Perencanaan kerja.

Perencanaan kerja, atau perencanaan operasional, adalah

perencanaan jangka pendek (biasanya satu tahun atau kurang). Tahunan
Rencana kerja biasanya menetapkan serangkaian tujuan yang terbatas, semuanya
kegiatan utama, tanggung jawab individu, kerangka waktu
(dirinci setidaknya untuk bulan), indikator untuk pemantauan
dan mengukur kemajuan dan hasil, dan aktivitas khusus
atau anggaran khusus tugas. Perencanaan operasional mencakup tugas-tugas khusus, seperti membuat
pedoman formularium nasional
untuk pertama kalinya, merenovasi toko obat, atau membawa
keluar kampanye pendidikan publik utama tentang penggunaan obat-obatan rasional. Rencana kerja
tahunan harus berkontribusi pada
misi organisasi dan pencapaian strategi dan tujuan jangka panjang organisasi. Dalam hal ini,
rencana kerja adalah blok bangunan tahunan organisasi.

Perencanaan kerja adalah jenis perencanaan rutin yang paling detail. Rencana kerja seperti cetak biru:
itu menunjukkan masing-masing
langkah-langkah kecil yang terlibat dalam mencapai tujuan yang lebih besar.
Manajer yang efektif menggunakan rencana kerja untuk menjaga fokus upaya
kegiatan yang direncanakan dan untuk menyelaraskan dan mengkoordinasikan upaya staf
dalam pencapaian tujuan jangka panjang. Rencana kerja tidak
dimaksudkan untuk membatasi inisiatif anggota staf, tetapi mereka harus melakukannya
membantu manajer dan anggota staf mengatakan tidak kepada yang tidak masuk akal
dan permintaan yang tidak direncanakan dan mencegah terlalu optimis
janji.
Sebuah rencana kerja biasanya disiapkan setiap tahun untuk mencakup a
periode dua belas bulan, meskipun beberapa obat esensial
Program melakukan perencanaan kerja operasional selama enam bulan
siklus. Dibandingkan dengan rencana program, rencana kerja haruslah
lebih spesifik terkait dengan keluaran, tanggung jawab individu, kerangka waktu yang tepat, dan
persyaratan anggaran.
Langkah-langkah untuk mempersiapkan rencana kerja tahunan — yaitu
mirip tetapi tidak sama dengan yang digunakan untuk menyiapkan program
rencana — ikuti.
Tinjau tujuan jangka panjang dan rencana program yang ada.
2. Tentukan tujuan khusus untuk tahun mendatang.
3. Tetapkan target untuk setiap tujuan, dan tentukan indikatornya.
4. Buat daftar aktivitas utama untuk setiap tujuan. Menyiapkan rencana pemantauan dan evaluasi.
5. Siapkan bagan waktu-kegiatan (Gantt) yang menunjukkan
tanggung jawab dan waktu untuk setiap aktivitas.
6. Review atau persiapkan anggaran tahunan.
7. Merevisi rencana berdasarkan ketersediaan staf, waktu, dan
dana.
8. Menerapkan rencana.
9. Pantau rencana dan revisi sesuai kebutuhan
Untuk setiap tujuan dan kegiatan, rencana kerja umumnya menetapkan tugas-tugas utama yang terlibat,
keluaran dan indikator yang dapat diukur,
tanggung jawab untuk setiap tugas, waktu (setidaknya untuk bulan tersebut
atau kuartal), anggaran, dan sumber dana untuk setiap kegiatan atau
tugas.
Di bawah Langkah 4, pertimbangkan kegiatan apa yang diperlukan
mencapai setiap tujuan itu penting, karena tidak dibatasi
untuk apa yang telah dilakukan tahun lalu.
Gambar 38-3 dan 38-4 mengilustrasikan dua jenis
grafik aktivitas-waktu (Langkah 5).
Langkah 7 sangat penting. Ketika Langkah 1 hingga 6
telah diselesaikan dan draf rencana kerja ada, rencananya
harus ditinjau dengan hati-hati dan diselesaikan sesuai dengan staf, waktu, dan dana yang tersedia.
Sebuah rencana yang tidak realistis
permulaan akan segera kehilangan kredibilitas dan memiliki nilai yang kecil sebagai a
alat manajemen. Selain itu, rencana mungkin perlu direvisi
beberapa kali saat kemajuan sedang dipantau (Langkah 9).

