Program Studi Teknik Industri, Institut Teknologi Bandung

TI 2204 Psikologi Industri @ 2012

PERENCANAAN
SUMBER DAYA MANUSIA
 Pokok Bahasan
1. Pengantar
2. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
3. Keterkaitan Keputusan Strategis & Perencanaan SDM
4. Persediaan dan Kebutuhan SDM
5. Replacement Pegawai
6. Turnover Pegawai

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 2

 Referensi
1. Armestrong, Strategic Human Resource Management: A Guide to
Action, Kogan Page, Second Edition, 2000
2. De Cenzo & Robbins, Human Resource Management, John Wiley &
Sons, Inc., Fith Edition, 1996

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 3

1. Pengantar
 Perencanaan Sumber Daya Manusia: HR Planning, Manpower
Planning
 Definisi:
 Proses penyediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan
kebutuhan (jumlah, kualifikasi, waktu) agar organisasi mampu
mencapai tujuan
 Perencanaan sumber daya manusia menjamin kontinuitas
ketersedian pegawai yang terampil, kemampuan dan
berpengalaman

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 4

1. Pengantar
 Strategic Human Resource Planning merupakan salah satu faktor
yang penting pada Human Resource Management Program:
 proses ini akan menghasilkan sebuah organisasi mempunyai: the
right number and kinds of people, at the right place, at the
right time, capable of effectively and efficiently completing the
tasks yang akan menolong organisasi dapat mencapai visi, misi,
tujuan
 menerjemahkan perencanaan organisasi secara menyeluruh ke
dalam jumlah dan jenis pegawai yang diperlukan berkaitan
dengan visi, misi, tujuan organisasi
 harus berkaitan dengan strategi organisasi

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 5

1. Pengantar
Strategic Direction -
Human Resource Linkage

 Organizing (dalam proses

manajemen):
 menentukan pekerjaan dan
jumlah pegawai yang diperlukan

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 6

1. Pengantar
 Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia:
 to determine what Human Resource Management requirements
exist for current and future supplies and demands for workers
 To bring together the forecasts of future demand for workers
and the supply for human resources, both current and future,
both in number and in kind

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 7

1. Pengantar

Strategic Human Resource Planning Proses

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 8

2. Proses Perencanaan SDM

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 9

2. Proses Perencanaan SDM
 Masalah Perencanaan SDM:
 Menjaga keseimbangan antara persediaan dan kebutuhan
 Analisis Persediaan SDM:
 Persediaan SDM: tersedia dalam organisasi (internal)
 Perlu catatan (HR Inventory), mencatat jumlah, kualifikasi, potensi
pegawai
 Perlu dilakukan HR Auditing sesuai dengan perencanaan

 Analisis Kebutuhan SDM:

 Peramalan kebutuhan SDM dan berkaitan erat dengan
keputusan strategis organisasi

Kebutuhan & Persediaan SDM merupakan permasalahan strategis bagi organisasi

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 10

2. Proses Perencanaan SDM
 Tujuan perencanaan kebutuhan pegawai:
 untuk mengisi kebutuhan pegawai agar terjamin kuantitas dan
kualitas yang dibutuhkan, sehingga pertumbuhan dan
perkembangan organisasi lebih terjamin

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 11

3. Keterkaitan Keputusan Strategis & Perencanaan SDM
Business Workforce

What kind of business What skills, potential &

should we be in ? weakness have we in
our workforce at all
levels ?

What market, process,

technological What workforces
investment and should we have ?
organization changes
does this imply ?

What employment
policies & programs
must be initiated or
What effort and amended ?
activity must be
programmed to
achieve the change ?
What standards,
contingency,
allowances & controls
must be provided ?
What and to what
extent the program
have to be changed ?

