NAMA : RIDHA ARINI BR GINTING

NIM : P01031217041
PRODI : DIV/VIA

1. STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Banyak pendapat mengartikan SOP. Pertama dikemukakan oleh Joko Dwi Santoso, bahwa SOP
memiliki tiga uraian yaitu satndard, operating, dan procedure. Ketiga uraian tersebut akan diuraikan di
bawah ini.
1. Standard mengandung pengertian seperti tertera di bawah ini.
a. Ketentuan yang menjadi acuan pokok
b. Sebagai acuan, di mana setiap anggota harus mematuhi standar tersebut
c. Bisa juga sebagai hukum yang harus ditaati dengan kesepakatan tertentu.
d. Maka dari itu, yang perlu ditekankan adalah ketentuan yang sifatnya mengikat.
2. Operating
a. Dipahami lebih kepada aktivitas kerja yang aplikatif
b. Aktivitas tersebut menggambarkan alur kegiatan kerja baik yang rutin maupun nonrutin
c. Operasional adalah kegiatan kerja atau aktivitas-aktivitas di dalamnya yang terkait dengan
kaidah-kaidah yang sudah ditentukan.
d. Dalam penerapannya, aktivitas-aktivitas tersebut harus sesuai dengan kaidah atau standar
yang diberlakukan.
3. Procedure
a. Langkah atau tahapan yang berhubungan dengan proses dalam aktivitas kerja.
b. Sebagai prosedur yang harus dideskripsikan secara jelas dan terperinci.
c. Prosedur dapat berupa gambar atau rincian tulisan.
d. Pada kondisi tertentu, dapat juga memuat keduanya dengan tujuan untuk memudahkan
akses informasi dan ketentuan yang dimaksud.
Kemudian dari ketiga uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa SOP adalah sekumpulan tulisan
atau berupa gambar yang memuat langkah-langkah khusus dengan penjelasan secara detail dan jelas
untuk menyempurnakan tugas-tugas yang sesuai dengan regulasi perusahaan, pendidikan, kesehatan,
penerbangan, perindustrian, militer, atau bahkan menjalankan usaha kecil.
Kedua, pengertian SOP dikemukan oleh M.Budiharjo. SOP adalah suatu perangkat lunak yang
mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Karena itu, prosedur kerja itu
bersifat tetap, rutin, tidak berubah-ubah, kemudian dibakukan menjadi dokumen tertulis. Untuk
selanjutnya, dokumen ini akan menjadi standar bagi pelaksanaan prosedur kerja, agar sesuai dengan
visi, misi, dan tujuan perusahaan.
Ketiga, Indah Puji Hartatik mengartikan SOP sebagai satu set instruksi tertulis yang dipergunakan
untuk aktivitas atau kegiatan yang berulang kali dilakukan oleh sebuah organisasi. SOP sendiri
merupakan bagian integral dalam penyediaan informasi bagi individu, untuk melakukan pekerjaan
dengan benar dan menjaga konsistensi dalam kualitas dan integritas produk atau hasil akhir. Keempat,
pengertian SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk
menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
SOP adalah prosedur kerja yang dibuat secara detail dan terperinci bagi semua karyawan untuk
melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan misi, visi, dan tujuan suatu lembaga,
instansi, atau perusahaan.
PRINSIP PRINSIP PENYUSUNAN SOP
1. Mudah dan jelas
SOP harus ditulis dengan jelas, lengkap, tidak berbelit-belit, dan mudah dimengerti sehingga
dapat diterapkan ke semua karyawan, termasuk karyawan baru
2. Dapat diukur
Prosedur operasional standar harus dapat menjadi pedoman yang dapat diukur baik dari segi
waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, beserta rincian biaya pelayanan dan tata cara
pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
3. Efisiensi dan efektivitas
SOP yang ditulis sebagai prosedur harus mengandung unsur efisien dan efektif dalam
melaksankan tugas sehingga kesalahan dapat diminimalkan.
4. Dapat menyesuaikan kebutuhan
SOP yang dirumuskan harus mudah, selalu menyesuaikan kebutuhan, dan kebijakan yang
berlaku
5. Dinamis
Artinya harus cepat menyesuaikan kebutuhan untuk peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang dalam penyelenggaraan pemerintahan.
6. Dapat menggambarkan alur kegiatan
Prosedur operasional standar harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri
bila terjadi hambatan.
7. Keselarasan
Standar operasional prosedur harus selaras dengan prosedur standar yang terkait.
8. Memiliki orientasi pada pihak yang dilayani
SOP yang disusun harus mempertimbangkan kebutuhan pihak yang dilayani sehingga dapat
memberikan kepuasan pengguna.
9. Ada kepatuhan hukun
SOP yang disusun harus memenuhi ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku.
10. Adanya kepastian hukum
SOP yang telah disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai produk hukum yang ditaati,
dilaksanakan, dan mejadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tindakan
hukum.
11. Transparansi dan keterbukaan
Transparansi setiap prosedur yang dilaksankan harus jelas, gamblang, tidak ada yang ditutupi.
Keterbukaan dimaksudkan bahwa prosedur yang ada siap untuk menerima masukan-masukan.

