HAL.

No.FO.6.1.3-V2
1/4

UPT-PM DIR
Format Kontrak Perkuliahan
25 Juni 2019

Program Studi : . Administrasi Bsinis Terapan

Mata Kuliah : . Kearsipan
Kode : . AB016
SKS : . 3 (tiga)
Semester : . 3 (tiga)
Tahun Ajaran : 2019/2020
Dosen Pengampu : . Shinta Wahyu Hati
Dosen Pengajar : . Maryani Septiana
Agus Supriyadi

I. DESKRIPSI MATA KULIAH

Di dalam organisasi, kearsipan merupakan kegiatan pendukung seperti
halnya kegiatan administrasi dan manajemen yang berfungsi membantu
melaksanakan pekerjaan, fungsi, dan tugas pokok untuk mencapai tujuan
organisasi. Penerapan fungsi manajemen di dalam kearsipan dapat
meningkatkan efektivitas dan efesiensi pengadaaan dan penggunaan data,
informasi, arsiparis, fasilitas, dan biaya untuk pelaksanaan kegiatan
kearsipan. Kearsipan termasuk kegiatan pendukung di dalam organisasi,
kearsipan perlu mendapatkan perhatian pengerjaan dan pengelolaan
sebaik-baiknya agar dapat memberikan sumbangan atau kontribusi bagi
pencapaian tujuan organisasi. Adapun materi yang akan diperlajari dalam
matakuliah ini adalah:
1. Pentingnya arsip di lingkungan kehidupan
2. Arti penting Arsip dan peran Arsip
3. Peran Arsip Bagi Organisasi
4. Prosedur Kearsipan
5. Penataan Arsip dan system Penyimpanan
6. Peralatan dan perlengkapan Arsip
7. Penyusutan Arsip
8. Pemiliharan dan pencegahan kerusakan arsip
9. Sistem kearsipan Elektronik
 HAL.
No.FO.6.1.3-V2
2/4

UPT-PM DIR
Format Kontrak Perkuliahan
25 Juni 2019

10. Pengendalian Sistem Kearsipan Berbasis Elektronik

11. Teknologi dan Sistem Informasi Manajemen
12. Masalah Pengelolaan Arsip dan SOP
13. Kinerja Kearsipan
14. Pegawai Kearsipan
15. Kuliah Tamu dari Praktisi

II. CAPAIAN PEMBELAJARAN UMUM MATA KULIAH

1. Setelah mengikuti perkuliahan ini, mahasiswa diharapkan memiliki
kompetensi pengelolaan kearsipan organisasi yang baik secara utuh
dan menyeluruh.
2. Mahasiswa diharapkan memiliki kemampuan dan keterampilan
komprehensif secara manajerial dan opersional bidang kearsipan di
dalam organisasi kantor
3. Mahasiswa mampu mengidentifikasi arsip dalam organisasi kantor

III. CAPAIAN PEMBELAJARAN KHUSUS MATA KULIAH

1. Pentingnya arsip di lingkungan kehidupan
 Mahasiswa dapat menjelaskan dan mengidentifikasi Klasifikasi
Arsip di Lingkungan kita

2. Arti penting Arsip dan peran Arsip

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi arti penting Arsip dan peran
Arsip dalam organisasi
 Mahasiswa dapat menjelaskan dan mengidentifikasi peran
Kearsipan sebagai bagian dari Administrasi
 Mahasiswa dapat menyebutkan dan menjelaskan jenis Asas
dalam Kearsipan
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi jenis-jenis Arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi arti penting arsip di
perpustakaan dan Museum
3. Peran Arsip Bagi Organisasi
 Mahasiswa dapat menjelaskan pentingnya Kearsipan Yang Baik
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi kebutuhan dan penggunaan
Informasi
 HAL.
No.FO.6.1.3-V2
3/4

