MANUAL KELOLA ADMINISTRASI

SURAT KELUAR, SURAT MASUK, DAN DATA PEGAWAI

PADA PORTAL.DJKA.GO.ID

A. LOGIN APLIKASI
Buka Aplikasi pada alamat : https//portal.djka.dephub.go.id.

Username :
PNS = NIK
PPNPN = Nomor KTP (NIK)

Password :
Default = 123456

Halaman berhasil login

B. KELOLA SURAT MASUK

Kelola administrasi muncul apabila pengguna memiliki privilage kelola

administrator seperti Kepala Tata Usaha maupun pegawai yang telah diberikan
delegasi/privilage untuk mengelola administrasi/persuratan.

Untuk mengelola surat masuk pengguna dapat memilih ikon “Inbox E-Letter
(Administrator)” sehingga akan tampil sebagai berikut
Surat masuk terdiri dari 2 (dua) yaitu surat umum dan surat undangan. Berikut
ini cara input/kelola surat umum,

1. Pilih tombol “Input Surat Masuk Baru”

2. Kemudian isi form surat masuk

 Isi form sebagai berikut :
- Pengirim : Pilih instansi pengirim surat, apabila pengirim belum terdaftar
maka pilih “Tujuan Surat Belum Ada (Tambah Baru)” untuk
menambahkan pengirim surat.

- Nomor Surat : input nomor surat yang tertera pada surat (hardcopy)
- Tanggal Surat : input tanggal yang tertera pada surat (hardcopy)
- Target Penyelesaian : input tanggal target penyelesaian
- Tanggal Diterima : input tanggal terima surat
- Sifat Surat : pilih sifat surat (umum/penting/segera/sangat segera/rahasia)
- Kelompok Surat : pilih kelompok surat (umum/undangan/tembusan)
“karena sedang kelola surat umum, maka pilih umum”
- Aktifitas Surat : pilih aktifitas surat (aktif/pasif) dipantau
- Perihal : input perihal surat yang tertera pada surat (hardcopy)
- Lampiran : pilih file surat (hardcopy) yang telah discan
- Kirim Ke : pilih tujuan pejabat agar dapat di disposisi.
3. Kemudian simpan surat dengan memilih tombol , kmudian akan
muncul nomor agenda kemudian klik OK
4. Surat yang telah diinput akan tampil di daftar surat masuk

5. Maka surat masuk yang sudah diinput akan masuk ke kotak masuk pejabat
yang telah dipilih

6. Setelah masuk ke akun pejabat tersebut, maka pimpinan dapat mendisposisi

ke staf.
Berikut ini cara input/kelola surat undangan,

1. Pilih tombol “Input Surat Masuk Baru”

2. Kemudian isi form surat masuk seperti :

- Pengirim : Pilih instansi pengirim surat, apabila pengirim belum terdaftar
maka pilih “Tujuan Surat Belum Ada (Tambah Baru)” untuk menambahkan
pengirim surat.

- Nomor Surat : input nomor surat yang tertera pada surat (hardcopy)
- Tanggal Surat : input tanggal yang tertera pada surat (hardcopy)
- Target Penyelesaian : input tanggal target penyelesaian
- Tanggal Diterima : input tanggal terima surat
- Sifat Surat : pilih sifat surat (umum/penting/segera/sangat segera/rahasia)
- Kelompok Surat : pilih kelompok surat (umum/undangan/tembusan)
“karena sedang kelola surat undangan, maka pilih undangan”
- Taggal Pelaksanaan Acara : pilih tanggal mulai acara dan tanggal berakhir
acara
- Tempat Pelaksanaan Acara : input tempat pelaksanaan acara
- Catatan / keterangan : dapat diisi realisasi acara, dresscode, atau catatan
lainnya
- Aktifitas Surat : pilih aktifitas surat (aktif/pasif) dipantau
- Perihal : input perihal surat yang tertera pada surat (hardcopy)
- Lampiran : pilih file surat (hardcopy) yang telah discan
- Kirim Ke : pilih tujuan pejabat agar dapat di disposisi.
3. Kemudian simpan surat dengan memilih tombol , kmudian akan
muncul nomor agenda kemudian klik OK

4. Surat undangan yang telah diinput akan tampil di daftar surat masuk, pilih tab
Undangan
5. Maka surat undangan yang sudah diinput akan masuk ke kotak masuk pejabat
yang telah dipilih

6. Setelah masuk ke akun pejabat tersebut, maka pimpinan dapat mendisposisi

ke staf.
 Pengguna juga dapat memfilter surat yang ingin ditampilkan, dan dapat di export
ke excel

