapakan sekolah sehaluan dengan perubahan-
perubahan yang berlaku diluar organisasi tersebut kerana mereka percaya
bahawa pendidikan menjadi sasaran perubahan dan agen perubahan yang
penting. Sebagai contoh, computer dan internet membawa kesan dan perubahan
yang besar dalam masyarakat. Berdasarkan perubahan ini, maka masyarakat
menganggap bahawa sekolah perlu memainkan peranan mendidik pelajar
dalam bidang teknologi maklumat.

Justeru itu, seorang pentadbir sekolah harus peka dengan perubahan yang
berlaku di persekitaran organisasinya. Ini adalah kerana beliau memainkan
peranan penting untuk mengadaptasi perubahan tersebut ke dalam organisasi
sekolah. Perubahan-perubahan yang perlu dilakukan di sekolah termasuklah
dari segi perubahan fizikal, mental dan sikap warga sekolah itu.

1.3.2 Ciri-ciri Organisasi Sekolah

Sekolah diurus untuk memastikan semua bahagian dan unit berfungsi dengan
baik dan teratur. Hal ini dilaksanakan untuk mencapai matlamat sekolah
menghasilkan pendidikan cemerlang bagi melahirkan insan seimbang dari segi
intelek, rohani, jasmani dan emosi. Ini adalah ciri-ciri organisasi yang umum
bagi semua sekolah. Namun, setiap sekolah akan mempunyai cirri-ciri
organisasinya yang tersendiri. Penekanan ke atas pelbagai matlamat khusus akan
mewujudkan pelbagai corak ciri-ciri organisasi tersebut. Ciri-ciri organisasi
sesebuah sekolah melibatkan beberapa elemen penting yang merangkumi
perkara yang diurus, bidang pengurusan dan peranan pengurusan. Setiap
elemen ini mengandungi pelbagai hal yang khusus yang mungkin akan berbeza.
16 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

(a) Perkara yang diurus

(i) Manusia: Ciri paling penting dalam organisasi sekolah ialah

pengurusan manusia, iaitu guru, pelajar dan staf sokongan. Matlamat
sesebuah sekolah ialah mendidik pelajarnya supaya menjadi manusia
yang bermutu, seimbang dan harmonis. Jika pengurusan manusia ini
dapat dilaksanakan dengan baik, maka matlamat akan tercapai
dengan mudah.

(ii) Aktiviti: Ciri kedua penting dalam organisasi sekolah ialah aktiviti
pengajaran dan pembelajaran untuk mengembangkan seluruh potensi
yang ada pada pelajar sama ada intelek, rohani, jasmani dan emosi.

(iii) Material: Selain manusia dan aktiviti, organisasi sekolah juga

melibatkan material berupa bangunan, kawasan, peralatan dan
kewangan. Walaupun pada asasnya sesebuah sekolah tidak boleh
bergerak tanpa kemudahan fizikal, kelancaran perjalanannya banyak
bergantung kepada unsur-unsur material. Ini bermakna ciri ini tidak
boleh diabaikan dalam pengurusan organisasi sekolah.

Rajah 1.3 : Perkara yang diurus

 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 17

(b) Bidang pengurusan

(i) Pentadbiran am: Pentadbiran am merujuk kepada pengelolaan

sekolah yang melibatkan hal-hal bukan akademik, iaitu;
perkhidmatan dan perjawatan, pentadbiran pejabat, pentadbiran
pelajar, pengurusan kewangan dan lain-lain perkara.

(ii) Pengurusan manusia: Pengurusan manusia yang melibatkan guru,

kakitangan sokongan dan murid yang melibatkan aspek pengurusan
akademik dan kebajikan.

(iii) Pelaksanaan aktiviti: Pelaksanaan aktiviti kurikulum yang berkait

rapat dengan penyediaan rancangan pengajaran, penyediaan bahan-
bahan pengajaran serta penilaian dan pelaksanaan kegiatan
kokurikulum yang berupa perancangan dan pelaksanaan program
bukan akademik seperti sukan, permainan dan persatuan yang
melibatkan guru dan pelajar.

(iv) Penyeliaan: Penyeliaan menyentuh pemerhatian terhadap pengajaran

dan pembelajaran serta motivasi guru dan pelajar untuk
meningkatkan kualiti pendidikan.

Rajah 1.4 : Bidang pengurusan sekolah

18 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

(c) Peranan pengurusan

(i) Perancangan: Persiapan untuk melaksanakan sesuatu matlamat

sekolah.

(ii) Pengelolaan: Pengaturan, penyusunan dan pelaksanaan perancangan

yang telah dibuat.

(iii) Penyelarasan: Aktiviti membawa manusia, fikiran dan teknik ke

dalam suatu hubungan yang harmonis dan produktif di sekolah.

(iv) Perhubungan: Interaksi antara ahli dalam sekolah untuk saling

mempengaruhi dalam kerjasama mencapai tujuan.