UPT-PM DIR
Format Kontrak Perkuliahan
25 Juni 2019

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi perancangan Sistem

Informasi
 Mahasisw dapat mendiskripsikan dan menjelaskan dau hidup
arip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi pengorganisasian Arsip di
perusahaan/organisasi
4. Prosedur Kearsipan
 Mahasiswa dpat membagi surat sesuai klasifikasinya
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi langkah-langkah dalam
menangani suarat
 Mahasiswa dapat mempraktikkan Prosedur pencatatan dan
pendistrbusian
 Mahasiswa dapat menjalankan praktik Prosedur penyimpanan
surat

5. Penataan Arsip dan system Penyimpanan

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi tujuan penataan arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi klasifikasi arsip
 Mahasiswa dapat mengindek sesuai peraturan
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Lembar tunjuk Silang dan
Kode Arsip
 Mahasiswa dapat menjelasakan dan mengidentitifkasi Sistem
Penyimpanan
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi faktor penunjang
penyimpanan kearsipan
 Mahasiswa dapat mengarsip degan menggunakan Sistem
Abjad
 Mahasiswa dapat mengarsip degan menggunakan Sistem
Perihal/Masalah
 Mahasiswa dapat mengarsip degan menggunakan Sistem
Nomor
 Mahasiswa dapat mengarsip degan menggunakan Sistem
Kronologis
 Mahasiswa dapat mengarsip degan menggunakan Sistem
Wilayah
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Peminjaman dan Penemuan
kembali Arsip
 HAL.
No.FO.6.1.3-V2
4/4

UPT-PM DIR
Format Kontrak Perkuliahan
25 Juni 2019

 Mahasiswa dapat menghitung Angka Kecermatan Arsip

6. Peralatan dan perlengkapan Arsip

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Peralatan dan perlengkapan
Kearsipan
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi pemilihan peralatan

7. Penyusutan Arsip
 Mahasiswa dapat menjelaskan Tujuan Penyusutan arsip
 Mahasiswa dapat menentukan Jadwal Retensi Arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Nilai Guna Arsip
 Mahasiswa dapat menentukan Metode Penyusutan arsip
 Mahasiswa dapat menghitug dan menentukan pemakaian Arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Kegiatan Penyusutan Arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Dasar penyusutan arsip

8. Pemiliharan dan pencegahan kerusakan arsip

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi cara pemeliharaan arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi perawatan arsip
 Mahasiswa dapat menjelasakan Pengaman Arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Pencegahan kerusakan arsip

9. Sistem kearsipan Elektronik

 Mahasiswa dapat menjelaskan Konsep dasar Kearsipan elektronik
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Komputerisasi Arsip dan
pentingnya dokumen elektronik di organisasi erusahaan
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Tata kearsipan otomatis dan
Komputerisasi Arsip
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Kemudahan dalam Pengelolaan
Arsip
 Mahasiswa dapat menjelaskan pentingnya Manajemen Dokumen
Elektronik di orgnisasi
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Perangkat yang digunakan
dalam arsip elektronik
 Mahasiswa dapat mendiskripsikan kerangka kerja proses E-
Record Management
 Mahasiswa dapat menjelaskan dan mengidentifikasi Siklus ERM

10. Pengendalian Sistem Kearsipan Berbasis Elektronik

 HAL.
No.FO.6.1.3-V2
5/4

UPT-PM DIR
Format Kontrak Perkuliahan
25 Juni 2019

 Mahasiswa dapat menjelaskan dan mengidentifikasi pentingnya

pengendalian system kearsipan elektronik
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi cara Pengendalian umum dalam
kearsipan elektronik
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi cara Pengendaian aplikasi
dalam kearsipan elektroniks
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi cara Pengendalian proses
dalamkearsipan elektroniks
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Pengendalian output dalam
kearsipan elektroniks

11. Teknologi dan Sistem Informasi Manajemen

 Mahasiswa dapat menjelaskan Pentingnya Sistem informasi dan
teknologi informasi
 Mahasiswa dapat menjelaskan dan mengidentifikasi
Perkembangan teknologi informasi
 Mahasiswa dapat menjelaskan Pentingnya system informasi
manajemen
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Manfaat teknologi informasi
berbasis computer
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Strategi sistem informasi
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Kebutuhan dan penggunaan
informasi
 Mahasiswa dapat mengidentifikasi Manfaat Sistem informasi
berbasis Komputer

