JEJAK AUDIT.

Figur 2-2 menunjukkan cara memasukkan angka referensi dan dokumen yang memberikan
jejak audit. Jejak audit (audit trai) adalah jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan
data dari titik asal ke output final, atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak audit ini digunakan
untuk mencecek keakuratan dan validitas posting buku besar.

Jalur yang memungkinkan transaksi untuk ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asall ke
output atau mundur dari output ke titik asal. Ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validasi
posting buku besar dan juga untuk menelusuri perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo
awal ke saldo akhir mereka.

KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER. Entitas (entity) adalah sesuatu mengenai yang disimpan
informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut
(attributes), atau karakteristik khusus yang disimpan, seperti tingkat pembayaran dan alamat. Setiap
jenis entitas memiliki set atribut yang sama. Contohnya, semua karyawan memiliki nomor karyawan,
tingkat pembayaran, dan alamat rumah. Nilai spesifik untuk atribut-atribut tersebut akan berbeda.
Contohnya, salah satu tingkat pembayaran karyawan mungkin sebesar $12,00 per jam, sementara
karyawan lainnya mungkin sebesar $12,25.

Entitas : sesuatu mengenai informasi yang disimpan dalam catatan. Contohnya meliputi karyawan,
barang persediaan, dan pelanggan.

Setiap entitas memiliki atribut (attributes) atau Sifat nomor identifikasi dan karakteristik khusus dari
suatu entitas yang disimpan dalam database. Contohnya adalah nomor karyawan, tingkat
pembayaran, nama dan alamat dan Setiap jenis entitas memiliki set atribut yang sama. Contohnya,
semua karyawan memiliki nomor karyawan, tingkat pembayaran, dan alamat rumah.

Figur 2-3 menunjukkan bahwa komputer menyimpan data dalam field. Field ini berisi data mengenai
atribut entitas yang merupakan catatan (record). Dalam Figur 2-3, setiap baris merepresentasikan record
yang berbeda, dan setiap kolom merepresentasikan atribut. Setiap perpotongan baris dan kolom pada
Figur 2-3 adalah field di dalam record, kontennya disebut nilai data (data value).

Dapat dilihat pada gambar ini adalah field yang berisi data mengenai atribut entitas yang merupakan
catatan (record).

Field : porsi data catatan dimana nilai data untuk atribut tertentu disimpan. Contohnya, dalam
spreadsheet setiap baris mempresentasikan pelanggan dan setiap kolom adalah atribut untuk
pelanggan. Setiap sel dalam spreadsheet adalah field.

Catatan. Seperangkat field yang nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu entitas, seperti
semua data penggajian yang terkait karyawan tunggal. Contohnya adalah baris dalam spreadsheet.

FIGUR 2-3 ELEMEN-ELEMEN PENYIMPANAN DATA

Nilai data : nilai actual yang disimpan dalam field. Ini mendeskripsikan atribut untuk setiap entitas.
Contohnya, field nama pelanggan akan berisi “Perusahaan XYZ” jika perusahaan tersebut adalah
pelanggan
File adalah sekelompok record yang saling berhubungan. File induk (master file), seperti buku besar
dalam SIA manual, menyimpan informasi kumulatif mengenai organisasi. File induk persediaan dan
peralatan menyimpan informasi mengenai sumber daya organisasi yang penting. File induk pelanggan,
pemasok, dan karyawan menyimpan informasi mengenai agen yang penting dengan siapa organisasi
berinteraksi.

File : Seperangkat record yang secara logika berhubungan , seperti record penggajian semua karyawan.

File induk bersifat permanen; ada di seluruh periode fiskal. Namun, record file induk mungkin berubah
setiap saat. Contohnya, saldo akun pelanggan akan diperbarui us menggambarkan bahwa transaksi
penjualan dan pembayaran yang baru telah diterik Secara periodik, record baru ditambahkan atau
dipindahkan dari file induk, contohnya, kesi pelanggan baru ditambahkan atau pelanggan sebelumnya
dihapus.

File induk : file permanen record yang menyimpan data kumulatif mengenai organisasi. Saat transaksi
terjadi, record dalam file induk akan diperbarui

File transaksi (transaction file) berisi record transaksi bisnis yang terjadi selama wal tertentu. Hal ini
mirip dengan SIA manual. Contohnya, S&S akan memiliki file trants penjualan harian dan file
penerimaan kas. Kedua file tersebut akan memperbarui sald akun dalam file induk pelanggan. File
transaksi tidak bersifat permanen dan mungkin tidat diperlukan selama periode fiskal. Namun
demikian, file tersebut biasanya disimpan untuk periode tertentu dengan tujuan sebagai backup.

File transaksi : file yang berisi transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiscal tertentu. File transaksi
secara konseptual sama dengan jurnal dalam SIA manual. File transaksi tidak bersifat permanen dan
mungkin tidat diperlukan selama periode fiskal. Namun demikian, file tersebut biasanya disimpan
untuk periode tertentu dengan tujuan sebagai backup.

