BAB IV

PEMBAHASAN

A. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah :
• Memo debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan
otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi
akuntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur
pembelian.
• Laporan Pengiriman Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman
untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari
fungsi pembelian.
1. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Sistem otorisasi yang digunakan pada Toko Mebel Sumber Rejeki ini sebagai
berikut:
a. Memo debit untuk retur pembelian Diotorisasi oleh Fungsi pembelian.
Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan barang yang
dipesan dalam surat order pembelian, maka terjadilah retur pembelian.
Transaksi retur pembelian ini harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan
cara membubuhkan tanda tangan pada memo debit.
b. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pengiriman.
Transaksi retur pembelian ini dimulai dengan diterbitkannya memo debit oleh
fungsi pembelian dan dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan
pengiriman barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang telah dibeli
kepada pemasok yang bersangkutan. Laporan ini harus diotorisasi oleh fungsi
pengiriman sehingga dapat menjadi dokumen pendukung yang sahih dalam
pencatatan berkurangnya utang dan persediaan barang.
c. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan doumen pendukung yang lengkap.
 Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam
catatan akuntansi dibuktikan degan dilampirkannya dokumen pendukung yang
lengkap, yang telah diotorisasi. Dokumen ini dilampiri dengan laporan
pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti
telah dilakukannya pengembalian barang kepada pemasok yang terkait.
d. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oeh karyawan
yang diberikan wewenang.
Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau pencatatan memo debit
ke dalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat utang dengan cara
membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan ke dalam dokumen
sumber (bukti memo/faktur dari pemasok).
2. Dokumen yang terkait
a. Kwitansi
merupakan dokumen tagihan yang menyatakan nominal yang harus
dibayar.
b. Surat Jalan/DO
Surat jalan (Dilevery Order) merupakan bukti dari supplier bahwa
barang yang dibeli telah dikirimkan sesuai permintaan.
c. Faktur Pajak
Faktur pajak merupakan dokumen perpajakan yang memuat nilai Pajak
Pertambahan Nilai (PPN) atas barang yang dikenakan pajak.
d. Bank Account Information
Bank acvcount information merupakan dokumen yang berisi informasi
nama penerima, nomor rekening, dan nama bank penerima.
3. Prosedur pencatatan utang

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures yang digunakan :

1) One-time voucher procedures

One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok
disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis).
 Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar
dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas
keluar (voucher register).
2) Build-Up Voucher Procedurs
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih
dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual
basis)
4. Prosedur pembayaran utang

Bagan alir pembayaran utang toko mabel sumber rejeki

Peminjam
datang ke
Bank

Peminjam membawa
berkas menuju ke CS

CS mencari data
pinjaman dan
diserahkan ke Teller
Bank

Peminjam
menyerahka
n uang

Teller melalukan
chek dan
menyerahkan
kwitansi
 Berdasarkan informasi yang ada, dapat diperoleh prosedur pembayaran utang pada
Toko Mebel Sumber Rejeki. Penulis mendeskripsikan prosedur pembayaran utang
sebagai berikut:
1. Peminjam datang ke bank yang telah dipinjami tersebut dengan
membawa berkas seperti Formulir, Buku tabungan, KTP
2. Peminjam datang ke bagian CS untuk menyerahkan berkas
tersebut
3. CS mencari data peminjam tersebut, setelah dilakukan
pencarian data, peminjam diarahkan untuk melakukan
pembayaran ke bagian TELLER.
4. Peminjam menyerahkan pembayaran tersebut
5. Bagian teller melakukan pengecekan dan membuat kwitansi
pembayaran yang telah dibubuhi tandatangan.

5. Analisis antara teori dalam buku Mulyadi dengan Informasi yang didapat.

1. Dokumen yang digunakan

Dalam teori di buku Mulyadi bab utang disebutkan bahwa dokumen yang
digunakan yaitu memo debit yang berfungsi sebagai formulir yang diisi oleh
fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman
untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli.

Kedua dokumen yang digunakan yaitu Laporan Pengiriman Barang Dokumen

ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang
yang dikirimkan kembali kepada pemasok.

Pada usaha ini peneliti menyimpulkan bahwa dokumen yang digunakan

belum sesuai dengan yang dipakai dalam teori. Usaha yang bergerak di
bidang mabel ini melakukan hutang pada bank saja. Narasumber tidak
menyebutkan bahwa mereka melakukan utang kepada pihak supplier.
Jika dalam teori memo debit berfungsi sebagai formulir yang digunakan
untuk mengirimkan barang tidak dipakai dalam usaha ini. Dokumen yang
mendekati fungsi ini yaitu Surat jalan (Dilevery Order) yang merupakan
 bukti dari supplier bahwa barang yang dibeli telah dikirimkan sesuai
permintaan. Begitupun juga dengan laporan pengiriman barang yang berfungsi
sebagai laporan kuantitas barang yang dikirim kembali kepada pemasok,
usaha ini tidak memakai dokumen tersebut. Dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan pengiriman barang menggunakan surat jalan saja.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Seperti sudah dijelaskan dalam dokumen yang digunakan oleh usaha ini.
Usaha ini tidak menggunakan dokumen memo debit yang diotorisasi oleh
fungsi pembelian. Narasumber tidak menjelaskan lebih lanjut Bagaimana retur
pengembalian barang yang terjadi dalam usaha ini. Begitupun juga dengan
Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pengiriman. Usaha ini langsung menggunakan surat jalan yang berkaitan
dengan semua transaksi pengiriman barang.

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber

yang dilampiri dengan doumen pendukung yang lengkap. Build-Up Voucher
Procedurs di gunakan dalam usaha ini, yakni satu set voucher dapat digunakan
untuk menampung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti
kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan
atas dasar wktu (accrual basis).

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oeh karyawan yang

diberikan wewenang. Dalam struktur organisasi sudah dijelaskan bahwa
bagian Keuangan memiliki fungsi sendiri hal tersebut menyatakan bahwa
catatan akuntansi sudah dilakukan oleh karyawan yang berwenang narasumber
juga menyampaikan bahwa setiap fungsi dalam struktur organisasi sudah
melaksanakan tugasnya masing-masing.
STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi pada Toko Mebel Sumber Rejeki

PEMILIK

BAG. PENERIMAAN HASIL

BAG. KEUANGAN BAG. PRODUKSI
PENGIRIMAN

PENGGAJIAN

PENGELUARAN/
PENDAPATAN

PENERIMA
PENGIRIMAN
PEMESANAN
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Penerapan sistem informasi di Toko mabel sumber rejeki belum terkomputerisasi dokumeb
dokumen yang digunakan juga belum lengkap. Transaksi pembayaran utang tidak sesuai dengan
teori yang telah ada, dimana belum menggunakan dokumen yang cukup untuk kebutuhan pada
transaksi utang. Akan tetapi, masih ada kekurangan pada saat pelaksanaan sistem informasi
akuntansi. Kekurangan ini terletak pada job description di mana Narasumber mengatakan bahwa
terdapat perangkapan kerja yang dilakukan oleh satu pegawai.

5.2 Saran

Baiknya usaha ini haruslah menambah beberapa dokumen yang digunakan dalam pengiriman
barang, guna memperjelas dan mengurangi resiko fraud yang bisa terjadi karena kelalaian tugas.
Kerangkapan tugas juga sebenarnya mempengaruhi suksesnya jalannya usaha. Baiknya usaha ini
memperjelas job description dari tiap departemen yang ada dalam usaha tersebut. Selanjutnya
penulis masih memiliki banyak kekurangan dalam menyusun laporan penelitian ini.