The personnel
Information System

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 12

4. Persediaan dan Kebutuhan SDM
Penyebab Munculnya Kebutuhan Eksternal Audit SDM
Kebutuhan SDM:
Eksternal
Dalam Organisasi
Workforce

Analisis terhadap Skema (Peta)

Pasar Tenaga Kerja Replacement
Teknik Peramalan:
Panel pakar
Trend masa lalu, dll

Pertimbangan Kebutuhan SDM: Persediaan SDM

(Tenaga Kerja):
Kebutuhan jangka panjang
tentang Kebutuhan jangka pendek Internal, Eksternal

Persediaan
(Supply) dan
Kebutuhan
(Demand) dalam Rencana Sumber Daya Manusia
(Jangka Panjang & Jangka Pendek):
Perencanaan SDM Internal Staffing, External Staffing

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 13

5. Replacement SDM
 Replacement Chart:
 senior management inventory report
 look very similar to organizational chart
 indicate positions that may become vacant in the near future
and the individuals who may fill the vacancy

 Succession Planning:
 Executive inventory report indicating which individuals are
ready to move into higher positions in the company

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 14

5. Replacement SDM
Direktur Utama

Direktur Direktur Produksi Direktur

Pemasaran Keuangan

A Fatimah 50 1 C Agus 48 2 A Eddy 49 3

Gilang 45 2 Asti 46 1 Gregg 33 2
Fahmi 40 3 Dimas 39 2 Devina 39 1

Kepala Bagian Kepala Bagian

Logistik Produksi

B Andri 33 1 A Ursula 44 2
Zeppo 42 2 Dewi 34 2
Uyeng 37 3 Siska 34 1

Performansi saat ini Potensi untuk dipromosikan

A Sangat Memuaskan 1 Sudah siap
B Memuaskan 2 Perlu pelatihan
C Perlu Perbaikan 3 Meragukan

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 15

5. Replacement SDM
Name: Age: Employed:
Present Position: On Job:
Present Peformance:
Strengtgs:
Management Inventory Card
Weakness:
Efforts to improve:
Could move to: When:
Training needed
Could move to When:
Training needed:
Could move to: When:
Training needed:
Could move to: When:
Training needed:
Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 16
6. Turnover SDM
 Turnover Rate:
 Tingkat keluar masuk pegawai dalam sebuah organisasi
 Elemen Turnover:
 Accesion Rate: Tingkat Pertambahan pegawai pada suatu
periode (jumlah pertambahan pegawai/Jumlah pegawai rata-rata)
 Separation Rate: Tingkat Pengurangan pegawai pada suatu
periode (Jumlah pengurangan pegawai/jumlah pegawai rata-rata)
 Jumlah pegawai rata-rata pada suatu periode: (Jumlah
pegawai pada awal periode + Jumlah pegawai pada akhir
periode)/2

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 17

6. Turnover SDM
 Pengaruh Pegawai Keluar-Masuk:
1. Adanya ongkos penerimaan (biaya seleksi dan rekrutmen)
2. Munculnya ongkos diklat
3. Over-paying, karena upah pegawai yang masih belajar lebih
tinggi dari hasil kerjanya
4. Kecelakaan kerja yang tinggi
5. Pemanfaatan mesin dan peralatan kurang efisien
6. Banyak scrap dan waste
7. Pada masa transisi, jumlah produksi menurun

Kuliah 12 – Perencanaan SDM IIW@2012 18

Program Studi Teknik Industri, Institut Teknologi Bandung
TI 2204 Psikologi Industri @ 2012

REKRUTMEN & SELEKSI

1. Rekrutmen dan Seleksi

RENCANA
STRATEGIS

PROSES SELEKSI

PENERIMAAN
PEGAWAI
Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 20
1. Definisi Rekrutmen

Keputusan tentang dimana & bagaimana

mencari calon tenaga kerja yang sesuai dengan
komposisi yang direncanakan
direncanakan..

SUMBER CARA

JUMLAH & KUALIFIKASI

Output:
Sebanyak mungkin calon, agar
bisa memilih yang paling sesuai.

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 21

1. Sumber Calom Tenaga Kerja
Sumber Internal:
 Promosi, Mutasi dengan melihat personel record
 Agar efisien & efektif, sebaiknya perusahaan mempunyai
Personnel Record yang baik, lengkap, dan up to date.

Sumber Eksternal:
5 jenis sumber Tenaga Kerja Eksternal:
1. “Newcomers”
2. Penganggur
3. Karyawan Perusahaan lain yang tidak puas
4. Karyawan Perusahaan lain yang puas
5. Pekerja yang “senang” pindah-pindah kerja

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 22

1. Jenis Tenaga Kerja
Sumber Eksternal:
 Secara Informal, Arsip Pelamar, Arsip Pencari Kerja pada
Depnaker, Biro Jasa, Perusahaan Sejenis, Memasang Iklan,
Internet Matching Services, Internship, Talent Scouting, Special
Event Recruiting (a.l. open house, job fair), dll.

