Notulensi Rapat Acara “LKMM Wilayah 2 2020”

Kamis, 17 September 2020

NetMeeting via Zoom

Hasil rapat panitia acara pertanggal 17 September 2020, sebagai berikut:

1. Pembagian jobdesk / shift (dinotes)

 PJ juklak
 Time keeper (backup juklak): persetujuan kak luky
2. Hari pertama
 Registrasi diatur humas & pubdok, acara pastiin waktunya tepat
 Revisi juklak: registrasi – pembukaan – doa pembukaan – nyanyi Indonesia Raya
– kata sambutan
 Opening ceremony (OC)
 Menampilkan lagu, nyanyian, video
 OC 1&2: selama peserta registrasi / masuk
 Pengisi OC: CM, USCO, 2 orang nyanyi (kak syela & nia)
 Masing-masing 10menit
 Jika waktu OC lebih cepat, dialihkan ke sesi danlap
 Pemilihan PJ harian secara musyawarah (jika sudah 1 suara) / teknisi buat poll
zoom (untuk voting jika tidak 1 suara)
 2menit free untuk masa transisi sebelum sesi danlap
 Sesi fasil 1 untuk perkenalan
3. Hari kedua
 Pretest & posttest dipegang oleh LD
 Pembuatan yel-yel angkatan (5menit) – nego (max. 30menit)
 PPT ditampilkan oleh teknisi & CV dibacakan oleh MC
 15menit, 10 menit & 5menit sebelum materi selesai, kasih tahu kak luky untuk
dikasih tahu ke LD (waktu, durasi, & timekeeper)
  Seluruh save waktu dilarikan ke next acara / tambahan ke sesi briefing. Kalau
kurang waktunya, potong dari waktu ice breaking & ishoma
 Kalau save waktu dan next acara tidak bisa dilanjutkan / pembicara belum ada,
waktu kosong dijadikan ice breaking
4. Hari ketiga
 Selesai ishoma 3, pemilihan palu bulu:
 10menit sebelum selesai ishoma
 Danlap masuk untuk opening & kasih tahu jika ada pemilihan palu bulu
 Brainstorming (untuk nyalonin diri jadi palu bulu)
 List nama calon
 Teknisi buat breakout room untuk seluruh calon
 Peserta lainnya voting
 Jika calon masing-masing lebih dari 2, dieliminasi hingga calon masing-
masing menjadi 2palu 2bulu
 Calon kembali ke main room
 2palu & 2bulu suara terbanyak, calon memberikan sepatah dua patah
 Dibreakout room lagi (4 orang calon)
 Danlap pimpin diskusi untuk musyawarah jadi 1 suara
 Jika tidak 1 suara lagi, teknisi buat poll zoom lagi
 Acara puncak dari Gen 13 untuk edukasi masyarakat
 Sesi fasil 2 untuk penutupan
 Persembahan terakhir dari peserta untuk panitia
 Closing dari panitia
 Wajib untuk seluruh panitia, fasil, vrcpd, danlap, ISMKI (flashmob nari)
 Hari senin diberikan pembagian tarinya (kelompok + part)
 Penutupan (masing-masing 5menit)
 Bangbil: sekre bidang LD
 Luis: ketuplak LKMM Wildu 2020
 Perwakilan danlap
 Nathan: kasih Assessment selaku VRCPD
 Bangbil: kasih tugas PoA
5. Ada eval panitia setiap akhir acara, dibuat breakout room sama teknisi (untuk panitia &
peserta masing-masing)
6. Jobdesk perbidang
 Acara: atur waktu
 Humas: absensi
 Pubdok: desain, foto peserta yang bermasalah
 Teknisi: sharescreen, host
 Keamanan: ketertiban peserta (yang melanggar aturan)
 Server: admit peserta
 Danus & sponsorship
 MC