SOP

BIDANG SARANA, PRASARANA DAN

ADMINISTRASI UMUM
SOP BIDANG SARANA, PRASARANA DAN ADMINISTRASI UMUM
1. Prosedur pengajuan peminjaman kendaraan untuk keperluan kegiatan Dosen dan
Tenaga Kependidikan
2. Prosedur pengajuan peminjaman kendaraan untuk keperluan kegiatan Mahasiswa
3. Prosedur pengajuan peminjaman ruangan/tempat untuk keperluan kegiatan Dosen
dan Tenaga Kependidikan
4. Prosedur pengajuan peminjaman ruangan/tempat untuk keperluan kegiatan
kemahasiswaan
5. Prosedur pengajuan pemeliharaan
6. Prosedur inventarisasi sarana dan prasarana
7. Prosedur pengelolaan surat masuk
8. Prosedur pengelolaan surat keluar
9. Prosedur pelayanan menerima tamu
10. Prosedur pelayanan informasi via telephone
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pengajuan Peminjaman Kendaraan
untuk keperluan kegiatan Dosen dan Tenaga
Kependidikan

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Mahir dalam Mengendarai kendaraan roda 2 maupun roda
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 4;
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai 4. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
PTNBH bahasa yang baik.
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Nomor 1654 Tahun 2016 tentang
Perubahan Keputusan Rektor Nomor 01 Tahun 2017
Tentang Standar Biaya Pengelola Keuangan Unpad PTNBH
10. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Kendaraan Roda 2
2. Kendaraan Roda 4
3. Komputer
4. Printer

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan harus 1.
mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan dan
Peraturan Rektor
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN WAKIL BAGIAN KETERANGAN
PEMOHON UNIVERSITAS KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN SUMBER DAYA
1 Mengajukan Peminjaman Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Persetujuan
Kendaraan Dinas secara tertulis Kendaraan Dinas

2 Wakil Dekan menerima usulan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

dan memeriksa ajuan kegiatan tidak ya Kendaraan Dinas

3 Ditolak / Perbaikan Usulan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

Peminjaman Kendaraan Dinas Kendaraan Dinas

4 Bagian Sumberdaya mengecek 1. Surat Ajuan 1 Hari Disposisi

tidak ya
ketersediaan Kendaraan Dinas Peminjaman Kendaraan
Dinas
2. Pembuatan Surat
Permohonan
Pembinjaman
Kendaraan Dinas dari
Fakultas
5 Konfirmasi Ketersediaan Surat Permohonan 2 Hari Disposisi
Kendaraan Dinas Pembinjaman Kendaraan
Dinas dari Fakultas Berkas
Usulan
6 Penjadwalan Surat Permohonan 1 Hari Disposisi
Pembinjaman Kendaraan
Dinas dari Fakultas Berkas
Usulan
7 Pelaksanaan Kegiatan (Sopir Surat Permohonan 1 Hari Disposisi
Mengambil Pembinjaman Kendaraan
Kendaraan/Menyiapkan Dinas dari Fakultas Berkas
Kendaraan/ Usulan

Catatan :

1. Ajuan peminjaman kendaraan dinas diajukan 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan

2. Sopir/Peminjam Mencatat KM kendaraan saat akan berangkat; Mencatat kejadian selama berkendara; mencata KM saat kembali ke Pool dengan kondisi kendaraan bersih dan
posisi bahan bakar kendaraan minimal ½ tank.
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pengajuan Peminjaman Kendaraan
untuk keperluan kegiatan Mahasiswa

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi bahasa yang baik.
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Nomor 1654 Tahun 2016 tentang
Perubahan Keputusan Rektor Nomor 01 Tahun 2017
Tentang Standar Biaya Pengelola Keuangan Unpad PTNBH
10. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor
12/UN6.RKT/Kep/KU/2016 Tentang SOP Bidang Sarana
dan Prasarana dilingkungan Universitas Padjadjaran
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Kendaraan Roda 2
2. Kendaraan Roda 4
3. Komputer
4. Printer

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan harus 1.
mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan dan
Peraturan Rektor
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN WAKIL BAGIAN KETERANGAN
PEMOHON UNIVERSITAS KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN SUMBER DAYA
1 Mengajukan Peminjaman Proposal, Surat izin kegiatan 1 Hari Disposisi
Kendaraan Dinas secara dari Wadek dan Surat Ajuan
tertulis Peminjaman Kendaraan

