PROKER KESEKRETARIATAN

1. Sistem Administrasi Dasar

Sasaran :
 Mendata Pengurus Aktif
 Mendata Mahasiswa seluruh Kerumutan
 Mendata Alumni HIPMAKER
 Mendata Perwakilan SMA, SMK, SMP
Yang perlu kita data adalah Nama, No Hp, dan Alamat
Tujuan :

 Program kerja ini bertujuan untuk mempermudah jalannya organisasi, apabila

ada bidang lain yang memerlukan data tersebut, silahkan hubungi Bidang
Kesekretariatan HIPMAKER.
Waktu dilaksanakan :

 Bulan Januari 2020

2. Arsip surat masuk dan surat keluar

Sasaran :
 Terlaksananya kegiatan pengarsipan surat
Keluar : no surat, tanggal surat, tujuan surat, tanggal surat, pengirim,
penerima, lembaga yg ngirim, TTD (no hp penerima)
Masuk : no surat, tanggal surat, pengirim, tujuan surat.
Tujuan :

 Apabila sewaktu-waktu membutuhkan informasi dari surat masuk dan surat

keluar, maka akan lebih mudah untuk menemukan informasinya.
Waktu Dilaksanakan :

 Selama satu periode kepengurusan

3. Absen kegiatan
 Nama kegiatan, waktu, tempat
 Tabel absen nama ttd
Absen harus ada di setiap kegiatan
Waktu Dilaksanakan :

 Selama satu periode kepengurusan

4. Inventarisasi
Sasaran :

 Pengadaan barang-barang HIPMAKER

 Penomoran pada barang-barang HIPMAKER
 Fasilitator Anggota/Pihak Luar untuk melakukan Peminjaman terhadap
barang-barang HIPMAKER
Tujuan :

 Sebuah kegiatan dimana Bidang Kesekretariatan melakukan pengelolaan

inventarisasi terhadap barang-barang yang ada di HIPMAKER. Adapun
kegiatan yang terangkum di dalamnya.
Waktu dilaksanakan :

 Hari Minggu di setiap Akhir Bulan

5. Buat jadwal piket

 Piket sekre untuk masing-masing bidang, mengunjungi sekre, membersihkan
dan merapikan sekre.
Sasaran :

 seluruh pengurus HIPMAKER

Tujuan :

 agar terjalin silaturahmi yang lebih erat sesama bidang. Agar suasana sekre
menjadi aktif.
Waktu dilaksanakan :

 Jadwal piket : awal bulan januari

 Piket sekre : selama satu periode kepengurusan.