ADMINISTRASI UMUM

PERKANTORAN
 Paradigma dan Filosofi
Administrasi Perkantoran
• Paradigma adalah cara pandang orang
terhadap diri dan lingkungannya yang akan
memengaruhinya dalam berpikir (kognitif),
bersikap (afektif), dan bertingkah laku
(konatif).
• Filosofi adalah studi mengenai kebijaksanaan,
dasar-dasar pengetahuan, dan proses yang
digunakan untuk mengembangkan dan
merancang pandangan mengenai suatu
kehidupan. Filosofi memberi pandangan dan
menyatakan secara tidak langsung mengenai
sistem kenyakinan dan kepercayaan.
paradigma dan filosofi administrasi
perkantoran dapat diartikan sebagai
seperangkat asumsi, teori dasar atau
dasar- dasar pengetahuan, kerangka
berpikir atau konsep, nilai, dan praktik
yang diterapkan dalam kegiatan
administrasi perkantoran.
Paradigma dan filosofi administrasi
perkantoran mencakup hal-hal berikut ini.

1. Konsep tentang Administrasi

2. Konsep Kantor
3. Administrasi Perkantoran
4. Unsur Adminsrasi Perkatoran
5. Ruang Lingkup Administrasi
Perkantoran
6. Tujuan Admistrasi Perkantoran
KONSEP TENTANG
ADMINISTRASI
a. Pengertian Administrasi
• Dalam arti luas, pengertian administrasi
maupun perusahaan adalah proses kerja sama
beberapa individu dengan cara yang efisien
untuk mencapai tujuan organisasi.
• Sedangkan pengertian administrasi dalam arti
sempit merupakan kegiatan ketatausahaan
yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat
serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk
menyediakan informasi serta mempermudah
memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
b. Pekerjaan Administrasi
• Berdasarkan pengertian administrasi di
atas maka pekerjaan administrasi dapat
diartikan sebagai pekerjaan tulis-menulis
atau ketatausahaan / kesekretarisan.
• Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan
menerima, mencatat, menghimpun,
mengolah, menggandakan, mengirim,
menyimpan, dan sebagainya.
Jadi, pekerjaan administrasi dapat
dikelompokkan menjadi berikut ini.

1. Korespondensi atau surat-menyurat yaitu,

rangkaian aktivitas yang berhenaan dengan
pengriman informasi secara tertulis mulal dari
penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman
informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
2. Ekspedisi, yaitu aktivitas mencatat setiap
informasi yang dikirim atau diterima.
3. Pengarsipan, yaitu proses pengaturan dan
penyimpanan informasi secara sistematis
sehingga dapat dengan mudah dan cepat
ditemukan setiap diperlukan.
c. Personil Administrasi
1. Adminisirator, yaitu individu yang menetapkan semua
ketentuan institusional yang ingin dicapai pada semua
kegiatan yang dilaksanakan.
2. Manajer, yaitu individu yang memimpin dan menggerakkan
secara langsung sumber daya manusia, uang, mesin, metode,
maupun peralatan yang mendukung, dan sebagainya.
3. Staff /asisten, yattu individu yang memiliki keahlian, karena
harus menyumbangkan pemikiran dan sebagai penasihat
untuk membantu administrator dan manajer dalam membuat
kebijaksanaan pada kegiatan institusional.
4. Worker atau pekerja, yaitu individu yang langsung
melakukan pekerjaan atas perintah manajer untuk
menghasilkan apa yang menjadi tujuan organisasi atau
institusi.
d. Ciri-Ciri Administrasi
1. Dilakukan oleh sekelompoh orang, artinya kegiatan adminstrasi
hanya mungkin terjadi jika diiakukan oleh iebih dari satu orang.
2. Adanya kerja sama, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin
terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama Kelompok kerja sama
formal dan informal dibentuk karena pemuasan kebutuhan (the
statisfaction of needs), kedekatan dan daya tarik (proximity and
attraction), tujuan kelompok (group goals), dari alasan ekonomi
(economic reasons)
3. Adanya pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan
sekadar kegiatan kerja sama biasa, melainkan kerja sama tersebut
harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas
4. Memiliki kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya
kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu
secara berkesinambungan.
5. Mempunyai tuiuan, artinya adanya sesuatu yang diinginkan untuk
dicapai melalui kerja sama tersebut.
KONSEP KANTOR
a. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, kantor adalah balai
(gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan atau juga
disebut tempat bekerja.
Oleh karena itu, pengertian kantor
dapat ditinjau dari dua segi atau
aspek, yaitu sebagai berikut:
1. Dari segi fisik, kantor dapat dilihat dari
bentuk luar atau gedung yang bersifat
statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan kegiatan
manajemen. Misalnya, pemeliharaan
(records keeping) dan pengurus
informasi (information handling).
2. Dari segi aktifitas, kantor dapat dilihat
dari kegiatannya yang bersifat dinamis,
yakni adanya pembagian pekerjaan di
antara mereka yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan organisasi.
Selain itu, pengertian kantor dapat juga
dibedakan menjadi dua pengertian lain,
yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor
dalam arti statis.
1. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian /
pendistribusian data / informasi. Dapat dikatakan
bahwa kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan
ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti
sempit
2. Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja,
kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan,
badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelengaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengoiahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/ informasi.
Berdasarkan pengertian kantor yang
dikemukakan di atas maka kantor
memiliki ciri-ciri berikut ini.
1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik.
2. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk
furniture/perabotan yang tepat.
3. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-
tugasnya memiliki disiplin profesional.
4. Memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak
sesuai dengan tuntutan zaman.
5. Mendayagunakan biaya, menerapkan tata
laksana yang demokratis, efektif, efesiensi,
produktif, berkeadilan, dan perlakuan yang
manusiawi
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Administrasi perkantoran dapat dipahami
sebagai berikut.

a. Secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran

sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-
mencatat informasi pada suatu kantor yang ada secara
sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai
dengan kebutuhan.
b. Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah
serangkaian kerja sama pada suatu kantor yang dilakukan
secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian
tugas sesuai Struktur Organisasi untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
c. Dalam arti Sempit, administrasi perkantoran adalah semua
kegiatan yang ada dikantor dan bersifat teknis ketatausahaan
dari suatu perkantoran yang mempunyaai peranan penting
dalam pelayanan dan perkembangan organisasi.
UNSUR- UNSUR
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Dalam kegiatan administrasi perkantoran terdapat
delapan (8) unsur yang saling berkaitan untuk
mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya
1. Organisasi yaitu mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja,
jalinan hubungan kerja sama di antara para pekerja dalam suatu wadah
untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Manajenen , Kegiatan berfungsi merencanakan, mengorganisasikan,
membina, membimbing‘ menggerakkan, dan mengawasi sekelompok
orang serta mengerahkan segenap fasilitas agar tujuan yang telah
ditentukan dapat tercapai dengan baik.
3. Komunikasi, Kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan
gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal-balik
antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik
secara formal maupun nonformal.
4. Informasi, Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
menyebarkan dan menyimpan berbagai informasi.
5. Personalia, Kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan tenagakerja.
6. Keuangan, Kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya
sekaligus pertanggungjawaban penggunaan dana.
7. Perbekalan, Kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur
penggunaan peralatan kerja
8. Humas, Kegiatan me nciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari
lingkungan masyarakat sekitar terhadaP Perusahaan.
RUANG ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup
hal-hal berikut ini:

A. Kegiatan Kantor
1. Perencanaaan Perkantoran
2. Pengorganisasian Perkantoran
3. Pengarah Perkantoran
4. Pengawasan Perkantoran
B. Sarana dan Fasilitas Kerja
Perkantoran
1. Lokasi Kantor
2. Gedung
3. Peralatan
4. Interior
5. Mesin Kantor
TUJUAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
pada dasarnya administrasi
perkantoran merupakan pekerjaan
kantor yang bertujuan
menghimpun, mencatat, mengolah,
mengadakan, mengirim dan
menyimpan keterangan- keterangan
yang diperlukan dalam kegiatan
kantor.
Inti dari kegiatan administrasi perkantoran
mencakup enam tujuan, yaitu sebagai
berikut
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari data, mengusahakan
tersedianya informasi yang belum ada sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan
tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern,
dapat dilakukan dengan alat-alat perekam suara atau video.
3. Mengolah, yaitu kegiatan mengolah informasi dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan memper-banyak informasi dengan
berbagai cara dan alat.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan
alat informasi dari satu pihak kepada Pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh infor-masi dengan berbagai
cara dan alat di tempat tertentu Yang aman.
 Ulangan harian Bab 1
1. Tulislah pengertian administrasi dari
segi proses…
2. Jelaskan pengertian kantor dari segi
fisik..
3. Apa yang dimaksud dengan
paradigma dan filosofi administrasi
perkantoran…
4. Sebutkan ciri-ciri administrasi …
5. Apakah yg dimaksud dengan
kegiatan kantor…