3.

6 Bidang Humas
3.6.1 Pendahuluan
Agenda pembinaan dan kaderisasi untuk seluruh mahasiswa Teknik
Industri Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura telah menjadi agenda
tahunan. Kegiatan dapat berjalan lancar dengan membentuk sebuah
kepanitiaan. Kepanitian Lomba Kreativitas dan Inovasi 2020 memiliki
beberapa bidang yang mempunyai fungsi kerja yang berbeda. Satu
diantara bidang-bidang tersebut adalah Bidang Humas yang merupakan
bidang yang bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan
masyarakat, dan menjalin hubungan baik dengan masyarakat. Bidang
Humas bertugas untuk melakukan dokumentasi, dan publikasi melalui
media massa sangat dibutuhkan guna memperlancar jalannya
penyampaian informasi tentang apa yang berkaitan dengan masyarakat,
melalui pemberitaan yang telah dimuat di media massa mengenai
kegiatan Lomba Kreativitas dan Inovasi 2020.
3.6.2 Program Kerja
3.6.3 Kondisi Objektif
3.6.3.1 Internal
Kondisi internal yang dihadapi oleh bidang Humas terdapat
beberapa kendala, utamanya ialah kurangnya komunikasi antar
anggota. Hal tersebut dikarenakan prospek kerja online dan
anggota berada ditiap daerah berbeda menyebabkan koordinasi
antar penanggungjawab (PJ) menjadi terhabat. Apalagi anggota
Humas yang berada di daerah yang kesulitan jaringan. Hal
utama tadi juga yang menyebabkan target-target menumpuk dan
saat dekat dengan deadline peserta malah kewalahan
mengerjakannya. Keadaan social distancing membuat semua
pekerjaan (target) harus dijelaskan secara daring kepada para
anggota, menyebabkan sering terjadi miss communication antar
panitia dan membuat kurang maksimalnya pencapaian target.
 Saat berlangsungnya acara Webinar LKI2020, sering kali ada
miss communication antar anggota Humas yang disebabkan
ketidak fokusan. Namun, bidang Humas sudah semaksimal
mungkin menyelesaikan target-target tersebut dan meminimalisir
kekurangan dalam persiapan Kegiatan Lomba Kreativitas dan
Inovasi 2020.
3.6.3.2 Eksternal
Kondisi eksternal yang dihadapi oleh bidang Humas terdapat
beberapa kendala, Kurangnya koordinasi dan keterlambatan
informasi yang didapatkan oleh bidang lain, membuat delay
target humas yang akan dikerjakan berikutnya. Keterlambatan
dan kesalahan kecil kadang kala terjadi juga dalam berkoodinasi
dengan bidang lain. Dalam merekap syarat-syarat peserta lomba
sering kali peserta tidak teliti atau tidak membaca ketentuan yang
ada didalam buku panduan. Hal tersebut yang menyebabkan
ketidak lengkapan berkas yang peserta kumpulkan dan anggota
Humas yang dibantu anggota Acara harus menghubungi peserta
tersebut untuk menjelaskannya kembali. Sama halnya dengan
meng-upload twibbon, peserta sering kali kebingungan
bagaimana cara menguploadnya dan menggunakan aplikasi apa
untuk menyatukan foto dan format twibbonnya. Banyak perserta
webinar yang dini meninggalkan group whatsapp yang berisikan
tentang info-info webinar, dimana peserta tersebut akan bertanya
secara lagi secara pribadi pada contact person dan hal tersebut
dirasa sangat tidak efektif oleh panitia. Ketidakpuasan peserta
dengan pembagian e-sertifikat, karena jangka waktu dan
Googlemail hanya bisa mengirimkan 100 email per harinya.
3.6.4 Realisasi Program Kerja
 Serangkaian kegiatan Lomba Kreativitas dan Inovasi 2020 telah
dilakukan yang mana peran dan kontribusi dari bidang humas sangat lah
penting, Bidang Humas telah melaksanakan berbagai program kerja
yang telah direncankan akan tetapi sebuah perencanaan meskipun sudah
terkonsep dengan matang, terkadang tidak sesuai dengan program kerja
yang telah ditentukan. Adapun yang direalisasikan bidang Humas
sebagai berikut:
1. Pembentukan Panitia Lomba Kreativitas dan Inovasi 2020: 20
Februari 2020.