2 Wakil Dekan menerima Proposal, Surat izin kegiatan 1 Hari Disposisi

usulan dan memeriksa ajuan tidak ya dari Wadek dan Surat Ajuan
kegiatan Peminjaman Kendaraan

3 Ditolak / Perbaikan Usulan Proposal, Surat izin kegiatan 1 Hari Disposisi

Peminjaman Kendaraan dari Wadek dan Surat Ajuan
Dinas Peminjaman Kendaraan

4 Bagian Sumberdaya 1. Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

tidak ya
mengecek ketersediaan Kendaraan Dinas
Kendaraan Dinas 2. Pembuatan Surat
Permohonan Pembinjaman
Kendaraan Dinas dari
Fakultas
5 Konfirmasi Ketersediaan Surat Permohonan 2 Hari Disposisi
Kendaraan Dinas Pembinjaman Kendaraan Dinas
dari Fakultas Berkas Usulan

6 Penjadwalan Surat Permohonan 1 Hari Disposisi

Pembinjaman Kendaraan Dinas
dari Fakultas Berkas Usulan
7 Pelaksanaan Kegiatan (Sopir Surat Permohonan 1 Hari Disposisi
Mengambil Pembinjaman Kendaraan Dinas
Kendaraan/Menyiapkan dari Fakultas Berkas Usulan
Kendaraan)

Catatan :

1. Ajuan peminjaman kendaraan dinas diajukan 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan;

2. Sopir/Peminjam Mencatat KM kendaraan saat akan berangkat; Mencatat kejadian selama berkendara; mencata KM saat kembali ke Pool dengan kondisi kendaraan bersih dan
posisi bahan bakar kendaraan minimal ½ tank.
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pengajuan Peminjaman
Ruangan/Tempat untuk keperluan kegiatan
Dosen dan Tenaga Kependidikan

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi bahasa yang baik.
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Nomor 1654 Tahun 2016 tentang
Perubahan Keputusan Rektor Nomor 01 Tahun 2017
Tentang Standar Biaya Pengelola Keuangan Unpad PTNBH
10. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor
12/UN6.RKT/Kep/KU/2016 Tentang SOP Bidang Sarana
dan Prasarana dilingkungan Universitas Padjadjaran
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Komputer
2. Printer

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan harus 2.
mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan dan
Peraturan Rektor
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN WAKIL BAGIAN KETERANGAN
PEMOHON UNIVERSITAS KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN SUMBER DAYA
1 Mengajukan peminjaman Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi
ruangan/tempat secara ruang/tempat
tertulis

2 Wakil Dekan menerima Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

usulan dan memeriksa ajuan tidak ya ruang/tempat
kegiatan

3 Ditolak / Perbaikan Usulan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruangan/tempat ruang/tempat

4 Bagian Sumberdaya Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

tidak ya
mengecek jadwal ruang/tempat
ruangan/tempat

5 Konfirmasi Ketersediaan Surat Ajuan Peminjaman 2 Hari Disposisi

ruangan / tempat ruang/tempat

6 Penjadwalan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruang/tempat

7 Pelaksanaan Kegiatan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruang/tempat

Catatan :

1. Ajuan peminjaman ruangan/tempat diajukan 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan;

2. Pemohon bertanggung jawab atas kebersihan, keindahan dan segala fasilitas yang ada di ruangan/tempat yang di pinjam
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pengajuan Peminjaman
Ruangan/Tempat untuk keperluan kegiatan
Kemahasiswaan

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi bahasa yang baik.
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Nomor 1654 Tahun 2016 tentang
Perubahan Keputusan Rektor Nomor 01 Tahun 2017
Tentang Standar Biaya Pengelola Keuangan Unpad PTNBH
10. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor
12/UN6.RKT/Kep/KU/2016 Tentang SOP Bidang Sarana
dan Prasarana dilingkungan Universitas Padjadjaran
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

2. 1. Komputer
2. Printer

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

2. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan harus 3.
mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan dan
Peraturan Rektor
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN WAKIL BAGIAN KETERANGAN
PEMOHON UNIVERSITAS KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN SUMBER DAYA
1 Mengajukan peminjaman Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi
ruangan/tempat secara ruang/tempat
tertulis

2 Wakil Dekan menerima Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

usulan dan memeriksa ajuan tidak ya ruang/tempat
kegiatan

3 Ditolak / Perbaikan Usulan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruangan/tempat ruang/tempat

4 Bagian Sumberdaya Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

tidak ya
mengecek jadwal ruang/tempat
ruangan/tempat

5 Konfirmasi Ketersediaan Surat Ajuan Peminjaman 2 Hari Disposisi

ruangan / tempat ruang/tempat

6 Penjadwalan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruang/tempat

7 Pelaksanaan Kegiatan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruang/tempat

Catatan :

