Nomor Dokumen : SOP.Dir.

MR-06
PT. RIMBA MUJUR MAHKOTA
Tanggal terbit : 01 Oktober 2015

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR Revisi ke : Halaman

MANAGEMENT REPRESENTATIVE 02
1 1 dari
14

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

1. Tujuan
1.1 Memastikan tingkat kesadaran karyawan didalam menghasilkan produk ( TBS &
Palm Oil ) atau layanan pekerjaan yang berkualitas dan pengelolaan lingkungan
dipelihara pada tingkatan yang setinggi-tingginya sesuai dengan persyaratan dari
standar System Manajemen Mutu & Lingkungan serta Prinsip & Kriteria RSPO / ISPO
/ ISCC untuk memproduksi minyak sawit yang berkelanjutan.
1.2 Memastikan informasi yang terkait dengan pemenuhan akan persyaratan
pelanggan, pemenuhan peraturan dan perundangan, pengendalian operasional atas
aspek yang significant atau penting, pencegahan pencemaran didalam setiap
aktifitas yang dilakukan dan pengelolaan aspek penting lingkungan disebarluaskan
secara efektif di seluruh Kebun, PKS dan Kantor Direktur
1.3 Memastikan informasi dari internal maupun eksternal dalam rangka pemenuhan
persyaratan pelanggan, pemenuhan peraturan dan perundangan, potensi terjadi
pencemaran dan pengelolaan aspek penting lingkungan, aspek social dan budaya
kemasyarakatan dapat ditindaklanjuti dengan efektif
1.4 Menerima dan menanggapi / menindaklanjuti informasi dan penyelesaian keluhan /
perselisihan dari karyawan maupun pihak eksternal.

2 Ruang lingkup
Prosedur ini berlaku di lingkungan PT. Rimba Mujur Mahkota dengan cakupan :
2.1. Perencanaan item yang akan dikomunikasi
2.2. Pelaksanaan komunikasi, Penerimaan komunikasi dari pihak ekternal dan tindak
lanjutnya
2.3. Peran serta seluruh karyawan didalam partisipasi atas perilaku didalam upaya
pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan dan perundangan, pengendalian
aspek penting lingkungan dan pencegahan pencemaran, aspek sosial budaya
kemasyarakatan dan Perlindungan HCV.
2.4. Prosedur ini mencakup komunikasi dua arah, baik dari perusahaan kepada
karyawan secara internal maupun dari karyawan kepada perusahaan dan secara
eksternal antara perusahaan kepada pihak ketiga (supplier, kontraktor, vendor,
masyarakat, dll)
2.5. Prosedur ini mencakup komunikasi yang berkaitan dengan sistem managemen Mutu
dan Lingkungan yang berkelanjutan pada semua tingkatan dan fungsi secara
internal yang menyangkut penerimaan, tanggapan dan dokumentasi serta pihak
ketiga yang terlibat secara eksternal.
2.6. Prosedur ini meliputi tatacara permintaan informasi perusahaan menyangkut,
pengelolaan management mutu dan Lingkungan, hukum serta sosial budaya
kemasyarakatan dari pihak eksternal dan pemberian tanggapaan perusahaan atas
permintaan tersebut.

Standard Operasional dan Prosedur

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT.RMM
3. Kebijakan dasar.
3.1 Membuka komunikasi secara transparansi baik secara internal maupun secara
ekternal.
3.2 Komunikasi yang dibangun berlandaskan prinsip FPIC : Free, Prior, Informed
Consent.
 Free atau bebas : keputusan keputusan hendaknya dicapai melalui proses-proses
yang saling menghargai tanpa kekerasan, tekanan, gertakan, ancaman dan
penyuapan. Tidak boleh ada rekayasa terhadap hasil perundingan.
 Prior atau mendahului : perundingan perundingan seharusnya dilakukan sebelum
pemerintah, para pemodal dan perusahaan perusahaan memutuskan rencana yang
hendak dikerjakan.
 Informed atau diinformasikan : pihak perusahaan harus memberikan semua
informasi yang mereka miliki kepada masyarakat, terkait dengan kegiatan yang
direncanakan, dalam bentuk-bentuk dan Bahasa yang dapat dipahami masyarakat.
 Consent atau persetujuan : apapun keputusan atau kesepakatan yang dicapai harus
dibuat melalui sebuah proses terbuka dan bertahap yang menghargai berbagai
keputusan oleh seorang tokoh masyarakat yang dipaksakan tanpa merujuk kepada
aspirasi anggota komunitas.

