UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAGISTER MANAJEMEN
REVIEW MATERI PERENCANAAN PROAKTIF DAN HOSHIN KANRI

OLEH :

AYU HARTINA LIMBA

A0102202053
 Setelah mengetahui arti dari manajemen, prinsip-prinsip dasar manajemen,
dan pentingnya manajemen dalam kehidupan berorganisasi. Maka langkah awal
untuk membentuk manajemen yang baik adalah dengan perencanaan.

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap

kegiatan organisasinya. Untuk mengatur organisasi diperlukan perencanaan yang
matang guna mengetahui apa yang akan dilakukan untuk mencapai suatu tujuan
secara efektif dan efisien. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi
organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara untuk
mencapainya. Oleh karena itu, suatu organisasi harus menetapkan tujuan dan
sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses perencanaan.
Perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen dalam mengambil
keputusan dan tindakan.

Pokok pembahasan makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari

proses perencanaan, metodologi perancanaan yang strategis dan fokus Hoshin
Kanri yang mengarahkan organisasi agar membantu mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa adanya perencanaan fungsi-fungsi lain
seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

1. Perencanaan

Perencanaan (planning) dapat didefinisikan sebagai suatu proses

manajemen untuk menetapkan suatu tujuan dan memilih alat – alat yang paling
tepat atau cocok sebelum melakukan tindakan agar mencapai tujuan (target) yang
telah ditetapkan itu. Perencanaan menurut Erly Suandy adalah suatu proses
penentuan tujuan organisasi dan kemudian menyajikan dengan jelas strategi –
strategi, taktik – taktik, dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi secara menyeluruh. Menurut Garth N.Jone perencanaan adalah suatu
proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk
pencapaian tugas. Siagian (1994) mendefinisikan perencanaan adalah
keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal
yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang
telah ditentukan. Sedangkan menurut Alder pengertian perencanaan adalah
suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta
menetapkan tahapan – tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Jadi
perencanaan adalah suatu proses menentukan hal – hal yang ingin dicapai
(tujuan) di masa depan serta menentukan berbagai tahapan apa yang akan
dilakukan atau tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Pada dasarnya terdapat empat pendekatan perencanaan, yaitu:

1. Reaktif (reactive) , atau perencanaan melalui melihat kejadian masa lalu.

Perencanaan reaktif biasanya dilakukan dalam lingkungan yang statis dan
mapan, konservatif, organisasi-oragnisasi tradisional yang memiliki riwayat
kesuksesan yang panjang di masa lalu.perencanaan ini akan cenderung
berfokus pada masa lalu bukan masa depan.
2. Nonaktif (inactive) , atau perencanaan melalui berjalan sesuai arus.
Perencanaan ini sederhana karena mengabaikan kebutuhan untuk
perencanaan, sehingga hasi yang dicapai merupakn hasil tanpa rencana,
hanya kebetulan.
3. Praaktif (preactive) , atau perencanaan melalui menyiapkan untuk waktu
mendatang. Kebanyakan organisasi menguunakan model ini. Tipe
perencana ini akan kelihatan sibuk dengan penyiapan bahan – bahan
untuk rencana dan menampilkan dalam bentuk grafik-grafik atau tabel-
tabel.
4. Proaktif (proactive) , atau mendesain keadaan masa mendatang dan
membuat keaadaan itu menjadi kenyataan. Metode ini merupakan odel
perencanaan yang popular sekarang, karena pihak manajemen
oraganisasi meyakini bahwa tindakan-tindakan mereka yang terencana
dengan tepat dan dilaksanakan secara konsisten akan mampu
menciptakan masa depan yang diharapkan.
2. Manfaat Perencanaan Proaktif

Arti proaktif adalah suatu keyakinan bahwa penyebab dan sumber tingkah
laku berasal dari dalam diri manusia itu sendiri (E.Koswara:1986). Proaktif adalah
berinisiatif untuk membentuk pribadi menuju suatu tujuan hidup tertentu
(Suharti:2009).

Beberapa manfaat perencanaan proaktif sebagai berikut:

1. Berguna bagi perencanaan untuk perubahan dalam lingkungan dinamik

yang kompleks. Organisasi bisnis disarankan untuk proaktif mencari dan
melakukan perubahan, dari pada bersikap reaktif terhadap situasi.
2. Berguna untuk pengelolaan hasil – hasil (managing for results).
Perencanaan ini berlandaskan pada pertimbangan yang hati-hati dari suatu
kapasoitas dan lingkungan organisasi, yang mengarahkan pada keputusan-
keputusan pengalokasian sumber-sumber daya yang signifikan.
3. Perencanaan proaktif merupakan suatu alat manajerial yang penting. Ini
memungkinkan sector sector bisnis mengembangkan suatu system yang
memfasilitasi peningkatan terus-menerus (countinuous improvement) pada
semua tingkat dalam manajemen organisasi .
4. Perencanaan proaktif berorientasi masa depan. Perencanaan
membutuhkan pengumpulan informasi berskala makro, suatu eksplorasi
alternatif-alternatif, dan merupakan suatu landasan bagi implikasi masa
depan dari keputusan-keputusan sekarang.
5. Perencanaan proaktif mampu beradaptasi (adaptable). Rencana dapat
diperbaharui untuk membuat penyesuain-penyesuaian yang diperlukan
untuk menanggapi lingkungan yang berubah dan memanfaatkan peluang
atau kesempatan yang menguntungkan.
6. perencanaan proaktif adalah penting untuk medukung pelanggan.
Perencanaan ini menetapkan hal-hal yang dapat dilakukan oleh oraganisasi
untuk memenuhi ekspetasi pelanggan.
3. Konsep Perencanaan Proaktif

Perencanaan proaktif yang efektif paling sedikit harus memiliki enam

kategori kualitas, yang sering disingkat menggunakan akronim RHUMBA dan
dikenal sebagai RHUMBA Planning. RHUMBA berarti Realistic Humanistic
Understandable Measurable Behavioral Achievable (realistic humanistic dapat
dipahami dapat diukur dapat dipecah menjadi rencana tindakan dapat dicapai)

Menyadari pentingnya konsep RHUMBA maka harus memgembangkan

pola berpikir SUCCES 5W-2H. Konsep 5W-2H secara berurut adalah What, Why,
Where,When,Who,How dan How Much.