1. Ajuan peminjaman ruangan/tempat diajukan 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan;

2. Pemohon bertanggung jawab atas kebersihan, keindahan dan segala fasilitas yang ada di ruangan/tempat yang di pinjam
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pengajuan Pemeliharaan

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi bahasa yang baik.
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Nomor 1654 Tahun 2016 tentang
Perubahan Keputusan Rektor Nomor 01 Tahun 2017
Tentang Standar Biaya Pengelola Keuangan Unpad PTNBH
10. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor
12/UN6.RKT/Kep/KU/2016 Tentang SOP Bidang Sarana
dan Prasarana dilingkungan Universitas Padjadjaran
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Komputer
2. Printer
3. Scaner

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan harus 1.
mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan dan
Peraturan Rektor
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN SUMBER WAKIL KETERANGAN
PEMOHON MANAJER UNIVERSITAS KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DAYA DEKAN
1 Pemohon mengajukan Surat ajuan 5 Menit Informasi
perbaikan/pemeliharaan secara lisan perbaikan/pemelihar kerusakan
atau tertulis aan /lisan
2 Pemeriksaan lokasi, pembuatan surat Surat ajuan 30 Menit Informasi dan Pelaksana
perbaikan/pemelihar Laporan mendokument
Tidak ya aan /lisan kerusakan, asikan
perkiraan kerusakan
perbaikan dan yang ada
surat permohonan
permeliharaan

3 Membaca, menelaah laporan Informasi dan 5 Menit Informasi dan Disesuaikan

kerusakan dan estimasi Laporan kerusakan, Laporan dengan
perbaikan/pemeliharaan dan perkiraan perbaikan kerusakan, kehadiran
memberi paraf
dan surat perkiraan pimpinan
permohonan perbaikan dan fakultas
permeliharaan surat permohonan
permeliharaan
telah di paraf

4 Membaca dan menelaah surat Surat permohonan 1 Jam Surat permohonan Disesuaikan
permohonan pemeliharaan permeliharaan telah permeliharaan dengan
di paraf telah di kehadiran
tandatangani pimpinan
fakultas
6 Mengambil kembali surat Surat permohonan 10 Menit Surat permohonan
permohonan pemeliharaan paraf permeliharaan telah permeliharaan
Manajer dan ditandatangani Wadek di tandatangani telah di
tandatangani

7 Distribusi surat melalui e-office Surat permohonan 5 Menit Surat permohonan

permeliharaan telah permeliharaan
di tandatangani telah di
tandatangani
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Inventarisasi Sarana dan Prasarana

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Berkompetensi dibidang pengelolaan BMN;
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 4. Berkompetensi dibidang Barang Habis Pakai
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai 5. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
PTNBH bahasa yang baik.
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Nomor 1654 Tahun 2016 tentang
Perubahan Keputusan Rektor Nomor 01 Tahun 2017
Tentang Standar Biaya Pengelola Keuangan Unpad PTNBH
10. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor
12/UN6.RKT/Kep/KU/2016 Tentang SOP Bidang Sarana
dan Prasarana dilingkungan Universitas Padjadjaran
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Komputer
2. Printer
3. Scaner

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. 1.
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN SUMBER WAKIL KETERANGAN
MANAJER KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DAYA DEKAN
1 Instruksi pelaksanaan pendataan barang inventaris Lembar disposisi 10 Menit Disposisi
yang dimiliki secara periodik;

2 Barang inventaris yang sudah didata selanjutnya Komputer, printer dan ATK - Hari Laporan hasil pendataan
didokumentasikan dalam daftar dokumen barang
inventaris dan selanjutya menyusun Kartu Inventaris
Barang dan Ruangan (KIB dan KIR) sebagai alat kontrol
barang inventaris;
3 Memverifikasi hasil pendataan untuk bahan pelaporan; Laporan hasil pendataan 20 Menit Dokumen siap untuk
Tidak ditanda tangani
ya

4 Verifikasi ulang laporan hasil pendataan dan menyetujui; Tidak Dokumen siap untuk 20 Jam Dokumen yang ditanda
ditanda tangani tangani

