Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Dalam kegiatan mengarsip, mengaplikasikan sistem yang baik dalam menyimpan arsip menjadi suatu
hal yang penting. Di Indonesia ada 5 sistem yang dapat digunakan dalam menyimpan arsip yaitu:
a. Sistem Penyimpanan Alfabet
b. Sistem Penyimpanan Subjek
c. Sistem Penyimpanan Kronologis
d. Sistem Penyimpanan Geografis
d, Sistem Penyimpanan Numerik

Sebelumnya telah dibahas sistem penyimpanan alfabet, sekarang akan sedikit mengulas tentang
sistem penyimpanan subjek.
Sistem penyimpanan subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokkan nama masalah/subjek pada isi surat. Penempatan arsip menurut
klasifikasi subjek terdiri dari tiga tingkatan, yaitu:
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).
Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama).
Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).

Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyimpan arsip dengan sistem subjek adalah marancang
daftar klasifikasi masalah. Mulai dari masalah utama (main subjek) atau lajur utama, sub masalah
atau lajur pembantu, dan sub-sub subjek atau lajur kelompok kecil. Daftar klasifikasi subjek adalah
daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis
dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Contoh Membuat Daftar Klasifikasi:
1. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH UTAMA

2. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUB MASALAH (LAJUR PEMBANTU)

3. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI PADA SUB-SUB MASALAH (LAJUR KELOMPOK KECIL)
CONTOH PENYIMPANAN ARSIP SISTEM SUBJEK:
 Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal/Kronologis

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal,
bulan dan tahun arsip dibuat. sistem penyimpanan ini sangat cocok untuk unit pengolah yang
kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. Filling sistem kronologi didasarkan pada urutan
waktu surat atau dokumen diterima atau waktu dikirim keluar organisasi. Untuk surat masuk,
penyimpanannya berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal  diterima surat tetapi untuk surat
keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
Langkah langkah dalam peyimpanan arsip sistem kronologis:

1. Memeriksa Surat / Berkas adalah memeriksa kelengkapan surat dan menentukan

identitas surat. Contoh: Agus akan menyimpan arsip PT Kencana tertanggal 14
februari 2012, maka identitas surat = 14 februari 2012

2. Mengindeks yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal dan sub-sub
tanggal. Contoh:  Surat tanggal 14 februari 2012. Sehingga tanggal utama : 2012. sub
tanggal : februari, sub-sub tanggal : 14

3. Mengkode yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Contoh; Surat
tanggal 14 februari 2012 maka Kodenya : 14/2/2012 atau 14-02-2012

4. Menyortir yaitu memisahkan surat berdasarkan kode yang telah ditetapkan

5. Menyimpan adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dengan klasifikasi surat.

Contoh:

Ari akan menyimpan arsip dari PT Kencana tertanggal 14 februari 2012
 Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan
menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat
tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah
tujuan surat tersebut yang digunakan.

Daftar Klasifikasi Wilayah

Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar
klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan
tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan.

Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub wilayah, dan
sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad.
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

a)   Menurut Nama Negara,  yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan
wilayah berdasarkan nama negara.
Berikut contohnya.

Asia (wilayah utama)

            Asia Tenggara  (sub wilayah)
                                    Brunei (sub-sub wilayah)

                                    Indonesia
                                    Malaysia

b) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni daftar klasifikasi berdasarkan

pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi
menurut pembagian wilayah administrasi negara.

Jawa Barat (provinsi)

                Bandung (kota/kab.)
                            Depok Jaya (kecamatan)
                            Pancoran Mas
                            Sukma Jaya

c) Menurut Wilayah Administrasi khusus,  yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi tertentu.
Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu kepentingan suatu
badan/instansi tertentu.
Wilayah 1
            Sumatera
                         Banda Aceh
                         Medan
                         Padang
                         Palembang
            Jawa-Bali
                         Bandung
                         Denpasar
                         Semarang
                         Surabaya

Wilayah 2
             Jabodetabek
                         Bekasi

  Bogor
                         Depok
                         Jakarta
                         Tangerang

Jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

1. Filing Cabinet
Jumlah filing cabinet yang digunakan untuk penyimpanan sistem wilayah dapat disesuaikan dengan
daftar klasifikasi wilayah.

2. Guide
Jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang ada daftar klasifikasi wilayah. Jika
ada 50 sub wilayah berarti dibutuhkan 50 guide.

3. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan juga disesuaikan dengan jumlah sub-sub wilayah yang ada
pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 250 sub-sub wilayah berarti dibutuhkan sebanyak 250
hanging folder.

4. Cardex
Satu laci kardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang berkode sama sesuai dengan jumlah
huruf latin, yaitu A-Z. Berarti diperlukan 26 laci. Jika cardex terdiri dari 8 laci, maka dibutuhkan 4
cardex.

5. kartu Indeks
Setiap arsip/surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksnya, jadi jumlah kartu indeks sebanyak
jumlah arsip yang disimpan.

6. Rak Sortir
Disesuaikan dengan kebutuhan.
Untuk prosedur penyimpanan sistem wilayah dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut
ini :
a) Memeriksa berkas/surat
b)  Mengindeks
c)  Mengkode
d) menyortir
e) Menempatkan

Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan
dengan cara berikut ini :
a) Tentukan judul surat yang ingin dicari
b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah
c) Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.
d) Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e) Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.