Proses perencanaan kerja

Penyusunan rencana kerja harus melibatkan mereka yang nantinya
menerapkannya. Karena kegiatan ini membutuhkan fokus
usaha tanpa gangguan, keluar dari kantor untuk a
hari atau lebih sering kali berguna saat menyiapkan rencana kerja.
Peserta harus dipilih berdasarkan pengetahuan dan keahlian mereka serta komitmen mereka untuk
berkarya
kontribusi. Teknik brainstorming (lihat Bab 52)
dapat berguna dalam menghasilkan ide untuk kegiatan tertentu dan
tugas. Bagaimanapun, nada pertemuan harus mendorong
pertukaran ide dan pemikiran kreatif terbuka. Terkadang,
diskusi informal sebelum perencanaan kerja formal
diskusi dapat membantu anggota staf merenungkan sebelumnya
tahun, pertimbangkan alasan keberhasilan dan kegagalan baru-baru ini,
dan mulai memikirkan tahun depan.
Tujuan, sasaran, kegiatan, dan tugas harus sejalan dengan definisi yang diberikan di awal bab ini.
Tanggung jawab untuk setiap kegiatan harus dicantumkan menurut unit atau
kantor, atau terkadang oleh orang atau tim. Kerangka waktu untuk
setiap aktivitas biasanya ditentukan berdasarkan tahun atau kuartal, bukan oleh
bulan.
Umumnya, rencana kerja harus dikaitkan dengan aktivitas khusus
anggaran yang mencerminkan semua masukan yang diperlukan, termasuk keterlambatan staf, biaya
farmasi, biaya kendaraan, dan operasional lainnya
biaya. Untuk program pemerintah, biaya rutin dan berulang
seperti gaji dan biaya utilitas, mungkin menjadi bagian dari yang lebih besar
anggaran divisi dan tidak mudah dipisahkan. Pasti
biaya farmasi dan biaya tambahan utama harus
dicatat secara terpisah.

Didalam suatu annual work plan (rencana kerja tahunan) gantt chart digunakan sebagai manajemen
untuk merencanakan dan menjadwalkan kegiatan. Gantt chart ini memberikan informasi jadwal,
penugasan, serta tanggung jawab dari setiap personilnya. Dengan adanya gantt chart dapat digunakan
untuk mengkomunikasikan rencana kepada setiap staf, dikarenakan komponen didalam gantt chart
antara lain:
• Tujuan dan kegiatan
• Orang atau unit yang bertanggung jawab untuk setiap aktivitas
• Jangka waktu atau deadline dari setiap plan.
Indikator kinerja dan target yg ingin dicapai juga terdapat di dalam gantt chart. Anggaran harus
dikaitkan dengan tujuan dan kegiatan yang akan dilakukan. Didalam gantt chart juga terdapat sumber
pendanaan yang berkaitan dengan setiap program kerja. Gantt chart dapat mengilustrasikan garis waktu
aktivitas yang lebih sederhana dengan pencapaian program.
Grafik waktu aktivitas
Di tengah rencana kerja tahunan adalah waktu-kegiatan (Gantt) grafik, kronogram, atau jadwal kegiatan
dan tanggung jawab. Bagan Gantt memberikan ringkasan yang jelas dan ringkas yang sangat berharga
untuk mengkomunikasikan rencana kepada staf, memeriksa keuangan dan kebutuhan sumber daya
lainnya, dan memantau kemajuan. Bagan Gantt mengelompokkan aktivitas di bawah tujuan dan
biasanya berisi rangkaian baris untuk setiap aktivitas utama. Biasanya, ini berisi kolom untuk—
• Tujuan dan kegiatan
• Orang atau unit yang bertanggung jawab untuk setiap aktivitas
• Jangka waktu di mana aktivitas akan terjadi.

Target keluaran dan indikator kinerja masing-masing tujuan dapat dicantumkan secara terpisah atau
dimasukkan sebagai kolom dari bagan Gantt. Anggaran harus dikaitkan dengan tujuan dan terkadang
untuk aktivitas individu. Seringkali, anggaran tercantum di bagian terpisah dari rencana kerja. Namun,
jika spesifik dana dan sumber pendanaan dikaitkan dengan setiap aktivitas, kolom pada bagan Gantt
dapat menentukan jumlahnya dan sumber dana. Gambar38-3 menunjukkan contoh bagan Gantt untuk
program pengobatan esensial. Contoh ini berdasarkan tahun pertama dari rencana program yang
ditunjukkan pada Gambar 38-2. Gambar 38-4 mengilustrasikan garis waktu aktivitas yang lebih
sederhana dengan pencapaian program.