4. Istilah atau definisi

4.1 MR adalah Management Representative, perwakilan managemen yang bertanggung
jawab terhadap sistem managemen Mutu dan Lingkungan.
4.2 Komunikasi eksternal adalah penyampaian sistem managemen mutu dan
lingkungan berupa kebijakan, tujuan dan sasaran, aspek dan dampak yang
berkaitan dengan aktivitas, produk dan jasa perusahaan yang berkaitan dengan
pihak ketiga.
4.3 Komunikasi internal adalah penyampaian sistem managemen mutu dan lingkungan
berupa kebijakan, tujuan dan sasaran, aspek dan dampak yang berkaitan dengan
aktivitas, produk dan jasa perusahaan yang berkaitan dengan aktifitas dari masing
masing karyawan.

5. Referensi
5.1 ISO 9001 : 2008 Clause 5.5.3 komunikasi internal
5.2 ISO 9001 : 2008 Clause 7.2.3 komunikasi dengan pelanggan
5.3 ISO 14001 : 2004, Klausul 4.4.3 komunikasi
5.4 UU Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
5.5 P & C RSPO : Prinsip 1 Komitmen terhadap transparansi
5.6 P & C RSPO : 6.3 Terdapat sebuah sistem yang disepakati bersama dan
didokumentasi untuk menghadapi keluhan-keluhan yang diimplementasikan dan
diterima oleh seluruh pihak yang terdampak.
5.7 Free, Prior, and Informed Consent ( FPIC and the RSSPO : A guide for
companies, Oktober 2008 ).
6. Tanggung jawab dan kewenangan
6.1 Estate Manager dan Mill Manager bertanggung jawab untuk :
 Melakukan perencanaan mekanisme dan item yang akan dikomunikasikan
 Bersama sama dengan Assisstant atau Masinis, Assisstant Kepala atau Masinis
Kepala dan Staff terkait melakukan mekanisme komunikasi terkait dengan
pemenuhan peraturan perundangan, aspek penting lingkungan, pengendalian
operasional, dll kepada seluruh karyawan ataupun yang bekerja untuk atau
atas nama PT Rimba Mujur Mahkota ( Pengangkutan Buah, Kontraktor, Supplier,
masyarakat )
 Menentukan methode atau tata cara mekanisme pelaksanaan komunikasi yang
effective dan effisien
 Meninjau effectifitas pelaksanaan mekanisme komunikasi dan partisipasi
 Menindaklanjuti informasi yang diterima dari pihak eksternal dan
mengkomunikasikan atau mengkonsultasikan kepada Manager Personalia dan
Umum, Koordinator Keamanan, Senior Manager / General Manager, MR.
 Menindaklanjuti dan melakukan investigasi bersama sama dengan Assisstant
atau Masinis, Assisstant Kepala atau Masinis Kepala dan Staff terkait atas
keluhan yang diterima dari pihak eksternal dengan pelaksanaan tindakan
perbaikan dan pencegahan
6.2 Assisstant atau Masinis, Assisstant Kepala atau Masinis Kepala dan Staff terkait
bertanggung jawab untuk
 Melakukan mekanisme komunikasi terkait dengan aspek penting lingkungan,
resiko pemenuhan peraturan dan perundangan, pengendalian operasional dari
aspek penting lingkungan, pencegahan pencemaran dalam setiap aktifitas
pekerjaan, kondisi kondisi darurat dan pengendalianya, dll kepada seluruh
karyawan ataupun yang bekerja untuk atau atas nama PT Rimba Mujur Mahkota
( Pengankutan Buah, Kontraktor, Supplier, Masyarakat, dll )
 Melaksanaan komunikasi dan partisipasi yang effective dan effisien
 Menindaklanjuti dan melakukan investigasi bersama dengan atasan terkait atas
keluhan yang diterima dari pihak eksternal dengan pelaksanaan tindakan
perbaikan dan pencegahan
 Memastikan bahwa karyawan atau operator di Bagian terkait memahami dan
mengerti dan berperan aktif didalam Apel pagi, meeting produksi angkut dan
olah, rapat bulanan atau media lainya ( rambu rambu, tanda bahaya, papan
peringatan, papan pengumuman, simbol – simbol, dan lain lain )
  Memastikan bahwa karyawan memberikan kontribusi secara significant
terhadap penerapan sistem manajemen mutu dan lingkungan dengan cara
memberikan usulan atau berbagi pengalaman atau menyampaikan hal hal yang
berdampak terhadap kualitas produk, pencemaran lingkungan dan potensi
bahaya yang terjadi, aspek sosial masyarakat.