4. Metodologi Perencanaan Proaktif

Beberapa langkah pokok dalam proses perencanaan proaktif adalah:

a. Menetapkan tujuan
b. Melakukan analisis situasional
c. Merumuskan strategi untuk mengantisipasi perubahan lingkungan di masa
mendatang
d. Mengembangkan rencana operasional
e. Merencanakan untuk implementasi dan pengendalian
f. Mengendalikan

Analisis SWOT merupakan metode yang digunakan untuk mengevaluasi :

kekuatan-kekuatan (strengths) , kelemahan-kelemahan (weakness),
kesempatan-kesempatan (opportunities), dan ancaman-ancaman (threats),
dalam suatu proyek,program,atau unit-unit organisasi.

Proses ini melibatkan penetuan tujuan yang spesifik dari perencanaan

proyek,program, atau unit-unit organisasi serta mengidentifikasi faktor internal
dan eksternal yang mendukung dan yang mengahambat dalam mencapai
tujuan spesifik.
5. Hoshin Kanri
Hoshin kanri adalah istilah dalam bahasa Jepang yang berarti petunjuk
arah manajemen atau kebijakan (hoshin = petunjuk arah dan kanri = manajemen
atau kebijakan. Menurut wikipedia hoshin kanri adalah proses langkah yang
digunakan dalam perencanaan strategis di mana tujuan strategis dikomunikasikan
ke seluruh perusahaan dan kemudian dilaksanakan.
Strategi Hoshin Kanri mulai populer di Jepang pada akhir dekade 1950-aan
berkat Profesor Kaoru Ishikawa yang menyetakan bahwa : setiap orang adalah
ahil dam bidangnya masing-masing dan TQC (Total Quality Control) ala Jepang
dirancang untuk memanfaatkan kekuatan dari pemikiran kolektif dari semua
karyawan untuk membuat organisai mereka menjadi terbaik di kelasnya.
Perencanaan Hoshin adalah seperti suatu kompas manajemen yang
menunjuk setiap orang dalam organisasi ke arah yang sama, menuju tujuan-
tujuan organisasi yang ingin dicapai. Perencanaan hoshin bersifat melengkai
strategi manajemen lainnya karena merupakan sistem perencanaan strategik
perbaikan terus-menerus yang berfokus pada dasar pelangggan.
Hoshin kanri membutuhkan visi strategis agar berhasil. Dari sana, tujuan
starategis perlu didefinisikan secara jelas, dengan tujuan yang ditulis untuk jangka
wakt yang lama. Setelah tujuan jangka panjang selesai, tim dapat fokus pada
tujuan tahunan. Manajemen perlu menghindari memilih terlalu banyak tujuan vital
agar tetap fokus pada apa yang secara strategis penting. Hoshin kanri adalah
pendekatan top-down dengan tujuan diamanatkan oleh manajemen dan
implementasi dilakukan oleh karyawan.
Ada tujuh prinsip dasar dalam hoshin kanri yaitu:
1. Mengutamakan kualitas. Kepuasan pelanggan dan pasar menjadi sasaran
utama agar mampu menciptakan profitabilitas terus-menerus.
2. Pendekatan proses, bukan pendekatan fungsional. Hoshin kanri
berlandaskan pada pendekatan proses-proses bisnis secara menyeluruh.
3. Melibatkan secara aktif semua tingkat manajemen dari atas ke bawah.
Bertanggung jawab merumuskan,menetapkan, dan menyebarluaskan visi
perusahaan ke departemen masing-masing.
 4. Catchball, menggunakan konsep komunikasi intensif secara vertikal dan
horizontal, termasuk melakukan visualisasi informasi melalui papan-papan
informasi visual.
5. Pembuatan keputusan berdasarkan analisis masalah sampai menemukan
akar-akar penyebab dari masalah itu,sehingga perbaikan dapat dilakukan
melalui menghilangkan akar-akar penyebab masalah.
6. Menggunakan pendekatan tim serta menghargai inisiatif individu dan
tanggung jawab semua karyawan untuk mencapaia target-target realistik
tetapi menantang
7. Evaluasi kinerja berbasis tim dan pencapaian target-target kinerja yang
telah ditetapkan oleh manajemen serta mendukung pembelajaran
organisasi dan perbaikan terus-menerus.

Metode pelaksanaan Hoshin Kanri

Bentuk umum penerapan Hoshin kanri :
a. Hoshin Plan Summary yaitu menunjukkan gambaran besar hoshin plan
b. Hoshin Action Plan: penyebarluasan hoshin plan
c. Hoshin Implementation Plan : dokumentasi eksekusi strategis untuk
pencapaian tahapan tujuan serta hasil.
d. Hoshin Implementation Review: mencatat kemajuan dari target
pencapaian utama dan mencari solusi masalah dengan target waktu
yang ditentukan.