O QUE É ADIANTAMENTO?
Todas as despesas documentadas devem
O regime de adiantamento é aplicável aos
casos de despesas expressamente definidos
em lei, que não possam subordinar-se ao
processo ordinário ou comum. Consiste na
entrega de numerário (de um determinado
valor) para SERVIDOR, sempre precedida
de empenho na dotação própria. (Leis:
10.320, de 16/12/68, artigo 6º, inciso II;
4.320, de 17/03/64, artigo 68).
A despesa pública pode ser executada de
duas maneiras (Lei 10.320, de 16/12/68,
artigo 6º, incisos I e II): através de regime
ordinário ou comum (processo comum,
obedecendo-se os prazos estabelecidos em
lei) ou através de regime de adiantamento.
O QUE SE PODE REALIZAR NO
REGIME DE ADIANTAMENTO?
O regime de adiantamento é utilizado para
pagamento de despesa extraordinária e
urgente, cuja realização não permita
demora ou que tenha que ser realizada em
lugar distante da Unidade.
Não pode ser adquirido material de estoque
em regime de adiantamento. As despesas
com artigos em quantidade maiores, de uso
ou consumo remotos, correrão por conta de
itens orçamentários próprios (Lei 10.320,
parágrafo único).
pagamento que depende ou não da
enquadrar-se nas categorias econômicas
próprias, de acordo com o “quadro geral de
classificação da despesa orçamentária”
Portaria CPO 1/05.
DA LIBERAÇÃO DO
ADIANTAMENTO
Após aprovação (autorização) pelo Diretor
da Unidade para liberar o adiantamento, a
Seção de Finanças irá proceder o
empenho* da despesa e providenciar o
depósito do dinheiro (numerário) em conta
específica, em nome do servidor
responsável pelo adiantamento. O servidor
que não possuir conta específica (vinculada
à Unesp), deverá, com antecedência,
comparecer à Seção de Finanças para
orientar-se quanto à abertura de conta
corrente no Banco Nossa Caixa S/A
(Decreto 43.060, de 27/04/98).
*“Empenho é o ato emanado de autoridade
competente que cria para o Estado
obrigação de pagamento pendente ou não
de implemento de condição” (Lei 4.320, de
17/03/64, artigo 58).
Numa definição mais simples e prática, o
empenho da despesa é o compromisso
assumido pela administração pública, na
pessoa do ordenador de despesa legalmente
instituído, diretamente ou por delegação de
competência. É um compromisso de
verificação do direito do credor. Dessa
forma, toda e qualquer despesa só poderá
ser efetuada mediante o prévio empenho,
até o limite das dotações orçamentárias de
cada exercício financeiro.
DO PAGAMENTO DAS DESPESAS
POR ADIANTAMENTO
Todo pagamento será à vista, não sendo
permitidos pagamentos anteriores ao
empenho (liberação do adiantamento),
pagamentos com cartões de crédito ou a
prazo, pagamentos parcelados etc, uma
vez que o numerário solicitado estará
disponível para o responsável.
DAS DESPESAS PÚBLICAS
A despesa pode ser classificada e realizada
para aquisições e serviços com:
- material de consumo (gêneros
alimentícios, álcool, gasolina, outros
combustíveis, peças de reposição e
acessórios, material de consumo de
informática, peças e acessórios de
informática, outros materiais de
consumo);
- serviços de terceiros (pessoa física –
não inscrita no CNPJ; pessoa jurídica –
inscrita no CNPJ);
- conservação e manutenção em geral
(caracterizada a urgência);
- diárias e ajuda de custo;
- transporte (passagem aérea, rodoviária,
pedágio, frete etc.).
DA COTAÇÃO DE PREÇOS
Conforme orientação no Ofício-Circular
03/2002-PRAD, deve-se observar o
Decreto Estadual nº 34.350, de 11/12/91,
onde o Egrégio Tribunal de Contas do
Estado de São Paulo aponta como
irregularidade a ausência de pesquisa de
preço:
1- As aquisições de materiais deverão ser
precedidas de pesquisa de preço, no
mínimo de 03 (três) fornecedores,
cadastrados ou não na Unidade.
2- O resultado da pesquisa de preço
deverá ser anexado ao processo de
prestação de contas de adiantamentos,
sendo subscrito pelo servidor
responsável (pela pesquisa) e vistado
pelo superior imediato.
3- A pesquisa de preço deverá ser
efetuada conforme modelo.