C. KELOLA SURAT KELUAR

Untuk kelola surat keluar dapat diinput ketika surat sudah tanda tangan pimpinan
lalu dimasukkan ke portal, atau mengirimkan konsep surat untuk di tandatangani
oleh pimpinan secara online (ttd online).
Untuk mengelola surat keluar pengguna dapat memilih ikon “Outbox E-Letter
(Administrator)” sehingga akan tampil 2 pilihan yaitu upload Nota Dinas dan
Surat Dinas.
Berikut ini adalah cara untuk kelola/input nota dinas yang telah ditandatangani
oleh pimpinan
1. Pilih ikon Nota Dias, kemudian klik tombol Tambah Surat Keluar

2. Isi form surat keluar

 Isi form sebagai berikut :
- Kelompok Surat : pilih jenis kelompok surat yang akan disampaikan
(umum/undangan)
- Tipe Surat : Nota Dinas
- Nomor Surat (Manual) : input nomor surat nota dinas
- Instansi Alamat Surat : pilih instansi yang akan dituju
- Tembusan : pilih tembusan surat jika ada
- Tanggal Surat : pilih tanggal surat nota dinas
- Perihal : input perihat surat nota dinas
- Pejabat yang Menandatangani : pilih pejabat yang menandatangani nota
dinas (Direktur Jenderal Perkeretaapian/Sekretaris Direktur Jenderal
Perkeretaapian/Direktur/Kepala Kantor/ Kepala Balai)

3. Kemudian simpan surat dengan memilih tombol , kemudian akan

muncul nomor agenda kemudian klik OK

4. Selanjutnya klik tombol untuk upload surat nota dinas yang telah
ditandatangani

5. Setelah dokumen telah diupload, maka dokumen yang telah diupload akan
tampil/preview jika dokumen yg diupload bentuk pdf. Jika telah diupload, kilk

tombol untuk mengirim surat.

Berikut ini adalah cara untuk kelola/input surat dinas untuk (UMUM dan
UNDANGAN) yang telah ditandatangani oleh pimpinan
1. Pilih ikon Surat Dias, kemudian klik tombol Tambah Surat Keluar
2. Isi form surat keluar

Isi form sebagai berikut :

- Kelompok Surat : pilih jenis kelompok surat dinas (umum/undangan)
- Tipe Surat : pilih Surat Dinas (Penomoran Manual)
- Nomor Surat Manual : input nomor surat manual
- Instansi Tujuan Surat : pilih instansi tujuan surat keluar
- Tembusan : pilih tembusan surat keluar
- Jabatan : input nama jabatan tujuan penerima surat
- Tanggal Surat : input tanggal surat dinas
 - Perihal : input perihal surat dinas
- Pejabat yang Menandatangani : pilih pejabat yang menandatangani surat
dinas (Direktur Jenderal Perkeretaapian/ Atas Nama Direktur Jenderal
Perkeretaapian/Sekretaris Direktur Jenderal Perkeretaapian/ Direktur/
Kepala Kantor/ Kepala Balai)

3. Kemudian simpan surat dengan memilih tombol , kemudian akan

muncul nomor agenda kemudian klik OK

4. Selanjutnya klik tombol untuk upload surat dinas yang telah

ditandatangani

5. Setelah dokumen telah diupload, maka dokumen yang telah diupload akan
tampil/preview jika dokumen yg diupload bentuk pdf. Jika telah diupload, kilk

tombol untuk mengirim surat.

D. KELOLA DATA PEGAWAI
1. Berikut ini merupakan langkah-langkah tambah pegawai :
- Pilih ikon “Database Kepegawaian Unit Kerja”

- Klik tombol “Tambah Data” untuk menambahkan data pegawai yang

belum terdaftar pada Portal Aplikasi

- Isi form data pegawai

- Pilih tombol untuk menyimpan data pegawai baru

- Setelah data pegawai tersimpan, pilih ikon “Master Data User
Privilleges”, untuk mendaftarkan pegawai yang telah disimpan untuk
membuat user login ke portal aplikasi.
- Kemudian klik tombol “Tambah User Baru”

- Pilih nama pegawai yang ditambahkan sebelumnya

 Nama pegawai : pilih pegawai yang telah ditambahkan

sebelumnya
 Username : masukkan NIP (PNS) / NIK (PPNPN)
 Password : masukkan password default
- Klik “Save dan Exit” untuk menyimpan username dan password login
pegawai.
2. Berikut ini merupakan langkah-langkah ubah/edit data pegawai :
- Pilih ikon “Database Kepegawaian Unit Kerja”

- Klik “detail” salah satu data pegawai yang akan diubah/edit

- Klik “ubah data” untuk mengubah data pegawai yang akan diedit
- Kemudian ubah data pegawai

- Klik simpan data untuk menyimpan perubahan

3. Berikut ini merupakan langkah-langkah reset password :
- Pilih ikon “Master Data User Privilleges”

- Kemudian pilih user pegawai yang akan diubah password / reset password
menjadi default “123456”

- Jika berhasil maka akan muncul notifikasi berhasil simpan