PANDUAN SINGKAT

Document Management System (DMS)

Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola
dokumen. Dalam Sistem Manajemen Dokumen ini, pengguna dapat mengunggah
dokumen serta menandai pihak-pihak yang terkait, sehingga proses unggah dokumen
hanya dilakukan satu kali saja tetapi bisa digunakan oleh banyak pihak.
Panduan singkat ini ditujukan untuk pengguna, baik dosen maupun tenaga kependidikan.
Tahapan dalam unggah dokumen di DMS adalah sebagai berikut:

A. Login ke simaster.ugm.ac.id

B. Pilih Menu DMS

C. Maka akan tertampil tampilan sebagai berikut:

D. Untuk mengunggah dokumen, klik tombol .Unggah Berkas., akan tertampil:

Isikan data sesuai dengan petunjuk:

1. Untuk “Tahun”, isikan informasi mengenai tahun dokumen.
2. Untuk “Semester”, isikan informasi mengenai semester dokumen.
3. Untuk “Jenis Berkas”, isikan sesuai dengan jenis dokumen.
4. Untuk “Nama Berkas”, isikan nama berkas dengan jelas sesuai dengan jenis berkas, contoh:
“SK Mengajar periode Januari s.d. Juli 2020”.
5. Untuk “Diskripsi”, isikan diskripsi singkat terkait dokumen.
Isian diskripsi untuk memudahkan pencarian dalam klaim dokumen, usahakan diskripsi
menjelaskan dokumen yg dimaksud.
6. Untuk unggah file, klik tombol .Choose File , kemudian pilih file yang akan diunggah dengan
ketentuan tipe file adalah pdf dan jpeg dan ukuran file maksimal 5 MB.
Selanjutnya klik tombol .Upload. , akan tertampil:
Untuk membagikan dokumen ke pihak lain, klik tombol .Bagikan Berkas. , akan muncul tampilan
sebagai berikut:

klik tombol .Bagikan Berkas., akan tertampil:

kemudian ketikkan nama yang akan dibagikan dan klik tombol .Bagikan.,

Jika semua pihak yang terkait dengan dokumen sudah selesai dibagikan, klik tombol

Jika unggah dokumen dan proses penandaan berkas selesai, klik tombol untuk
kembali ke laman unggah dokumen.

-o0o-