6 Melakukan distribusi KIB/KIR ke setiap ruangan; Dokumen KIB/KIR 2 Jam Dokumen terpasang di
ruangan

7 Menerima buku dokumen inventaris sarana dan Draf laporan buku 30 Menit Hasil verifikasi
prasarana dilaporkan untuk disahkan; dokumen

8 Menyetujui buku dokumen inventarisasi sarana dan Dokumen hasil verifikasi 15 Menit Dokumen diparaf
prasarana;

9 Bukti laporan dokumen inventaris sarana dan prasarana Dokumen yang sudah 20 Menit Dokumen ditanda tangani
yang sudah disahkan diparaf
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Operasional Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Berkompetensi dibidang tata persuratan;
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 4. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai bahasa yang baik.
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 1 Tahun
2016 tentang Sistem Perkantoran Elektronik;
10. Peraturan Rektor univeristas Padjadjaran Nomor 2 Tahun
2016 tentang Penggunaan Kode Surat/Naskah Dinas di
lingkungan Universitas Padjadjaran;
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Komputer
2. Printer
3. Scaner

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. 1.
 PELAKSANA MUTU BAKU
DEKAN/
NO KEGIATAN JASA EKSPEDISI KETERANGAN
SEKRETARIAT MANAJER WAKIL KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
/ E-OFFICE
DEKAN
1 Penyampaian surat yang datang melalui jasa Surat, jasa ekspedisi 10 Menit Surat diterima
ekspedisi/e-office;

2 Surat diterima dengan menanda tangani tanda Komputer, buku surat 15 Menit Tanda terima
penerimaan, dicatat di buku surat masuk, masuk dan lembar
selanjutnya lengkapi lembar disposisi; disposisi
3 Menerima surat, mengisi lembar disposisi Lembar disposisi 20 Menit Disposisi
sesuai perihal surat;

4 Menelaah perintah pimpinan sesuai disposisi, Lembar disposisi 15 Menit Disposisi

selanjutnya didisposisikan kembali sesuai
dengan tupoksi manajer;

5 Memerintahkan kepada pelaksana Lembar disposisi 15 Menit Disposisi

administrasi sesuai perihal surat untuk
dilaksanakan/dibuatkan surat balasan;

6 Membuat surat, ditanda tangani, Komputer, Printer, ATK 30 Menit Surat balasan
didistribusikan, pengarsipan dan apabila surat
bersipat permohonan maka dilengkapi sesuai
permintaan;

7 Proses distribusi. Jasa ekspedisi 15 Menit Tanda terima

 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Operasional Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Berkompetensi dibidang tata persuratan;
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 4. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai bahasa yang baik.
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 1 Tahun
2016 tentang Sistem Perkantoran Elektronik;
10. Peraturan Rektor univeristas Padjadjaran Nomor 2 Tahun
2016 tentang Penggunaan Kode Surat/Naskah Dinas di
lingkungan Universitas Padjadjaran;
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Komputer
2. Printer
3. Scaner

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. 2.
 PELAKSANA MUTU BAKU
DEKAN/
NO KEGIATAN JASA EKSPEDISI KETERANGAN
SEKRETARIAT MANAJER WAKIL KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
/ E-OFFICE
DEKAN
1 Draft surat sesuai dengan perihalnya; Komputer, printer dan 30 Menit Draf surat
ATK

2 Koreksi draft surat; Draf surat 15 Menit Surat final

Tidak

3 Draft surat dikonsulkan untuk mendapat ya Surat final 10 Menit Surat diparaf
persetujuan; Tidak

4 Penandatangan surat; ya Surat yang sudah 10 Menit Surat yang ditanda

diparaf tangani

5 Pencatatan, penomeran, cap dan pengarsipan; Komputer, buku 15 Menit Disposisi surat
ekspedisi dan buku
arsip

6 Distribusi surat. Surat 30 Menit Tanda terima

 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pelayanan Menerima Tamu

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Operasional Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Berkompetensi dibidang tata persuratan;
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 4. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai bahasa yang baik.
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 1 Tahun
2016 tentang Sistem Perkantoran Elektronik;
10. Peraturan Rektor univeristas Padjadjaran Nomor 2 Tahun
2016 tentang Penggunaan Kode Surat/Naskah Dinas di
lingkungan Universitas Padjadjaran;
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Komputer
2. Printer
3. Scaner