12. Masalah Pengelolaan Arsip dan SOP

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi masalah dan hambatan dalam
pengelolaan arsip elektronik
 Mahasiswa dapat meberikan solusi dan mengidentifikasi masalah
dalam pengelolaan arsip
 Mahasiswa dapat menjelasakan dan mengidentifikasi SOP
pelaksanaan pengelolaan arsip

13. Kinerja Kearsipan

 Mahasiswa dapat menerapkan praktik kearsipan dengan

menggunakan system penyimpanan
 Mahasiswa dapat menerapkan praktik kearsipan secara elektronik
 HAL.
No.FO.6.1.3-V2
6/4

UPT-PM DIR
Format Kontrak Perkuliahan
25 Juni 2019

14. Pegawai Kearsipan

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi peran penting pegawai
kearsipan
 Mahasiswa dapat menjelaskan pembinaan pegawai kearsipan

15. Kuliah Tamu dari Praktisi

 Mahasiswa dapat menjelaskaan kegiatan pengelolaan dokumen di
perusahaan
 Mahasiswa dapat menjelaskan pentingnya dokumen
dalamkegiatan proses bisnis diperusahaan

IV. MATA KULIAH PRASYARAT

Matakuliah ini adalah matakuliahg diberikan pada semester 3. Sebelum
menempuh matakuliah ini mahasiswa harus sudah mengikuti matakuliah
kesekretariatan.

V. PETA KOMPETENSI
Peta kompetensi akan di disampaikan sebagai berikut:
.
 HAL.
No.FO.6.1.3-V2
7/4

UPT-PM DIR
Format Kontrak Perkuliahan
25 Juni 2019

Mata Kuliah : Kearsipan

Capain pembelajaran/kompetensi umum;
1. Setelah mengikuti perkuliahan ini, mahasiswa diharapkan memiliki
kompetensi pengelolaan kearsipan organisasi yang baik secara utuh dan
menyeluruh.
2. Mahasiswa diharapkan memiliki kemampuan dan keterampilan
komprehensif secara manajerial dan opersional bidang kearsipan di
dalam organisasi kantor
3. Mahasiswa mampu mengidentifikasi arsip dalam organisasi kantor

16
Mahasiswa dapat menjelasakan
dan mengidentifikasi pentingnya
pegawai arsip

10 11 12 14-15
Pengendalian Sistem Teknologi dan Sistem Mahasiswa dapat Mahasiswa bisa
Kearsipan Berbasis Elektronik Informasi Manajemen mengidentifikasi menjalankan praktik
Masalah Pengelolaan kearsipan secara
Arsip dan SOP konvensional dan
elektronik elektronik

5 6 7 8 9
Mahasiswa dapat Mahasiswa dapat Mahasiswa dapat Mahasiswa dapat Mahasiswa dapat
mengidentifikasi mengidentifikasi mengidentifikasi menjelasakan dan
mengidentifikasi
Peralatan dan Penyusutan Arsip Pemiliharan dan mengidentifikasi Sistem
Penataan Arsip dan perlengkapan Arsip pencegahan kerusakan kearsipan Elektronik
system Penyimpanan
arsip

4
1 2 3 Mahasiswa dapat
Mahasiswa dapat menjelaskan Mahasiswa dapat menjelaskan dan Mahasiswa dapat menjelaskan menjalankan dan
mempraktikkan Prosedur
Klasifikasi Arsip di Lingkungan mengidentifikasiArti penting Arsip dan mengidentifikasi Peran Arsip
dan peran Arsip Bagi Organisasi Kearsipan
kita

Mahasiswa sudah mendapatkan

matakuliah Kesekretariatan
 HAL.
8/4
No.FO.6.1.3-V2

UPT-PM DIR Format PBM:

