Nama : Fadlan Dwisatria

NPM : 6318500014
Kelas : TI - 5A

Penerapan ERP pada PT. Pupuk Kujang Indonesia

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu system perencanaan dan penjadwalan dengan
alat bantu komputer yang mengintegrasikan seluruh fungsi penjualan, produksi, akunting dan
distribusi dengan sasaran untuk mengoptimalkan semua sumber daya seperti material, sumber
daya manusia dan kapasitas mesin. Software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar
maupun open source (Sumber terbuka/kode sumbernya terbuka) antara lain INTACS, ORACLE,
SAP, Onesoft, IFS, Microsoft Dynamics NAV dan masih banyak lagi.
Proyek Implementasi ERP di PIHC Group atau dikenal dengan “SKI Project” akan berkontribusi
dalam meningkatkan sinergi, konsolidasi dan efektifitas kerja antara PIHC dan seluruh Anak
efektifitas kerja antara PIHC dan efektifitas proses bisnis PIHC Group sehingga didapatkan
keselarasan proses bisnis. Beberapa kontribusi yang diharapkan dapat tercapai dengan dukungan
ERP adalah Integrasi data keuangan, standarisasi proses bisnis, Standarisasi data dan informasi
melalui keseragaman pelaporan, dapat membantu PIHC Group dalam melakukan pemantauan dan
pengontrolan proses bisnisnya, terutama untuk perusahaan yang memiliki struktur perusahaan
dengan tujuh Anak Perusahaan.
SKI PROJECT merupakan tagline dari Proyek ERP PIHC Group. SKI adalah singkatan dari
Sinergi Kompetitif dan Integrasi. SKI merupakan olahraga yang berasal dan berkembang di
negara-negara Nordik (Skandinavia). Dengan menggunakan tagline SKI harapannya bahwa
dengan ERP maka PIHC akan meluncur dengan cepat menuju tujuan perusahaan, memiliki tim
kerja yang tangkas bermanuver dan beradaptasi disegala medan, dan memiliki ketahanan yang luar
biasa dalam menghadapi persaingan global.
Anak Perusahaan di PIHC Group saat ini menggunakan software ERP yang beragam dan tidak
terintegrasi satu sama lainnya. Software ERP di setiap Anak perusahaan PIHC ialah sebagai
berikut :
► PT Petro Kimia Gresik Software ERPnya menggunakan IFS, tahun 2003 (Finance, Distribution
Maintenance, HR)
► PT Pupuk Kujang Cikampek Sofware ERPnya menggunakan IFS, tahun 1999
(Finance,Distribution,Marketing, Maintenance, HR)
► PT Pupuk Kalimantan Timur Software ERPnya menggunakan Protean, tahun 2003 (Finance)
► PT Pupuk Iskandar Muda Software ERPnya menggunakan Oracle Finance, tahun 2000
(Finance-GL, Asset)
► PT Pupuk Sriwidjaja Palembang Software ERPnya menggunakan IFS, tahun 1999 (Finance,
Distribution, Maintenance, HR)
► PT Rekayasa Industri Software ERPnya menggunakan AXAPTA, tahun 2002 (Finance,
Logistic HR)
► PT Mega Eltra Software ERPnya menggunakan SIMAK, tahun 2000 (Finance-GL)
Proses bisnis pada setiap perusahaan tersebut memiliki karakteristik tersendiri. Masing-masing
perusahaan memiliki kebijakan dan metode yang beragam dalam pelaksanaan operasional bisnis.
Dengan adanya proyek ERP ini maka Software ERP di seluruh Anak Perusahaan di PIHC menjadi
satu software saja, sehingga proses bisnis di PIHC Group akan menjadi terintegrasi dan selaras
satu sama, lainnya. Software ERP yang diimplementasikan kali ini ialah software SAP (System,
Applications and Products in Data Processing) adalah produk buatan Jerman dan merupakan
perangkat lunak ERP yang menguasai Dunia yang mempunyai kemampuan untuk
mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi bisnis mewakili area
bisnis tertentu.
Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time. SAP
mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis. SAP
adalah perusahaan Jerman dan merupakan perusahaan pembuat ERP terbesar didunia dalam
kapitalisasi pasar. Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara
real time dan 3 berhubungan dengan arsitektur aplikasi three-tier (tiga lapisan) yaitu: database,
application server dan client SAP GUI. SAP menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat
yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai
banyak fitur dari bahasa pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.
SAP atau SAP R/3 adalah aplikasi ERP terbesar di Dunia dan begitu juga di Indonesia. SAP
faktanya memegang lebih dari 80% aplikasi ERP di dunia dan di Indonesia. Keuntungan dari
penggunaan SAP adalah SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-
aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan
implementator.
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu Organisasi akan mengintegrasikan system yang
berakibat:
► Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang
lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan ter-update secara
langsung begitu User menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-
time processing”.
► Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus
menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data Customer, data material ,data product
maupun data Vendor.
►Transparansi data – Semua User yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua
informasi yang paling up-to-date setiap saat walaupun informasi tersebut di-input oleh User
lainpun. Parameter Integrasi.
►Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu
perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada system.
►Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/meng-copy informasi yang
sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data
dan sekaligus meng-update semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