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Apabila perlakukan terhadap pelayanan tidak dilakukan 3.
dengan baik maka fungsi pelayanan tidak tercapai nama
baik instansi kurang baik.
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN KETERANGAN
SEKRETARIAT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 Menyambut tamu dan menerima tamu dengan senyum dan Informasi yang umum dan juga spesifik 5 Menit Data tamu ketika tamu masuk
sikap ramah "Selamat....Bapak/Ibu ada yang bisa saya bantu" (daftar alamat dan kontak, jadwal kegiatan, hendaknya berdiri,
dan mempersilahkan tamu untuk mengisi daftar hadir. daerah-daerah terdekat Unpad, informasi tersenyum dan
umum tentang fakultas dll), buku tamu, ATK, bersalaman
telephone, komputer, printer

2 Menanyakan maksud dan tujuan datang ke Unpad "Bolehkah ATK, komputer, kartu pengenal tamu 10 Menit informasi yang Menunjuk arah
saya tahu nama Bapak/Ibu......atau Bapak/Ibu dari instansi dibutuhkan sebaiknya dengan
mana...". Apabila hendak bertemu seseorang, tunjukan ke arah telapak tangan ke
yang dituju. arah atas, dan jari
rapat

3 Mengucapkan terima kasih atas kedatangannya dan membuat komputer, internet, ATK 1 Jam data berupa kartu pengenal tamu
laporan data tamu. laporan ditukar dengan kartu
identitas
 NOMOR SOP -
TANGGAL 05 Desember 2017
PEMBUATAN
TANGGAL REVISI -
TANGGAL EFEKTIF 01 Januari 2018
DISAHKAN OLEH Dekan,

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN
Dr. R. Widya Setiabudi S., S.IP.,S.Si.,M.T.,M.Si (Han)

Standard Operating Procedure (SOP) NIP : 19720705 200003 1 002

Bidang Sarana dan Prasarana JUDUL SOP Prosedur Pelayanan Informasi Via Telephone

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan 1. SMA / D3 / S1;
Nasional 2. Menguasai Operasional Komputer;
2. PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan 3. Berkompetensi dibidang tata persuratan;
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 4. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan
3. PP No. 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Unpad sebagai bahasa yang baik.
PTNBH
4. PP No. 51 tahun 2015 tentang Statuta Unpad
5. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah
6. PMK Nomor 33 Tahun 2016 Tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2017
7. Peraturan Rektor Unpad Nomor 1 Tahun 2014 Tentang
Pengelolaan Pendidikan di Unpad
8. Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad
9. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 1 Tahun
2016 tentang Sistem Perkantoran Elektronik;
10. Peraturan Rektor univeristas Padjadjaran Nomor 2 Tahun
2016 tentang Penggunaan Kode Surat/Naskah Dinas di
lingkungan Universitas Padjadjaran;
11. Kalender Akademik di Tahun Akademik yang Berjalan

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. 1. Komputer
2. Printer
3. Telephone

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Apabila perlakukan terhadap pelayanan tidak dilakukan 1.
dengan baik maka fungsi pelayanan tidak tercapai nama
baik instansi kurang baik.
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN KETERANGAN
SEKRETARIAT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 Menerima telephone sesegera mungkin. Menyebutkan nama Informasi yang umum dan juga spesifik 5 menit data penelephone suara dengan nada
institusi dan memberi salam kepada penelephone : (daftar alamat dan kontak, jadwal kegiatan, sopan, jelas dan tidak
"Universitas Padjadjaran....Selamat....dengan (sebutkan nama) daerah-daerah terdekat Unpad, informasi terburu-buru
ada yang bisa dibantu" dan berbicara dengan sopan kepada umum tentang fakultas dll), ATK, telephone,
lawan bicara serta menanyakan nama, asal dan nomor komputer
penelephone : "mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya
bicara?" kemudian mencatat data penelephone.

2 Mendengarkan dengan baik maksud dan tujuan penelephone. Telephone, ATK, komputer 10 menit informasi yang pastikan pesan
Jika penelephone berkepentingan dengan orang lain, maka dibutuhkan, pesan sampai kepada orang
sambungkan segera kepada orang yang dituju. Apabila orang yang disampaikan yang dimaksud
yang dituju, tidak ada ditempat, penerima telephone mencatat
pesan yang ingin disampaikan.

3 Mengakhiri percakapan dengan ucapan "Terima kasih telah komputer, ATK, telephone 1 jam data berupa Penelephone
menghubungi Universitas Padjadjaran, selamat......" dan laporan menutup telephone
membuat laporan jumlah penelepon. terlebih dahulu dan
tutup telephone
dengan perlahan