2. Menentukan Tabulasi Barang: 11 – 26 Juli 2020.
3. Menentukan Dana Aman dan Proposal: 11 – 26 Juli 2020.
4. Mencari Media Partner yang akan diajak Bekerjasama: 19 Juli – 28
Agustus 2020.
5. Mendesign Pamflet Lomba Desain Poster: 11 – 27 Juli 2020.
6. Melakukan paid promote pada akun berbayar untuk mempeluas
publikasi: 28 Juli – 28 Agustus 2020.
7. Membuat form regristrasi peserta lomba desain poster: 27 Juli 2020.
8. Mempublikasi Pamflet Lomba Desain Poster: 28 Juli 2020.
9. Mengupload ide-ide kreatif di Instagram: 28 Juli – 29 Agustus
2020.
10. Mempublikasikan Pengumuman Perpanjangan Lomba Design
Poster: 13 Agustus 2020.
11. Merekap data dan kelengkapan regristrasi peserta lomba desain
poster: 28 Juli – 22 Agustus 2020.
12. Mendesign Pamflet Webinar: 3 – 13 Agustus 2020.
13. Membuat form Regristrasi peserta Webinar: 13 Agustus 2020.
14. Mempublikasi Pamflet Webinar: 17 Agustus 2020.
15. Merekap data dan kelengkapan regristrasi peserta Webinar: 17 – 28
Agustus 2020.
 16. Membagikan info-info seputar Webinar di group whatsapp yang
telah dibuat: 17 – 29 Agustus 2020.
17. Membuat design background atau latar belakang pada webinar: 23
Agustus 2020.
18. Mengantar Surat Tamu Undangan Webinar: 22 – 25 Agustus 2020.
19. Mengantar dan Mengirim karya Lomba desain poster ke Juri: 23
Agustus 2020.
20. Pembentukan Anggota Penanggung Jawab Bidang: 28 Agustus 2020.
21. Membuat Pers Release: 28 Agustus 2020.
22. Mengatar Pers Release: 30 Agustus 2020.
23. Mengadakan Webinar: 29 Agustus 2020.
24. Mendokumentasikan kegiatan: 29 Agustus 2020.
25. Mempublikasi pengumuman pemenang lomba design poster: 29
Agustus 2020.
26. Merekap data peserta yang mengikuti keseluruhan persyaratan
webinar untuk mendapatkan sertifikat: 29 Agustus – 2 September
2020.
27. Mengirimkan Doorprize Peserta Webinar: 31 Agustus – 1 September
2020.
28. Mengirim Sertifikat Pemenang lomba, dan peserta webinar: 4 – 5
September 2020.
3.6.5 Hambatan dan Saran
3.6.5.1 Hambatan
Kegiatan ini merupakan Seminar Online yang pertama kali
diadakan oleh Himpunan Teknik Industri Universitas
Tanjungpura. Sebuah perencanaan meskipun sudah terkonsep
dengan matang, adakalanya akan mengalami perbedaan serta
muncul hambatan saat peristiwa itu hadir. Hambatan yang
dihadapi selama kegiatan berlangsung adalah sebagai berikut :
 1. Kurangnya kehadiran keseluruhan anggota bidang pada saat
rapat sehingga sering terjadi miss communication serta
kurangnya koordinasi antar anggota panitia.
2. Adanya ketidakhadiran ketua himpunan Teknik industri.
3. Kurang matangnya kesiapan panita pra hari H.
4. Buruknya koneksi internet dan jaringan pada saat kegiatan
berlangsung.
5. Terdapat beberapa laptop yang tiba-tiba tidak dapat
digunakan pada saat acara berlangsug.
6. Adanya hambatan pada saat narasumber menyampaikan
materinya.
7. Terjadinya Delay saat penyampaian materi dari narasumber.
8. Terdapat masalah pada peserta webinar yang mencoret-coret
layar presentasi pada saat narasumber sedang
menyampaikan materi.
9. Kurangnya kehadiran peserta yang mendaftar pada saat
webinar berlangsung.