6.3 Bagian Humas Kebun (bila di Kebun – PKS ) atau Bagian Personalia & Umum Kandir
(bila di Kandir) bertanggung-jawab untuk,
 Menerima permintaan informasi / salinan dokumen perusahaan dan saran,
Keluhan / keberatan serta pengaduan hak dari pihak Internal (karyawan)
maupun pihak eksternal.
 Melaksanakan Identifikasi atas permintaan, Komplain serta Pengaduan dari
pihak Internal(karyawan) dan pihak eksternal dan memyampaikannya kepada
manager terkait.
 Melaksanakan komunikasi dan konsultasi bersama bagian terkait dengan pihak
eksternal.
 Menerima informasi / salinan dokumen dari pimpinan departemen dan
menyerahkannya kepada peminta.
 Menyampaikan surat penolakan atau tanggapan perusahaan kepada pihak
eksternal dari pimpinan departemen terkait atas permintaan yang ditolak.
 Mencatat komunikasi dengan pihak eksternal kedalam log Book Komunikasi.

6.4 Management Respresentative (MR) bertanggung-jawab untuk,

 Management Respresentative (MR) bertanggung-jawab untuk memastikan
informasi yang relevan dan harus diterima oleh pihak internal dan pihak
eksternal sesuai dengan peraturan dan persyaratan lingkungan yang terkait
dengan dampak penting lingkungan disampaikan secara efektif.
 Management Representative (MR) harus memastikan bahwa informasi yang
terkait dengan pengelolaan lingkungan di perusahaan yang datang dari pihak
internal dan pihak eksternal diterima, ditindaklanjuti dan ditanggapi jika perlu,
didokumentasikan dengan efektif.
 Managemet Respresentative (MR) bertanggungjawab memastikan permohonan
permintaan informasi dari pihak eksternal.ditanggapi dan ditindaklanjuti.

7. Prosedur
7.1 Identifikasi sumber komunikasi
Semua Bagian/Kebun/PKS melakukan identifikasi sumber isu-isu mutu dan
lingkungan, keluhan keluhan karyawan, saran-saran dan sosial budaya
kemasyarakat untuk dikomunikasikan kepada karyawan dan pihak eksternal antara
lain :
  Kebijakan Mutu dan Lingkungan
 Sasaran Mutu dan Program Managemen Lingkungan
 Rencana Mutu dan Rencana kerja pencapaian sasaran mutu dan program
managemen lingkungan.
 Hasil identifikasi PPL terkait dengan aktifitas produk dan jasa.
 Insiden yang terjadi,
 Tugas/pekerjaan beresiko tinggi yang dilakukan
 Informasi umum keselamatan kerja dan lingkungan hidup yang berhubungan
dengan pekerjaan.

Masing masing bagian (kebun/PKS) melakukan analisa sumber informasi terhadap

skala, sifat dan dampak mutu dan lingkungan, sosial budaya.

7.2 Perencanaan Komunikasi

Estate Manager dan Mill Manager membuat perencanaan komunikasi di internal
PT Rimba Mujur Mahkota termasuk menentukan metode komunikasi yang sesuai.

7.3 Komunikasikan sesuai metode

Manager department terkait, Estate Manager dan Mill Manager memastikan setiap
ada perubahan Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan yang akan mempengaruhi
kinerja di tempat kerja atau kejadian internal dan external sebagai pembelajaran
dikonsultasikan dan dikomunikasikan ke seluruh karyawan antara lain mencakup :
a. Hasil kinerja operasional peralatan dan produksi, progress dan tingkat
pencapaian sasaran mutu dan program manajemen lingkungan, aspek social
budaya, perlindungan HCV, dll
b. Pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan, penggunaan bahan kimia
berbahaya ( pestisida, herbisida, racun, dll ), potensi pencemaran yang terjadi,
potensi bahaya atau resiko kerja, dampak lingkungan, dll
c. Pengendalian aspek penting lingkungan termasuk didalamnya hasil pengukuran
dan pemantauan kinerja lingkungan, penggunaan alat pelindung diri,
pengendalian apabila terjadi kondisi darurat operasional dan lain lain
d. Perubahan Kebijakan Mutu dan Lingkungan, Peraturan Perundangan dan
Persyaratan Lainya dan Peraturan Perusahaan yang terkait mutu dan
lingkungan.
e. Perubahan terhadap personil, peralatan, material, proses dan
prosedur/metode dan lain-lainnya yang akan mempengaruhi kinerja produk,
mutu produk dan dampak lingkungan.
 Nomor Dokumen : SOP.Dir.MR-06
PT. RIMBA MUJUR MAHKOTA
Tanggal terbit : 01 Oktober 2015