25 Juni 2019 Kontrak Perkuliahan

VI. STRATEGI PERKULIAHAN

Strategi kegiatan perkuliahan yang dilaksankan berupa
1. Tata muka, kegiatan ini dosen menyampaikan materi dalam bentuk
ceramah dan penyampaian praktikum
2. Tes kompetensi, setelah selesai materi mahasiswa kan diberikan tes
kompetensi atau pengetahuan yang sudah diperoleh
3. Pada kegiatan perkuliahan pengajar juga melakukan interaksi tanya
jawab dan diskusi terkait ruang lingkup materi yang disampaikan.
4. Dalam perkuliahan ini imahasiswa juga akan melaksanakan praktikum
5. Untuk evaluasi pembelajaran, mahasiswa wajib mengikuti UTS, UAS,
dan kuis.
6. Nilai kuis bisa diambil dari sebagaian atau salah satu dari tes
kompetensi
7. Bila ada sesi perkuliahan tidak terisi yang disebabkan libur nasional atau
kepentingan terkait institusi atau sakit. Maka materi yang sudah
direncanakan setiap minggunya akan dijadikan satu dengan sesi
pertemuan minggu selanjutnya. Bila memungkinkan dan ada
kesempatan akan diganti pada sesi pengganti.

VII. TUGAS DAN EVALUASI

Evaluasi dilakukan selama satu semester, evaluasi dilakukan secara
1. Pemberian tugas
2. Pemberian praktikum
3. Tes kompetensi
4. Kuis
5. Ujian Tengah Semester-UTS
 HAL.
9/4
No.FO.6.1.3-V2

UPT-PM DIR Format PBM:

25 Juni 2019 Kontrak Perkuliahan

6. Ujian Akhir Semester-UAS

VIII. KOMPONEN PENILAIAN

Hasil pembelajaran akan dinilai dengan menggunakan kriteria sesuai
dengan peraturan akademik yang berlaku di Politeknik Negeri Batam, yaitu:

Nilai Nilai Huruf

angka
> 80 A
78  A-  80 A-
74 B+  78 B+
70  B  74 B
68  B -  70 B-
64  C+  68 C+
60  C  64 C
58  C-  60 C-
54  D+ 58 D+
50  D 54 D
< 50 E

Komponen penilaian yang dinilai dalam penentuan nilai akhir adalah:

UTS = 25 %
UAS = Nilai Presentasi akhir = 25%
Tugas/Latihan Soal/Diskusi (rata-rata) = 30%
Kehadiran = 5%
Kuis (rata-rata) = 10
Kebersihan dan kedisiplinan = 5%
 HAL.
10 / 4
No.FO.6.1.3-V2

UPT-PM DIR Format PBM:

25 Juni 2019 Kontrak Perkuliahan

IX. PUSTAKA
[1].Priansa dan Damayanti. Administrasi dan Operasionnal Perkantoran.
Penerbit Alfabeta. 2015
[2].Sedarmayanti, Tata Kearsipan. Dengan Memanfaatkan teknologi Moder.
Mandar Maju. 2015
[2].Sugiarto dan Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern Dari
Konvensiaoal ke Basis Komputer. Penerbit Gava Media.2016

X. JADWAL PERTEMUAN
Pertemuan
Sub Pokok Bahasan Pustaka
ke:
1. Menyampaikan Kontrak perkuliahan [1,2,3]
1 2. Pentingnya arsip dalam lingkungan
kehidupan
1. Arti penting Arsip dan peran Arsip [1,2,3]
2. Kearsipan bagian dari Administrasi
3. Asas dalam Kearsipan
2
4. Jenis-jenis Arsip
5. Arti penting arsip di perpustakaan dan
Museum
1. Peran Arsip Bagi Organisasi [2,3]
2. Pentingnya Kearsipan Yang Baik
3. Kebutuhan dan penggunaan Informasi
3
4. Perancangan Sistem Informasi
5. Lingkaran Hidup Kearsipan
6. Pengorganisasian Arsip
1. Prosedur mengurus surat [2,3]
2. Pembagian surat
4
3. Prosedur pencatatan dan pendistrbusian
4. Prosedur penyimpanan surat
5 1. Sarana Penataan Arsip [2,3]
2. Pola Klasifikasi Arsip
3. Indeks dan peraturan mengindeks
4. Lembar tunjuk Silang
5. Kode Arsip
6. Sistem Penyimpanan
7. Faktor Penunjang Penyimpanan
 HAL.
11 / 4
No.FO.6.1.3-V2