10. Terdapat sedikit kesalahan teknis pada saat registrasi.
3.6.5.2 Saran
Ada beberapa saran yang diberikan, agar kegiatan
selanjutnya bisa lebih baik lagi. Berikut saran yang diberikan :
1. Lebih aktif dalam pengerjaan target yang telah ditentukan
2. Saling membantu dengan satu sama lain.
3. Dalam melakukan perencanaan diperlukan untuk
mengestimasi waktu kegiatan, sehingga tidak dilaksanakan
pada waktu-waktu puncak kegiatan bagi orangorang yang
berkepentingan dikegiatan seminar ini.
4. Dikarenakan waktu persiapan yang cukup pendek hingga
terselengaranya kegiatan ini. Diperlukan semangat dan
 kosistensi dari panitia sehingga acara dapat terlaksana
dengan baik.
3.6.6 Penutup
Bidang HUMAS secara keseluruhan sudah cukup baik dalam
pelaksanaan kegiatan. Hal ini dapat dilihat dalam mendokumentasikan
dan mempublikasikan apa yang sudah dilaksanakan. Namun, terdapat
sedikit kekurangan dalam koordinasi antar sesama panitia. Oleh karena
itu, perlu diketahui bahwa bidang HUMAS memiliki peran cukup
penting dalam pelaksanaan kegiatan Lomba Kreativitas Dan Inovasi
2020 yang dilaksanakan oleh Himpunan Mahasiswa Teknik Industri
Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura. Kegiatan dapat berjalan
dengan baik karena adanya persiapan yang baik sehingga dapat
dilakukan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.
3.6.7 Kesimpulan
Adapun kesimpulan dalam laporan pertanggung jawaban ini, yaitu,
sebagai berikut:
Terdapat beberapa kekurangan persiapan dalam registrasi dalam
kegiatan lomba kreativitas dan inovasi 2020.
1. Koneksi internet yang digunakan pada saat kegiatan lomba
kreativitas dan inovasi 2020 berlangsung kurang optimal
2. Jumlah peserta yang mengikuti kegiatan lomba kreativitas dan
inovasi 2020 sebanyak 129 peserta dan yang mengumpulkan karya
sebanyak 87 peserta
3. Kegiatan lomba kreativitas dan inovasi 2020 menumbuhkan sikap
kreatif serta mengajak peserta untuk menumbuhkan ide-ide baru yang
sangat inovatif
3.6.8 Rekomendasi
Berdasarkan kegiatan LKI 2020 yang telah diselenggarakan, adapun
rekomendasi yang dapat disampaikan sebagai berikut.
1. Penentuan timeline kegiatan yang kurang tepat yang menyebabkan
terjadinya perpanjangan dan pengunduran publikasi dari
poster/pamflet kegiatan. Sebaiknya untuk kegiatan selanjutnya, dapat
dipikirkan secara matang dalam menentukan timeline.
2. Keterbatasan fasilitas yang menghambat proses kegiatan.
Keterbatasan fasilitas tersebut berupa akun gmail yang tidak
premium, sehingga menghambat dalam pengiriman sertifikat dalam
jumlah banyak, dan akun zoom premium dengan kapasitas peserta
yang terbatas. Selain itu, terdapat beberapa fasilitas berupa laptop
yang mengalami error saat kegiatan webinar, sehingga panitia harus
menggunakan satu perangkat yang sama secara bergiliran.
Kedepannya, permasalahan seperti yang telah disebutkan di atas,
sebaiknya dapat dipersiapkan dengan baik sebelum terlaksananya
kegiatan.
3. Kondisi ruangan yang baru disiapkan pada hari pelaksanaan kegiatan,
menyebabkan terdapat beberapa kekurangan yang berdampak pada
kegiatan webinar yang sedang dilaksanakan. Sebaiknya tata ruang
terhadap ruangan yang akan digunakan, dilakukan sebelum hari
pelaksanaan kegiatan.
4. Koneksi atau jaringan internet yang kurang memadai. Faktor ini
sangat mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, seperti delay yang
terjadi, hal ini menyebabkan keterlambatan respon dari operator
dalam menanggapi pembicara untuk melanjutkan ke slide berikutnya.
Semoga untuk kegiatan selanjutnya, permalasahan seperti koneksi
dapat di back up ataupun dilakukan upgrade, sehingga kegiatan yang
akan diselenggarakan kedepannya dapat lebih baik.