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR Revisi ke : Halaman

MANAGEMENT REPRESENTATIVE 02
6 6 dari
14

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

f. Tugas/pekerjaan mempunyai dampak penting terhadap lingkungan yang

dilakukan
g. Saran, Keluhan dari pihak internal (karyawan) maupun pihak eksternal, dan
lain lain

Pembicaraan terkait dengan implementasi atau penerapan sistem manajemen mutu dan
lingkungan dilakukan diseluruh Bagian, Kebun dan PKS dengan methode atau tema yang
tidak terbatas pada:

- Rapat Koordinasi
Pembicaraan terkait dengan rencana kerja hari ini, target atau norma pekerjaan, area /
lokasi / blok yang akan dilakukan pekerjaan, jumlah HK dan lain sebagainya akan
disampaikan oleh Mandor dan atau Assisstant pada setiap awal ( hari ) permulaan
pekerjaan yang biasanya disebut Apel Pagi.
Pembahasan terkait dengan rencana dan realisasi panen, kebutuhan armada atau truck
untuk pengangkutan, kondisi jalan atau cuaca, puncak panen dan rencana pengolahan
berikut kapasitas produksi PKS dilakukan dalam rapat mingguan yang dikoordinasikan oleh
General Manager / Senior Manager melalui Koordinator KTU.
Pembicaraan dan komunikasi terkait dengan dampak atas pekerjaan atau aktifitas yang
dilakukan oleh Kontraktor atau Sub Contractor dikomunikasikan oleh Bagian Teknik atau
Sipil termasuk didalamnya pelaksanaan evaluasi dan pemantauan progress pekerjaan.

- Rapat Bulanan atau triwulan

Pembicaran terkait dengan kinerja operasional Kebun dan PKS terkait dengan alokasi
anggaran ( budget ) yang telah digunakan, revisi anggaran ( budget ) dan realisasi
produksi Minyak Sawit berkelanjutan yang akan disampaikan oleh Estate Manager, Mill
Manager dan General Manager/Senior Manager kepada Manajemen.
Pembahasan terkait alokasi anggaran dan kinerja produksi yang telah dihasilkan akan
dilakukan evaluasi termasuk didalamnya perubahan ( penambahan, pengurangan dan
persetujuan ulang ) yang akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan hasil
komunikasi atau koordinasi dengan Kantor Pusat ( Jakarta )

- Rapat Koordinasi dengan Contractor

Pembicaran terkait dengan lingkup pekerjaan yang akan ditangani, batas waktu
pekerjaan, potensi pencemaran dan perlindungan lingkungan dilakukan baik diawal
pelaksanaan pekerjaan dan pemeriksaan.

Standard Operasional dan Prosedur

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT.RMM
Estate Manager, Assisstant Kepala dan Assisstant melakukan rapat koordinasi dengan
rekanan pengangkutan TBS dari Kebun ke PKS Sikarakara hal hal yang dibahas diantaranya
: tingkat restan di lapangan, target pengangkutan, kondisi armada atau truck
pengangkutan, realisasi dan rencana pengangkutan, kebutuhan penambahan armada,
puncak panen, alokasi penyebaran armada di Afdeling, dll

Bagian Marketing juga akan melakukan koordinasi terkait dengan kualitas TBS yang
dikirimkan ke Rimba Mujur Mahkota oleh Supplier, termasuk didalam kendala kendala
yang ditemukan, kapasitas PKS, puncak panen dan atau mekanisme pembayaran.