UPT-PM DIR Format PBM:

25 Juni 2019 Kontrak Perkuliahan

Kearsipan
8. Sistem Abjad
9. Sistem Perihal/Masalah
10. Sistem Nomor
11. Sistem Kronologis
12. Sistem Wilayah

1. Pemilihan peralatan kearsipan [2,3]

2. Perlengkapan kearsipan
6 3. Tipe peralatan dan perlengkapan kearsipan
Peralatan arsip ditinjau dari bahan, mobilias
dan bentuk
1. Penyusutan Arsip [2,3]
2. Tujuan Penyusutan arsip
3. Jadwal Retensi Arsip
4. Nilai Guna Arsip
7
5. Metoe Penyusustan
6. Angka pemakaian Arsip
7. Kegiatan Penyusutan Arsip
8. Dasar penyusutan arsip
8.9 UTS
1. Pemiliharan dan pencegahan kerusakan
arsip
2. Mahasiswa dapat mengidentifikasi cara
pemeliharaan arsip
3. Mahasiswa dapat mengidentifikasi
10 perawatan arsip
4. Mahasiswa dapat menjelasakan
Pengaman Arsip
5. Mahasiswa dapat mengidentifikasi
Pencegahan kerusakan arsip

11 1. Pengendalian Sistem Kearsipan Berbasis [2,3]

Elektronik
2. Kearsipan elektronik
3. Pengendalian umum dalam kearsipan
elektronik
4. Proses dalam kearsipan elektroniks
5. Pengendalian Sistem Kearsipan Berbasis
 HAL.
12 / 4
No.FO.6.1.3-V2

UPT-PM DIR Format PBM:

25 Juni 2019 Kontrak Perkuliahan

Elektronik
6. Pengendalian output dalam kearsipan
elektroniks

1.Teknologi dan Sistem Informasi Manajemen [2,3]

2. Pentingnya Sistem informasi dan teknologi
informasi
3. Perkembangan teknologi informasi
4.Pentingnya system informasi manajemen
5.Manfaat teknologi informasi berbasis computer
12 6.Strategi sistem informasi
7. Kebutuhan dan penggunaan informasi
8. Manfaat Sistem informasi berbasis Komputer
9.Tata kearsipan otomatis dan Komputerisasi Arsip
10.Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip
11.Manajemn Dokumen Elektronik dan perangkat

1.Masalah Pengelolaan Arsip dan SOP [2,3]

2.Masalah dan hambatan dalam pengelolaan arsip
elektroni
13
3. SOP Dalam Pengelolaan Arsip

1. Praktik system penyimpanan kearsipan [2,3]

14-15
2. Praktik system kearsipan elektronik
1. Pegawai kearsipan [2,3]
2. Pern penting pegawai dalam mengelola arsip
16 3. Uraian tugas pegawai dalam mengelola dokumen di
kantor
4. Kuliah Tamu
17-18 UAS

Catatan:
Penyampaian kontrak perkuliahan kepada mahasiswa dituliskan pada kolom penyampaian
materi kuliah dan diverifikasi dengan absensi SIA pada pertemuan pertama.

Menyetujui, Batam, 30 Juli 2019

Ketua Program Studi Dosen Pengampu/pengajar,
Administrasi Bisnis Terapan
 HAL.
13 / 4
No.FO.6.1.3-V2

UPT-PM DIR Format PBM:

25 Juni 2019 Kontrak Perkuliahan

(Rahmat Hidayat,M.AB) (Shinta Wahyu Hati.M.AB)

NIK :111079 NIK :111080