PRAKTIK PENYUSUNAN SOP

1. Menetapkan prosedur setiap sistem operasi
Suatu sistem dalam organisasi, kedudukan prosedur akan terkait antara satu dengan yang lain
serta saling berurutan. Contohnya dalam penyelenggaraan makanan, ada prosedur yang saling terkait
dan berurutan. Setelah selesai prosedur perencanan bahan makanan, dilanjutkan dengan pemesanan
bahan makanan, penerimanaan bahan makanan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan,
persiapan bahan makanan dan bumbu, pemasakan, dan pendistribusian makanan serta pencucian
peralatan. Namun ada juga prosdur yang tidak saling terkait dan berurutan, misalnya prosedur
pencucian peralatan pada persiapan bahan makanan tidak harus melewati prosedur pemasakan.
2. Menetapkan format SOP
 Tujuan dari penetapan format SOP adalah memberikan efek psikologis, baik bagi pelaksana
maupun bagi pelanggan. Hal ini menunjukkan:
a. Dokumen SOP adalah dokumen resmi, yang dikeluarkan oleh perusahaan atau lembaga yang
akan memberikan citra positif.
b. Dokumen ini disahkan oleh seluruh pimpinan perusahaan atau lembaga sehingga tidak ada
alasan bagi pelaksana untuk tidak mematuhinya.
c. Dokumen SOP merupakan prosedur di mana dengan dibentuknya SOP ini tidak memperumit
pekerjaan tetapi justru memudahkan pekerjaan.

Tahapan-tahapan yang diperlukan dalam penyusunan SOP:

1. Direktur rumah sakit mengeluarkan surat keputusan yang berisi pengangkatan seseorang
atau tim atau suatu kelompok kerja untuk mengaplikasikan SOP di dalam jajaran operasional
perusahaan. Anggota dari tim tersebut terdiri atas pejabat-pejabat dari berbagai bagian
yang menguasai prosedur-prosedur kerja tidak tertulis dan selama ini berlaku dalam tiap
unit kerja terkecil dalam departemennya.
2. Pada umumnya, Kelompok Kerja (Pokja) yang telah dibentuk dipimpin olah Manajer QC
(Quality Control) atau Manajer QA (Quality Assurance). Mengapa memilih pejabat yang
berhubungan dengan kualitas (quality). Karena sangat erat dengan upaya peningkatan
berbagai kualitas dalam proses produksi, yang pada akhirnya menuju kepada kepuasaan
pelanggan.
3. Kepala kelompok memberi instruksi kepada para perwakilan departemen untuk
mengumpulkan semua prosedur yang berlaku di departemen masing-masing berbentuk
tulisan
4. Mengadakan rapat kelompok kerja membahas semua prosedur yang telah dihimpun. Hal ini
bertujuan agar semua prosedur dapat ditata ulang serta dituangkan dalam bentuk tulisan.
Penulisan semua prosedur harus dilakukan secara singkat, jelas dan sistematis sehingga
mudah dimengerti oleh semua staf dan karyawan dari berbagai tingkat pendidikan.
5. Setelah semua prosedur dituangkan dalam bentuk tulisan, masing-masing perwakilan bagian
diminta untuk mempresentasikannya.
6. Dari hasil presentasi para perwakilan di setiap bagian, pemimpin rapat atau ketua kelompok
kerja dapat mengambil keputusan untuk menetapkan alur kerja terbaik. Alur kerja terbaik
inilah yang disebut draft awal SOP.
7. Draft awal SOP yang telah disusun kemudian disiskusikan, dimatangkan lagi oleh seluruh
perwakilan bagian sehingga draft awal SOP ini mempunyai kriteria seperti di bawah ini:
a. Mudah dimengerti dan sistematis oleh seluruh karyawan.
b. Layak untuk diterapkan di perusahaan tersebut.
c. Controliable, mudah dalam pengendalian
d. Auditable, mudah dalam proses audit
e. Mudah diubah jika diperlukan
f. Lengkap dalam mengatur seluruh sistem yang ada
g. Bersifat spesifik atau khusus bagi perusahaan yang bersangkutan.

Contoh SOP
 PROSEDUR PERENCANAAN
KEBUTUHAN BAHAN MAKANAN

Logo rs No. No. Revisi : Halaman :

Dokumen :

Tanggal
SPO
Terbit :

Tanda
tangan
direktr
Perencanaan kebutuhan bahan makanan adalah serangkaian kegiatan
menetapkan macam, jumlah dan mutu bahan makanan yang
PENGERTIAN diperlukan dalam kurun waktu tertentu, dalam rangka
mempersiapkan penyelenggaraan makanan rumah sakit.
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah agar tersedianya taksiran
macam dan jumlah bahan makanan dengan spesifikasi yang
TUJUAN ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan untuk pasien rumah
sakit.

1. SK Direktur Rumah Sakit Umum .... Nomor : 006k/SK/DIR/

XII/2012 tentang Kebijakan Pelayanan di Unit Gizi dan Dapur
KEBIJAKAN
Rumah Sakit Umum…………….
2. SK Direktur Rumah Sakit Umum .... Nomor : 574a/SK/DIR/ II/2014
tentang Pemberlakuan Buku Pedoman Pelayanan Gizi Rumah
Sakit (PGRS) Oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
Tahun 2013 di Rumah Sakit Umum ....
1. Susun macam bahan makanan yang diperlukan, lalu golongkan
bahan makanan apakah termasuk dalam :
PROSEDUR a. Bahan makanan segar
b. Bahan makanan kering
2. Hitung kebutuhan semua bahan makanan satu persatu dengan
cara :
a. Tetapkanlah jumlah konsumen rata-rata yang dilayani.
b. Hitung macam dan kebutuhan bahan makanan dalam siklus
menu ( misalnya : 5, 7 atau 10 hari).
c. Tetapkan kurun waktu kebutuhan bahan makanan (1 bulan, 3
bulan, 6 bulan atau 1 tahun).
d. Hitung berapa siklus dalam 1 periode yang telah ditetapkan
dengan menggunakan kalender.
Contoh : bila menu yang digunakan adalah 10 hari, maka
dalam 1 bulan (30 hari) berlaku 3 kali siklus. Bila 1 bulan
adalah 31 hari, maka berlaku 3 kali siklus ditambah 1 menu
(menu ke-11) untuk tanggal 31.