Dengan adanya perubahan software ERP di setiap Anper dari berbagai software ERP ke SAP
(centralize), maka tim OCM (Organizational Change management) melakukan pengelolaan
perubahan. Untuk menjembatani setiap perubahan. Program-programyang telah disusun antara
lain Change Impact Analysis (identifikasi dampak perubahan), Program komunikasi misalnya
sosialisasi, End User training, penyelarasan prosedur, Stakeholder analysis, Organization aligment
dan masih banyak lagi. Program ini memerlukan kerjasama dari Tim OCM Proyek ERP yang
terdiri dari Tim OCM PIHC Group dan tim OCM dari tim Implementor, yang didukung oleh
jajaran Direksi hingga seluruh karyawan, sehingga proses implementasi sistem ERP PIHC Group
berjalan dengan baik.
Study implementasi sistem secara konsisten menunjukkan bahwa kinerja manusia, bukan
teknologi, adalah penyebab utama tidak mencapai hasil yang optimal dari implementasi
sistem.Satu study baru-baru daftar tiga hambatan atas sebagai mengelola Perubahan internal,
Keterampilan Karyawan yang tidak memadai Pelatihan End User. Dari Studi Meta Group, Word
Bank, seperti terlihat di bawah.

Proyek implementasi ERP akan dilakukan dengan metodologi ASAP (Accelerated SAP) yang
merupakan metodologi khusus yang dikembangkan oleh SAP untuk implementasi proyek SAP.
ASAP mempercepat realisasi tersebut dengan strategi implementasi berbasis modul yang
diperkaya dengan template, tips, dan prosedur generik sebagai guidance. Cakupan metodologi
ASAP selain fokus pada proses bisnis, juga sangat memperhatikan quality assurance. Metodologi
ini terbukti menghasilkan output ditiap milestone yang berkualitas.
Secara umum dalam ASAP aktivitas proyek terdiri dari beberapa tahapan antara lain:

1) Project Preparation. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk melakukan perencanaan awal dari
proyek yang akan dilaksanakan.
2) Business Blueprint. Business Blueprint merupakan tahapan dimana tim implementasi proyek
menentukan design bisnis proses yang akan di sign off oleh seluruh General Manager.
3) Tujuannya untuk mencapai pemahaman bersama tentang bagaimana tujuan perusahaan PIHC
menjalankan ERP-SAP dalam rangka mendukung bisnisnya yang tertuang dalam dokumen
Business Blueprint.
4) Realization. Dalam tahapan ini seluruh design proses bisnis akan mulai direalisasikan dalam
software SAP yang telah di sign off.Tujuan dari tahap ini adalah untuk menerapkan semua
requirement proses bisnis berdasarkan Business Blueprint yang telah disepakati.
5) Final Preparation. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk persiapan akhir sebelum Go Live yang
meliputi End-User Training dan kegiatan Cut-Over.
6) Go Live & Support. Tahapan ini diperlukan untuk proses stabilisasi sistem dengan jalan
menyelesaikan semua masalah teknis yang masih mungkin timbul setelah sistem resmi
diluncurkan.
Kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan selama implementasi SKI PROJECT mulai dari fase
Project Preparation hingga saat ini yaitu fase Realization(proyek ERP PIHC Group) ini ialah
sebagai berikut:
1. Project Preparation Kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam fase ini antara lain :
-Pre-Kick off Proyek ERP dilaksanakan pada hari Selasa, tanggal 7 Oktober 2014 Pukul 12.00
WIB sampai dengan selesai di PIHC Gedung Pusri Jakarta dan dihadiri oleh Seluruh Stakeholder
SKI PROJECT PIHC Group yaitu Project Manager (PM), Wakil Project Manager , Project
Manager Officer (PMO) dan Tim Organizational Change Management (OCM).
-Kick off Proyek ERP dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 8 Oktober 2014 Pukul 09.00 WIB
sampai dengan selesai di PIHC Gedung Pusri Jakarta dan dihadiri oleh Direktur seluruh Anggota
Holding Manajer Proyek ERP
-Training atau Pembekalan ERP/BPR pada hari Kamis-Jum’at, tanggal 9-10 Oktober 2014 Pukul
08.00 WIB – 17.00 WIB di PIHC Gedung Pusri Jakarta dan dihadiri oleh Tim Process Business,
Tim Dedicated.
-Training SAP Overview dari Konsultan PT Abyor International pada hari Senin-Jum’at, tanggal
13-17 Oktober 2014 Pukul 08.00 WIB – 17.00 WIB di Learning Centre PIHC di Cikampek.
Peserta Training ini ialah Tim Process Business dan Tim Dedicated.
- Team Building pada hari Sabtu-Minggu, tanggal 18-19 Oktober 2014 Pukul 08.00 WIB – 24.00
WIB di Learning Centre PIHC di Cikampek di hadiri Seluruh Tim implementasi SKI Project PIHC
Group.
2. Business Blueprint
Kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam fase ini antara lain :
-Fit Gap Analysis setiap hari Senin-Jum’at, mulai tanggal 9 dan selesai tanggal 31 Oktober Pukul
08.00 WIB – 17.00 WIB di Learning Centre PIHC di Cikampek kecuali untuk modul SD (Sales &
Distribution) oleh Pemasaran yang masih berlanjut dan selesai tanggal 7 November 2014 di Jakarta
2014. Peserta Fit Gap Analysis ini adalah Tim Process Business ERP Dan Tim Dedicated ERP Fit
Gap Analysis adalah salah satu tahapan pekerjaan dalam fase Business Blueprint SKI Project PIHC
Group. Kegiatan ini merupakan metode untuk mengetahui tingkat kesenjangan (gap) antara proses
bisnis yang sudah distandarisasi (to be) dengan template di dalam system ERP yang ada dalam
software SAP. Sangat dimungkinkan bahwa untuk implementasi ERP ada proses bisnis yang akan
mengalami penyesuaian. Kehadiran Tim Business Process setiap perusahaan yang memahami
business process to-be (Business Process Reeingineering atau BPR) adalah mutlak diperlukan
selama tahapan fit-gap analysis. Sosialisasi hasil Fit Gap Analysis setiap modul kepada seluruh
General Manager yang terlibat dalam proyek ERP disetiap Anak Perusahaan terjadi pada
pertengahan bulan November hingga akhir bulan November 2014.
-Proses pembuatan Blueprint dari hasil Fit Gap Analysis oleh Functional implementor PT Abyor
International terjadi sepanjang bulan November 2014
-Blueprint Confirmation pada hari Senin-Kamis tanggal 24 hingga 27 November 2014 pukul
09.00-17.00 di Kantor PT Pupuk Indonesia (Persero). Acara ini dihadiri oleh seluruh GM yang
terlibat di Proyek ERP PIHC Group. Kegiatan ini merupakan kegiatan konfirmasi blueprint hasil
fitgap analysis yang telah dilakukan di Cikampek dilakukan mulai tanggal 24 november 2014 oleh
seluruh GM PIHC Group. Pada saat meeting GM dapat memberikan feedback kepada PMO untuk
segera diperbaiki dan untuk proses approval. Selanjutnya ditanda-tangani oleh GM PIHC. Setelah
Blueprint Sign Off Oleh GM PIHC, maka Fase proyek berikutnya dalam metodologi ASAP adalah
REALIZATION.
-Sign Off Blueprint pada hari Jumat tanggal 5 Desember 2014 di Kantor PT Pupuk Indonesia
(Persero) oleh para GM PIHC. Kecuali untuk modul BPC yang perlu di verifikasi lebih lanjut dan
masih berlanjut hingga saat ini.
Kontribusi dari karyawan dan seluruh stakeholder sangatlah dibutuhkan bagi proses implementasi
proyek ERP SKI Project ini. Mempersiapkan diri untuk berubah misalnya dengan mencari tau
tentang SAP, kemudian secara aktif memberikan informasi positif kepada rekan kerja baik sesama
PIHC Group ataupun Vendor/Distributor juga sudah cukup berkontribusi.