- Management Review atau Kajian Manajemen

Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali yang di
koordinasikan oleh Management Representative untuk item item atau masukan dan
agenda yang dibahas didalam tinjauan manajemen sesuai dengan klausul ISO 9001 : 2008
klausul 5.6.2 dan ISO 14001 : 2004 klausul 4.6

- Induksi karyawan baru dan penyegaran

Induksi atau pengenalan diberikan kepada karyawan baru, tamu, kontraktor dan pihak lain
yang berkepentingan. hal hal yang disampaikan didalam induksi diantaranya :
☐ Kebijakan Mutu dan Lingkungan
☐ Mekanisme keadaan darurat di PT Rimba Mujur Mahkota
☐ Hal hal diperboleh dan tidak diperbolehkan di lingkungan PT Rimba Mujur Mahkota
☐ Penggunaan Alat Pelindung Diri
☐ Batasan selama di area PT Rimba Mujur Mahkota
☐ Dan lain lain

- Papan Pengumuman / Informasi

Papan pengumuman / informasi ditempatkan pada area area yang strategis baik di Kebun
dan PKS agar mudah dibaca oleh seluruh pihak yang berkepentingan.
Thema atau isi dari papan pengumuman tidak terbatas pada : larangan untuk berburu
binatang, pencegahan bahaya kebakaran lahan, larangan membuang limbah di area kebun
dan sumber air, pemberitahuan area atau blok dan kawasan perkebunan, larangan
memperkerjakan anak-anak dibawah umur ataupun Prosedur dan Intruksi Kerja,
Perlindungan terhadap kawasan HCV dan lain-lainnya.
- Poster, rambu rambu tanda peringatan ( pemberitahuan, saran, larangan )
Digunakan sebagai sarana untuk memberikan informasi tentang masalah peningkatan
produktifitas panen dan upaya pencegahan resiko atau kecelakaan kerja dan
perlindungan lingkungan melalui suatu gambar atau banner tulisan, yang berisikan :
 Larangan ( berburu, membuang limbah, membuang sampah sembarangan, dll )
 Potensi potensi atau bahaya atau dampak yang bisa ditimbulkan,
 Tata cara pekerjaan yang aman,

 Simbol simbol atau label terkait dengan bahaya,

 Resiko atau dampak yang bisa ditimbulkan,
 Penggunaan APD ( alat pelindung diri ) dan Peralatan standar yang diwajibkan,
 Batas kecepatan maksimal kenderaan ketika berada dalam lokasi perkebunan, kondisi
kontur tanah ( naik tajam, turun, mudah longsor, dll )
 Petunjuk atau arah evakuasi dan lokasi tempat berkumpul aman, dll

- Memo, Surat, Surat Edaran, Surat Keputusan, Kebijakan Manajemen.

Merupakan sarana komunikasi yang digunakan di dalam penerapan sistem manajemen
mutu dan lingkungan baik di pihak internal ( Kebun dan PKS, Kandir ) dan kepada pihak
eksternal (instansi pemerintah, kontraktor, supplier, buyer, masyarakat ).

- Kotak Saran sebagai sarana penerimaan saran, keluhan, perselisihan dari pihak
internal maupun pihak eksternal.
 Kotak saran dapat dipergunakan oleh pihak internal (semua karyawan) dan pihak
eksternal dengan mengajukan / memasukan surat secara tertulis ke dalam kotak
saran diantaranya mengenai :
a. Pemberian informasi yang berkaitan dengan pengelolaan mutu dan lingkungan
diperusahaan dan isu-isu sosial budaya, perlindungan HCV.
b. Keluhan, keberatan, pengaduan dan saran perbaikan atas kebijakan
manajemen perusahaan.
c. Permintaan data informasi perusahaan yang dapat diakses oleh publik.
d. Perselisihan antar karyawan dan perselisihan karyawan dengan Atasannya /
Pimpinan.
 Kotak Saran ditempatkan di Kantor Afdeling, Kantor Kebun, Kantor PKS atau
ditempat yang mudah dijangkau oleh Karyawan perusahaan sendiri ataupun pihak
ekternal.
 Evaluasi atas penerimaan informasi dari Kotak Saran atau penyampaikan surat
saran, keluhan.
 Nomor Dokumen : SOP.Dir.MR-06
PT. RIMBA MUJUR MAHKOTA
Tanggal terbit : 01 Oktober 2015