Masing-masing sumber berbeda:

 Kemudahan / kesulitan memperoleh calon
 Ketepatan calon yang didapat
 Dampak terhadap motivasi & legalitas
 Iklim perusahaan

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 23

1. Rekrutmen Tenaga Kerja
Faktor-faktor yang harus diperhatikan saat melakukan
Rekrutmen (Internal/Eksternal) :

 Job Requirements
 Kebijakan Perusahaan (dana, waktu, dll.)
 Situasi & Kondisi Pasar Tenaga Kerja
 Kebijakan/Peraturan Pemerintah
 Kebutuhan/Harapan Tenaga Kerja
 Citra Perusahaan

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 24

1. Rekrutmen

Pelaksana rekrutmen:
 Bagian personalia
 Biro jasa/konsultan terutama mencari tenaga kerja bagi
posisi yang kritis  perusahaan merasa tidak (kurang)
kompeten
 operating manager, karena dianggap paling mengerti
karakteristik yang dibutuhkan
 Recruitment comittee (personalia & operating manager):
 Bagian personalia menguasai peraturan kepegawaian
 Operating manager mengerti karakteristik yang
dibutuhkan

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 25

1. Rekrutmen
Usaha Individu Calon Tenaga Kerja

KEMAMPUAN PENGARUH :
 PENGALAMAN KERJA/MASA LALU SIKAP  PSIKOLOGIS
 PENGARUH TEMAN-
TEMAN-TEMAN KETERAMPILAN  EKONOMIS
 PENGARUH ORANG TUA/GURU REFERENSI  SOSIOLOGIS

GAJI YANG DIHARAPKAN

PERSEPSI TENTANG CITRA PERUSAHAAN
LATAR BELAKANG PENDIDIKAN
PENGETAHUAN TENTANG PASAR TENAGA KERJA PILIHAN PEKERJAAN
KEPRIBADIAN (OCCUPATIONAL CHOICE)
KESESUAIAN ANTARA KEBUTUHANDENGAN
KARAKTERISTIK PEKERJAAN

PROSES TAK SADAR, KESEMPATAN, KEBERUNTUNGAN

PILIHAN TEMPAT BEKERJA

(ORGANIZATIONAL CHOICE)

Usaha individu untuk Memperoleh Pekerjaan / Tempat Kerja yang Sesuai

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 26
2. Seleksi
 Proses rekrutmen menghasilkan sejumlah calon tenaga kerja,
dilanjutkan dengan tahapan seleksi (pemilihan) tenaga kerja

 Proses seleksi memilih calon tenaga kerja yang dianggap

(prediksi) paling baik bagi perusahaan (paling sesuai dengan
kebutuhan perusahaan/ paling tepat memenuhi persyaratan
jabatan)

 Seleksi merupakan proses matching antara kualifikasi calon

tenaga kerja dengan persyaratan jabatan. Asumsi :
 Makin sesuai calon tenaga kerja dengan persyaratan
 jabatan, berarti semakin besar kemungkinan calon
 akan menjadi pekerja yang baik.

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 27

2. Seleksi
SELEKSI adalah PREDIKSI
 Akibat dari PREDIKSI, kemungkingan yang bisa terjadi:
 Beberapa calon tenaga kerja tidak memenuhi batas lulus (X)
 tetapi sebenarnya berpotensi menjadi tenaga kerja yang
baik (Y)

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 28

1. Seleksi
PROSES SELEKSI STANDAR

 Pada tiap tahap bisa terjadi keputusan untuk tidak

melanjutkan porses, baik dari pihak pelamar maupun dari
pihak perusahaan
 Tahapan seleksi bisa berlainan pada setiap perusahaan

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 29

2. Seleksi
Sumber Kesalahan dalam Proses SELEKSI

1. Kesalahan dalam penetapan Kriteria Seleksi

2. Kesalahan dalam menetapkan Alat Ukur
3. Kesalahan dalam Proses Pelaksanaan Seleksi
 Kesalahan Pelaksana Seleksi
 Kesalahan calon pegawai yang Diseleksi

Kuliah 13 – Rekrutmen dan Seleksi IIW@2012 30