Rajah 1.5 : Peranan pengurusan sekolah

1.3.3 Perkembangan Kakitangan

Sistem pentadbiran pendidikan di Malaysia, selain daripada tertumpu kepada
kemajuan pelajar, juga tertumpu kepada kemajuan guru pada masa yang sama.
Tanpa guru-guru yang berkualiti dan mengikut perkembangan semasa,
kemungkinan besar kemajuan pelajar tidak akan dicapai dengan sepenuhnya.
Konsep perkembangan kakitangan sangat penting dalam proses pentadbiran
pendidikan. Dalam konteks sekolah, kakitangan bermaksud sekumpulan
kakitangan yang bekerja di bawah seorang pentadbir. Sama ada mempunyai
kepakaran atau tidak mereka akan bersama-sama membantu pentadbir dalam
mengendalikan perjalanan sekolah. Oleh kerana kakitangan merupakan sumber
yang paling berharga di sekolah, maka pengurusan dan perkembangan
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 19

kakitangan adalah sangat penting. Pengurusan kakitangan yang berjaya akan

meningkatkan produktiviti.

Mengikut penyelidikan Richard Matthew, Andrew dan Robert (1992), konsep

perkembangan kakitangan banyak dikaitkan dengan Êperkembangan personelÊ,
ÊlatihanÊ, dan Êkursus dalam perkhidmatanÊ. Perkembangan personel boleh
dikaitkan dengan keperluan pengurusan sumber manusia. Ia dikaitkan dengan
perkembangan individu, perkembangan kumpulan dan kemajuan sistem
pengurusan. Latihan pula dikaitkan dengan keperluan kemahiran kakitangan.
Manakala kursus dalam perkhidmatan ialah satu bentuk kursus bertujuan untuk
meningkatkan kecekapan dalam pekerjaan.

Champagne (1980), menerangkan bahawa perkembangan kakitangan boleh

menggalakkan kakitangan terus melibatkan diri mereka dalam profesion
perguruan dan ia juga boleh merapatkan hubungan antara guru dan murid.
Howey (1985) menerangkan perkara yang berkaitan perkembangan kakitangan
meliputi:
• Memajukan kaedah pengajaran (pedagogi);
• Memahami di antara satu sama lain;
• Perkembangan kognitif;
• Memajukan teori-teori dalam pengajaran;
• Memajukan perkembangan individu melalui penyelidikan;
• Perkembangan kerjaya; dan
• Membolehkan guru-guru berkemahiran tinggi untuk membimbing guru-
guru baru.
Dapat disimpulkan bahawa perkembangan kakitangan ialah untuk memajukan
kerjaya dan dirinya. Ia meliputi semua perkara yang berkaitan dengan kerjaya
seseorang guru sama ada dalam bidang pengajaran mahupun dalam bidang
latihan yang diikuti. Ia harus dilakukan kerana kualiti pendidikan sesebuah
sekolah adalah bergantung kepada kemajuan kakitangannya. Dengan lain kata,
konsep perkembangan kakitangan ialah aktiviti yang dirancang untuk memberi
sumbangan ke arah kecekapan guru.

Konsep perkembangan kakitangan boleh dijalankan dalam bentuk kursus

induksi, aspek kemahiran mengajar, aspek merancang, menyusun sumber
pengajaran, cara menilai mata pelajaran, mengatasi masalah pelajar dan
sebagainya.
20 X TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

SEMAK KENDIRI 1.3

Diantara ciri-ciri organisasi sesebuah sekolah ialah Êperkara yang

diurusÊ. Huraikan elemen ini dengan ringkas.

SEMAK KENDIRI 1.4

1. Jelaskan Prinsip Taylor dalam pendekatan pengurusan saintifik.
2. Bincangkan apa yang dimaksudkan dengan persekitaran
dalaman dan persekitaran luaran sesuatu organisasi.
3. Nyatakan proses pentadbiran dan pengurusan dan berikan
huraian yang ringkas.
4. Terangkan perkara-perkara yang berkaitan perkembangan
kakitangan seperti yang dikemukakan oleh Howey (1985).

• Dalam topik ini, anda telah didedahkan dengan konsep asas pentadbiran dan
pengurusan.

• Disamping itu perbincangan turut menyentuh aspek pengurusan pendidikan

dan persekitaran sekolah serta populasi sekolah.

• Perlu ditegaskan bahawa pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi

termasuk organisasi pendidikan yang unggul akan menentukan objektif
organisasi itu tercapai.

• Pentadbiran dan pengurusan pendidikan akan menentukan pengajaran

dalam pembelajaran dalam institusi pendidikan itu dilaksanakan dengan
baik.

• Pengaruh persekitaran sekolah juga memainkan peranan penting dalam

pembangunan organisasi tersebut.
 TOPIK 1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN W 21

Pentadbiran Pengurusan
Memimpin Persekitaran
Teori

Al Ramaiah. (1992). Kepimpinan pendidikan: Cabaran masa kini. Petaling Jaya:

IBS Bulcu Sdn. Bhd.
Clerence, A. Nowell. (1973). Human behavior in educational administration.
New Jersey: Prestice-Hall Inc.
Drs H. Abu Ahmadi. (1981). Administrasi pendidikan. Semarang: CV Toha
Putra.
Ibrahim Saad. (1982). Perubahan Pendidikan di malaysia: Satu cabaran. Kuala
Lumpur: Utusan Publications.
Joe Kelly. (1980). How managers manage. Englewood Cliffs New Jersey: Prentice
Hall.
Juriah Long. (1992). Aliran dalam amalan pendidikan Menjelang abad ke 21.
Bangi: Universiti Kebangsaan Malaysia.
Mohd Kamal Hassan. (1983). Pendidikan dan pembangunan: Satu perspektif
bersepadu. Kuala Lumpur: Nurin enterprise.
Robiah sidin. (1988). Asas pentadbiran pendidikan. Kuala Lumpur: Pustaka
Cipta Sdn. Bhd.