BELAJAR DARI RUMAH (BDR)

MODUL 2

Mata Pelajaran : Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

Guru Pengampu : 1. Gufron Faqih, S.Pd ( XI OTKP 1, 2 dan 3) (Cp : 085332600825)
2. Novi Lufitasari, S.Pd ( XI OTKP 4 ) (Cp :082232792881)
Materi : 3.1. Mendeskripsikan administrasi Penerimaan dan pendistribusian sarana
dan prasarana kantor
4.1. Mempraktekan pengadministrasi Penerimaan dan pendistribusian sarana
dan prasarana kantor

Pelaksanaan : 1. Berdoa sebelum melaksanakan tugas

2. Simaklah materi tentang administrasi Penerimaan dan pendistribusian
sarana dan prasarana kantor
3. Perhatikan contoh yang ada
4. Untuk memperdalam, carilah referensi/contoh administrasi Penerimaan
dan pendistribusian sarana dan prasarana kantor

Pengumpulan : Dalam pengumpulan tugas lewat via wa sesuai dengan guru mapel masing-
masing, tugas bisa dikerjakan dibuku catatan sarana dan prasarana kantor dan
jangan lupa diberikan nama,kelas dan jurusan pojok kanan atas.
Tanggal Upload Selasa, 25 Agustus 2020

administrasi penerimaan dan pendistribusian sarana

prasarana kantor.
a)      Pengertian penerimaan sarana kantor
Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen
pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. 

b)      Fisik barang yang diterima

Fisik Barang Yang Diterima adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa,
diraba atau dilihat langsung.
Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung.
Bukan hanya DOKUMENnya saja.
Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan
dengan dokumen pengantaran.
a. Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
b. Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
c. Kuantitas barang VS dokumen

c)       Dokumentasi
Dokumen pemesanan : barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang
mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis
barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang
diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan
dengan barang yang dikirimkan.
Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO
(Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

d)      Cara penanganan barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat
barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau
perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat
kesulitannya atau masalah lainnya.
Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
Gunakan peralatan yang sesuai
Pahami aturan keselamatannya
e)      Departemen pengolah data
 Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan
program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan
menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order
pembelian.Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan
data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan
segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya
program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field
kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan
barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima dalam file
order pembelian.
Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan
diserahkan ke departemen penerimaan barang. Setelah menerima laporan
penerimaan barang, departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan
tersebut sebagai berikut :
Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.
Lembar ke 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan
diarsipkan urut dokumen.
f)       Prosedur penerimaan barang
Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip
pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order
pembelian, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry
data penerimaan kekomputer

g)      Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari
departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang,
kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan
tersebut ke bagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :
1.      Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.
2.      Menerima barang yang rusak.
3.      Menerima barang dengan kuantitas rendah.
Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk
mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan
pesanan.
 h)      Penerimaan dan penyimpanan
Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang
adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi
barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan
dengan penerimaan dan penyimpanan barang.
a. Penerima barang yang tidak dipesan.
Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus
mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang
ke pemasok.
b.  Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.
Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting
dalammenyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.
c. Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

a) Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut
dibatasi.
b) Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus
didokumentasikan.
Contoh :
Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus  mengetahui
adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

i)        Pendistribusian sarana dan prasarana

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.
 Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan
tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang
lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan
pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-
orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus
diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun
jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di
salurkan.
Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian
penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :
a. Penyusunan alokasi barang;
b. Pengiriman barang;
c. Penyerahan barang.
 j)        Departeman pengiriman
Pada tahap ini dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan
barang. Bagian gudang bertanggungjawab untuk memenuhi order pelanggan dengan
mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan instruksi yang tercantum dalam
tiket pengambilan barang (Picking Ticket).

k)      System pendistribusian barang

Sistem penyaluran distribusi adalah pengaturan dalam hal penyaluran barang dari
produsen kepada konsumen.

Sistem distribusi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

1. Sistem distribusi jalan pendek atau langsung.

Merupakan sistem distribusi yang sama sekali tidak menggunakan saluran

distribusi. Seperti contoh distribusi sistem ini adalah penyaluran hasil pertanian oleh
para petani langsung ke pasar.

2. Sistem distribusi jalan panjang atau tidak langsung.

Merupakan sistem distribusi yang menggunakan saluran distribusi dalam kegiatan

distribusinya dan biasanya melalui agen. Seperti contoh : motor, mobil, TV dan lain-lain.

Dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau
Surat Jalan) :
 Berikut merupakan format yang digunakan dalam penerimaan yaitu bukti penerimaan
barang dan laporan penerimaan barang :
Tugas :

1. Buatlah Surat Jalan Sesuai dengan Contoh dengan nama perusahaan penerima dan pengirim
serta barang-barang yang berbeda !
2. Buatlah Bukti Penerimaan barang sesuai dengan contoh dengan isi barang dan perusahaan yang
berbeda !(contohnya bisa dilihat di geogle untuk lebih jelasnya)