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR Revisi ke : Halaman

MANAGEMENT REPRESENTATIVE 02 9 dari 14

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

a. Setiap minggu ( sekali seminggu ) petugas Document Control membuka Kotak

saran dan mengambil surat yang masuk ( saran, keluhan, perselisihan )
b. Surat yang diambil oleh Petugas Document Control kemudian disampaikan
kepada Personalia & Umum dan diteruskan kepada Estate Manager / Mill
Manager PKS untuk dievaluasi.
c. Evaluasi Surat yang masuk ( saran, keluhan, perselisihan ) kemudian
ditindaklanjuti dan ditanggapi oleh Manager atas sepengetahuan General
Manager / Senior Manager.
d. Apabila terdapat Surat Saran, Keluhan atau Perselisihan yang disampaikan
secara Anomin (identitas yang tidak diketahui) dapat ditelusuri kebenarannya
oleh bagian Personalia dan Umum / Humas, apabila terdapat kebenarannya
maka harus dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahannya, namun apabila
Saran, Keluhan atau Perselisihan yang disampaikan sifatnya tidak benar dan
dapat menimbulkan konflik maka harus segera diwaspadai dan diantisipasi.
e. Apabila terdapat Keluhan ataupun Perselisihan antara karyawan dengan Estate
Manager / Mill Manager / Senior Manager / General Manager yang merupakan
Pimpinan di Kebun / PKS, maka pelapor dapat menyampaikan Laporan langsung
dengan mengirimkan surat kepada Manager Personalia & Umum di Kandir
dengan tembusan kepada Management Representative.
Karyawan yang menyampaikan Saran, Keluhan atau Perselisihan tersebut akan
mendapatkan perlindungan oleh Management Perusahaan ( Direksi Perusahaan
) dan dapat dirahasiakan identitasnya, untuk menghindari pelapor mendapat
tekanan, intimidasi maupun PHK.
f. Manager Personalia & Umum Kandir segera melakukan evalusi atas keluhan
atau perselisihan yang disampaikan dengan mencari tahu permasalahannya,
informasi selengkapnya dan kebenarannya, kemudian menindaklanjuti
penyelesaiannya dengan sepengetahuan MR dan Direksi ( diatur dengan
prosedur 7.7 )
g. Semua surat yang masuk dan tanggapan harus dicatat oleh Personalia / Umum
dalam log book informasi.

7.4 Penerimaan informasi dari pihak eksternal ( dinas atau instansi pemerintah,
pemerintahan desa sekitar, lembaga swadaya masyarakat, masyarakat
sekitar, perusahaan sekitar, dll )
Informasi yang didapatkan dari pihak Eksternal akan diregristrasi / dicatat Humas
Kebun / PKS sedangkan di Kantor Medan diterima oleh Personalia & Umum.
Informasi tersebut akan diteruskan kepada Bagian terkait, Estate Manager, Mill
Manager dan General Manager / Senior Manager dengan tembusan MR

Standard Operasional dan Prosedur

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT.RMM
 Bagian terkait akan melakukan evaluasi dan investigasi terkait dengan informasi
yang disampaikan, apabila diperlukan lakukan pemeriksaan dan pemantauan
dengan melibatkan pihak ke -3 ( independent ).
Bagian terkait akan melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan berdasarkan
pada hasil investigasi dan pemeriksaan atau pemantauan kondisi di lapangan dan
melaporkan kepada General Manager / Senior Manager (Kebun-PKS) dan Direktur
(Kandir)

7.5 Permintaan informasi perusahaan oleh pihak eksternal ( dinas atau instansi
pemerintah, pemerintahan desa sekitar, lembaga swadaya masyarakat,
masyarakat sekitar, perusahaan sekitar, dll ) dapat dilakukan dengan :
 Mengirimkan surat permohonan Informasi ditujukan kepada bagian Humas Kebun
yang Kantor kebun atau Personalia & Umum Kandir Medan
 Menyampaikan pemintaan secara langsung dengan menemui bagian humas di
Kantor Kebun atau Personalia & Umum Kandir.

Identifikasi dan Distribusi permintaan Informasi

 Bagian Humas Kebun / PKS mendata dan melaksanakan identifikasi terhadap
permintaan informasi yang diterima.
 Sesuai hasil Identifikasi atas surat permintaan bagian Humas meneruskan surat
permintaan Informasi kepada manager terkait ( Kebun / PKS )
 Manager Kebun / PKS melakukan evaluasi dan berdiskusi dengan Genaral
Manager / Senior Manager atas permintaan informasi yang dibutuhkan oleh
pihak ekseternal.
 Berdasarkan evaluasi dan pertimbangan dengan keterbukaan informasi publik,
maka apabila informasi yang dibutuhkan bersumber / berada di Kebun / PKS,
maka Menager Kebun / PKS dapat memberikan informasi yang dibutuhkan atas
persetujuan GM / SM. Namun apabila sumber informasi berada di kantor Direksi
(kewenangan Kandir) maka Manager Kebun / PKS dapat mengirimkan surat ke
Manager Personalia & Umum untuk ditindaklanjuti ke bagian terkait sebagai
pemilik informasi.

