I.

Arahan Kerja Bendahara Angkatan

1. Adapun tugas bendahara angkatan pada semester ganjil ini, yaitu sebagai :
- Menjadi perantara yang menghubungkan anggota dengan bendahara HMTL
UP.
- Membantu Bendahara HMTL UP dalam mengingatkan dan mendisiplinkan
anggota terkait pelunasan iuran kas wajib.
- Membuat pembukuan terkait pelunasan iuran kas wajib dengan format excel
sebagai berikut :

Iuran Kas Wajib Angkatan 20XX

Bulan XX*
Tanggal Jam
No. Nama Jumlah Pembayara Pembayara Keterangan**
n n
*Bulan tersebut dituliskan sesuai dengan masa penarikan, yaitu untuk angkatan
2017, 2018 dan 2019 akan dilakukan penarikan pada 1 September – 16 Oktober
sedangkan untuk angkatan 2020 akan dilakukan penarikan pada 1 Oktober – 12
November.
**Tabel keterangan diisi dengan KENDALA yang dialami anggota selama
penarikan iuran kas wajib berlangsung ketika anggota mengalami keterlambatan
dalam melunaskan iuran kas. Jika anggota telah membayar, maka keterangan diisi
dengan “LUNAS”.
2. Pada semester genap (ketika masa online sudah berakhir berganti menjadi offline
kembali), bendahara angkatan tetap memiliki tugas yang sama dengan tahun
sebelumnya.
3. Menanyakan kepada masing-masing anggota yang mengalami kendala melalui
personal chat.
4. Bendahara angkatan memberikan file pembukuan tersebut ke bendahara HMTL
UP setiap 2 minggu sekali.
5. Mengisi lembar kendala yang diberikan oleh bendahara HMTL UP.

II. Mekanisme Pembayaran Iuran Kas Wajib Anggota Semester Ganjil

1. Bendahara HMTL UP membuat grup/multichat dengan bendahara angkatan.
2. Pembuatan grup/multichat tersebut sesuai dengan arahan kerja yang dimiliki oleh
bendahara HMTL UP, yaitu bendahara 1 menaungi bendahara angkatan 2017 dan
2018 sedangkan bendahara 2 menaungi bendahara angkatan 2019 dan 2020.
3. Pembayaran iuran kas wajib anggota selama semester ganjil akan langsung
dilakukan penarikan 5 bulan sekaligus untuk angkatan 2017, 2018 dan 2019
sejumlah Rp50.000 sedangkan penarikan 4 bulan sekaligus untuk angkatan
2020 sejumlah Rp40.000.
 4. Masa pembayaran untuk angkatan angkatan 2017, 2018 dan 2019 akan dilakukan
pada 1 September – 16 Oktober sedangkan untuk angkatan 2020 akan dilakukan
pada 1 Oktober – 12 November.
5. Pembayaran iuran kas wajib anggota dilaksanakan melalui aplikasi OVO dengan
cara TOP UP untuk keadaan online dan cash untuk offline.
6. Tata cara pembayaran top up OVO adalah sebagai berikut :
- Anggota membayar iuran kas wajib dengan jumlah sesuai pada poin
nomor 3 bagian 2 melalui atm, dengan cara :

- Anggota membayar iuran kas wajib dengan jumlah sesuai pada poin nomor 3
bagian 2 melalui m-banking, dengan cara :
- Anggota membayar iuran kas wajib dengan jumlah sesuai pada poin nomor 3
bagian 2 melalui transfer sesama OVO, dengan cara :
1. Buka aplikasi OVO seperti yang tertera dibawah ini dan pilih “transfer”

2. Setelah fitur “transfer” dipilih, kemudian pilih “ke sesama OVO”

3. Kemudian masukkan nomor telepon bendahara HMTL UP pada kolom, yaitu
082182689411.

4. Setelah memasukkan nomor telepon, masukkan jumlah yang ingin ditransfer

sesuai dengan poin nomor 3 bagian 2 dan pilih lanjutkan. Kemudian tunggu
beberapa saat hingga tampilan menunjukkan bahwa transaksi berhasil.

- Anggota menanggung pribadi biaya admin sesuai dengan syarat dan

ketentuan dari aplikasi OVO yang telah tertera pada tangkapan gambar.
- Anggota yang memakai fitur “transfer ke sesama OVO” tidak dikenakan
biaya admin.
- Anggota wajib untuk menyimpan bukti transaksi tersebut dan diserahkan
kepada bendahara angkatan masing-masing.
- Anggota diharapkan membayar iuran kas wajib sesaui dengan tenggat
waktu yang ditentukan sesuai pada poin nomor 4 bagian 2.
5. Bendahara angkatan menyimpan dan merekapitulasi data transferan anggota
dengan menggunakan format excel sesuai pada poin nomor 1 bagian 1.
 6. Bendahara HMTL UP akan memberikan format kendala kepada bendahara
angkatan yang isinya mengenai daftar pembukuan anggota yang mengalami
kendala.
7. Bendahara HMTL UP akan melakukan pemantauan setiap 2 minggu sekali
sesuai pada poin nomor 4 bagian 1.