Seperangkat file yang saling terkait dan dikoordinasikan secara terpusat disebut dengan database.
Contohnya, file piutang mungkin dikombinasikan dengan pelanggan, analisis penjualan, dan file terkait
untuk membentuk database pelanggan. Bab 4 akan membaha teknologi database.

Database : Seperangkat file data yang saling terkait dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan
dengan sedikit redundasi data. Database mengonsolidasikan record yang disimpan sebelumnya dalam
file terpisah kedalam pool umum dan melayani berbagai penggunaan dan aplikasi pengolahan data.
Contohnya, file piutang mungkin dikombinasikan dengan pelanggan, analisis penjualan, dan file
terkait untuk membentuk database pelanggan.

PENGOLAHAN DATA Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, mereka harus diproses
untuk menjaga arus database. Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai
CRUD adalah sebagai berikut.

1. Membuat (creating) record data baru, seperti menambahkan data karyawan yang baru dipekerjakan
ke database penggajian.

2. Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.

3. Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya. Figur 2-4 menggambarkan langkah-
langkah yang dibutuhkan untuk memperbarui record piutang dengan transaksi penjualan. Jumlah
penjualan ($360) ditambahkan ke saldo akun ($1.500) untuk mendapatkan saldo saat ini ($1.860).

4. Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vedor dalam
perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.

Pembaruan yang dilakukan secara periodik, misalnya harian, discbut sebagai pemrosesan batch (batch
processing). Walaupun pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien, data menjadi terbaru dan
akurat hanya beberapa waktu setelah pemrosesan. Untuk alasan tersebut, pemrosesan batch hanya
digunakan untuk aplikasi, seperti penggajian, yang tidak perlu pembaruan terlalu sering dan terjadi
secara alami atau diproses pada waktu yang tepat.

Pemrosesan batch : mengakumulasikan catatan transaksi kedalam grup atau batch untuk memproses
pada interval regular seperti harian atau mingguan. Catatan biasanya disprtir kedalam beberapa urutan
(seperti secara numerik atau alfabet) sebelum pemrosesan.

Sebagian besar perusahaan memperbarui data pada saat terjadinya transaksi, ini disebut sebagai
pemrosesan online, real-time (online, real-time processing), karena pemrosesan ini menjadikan
informasi yang disimpan selalu baru, yang kemudian akan meningkatkan pengambilan keputusan yang
berguna. Sistem ini juga lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki pada saat itu juga. Ini
juga memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan. Contohnya, FedEx memperbarui pernyataan
misinya untuk memasukkan frasa "Kontrol positif setlap paket akan terjaga dengan memanfaatkan
pelacakan elektronik secara real-time dan sistem penelusuran". Dengan sistem FedEx, karyawan dan
pelanggan dapat melacak lokasi yang tepat pada setiap paket dan mengestlimasi waktu kedatangannya.

Pemrosesan online, real-time sistem computer yang mengolah data sesegera mungkin setelah
mendapatkan dan menyediakan informasi yang diperbarui untuk pengguna secara tepat waktu.

Kombinasi dua pendekatan Ini adalah pemrosesan batch, di mana data transaksi dimasukkan dan diedit
saat transaksi terjadi dan disimpan untuk pemrosesan berikutnya. Pemrosesan batch dan pemrosesan
online, real-time diringkas dalam Figur 2-5.

OUTPUT INFORMASI Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Ketika
ditampilkan pada monitor, output mengacu pada "soft copy". Ketika dicetak dalam kertas, langkah akhir
mengacu pada "hard copy". Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk, yaitu
dokumen, laporan, atau respons pertanyaan.

Dokumen (document) adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa, seperti cek dan
faktur, dikirimkan kepada pihak eksternal. Lainnya, seperti laporan penerimaan dan daftar permintaan
pembelian, digunakan secara internal. Dokumen dapat dicetak, atau dapat disimpan sebagai gambar
elektronik di komputer. Contohnya, Toys 'R' Us menggunakan pertukaran data elektronik untuk
berkomunikasi dengan pemasoknya. Setiap tahun ia memproses lebih dari setengah juta faktur secara
elektronik, hal ini akan mengeliminasi dokumen kertas dan mengurangi biaya dan kesalahan secara
drastis. Hal ini akan menghasilkan laba yang lebih besar dan informasi yang lebih akurat.

Dokumen : Catatan transaksi atau data perusahaan lain. Contohnya meliputi cek, faktur, laporan
penerimaan dan daftar permintaan pembelian.
Laporan (report) digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer
digunakan untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis. Pengguna eksternal perlu
laporan untuk mengevaluasi profitabilitas perusahaan, menilai kelayakan kredit, atau mematuhi
peraturan yang disyaratkan. Beberapa laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan,
dihasilkan berdasarkan basis reguler. Hal lain yang dihasilkan pada basis pengecualian untuk
mendapatkan perhatian kondisi yang tidak biasa. Contohnya, S&S harus memiliki sistem untuk
menghasilkan laporan yang menentukan

Laporan : Output sistem, disusun dengan urutan yang bermakna, yang digunakan oleh karyawan untuk
mengendalikan aktivita soerasional, manajer untuk membuat keputusan dan mendesain strategi, dan
investor dan kreditor untuk memahami aktivitas bisnis perusahaan.