Pertimbangan dan evaluasi permintaan.

 Departement terkait sebagai pemilik Informasi / Dokument mempertimbangkan
surat permintaan.
 Manager terkait menyampaikan hasil pertimbangan, saran dan alasan atas
permintaan informasi / dokument kepada Direktur untuk persetujuan.
 Apabila permintaan informasi disetujui maka, bagian terkait segera
mempersiapkan (copy / duplikasi) dokument yang diminta dan diserahkan
kepada bagian Personalia & Umum untuk ditindaklanjuti dan bagian Personalia
& Umum Kandir kemudian mengirimkan dokumen tersebut kepada General
Manager untuk disampaikan kepada pemohon melalui bagian Humas Kebun.
 Apabila permintaan informasi ditolak karena alasan bersifat kerahasian
perusahaan yang tidak terbuka untuk publik ataupun berpotensi sensitif
(misalnya
; dapat menimbulkan gejolak sosial atau mempengaruhi kinerja organisasi di
pihak eksternal ) maka bagian terkait meminta bagian Personalia & Umum
mempersiapkan surat tanggapan penolakan dengan menyebutkan alasan
penolakan dan mengirim surat tanggapan atas penolakan permintaan dokumen
kepada Senior Manager / General Manager kebun untuk diteruskan kepada
pemohon melalui bagian Humas.

Penyerahan Informasi / Dokumen

 Bagian Humas memanggil pemohon untuk mengambil dokumen yang diminta
 Bagian Humas menyampaikan copy dokumen / catatan informasi kepada pihak
eksternal setelah diterima dari departement Personalia & Umum Kandir
 Bagian Humas kebun membuat bukti penyerahan dokument rangkap 3 (tiga)
yang ditandatangani oleh Bagian Humas dan penerima dan disetujui oleh SM/GM
 Mendistribusikan bukti peyerahan dokument/informasi kepada pihak eksternal
dengan alokasi sbb :
 Lembar pertama diserahkan kepada penerima / pemohon informasi
 Lembar kedua disimpan sebagai arsip di kantor bagian Humas Kebun
 Lembar ketiga diserahkan kepada bagian Personalia & Umum Kandir.

Penyampaian tanggapan / alasan kepada pihak ekternal

 Bagian Humas mengirim surat tanggapan atau alasan penolakan permintaan
informasi / dokumen perusahaan kepada pemohon.
 Bagian Humas mencatat pengiriman surat pada buku ekspedisi surat keluar.

Pencatatan distribusi dokument kepada pihak eksternal / tanggapan

 Bagian Humas wajib mencatat setiap permintaan informasi dan penyerahan
dokumen perusahaan atas tanggapan perusahaan ataupun permintaan yang
ditolak dicatat pada log Book permintaan informasi / dokument dari pihak
eksternal ( FORM/MR-20 )
7.6 Keterlibatan Stakeholder dalam menyusun program pengelolaan sosial dan
lingkungan / CSR.
 Dalam menyusun Rencana Program pengelolaan sosial dan lingkungan, pihak
perusahaan akan menginformasikan atau dengan mensosialisasikan terlebih dahulu
rencana program pengelolaan sosial dan lingkungan yang akan dilakukan / diberikan
kepada Stakeholder.
 Bagian Humas dapat mengundang para stakeholder ataupun pihak perwakilan
perusahaan yang mengunjungi stakeholder yang berkepentingan untuk disampaikan
Rencana program pengelolaan sosial dan lingkungan yang akan dilakukan.
 Penyampaian Rencana Program pengelolaan sosial dan lingkungan dibuatkan dalam
sebuah Laporan dan Berita Acara.
 Rencana program sosial dan lingkungan yang disetujui dan disepakati, maka akan
ditindaklanjuti realisasinya sesuai dengan Rencana Anggaran Biaya tahunan yang
telah disetujui.

7.7 Penyelesaian keluhan, perselisihan.

Berikut langkah-langkah untuk melakukan penyelesaian suatu keluhan, perselisihan

Upaya penyelesaian keluhan dilakukan dengan melakukan pembicaraan dengan

karyawan atau Pemangku Kepentingan yang menyampaikan keluhan dengan
mempertimbangkan alasan dan/atau bukti-bukti atas keluhan, perselisihan yang
disampaikan. Keluhan dapat disampaikan secara lisan atau dalam bentuk tertulis.