III. Kebijakan dan Sanksi Bagi Anggota yang Menunggak Iuran Kas Wajib
Anggota
1. Bendahara angkatan menginfokan kepada bendahara HMTL UP mengenai
anggota-anggota yang lama ataupun telat membayar iuran kas wajib anggota.
2. Bendahara angkatan bertanya kepada anggota yang lama ataupun telat membayar
tersebut secara personal chat untuk mengetahui kendala yang dialami oleh
anggota tersebut dalam melunaskan iuran kas wajib.
3. Jika anggota terbukti hanya lupa dan melambat-lambatkan pelunasan iuran kas,
maka anggota akan dikenai sanksi sebagai berikut :
- Dibagikannya daftar serta foto anggota-anggota yang menunggak iuran kas
wajib ke grup.
- Jika dalam waktu 1 minggu kemudian setelah diingatkan digrup tetapi
anggota yang menunggak tetap tidak melunaskan iuran kas wajib, maka
akan diberikan teguran dari ketua himpunan HMTL UP 2020/2021.
- Jika dalam waktu 1 minggu kemudian setelah diberikan teguran tetapi
anggota yang menunggak tetap tidak melunaskan iuran kas wajib, maka
anggota akan mendapatkan sanksi tegas berupa pencabutan hak suara
dalam forum, yaitu hak suara untuk dipilih dan memilih.
- Sanksi yang lebih tegasnya akan dirundingkan kembali dengan Badan
Pengawas Harian (BPH) sewaktu-waktu jika diperlukan.
4. Jika anggota memberitahukan bahwa dirinya mengalami kendala dalam melunasi
iuran kas wajib anggota kepada bendahara angkatannya, maka anggota akan
diberikan kebijakan sebagai berikut :
- Bendahara HMTL UP, Badan Pengurus Inti lainnya, beserta departemen
dalam negeri mengklarifikasi informasi tersebut dan melakukan
pembuktian dengan cara mencocokkan data anggota dengan kendala yang
anggota alami.
- Setelah dikira anggota memang benar dan terbukti tengah mengalami
kendala seperti masalah finansial dan sebagainya, maka anggota akan
diberikan keringanan dalam melunaskan iuran kas wajib.
- Keringanan yang anggota dapatkan jika anggota memiliki masalah
finansial adalah diberikan keringanan membayar sebanyak 50% dari iuran
kas yang seharusnya dibayar dan jika anggota memiliki masalah diluar
 finansial maka anggota dapat melunaskan iuran kas wajib dengan
kelonggaran waktu yang telah disepakati oleh anggota maupun peninjau.