DA APURAÇÃO DOS SALDOS
Deverão ser apresentados no processo de
adiantamento:
- a importância despendida, o saldo não
utilizado e o total do adiantamento
concedido;
- extrato da conta específica do
adiantamento e com conciliação
bancária; ou seja, demonstração do
saldo existente no Banco, com valor
despendido e saldo a devolver (se
houver).
DA NÃO UTILIZAÇÃO
(PARCIAL/TOTAL) DOS RECURSOS
SOLICITADOS
Após término do prazo para execução do
adiantamento, o responsável deverá apurar
se houve saldo remanescente para efetuar a
devolução do mesmo.
O recolhimento do saldo da quantia não
gasta (despendida) deverá ser devidamente
comprovado.
A Seção de Finanças irá proceder a
anulação parcial do valor, emitindo uma
“nota de anulação de empenho” e depósito
do valor devolvido.
Em caso da não utilização total do recurso,
o responsável deverá justificar o motivo da
sua não utilização (com comprovantes).
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
A prestação de contas será feita perante a
Seção de Finanças, mediante processo
originário, contendo: Nota de Empenho,
Ordem de Pagamento ou Cheque,
Comprovantes de Despesas e um
Balancete. Neste último, deve constar:
1) Nome, cargo ou função do responsável;
2) Nome da Unidade pertencente;
3) Importância e data do recebimento;
4) Importância despendida;
5) Período a que se refere a despesa;
6) Número e data da Nota de Empenho do
adiantamento;
7) Natureza da despesa conforme Portaria
CPO 01/05;
8) Local, data e assinatura do responsável.
Os documentos de comprovação das
despesas deverão ser originais (1ª via) e
conter:
1) Indicação da data;
2) Identificação do credor (Faculdade de
Engenharia do Campus de
Guaratinguetá, C.N.P.J. , Endereço...);
3) Nome do fornecedor e dados
completos;
4) Declaração, por quem de direito, do
recebimento do material ou serviço.
- Não serão aceitos documentos que
apresentem alterações, rasuras ou
emendas que prejudiquem a clareza.
- No documento da despesa (Nota Fiscal,
Recibo, Fatura etc.) deverá constar o
comprovante de pagamento (Carimbo
de Recebido ou Pago, com data e
assinatura).
- Quando se tratarem de despesas com
transportes, o documento a apresentar
será:
ônibus – bilhete da passagem (com
destino, data e valor);
pedágio – bilhete do pedágio (com data, 7) Poderão
Km) somente para carro oficial da Unesp;
táxi – recibo contendo percurso, data,
valor (somente com autorização do
Diretor);
Portaria DETIN – recibo contendo
quilometragem percorrida, valor e data
(somente com autorização do Diretor).
Em se tratando de serviço prestado por Como identificar
pessoa física (não inscrita no Cadastro
Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ),
caracterizando-se como serviço autônomo,
deverá constar a inscrição junto ao INSS
(Previdência Social). Nesse caso, incidirá
sobre o valor do serviço 20%, que deverão
ser recolhidos de acordo com a guia de
recolhimento da Previdência Social
(GRPS), onde constará o nome do
prestador do serviço;
Cupom Fiscal (modelo)
5) Não será aceito documento que não
esteja em nome da Faculdade, caso
contrário, o valor pago deverá ser
devolvido;
6) As Notas fiscais, cópia de cheque, e
outros documentos de pequeno
tamanho devem ser colocados em papel
A4. Essa medida visa dar maior
segurança à remessa e arquivamento
dos documentos de pequeno porte,
podendo ser colados diversos numa só
folha, desde que da mesma espécie e do número de inscrição no
não sobreponha uma na outra; Cadastro Nacional de Pessoa
ser aceitas Notas Jurídica – CNPJ (48.031.918/0003-
Simplificadas, desde que venham 96);
acompanhadas da relação das e) Logotipo fiscal (que é a impressão
mercadorias adquiridas e respectivos das letras BR no final do cupom).
preços, fornecida pelo próprio
comerciante (ou firma), e, se possível,
em papel timbrado (da empresa);
uma Nota Fiscal
(modelo)
1) Deverá conter a razão social da
firma;
2) O número do CNPJ e Inscrição
Estadual;
3) Endereço da firma;
4) Data de emissão;
5) Descrição dos produtos ou serviços;
a) Identificação do estabelecimento
mediante indicação do número de
inscrição no Cadastro Nacional de
Pessoa Jurídica – CNPJ e Inscrição
Estadual;
b) Descrição dos bens adquiridos ou
serviços executados;
c) Data e valor da compra;
d) Identificação do comprador (no
caso, Faculdade de Engenharia de
Guaratinguetá), mediante indicação