Apabila terdapat Kontrak atau Perjanjian yang ditandatangani oleh Perusahaan dan
Pemangku Kepentingan dan di dalamnya terdapat pasal yang mengatur jika terjadi
keluhan, perselisihan, maka Ketentuan dalam pasal tersebut agar dijadikan dasar
upaya pertama dalam menyelesaikan perselisihan.

Setiap saat, pihak-pihak dapat membuat keputusan untuk menghentikan upaya

penyelesaian yang diatur dalam prosedur ini dan menyelesaikan keluhan melalui jalur
Hukum.
7.7.1 Langkah pertama :
Penyelesaian Keluhan, perselisihan dilakukan oleh EM/MM/SM/GM/Manager/
Department/Direksi.
Apabila karyawan atau Pemangku Kepentingan mempunyai suatu keluhan,
perselisihan, maka karyawan atau Pemangku Kepentingan tersebut, dapat
menyampaikan keluhan / perselisihannya baik secara tertulis atau secara lisan
kepada EM/MM/GM/Manager Department/Direksi yang akan menyelesaikan
keluhan, perselihannnya tersebut.
Penyelesaian dilakukan dengan melakukan perundingan untuk mencapai
kesepakatan. Perundingan penyelesaian keluhan, perselisihan dapat
berlangsung selama lebih dari satu kali pertemuan dalam upaya sampai
keluhan, perselisihan ini dapat diselesaikan dengan baik.

7.7.2 Langkah kedua :

Penyelesaian dengan Forum Mediasi.
Apabila Keluhan, perselisihan tidak terselesaikan pada Langkah Pertama.
Pihak Perusahaan dan karyawan ataupun pihak Pemangku menginginkan tahap
Forum Mediasi.

Forum mediasi akan dibentuk yang terdiri dari pihak-pihak yang berselisih dan
pihak ketiga yang netral atau tidak berpihak kepada salah satu pihak yang
berselisih.

Dalam Forum Mediasi, Perusahaan diwakili oleh EM/MM/SM/GM/Manager/

Department/Direksi yang terlibat dalam upaya penyelesaian langkah pertama.

Pihak ketiga sebagai mediator dapat berasal dari lembaga pemerintah

setempat (Muspika dan / atau Muspida), Tokoh Agama atau lembaga-lembaga
adat / tradisional, organisasi non-pemerintah, atau orang lain, selama mereka
diterima oleh kedua belah pihak. Dapat lebih dari satu pihak ketiga yang
netral diundang ke Forum Mediasi, asalkan kedua belah pihak setuju.

Pihak netral dalam forum mediasi adalah pihak yang tidak memiliki
kepentingan dalam isu yang akan dibahas di Forum Mediasi. Pihak netral dapat
berfungsi sebagai mediasi atau sebagai arbitrase. Hal Ini harus ditentukan dan
disepakati oleh para pihak saat memutuskan memilih forum mediasi.
 Mediasi berarti bahwa pihak ketiga yang netral mendukung dialog dengan
memungkinkan komunikasi yang lebih baik antara para pihak. Pihak ketiga
yang netral dapat menyediakan nasihat, yang tidak mengikat kepada pihak
lain.

Arbitrase berarti bahwa kedua belah pihak menerima otoritas dari pihak
ketiga yang netral yang diundang ke forum tentang masalah yang harus
dipecahkan. Pihak ketiga yang netral mendengar kedua belah pihak dan
memastikan bahwa dialog dilakukan secara terbuka, meliputi masalah yang
sedang diperselisihkan. Setelah membuat pertimbangan yang tepat, pihak
ketiga yang netral akan membuat rekomendasi penyelesaian yang harus
diterima oleh kedua belah pihak. Solusi ini harus dipertimbangkan secara hati-
hati sebelum diterima.

8. Rekaman

No Nomor dokumen Judul dokumen

1 FORM/MR-15 Risalah Komunikasi Eksternal
2 FORM/MR-16 Rencana Komunikasi
3 FORM/MR-17 Daftar Hadir Komunikasi dan Sosialisasi
FORM/MR-19 Log book permintaan informasi / dokumen dari pihak
4
eksternal
5 FORM/MR-20 Log book informasi / keluhan pihak eksternal
6 Lampiran Berita Acara penyelesaian keluhan / perselisihan

9. Catatan perubahan

No Direvisi
Tanggal Isi perubahan Disetujui oleh
revisi oleh
00 11-07-2011 Terbitan pertama -- Direktur Utama
01 01-04-2014 Revisi-I MR Direktur Utama
02 01-10-2015 Revisi-II MR Direktur Utama