A. SOP Keuangan
I. Penurunan dana himpunan untuk program kerja/kegiatan yang telah
dianggarkan pada saat rapat kerja
1. Anggaran dana program kerja/kegiatan tidak melebihi RAB (Rancangan Anggaran
Biaya) yang telah disepakati di awal periode.
2. Penurunan dana dapat sesuai/kurang dari RAB yang tercantum, bergantung pada
kondisi keuangan HMTL UP 2020/2021.
3. Departemen/Badan/Penanggung Jawab Kegiatan membuat surat pengajuan dana
dengan ketentuan:
- Surat pengajuan dana menggunakan kop surat himpunan
- Surat ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan dengan mengetahui
Kepala Departemen/Badan, kemudian mengajukan surat pengajuan dana
tersebut kepada sekretaris I atau II untuk mendapatkan nomor surat.
- Melampirkan proposal kegiatan yang telah disetujui kemahasiswaan
program studi dan telah lengkap ditandatangani oleh pihak terkait dan
diserahkan kepada Bendahara maksimal H-3 pelaksanaan kegiatan dalam
bentuk softcopy (scan).
4. Setiap bukti transaksi asli wajib diserahkan ke Bendahara dalam bentuk sudah
tersusun rapi sesuai tanggal transaksi maksimal H+7 pelaksanaan kegiatan. Hal
yang perlu diperhatikan untuk bukti transaksi yaitu:
- Bukti transaksi dalam bentuk nota/bon/kwitansi
- Nominal harus sesuai dengan laporan pertanggung jawaban keuangan
kegiatan
- Nominal tidak boleh dibulatkan dan tidak boleh dimanipulasi, misalkan
nominal asli Rp 1.000,00 tetapi dimanipulasi menjadi Rp 5.000,00
- Terdapat cap toko, bukan hanya cap lunas
- Terdapat alamat toko/instansi terkait di dalam bukti transaksi
- Jika toko tidak memiliki cap, maka harus terdapat nama penjual, tanda
tangan, nomor telefon penjual tersebut serta tanggal transaksi.
- Jika pembelian barang dilakukan melalui aplikasi online shop, maka harus
ada bukti tangkapan layar yang jelas.
- Bukti tangkapan layar pembelian barang melalui aplikasi online shop
tersebut harus tertera ongkos kirimnya.
5. Kelebihan dana pada saat kegiatan harus dikembalikan kepada Bendahara yang
kemudian akan dimasukkan kembali ke kas HMTL UP 2020/2021.
- Jika setiap departemen/badan memiliki dana sisa selepas kegiatan
berlangsung, maka dana sisa tersebut wajib dikembalikan kepada
bendahara sesuai nominal yang ada pada laporan pertanggung jawaban
 keuangan disertai nota/bon/kwitansi maksimal H+7 setelah kegiatan
berlangsung.
- Laporan pertangggung jawaban keuangan tersebut diserahkan dalam
bentuk softcopy (scan).
6. Untuk program kerja/kegiatan yang telah dianggarkan tetapi tidak menggunakan
proposal, pencairan dapat dilakukan dengan melakukan konfirmasi ke bendahara
maksimal H-7 penggunaan dana.

II. Penurunan dana himpunan untuk program kerja/kegiatan yang tidak

dianggarkan pada saat rapat kerja
1. Kepala Departemen atau Badan/Sekretaris Departemen atau Badan/Penanggung
Jawab Kegiatan membuat surat pengajuan dana dengan ketentuan:
- Terdapat latar belakang pengajuan dana
- Terdapat keterangan penggunaan dana (rancangan anggaran dana dengan
detail)
- Surat pengajuan dana menggunakan kop surat himpunan
- Surat ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan dengan mengetahui
Kepala Departemen/Badan, kemudian mengajukan surat pengajuan dana
tersebut kepada sekretaris I atau II untuk mendapatkan nomor surat.
2. Kepala Departemen atau Badan/Sekretaris Departemen atau Badan/Penanggung
jawab kegiatan memberikan surat kepada bendahara himpunan dalam bentuk
softcopy (scan).
3. Bendahara memproses surat dan membuat surat persetujuan penggunaan dana
himpunan dengan catatan:
- Dana yang akan diterima dapat sesuai/kurang dari jumlah yang tertera pada
surat pengajuan (Hal ini bergantung dari kondisi keuangan himpunan dan
pertimbangan lainnya).
- Sumber dana yang digunakan dapat berasal dana program kerja lain sesuai
dengan kesepakatan pihak yang bersangkutan atau berasal dari dana tak
terduga (Dana tak terduga umumnya digunakan untuk kegiatan yang tidak
direncanakan saat rapat kerja himpunan).
4. Pihak yang bersangkutan menandatangani surat persetujuan penggunaan dana
himpunan yang baru.

III. Penurunan Dana Kemahasiswaan dengan sistem Reimburse

1. Bendahara membuat surat permohonan reimburse dana kemahasiswaan yang
berisi detail penggunaan dana setiap kegiatan dengan melampirkan bukti scan
transaksi.
- Kegiatan yang dapat di reimburse merupakan kegiatan yang bersifat
mencetak prestasi seperti seminar atau webinar, Forum Group Discussion
(FGD), maupun perlombaan atau penelitian.
 - Perlombaan ataupun penelitian yang dapat difasilitasi terdiri atas
perlombaan esai, Karya Tulis Ilmiah (KTI), debat dan sebagainya.
- Surat permohonan reimburse dana kemahasiswaan dipersiapkan secepatnya
setelah kegiatan terlaksana.
2. Surat diserahkan kepada Kemahasiswaan Program Studi Teknik Lingkungan
setelah ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Bendahara Himpunan.
3. Surat yang telah disetujui Kemahasiswaan Program Studi Teknik Lingkungan
diberikan ke Sekretaris Fakultas Perencanaan Infrastruktur.
4. Sekretaris Fakultas Perencanaan Infrastruktur atau Kemahasiswaan Program
Studi Teknik Lingkungan memberikan konfirmasi terkait penurunan dana
kemahasiswaan kepada Ketua Himpunan atau Bendahara Himpunan.